Styrelsemöte 20 SEPTEMBER 2017 (* betyder att bilaga finns)

Sektionen för Medieteknik Stockholm 2017-09-19 Styrelsemöte 20 SEPTEMBER 2017 (* betyder att bilaga finns) 1. Formalia 1.1. Mötets öppnande 1.2. Mötets behöriga utlysande 1.3. Närvarande och frånvarande 1.4. Justering av röstlängd 1.5. Val av mötesordförande 1.6. Val av mötessekreterare 1.7. Val av justerare tillika rösträknare 1.8. Föregående mötesprotokoll 1.9. Fastställande av föredragningslista 2. Rapporter Föredragande 2.1. Ledamot för Utbildningsfrågor Linnéa Granlund 2.2. Ledamot för Studiesociala frågor Jesper Lundqvist 2.3. Sekreterare Lovisa Karlsson 2.4. Kassör Erik Lindström 2.5. Vice Ordförande Emma Olsson 2.6. Ordförande Disa Gillner 3. Ärenden 3.1. Genomgång av beslutsprotokoll Emma Olsson 3.2. Genomgång av propositioner, motioner och andra ärenden 3.3. Bordlagda ärenden 3.3.1. Äskning MKM 3.3.2. Revidering Verksamhetsplan 17/18* 3.3.3. Revidering Budget 17/18* 3.4. Beslutsärenden 3.4.1. Hyra ut META till Armada 3.5. Diskussionsärenden 3.5.1. Datum årets funktionärsteambuildings 3.5.2. Slack med funktionärsmailen för Styrelsen 3.5.3. Slack för alla funktionärer 3.5.4. CSC Talks 3.6. Övriga frågor Disa Gillner E-post Postadress Mobilnummer Ordförande ordf@medieteknik.com Ordförande 070-406 99 99 Sektionen för Medieteknik Org.nummer THS, Sektionen för Medieteknik Kungliga Tekniska högskolan 802411-5647 Drottning Kristinas väg 15 100 44 Stockholm

Sektionen för Medieteknik Stockholm 2017-09-19 3.6.1. Appstyrt lås 3.7. Nästa möte 4. Mötets högtidliga avslutande Disa Gillner E-post Postadress Mobilnummer Ordförande ordf@medieteknik.com Ordförande 070-406 99 99 Sektionen för Medieteknik Org.nummer THS, Sektionen för Medieteknik Kungliga Tekniska högskolan 802411-5647 Drottning Kristinas väg 15 100 44 Stockholm

Sektionen för Medieteknik Verksamhetsplan 2017/2018 Beskrivning Ansvarig 1 Övergripande 1.1 Alla sektionsmedlemmar känner till sektionens verksamhet och vad det innebär att vara engagerad i den. 1.1.1 Sektionens dag #1 hålls under Mottagningen. Styrelsen och ÖPH 1.1.2 Sektionens dag #2 hålls i början av period tre. Styrelsen 1.1.3 Datum för sektionsmöte utannonseras till sektionens medlemmar minst en månad i förväg, om inte särskilda skäl finns. Styrelsen 1.1.4 SM#Ø hålls under Mottagningen för att introducera nøllan till sektionsmöten och formalia. Styrelsen 1.1.5 Deltagare som närvarar på 4 av 4 ordinarie sektionsmöten tilldelas SM-guld på SM#4. Styrelsen 1.1.6 Internationella studenter bjuds in att delta vid Sektionens Dag #1 och Sektionens Dag #2. Internationell Sekreterare 1.1.7 1.1.8 Internationella studenter samt nya masterstudenter bjuds in att delta i ett event med syfte att inkludera dem i sektionens nationella mottagning. Internationella studenter bjuds i början av varje termin in till ett evenemang som förklarar sektionen. Internationell Sekreterare och ÖPH Internationell Sekreterare 1.2 Varje funktionär känner en tillhörighet till gruppen funktionärer och känner till sin möjlighet att påverka verksamheten. 1.2.1 En funktionärsfest för funktionärer genom tiderna hålls i slutet av vårterminen. Styrelsen 1.2.2 En workshop där alla funktionärer har möjlighet att påverka verksamhetplanen hålls. Styrelsen 1.2.3 Ett teambuildingevent för funktionärerna hålls en gång per period. Styrelsen 1.2.4 Ett funktionärsråd annordnas minst en gång per period. Ledamöter 1.3 Funktionärer har en tydlig bild av sin och sin eventuella nämnds verksamhet. 1.3.1 Funktionär som kliver på sin post sätter efter terminstart upp mål tillsammans med sin ledamot för det kommande året. Under övriga perioder hålls ett möte över de uppsatta målen. Funktionärer och Ledamöter 1.3.2 En utbildning om att vara funktionär hålls en gång per termin. Styrelsen 1.3.3 1.3.4 "Guide för funktionär" uppdateras vid behov och delas ut i pappersform till funktionärer på det sektionsmöte där de blir valda. Ledamöter kontrollerar att överlämning har skett på ett tillfredställande sätt med sina respektive funktionärer efter SM#2 och SM#4, samt presenterar detta på ett styrelsemöte. Valberedningen Ledamöter 1.3.5 Funktionärer får återkoppling på sina inlämnade månadsrapporter. Ledamöter 1.3.6 1.3.7 Uppstartsmöten med nyvalda ekonomiskt ansvariga funktionärer och Kassör hålls, med syfte att lära sig ekonomiska rutiner såsom bokföring och hantering av sektionens konton. Ekonomiska avstämningsmöten med de ekonomiskt ansvariga och Kassör sker en gång per termin. Kassör, Klubbmästarparet, ÖPH, Näringslivsansvarig samt Projektledare för Branschdagen Kassör, Klubbmästarparet, ÖPH, Näringslivsansvarig samt Projektledare för Branschdagen 1.5 Val - och rekryteringsprocessen är öppen och rättvis. 1.5.1 Dokumentet med postbeskrivningar uppdateras vid behov. Valberedningen 1.5.2 1.5.3 Inför val-sm läggs korta inspirationsintervjuer med avgående funktionärer upp på sociala medier. Gemensamma möten mellan valberedningarna på Sektionen för Medieteknik och Konglig Datasektionen sker minst en gång per termin. Valberedningen Valberednings ordförande

1.6 Kontakten mellan Sektionen för Medieteknik och Konglig Datasektionen är vänskaplig. 1.6.1 1.6.2 1.6.3 Samboendeavtalet uppdateras i samråd med Konglig Datasektionen och undertecknas senast sista december. Utjämning av alla skulder mellan Sektionen för Medieteknik och Datasektionen sker i slutet av varje termin. Gemensam aktivet mellan styrelserna på Sektionen för Medieteknik och Konglig Datasektionen sker minst en gång per termin. Styrelsen och Sektionslokalsansvarig Kassör Styrelsen 1.7 Sektionsmedlemmarna tillhandages information om hur de ska gå tillväga vid krissituationer och personlig kränkning. 1.7.1 Sektionens medlemmar tillhandahålls guiden Studenträtt och den uppdateras vid behov. Jämställdhets- och mångfaldsombud 1.7.2 Utbildningen för nya funktionärer innehåller ett del om Jämställdhet, mångfald och likabehandling. Styrelsen 2 Näringsliv 2.1 Näringslivsgruppen ansvarar för att sektionen har en fungerande näringslivsverksamhet. 2.1.1 Dokumentet med sektionens samlade företagskontakter uppdateras kontinuerligt. Näringslivsansvarig 2.1.2 Ett möte mellan Näringslivsansvarig, Projektledare för Branschdagen och ÖPH hålls efter SM#2, i syfte att samordna sektionens näringslivskontakter. Näringslivsansvarig, Projektledare för Branschdagen och ÖPH 2.1.3 Medlemmar uppmuntras aktivt att fylla i ATEC-undersökningen vid minst två tillfällen. Näringslivsansvarig 2.2 Kontakten mellan Sektionen och Medieteknikdagarna i Norrköping är vänskaplig. 2.2.1 Sektionsmedlemmar ges möjlighet att besöka Medieteknikdagarna i Norrköping. Styrelsen 2.2.2 Representanter från Branschdagsgruppen besöker Medieteknikdagarna. Projektledare för Branschdagen 2.2.3 Representanter från Medieteknik i Norrköping tillhandahålls möjlighet att besöka Branschdagen, både under mässan och sittningen. Projektledare för Branschdagen 2.2.4 Representanter från Norrköping bjuds in att besöka Branschdagen. Styrelsen 2.3 Branschdagsgruppen jobbar för att Branschdagen ska tilltala både branschfolk och studenter. 2.3.1 Sektionsmedlemmar ges möjlighet att visa upp sina projekt på mässan. Projektledare för Branschdagen 2.3.2 CSC bjuds in för att presentera sin forskning, doktorandmöjligheter och deras syn på medieteknik. Projektledare för Branschdagen 2.3.3 Alumner bjuds in till mässan och sittningen. Projektledare för Branschdagen 2.3.4 Mässan utvärderas utifrån branschfolkets och studenternas perspektiv och utvecklas därefter. Projektledare för Branschdagen 3. Kommunikation 3.1 Sektionen arbetar för att information ska nå ut till samtliga sektionsmedlemmar. 3.1.1 Den grafiska manualen uppdateras för att överensstämma med den nuvarande verksamheten. Kommunikatör 3.1.2 Funktionärstavlan uppdateras vartefter nya funktionärer tillsätts, dock minst två gånger. Kommunikatör 3.1.3 Funktionärer ges en gång per termin möjlighet att få sin bild tagen till funktionärstavlan. Fotogruppsansvarig 3.1.4 Hemsidans innehåll ses över och utdaterat innehåll uppdateras. Kommunikatör 3.1.5 En utbildning i marknadsföring hålls för att lära funktionärer mer om marknadsföring. Kommunikatör 3.1.6 Maillistan med sektionens medlemmar uppdateras innan SM#1 och innan SM#3. Webmaster och Ordförande 3.2 Webmaster arbetar för att sektionsmedlemmar frekvent besöker och använder sektionens hemsida. 3.2.1 Ett system för byte av språk på hemsidan implementeras. Webmaster 3.2.2 Ett system för att visa en eventkalender på hemsidan implementeras. Webmaster

3.3 Sektionens medlemmar har möjlighet att köpa sektionsspecifika trycksaker 3.3.1 En undersökning om intresset att införa ett sektionlager görs bland sektionens medlemmar och en handlingsplan utarbetas i enlighet med utfallet. Kommunikatör 4 Utbildning 4.1 Studienämndens verksamhet är regelbunden och har en väl fungerande struktur. 4.1.1 Utbildningens teknologer är representerade i alla relevanta råd kopplade till KTH och THS. Studienämndsordförande 4.1.2 4.1.3 4.1.4 4.1.5 Gemensamma möten mellan studienämnderna på Sektionen för Medieteknik och Konglig Datasektionen sker minst två gånger per termin. Studienämnden håller möten minst varannan vecka under läsperioder och marknadsför dessa till medieteknikstudenterna. Minst ett stormöte där samtliga studenter på medietekniska masterutbildningar är inbjudna hålls. Ett stormöte hålls inför varje omgång länkmöten där alla studenter ges möjlighet att delge sina åsikter om utbildningen. Studienämndsordförande Studienämndsordförande Studienämndsordförande och Programansvarig student Studienämndsordförande och Programansvarig student 4.1.6 Studieinflytandeguiden uppdateras vid behov och sprids minst en gång per termin. Studienämndsordförande 4.2 Programråd och länkmöten verkar regelbundet och effektivt. 4.2.1 Dokumentet med feedback för varje kurs i år 1-3 uppdateras vid varje länkmöte. Studienämndsordförande och Programansvarig student 4.2.2 4.2.3 Studienämndsordförande och Programansvarig student medverkar aktivt på programråd och länkmöten. Det finns Klassansvariga studenter i årskurs 1 och 2, en för varje inriktning i årskurs 3 samt minst en för varje masterprogram på CSC. Studienämndsordförande och Programansvarig student Studienämndsordförande och Programansvarig student 4.3 Sektionen arbetar för att utbildningens teknologer får insikt i utbildningen. 4.3.1 Stora Karriärrevet hålls för att öka intresset för skolans olika inriktningar i årskurs 3. Näringslivsansvarig 5 Studiesocialt 5.1 Studiesociala nämnder arbetar aktivt för att utveckla sin verksamhet. 5.1.1 5.1.2 5.1.3 Klubbmästeriet utreder hur de kan nå en bredare målgrupp inom sektionen och utvecklar sina evenemang utefter det. Qulturnämnden utreder hur de kan nå en bredare målgrupp inom sektionen och utvecklar sina evenemang utefter det. Spelnörderiet utreder hur de kan nå en bredare målgrupp inom sektionen och utvecklar sin verksamhet utefter det. Klubbmästarparet Qulturnämndsordförande GameMaster 5.1.4 Spexmästeriet annordnar "Roast på Pub" samt "Confession Booth". Spexmästaren

Budget 17/18 Resultatställe 1: Centralt 3050 Medlemsavgifter 16 000) 4011, 4012, 4013 Mat sektionsmöten -12 500 6070 Extern representation Sektionen -6 000 7631 Teambuildning funktionärer -15 000 4042 Medaljer funktionärer -2 000 4011, 4012, 4013 Mat och fika sektionens dag -3 500 6590 Webbhotell -2 700 6570 Internetbank -1 000 6509 Domäner - 400 Event för internationella studenter -1 000 6990 Övriga utgifter -4 000 RESULTAT -32 100 Resultatställe 2: Styrelsen 6110 Kontorsmaterial - 500 6070 Extern representation -2 100 6070 Representation presenter -1 500 4012 Fika -1 200 7631 Teambuilding -10 000 7631 Överlämning -1 500 RESULTAT -16 800 Resultatställe 3: Fanbärarna 6070 Extern representation -3 200 4040 Subventionering kläder -1 000 RESULTAT -4 400 Resultatställe 4: Sektionslokalen & METAdorerna 5060 Städfirma -10 100 1110, 1220 Möbler och inventarier -20 000 4111 Ljud- och ljusutrustning -2 000 5410 Förbrukningsmaterial -10 000

4012 Kaffe och te till sektionsmedlemmarna -5 000 4012 Städfika -1 000 4011, 4013, 4020 Mat och dekor till städfesten -4 000 7631 Teambuilding -7 500 7631 Överlämning - 800 6990 Övriga utgifter -3 000 RESULTAT -64 000 Resultatställe 5: Näringslivsgruppen 3041, 4011 Event och mat till event 40 000) 3042 Annonsering 5 000) 5010 Lokalhyra -4 000 4011 Mat till event -20 000 6110 Kontorsmaterial - 500 4020, 4110, 4111 Dekor och teknik -5 000 5900 Trycksaker & PR -2 000 7631 Överlämning - 800 6990 Övriga utgifter -2 500 RESULTAT 4 600) Resultatställe 6: Branschdagen 3041 Event och föreläsningar 300 000) 5810 Biljettförsäljning 21 000) 5010 Lokalhyra -21 000 4011 Mat till event -23 000 4011, 4013, 4020 Sittningen -65 000 6110 Kontorsmaterial - 500 5900 Trycksaker & PR -18 000 4020 Dekoration och logistik mässa -24 000 4110 Teknik event -6 000 4040 Kläder värdar -3 000 5611 Drivmedel - 500

7631 Teambuilding -7 500 7631 Överlämning - 800 6990 Övriga utgifter -2 000 RESULTAT 149 100) Resultatställe 7: Mottagningen 3041, 3042, 3980 Spons 15 000) 3980 CSC 55 000) 3060 Intäkter festverksamhet 12 000) 5810 Biljettförsäljning gasquer 66 000) 3019 Försäljning trycksaker 10 500) 7610 Utbildningar -6 000 5460, 7631 Gamlingverksamhet -3 000 5460 Filmprojekt -2 000 5460 Förbrukningsmaterial -15 000 4040, 4041 Trycksaker -19 500 4040, 5460 nøllemateriel -3 500 5410 Förbrukningsinventarier -5 000 4011, 4013, 4020 Gasquer -76 500 4030 Säkerhet på campus -2 000 4030, 4110 Aktiviteter nøg eftersläpp -8 000 6070 Subventionering sittning ÖPH & LEK -3 000 4030 LEK utklädnad -1 500 5600 Transport Stugan -5 000 5460 Gruppsymboler -5 000 5460 ÖPH-hattar -1 800 6051 Bländaren -4 000 4011, 4013 Lunch första dagen -5 000 5010 Lokalkostnader -5 500 5600, 5611 Drivmedel och parkeringskostnader -2 000 7631 Teambuilding -25 000 7631 Överlämning - 800 6990 Övriga utgifter -7 000 RESULTAT -48 200 Resultatställe 8: Klubbmästeriet Biljetter gasquer 25 000)

Pubförsäljning 380 000) Märkesförsäljning 20 000) Alkohol pubar -240 000 Alkohol gasquer -10 000 Barkit -10 000 Mat och dekor gasque -20 000 Märken -10 000 Förbrukningsinventarier -8 000 Förbrukningsmaterial -16 000 Bank- och izettlekostnader -12 000 Mat internt -3 000 T-tröjor -3 500 Dekor pub -2 000 Drivmedel fordon -1 000 Teknik -2 000 Underhållning -3 000 Fika - 600 Teambuilding -15 000 Överlämning - 800 Övrigt -5 000 RESULTAT 63 100) Resultatställe 9: Kommunikationsnämnden 6150 Tryckmaterial - 500 7631 Teambuilding -10 000 7631 Överlämning -1 000 RESULTAT -12 100 Resultatställe 10: Studienämnden 4012, 6150 Information och marknadsföring -1 000 7631 Överlämning -1 500 RESULTAT -8 100 Resultatställe 11: Valberedningen 4012, 6150 Information och marknadsföring -1 000

7631 Överlämning -1 500 RESULTAT -8 100 Resultatställe 12: Fotogruppen RESULTAT -5 800 Resultatställe 13: Qulturnämnden 4012 Fika - 300 RESULTAT -5 500 Resultatställe 14: Medielabbet RESULTAT -5 800 Resultatställe 15: Sånglederiet Melodia -15 000 RESULTAT -20 800 Resultatställe 16: Spexmästeriet RESULTAT -5 800

Resultatställe 17: Idrottsnämnden 6993 THS Friskvårdsbidrag 10 000) 5010 Hallhyra -19 800 RESULTAT -10 600 Resultatställe 18: Matlaget RESULTAT -5 800 Resultatställe 19: Spelnörderiet RESULTAT -5 800 Resultatställe 20: Revisorer 4012 Fika - 150 RESULTAT - 350 Resultat -43 250 Avsättning lokalfond -80 000 Avsättning jubelfond -10 000 TOTALT RESULTAT -133 250