STYRMODELL ÅSTORP. Åstorp - Söderåsstaden där människor och företag möts och växer

STYRMODELL ÅSTORP Åstorp - Söderåsstaden där människor och företag möts och växer PLANERAR VI? GENOMFÖR VI? FÖLJER VI UPP? UTVECKLAR VI? www.astorp.se

Åstorp - Söderåsstaden där människor och företag möts och växer Styrmodell Åstorp Antagen av kommunfullmäktige 2017-08-28, 111 Diarienummer: DNR 2017-101 Version: 2017.08.28 Layout, original och tryck: Kommunstyrelseförvaltningen, Bild framsida: Aftab, Flickr

PLANERAR VI? SID 5 GENOMFÖR VI? SID 8 FÖLJER VI UPP? SID 12 UTVECKLAR VI? SID 13 Innehållsförteckning Styrmodellens funktion / förbättringshjulet Kommunens inriktning Planeringsprocess Politiker och tjänstemän: roller Så styrs kommunen Övergripande styrprocess Uppföljning Utveckling 4 5 6 8 9 10 12 13

4 INLEDNING PLANERAR VI? GENOMFÖR VI? UTVECKLAR VI? FÖLJER VI UPP? Förbättringshjulet. Styrmodellens funktion För att kommunens resurser ska kunna användas effektivt och svara mot kommuninvånarnas behov behövs en gemensam inriktning och samordning av verksamheterna. Styrsystemets uppgift är att hålla samman styrningen av alla verksamheter. Därför är målen och resurserna centrala i styrningsprocessen, men också hur verksamheterna ska följas upp. Det finns Den övergripande styrprocessen finns på sidan 10. en övergripande styrprocess för verksamhet och ekonomi utifrån en politisk nivå och en tjänstemanna nivå. I modellen finns även en särskild budgetprocess över året. Åstorps kommuns modell bygger också på det s.k. förbättringshjulet, dvs hur planerar vi, hur genomför vi, hur följer vi upp och hur utvecklar vi. Styrmodellen ska vara känd i organisationen och vara ett stöd för politiker och tjänstemän.

STYRMODELL ÅSTORP PLANERAR VI? 5 Kommunens inriktning VISION Åstorps kommuns vision Söderåsstaden där människor och företag möts och växer anger färdriktningen för hur kommunen ska utvecklas fram till år 2020. Visionen skapar kraft och energi och anger en önskad, framtida utveckling för Åstorps kommun. FOKUSOMRÅDEN Fokusområden är utifrån Åstorps kommuns vision strategiskt utvalda områden som ska prioriteras inför kommande verksamhetsår. Fem fokusområden är utvalda utifrån en genomförd framtidsanalys. De prioriterade områdena ska utvärderas och påvisa konsekvenser för de kommunala verksamheterna. Kommunfullmäktiges fokusområden är kompletterade med en finansiell styrprincip. Fokusområdena är: Förbättra framtiden för barn, unga och äldre Vi ska möjliggöra för individen att nå livskvalitet och framtidstro. Ökad sysselsättning Vi ska ge alla invånare möjlighet, att efter sina egna förutsättningar, försörja sig genom arbete och motivera unga till egen försörjning. Hållbart samhälle Vi ska ta hänsyn till miljömässiga, sociala och ekonomiska aspekter i samhällsutvecklingen. Attraktiv arbetsgivare Vi ska ge våra medarbetare förutsättningar till ett hållbart och värdefullt arbetsliv, oavsett livssituation. Service och bemötande Vi ska utföra tjänster med hög kvalitet och god tillgänglighet. FINANSIELL STYRPRINCIP Ska leda till en stark ekonomisk ställning genom ekonomiska mätetal kopplade till god ekonomisk ställning samt ett gemensamt förhållningssätt. Ekonomi och förhållningssätt Åstorps kommun ska ha en stark ekonomisk ställning. MÅL Utifrån kommunfullmäktiges fokusområden tar varje nämnd fram nämndsmål. Dessa mål förtydligar vad fokusområdena betyder för respektive nämnd och strävar till att kommunens fokusområden uppnås. Det är genom nämndsmålen som kommunfullmäktiges fokusområden mäts, då deras procentuella måluppfyllnad under respektive fokusområde visar hur väl kommunfullmäktiges fokusområden är uppnådda. Hur den procentuella måluppfyllelsen utvärderas, beslutas i kommunens budgetdokument. VÄRDEORD Åstorps kommuns värdeord beskriver vilket förhållningssätt som ska gälla gentemot kommunens målgrupper samt för anställda i kommunen. Värdeorden anger en tydlighet kring bemötande, attityder och kultur. Den bygger på de fem värdeorden: tydlighet mod lyhördhet engagemang kvalitet MEDARBETARSKAP Samtliga medarbetare och ledare ska förhålla sig till värdegrunden som ska leda till ett gott bemötande, professionellt förhållningssätt, god serviceanda och en god arbetsmiljö i kommunen. Värdegrund ska också bidra till att medarbetare och ledare är stolta över sitt arbete som ska utföras med hög kvalitet.

6 STYRMODELL ÅSTORP PLANERAR VI? Planeringsprocess Ett av de viktigaste planeringsinstrumenten är budgeten. Först och främst kan budgeten ses som ett styrinstrument för kommunens verksamhet de kommande åren. Budgeten ger också möjlighet till uppföljning och kontroll av om det blev som det var tänkt. Den politiska nivån fastställer i budgeten den inriktning och servicenivå som ska erbjudas kommuninvånarna. Detta görs dels för det första året benämnt budget, dels för de följande två åren kallade flerårsplan. BUDGETEN BESTÅR AV FÖLJANDE DELAR: Begrepp Förklaring Fastställs av Resultatbudget Redovisar resultat (intäkter minus kostnader) Fullmäktige Balansbudget Finansieringsbudget Investeringsbudget Driftsbudget per nämnd Redovisar ställning avseende använt kapital (tillgångar) och anskaffat kapital (eget kapital, avsättning samt skulder) Redovisar uppdelade på sektorerna: löpande verksamhet, investeringsverksamhet och finansieringsverksamhet. Redovisar vilka projekt investeringar och exploatering som kommunen ämnar genomföra Visar respektive nämnds tilldelade ram Fullmäktige Fullmäktige Fullmäktige Fullmäktige Anslagen till nämnderna redovisas som nettokostnad (ram). Respektive nämnd har rätt att inom sin ram göra omdisponeringar så länge kommunfullmäktiges mål följs.

STYRMODELL ÅSTORP PLANERAR VI? 7 Budgetprocessens olika delar (i korthet) Planeringsförutsättningar Verksamhetskonferens 1 Inriktningsbeslut / uppdrag Beredning Beslut ramar Nämndsplan 2 Beslut om budget 1) Verksamhetskonferens Planeringsförutsättningar för verksamheten presenteras för politiken. Politiken presenterar sina viljeinriktningar och prioriteringsområden kopplade till kommunfullmäktiges fokusområden genom exempelvis partipolitiska program. Vid behov anordnas en extra verksamhetskonferens i syfte att presentera budgetberedningens förslag till budget. 2) Nämndsplaner I nämndsplanen anges vad nämnden prioriterar, dess ambitioner och vad nämnden avser att förverkliga för att fullgöra sitt ansvar och uppfylla sina uppdrag. Innehåller beskrivning av nämndens uppdrag, mål och ekonomiska ramar.

8 STYRMODELL ÅSTORP GENOMFÖR VI? Politiker och tjänstemän: roller Svenska kommuner är politiskt styrda organisationer. Det finns i kommunerna både en politisk nivå och en tjänstemanna nivå. Den politiska nivån ansvarar för vad som ska utföras och verksamhetsnivån talar om hur det ska ske. Ibland vill politiken även ge besked när något ska vara klart och på tjänstemannasidan utses vem som ska göra det. Som politiker ska man exempelvis besluta om vilka mål som ska gälla för verksamheten, och där tjänstemän har till uppgift att ansvara för hur målen ska nås och vilka som ska få uppdraget. För att styrningen och uppföljningen av verksamheten ska fungera i en kommun är det viktigt med en tydlig rollfördelning mellan politiker och tjänstemän. Ibland pratar man om den gränslinje som kan finnas mellan rollerna, den sk gråzonen. För att nå samförstånd är den bästa Gråa zonen + samförstånd = gyllene dialogen metoden dialog och härigenom skapas förståelse för varandras arbete för att nå en så bra lösning som möjligt för kommunens invånare. Den grå zonen kallas därför ibland för den gyllene dialogen. politiker tjänstemän VAD & NÄR DIALOG VEM & LÖSNINGAR

STYRMODELL ÅSTORP GENOMFÖR VI? 9 Så här styrs kommunen KOMMUNFULLMÄKTIGE Kommunfullmäktige är kommunens högsta politiska organ. Ledamöterna tillsätts i allmänna val. Enligt kommunallagen beslutar kommunfullmäktige i ärenden av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt för kommunen, främst mål och riktlinjer för verksamheten budget, skatt och andra viktiga ekonomiska frågor nämndernas organisation och verksamhetsformer val av ledamöter och ersättare i nämnder och beredningar val av revisorer grunderna för ekonomiska förmåner till förtroendevalda årsredovisning och ansvarsfrihet folkomröstning i kommunen extra val till fullmäktige Kommunfullmäktige fastställer kommunstyrelsens och facknämnderna uppdrag i reglemente. Reglementet är grunddokumentet för en nämnds eller styrelsens verksamhet och anger organisation, ansvarsområde, arbetsformer och beslutskompetens. KOMMUNSTYRELSE Kommunstyrelsen utses av kommunfullmäktige. I kommunstyrelsen är de politiska partierna representerade i proportion till sin storlek i kommunfullmäktige. Kommunstyrelsen ska leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter och ha uppsikt över nämnder och hel- eller delägda bolag. Speciellt ska styrelsen följa de frågor som kan ha inverkan på kommunens utveckling och ekonomiska ställning. Kommunstyrelsen äger rätt att fastställa anvisningar. Dessa tas fram om kommunstyrelsen bedömer att det behövs ett enhetligt förhållningssätt inom kommunen. NÄMND Nämnd tillsätts av kommunfullmäktige. Nämnderna ska var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Utifrån kommunfullmäktiges mål och riktlinjer upprättas varje år en nämndsplan, som på ett operativt sätt anger vad som ska uträttas och med vilka resurser. Nämndsplanen är grunddokumentet för nämndernas verksamheter och ska visa mål för de verksamheter som nämnden ansvarar för. Nämndsplanen är ett politiskt styrdokument. Den fungerar som ett uppdrag/beställning till förvaltningsorganisationen. FÖRVALTNINGSORGANISATION Förvaltningen ansvarar för att nämndens uppdrag genomförs enligt mål, resurser och riktlinjer. Nämnden ger uppdrag till förvaltningschefen att utifrån nämndsplanen ta fram en verksamhetsplan som visar hur målen ska uppnås och vem som ska utföra det. Verksamhetsplanen innehåller aktiviteter som ska genomföras för att målen i nämndsplanen ska uppnås. Det ska redovisas behov av personal, lokaler, kompetensutveckling, IT-stöd mm. Verksamhetsplanen fastställs av förvaltningschefen. MYNDIGHETSUTÖVNING Kommunerna har många lagar att förhålla sig till och som påverkar relationen med medborgarna. Det gäller exempelvis socialtjänstlagen, skollagen och plan och bygglagen. Anställda som arbetar med dessa lagar ägnar sig åt myndighetsutövning. Lagar kan exempelvis tolkas på olika sätt. Beslut som tas på grundval av dessa kan överklagas. Det ställer höga krav på medarbetarnas kompetens om lagarna, rättstillämpning och praxis.

10 STYRMODELL ÅSTORP GENOMFÖR VI? Övergripande styrprocess KF Budget Delårsbokslut Årsredovisning Vision Fokusområden Mål Reglementen Policy Övriga styrdokument POLITISK NIVÅ Strategisk styrning och ledning KS Budgetramar Delegationsordning Direktiv Anvisningar N Nämndsplan Nämndsmål Delegationsordning VERKSAMHETS- NIVÅ Operativ styrning och ledning F E Verksamhetsplan Uppdrag Aktivitet Aktivitet Rutiner Riktlinjer Handböcker Rutiner Politiker KF KS N Kommunfullmäktige } } Kommunstyrelse Nämnd STYRPROCESS Styrprocessen i Åstorp bygger på tydlighet och enkelhet. Det ska vara klart för alla var och på vilken nivå beslut fattas, och var de verkställs. Härigenom ges förutsättningar för att uppnå den vision, de fokusområden som kommunfullmäktige beslutat. Processen ska också leda till effektivitet i styrningen såväl på den politiska som verkställande nivån. Tjänstemän F E Förvaltning Enhet Fokusområden - Strategiska målområden som kompletteras med kommunfullmäktiges inriktningsmål Strategisk styrning och ledning Genom vision och fokusområden tillsammans med resurser pekar politiken ut färdvägen. Detta sker genom att: Kommunfullmäktige beslutar om övergripande vision och fokusområden Kommunstyrelsen beslutar om vilka ekonomiska resurser som krävs för att kommunfullmäktiges beslut ska uppnås Nämnderna ansvarar för att bryta ner de övergripande målen till nämndsnivå samt att beskriva hur uppdraget från fullmäktige uppfattas och på vilket sätt arbetet för att uppnå detta ska genomföras (nämndsplan)

STYRMODELL ÅSTORP GENOMFÖR VI? 11 DEFINITIONER REGLEMENTEN En form av reglering som fastställer kommunstyrelsens och nämndernas uppdrag i form av en samling föreskrifter och bestämmelser som anger bland annat organisation, ansvarsområde, arbetsformer och beslutskompetens. POLICY Policy är en avsiktsförklaring och riktlinje för att styra beslut och uppnå önskade mål. Skiljer sig mot lagtexter då en lagtext kan förhindra och förbjuda ett visst beteende eller en viss handling medan en policy endast vägleder mot de handlingar som troligast ger önskat resultat. Policys kan ses som politiska, organisatoriska, ekonomiska och administrativa mekanismer som skapas för att nå ett eller flera mål. ÖVRIGA STYRDOKUMENT (tex planer, program) Planer och program anger inriktning på en övergripande nivå. Styrdokumenten ska spegla en politisk ambition, är av stor vikt och av övergripande karaktär. DELEGATIONSORDNING En delegationsordning styr vem som har rätt att fatta beslut i nämndens eller styrelsens ställe. Ett beslut fattat av en delegat ska alltid återrapporteras till den som delat ut beslutanderätten. Nämnd eller styrelsen kan aldrig ändra ett delegationsbeslut men däremot besluta om att delegationsrätten ska upphöra. DIREKTIV, ANVISNINGAR Direktiv och anvisningar upprättas om kommunstyrelsen bedömer att ett enhetligt förhållningssätt inom kommunen bör säkerhetsställas och frågan inte är av verksamhetskaraktär. Rätten att besluta förutsätter dels att direktiv och anvisningarna inte står i strid med vad fullmäktige beslutat, dels att den inte avser en fråga av större vikt eller principiell beskaffenhet. RIKTLINJER Riktlinjer är fastställda regler och principer när det gäller handlingsutrymme, resursanvändning och vilka rättsliga krav som kan vara gällande specifikt för nämndens verksamhet. Riktlinjer ska vara vägledande och underlätta att göra rätt. Riktlinjer är inte juridiskt bindande. RUTINER/HANDBÖCKER Rutinbeskrivning utformas i verksamheten i syfte att skapa säkerhet, samstämmighet och enighet i handläggning och arbetssätt. Rutiner ska vara dokumenterade, tillgängliga och väl kända i organisationen. Operativ styrning och ledning Verksamheterna ansvarar för att inom tilldelade ramar genomföra de politiskt fattade besluten. Vidare ska besluten följas upp och återrapporteras. Detta sker genom att: Förvaltningarna upprättar verksamhetsplaner som beskriver vilka aktiviteter som krävs för att nå nämndsmålen inom givna resurser Enheterna ansvarar för att verksamhetsplanens aktiviteter blir omsatta på enhetsnivå Här hittar du styrdokumenten: Våra reglementen, policys, delegationsordningar, direktiv/ anvisningar, riktlinjer samt övriga styrdokument hittar du vår webbplats under PÅVERKA» POLICYS, PLANER, PROGRAM. www.astorp.se

12 STYRMODELL ÅSTORP FÖLJER VI UPP? Uppföljning Som en del i styrsystemet används olika typer av uppföljning av den kommunala verksamheten. Detta sker i form av olika delprocesser som beskrivs enligt nedan. Samtliga delprocesser ska visa var kommunen befinner sig verksamhetsmässigt och ekonomiskt och ska utgöra underlag för att vidtaga eventuella åtgärder. Vidare ska uppföljningen säkerställa att samtliga nämnder och styrelser arbetar på ett sådant sätt att de av kommunfullmäktige uppställda fokusområden och målen uppnås. Process Förklaring Delges/Beslutas av Månadsrapport Delårsrapport Årsredovisning Internkontroll Personalekonomisk redovisning KKiK INSIKT Övrig uppföljning Rapporten ska ge en bild av ekonomisk ställning för perioden såväl som en prognos för helåret. Upprättas per februari, mars, april, maj, augusti, september, oktober och november. Förenklad ekonomisk redovisning med helårsprognos per juli månad inkl. uppfyllelse av fokusområden och delmål. Förvaltningsberättelse samt ekonomisk redogörelse för det gångna året inkl. uppfyllelse av fokusområden och mål. Internkontrollen ska säkra att beslut vilar på ett korrekt underlag samt bidra till att skydda kommunens tillgångar mot förluster. Redovisar uppgifter om kommunens personal i form av sysselsättningsgrad, åldersstruktur, ledarskap, kostnader samt arbetsmiljö. Kommunens Kvalitet i Korthet (KKiK) är ett verktyg för att jämföra kommuner med varandra och beskriver kommunernas kvalitet ur ett invånarperspektiv. Kommunens Kvalitet i Korthet drivs av Sveriges Kommuner och Landsting. För närvarande deltar 250 kommuner i detta jämförelsenätverk. Kvalitetsmätning av kommunernas myndighetsutövning och service gentemot företagare. Mätningen genomförs av SKL, Sveriges Kommuner och Landsting. Olika verksamhetsmått och uppföljningssystem så som synpunktshantering, brukarenkäter samt specifika verksamhetuppföljningar, tex betygsresultat, medarbetarenkäter. Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige Kommunfullmäktige Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige Kommunstyrelse/ nämnd Kommunstyrelse/ nämnd Kommunstyrelse/ nämnd

STYRMODELL ÅSTORP UTVECKLAR VI? 13 Förbättringshjulet. PLANERAR VI? GENOMFÖR VI? Planeringsstadiet inleds 6 Fastställda utvecklingsområden 5 Dialog 4 UTVECKLAR VI? FÖLJER VI UPP? Process inom verksamheten 3 Analys 2 1 Uppföljning Utvecklingsarbete För att utveckla kommunen krävs ständiga förbättringar och förnyelse av alla verksamheter. Det är viktigt att utvecklingsarbetet präglar hela organisationen och att det finns en tillåtande kultur som stimulerar till utveckling. Kommunstyrelsen och kommunfullmäktige kan kontinuerligt följa upp vad som händer i verksamheterna genom att följa nämndernas arbete. Den politiska uppföljningen kan leda till att beslut tas som gäller viktiga förändringar eller som ger verksamheterna rätt förutsättningar.

14 STYRMODELL ÅSTORP

15

Postadress: 265 80 Åstorp Gatuadress: Storgatan 7 E-post: kommun@astorp.se Telefon: 042-640 00 Fax: 042-642 10 Org. nr. 212000-0936 Bg 5103-2951 Pg 11 01 50-0 www.astorp.se