www.pwc.se Revisionsrapport Kerstin Sikander Cert. kommunal revisor Carl-Magnus Stenson Cert. kommunal revisor Hemvårdsnämnden Granskning av verksamhetsberättelse Halmstads kommun
Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 1 2. Inledning... 2 2.1. Bakgrund... 2 2.2. Metod... 2 3. Granskningsresultat... 3 3.1. Verksamhets- och målredovisning... 3 3.2. Driftredovisning... 4 3.3. Investeringsredovisning... 6 3.4. Prognoser... 6 3.5. Intern kontroll... 6 Halmstads kommun
1. Sammanfattning har på uppdrag av revisorerna i Halmstads kommun granskat Hemvårdsnämndens verksamhetsberättelse för 2012. Förutom en obligatorisk granskning av kommunens årsredovisning har revisorerna beslutat att även mer specifikt granska några utvalda nämnders redovisningar. För 2012 har således bl.a. Hemvårdsnämnden valts ut. Efter genomförd granskning gör vi följande bedömningar: I jämförelse med 2011 är det vår bedömning att det skett en utveckling när det gäller målvärden. Vi anser dock att verksamhetsberättelsen saknar en redogörelse för vilka åtgärder nämnden avser att vidta med anledning av bristande måluppfyllelse. Vi har noterat att nämnden i ett antal fall beskriver målområdet som uppfyllt eller delvis uppfyllt. Utifrån fastställda målvärden gör vi inte alltid samma bedömning. Förklaringen är att nämnden i sin bedömning väger in genomförda och pågående aktiviteter samt jämförelser med andra kommuner. Enligt vår mening riskerar detta vilseleda redovisningen utifrån tänkta målvärden. Vi rekommenderar att nämnden redan vid fastställande av mål fastställer hur måluppfyllelsen ska bedömas. Verksamhetsberättelsen lämnar i huvudsak ändamålsenliga kommentarer och analyser till årets resultat både jämfört med budget och 2011 års utfall. Kommentarer lämnas till resultatet inom samtliga enheter. Vi bedömmer att det finns förbättringsmöjligheter med att tydligare relatera ekonomi och verksamhetsrelaterad statistik och utifrån detta analysera verksamhetens resultat. Vi anser att nämnden behöver formulerar åtgärdsplaner vid bristande resultat avseende intern kontroll. Vidare rekommenderar vi att rapporteringen av om respektive kontrollmoment är uppfylld eller inte bör tydliggöras. Halmstads kommun 1 av 8
2. Inledning har på uppdrag av Halmstads kommuns revisorer granskat Hemvårdsnämndens verksamhetsberättelse för 2012. Förutom en obligatorisk granskning av kommunens årsredovisning har revisorerna beslutat att även mer specifikt granska några utvalda nämnders redovisningar. För 2012 har således bl.a. Hemvårdsnämnden valts ut. 2.1. Bakgrund I den kommunala redovisningslagen (KRL) regleras externredovisningen för kommuner och landsting. I lagen finns bestämmelser om årsredovisningen. Vidare regleras den kommunala redovisningen av uttalanden från Rådet för kommunal redovisning (RKR) och i tillämpliga delar av Redovisningsrådet och Bokföringsnämndens normering. Revisorerna har bl.a. till uppgift att pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen som görs inom nämnden är tillräcklig. Revisorerna har bl. a. till uppgift att pröva om räkenskaperna är rättvisande. Inom ramen för denna uppgift bedöms om årsredovisningen är upprättad i enlighet med lag om kommunal redovisning (kap 3 8). Vidare ska revisorerna enligt kommunalagen (9:9a) bedöma om resultatet enligt årsredovisningen är förenligt med de mål fullmäktige beslutat om. Kommunen kan även ha egna riktlinjer för Årsredovisningens upprättande som ska följas. Formellt är Kommunstyrelsen revisionsobjekt som enligt kommunallagen är ansvarig för årsredovisningens upprättande. Till sin grund för bedömningen har revisorerna beslutat att även mer specifikt granska några utvalda nämnders redovisningar. Nämndernas redovisning, skall enligt kommunallagen utformas på det sätt som fullmäktige bestämmer. För 2012 har således Hemvårdsnämnden valts ut. Granskningen avseende nämnden sker avseende verksamhetens ekonomiska utfall, nämndens verksamhetsmål och intern kontroll. 2.2. Metod Vi har tagit del av Hemvårdsnämndens verksamhetsplan 2012-2014 och verksamhetsberättelse 2012, liksom Planeringsdirektiv med budget 2012-2014 för Halmstads kommun, delårsrapport, övriga ekonomirapporter samt stadskontorets bokslutsanvisningar. Granskningen har företrädesvis koncentrerats på nämndens verksamhetsberättelse och ekonomisk uppföljning under året. Vi har även tagit del av redovisning av intern kontroll. Intervju har skett med förvaltningens utvecklingschef och ekonomiansvarig. Halmstads kommun 2 av 8
3. Granskningsresultat 3.1. Verksamhets- och målredovisning Av KL 3:15 framgår att nämnderna ska redovisa till fullmäktige hur de fullgjort sina uppdrag, samt att fullmäktige beslutar om omfattningen av redovisningen och formerna för den. I stadskontorets bokslutsanvisningar anges att det i verksamhetsredovisningen skall finnas en beskrivande del som tar upp viktiga händelser och nyckeltal för verksamheterna. Redovisningen utgår från respektive målområde. Vidare skall viktiga händelser beskrivas med utgångspunkt från relevant målområde. Nämnden ska göra en bedömning av om målet/målen uppnåtts eller inte. Vidare ska en redovisning ske varför målet uppnåtts/inte uppnåtts samt beskriv vilka resultat och övrig information som stödjer bedömningen. Nämnden ska beskriva genomförda åtgärder under året, om tidigare uppföljningar pekat på att målet inte kommer att nås. I nämndens verksamhetsberättelse redovisas de verksamhetsmål som nämnden formulerat utifrån fullmäktiges övergripande och konkretiserade mål. I verksamhetsplan 2012-2014 har hemvårdsnämnden formulerat verksamhetsmål inom följande tre av fullmäktiges nio målområden: Miljö och energi Omsorg och stöd Trygghet, säkerhet och folkhälsa Kopplat till ett konkretiserat mål eller direkt till fullmäktiges övergripande mål anger nämnden egna verksamhetsmål, aktiviteter och eventuellt nyckeltal samt målvärde för detta. Av de 9 verksamhetsmål som har redovisats bedöms 5 mål vara uppfyllda och 4 mål delvis uppfyllda. Vidare har nämnden beslutat om ytterligare mål som redovisas som Nämndens mål, totalt tre mål. Ett bedöms som uppfyllt, ett bedöms som delvis uppfyllt och ett bedöms som ej uppfyllt. Vissa mål har bedömts som uppfyllda även om inte nämndens målvärden har uppnåtts. Till grund för bedömningen har då jämförelser med andra kommuner vägts in. Uppfyllda mål: Verksamheten ska utvecklas på ett för människor och miljön långsiktigt hållbart sätt. Förvaltningen ska verka för att medarbetarnas miljömedvetenhet ska öka. Den upplevda kvaliteten avseende social samvaro i vardagen för alla kunder ska öka Att sätta guldkant på matupplevelsen för våra kunder utöver det som erbjuds idag genom att en gång i månaden servera något extra festligt utifrån årstider eller andra teman Halmstads kommun 3 av 8
Anhöriga ska känna trygghet med det stöd som kommunen erbjuder till den anhörige och till den närstående som de vårdar Den mat som serveras i den verksamhet som kommunen ansvarar för och även vid upphandling ska så långt som möjligt lagas från grunden. Användningen av lokala råvaror ska främjas. Ökad satsning på gott bemötande i vård och omsorgssituationer Delvis uppfyllda mål: Den upplevda kvaliteten avseende kundnöjdheten för alla kunder ska öka Äldreboende och servicelägenheter för äldre i hela kommunen ska vara ändamålsenliga och bostadsstandarden ska öka Arbeta för att öka antalet frivilliga insatser Använda ekologiskt producerade livsmedel Anställa medarbetare med rätt kompetens utifrån verksamhetens behov Ej uppfyllda mål: Utveckla hälsofrämjande ledar- och medarbetarskap Bedömning och iakttagelser Vi har gjort en avstämning att samtliga verksamhetsmål i verksamhetsplanen finns medtagna i redovisningen. Avstämning har även gjorts gentemot kommunens planeringsdirektiv med budget 2012-2014. I jämförelse med 2011 är det vår bedömning att det skett en utveckling när det gäller målvärden. I verksamhetsberättelsen saknas en redogörelse för vilka åtgärder nämnden avser att vidta med anledning av att bristande måluppfyllelse. Vi har noterat att nämnden i ett antal fall beskriver målområdet som uppfyllt eller delvis uppfyllt. Utifrån fastställda målvärden gör vi inte alltid samma bedömning. Vi anser inte att nämndens mål avseende arbeta för att öka antalet frivilliga insatser bedöms som delvis uppnått med anledning av att antalet frivilliga minskat, så även antalet aktiviteter. Vidare anser vi inte att målet anhöriga ska känna trygghet med det stöd som kommunen erbjuder till den anhörige och till den närstående som de vårdar som uppnått. Detta genom att resultatet understiger fastställt målvärde. Förklaringen är att nämnden i sin bedömning väger in genomförda och pågående aktiviteter samt jämförelser med andra kommuner. Enligt vår mening riskerar detta vilseleda redovisningen utifrån tänkt målvärden. Vi rekommenderar att nämnden redan vid fastställande av mål fastställer hur måluppfyllelsen ska bedömas. 3.2. Driftredovisning Hemvårdsnämnden redovisar en positiv avvikelse mot budget på 9,7 mnkr (fg. år 0 mnkr). Nämnden har begärt att resultatbalansera 5,1 mnkr med motiveringen avseende vakanshållning av tjänster och aktivt arbete för att sänka kostnader för tekniska hjälpmedel. Halmstads kommun 4 av 8
Nedan följer en närmare redovisning av nämndens verksamheter, belopp i mnkr: Verksamhet Bokslut Budget Utfall Avvikelse Mnkr netto 2011 2012 2012 2012 Särskilt boende 334,5 31 4,1 31 2,1 2,0 Hem tjänst 305,4 304,9 306,6-1,8 Hem sjukv ård och förby ggande 1 22,6 1 22,1 1 1 3,5 8,6 My ndighetsenheten 1 5,4 1 3,0 1 4,0-1,0 Bemanning 3,4 - - - Förv altningsöv ergripande 1 52,8 1 82,3 1 80,4 1,9 Summa 934,1 936,4 926,6 9,7 Särskilt boende Budgetavvikelse avseende personalkostnaderna uppgår till 2,3 mnkr. Personalkostnaderna är drygt 16 mnkr lägre än 2011, vilket bedöms bero på att Patrikshill och Andersberg övergått i privat regi. Verksamheten beskriver att man arbetat aktivt med effektiv schemaläggning. Totalt finns ca 856 platser varav 75 % bedrivs i kommunal regi. Hemtjänsten Intäkterna redovisar ett överskott på ca 8,9 mnkr, varav hemtjänstavgifterna bidrar med ca 2,6 mnkr beroende på att hemtjänsttimmarna ökat. Avvikelsen avseende såld vård uppgår till ca 5,2 mnkr, vilket är i nivå med förra året. Personalkostnaderna redovisar en negativ budgetavvikelse på 9,5 mnkr. Budgeten för hemtjänsten är beräknad på ca 950 000 timmar inklusive privata utförare. Antalet hemtjänsttimmar har för 2012 totalt ökat med 8 %. Hemsjukvård och förebyggande verksamhet Budgetavvikelserna förklaras i huvudsak av att lönekostnaderna redovisar +2,8 mnkr. Övriga kostnader redovisar en positiv budgetavvikelse på 4,7 mnkr och är 5,7 mnkr lägre, jämfört med 2011. Orsakerna beror i huvudsak på att kostnaderna för tekniska hjälpmedel minskat med anledning av att förvaltningen sett över rehabenhetens beställningar under 2011 och 2012. Vid årsskiftet 2011-12 tog Socialförvaltningen över rehabiliteringsansvaret för kunder med personlig assistans. I och med detta tog de även över hjälpmedelskostnaderna för denna kundgrupp. Även kostnaden för inkontinensartiklar redovisar ett överskott med 0,9 mnkr. Intäkterna har ökat och överstiger budget med 1,1 mnkr och förklaras av mer såld vård till Region Halland och större omsättning på Alla hjärtans hus. Myndighetsenheten Enheten redovisar en budgetavvikelse på 1 mnkr, vilket i förhållande till omsättningen uppgår till ca 7 %. Budgetavvikelserna beror i huvudsak på nyttjandet av hemvårdsbidrag, kostnader för utskrivningsklara brukare samt kostnader för köp av utomkommunala platser. Halmstads kommun 5 av 8
Förvaltningsövergripande Nettoresultatet för de förvaltningsövergripande verksamheterna visar på ett överskott på 1,9 mnkr. Intäkterna överstiger budget med 13,9 mnkr och avser främst statsbidrag samt återvunnen moms för köpt verksamhet. Tillgodoräkning av återvunnen moms är nytt från 2012 och därmed den största förklaringen till varför intäkterna under 2012 är större än för 2011. Övriga kostnader redovisar ett underskott motsvarande 9,7 mnkr vilket förklaras av att LOV-företagens timmar i hemtjänsten har ökat samt högre vårdtyngd vid Nissastrands äldreboende. Bedömning och iakttagelser Verksamhetsberättelsen lämnar i huvudsak ändamålsenliga kommentarer och analyser till årets resultat både jämfört med budget och 2011 års utfall. Kommentarer lämnas till resultatet inom samtliga enheter. Vi bedömer att det finns förbättringsmöjligheter med att tydligare relatera ekonomi och verksamhetsrelaterad statistik och utifrån detta analysera verksamhetens resultat. 3.3. Investeringsredovisning Hemvårdsnämndens investeringsbudget för 2012 uppgick till 4,1 mnkr. Av dess medel har 3,5 mnkr förbrukats. Orsak till att resterande 0,6 mnkr inte använts beror i huvudsak på att avsatta medel (0,5 mnkr) för inventarier vid ombyggnation av Kvarnlyckan som inte påbörjats. Bedömning och iakttagelser Vi kan konstatera att avvikelsen på årets planerade investeringar förklaras av att investeringsprojekt dragit ut på tiden. Vi bedömer att investeringsredovisningen i all väsentlighet ger en rättvisande bild av hur utfallet förhåller sig till fullmäktiges budget. 3.4. Prognoser Vi har tagit del av de ekonomiska prognoser som redovisats till Kommunstyrelsen. Prognoserna har under året varierat mellan 1,2-2,8 mnkr, d.v.s. en väsentlig avvikelse jämfört med utfallet på 9,7 mnkr. I månadsrapporten för november prognostiserades ett överskott på 2,8 mnkr. Den stora skillnaden i avlämnad prognos och slutligt resultat förklaras med alltför stor försiktighet i prognoserna samt att nämnden erhöll högre kompensation för OB och timlöner än beräknat. Bedömning och iakttagelser Vår bedömning är att nämnden varit alltför försiktig i sina prognoser. 3.5. Intern kontroll I verksamhetsberättelsen redovisas nämndens internkontrollplan för 2012. Planen innehåller sex olika processer med tillhörande kontrollmoment. Kontrollmomenten omfattar bl. a källsortering, uppföljning av genomförandeplaner, privata medel, bensinkortsanvändning, uppföljning av Senior Alert samt egenkontroll avseende livsmedel. I planen redovisas även kontrollansvarig, frekvens, metod, riskbedömning och till vem rapportering ska ske. Samtliga kontrollmoment uppges Halmstads kommun 6 av 8
vara genomförda, dock kan man inte på ett tydligt sätt utläsa om kontrollmomenten är uppfyllda eller inte. Bedömning och iakttagelser Två kontrollmoment redovisas inte som uppfyllda, uppföljning av genomförandeplaner och uppföljning av Senior Alert. Vidare bedömer vi att nämnden behöver formulerar åtgärdsplaner vid bristande resultat. Vi rekommenderar att rapporteringen av om respektive kontrollmoment är uppfylld eller inte bör tydliggöras. Ifall metodval stickprov används bör antal stickprov redovisas och i förhållande till den totala volymen samt vilket tidsintervall som granskats. Halmstads kommun 7 av 8
2013-03-26 Carl-Magnus Stensson Projektledare Christel Eriksson Uppdragsledare Halmstads kommun 8 av 8