Internrevisionens revisionsplan 2008 Innehållsförteckning 1 Inledning... 2 1.1 Riskbedömning och hantering av risk... 2 1.2 Råd och stöd... 2 2 Internrevisionens riskanalys... 2 3 Förslag på internrevisionens aktiviteter 2008... 3 3.1 Intern styrning och kontroll 3 3.2 Lokalförsörjning och egendomarna..... 3 3.3 Utbildning... 3 3.4 Forskning och fortlöpande miljöanalys... 3 4 Övriga aktiviteter... 4 5 Tid- och resursplanering... 4 Postadress: Box 7083, 75007 Uppsala Telefon: 018-671935 E-post: ulla-kari.fallman@adm.slu.se Besöksadress: Arrheniusplan 4 Fax: 018-672237 Webb: http://internrev.adm.slu.se/
1 Inledning Internrevisionen vid SLU bedrivs i enlighet med Internrevisionsförordningen (2006:1228) samt ESV:s föreskrifter och allmänna råd. Internrevisionen ska granska och lämna förslag till förbättringar av myndighetens processer för riskhantering, styrning, kontroll och ledning. Internrevisionens granskning och förslag till förbättringar innebär inte att internrevisionen deltar operativt i myndighetens arbete eller att ledningen fråntas sitt ansvar för processerna för riskhantering, styrning, kontroll och ledning. 1.1 Riskbedömning och hantering av risk I begreppet riskhantering ligger att identifiera risker som utgör hinder för att nå verksamhetsmålen, bedöma konsekvenser och sannolikheten att de inträffar, besluta om och följa upp åtgärder för att eliminera, hantera och bevaka risk. Detta är ytterst ledningens uppgift. Internrevisionen har till primär uppgift att rapportera risker och årligen göra en riskanalys som är vägledande för revisionsplaneringen och som tas fram i dialog med ledningen. I revisionsplanen prioriterar internrevisionen aktiviteter inom de områden som bedöms kunna innebära strategisk risk och därför kan komma att skada SLU:s goda namn och rykte. Internrevisionen ska utifrån en analys av verksamhetens risker självständigt granska om ledningens interna styrning och kontroll är utformad så att myndigheten med en rimlig säkerhet; Uppnår en effektiv verksamhet. Med en effektiv verksamhet menas en verksamhet där SLU med god hushållning av statens medel uppfyller de uppsatta målen för verksamheten. SLU ska på ett säkert sätt förvalta statens tillgångar. Följer lagar, förordningar och andra regler. Med andra regler avses även interna regler såsom policy- och styrdokument, riktlinjer, instruktioner eller andra dokument genom vilka ledningen styr verksamheten. Lämnar en tillförlitlig redovisning och rättvisande rapportering av verksamheten. Den redovisning och rapportering som avses innefattar finansiell rapportering, resultatredovisning och annan återrapportering av verksamheten till ledningen och regeringen. 1.2 Råd och stöd Internrevisionen ska ge råd och stöd till ledningen och andra vid SLU. Internrevisionen ska bedöma om ett rådgivningsuppdrag ligger inom dess kompetensområde. Uppdraget kan sedan antas med utgångspunkt från dess möjlighet att förbättra riskhanteringen, tillföra värde och förbättra myndighetens verksamhet. De råd och stöd som internrevisionen ger fråntar inte myndighetsledningen dess ansvar. 2 Internrevisionens riskanalys Riskanalysen utgår från de mål som finns för verksamheten. Vår modell har tagits fram i samarbete med internrevisionen vid Uppsala universitet. Identifiering och bedömning av risk har gjorts utifrån intervjuer med såväl styrelseordförande, rektorer, dekaner och universitetsdirektör som andra anställda vid universitetet. De genomförda intervjuerna kompletteras med den omvärldsbevakning som internrevisionen bedriver och den kännedom om universitetets verksamhet och organisation som 2
avdelningen besitter samt med jämförelser med andra organisationer och myndigheter. Dessutom sker ett återkommande utbyte av erfarenheter med internrevisionsenheter vid andra universitet. Här spelar också medlemskap och arbete i den svenska yrkesföreningen Internrevisorerna och medverkan i svenska och nordiska nätverk en viktig roll. 3 Förslag på internrevisionens aktiviteter 2008 3.1 Intern styrning och kontroll I en pm 1 från 2007-10-22 har internrevisionen tillsammans med kollegor vid Uppsala och Lunds universitet beskrivit läget vad avser de krav på intern styrning och kontroll som regeringen beslutat. Internrevisionen bedömer, mot bakgrund av de nya och förändrade förordningar som träder i kraft under 2007/2008, att universitetet i likhet med andra universitet behöver arbeta med verksamhets- /riskanalys, kontrollåtgärder och uppföljning. Dessa moment ska dokumenteras. Internrevisionen avser att under året stödja universitetsledningen i detta arbete. 3.2 Lokalförsörjning och egendomarna SLU hyr merparten av de lokaler som disponeras. Universitetet äger och förvaltar dessutom jord- och skogsbruksfastigheter. I årsredovisningen 2006 uppgår tillgångarna inom detta område till 346 mnkr (byggnader, mark och annan fast egendom 246 mnkr, förbättringsutgift på annans fastighet 52 mnkr samt pågående nyanläggningar 48 mnkr). SLU har de senaste åren genomfört och planerar att genomföra flera om-, ny- och tillbyggnadsprojekt. Det är därför oerhört viktigt att lokalförsörjning och egendomar hanteras på ett säkert och riktigt sätt. Internrevisionen genomför för närvarande en kartläggning av roller, ansvar och befogenhet inom området lokalförsörjning. Lokalförsörjningen och egendomarna har många beröringspunkter. Kartläggningen visar att det finns skäl till att genomföra en djupare granskning inom området. Vi föreslår därför att lokalförsörjning och egendomarna blir ett stort granskningsprogram under 2008. Programmet kan lämpligen delas upp i tre olika granskningar; lokalförsörjning (planering och finansiering), hyressättning samt förvaltning av egendomarna. 3.3 Utbildning Studentrekrytering SLU har de senaste åren haft svårigheter med att rekrytera studenter i den utsträckning som är nödvändig för att uppfylla regeringens uppdrag. Profilering av universitetets verksamhet och utbildningar är oerhört viktigt för att förmedla information om det utbildningsutbud som SLU erbjuder. Vi avser att granska de korta och långa strategier som SLU arbetar med för att få fler sökande samt motverka den sneda rekryteringen avseende sökandes kön och bakgrund. 3.4 Forskning och fortlöpande miljöanalys Samverkan med näringslivet Ett av SLU:s strategiska mål för forskning är att SLU ska genom utbyggd och förbättrad forskningssamverkan med näringslivet och samhället i övrigt skapa förutsättningar för tillämpning av kunskaperna för innovation och nya näringar. I universitetets strategi ingår att utvecklingen av samverkansarbetet organisatoriskt ska bedrivas i samspel med satsningarna på innovationer och kommersialisering av forskningsresultat. 1 Intern styrning och kontroll nya krav och ny lagstiftning, SLU ua 10-3138/07. 3
Det förstärkta samarbetet med SLU Holding AB i innovations- och samverkansfrågor ökar kraven på att tydliggöra rollerna för universitetet, bolaget och universitetsstyrelsen. Vi avser att, i samarbete med internrevisionen vid Karolinska Institutet, stödja universitetsledningen att bedöma den nuvarande ägarstyrningens utformning, identifiera eventuella svagheter samt föreslå förbättringar. 4 Övriga aktiviteter Internrevisionens egna kvalitetsarbete För att internrevisionen ska kunna anses arbeta i enlighet med god internrevisionssed ska revisionen utföras i enlighet med dels den svenska internrevisionsförordningen och dels de s.k. Professional Practices Framework. De senare har utarbetats av den internationella internrevisionsföreningen the Institute of Internal Auditors, IIA. Enligt god internrevisionssed ska internrevisionschefen utveckla och upprätthålla ett program för kvalitetssäkring och kvalitetsförbättring som täcker in alla aspekter av internrevisionsverksamheten och ständigt övervaka dess effektivitet. Detta program inkluderar intern och extern kvalitetsbedömning och fortlöpande intern övervakning. Som ett led i kvalitetsarbetet ska externa bedömningar genomföras minst en gång var femte år av kvalificerad oberoende granskare eller granskningsteam utanför organisationen. Vi avser att i samarbete med internrevisionen vid Uppsala universitet initiera en extern bedömning av internrevisionens verksamhet enligt god internationell internrevisionssed. Rådgivningsuppdrag m.m. En mycket stor del av vår verksamhet består av mindre oplanerade rådgivningsuppdrag. Vi avser att fortsätta med denna verksamhet. Vi har även avsatt tid för oförutsedda granskningsprojekt som det kan uppstå behov av under året. Vi lägger stor vikt vid att genomföra riskanalyser inför varje revisionsår och enskilda granskningsprojekt. Innan årsrapporten lämnas till styrelsen genomförs en uppföljning av vidtagna åtgärder med anledning av våra granskningar för att identifiera kvarstående brister. Årsredovisningen granskas huvudsakligen av SLU:s externa revisorer, Riksrevisionen. Avrapportering av Riksrevisionens granskning görs dock efter det att styrelsen beslutat om innehållet i dokumenten. Internrevisionen avser att göra en översiktlig granskning av årsredovisning för 2008 innan den behandlas av styrelsen. Granskningen kommer att inriktas på att dels säkerställa att de återrapporteringskrav som främst regeringen ställer på SLU uppfylls, dels att göra en översiktlig analytisk granskning av de uppgifter som lämnas i den ekonomiska redovisningen. 5 Tid- och resursplanering I nedanstående tabell redovisas planerade granskningsområden, resursfördelning och tidsplan. Vissa av granskningsområdena är omfattande, vilket innebär att avgränsningar kommer att göras. Internrevisionen kommer att genomföra förstudier inom varje område, så att fokusering sker på de mest väsentliga och riskfyllda momenten inom varje område. 4
Internrevisionen vid SLU består av två heltidstjänster, som tillsammans normalt förfogar över ca 420 arbetsdagar årligen. Granskningsområde Dagar Procent Utförs 3.1 Intern styrning och kontroll 20 5 2008 3.2 Lokalförsörjning och egendomar 165 39 2008 3.3 Studentrekrytering 40 10 Höst 3.4 Samverkan med näringslivet 40 10 Vår Summa 265 64 Övrigt Uppföljning 10 2 2008 Rådgivning 20 5 2008 Egen kompetensutveckling 20 5 2008 Extern kvalitetssäkring 30 7 Vår Oplanerat arbete 75 17 2008 Summa 155 36 5