Allmänna bestämmelser för användande av applikationen SCA Skydd av information Transportören är medveten om att även annan information än företagsrelaterad information, i synnerhet information avseende fordon, måste anges i webapplikationen. Även personrelaterad information, nämligen information om Transportörens personal särskilt chaufförer (körkort, ADR-licenser etc) som erfordras för att avgöra om Transportören är kvalificerad för att bli en avtalspart till Schenker eller ej kan komma att behöva anges. De aktörer som beviljats AEO-status enligt EU s regelverk har skyldighet för upprätthållande av säkerheten i leveranskedjan - att kontrollera tillförlitligheten hos deras affärspartners (artikel 14 k (e) CCIP). Vänligen använd därför applikationen för att ladda upp ditt AEO F eller S tillstånd - eller ett jämförbart tillstånd om ditt företag har sitt säte utanför EU -; Detta gäller på motsvarande sätt för certifiering enligt ISO 28000. Transportören garanterar att personal vilken det lämnas information om i webapplikationen har givit sitt medgivande till att informationen lämnas och att informationen används i enlighet med villkoren i dessa allmänna bestämmelser. 1 Sekretess DB Schenker (härefter Schenker ) garanterar att all information som tillhandahålls av Transportören genom webapplikationen kommer att behandlas med strikt sekretess och att informationen endast kommer att användas i syfte att avgöra om avtal skall ingås med Transportören eller ej. Efter ingående av sådant avtal skall informationen användas för att fullgöra avtalet. Transportören är medveten om och lämnar sitt medgivande till att Schenker kommer att överföra informationen, helt eller delvis, till sina koncernbolag. Det är tillåtet att vidarebefordra informationen till tredje man i samband med Schenkers eller dess koncernbolags sedvanliga verksamhet under förutsättning att sådan tredje man förbundit sig att behandla informationen med sekretess. Skyldigheten att behandla information med sekretess gäller inte: (i) information som är allmänt tillgänglig vid den tidpunkt den tas emot av Schenker eller senare blir allmänt tillgänglig (dock inte genom åsidosättande av sekretessplikten), (ii) information som görs tillgänglig för Schenker eller dess dotterbolag från andra informationskällor (dock inte genom åsidosättande av sekretessplikten), eller (iii) information som vid tidpunkten då den tas emot redan är känd för Schenker eller dess dotterbolag. Radering av information Schenker garanterar att informationen enligt ovan endast kommer att sparas under den tid informationen behövs för en korrekt implementering av avtalet mellan det aktuella Schenkerbolaget och Transportören. Företagsrelaterad information raderas så snart alla potentiella ersättningskrav har preskriberats. Personrelaterad information raderas vid den tidpunkt avtalet mellan det aktuella Schenkerbolaget och Transportören upphör eller vid den tidpunkt anställningsförhållandet mellan Transportören och dennes anställde upphör. Ansvar för fel Informationen som publiceras i webapplikationen har inhämtats och sammanställts av Schenker med vederbörlig och fackmannamässig omsorg. Detta oaktat är det möjligt att informationen är felaktig/missvisande eller ej längre aktuell vid den tidpunkt Transportören tar del av den. På grund härav avsäger sig Schenker allt ansvar för att informationen är felaktig eller ofullständig, med innebörd att Schenker inte kan hållas ansvarig för skada till följd av att Transportören förlitat sig på felaktig eller ofullständig information. Vidare avsäger sig Schenker ansvar för förändringar eller
förlust av information. Schenker förbehåller sig rätten att vid var tid ändra, korrigera och/eller uppdatera tillhandahållen information utan föregående avisering. Användarbeteende Transportören är medveten om att Schenker registrerar och analyserar det sätt på vilket transportören använder portalen med hjälp av ett elektroniskt verktyg till vilket transportören härmed förklarar sitt uttryckliga godkännande till. Skydd av immateriella rättigheter Immateriella rättigheter till information som tillhandahålls av Schenker tillhör Schenker. Schenker upplåter åt användare rätt att använda information enligt följande villkor: 1. Användningen begränsas till Transportörens verksamhet; 2. Anmärkningar avseende immateriella rättigheter, varumärken eller andra varukännetecken får varken tas bort eller ändras; 3. Produkter, teknik och processer som beskrivs i webapplikationen kan vara föremål för andra rättigheter; sådana rättigheter förblir oberörda. Lagring och hantering av information Transportören är medveten om att Schenker och/eller dess koncernbolag kommer att lagra och hantera informationen som tillhandahålls av Transportören. Transportören lämnar sitt medgivande till detta. Offertförfrågan All information som tillhandahålls via webapplikationen eller som överförs därigenom tillhandahålls som faktaunderlag och inte i syfte att förmedla en avsikt. Informationen tillhandahålls enbart i syfte att informera Transportören så att denne kan ge in en offert ( invitatio ad offerendum ). För tydlighets skull framhålles att ingående av ett avtal skall ske skriftligen för att vara gällande och att sådant avtal skall vara baserat på det aktuella Schenkerbolagets allmänna villkor. DB:s uppförandekod för affärspartners Syfte med DB:s uppförandekod för affärspartners I denna uppförandekod för affärspartners har Deutsche Bahn Group (DB Group) definierat kraven och principerna för sina förbindelser med sina affärspartners, i synnerhet beträffande efterlevnad av etiska riktlinjer, tillämpliga lagar och integritet. Med affärspartners avses alla 2
företag som inte tillhör DB Group och som tillhandahåller varor och tjänster till DB Group. Det kan till exempel handla om underleverantörer, konsulter, ombud, andra varu- och tjänsteleverantörer etc. DB Group förväntar sig att företagets affärspartners implementerar och följer principerna i denna uppförandekod i alla sina organisationer världen över. 01 Allmänna principer DB Group arbetar mycket med hållbarhet och har åtagit sig att följa Förenta Nationernas tio Global Compact-principer. Kommersiell framgång och socialt ansvarstagande står inte i strid med varandra utan är i själva verket beroende av varandra. För oss är ett hållbart och ansvarsfullt uppträdande en viktig grundsten i förbindelserna med våra affärspartners. Därför förväntar vi oss att våra affärspartners bedriver sin verksamhet på ett hederligt sätt, d.v.s. följer tillämpliga bestämmelser, inklusive mänskliga rättigheter, korruptionslagstiftning, dataskyddslagstiftning, konkurrens- och antitrustlagstiftning samt miljölagstiftning aktivt verkar för att deras affärspartners ska följa principerna i denna uppförandekod för affärspartners och ger dem det stöd de behöver agerar uppriktigt, ansvarsfullt och rättvist. 3
02 Våra affärspartners sociala ansvarstagande Vi är övertygade om att socialt ansvarstagande är en förutsättning för att vårt företag ska nå långsiktig framgång och således utgör en oumbärlig del av vårt värdestyrda företagande. Därför förväntar vi oss att våra affärspartners uppträder enligt följande principer: Mänskliga rättigheter Våra affärspartners respekterar allmänt vedertagna mänskliga rättigheter. Barnarbete och tvångsarbete Lika möjligheter Mötesfrihet Våra affärspartners avvisar konsekvent allt barnarbete och följer tillämpliga lagar beträffande förbud mot barnarbete. Våra affärspartners accepterar inte heller tvångsarbete i någon form. Våra affärspartners eftersträvar mångfald i sina organisationer och accepterar ingen diskriminering vid rekrytering och anställning av medarbetare. DB Groups affärspartners respekterar tillämplig lagstiftning beträffande mötesfrihet och bildandet av intressegrupper och värnar sina medarbetares rättigheter enligt dessa lagar i hela sina organisationer. Säkerhet Att sätta människors säkerhet främst är en självklarhet för våra affärspartners. Tillsammans med sina medarbetare skapar våra affärspartners en säker arbetsmiljö, tillhandahåller säkerhetsrelaterad utbildning och säkerställer säkerheten i sina produkter och tjänster. Arbetsmiljö Miljö Arbetsvillkor Dataskydd Genom förebyggande arbetsmiljöåtgärder och goda arbetsförhållanden söker våra affärspartners förhindra att enskilda personer utsätts för risker samt förbättra och skydda medarbetarnas hälsa. Medarbetarnas säkerhet är en grundläggande förutsättning för våra affärspartners verksamhet. Våra affärspartners följer tillämpliga miljöbestämmelser och har förbundit sig att tillämpa hållbart företagande och miljöhänsyn som företagsvärderingar. Våra affärspartners respekterar tillämplig arbetslagstiftning och tillämpliga överenskommelser med arbetsmarknadens parter. Våra affärspartners ger sina medarbetare skälig ersättning. Våra affärspartners följer alla tillämpliga lagar beträffande skydd av personuppgifter, i synnerhet uppgifter om medarbetare, affärspartners och kunder. 03 Korruptionsbekämpning DB Group accepterar inte korruption eller otillbörliga affärsmetoder i någon form. Transparens och öppenhet är grundläggande krav för att DB Group ska kunna säkerställa tillförlitligheten och trovärdigheten i verksamheten och i kontakten med våra affärspartners. Korruption Våra affärspartners accepterar inte någon typ av korruption eller bestickning. Konsulter/ombud/ mäklare Ersättning till konsulter, ombud, mäklare och/eller andra mellanhänder ska inte ge affärspartners, kunder och andra tredjepartsaktörer otillbörliga fördelar. Våra affärspartners väljer sina konsulter, ombud, mäklare och andra mellanhänder med omsorg och utifrån lämpliga urvalskriterier. Förhindra intressekonflikter Våra affärspartners undviker intressekonflikter som kan medföra korruptionsrisker. 4
Inbjudningar och gåvor I samband med sina affärsförehavanden för DB Group får våra affärspartners endast godta eller överlämna inbjudningar om de är lämpliga, inte förutsätter otillbörliga förmåner eller någon annan typ av gynnande i gengäld och inte bryter mot tillämplig lag (i synnerhet korruptionslagstiftning). Detsamma gäller mottagande och överlämnande av gåvor och andra ersättningar eller fördelar, oavsett typ. 5
Agerande gentemot offentliga tjänstemän Politiska partier Våra affärspartners accepterar inte någon typ av olagliga materiella eller immateriella förmåner (eller erbjudande av sådana) till offentliga tjänstemän eller personer i jämförbar ställning (oavsett om det sker direkt eller indirekt genom tredje part). Våra affärspartners accepterar inte heller någon typ av olagliga materiella eller immateriella förmåner till politiska partier, dessas företrädare, ämbetsmän eller kandidater till politiska uppdrag. Donationer/sponsri ng Donationer får endast göras på frivillig basis av våra affärspartners och får inte förutsätta någon typ av motprestation. Sponsring av enskilda personer, grupper eller organisationer får inte användas i syfte att erhålla otillbörliga affärsfördelar. Penningtvätt Våra affärspartners vidtar lämpliga åtgärder för att förhindra penningtvätt i sina organisationer. 04 Våra affärspartners agerande i konkurrenssituationer DB Group strävar efter att alltid agera som en tillförlitlig och ansvarsfull marknadsaktör och förväntar sig detsamma från sina affärspartners. Konkurrens- och kartellagstiftning Våra affärspartners följer all tillämplig konkurrenslagstiftning. I synnerhet sluter de inte avtal eller överenskommelser som påverkar priser, villkor, strategier eller kundrelationer, sä rskilt inte vid deltagande i anbudsförfaranden. Detsamma gäller utbyte av konkurrensmässigt känslig information eller andra ageranden som på ett otillbörligt sätt begränsar eller kan begränsa konkurrensen. Export- och importkontroll/bekämp ning av terrorism Efterlevnad 05 I synnerhet vid internationell affärsverksamhet ska våra affärspartners följa all tillämplig lagstiftning beträffande import och export av varor, tjänster och information samt alla lagar som syftar till att bekämpa internationell terrorism 1. Efterlevnad av DB:s uppförandekod för affärspartners Våra affärspartners ska säkerställa att principerna i DB:s uppförandekod för affärspartners efterlevs. Rapporter till DB Group Våra affärspartners rapporterar eventuella brott som begås inom ramen för deras affärsförehavanden för DB Group och som kan påverka DB Group genom DB Groups befintliga rapporteringssystem 2.</200> Skydd av visselblåsare Våra affärspartners accepterar inte diskriminering av personer som rapporterar överträdelser av principerna i DB:s uppförandekod för affärspartners. Leverantörskedja Våra affärspartners väljer sina leverantörer, i den mån dessa anlitas inom ramen för affärspartnerns affärsförehavanden för DB Group, med omsorg, kommunicerar principerna i DB:s uppförandekod för affärspartners eller likvärdiga principer till leverantörerna och verkar aktivt för att leverantörerna följer dessa principer. Konsekvenser DB Group söker i första hand arbeta i samförstånd med sina affärspartners. Vid mindre överträdelser av denna uppförandekod för affärspartners ges affärspartnern därför normalt möjlighet att vidta lämpliga korrigerande åtgärder inom en rimlig tidsperiod, förutsatt att affärspartnern är villig att gottgöra överträdelsen och bättra sig. Vid allvarliga överträdelser (i synnerhet om brott har begåtts) förbehåller sig DB Group rätten att vidta 1 I synnerhet rådets förordningar (EG) nr 2580/2001 och 881/2002 2 http://www.deutschebahn.com/en/group/compliance/whistleblowing/ 4
Vill du ha mer information? 06 lämpliga sanktioner gentemot affärspartnern i fråga. Sådana överträdelser kan också leda till att affärsförbindelsen avbryts med omedelbar verkan samt till ersättningskrav och andra rättighetsanspråk. Mer information finns på http://www.deutschebahn.com/en/group/compliance/. Kontakta din kontaktperson på DB Group om du är osäker på något eller har frågor. Dessutom kan du alltid kontakta DB Group Compliance direkt. Datum för ikraftträdande Färdigställt på DB AG:s och DB ML AG:s styrelsemöte 7.10.2012. 4
Version 1.0 Giltigt fr.o.m.: 2013-01-01 Publicerat av Deutsche Bahn Samordning: Dr. Werner Grebe (CCO) Telefon +49 (0)30-297 62780 4