Revisionsrapport av socialnämnden

REVISIONSRAPPORT 1(10) KR-2013/ 0017 Handläggare, titel, telefon Caroline Nyman, stadsrevisor 011-15 17 99 Revisionsrapport av socialnämnden Innehållsförteckning 1. Inledning... 2 2. Nämndens ansvarsområde... 3 3. Resultat och bedömning av dokumentstudier och intervjuer... 3 4. Avslutande bedömning... 9 Bilaga 1 Definitioner Postadress Besöksadress Telefon Telefax E-post Norrköpings kommun Dalsgatan 14 011-15 17 99 011-15 70 90 revisionskontoret@norrkoping.se Internet Dalsgatan 14 www.norrkoping.se/revision 602 32 Norrköping

2(10) 1. Inledning Kommunens revisorer ska enligt revisionsreglementet i Norrköpings kommun årligen granska alla revisionsansvariga i nämnder, styrelser och utskott. Granskningen ska genomföras enligt god revisionssed i kommunal verksamhet och i enlighet med kommunallagen. Denna granskning är en översiktlig granskning av nämnden. 1.1. Revisionsfrågor Denna basgranskning ska besvara följande revisionsfrågor: Är nämndens ledning, styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten ändamålsenlig och tillräcklig? Är nämndens ledning, styrning, uppföljning och kontroll av ekonomin tillräcklig? Har nämnden en god intern kontroll? 1.2. Metod och avgränsning Socialnämnden är granskad på ett övergripande sätt vilket innebär att vi utifrån ett särskilt program granskat vissa styrande processer för nämnden. Det innebär att vi i första hand har granskat om nämnden har system och rutiner för en fungerande styrning av verksamheten, tillämpningen har inte granskats. Den metod granskningen bygger på är granskning av styrande dokument, stickprov och intervjuer. Samtliga tjänstemän intervjuas inte utan ett urval har gjorts för att verifiera vårt granskningsresultat. Eftersom nämnden bedömts som riskfylld (röd) har vi intervjuat socialchef, ekonomichef, programansvarig, chefer på myndighet och utförare (4 st) samt internkontrollrepresentanter. 1.3. Kvalitetssäkring Denna rapport är sakgranskad av förvaltningen, vilket innebär att de fakta som rapporten hänvisar till är kvalitetssäkrade av de som granskats. Slutsatserna och revisionsbedömningarna ansvarar revisionskontoret för. Rapporten är även kvalitetssäkrad av Bahjat Mourad. 1.4. Revisionskriterier De bedömningsgrunder som bildar underlag för revisionens analyser, slutsatser och bedömningar bygger på gällande lagstiftning och kommunfullmäktiges beslut om uppdrag till nämnden.

3(10) Granskningen utgår ifrån följande revisionskriterier: Kommunallag Förvaltningslagen Lagstiftning inom nämndens ansvarsområde Styrmodellen för Norrköpings kommun (politiska riktlinjer samt riktlinjer för tjänstemän) Fullmäktiges mål (budget 2013) Riktlinjer för inventarieregistrering i Multitrace. Reglemente för ekonomisk förvaltning och intern kontroll avseende Norrköpings kommuns nämnder och förvaltningar Attestreglemente för Norrköpings kommuns nämnder och förvaltningar Socialnämndens reglemente 2. Nämndens ansvarsområde Socialnämnden svarar för individ och familjeomsorg i kommunen. Det innebär att nämnden ansvarar för social barn- och ungdomsvård, vuxenvård och missbruksvård. Socialkontoret handlägger arbetet med utredningar, bedömningar och underlag för nämndens beslut samt verkställer beslut och gör uppföljningar. 3. Resultat och bedömning av dokumentstudier och intervjuer 3.1. Styrning och ledning av verksamhet Nämndens har under året startat en process med att förändra förvaltningens organisation. Ett myndighetskontor och en utförarverksamhet för barn/ungdomar samt en vuxenverksamhet har skapats. Det innebär att myndighetsbeslut skiljs från utförarverksamheten. Vinsterna som identifierats med organisationen är att uppdragen ska bli tydligare, att bedömningarna ska bli mer enhetliga, att kontrollen av behov och utbud ska förbättras, att sårbarheten ska minska. Ledningen för förvaltningen blir en förvaltningschef, 2

4(10) verksamhetschefer, en programansvarig, en ekonomichef och 12 enhetschefer. En verksamhetscontroller har anställts i syfte att möjliggöra en förbättrad och effektiviserad redovisning. Det har även inrättats 10 tjänster som 1:a socialsekreterare i syfte att handleda handläggargrupper och skapa enhetlighet i bedömningarna samt ge överblick. Nämnden har fastställt en uppdragsplan under december 2012 i enlighet med kommunens styrmodell. Uppdragsplanen innehåller sex mål som till sin karaktär är formulerade som påståenden. Samtliga mål är möjliga att mäta och följa upp. I uppdragsplanen finns även ett uppdrag från kommunstyrelsen som är riktat till socialförvaltningen. Nämnden har i uppdragsplanen även identifierat att arbetet med barn och unga ska prioriteras i syfte att anpassa ambitionsnivån till budgetramen. Uppdragsplanen har utarbetats i nämnden och är på det sättet både politiskt utarbetad och förankrad. Uppdragsplanen har brutits ned till verksamhetsplaner i de olika verksamheterna. Under året har stor kraft lagts på omorganisationen och uppföljningarna av verksamhetsplanerna har inte skett i den omfattning de skulle gjorts enligt de intervjuade. Verksamhetsplanerna är framtagna i maj respektive juni. De innehåller en koppling till uppdragsplanens mål. Uppföljning av uppdragsplan är formulerad i uppdragsplanen och sker genom internkontroller, fokusområden, brukarenkäter, brukardialoger och tillsyn. Dessutom kopplas uppföljningen av uppdragsplanen till den årliga kvalitetsredovisningen. Nämnden arbetar med nyckeltal i sin uppföljning. Ett av de viktigare nycketalen är vårddygn för HVB, SIS placeringar och familjehemsplaceringar som följs upp varje månad till nämnd. Genom att anställa en verksamhetscontroller har nämnden för avsikt att arbeta mer med att ta fram nyckeltal och att följa upp verksamheten. Enligt de intervjuade journalförs klagomål från brukare. Samtliga klagomål tas om hand direkt genom kontakt med brukaren och eller särskild klagomålsdokumentation. Då antalet klagomål är högt journalförs inte samtliga klagomål. De klagomål som är mer generella och kan vara av intresse för andra enheter förs fram vid gemensamma möten. Revisionsbedömning Den omorganisation som påbörjats har ännu inte kommit på plats och det är därför svårt att avgöra effekter och konsekvenser av den. Revisorerna kommer därför att följa utvecklingen med intresse. Nämndens uppdragsplan har för 2013 blivit mer tydlig och nämnden har på ett tydligare sätt anpassat sin ambitionsnivå till den ekonomiska verkligheten än vad fallet var 2012.

5(10) Nämndens arbete med nyckeltal och den nyinrättade tjänsten av en verksamhetscontroller ger förutsättningar för en bättre uppföljning av verksamheten. Det saknas prognosverktyg som är tillräckliga för nämndens verksamhet och därför är det väsentligt att ett sådant arbete startar. Den sammanfattande bedömning är att nämndens styrning och ledning i huvudsak är tillräcklig (grön). Det är av vikt att nämnden fortsätter att följa verksamheten, med hjälp av fler relevanta nyckeltal som kan bidra till kvalitetssäkrade prognoser. 3.2. Styrning och ledning av ekonomi Socialnämnden har en total budget på 390 700 tkr för 2013 års verksamhet. Nämnden har även fått en tilläggsbudget på 15 000tkr av fullmäktige. Prognosen för nämnden är ett underskott även för 2013 och det prognostiserade underskottet är beräknat till 10 000tkr. Nämnden har tagit olika beslut i riktning mot en ekonomi i balans. Den omfattande omorganisationen är genomförd med avsikten att på sikt nå en budget i balans. Andra beslut nämnden tagit i avsikt att hejda underskott är att inrätta en politisk ekonomigrupp som ska ha skärpt kontroll av ekonomin, nämnden har även infört anställningsstopp, lokalerna ska minska enligt beslut och all köpt vård godkännas av närmaste chef. Det är även uttalat att rekrytering av nya familjehem ska öka och att andelen köpt vård ska minska. Budgetprocessen för kommunen startar i princip när verksamhetsåret börjar. Från intervjuerna framgår det att prognostiseringsverktyget inte räcker till för att beräkna de osäkerhetsfaktorer som är nämndens verklighet. Det är svårt att prognostisera behov av HVB hem, SIS hem och utvecklingen av missbrukare i behov av omhändertagande. De nya tjänsterna som 1:a socialsekreterare behöver samordnas med cheferna så att bedömningarna inte divergerar utan att kravet på att hålla ner kostnaderna kan hållas. Den nya organisationen med insatssamordningen är därför viktig för att kunna styra mot nämndens intentioner för verksamheten. Nämnden får ekonomiska uppföljningar en gång i månaden och från protokollen framgår det att beslut tas av nämnd när behov finns. Under året har nämnden även haft stort fokus på att uppnå en ekonomi i balans och att anpassa sin ambitionsnivå till den ekonomiska verkligheten, enligt intervjuer.

6(10) 3.2.1 Inventarier Kommunstyrelsens kontor är systemägare för inventarieregistrering i det gemensamma systemet Multitrace. I de riktlinjer som tagits fram beskrivs att alla inventarier som bedöms vara stöldbegärliga samt att de har ett värde över 2000 kr ska registreras. Grundregistrering och märkning görs av IT-enheten. Därefter ska varje kontor utse en ansvarig person som efter utbildning ges behörighet att uppdatera systemet. De intervjuade uppger att för 2 år sedan märktes alla inventarier och lades upp i det kommungemensamma systemet Multitrace. Idag finns ingen avdelad person för att hålla systemet uppdaterat och inte någon av de intervjuade känner till att systemet uppdaterats. Flera lokaler har sagts upp och kontor har flyttat samman, men inventarieregistreringen har inte uppdaterats. Samtliga intervjuade känner till att kommunen har ett möbelförråd där överblivna möbler lämnas och kan hämtas. Revisionsbedömning Nämnden har skärpt sin styrning under 2013 och det är tydligare i protokoll att nämnden tar beslut i en riktning att anpassa verksamheten till det ekonomiska utrymmet. Då nämnden gick in i året med ett kraftigt underskott och dessutom initierat en omorganisation under året är det osannolikt att nämnden skulle nå balans detta år. Det är en brist att det saknas en utveckling av prognosverktyg och nyckeltal. Det är positivt att nämnden avser att åtgärda detta bl a annat ska det ingå i controllerns arbete. Det är även väsentligt att nämnden följer utvecklingen av köpt vård med avseende på bedömningar som sker av 1:a socialsekreterare. Det är viktigt att dessa är eniga med budgetansvariga chefer så att bedömningarna är i linje med nämndens krav på verksamheten. Det är en brist att nämnden saknar en rutin för registrering av inventarierna och detta behöver åtgärdas. Den sammanfattande bedömningen av nämndens ledning och styrning av ekonomin är att den är godkänd med vissa brister (gul). Nämnden behöver arbeta med bättre prognosverktyg och nyckeltal. Arbetat med att noga följa ekonomin och att anpassa ambitionsnivån till ekonomin är fortsatt väsentlig.

7(10) 3.3. Intern kontroll 3.3.1 System för intern kontroll Nämnden fastställde sin internkontrollplan vid sitt sammanträde i februari 2013. Sammalagt är nio rutiner identifierade som riskfyllda och är därmed väsentliga att kontrollera. Uppföljning sker två gånger per år till nämnden, vid sammanträdet i februari följdes internkontrollen för 2012 upp. Nämnden har utsett två internkontrollrepresentanter. Det är förvaltningens tjänstemän som tar fram ett utkast till internkontrollplan. Internkontrollrepresentanterna har följt upp vissa delar i verksamheten och den ekonomiska hanteringen. Förvaltningen har upprättat en risk och väsentlighetsanalys som ett dokument. Alla risker som identifierats tas inte in i internkontrollplanen. De intervjuade uppger att internkontrollplanen är olika känd av medarbetarna och några tycker att den är ett dokument som upprättas men inte används. Nämndens delegationsordning ändrades 2013-04-24 och beloppsgränser för vårdkostnader, driftskostnader och investeringskostnader fastställdes. 3.3.2 Attestgranskning Socialkontoret har en uppdaterad förteckning med attestbehörigheter som också hålls aktuell. Nämnden har även ett tillägg till attestreglementet. Detta fastställdes 2007-01-01 och rör vårdfakturor och utlägg, reseräkningar, friskvårdsersättning, lönelistor, utbetalningar, bokföringsorder och kundfakturor. Stickprov Revisionen har granskat ett urval fakturor (reseräkningar, utlägg, mobilräkningar, representation samt inköp av konsulttjänster) från januari till augusti 2013 för att avgöra om attestrutinen fungerar. I princip samtliga granskade fakturor innehöll två attester. De avvikelser som framkom fanns främst inom reseräkningar, telefon och representation. Vad gäller reseräkningarna var 7 (av 15 granskade) beslutsattesterade av underställd personal och detsamma gäller en telefonfaktura (av 10 granskade). För reseräkningar och representation saknas i vissa fall syfte och för representation saknas därutöver deltagarförteckning vid några tillfällen.

8(10) Revisionsbedömning Internkontrollen uppfattas inte som ett relevant hjälpmedel att styra och följa upp verksamheten med. Den riskbedömning som görs är att betrakta som en inventering av risker och någon väsentlighetsbedömning är inte gjord. I risk- och väsentlighetsdokumentet saknas en tydlig koppling till verksamhetens väsentliga processer, det är ur dessa som internkontrollplanen ska komma. Detta betyder att internkontrollplanen riskerar att innehålla rutiner som inte är väsentliga eller att väsentliga processer innehåller rutiner som inte omfattas av internkontrollplanen. Nämnden rekommenderas att genomföra en beskrivning av sina väsentliga processer och genomföra en risk- och väsentlighetsbedömning av dessa för att på så sätt få ett relevant dokument i internkontrollplanen. Det är väsentligt att verksamheterna uppfattar internkontrollplanen som en del i att följa upp styrningen och som ett nödvändigt dokument för att nå målen. Stickprovet av attestbehörigheter visar att det finns rutiner och att de flesta attester sker i enlighet med dessa. Avvikelser framkom inom reseräkningar, telefoner och inom representation. Det är av vikt att samtliga chefer ser till att räkningar beslutsattesteras rätt så det inte uppstår egenattester eller attester på fel nivå, vilket är oacceptabelt. Vidare är det viktigt att rutinerna för representation skärps så att syfte och deltagarförteckning alltid bifogas fakturan. För reseräkningar behöver också rutinen skärpas så att syfte med resan framgår. Sammanfattningsvis är bedömningen att nämndens interna kontroll är godkänd med vissa brister (gul). Nämnden behöver göra en risk- och väsentlighetsanalys, den som är gjord saknar väsentlighetsbedömning. I detta arbete behöver även en beskrivning av de väsentliga processerna (rutinerna) i verksamheten göras. Rutinerna för attest behöver uppdateras. 3.4. Verksamhetsspecifika processer Flera av de intervjuade nämner samverkan som en väldigt viktig del i nämndens arbete för att rehabilitera och förebygga missbruk och sociala problem. För många samverkanspartners fungerar detta arbete utan problem. Fler av de intervjuade nämnder samverkan med landstinget som ett bekymmer. Det finns rutiner på intranätet som säkerställer att förvaltningens tjänstemän följer regelverk inom området. Dessa uppdateras regelbundet av tjänstemän på stab.

9(10) Revisionsbedömning Det är positivt att nämnden arbetar med att förbättra samverkan mellan olika aktörer. Revisionen konstanterar att detta arbete behöver fortsätta och att det finns en utmaning i samverkan med andra. 4. Avslutande bedömning Den avslutande bedömningen av nämndens verksamhet presenteras utifrån revisionsfrågorna nedan. Är nämndens ledning, styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten ändamålsenlig och tillräcklig? Den sammantagna bedömningen av nämnden är att styrning, ledning, uppföljning och kontroll av verksamheten i huvudsak är ändamålsenlig och tillräcklig. GRÖN Det är av vikt att nämnden fortsätter att följa verksamheten, med hjälp av fler relevanta nyckeltal som kan bidra till kvalitetssäkrade prognoser. Är nämndens ledning, styrning, uppföljning och kontroll av ekonomin tillräcklig? Den sammantagna bedömningen är att nämndens ledning, styrning, uppföljning och kontroll av ekonomin inte är helt tillräcklig. GUL Nämnden behöver arbeta med bättre prognosverktyg och nyckeltal. Arbetet med att noga följa ekonomin och att anpassa ambitionsnivån till ekonomin är fortsatt väsentlig.