Digisams frågeschema för arbetet med myndighets/ institutionsvisa planer

Digisam Datum Dnr RA 06-2013/4851 2013-10-30 1 (9) Digisams frågeschema för arbetet med myndighets/ institutionsvisa planer 1. Myndighetens/institutionens namn: Riksantikvarieämbetet 1.1. Hur ser myndighetens/institutionens explicita uppdrag enligt instruktion, regleringsbrev etc ut, i relation till regeringens nationella strategi Digitalt kulturarv? I Förordning (2007:1184) med instruktion för Riksantikvarieämbetet 1 är det framför allt uppdragen i 2 punkter 3 och 9 samt 3 punkter 1, 4 och 6 som har stark koppling till den nationella strategin om digitalt kulturarv. 2 Myndigheten ska särskilt 1. verka för att kulturvärdena i bebyggelsen och i landskapet tas till vara samt bevaka kulturmiljöintresset vid samhällsplanering och byggande, 2. verka för ett försvarat och bevarat kulturarv samt ett hållbart samhälle med goda livsmiljöer, 3. leda och samordna arbetet med att bygga upp kunskapen om kulturmiljöer, kulturminnen och kulturföremål, 4. vårda och visa de kulturmiljöer som står under myndighetens förvaltning, 5. samordna frågor om konservering och vård av byggnader, föremål och annat kulturhistoriskt material, 6. utföra arkeologiska undersökningar, 7. besluta om förvaltning av fornfynd, 8. följa det regionala kulturmiljöarbetet samt stödja länsstyrelserna och de regionala museerna, och 1 http://www.riksdagen.se/sv/dokument-lagar/lagar/svenskforfattningssamling/forordning- 20071184-med-ins_sfs-2007-1184/?bet=2007:1184 Postadress: Krigsarkivet, 115 88 Stockholm Besöksadress: Banérgatan 64, Stockholm Telefon: 010-476 70 00 Telefax: 010-476 75 20 E-post: digisam@riksarkivet.se Internet: www.digisamse Organisationsnr: 202100-1074

2 (12) 9. verka för ökad kunskap grundad på forskning och samverkan med andra, exempelvis universitet och högskolor, och förmedla kunskap inom sitt verksamhetsområde. Förordning (2009:1564). 3 Myndigheten ska även 1. bedriva informations- och rådgivningsverksamhet samt främja utbildning om kulturmiljön, kulturminnen, kulturföremål och om vård av dessa, 2. verka för att resultat från forsknings- och utvecklingsverksamhet utnyttjas inom kulturvården, 3. verka för att kulturhistorisk värdering och urval utvecklas samt att kulturmiljöer, kulturminnen och kulturföremål av särskild betydelse skyddas och vårdas, 4. verka för att det finns ändamålsenliga system och metoder för arbetet med kulturmiljön och kulturarvet, 5. följa upp kulturmiljöområdets styrmedel och arbetssätt, 6. förvalta nationella databaser för kulturhistorisk information, och 7. integrera ett jämställdhets-, mångfalds- och barnperspektiv samt ett internationellt och interkulturellt utbyte och samarbete. Förordning (2011:122). 1.2. Hur ser samlingarna ut? Vad består de av för slags material? Merparten av myndighetens information består av allmänna handlingar, och ingår inte i begreppet samlingar. Det som kan räknas som samlingar är boksamlingen i Vitterhetsakademiens bibliotek, samt Antikvarisk-topografiska arkivets samling av enskilda arkiv. Vitterhetsakademiens biblioteks litteratursamlingar är omfattande och innehåller böcker, rapporter och tidskrifter inom ämnen som: arkeologi, numismatik, medeltidens konst- och byggnadshistoria och kulturmiljövård. Antikvarisk-topografiska arkivet förvaltar ca 140 enskilda arkiv inom motsvarande ämnesområden.

3 (12) I detta frågeschema och i mängdmatrisen har vi även valt att ta upp annan kulturarvsinformation (arkeologiska rapporter, data om fornlämningar och bebyggelse m m) som inte är samlingar enligt definitionen i fotnoten men som är en del av kulturarvsinfrastrukturen och som levereras till K-samsök. Detta då det ger en för begränsad bild av Riksantikvarieämbetets digitala produktion, bevarande och tillgängliggörande att enbart ta upp de delar som räknas som samlingar. 1.3. Hur hanteras förhållandet mellan myndighets/institutionsarkiv och samlingar 2? Myndighetsarkivet och myndighetens samlingar hålls åtskilda. Arkivförteckningarna över de enskilda arkiven och myndighetsarkivet redovisas i samma system, men hanteras i olika depåer. I övrigt bevaras, hanteras och tillhandahålls materialet på samma vis. 1.4. När antas planen formellt? När kommer den att revideras? Riktlinjer för digitalisering av kulturarvsmaterial på Riksantikvarieämbetet 3 antogs formellt 2013-09-23. 2. Styrning Med styrning avses här den övergripande strategiska ledningen av myndighetens/institutionens arbete med digitalisering, digitalt bevarande och digitalt tillgängliggörande av kulturarvsmaterial och kulturarvsinformation med avseende på bl a mål, struktur och strategiska vägval. 2.1. Planeras utvecklingsinsatser 4 inom området styrning under perioden fram till och med 2015? Vilka? 2 Med myndighet/institutionssarkiv avses här de arkiv som bildas av allmänna handlingar från myndighetens/ institutionens verksamhet, och som omfattas av arkivlagen (1990:782). Med samlingar avses de mängder av objekt som en kulturarvsinstitution förvaltar, t ex böcker, konst, museiföremål, enskilda arkiv och andra forskningsmaterial. 3 http://kulturarvsdata.se/raa/samla/html/6038

4 (12) En intern digitaliseringsgrupp har startats 2014. Den kommer att granska förstudier i tilltänkta digitaliseringsprojekt, ge råd och stöd samt ta fram en plan för vilka delar av samlingarna som bör prioriteras de närmaste åren. Programmet Digital Arkeologisk Process 5 (DAP) kommer att påverka hanteringen av arkeologisk data. 2.2. Vilka är myndighetens/institutionens mål för digitaliseringsarbetet och hur relaterar det till visionen för verksamheten? Riksantikvarieämbetets riktlinjer för digitalisering av kulturarvsmaterial anger tre grundpelare i vårt digitaliseringsarbete: Genom att tillhandahålla digital kulturarvsinformation så öppet och lättillgängligt som möjligt underlättar vi för samhällets aktörer att använda, utveckla och bevara kulturarvet. Genom en öppen och avdelningsövergripande diskussion om prioritering av digitaliseringen maximerar vi nyttan av våra insatser. Genom kvalitetssäkring av beslutsunderlagen för digitaliseringsprojekt garanterar vi en effektiv verksamhet utan centralisering av besluten. 6 I riktlinjerna sammanfattas också syftet med digitaliseringen: Riksantikvarieämbetet digitaliserar för att sprida information och kunskap om kulturarvet, och det digitaliserade materialet ska därför tillgängliggöras så fritt och öppet som möjligt. 7 Riksantikvarieämbetets vision lyder Tänka i tid : 4 Med utvecklingsinsatser avses här formaliserade initiativ för att börja göra saker på nya sätt, t ex genom att ta fram nya rutiner eller utarbeta styrande policydokument för viss verksamhet. 5 http://www.raa.se/kulturarvet/arkeologi-fornlamningar-och-fynd/digitala-arkeologiska-processer/ 6 Riktlinjer för digitalisering av kulturarvsmaterial på Riksantikvarieämbetet, s 4 7 Riktlinjer för digitalisering av kulturarvsmaterial på Riksantikvarieämbetet, s 5

5 (12) Visionen Tänka i tid står för ett framtida önskvärt idealtillstånd där alla tar sitt ansvar för kulturarvet och där det är väl känt, respekterat och använt och ständigt utvecklas i takt med tiden. 8 2.3. Hur är arbetet med digitalisering, digitalt bevarande och digitalt tillgängliggörande av kulturarvsmaterial och kulturarvsinformation organiserat inom myndigheten/institutionen? Projekt eller linjeverksamhet? Stor eller liten skala (inom eller utom myndigheten)? Arbetet bedrivs i både projekt och linjeverksamhet, i stor och liten skala, inom och utom myndigheten. 2.4. Finns det en separat strategi för hanteringen av digitalt födda material antingen de produceras inom den egna verksamheten eller införlivas med samlingarna genom förvärv/donation/inleverans? Nej, strategiskt hanteras i nuläget digitalt fött och analogt material på samma sätt. 2.5. Hur många årsverken är idag sysselsatta med digital produktion, digitalt bevarande och digitalt tillgängliggörande på myndigheten/institutionen? 9 Hur identifieras och säkras för framtiden den kompetens som krävs för planens genomförande? Cirka 35 årsverken totalt på myndigheten. Det finns ingen separat kompetensförsörjningsplan för digitalisering. 8 Riksantikvarieämbetets inriktningsdirektiv 2014-2016, s 7-8 9 Häri innefattas planering av och operativt arbete med överföring av information, data och metadata till digitala format, insatser för att göra de digitala materialen maximalt använda samt för framtiden trygga digital information, data och metadata.

6 (12) 2.6. Finns formellt antagna kriterier för prioritering av material för överföring till digitalt format? Ja, i Riktlinjer för digitalisering av kulturarvsmaterial på Riksantikvarieämbetet 10 (s 12-14). 2.7. Hur följs arbetet med digitalisering, digitalt bevarande och digitalt tillgängliggörande av kulturarvsmaterial och kulturarvsinformation upp, kvalitetssäkras och utvärderas? Den interna digitaliseringsgruppen granskar förstudier för större digitaliseringsprojekt. Digitaliseringsprojekt ska beslutas enligt Riksantikvarieämbetets arbetsordning och följa projektmodellen. Användningen av digitala söktjänster följs upp regelbundet, främst genom webbstatistikverktyg. Det förs även statistik över datauttag och wms-användning. Uppföljningen av tjänsterna görs dock inte på ett samordnat sätt. 2.8. Samarbetar myndigheten strategiskt med andra myndigheter på området? Ja, främst med KB och Riksarkivet. Dessutom med andra aktörer som Europeana, Wikimedia m fl. 3. Produktion Med produktion avses här överföring av information, data eller metadata till (nya) digitala format genom scanning, avfotografering el dyl. 3.1. Planeras insatser för att öka tempot i produktionen under perioden fram till och med 2015? Vilka? 2014 har ett digitaliseringssamarbete inletts med en extern leverantör. 10 http://kulturarvsdata.se/raa/samla/html/6038

7 (12) 3.2. Planeras utvecklingsinsatser 11 inom området produktion under perioden fram till och med 2015? Vilka? Inom myndigheten pågår och planeras flera utvecklingsinsatser med syfte att skapa gemensamma och kvalitetssäkrade arbetsflöden. Det sker inom FMIS-handläggning, DAPprogrammet 12 liksom på avdelningen för arkiv och bibliotek. Vilka format &/eller standarder används idag för 3.3. Metadatregistrering/katalogisering 13? Myndighetsarkivets och enskilda arkivs förteckningar redovisas i Visual arkiv, som följer EAD/EAC. Bibliotekssamlingen redovisas i Vitalis och följer MARC21 Samla följer metadatastandarden Dublin Core. 3.4. Avbildning/bildöverföring/OCR-läsning 14? Tiff 6.0, PDF/a 1b, PDF 1.6 3.5. Påsiktsbild/publik visning 15? 11 Med utvecklingsinsatser avses här formaliserade initiativ för att börja göra saker på nya sätt, t ex genom att ta fram nya rutiner eller utarbeta styrande policydokument för viss verksamhet. 12 http://www.raa.se/kulturarvet/arkeologi-fornlamningar-och-fynd/digitala-arkeologiska-processer/ 13 Med format för metadataregistrering/katalogisering avses här den grundläggande informationsförteckning som görs då objekt införlivas i samlingen, t ex genom att vissa metadata (data om data) förs in i myndighetens/ institutionens system för samlingshantering. Olika standarder används inom olika sektorer, t ex MARC (bibliotek) och LIDO/CIDOC-CRM (museer). 14 Med format för avbildning/bildöverföring/ocr-läsning avses här skapandet av de digitala original, de representationer som uppstår vid scanning eller annan överföring till digital form. Olika standarder används för olika typer av innehåll, t ex PDF/a och TIFF 6.0.

8 (12) JPEG, PDF 1.6 3.6. Digital lagring &/eller bevarande 16? Tiff 6.0, PDF/a 1b, Wave (LPCM), MPEG2 4. Användbarhet Med användbarhet avses här alla strategier som kan användas för att göra de digitala materialen maximalt lätta att hitta och använda. 4.1. Planeras insatser för att öka tempot i arbetet med användbarhet under perioden fram till och med 2015? Vilka? Regeringsuppdraget där Riksantikvarieämbetet ges sektorsansvar för att öka tillgängligheten inom Riksantikvarieämbetets ansvarsområde 17 innebär att våra externa söktjänster kommer att göras mer tillgängliga för personer med funktionsnedsättningar. K-samsöksuppdraget syftar till ökad användbarhet för det digitala kulturarv som idag förvaltas inom kulturarvssektorn. Inom uppdraget skapas samverkan, sprids kunskap samt utvecklas funktioner som stödjer skapande och visning av semantiska länkar. 15 Med format för påsiktsbild/publik visning avses här de (ofta komprimerade) filformat som används för att ge allmänheten tillgång till data. Olika standarder används för olika typer av innehåll, t ex PDF/a (text), TIFF/JPEG (bild), mp3 (ljud) och mp4 (rörlig bild/film). 16 Med format för digital lagring och bevarande avses här sådana (okomprimerade) filformat som används för långsiktigt bevarande av data och informationsstrukturer. Olika standarder används för olika typer av innehåll, t ex TIFF 6.0, RAW (bild), Wave (ljud) och MPEG2 (rörlig bild/film). 17 En strategi för genomförande av funktionshinderspolitiken 2011-2016, http://www.regeringen.se/sb/d/14025/a/171269

9 (12) 4.2. Planeras utvecklingsinsatser 18 inom området användbarhet under perioden fram till och med 2015? Vilka? Tillgänglighetsanpassningen av våra externa söktjänster (se ovan) kommer förmodligen att leda till att bättre rutiner tas fram. 4.3. Hur tillgängliggörs digitala material för allmänheten, inkl olika användargrupper (t ex forskare, barn, unga, personer med funktionsnedsättning)? Så öppet och fritt som möjligt för att materialet ska kunna användas med möjlighet också för andra att bygga vidare på samlingarna för att i sin tur kunna anpassa till olika användargrupper. Olika format och olika distributionskanaler för att kunna nå så många som möjligt. 4.4. Hur märks/licensieras 19 digitala material upphovsrättsligt? Creative Commons-licenser (CC-BY i första hand) eller Public Domain Mark när så är möjligt. Vissa objekt märks med full upphovsrätt när alternativet är att inte publicera dem alls. 4.5. På vilka sätt stödjer myndigheten tekniskt ökad sökbarhet? Ges digitala material beständiga identifierare (PID) 20? Tillgängliggörs material som länkad öppen data (LOD) 21? 18 Med utvecklingsinsatser avses här formaliserade initiativ för att börja göra saker på nya sätt, t ex genom att ta fram nya rutiner eller utarbeta styrande policydokument för viss verksamhet. 19 Med märkning/licensiering avses här en tydlig markering (helst på objektsnivå) av materialets upphovsrättsliga status. Använd pd (public domain) för fria material med utslocknad upphovsrätt, CC (creative commons) för material med vissa förbehåll respektive (copyright) för material med fullt ut hävdad upphovsrätt. 20 Med beständiga identifierare/pid (persistent identifiers) avses här unika kodsträngar kopplade till varje objekt/post. Sådana PID:ar är en förutsättning för att man sedan med fasta länkar/uri (uniform resource identifiers) ska kunna skapa referenser mellan olika objekt/poster i ett nätverk som t ex Internet.

10 (12) Genom K-samsök, som också stödjer museisektorn med länkade öppna data. Exempelvis Samla (digitala publikationer) har PID. 4.6. Hämtas/skördas/levereras data till någon aggregerande 22 publik tjänst? Ja, det mesta. (K-samsök, NAD via Visual Arkiv på nätet, Libris + Europeana om möjligt) 5. Bevarande Med bevarande avses här alla insatser som kan göras för att trygga information, data och metadata för framtiden. 5.1. Planeras insatser för att öka tempot i arbetet med bevarande under perioden fram till och med 2015? Vilka? Se fråga 5.2 5.2. Planeras utvecklingsinsatser 23 inom området bevarande under perioden fram till och med 2015? Vilka? Myndigheten avser arbeta med kravställning för upphandling av nytt dokument- och ärendehanteringssystem, arkivredovisningssystem och e- arkiv under 2015. 21 Med länkad öppen data/lod (linked open data) avses här resurser som är fritt tillgängliga på nätet i maskinläsbara, icke-proprietära format och i enlighet med datamodellen RDF (resource description framework) som möjliggör meningsbärande länkar och därmed den framväxande semantiska webben. 22 Med aggregerande tjänst avses här en webbservice &/eller ett publikt gränssnitt som hämtar sitt innehåll från flera olika informationskällor, som t ex NAD, K-samsök eller Europeana. 23 Med utvecklingsinsatser avses här formaliserade initiativ för att börja göra saker på nya sätt, t ex genom att ta fram nya rutiner eller utarbeta styrande policydokument för viss verksamhet.

11 (12) SLA:er (Service-Level Agreement) ska tas fram för alla tjänster/system, och en plan ska tas fram för flytten av de tjänster/system som idag använder en egenutvecklad plattform som ska avvecklas. Nej. 5.3. Finns en strategi för materialets långsiktiga bevarande 24? 5.4. Finns en teknisk lösning för långsiktigt bevarande? Se fråga 5.2 5.5. Hur säkras löpande konvertering/migrering/emulering 25 till nya format och bärare? Inga dokumenterade rutiner finns för detta idag. Ansvaret för att konvertering/migrering/emulering görs ligger hos respektive systemägare. 5.6. Finns en policy för eventuell gallring av fysiska bärare efter digitalisering av innehållet? Fysiska bärare gallras inte efter digitalisering. 6. Vilka material prioriteras högst för digitaliseringsinsatser under perioden fram till och med 2015? Vilka material är lägst prioriterade för digitalisering? Varför? Prioriteringskriterier finns i myndighetens riktlinjer för digitalisering, men det finns ännu ingen plan för exakt vilka material som ska prioriteras 2014-2015. 24 Med långsiktigt bevarande avses här bevarandearbete med siktet inställt på nästkommande generationer. Tekniskt sett innebär det en horisont på ca fem (5) år eftersom medellivslängden för digitala system (hårdvara och mjukvara) beräknas till mellan tre och sju år. 25 Med konvertering/migrering/emulering avses här rutiner för att löpande säkra överföring av data till nya format, program och tekniska plattformar i takt med att de befintliga blir omoderna, föråldrade eller oläsbara.

12 (12) Material som det är svårt att klarlägga upphovsrätten för kommer i allmänhet att nedprioriteras. 7. Hur arbetar myndigheten/institutionen för att på andra sätt, med digitala verktyg, tillgängliggöra den övriga verksamheten t ex konserveringsarbete, utställningar, pedagogiska program etc för publik och användare? Riksantikvarieämbetet är aktivt på sociala medier samt webben i stort, både på andras plattformar (t ex publicering av video på YouTube) och egna (t ex Kulturvårdsforum). Under 2014 kommer en webbstrategi att tas fram för att göra arbetet så effektivt som möjligt.