1(5) TJÄNSTESKRIVELSE Datum Diarienummer Regionkontoret 2014-01-13 RS130037 Håkan Nilsson, avdelningschef Ekonomi/Styrning och uppföljning 035-13 47 72 REGIONSTYRELSEN Uppföljning internkontrollplan 2013 Förslag till beslut Regionstyrelsen godkänner redovisningen av intern kontrollplan 2013. Bakgrund Region Halland har ett reglemente om intern kontroll. Syftet med detta är att säkerställa att styrelser och nämnder upprätthåller en tillräcklig intern kontroll, d v s de ska med rimlig grad av säkerhet fastställa att mål inom följande kategorier uppnås: Verksamhetsstyrning Tillförlitlig finansiell rapportering Efterlevnad av tillämpliga lagar och föreskrifter Regionstyrelsen har beslutat om en internkontrollplan 2013. I internkontrollplan 2013 anges ett antal rutiner och kontrollmoment. Resultatet av dessa kontroller redovisas nedan. Internkontrollplan 2013 bifogas sist i dokumentet.
2(5) Rutiner 1. Åtgärdsplaner Kontrollmoment: Kontrollera att upprättade åtgärdsplaner följer beslutad mall. I uppföljningsanvisningar 2013 anges: Vid förändring av prognos avseende ekonomiskt utfall eller betydande avvikelse i verksamheten ska det ske ett informationsutbyte mellan ansvarig ekonom på driftnämnd och kontaktperson på regionkontoret. En åtgärdsplan ska utan anmodan bifogas månadsrapporten påföljande månad. Av åtgärdsplanen ska framgå om den är beslutad, vad status är, vilka åtgärder som är vidtagna, vilka åtgärder som planerade och effekten av dessa. En mall för åtgärsplaner finns som en del av de mallar för uppföljning som tagits fram. Syftet med mallen är öka realismen i åtgärdsplaner genom att t ex beakta om och när beslut om åtgärder är fattade samt sannolikheten för att planen ger avsedd effekt. Ett antal förvaltningar har under 2013 aviserat ett beräknat ekonomiskt resultat sämre än budget och i de flesta fall har åtgärdsplaner tagits fram. Man kan dock konstatera att åtgärdsplanerna sällan följer den mall som tagits fram. Rekommendation: Baserat på resultatet av uppföljningen rekommenderas att denna fråga tas med i den riskanalys som görs inför Regionstyrelsens interna kontrollplan 2014. 2. Förvaltningars internkontrollplaner Kontrollmoment: Kontrollera att samtliga nämnder upprättat internkontrollplaner. Samtliga nämnder har upprättat och lämnat in internkontrollplaner för 2013. Rekommendation: Med anledningen av Regionstyrelsens uppsiktsplikt rekommenderas att denna fråga tas med i den riskanalys som görs inför Regionstyrelsens interna kontrollplan 2014.
3(5) 3. Avtal med privata vårdgivare Kontrollmoment: Efterlevnad av avtalade takpris, LOU etc. Det finns idag en etablerad struktur och organisation för att följa upp avtal med privata vårdgivare. Arbetet bedrivs både genom förebyggande åtgärder, generell uppföljning och fördjupade granskningar. I de fall kontrollerna visar på brister vidtas åtgärder för att korrigera dessa. Rekommendation: Då det finns betydande risker kopplade till detta område bör kontrollerna finnas kvar i någon form och det rekommenderas att denna fråga tas med i den riskanalys som görs inför Regionstyrelsens interna kontrollplan 2014. 4. Intentionerna i samverkansavtalet Kontrollmoment: Följ upp att samtliga chefer har personliga utvecklingsplaner. Bakgrunden till detta kontrollmoment är resultaten i medarbetarenkät 2012. Detta kontrollmoment har inte genomförts under 2013 och det finns följaktligen ingen information om vad kontrollen skulle gett för resultat. Rekommendation: För att säkra att alla planerade kontrollmoment genomförs bör de kontrollmoment som blir resultatet av arbetet med att ta fram internkontrollplan 2014 läggas in i verksamhetsplanen för den verksamhet som skall utföra kontrollen. 5. Budgetering av personalkostnader Kontrollmoment: De kontroller som gjorts visar att budget inte alltid läggs efter förväntat utfall. Inför arbetet med förvaltningarna detaljerade budgetar 2014 har riktlinjerna för budgetering anpassats så att budgetering av personalkostnader nu skall ske på en viss miniminivå. Rekommendation: Se över principer för budgetering av personalkostnader i budgetoch uppföljningsanvisningar 2015 baserat på vad som kommer fram i uppföljning 2014.
4(5) 6. Genomförande av arkivinspektion Kontrollmoment: Under året har inspektioner av 6 barnavårdscentralers arkiv genomförts. Vissa brister kring brand- och åtkomstskydd har identifierats vid 4 av dessa och man har aviserat att man avser att lösa dessa brister i och med införandet av en elektronisk BVCjournal. Rekommendation: Följ införandet av elektronisk BVC-journal. Regionkontoret Catarina Dahlöf Regiondirektör William Hedman Ekonomidirektör
5(5) Bilaga: Internkontrollplan för Regionstyrelsen och hälso- och sjukvårdstyrelsen 2013 Rutiner/system Kontrollmoment Kontrollansvar Frekvens/ Tidplan Metod Rapportering till Väsentlighet/risk Perspektiv (koncern/regionkontor) Åtgärdsplaner Kontrollera att upprättade åtgärdsplaner följer beslutad mall Chef Styrning och kontroll UR1 och UR2 Avstämning mot regelverk Ekonomidirektör Stor och RK Förvaltningars internkontrollplaner Kontrollera att samtliga nämnder upprättar internkontrollplaner Processledare uppfölning Jan-Apr 2013 Kontroll att IKP finns och är beslutad av nämnd Ekonomi- Direktör Medel Avtal med privata vårdgivare Efterlevnad av avtalade takpris, LOU etc H&S-utvdirektören Rapp nov 2013 Löpande uppföljning Regiondirektör Medel och RK Intentionerna i samverkansavtalet Följa upp att chefer har personliga utvecklingsplaner Avdelningschef avdelningen för HR-utveckling Nov 2013 Särskild enkät till chefer Personaldirektör Kännbar/möjlig Budgetering av personalkostnader Analysera hur personalkostnader budgeteras HR-avdelning och ekonomiavdelning 1 sep Analys budget, utfall, regelverk för några utvalda konton/lönearter Personaloch ekonomidirektör Medel Genomförande av arkivinspektion Inspektion av förvaltningsmyndigheters arkiv Regionarkivarie 4 st.klar nov 2013. Besök med stickprov Kanslichef Kännbar/möjlig