Vägledning medborgardialog och delaktighet

Vägledning medborgardialog och delaktighet The Capital of Scandinavia Sida 1

Inledning Medborgardialoger är ett viktigt verktyg för att involvera de människor som rör sig i staden till vardags och ta tillvara på deras engagemang och synpunkter. Vision 2040 - Ett Stockholm för alla fokuserar på social, ekologisk, ekonomisk och demokratisk hållbarhet. Samtliga nämnder och bolag inom staden ska utgå från visionen i sin verksamhetsplanering. För att förverkliga visionen om ett Stockholm för alla, behöver stockholmarna vara delaktiga. Det betyder att alla stockholmare ska ha möjlighet att påverka stadens utveckling. Arbetet med medborgardialoger ska skapa en starkare känsla av samhörighet och tillit i lokalsamhället, samt generera insikter till den löpande verksamhetsutvecklingen. Denna vägledning har tagits fram för att skapa en gemensam bild av vad arbetet med medborgardialog och delaktighet inom Stockholms stad innebär, och för att de som arbetar med dessa frågor ska ha ett stöd under processen. Det är också ett sätt för Stockholms stad att säkerställa att dialogarbetet genomförs med så hög kvalitet som möjligt. Vägledningen tar upp vad medborgardialog innebär inom Stockholms stad, hur den övergripande processen för genomförande kan se ut, samt ger handfasta råd i varje steg av processen. Sida 2

Innehållsförteckning Så använder du vägledningen 4 Medborgardialog inom Stockholms stad 5 Övergripande process för medborgardialog 8 Syfte och avgränsning 9 Att säkra deltagande 11 Samordning inom Stockholms stad 14 Metod för genomförande 16 Dokumentation 18 Uppföljning och utvärdering 20 Analys av resultat 22 Återkoppling 24 Sida 3

Så använder du vägledningen Den här vägledningen är till för den som planerar att genomföra en medborgardialog eller vill veta mer om vad dialog inom Stockholms stad innebär vänder sig i första hand till medarbetare inom Stockholms stad men fungerar även som introduktion till stockholmare som vill veta mer om hur staden arbetar med delaktighet har tagits fram för att fungera som ett stöd genom hela processen, från planering och avgränsning, till återkoppling och utvärdering. Målet är att vägledningen ska kunna användas av alla stadens nämnder, förvaltningar och bolag ska vara enkel att använda och kunna anpassas till olika typer av medborgardialoger. En medborgardialog innebär ofta ett noggrant planerings- och efterarbete, men medborgardialog kan också ske under andra förutsättningar. Till exempel kan medborgarna själva ta initiativ till dialog inom ett område där staden inte nödvändigtvis har identifierat ett behov. Även i dessa fall kan vägledningen fungera som ett stöd för planering, genomförande och efterarbete. Fokus i denna vägledning ligger dock på de dialoger som staden själv tar initiativ till. Oavsett var i processen det finns behov av stöd, är rekommendationen att läsa igenom alla delar, för att vara säker på att alla aspekter av dialogförfarandet täcks in. Till varje steg finns dessutom en checklista med frågor som kan vara till hjälp innan en medborgardialog inleds. Sida 4

Medborgardialog inom Stockholms stad Medborgare I den här vägledningen begränsas inte begreppet medborgare till människor med svenskt medborgarskap, utan inkluderar alla människor som lever och rör sig i Stockholm. Att ordet medborgare riskerar att förknippas med medborgarskap har lett till samtal inom staden om en annan benämning vore mer lämplig, såsom invånardialog. Ordet invånare är dock starkt förknippat med att bo inom stadens gränser och eftersom Stockholms stad även är intresserad av att föra dialog med personer som bor utanför staden men som till exempel arbetar, studerar eller av annan anledning rör sig i staden, är inte heller invånardialog en bra benämning. Eftersom medborgardialog är ett vedertaget begrepp används denna benämning även fortsättningsvis, men med ett förtydligande om att medborgardialog syftar till dialog med alla de människor som lever och rör sig i staden, oavsett medborgarskap. Sida 5

Medborgardialog inom Stockholms stad Dialog En dialog är ett samtal mellan två eller flera personer. En medborgardialog bör då vara ett samtal mellan två eller flera personer där åtminstone en person medverkar i dialogen i egenskap av medborgare, vilket tidigare beskrivits som en person som lever och rör sig i staden. Enligt den beskrivningen är alltså även ett samtal mellan två medborgare en medborgardialog. I den här vägledningen menar vi dock samtal mellan medborgarna och stadens tjänstemän och/eller förtroendevalda politiker. Dialog avser inte kommunikation som främst syftar till att informera om ett beslut som redan är fattat. Medborgardialog handlar om ett meningsutbyte som ett led i beslutsprocessen, där medborgarnas synpunkter tas i beaktning, även om medborgarnas möjlighet till påverkan av beslut kan vara varierande. En viktig utgångspunkt för medborgardialog i Stockholms stad är att dialogen har ett tydligt syfte. Det syftet kan variera och dialogens frågeställning kan vara mer eller mindre bred, men syftet ska vara tydligt och kommunicerat till alla deltagare. Sida 6

Medborgardialog inom Stockholms stad För att beskriva olika nivåer av delaktighet för medborgarna har Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) tagit fram en delaktighetstrappa, där den lägsta nivån är information och den högsta nivån är medbeslutande. Graden av delaktighet är nära sammankopplat med dialogens syfte och frågeställning. Den lägsta nivån av delaktighet information bör snarare ses som en förutsättning för de nästkommande stegen i trappan, än som tillräckligt för att i sig vara en dialog. Medbeslutande Den representativt valda församlingen kan delegera ansvar till nämnd eller styrelse där delegaterna inte är valda utifrån partitillhörighet utan valda som enskilda personer. Fullmäktige kan också besluta om att delegera beslutfattandet till medborgarna genom att genomföra en beslutande folkomröstning. Inflytande Medborgarna ges möjlighet att vara delaktiga under en längre period utifrån ett övergripande tema, ämne och i denna process få inflytande från identifiering av behov, utveckling av alternativ, val av förslag/lösningar fram till förslag till genomförande som bildar underlag till politiska beslut. Dialog Medborgarna ges möjlighet att i olika former möta andra för att föra dialog om olika frågor som rör samhällets utveckling. Utgångspunkten är att alla ska få möjlighet att föra fram sin åsikt och argumentera för sin syn på frågan, utveckla och dela förståelse och samförstånd och för att säkerställa att medborgarnas intressen, kunskap och önskemål förstås och beaktas i den fortsatta politiska processen. Konsultation Innebär att få medborgarnas respons/återkoppling på analyser, förslag och alternativ, till exempel möjlighet att ta ställning till vilket alternativ som är mest lämpligt att genomföra. Det kan också handla om att ta emot och behandla medborgarnas synpunkter, förfrågningar och klagomål. Information För att kunna bli delaktig behövs information, vilket innebär att förse medborgarna med lättillgänglig, balanserad och objektiv information och hjälpa till med förståelse av problemet, alternativ, möjligheter och/eller lösningar. Sida 7

Övergripande process för medborgardialog Den övergripande processen för medborgardialog kan delas in i tre faser planering, genomförande och efterarbete. Processen leder fram till ett beslutsunderlag, antingen för fortsatt dialog eller för ett förbättringsarbete för det ämne som dialogen berörde. Planering Genomförande Efterarbete! Utvecklingsarbete/ implementering 1. Syfte och 4. Metod 6. Uppföljning och Beslutsunderlag Förbättring avgränsning 5. Dokumentation utvärdering 2. Säkra deltagandet 7. Analys av resultaten 3. Samordning inom 8. Återkoppling Stockholms stad Denna vägledning berör åtta olika avsnitt som alla ingår i dialogens planerings-, genomförande- eller efterarbetesfas. Efter att en medborgardialog lett fram till ett beslutsunderlag som rör ett förbättringsområde, följer arbetet med att implementera besluten i stadens utvecklingsarbete. Sida 8

1. Syfte och avgränsning För att en medborgardialog ska kunna genomföras med bästa möjliga resultat behöver dialogens syfte definieras, det vill säga varför dialogen genomförs och vad det är som ska uppnås. Exempelvis kan syftet med en medborgardialog vara att samla in synpunkter på hur ett torg ska utvecklas. Utifrån syftet behöver också en eller flera specifika frågeställningar formuleras, exempelvis Hur kan torget bli en tryggare plats att vistas på? Det ska också vara tydligt hur resultaten av dialogen ska användas. Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) har i sin rapport Medborgardialog som en del i styrprocessen identifierat sex huvudsakliga användningsområden för medborgardialog, i olika faser av beslutsprocessen: Tidigt i processen för att kartlägga behov av en viss utveckling eller förändring När behov är kartlagda och [staden] vill ha idéer kring lösningar för att genomföra förbättringar När det har tagits fram ett antal lösningsidéer och analys av konsekvenser behöver ske och där medborgarnas erfarenheter är viktiga att beakta Inför beslut där dialogen primärt syftar till att uppmärksamma beslut man avser att ta ställning till I implementeringsfasen där medborgarna kan ge sin syn på hur implementeringen av ett beslut ska ske I utvärderingsfasen där medborgarna kan ge återkoppling på om det önskade resultatet nåddes Det är inte alltid möjligt att involvera medborgarna i samtliga faser. Beroende på resurser och tidsplan behöver en prioritering göras utifrån var det bedöms finnas störst nytta av att involvera medborgarna. Sida 9

Syfte och avgränsning Checklista Är syftet med dialogen tydligt, det vill säga vad dialogen ska leda till? Finns det möjlighet för medborgarna att påverka frågan? Om ja på föregående fråga, är medborgarnas möjlighet till påverkan i frågan tydligt definierad? Finns det en plan för hur resultatet av dialogen ska användas? Är det tydligt vilka beslut, på tjänstemannanivå och politisk nivå, som är möjliga? Finns det kunskap om vilka dialoger som genomförts tidigare inom området (geografiskt eller tematiskt) och vad de har resulterat i? Finns det en tidplan för dialogen och beslutsprocessen? Sida 10

2. Att säkra deltagande En av de viktigaste aspekterna av att planera medborgardialog är att nå ut till och lyckas engagera de som påverkas av och kan vilja vara med och påverka det aktuella ämnet. Vid en bred frågeställning, till exempel om hur medborgarna som rör sig i en viss stadsdel skulle vilja att stadsdelen förbättrades i allmänhet, handlar det om att nå ut till alla som lever eller rör sig i stadsdelen på bästa sätt. För att säkerställa detta krävs en god kännedom om hur olika medborgargrupper tillgodogör sig information i vardagen. Är frågeställningen istället smalare och inte påverkar alla i samma grad handlar det om att identifiera de grupper som i störst utsträckning påverkas och engagera dessa till att delta i dialogen. Oavsett frågeställningen bör hänsyn tas till att medborgarna är olika aktiva och involverade i samhällsutvecklingen. För att undvika att enbart aktiva medborgare deltar i dialogen kan särskilt fokus behöva ägnas åt att engagera de mindre aktiva medborgarna, som inte själva ser till att hålla sig informerade om olika dialogtillfällen. Vissa frågor rör inte enbart medborgarna som individer, utan kan också vara av intresse för olika föreningar och organisationer och det bör därför undersökas om dessa bör involveras i själva dialogen. De kan också ofta bidra med värdefulla insikter kring att på bästa sätt nå ut till den breda massan eller till specifika grupper. Exempel på föreningar och organisationer som kan vara lämpliga att kontakta är myndigheter, företag, intresseföreningar eller lokala föreningar. Sida 11

2. Att säkra deltagande Mångfald och representation En tendens som flera av Stockholms stads förvaltningar och bolag uppmärksammat och som även många av Sveriges övriga kommuner upplever, är att medborgardialoger ofta präglas av en överrepresentation av svenskfödda, av äldre, av personer med högre inkomst än genomsnittet och av mer högutbildade personer än genomsnittet. För att Stockholms stads framtida utvecklingsarbete ska tillgodose behoven hos alla de människor som lever och rör sig i staden är det viktigt att eftersträva att deltagarna i medborgardialogerna representerar stadens mångfald. För att åstadkomma en god representation bör det säkerställas att det finns en tydlig beskrivning av den målgrupp som berörs av den aktuella frågan. Denna beskrivning bör ge en bild av gruppens sammansättning exempelvis ålder, kön, funktionskapacitet, kulturell bakgrund, utbildning och sysselsättning. Den bör också besvara hur målgruppen tillgodogör sig information i vardagen och på vilket sätt de engagerar sig i samhället. Sammantaget ska målgruppsbeskrivningen främja att rätt metoder och kanaler används för att dialogdeltagandet i så hög utsträckning som möjligt ska spegla den berörda målgruppen. Det kan vara svårt att säkra ett helt representativt deltagande, men för att i största möjliga mån åstadkomma detta bör den dialogansvarige i inbjudningsskedet ägna särskilt fokus åt de grupper som normalt är underrepresenterade, exempelvis genom uppsökande arbete. Sida 12

Att säkra deltagande Checklista Är det identifierat vilka målgrupper som berörs av frågan? Finns det kunskap om hur berörda medborgare tillgodogör sig information i vardagen? Är det identifierat vilka kanaler som är bäst lämpade för att nå ut till de som är mindre aktiva? Finns det information som behöver översättas eller anpassas för vissa målgrupper? Är det klart var och när det är mest lämpligt att dialogen äger rum för att på bästa möjliga vis möjliggöra ett representativt deltagande? Är föreningar och/eller organisationer som berörs av frågan och ska involveras identifierade? Finns det föreningar och/eller organisationer som bör rådfrågas för att bäst nå ut till de berörda målgrupperna? Sida 13

3. Samordning inom Stockholms stad För att underlätta den beslutsprocess som följer en medborgardialog bör det redan på förhand fastslås vilka som är ansvariga för de frågor som dialogen berör, det vill säga vilka förvaltningar/bolag och förtroendevalda som ska involveras i själva dialogen eller behöver informeras om att dialogen äger rum. I samband med detta är det även angeläget att besluta om vilken förvaltning/bolag som bär huvudansvaret för planering, genomförande och uppföljning av dialogen. Tänk också utanför Stockholms stad om det är intressant att involvera andra aktörer, exempelvis landsting, privata fastighetsägare, eller Polisen, utifrån deras arbete med medborgarlöften. Det kan hända att det är flera förvaltningar och bolag som är ansvariga för en dialog. I dessa fall är det viktig att klargöra vem som ansvarar för att ta hand om de olika inkomna synpunkterna. I de fall synpunkter inkommit som inte kommer genomföras bör detta tydligt kommuniceras av ansvarig förvaltning/bolag. En viktig samordningsaspekt är vid de tillfällen det framkommer synpunkter som andra förvaltningar/bolag än de som deltar berörs av eller kan ha nytta att få kännedom om. Det är i dessa fall viktigt att säkerställa att synpunkterna lämnas över och att det klargörs vem som får ansvar för att återkoppla på synpunkterna. Sida 14

Samordning inom Stockholms stad Checklista Är det klart vem eller vilka som har ansvar för olika delar av dialogprocessen det vill säga syfte och avgränsning, att säkra deltagande, genomförande av dialogen, dokumentation, utvärdering och återkoppling? Har de förvaltningar/bolag som har ansvar och inflytande över frågan involverats? Har de förvaltningar/bolag som berörs informerats om att dialogen äger rum? Finns det andra intressenter som bör involveras eller informeras? Har samtliga medverkande från Stockholms stad klart för sig vad som förväntas av dem? Sida 15

4. Metod för genomförande Hur själva dialogen ska gå till är nära sammankopplat med vilken metod som väljs, vilket i sin tur beror på frågeställningen, målgruppen och vilka övriga föreningar eller organisationer som involverats. Viktigt att tänka på är att val av metod kan komma att påverka dels vilka medborgare som kommer till dialogen och dels vilka som kommer till tals under dialogen. Flera kommuner runtom i landet vittnar om att stora öppna dialoger kan leda till att främst mer aktiva och extroverta medborgare tar plats och att mindre aktiva personers synpunkter därav hamnar i skymundan. Om det på grund av ämnet är särskilt viktigt att mindre aktiva grupper kommer till tals, kan det vara lämpligt att välja en metod för dialog i mindre grupper. I vissa fall kan det också vara en fördel att kombinera olika metoder för att verkligen säkerställa att så många perspektiv som möjligt får utrymme. Val av metod får konsekvenser för vilka praktiska aspekter som behöver förberedas. Ibland kan lokal behöva bokas, presentationsmaterial tas fram och dryck eller tilltugg erbjudas. Val av lokal kan exempelvis ha betydelse för vilka deltagare som kommer och presentationsmaterial eller andra typer av stöd kan påverka resultatet av dialogen. Ytterligare en fråga att ta ställning till är om målgruppen för dialogen ska bjudas in till stadens lokaler eller om stadens tjänstemän och/eller förtroendevalda kan möta medborgarna på deras arena, till exempel i en föreningslokal, park eller på annan plats. SKL har tagit fram en guide som ger tips om olika dialogmetoder: dialogguiden.se Sida 16

Metod för genomförande Checklista Har en lämplig metod valts, utifrån syfte, målgrupp, resurser och tidsperspektiv? Har alla praktikaliteter tänkts över (bokning av lokal, beställning av tilltugg, framtagning av presentationsmaterial)? Behövs en språk- eller teckenspråkstolk för att inkludera alla deltagare? Behöver eventuellt material finnas tillgängligt på flera språk, eller för synskadade? Behöver en professionell dialogledare anlitas? Sida 17

5. Dokumentation Det är viktigt att på ett grundligt och systematiskt sätt dokumentera alla synpunkter som framkommer under dialogen, för att på bästa sätt kunna dra slutsatser och generera insikter för den fortsatta beslutsprocessen. Dokumentationen bör också innehålla en sammanställning av metodval, antalet deltagare, samt åldersmässig och könsmässig fördelning. Dokumentationsprocessen påverkas av det dialogformat som använts. Därför är det viktigt att redan på förhand besluta om hur, och på vilken detaljnivå, dokumentationen ska ske och om en skriftlig dokumentation ska kompletteras med exempelvis foto eller film. Förutom att ligga till grund för den efterföljande analysen kan dokumentationen, såväl skriftlig som foto och film, användas vid återkopplingen och som material inför framtida dialoger. Sida 18

Dokumentation Checklista Är det beslutat hur dialogen ska dokumenteras och vem som ansvarar för det? Bör den skriftliga dokumentationen kompletteras med exempelvis foto och film? Är dokumentationen lätt att förstå, även för de som inte varit involverade i processen? Sida 19

6. Uppföljning och utvärdering Efter att en medborgardialog genomförts bör en grundlig utvärdering ske, både internt och utifrån deltagarnas upplevelser. Exempel på frågor Den ansvariga förvaltningen/bolaget bör utvärdera varje del i dialogprocessen: om syftet uppnåddes om samordningen inom Stockholms stad fungerade om rätt målgrupp identifierades och närvarade vid dialogen om rätt metod valdes om dokumentationen och återkopplingen genomfördes på ett bra sätt. När det kommer till att utvärdera deltagarnas upplevelse av dialogen finns det olika tillvägagångssätt, beroende på vilken dialogmetod som används. Ett sätt är att låta dem svara på en kortfattad enkät efter dialogens avslutande, se exempel på frågor till höger. Denna kan ske antingen genom att be deltagarna fylla i den på plats, skicka den per e-post i efterhand eller, om möjlighet finns, prata enskilt med några eller samtliga deltagare efter dialogen. Ålder Kön Hur fick du information om dialogen? Deltog du aktivt i samtalet/diskussionen? Fick du möjlighet att framföra dina synpunkter? Vet du hur återkopplingen kommer att ske? Vad var bra? Vad var mindre bra? Sida 20

Uppföljning och utvärdering Checklista Är formerna för utvärdering beslutade redan innan dialogen inleds? Är det klart vem som ansvarar för utvärderingen? Är det beslutat på vilket sätt deltagarna ska medverka i utvärderingen? Sida 21

7. Analys av resultat När dialogen är genomförd och alla synpunkter dokumenterats behöver informationen analyseras och sammanställas till ett beslutsunderlag. Detta kommer sedan att ligga till grund för det fortsatta utvecklingsarbetet i staden. Målet med analysen är att få svar på den eller de frågeställningar som definierats. Analysen är därför beroende av att dokumentationen gjorts på ett strukturerat och lättolkat sätt, och att syftet med dialogen varit tydligt under hela processen. Oavsett vilken dialogmetod som använts finns det ett antal dimensioner som är lämpliga att ta hänsyn till i analysen, till exempel om en synpunkt varit positiv, neutral eller negativ, hur utbredd synpunkten var, och om synpunkten kommer att omsättas till en faktisk åtgärd. Det bör, redan under planeringsfasen, beslutas om vem i förvaltningen eller bolaget som är ansvarig för analysen. Sida 22

Analys av resultat Checklista Finns det en plan för hur resultaten ska analyseras, som är tydligt kopplad till dialogens frågeställning? Är det tydliggjort vem som är ansvarig för analysen? Sida 23

8. Återkoppling Det finns inte ett enskilt och isolerat tillfälle då återkopplingen kring resultatet bör ske till medborgarna formerna för detta beslutas inför varje dialog. För att bygga trovärdiga och ömsesidiga relationer med medborgarna, och för att medborgarna ska uppleva att deras synpunkter har betydelse för stadens utveckling, är det viktigt att kontinuerligt informera om det fortsatta arbetet kring frågan. Bilden nedan visar vid vilka tillfällen återkoppling kan ske. Dels kan det finnas en poäng med att (1) återkoppla i nära anslutning till dialogen för att tacka för medverkan och informera om den fortsatta beslutsprocessen. Den dialogansvarige bör också besluta om när och hur det är mest lämpligt att (2) återkoppla med en sammanställning av det som framkommit och diskuterats. Denna senare återkoppling bör inte enbart nå de som deltagit i dialogen, utan samtliga som berörs av ämnet. Dessutom kan det finnas anledning att (3) återkoppla längre fram, när dialogresultaten börjat visa effekt i staden. Detta kan i vissa fall vara flera år efter att dialogen ägde rum. Även denna återkoppling bör ske till samtliga berörda. Återkoppling kan alltså ske vid ett eller flera tillfällen i dialogprocessen. Oavsett när återkoppling sker, och oavsett om den ska nå dialogdeltagarna eller allmänheten, är det viktigt att det kommuniceras när och hur återkopplingen kommer att ske. 1 2 3 Planering Genomförande Efterarbete! Förbättringsarbete/ implementering Beslutsunderlag Förbättring Sida 24

Återkoppling Checklista Är det beslutat vad som ska återkopplas till medborgarna: tack och beslutsprocessen framåt, sammanställning av synpunkter, när beslutade synpunkter genomförts? Är det identifierat vilka målgrupper som ska nås av återkopplingen (endast deltagare eller även allmänheten)? Finns det kunskap om vilka kanaler som är bäst lämpade för att säkerställa att målgruppen nås? Är målgrupperna informerade om var, hur och när återkoppling kommer att ske? Finns det en plan för att återkoppla resultat även på lång sikt? Sida 25