Riktlinjer för systematiskt kvalitetsarbete Grundskoleförvaltningen Dokumentnamn Riktlinjer för systematiskt kvalitetsarbete Typ av dokument Riktlinje Organisation Grundskoleförvaltningen Dokumentägare Förvaltningsdirektören Diarienr GrF-2015-10472 Beslutsdatum 2015-08-25 Revisionsdatum 2015-09-23 Bör uppdateras före 2016-06-01 Gäller till Tillsvidare Utgångspunkt/underlag Inrättande av stadsområdesnämnder och nämnder för Malmö stads skolväsende samt införande av förändrat nämndsansvar för LSS-verksamhet m.m. (Dnr 217/2013) Målstyrning i Malmö stad En handbok Styr- och ledningsmodell (GrF-2013-3793)
Innehållsförteckning Riktlinjer för systematiskt kvalitetsarbete... 1 Inledning... 3 Nationell och kommunal styrning... 3 Styr- och ledningsmodell... 4 Systematiskt kvalitetsarbete... 5 Följa upp... 6 Skola... 7 Huvudman... 7 Analysera... 7 Skola... 7 Huvudman... 8 Planera... 9 Skola... 9 Huvudman... 9 Genomföra... 9 Skola... 9 Huvudman... 9 Varje elevs bästa skola... 10 Begreppsdefinition... 10 IT-verktyg... 11 Bilaga... 11 2 Grundskoleförvaltningen Riktlinjer för systematiskt kvalitetsarbete
Inledning Styrning inom skolan är komplex. Den sker på olika nivåer på varje enskild skolenhet och på huvudmanna-/förvaltningsnivå. Samtidigt är den övergripande styrningen av skolan av dubbel natur, den sker dels genom den nationella statliga styrningen, dels genom huvudmannens i detta fall kommunens styrning. Både staten och huvudmannen har ett övergripande ansvar för att det finns välfungerande skolor som når de nationella målen. För att klargöra hur styrning och ledning inom grundskolenämnden/grundskoleförvaltningen sker har grundskolenämnden antagit en styr- och ledningsmodell 1. Modellen tydliggör kopplingen och sambandet mellan varje enskild skolenhet och huvudman/förvaltningsnivå. Den integrerar också den nationella och kommunala styrningen genom att koppla samman och tydliggöra relationen mellan dessa båda. Grundskoleförvaltningen integrerar den nationella och kommunala styrningen. Styrningen av verksamhetsledare inom skolan är av dubbel natur rektor styrs dels av nationella styrdokument, dels av den kommunala huvudmannen. Skollagen 2 ställer krav på att såväl huvudman som skolenhet ska bedriva ett systematiskt kvalitetsarbete, dvs systematiskt och kontinuerligt planera, följa upp och utveckla utbildningen. Dessa riktlinjer konkretiserar hur grundskoleförvaltningen bedriver sitt systematiska kvalitetsarbete, och ska fungera som ett stöd för berörda aktörer på såväl skol- som huvudmannanivå. Riktlinjerna är ett så kallat reglerande styrdokument 3, som beskriver hur medarbetare och ledare inom grundskoleförvaltningen arbetar med systematiskt kvalitetsarbete 4. Nationell och kommunal styrning Grundskolenämndens styrning och grundskoleförvaltningens ledning tar sin utgångspunkt i det upprag som staten gett i skollag och skolförordningar inklusive läroplaner samt i Malmö stads 1 Dnr GrF-2013-3793. Se översiktsbild på styr- och ledningsmodellen som bilaga sist i dokumentet. 2 Skollagen 4 kapitlet. 3 Se Riktlinjer för utformning av Malmö stads styrdokument. 4 För aktuell information se https://komin.malmo.se/forvaltningar/grundskoleforvaltningen/mal-och-styrning-igrundskoleforvaltningen/systematiskt-kvalitetsarbete.html 3 Grundskoleförvaltningen Riktlinjer för systematiskt kvalitetsarbete
styr- och ledningssystem 5. Kommunfullmäktige har beslutat om Reglemente för grundskolenämden 6 samt antar årligen en budget för Malmö stad. Reglementet och budgeten utgör kommunfullmäktiges övergripande styrning av grundskolenämnden. För att hantera att skolan är en nationellt styrd verksamhet i en kommunal organsation där staten formulerar uppdraget och sätter målen medan kommunen fördelar resurserna arbetar grundskoleförvaltningen efter två parallella styrmodeller. Styrmodellen Systematiskt kvalitetsarbete utgår från nationella styrdokument och används i grundskoleförvaltningen av huvudmannen och av skolorna. Styrmodellen Planering och uppföljning utgår från kommunala styrdokument och används i grundskoleförvaltningen av huvudmannen. Relationen mellan styrmodellerna visas i bilden nedan och kommer vidare att förklaras i dessa riktlinjer. Skolan är en nationellt styrd verksamhet med en kommunal eller fristående huvudman. För att förena den statliga och kommunala styrningen arbetar grundskoleförvaltningen efter två styrmodeller. (Gula rutor avser skolor, gröna avser huvudmannen.) Styr- och ledningsmodell Grundskoleförvaltningens övergripande uppdrag är att bedriva en likvärdig utbildningsverksamhet av hög kvalitet för alla Malmös barn och unga i åldern 6-15 år. Detta gäller samtliga verksamheter förskoleklass, grundskola, grundsärskola och fritidshem. För att säkerställa en likvärdig utbildning av hög kvalitet som möjliggör en hög måluppfyllelse för alla elever, har grundskolenämndens/grundskoleförvaltningens styr- och ledningsmodell utarbetats. Modellen systematiserar och strukturerar mål- och resultatuppföljning, analys och planering i relationen mellan olika nivåer i förvaltningen. Styr- och ledningsmodellens syfte är att: tydliggöra styr- och ledningsverktyg för grundskolenämnden/grundskoleförvaltningen och ge en röd tråd och ett gemensamt förhållningssätt. 5 Läs mer om Malmö stads styr- och ledningssystem på komin. https://komin.malmo.se/var-kommun/mal-- styrning.html 6 Kommunfullmäktige antog Reglemente för grundskolenämnden 2013-05-30, 91, och ändrade det 2015-04-29, 70. 4 Grundskoleförvaltningen Riktlinjer för systematiskt kvalitetsarbete
alla skolor ska kunna följa upp sin verksamhet, få underlag för jämförelse mellan år och lärande mellan varandra, underlag för analys, särskilda åtaganden och utvecklingsinsatser samt struktur för kvalitativa er. förvaltningen kontinuerligt ska kunna samla in, aggregera, sammanställa, tillhandahålla fakta och underlag och förvaltningsövergripande analysera, peka på brister, utvecklingsområden och goda exempel. huvudmannen nämnden och förvaltningsledningen ska få underlag för att följa verksamheten och styra och leda förvaltningen. uppfylla skollagens krav på systematiskt kvalitetsarbete. Styr- och ledningsmodellen ska dessutom: skapa en lärande organisationskultur där vi ständigt förbättrar. fördela resurser utifrån fakta om var de bäst behövs. tydliggöra ansvar och rutiner för systematiskt kvalitetsarbete på huvudmanna- och skolnivå. stödja medarbetare att se sin del i helheten och sambandet mellan arbetsinsats och resultat. skapa engagemang hos medarbetare att vara delaktiga i ett ständigt utvecklingsarbete. Modellen tydliggör rektors respektive huvudmannens ansvar. Utgångspunkten är att rektor ansvarar för sin skolas inre arbete, för sin verksamhets resultat och prestationer. Styr- och ledningsmodellen är avsedd att underlätta rektors arbete och skapa förutsättningar för att rektor erbjuds stöd efter behov. Systematiskt kvalitetsarbete Skolverkets Allmänna råd för systematiskt kvalitetsarbete 7 gäller samtliga skolformer och vänder sig till såväl huvudmän som rektorer. Arbetet ska bedrivas på varje juridisk skolenhet samt hos huvudmannen. Råden bör följas om inte verksamheten handlar på något annat sätt som gör att kraven i bestämmelserna uppfylls. Enligt de allmänna råden är syftet med kvalitetsarbetet att: de nationella målen för utbildningen ska uppfyllas skapa delaktighet och om måluppfyllelsen och om orsakerna till eventuella brister Grundskoleförvaltningen bedriver sitt systematiska kvalitetsarbete som en ständigt pågående process, där lärande kontinuerligt skapas och adderas till tidigare kunskap. Eftersom arbetet per defintition är en lärande process, utvecklas arbetet kontinuerligt. Processen delas in i fyra huvudsakliga moment: följa upp, analysera, planera och genomföra. Dessa beskrivs nedan på skolnivå respektive på huvudmannanivå. 7 Såväl Skolverkets allmänna råd Systematiskt kvalitetsarbete för skolväsendet som stödmaterialet Kvalitetsarbete i praktiken är ett stöd i detta arbete. 5 Grundskoleförvaltningen Riktlinjer för systematiskt kvalitetsarbete
Systematiskt kvalitetsarbete är en ständigt pågående process som inkluderar fyra huvudsakliga arbetsmoment. 8 Parallellt med att grundskoleförvaltningen arbetar löpande med systematisk kvalitetsarbete, följer förvaltningen också Malmö stads styr- och ledningssystem. Grundskoleförvaltningen kombinerar det statliga och kommunala uppdraget i processen för uppföljning och planering. På huvudmannanivå kan processen visas som på bilden nedan. Processbild över grundskoleförvaltningens årliga uppföljning och planering. Följa upp Enligt styr- och ledningsmodellen styr grundskolenämnden verksamheten genom uppföljning. Det innebär att förvaltningen systematiskt och kontinuerligt samlar in i huvudsak kvantitativ information (statistik, indikatorer, nyckeltal) i syfte att följa hur verksamheten utvecklas inom några på förhand bestämda områden grundskoleförvaltningens prioriterade uppföljningsområden. Enligt forskning och evidens påverkar dessa uppföljningsområden elevers 8 Skolverkets allmänna råd för systematiskt kvalitetsarbete. 6 Grundskoleförvaltningen Riktlinjer för systematiskt kvalitetsarbete
måluppfyllelse. Uppföljningsområdena utgår från läroplanenoch är möjliga för skolan att påverka. Grundskoleförvaltningen har följande prioriterade uppföljningsområden: Grundskoleförvaltningens prioriterade uppföljningsområden Läroplansområde Kunskaper Normer och värden Elevers ansvar och inflytande Skola och hem Övergång och samverkan Skolan och omvärlden Bedömning och betyg Rektors ansvar Skolans systematiska kvalitetsarbete Förvaltningsgemensamt utvecklingsområde Prioriterat uppföljningsområde Nått målen i alla ämnen Gymnasiebehörighet och meritvärde Nationella prov Förväntningar på elever Lust att lära Trygghet och förhindra kränkningar Likabehandling Studiero Delaktighet och inflytande Klagomål och tillsynsärenden Föräldradelaktighet Närvaro Övergång Samverkan Omvärldsorientering Tydliga mål Stöd/Hjälp Elevhälsa Lärarkompetens Ekonomi Skolans systematiska kvalitetsarbete Språkutveckling Lärmiljö Skola Alla skolor samlar löpande in elevernas resultat. Skolan följer årligen utvecklingen inom grundskoleförvaltningens prioriterade uppföljningsområden och vad skolans arbete har lett till. Utifrån skolans åtagandeplan följer skolledning och medarbetare löpande upp resultatet av arbetet med åtaganden och aktiviteter. Huvudman Grundskoleförvaltningen samlar löpande in elevernas och skolornas resultat. Förvaltningen följer årligen utvecklingen inom de prioriterade uppföljningsområdena samt vad förvaltningens arbete med åtganden och aktiviteter har lett till. Analysera Skola Utifrån grundskoleförvaltningens prioriterade uppföljningsområden analyserar skolan sitt arbete och resultat. Skolledning och medarbetare söker gemensamt svaret på varför ett visst resultat har 7 Grundskoleförvaltningen Riktlinjer för systematiskt kvalitetsarbete
uppnåtts. I slutet av läsåret gör skolan en samlad analys av läsårets arbete samt elevernas resultat. Detta sammanfattas i skolans Kvalitetsrapport. Med utgångspunkt i skolans analys av elevernas resultat, genomför skolledning, utbildningschef samt resursperson från kvalitetsavdelningen kvalitetser. I erna diskuteras bland annat skolans resultat, men också hur skolan bedriver sitt systematiska kvalitetsarbete. Huvudman Utifrån grundskoleförvaltningens prioriterade uppföljningsområden analyserar förvaltningen resultatet av sitt arbete. Kvalitetser När skolan har skrivit sin kvalitetsrapport och åtagandeplan genomför utbildningschefer och kvalitetsavdelningen kvalitetser med samtliga skolor. Under erna diskuteras skolans resultatanalys, planering, hur skolan drar nytta av strategierna Varje elevs bästa skola samt skolans systematiska kvalitetsarbete. Utbildningscheferna genomför kvalitetser fyra gånger årligen med alla skolor. Utöver huvuden i början av höstterminen, görs tre kortare avstämningser under läsåret. Dialogstrukturen preciserar vilka er som genomförs på vilka nivåer, samt hur ofta de återkommer. Presidieer Efter kvalitetserna (i början av höstterminen) genomför grundskolenämndens presidium så kallade presidieer tillsammans med respektive utbildningschef, kvalitetsavdelningen samt grundskoledirektören. Presidieerna fokuserar på varje skolas resultat samt utmaningar och styrkor. De avslutas med en som rör Malmöskolornas resultat och utveckling som helhet. Kvalitetsrapport Parallellt med kvalitetserna arbetar förvaltningen med resultatanalys på Malmöövergripande nivå. Arbetet leds av kvalitetsavdelningen och involverar dessutom en rektorsarbetsgrupp (med en rektor/utbildningsområde), en stabsarbetsgrupp (med en medarbetare/stabsavdelning) samt förvaltningsledningen. 8 Grundskoleförvaltningen Riktlinjer för systematiskt kvalitetsarbete
Med utgångspunkt i uppföljningen analyseras resultatet av förvaltningens arbete åtagandena och aktiviteter samt hur de prioriterade uppföljningsområdena har utvecklats. Analysen inbegriper lärdomar från bl a kvalitetser och kvalitetsbesök och sammanfattas i förvaltningens kvalitetsrapport. Rapporten antas av förvaltningsledningen och skickas för kännedom till nämndens sammanträde i december. Kvalitetsrapporten ligger till grund för grundskolenämndens årsanalys som sammanställs i januari. I årsanalysen analyserar förvaltningen nämndens måluppfyllelse och hur den bidrar till att kommunfullmäktiges mål uppnås. Årsanalysen antas av nämnden i februari. Planera Skola Utifrån genomförd uppföljning och analys identifierar varje skola utvecklingsområden som skolan särskilt behöver förbättra. Skolan väljer minst två utvecklingsområden åtaganden och planerar för hur dessa ska genomföras genom konkreta aktiviteter. Dessutom ska alla skolor (och samtliga skolformer och verksamheter) arbeta med de förvaltningsgemensamma utvecklingsområdena. För läsåret 2015/16 är dessa: språkutveckling lärmiljö Skolledningen sammanfattar skolans planering i Åtagandeplanen i början av varje läsår. Planen innehåller åtaganden för ett eller flera läsår. Den fungerar i första hand som stöd för skolans utvecklingsarbete och bidrar till att uppfylla skollagens krav på systematiskt kvalitetsarbete, men utgör också underlag för kvalitetserna mellan skolan och förvaltningen. Huvudman Utifrån genomförd uppföljning och analys identifierar förvaltningen utvecklingsområden som förvaltningen och skolorna behöver förbättra. Förvaltningsledningen prioriterar förvaltningsgemensamma utvecklingsområden som samtliga skolor ska arbeta med det kommande läsåret. Förvaltningens planering för det kommande året sammanfattas i Åtagandeplanen. Den går med för kännedom när grundskolenämnden beslutar om nämndsbudgeten för det kommande året. Utifrån förvaltningens åtagandeplan, samt avdelningens grunduppdrag, planerar varje stabsavdelning sitt arbete i avdelningens åtagandeplan. Genomföra Skola Med läsårets planering som stöd genomför skolan de aktiviteter som planerats. Löpande under arbetets gång följer skolledning och medarbetare upp och analyserar resultatet av aktiviteterna. Det sker såväl på klassrumsnivå som på skolnivå. Utifrån det som framkommer vid uppföljning och analys, justerar ledning och medarbetare löpande sin planering och sitt genomförande. Huvudman Utifrån åtagandeplanen genomför förvaltningen de aktiviteter som planerats. Direktören har löpande avstämningar med alla stabschefer om hur de olika aktiviteterna framskrider. Åtagandena stäms av i samband med delårsrapporterna. Vid behov justeras planering och genomförande. 9 Grundskoleförvaltningen Riktlinjer för systematiskt kvalitetsarbete
Varje elevs bästa skola I december 2014 antog grundskoleförvaltningen strategierna Varje elevs bästa skola: Vi ger varje elev tro på sin egen förmåga och förutsättning att lyckas. Vi arbetar formativt och språkutvecklande med fokus på förmågorna. Vi är en attraktiv skola som kännetecknas av glädje, lust och stolthet. Vi är rätt personal för uppdraget vi är välutbildade, kompetenta och engagerade. Vi arbetar systematiskt med kvalitetsarbete och baserar vår skolutveckling på forskning och evidens. Förvaltningens alla ledare tog fram strategierna i samarbete med elever, medarbetare och aktörer i den nära omvärlden företag, föreningar och organisationer. Att implementera varje elevs bästa skola, så att de genomsyrar all utbildning på alla skolor och all verksamhet, är ett långsiktigt arbete som kommer att pågå i flera år. Syftet med strategierna är att de ska vägleda och stödja förvaltningen och alla medarbetare i arbetet med att nå grundskolenämndens övergripande mål elevers måluppfyllelse och likvärdighet. Alla skolor samt förvaltningen som helhet drar nytta av strategierna i sitt utvecklingsarbete och i sitt systematiska kvalitetsarbete. Utifrån ett urval av strategierna fokuserar förvaltningen på en gemensam evidensbaserad modell: kollegialt lärande i form av skuggning. Denna modell ska integreras på alla nivåer i förvaltningen. Modellen innebär ett undersökande förhållningssätt i skolutveckling, att träna på att använda vetenskapliga förmågor och att vara forskande ledare/forskande lärare i syfte att förbättra undervisningen och därmed elevers lärande. Begreppsdefinition Inom det systematiska kvalitetsarbetet använder grundskoleförvaltningen vissa begrepp. Några av dem förklaras kortfattat här. Grundskoleförvaltningens prioriterade uppföljningsområden ett urval områden som förvaltningen särskilt fokuserar på. Följs upp årligen. Mätetal statistisk uppgift inom grundskoleförvaltningens prioriterade uppföljningsområden. I den kommunala styrmodellen kallas dessa indikatorer och mäter uppfyllelsen av nämndens mål. Åtagande utvecklingsområde som ska förbättras. Bryts ned och konkretiseras i aktiviter. Aktivitet Beskriver vad som ska göras, samt hur, av vem och när, för att ett åtagande ska uppfyllas. Kvalitetsrapport rapport som innehåller uppföljning och analys av verksamhetens resultat, föregående läsårs/års åtagandeplan samt grundskoleförvaltningens prioriterade uppföljningsområden. Åtagandeplan plan för det som ska göras det kommande läsåret/året. Beskriver valda utvecklingsområden/åtaganden. Kvalitetser er mellan förvaltningsledning och skolledning. Sker fyra gånger/år. Presidie årlig mellan grundskolenämndens presidium samt förvaltningsledningen. Genomförs efter kvalitetserna under höstterminen. Kvalitetsbesök verktyg för skolutveckling. Besöksteam, med medarbetare från kvalitetsavdelningen samt rektor från en annan skola, besöker skolan för att identifiera 10 Grundskoleförvaltningen Riktlinjer för systematiskt kvalitetsarbete
framgångsfaktorer respektive uvecklingsområden och på så vis stödja skolans utvecklingsarbete. Varje elevs bästa skola grundskoleförvaltningens strategier som syftar till att uppnå grundskolenämdens övergripande mål om elevers måluppfyllelse och likvärdighet. IT-verktyg Malmö stad använder stratsys 9 som verktyg för uppföljning och planering. Stratsys är således det praktiska verktyg där de två styrmodeller som grundskoleförvaltningen arbetar utifrån finns. Styrmodellen Planering och uppföljning ägs av Stadskontoret och används av samtliga nämnder och bolag i Malmö stad. Styrmodellen Systematiskt kvalitetsarbete ägs av grundskoleförvaltningen som har utvecklat den i samarbete med elva pilotskolor. Planering och uppföljning utgår från kommunala styrdokument och används i grundskoleförvaltningen av huvudmannen. Systematiskt kvalitetsarbete utgår från nationella styrdokument och används i grundskoleförvaltningen av huvudmannen och skolorna. Stratsys är det praktiska verktyg som såväl skola som huvudman använder för att dokumentera sin uppföljning, analys, planering och genomförande. Till stratsys håller förvaltningen på att koppla ytterligare ett IT-baserat verktyg ett så kallat beslutsstöd. Beslutsstödet ska samla och presentera statistik för skola och förvaltning som helhet. Utveckling av beslutsstödet pågår. Bilaga På följande sida visas en översiktsbild över grundskolenämndens/grundskoleförvaltningens styroch ledningsmodell. 9 www.stratsys.se/malmo 11 Grundskoleförvaltningen Riktlinjer för systematiskt kvalitetsarbete
Grundskoleförvaltningens styr- och ledningsmodell för det systematiska kvalitetsarbetet JUNI JULI AUGUSTI SEPTEMBER OKTOBER NOVEMBER DECEMBER JANUARI FEBRUARI MARS APRIL MAJ Rektor och medarbetare följer upp och analyserar innevarande läsårs åtagandeplan samt resultat/utfall utifrån GrF prioriterade uppföljningsområden och upprättar kvalitetsrapport Kvalitets; Rektor-medarbetare Kvalitets; Rektor-medarbetare Skola Resultat Uppföljning/ analys Planering Kvalitetsrapport Åtagandeplan Genomförande av plan, kontinuerlig avstämning Resultat Rektor och medarbetare följer upp åtagandeplan Avstämning av åtagandeplan Elevenkät Genomförande av plan, kontinuerlig avstämning Huvudman (GrF) - Skola Huvudman (GrF, nämnd) Resultat Rektor och medarbetare identifierar och prioriterar skolans utvecklingsområden utifrån den uppföljning som gjorts i kvalitetsrapport och upprättar åtagandeplan för nästa läsår Sammanställning av mätetal, utifrångrf prioriterade uppföljningsområden - utfall Gemensamma utvecklingsområden bryts ner från förvaltningsnivå till skolnivå Nämndsmål Uppföljningskedja Resultat/ Kvalitets Uppföljning av rapport, analys resultat Diskussion av plan/ utvecklingsbehov Identifiera ev. stödbehov DR 2 Resultat och planerade åtaganden aggregeras från skolnivå till förvaltningsnivå Genomförande av plan, kontinuerlig avstämning Förvaltningen sammanställer aggregerat utfall av mätetal kopplade till grundskoleförvaltningens prioriterade uppföljningsområden i Kunskapsrapport. Kunskapsrapport Kvalitetsbesök: Generella, tematiska samt särskilda kvalitetsbesök genomförs på utvalda skolor under läsåret Arbetsgrupp Analys FvL Analys Presidie Arbetsgrupp med rektorer från resp utb område samt medarbetare från resp stabsavd.bidrar i förv övergripande analys resp planering Arbetsgrupp Analys Uppföljning av skolornas resultat, förv-politik Arbetsgrupp Planering Arbetsgrupp Planering FvL Planering Resultat/ Kvalitets Avstämning hur arbetet enl åtagandeplan fortskrider GrF kvalitetsrapport Årsanalys Till KF Nämndsbudget Utifrån det aggregerade underlaget från kunskapsrapport, elevenkätrapport, kvalitetser, kvalitetsbesök mm upprättar kvalitetsavdelningen GrF kvalitetsrapport. Denna ligger till grund för årsanalys samt planering i åtagandeplan och nämndsbudget. GrF åtagandeplan Nämndsmål Resultat/ Kvalitets Avstämning hur arbetet enl åtagandeplan fortskrider Utifrån uppföljning och analys upprättas åtagandeplan för förvaltningen Sammanställning Elevenkät Elevenkät rapport Budget skrivelse Nämndsmål DR 1 Kf-mål Resultat/ Kvalitets Avstämning hur arbetet enl åtagandeplan fortskrider Kf-mål Förvaltningen sammanställer resultatet av levenkät per skola och aggregerar till förvaltningsnivå Genomförande av plan, kontinuerlig avstämning Kf-mål Nationella mål Nationella mål Nationella mål ver. 2015-06-25