ARRANGÖRSINFORMATION TÄVLING TRUPP SYD 2018-01-01
INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 AVTAL OCH HANDLINGAR... 3 1.1 Arrangör... 3 1.1.1 Ansökan av arrangemang... 3 1.1.2 Inträde... 3 1.1.3 Kiosk... 3 1.1.4 Hallhyra... 3 1.2 Handlingar... 3 2 TÄVLINGSINFORMATION... 3 2.1 PM... 3 2.2 Förtränings- och tävlingsordning... 3 2.3 Utskick... 4 3 TÄVLINGSGENOMFÖRANDE OCH TÄVLINGSUPPLÄGG... 4 3.1 Tävlingens genomförande... 4 3.2 Startordning... 4 3.3 Tävlingstid... 4 3.4 Förträning... 4 3.5 Ledarmöte... 5 3.6 Tävlingsjury... 5 3.7 Ceremonier, medaljer och diplom... 5 4 FUNKTIONÄRER... 5 4.1 Speaker/sekretariat... 5 4.2 Ackreditering... 5 4.3 Sjukvård... 6 4.4 Redskap... 6 4.5 Musik... 6 4.6 Domare... 7 4.2.1 Domarmöte... 7 4.2.2 Domarservice... 7 4.2.3 Domarplacering... 7 4.2.4 Utrustning... 7 4.2.5 Lapplisor... 8 5 RESULTATÅTERGIVNING OCH RAPPORTERING... 8 5.1 Resultatredovisning... 8 5.2 Rapport efter tävling... 8 6 BILAGOR... 8
1 AVTAL OCH HANDLINGAR 1.1 Arrangör 1.1.1 Ansökan av arrangemang Förening som vill arrangera kontaktar Trupptävlingskommittén (TTK) Syd på ttksyd@post.gymnastk.se med önskemål om vilken tävling man vill arrangera. TTK Syd återkommer med lediga datum och tillsammans beslutas om tävling och datum. 1.1.2 Inträde Som arrangörsförening har ni rätt att ta inträde på 50 kr om ni kan garantera sittplatser, i annat fall är det lämpligt att reducera priset. Om ni har dåligt med läktarplatser så meddela gärna det i PM, så att alla är förberedda på det. 1.1.3 Kiosk Arrangerande förening bestämmer själv om de vill ha en kiosk i anslutning till tävlingen. Alla intäkter går till föreningen. Meddela vilket i PM. 1.1.4 Hallhyra Gymnastikförbundet Syd står för eventuella hallkostnader med upp till max 3000 kr. Underlag och faktura skickas till ttksyd@post.gymnastik.se. 1.2 Handlingar Handlingar/bilagor som behövs för arrangör finns att hämta på Gymnastikförbundet Syds hemsida www.gymnastik.se/syd under Tävling/Truppgymnastik/Till tävlingsarrangörer. Förteckning över alla bilagor finns sist i dokumentet. Senast 4 veckor före tävlingen skickas mail från TTK Syd med den lottade startordningen och också alla anmälda lags mailadresser. Samtidigt får ni information om hur upplägget bör se ut samt vem/vilka som är TTK representanter för tävlingen. 2 TÄVLINGSINFORMATION 2.1 PM Mall för PM ska användas och finns på Gymnastikförbundet Syds hemsida. Det finns två mallar, en för RegionÅttan och en för övriga tävlingar. (Bilaga 1 A & B). 2.2 Förtränings- och tävlingsordning Förutom PM ska ni också ta fram ett dokument med förträningstider och tävlingsordning. Använd gärna Excel och flikarna längst ner så att det blir ett gemensamt dokument. Läs mer under punkt 3. RegionÅttan har en färdig mall för tränings-/tävlingsschema, se bilaga 2. 3
2.3 Utskick Senast 3 veckor före tävling ska PM och förtränings-/tävlingsordning skickas till TTK Syd för godkännande. Det mailas till Marie Lindström på 630530ml01@gmail.com. Efter godkännande av TTK Syd, senast 2 veckor före tävling, ska ni maila ut PM och förtränings-/tävlingsordning. Detta ska gå till alla anmälda föreningar, till ttksyd@post.gymnastik.se samt syd@gymnastik.se. Inga fler utskick görs. Vid ev. ändringar pga. strykning etc. meddelas det på tävlingsdagen. 3 TÄVLINGSGENOMFÖRANDE OCH TÄVLINGSUPPLÄGG 3.1 Tävlingens genomförande Arrangören ansvarar för tävlingens upplägg i samråd med TTK Syd. Syds tävlingar körs alltid som öppen klass, det innebär att pojkar och flickor tävlar tillsammans. RegionÅttan är en träningstävling där laget får ett omdöme, inte poäng. Kursiv stil i dokumentet är speciell info utformat för RegionÅttan och gäller bara där. 3.2 Startordning Startordning är lottad av GF Syd och uppdelad i pooler om många lag är anmälda. Efter utskick av startordning tar arrangerande förening fram PM och förtränings-/tävlingsordning. 3.3 Tävlingstid Inga tävlingspass ska vara längre än 3 timmar, därefter en matpaus för domare och funktionärer på minst 30 minuter. Lägg minst 10 min mellan förträning/defilering/ tävlingsstart/prisutdelning. Vid tävlingen beräkna ca 3,5 minuter per lag och gren. Ange inte starttider för alla startande lag utan bara för själva tävlingsstarten. På RegionÅttan kör lagen matta och hopp direkt efter varandra i en följd. Räkna då ca 4,5 minuter per lag på redskap och 3 minuter på fristående. 3.4 Förträning Förträningen får starta tidigast 8.30, gärna 9.00 eller senare. Är tävlingen uppdelad på föroch eftermiddag (alltså olika pooler/lag på fm och em.) så ska förträningen ligga direkt före respektive tävlingsstart. Förträningen sker i startordning. Två lag får tillsammans förträna 5 minuter per gren i Trampett & Tumbling, förutom på RegionFyran där två lag tillsammans förtränar 10 minuter. Alla lag får vardera 1 minut på friståendeytan, utan musik, för att känna av placering på golvet. På RegionÅttan så kör man gemensam förträning med ca 8-10 lag i 15 minuter per gren i Matta och Hopp. Alla lag får också vardera 1 minut på friståendeytan, utan musik, för att känna av placering på golvet. 4
3.5 Ledarmöte Ledarmöte ska hållas 15 minuter före varje pools förträningsstart. 3.6 Tävlingsjury Vid varje tävling ska en tävlingsjury finnas och den består av överdomare i respektive gren, en TTK Syd representant samt föreningens tävlingsledare. Tävlingsjuryn presenteras i PM. 3.7 Ceremonier, medaljer och diplom TTK Syd står för medaljer/diplom och tar med sig dessa till tävling. Arrangören har rätt att dela ut ytterligare priser utöver medaljerna. Inga medaljer på RegionÅttan men alla får diplom. Före och efter tävling ska det vara defilering. Det är viktigt att alla poäng redovisas innan prisutdelningen startar, samt att domarna har skrivit under generalprotokollen. På RegionÅttan ska det vara en avslutning efter varje pool för diplomutdelning. Lagen ropas upp ett i taget i startordning, då de får gå fram och ledarna tar emot diplomen. Laget tackas med applåder och går sedan ut från golvet. 4 FUNKTIONÄRER Föreningen står för funktionärer till tävlingen, se till så att ni har tillräckligt många och dela upp ansvaret så att det inte är en person som håller i allt. Det ska alltid finnas en tävlingsledare som har övergripande ansvar. TTK Syd assisterar med 1-2 personer som är behjälpliga i sekretariatet. TTKrepresentanterna har med sig dator med program för generalprotokoll som förs av dem. Arrangerande förening står för lunch till TTK, samt kaffe/vatten och frukt på bordet. Vid heldagstävlingar se gärna till att det är ordentlig mat, t ex pastasallad. 4.1 Speaker/sekretariat Speaker ska finnas under tävlingen och förutom att referera tävlingen har speakern i uppgift att styra den schemalagda förträningen. Det är viktigt att speakern är neutral och inte framhäver sin egen förening. Speakern ska hålla koll på att domarna visat grön flagga innan de presenterar nästa lag som står på tur. En hjälptext med information om vad som bedöms i de olika poängen (C, D & E) finns i bilaga 3 som speakern gärna får använda sig av och prata om vid tillfälle under tävlingens gång. (Gäller inte RegionÅttan) I sekretariatet behövs en ansvarig för resultatåtergivning, se mer under punkt 5. 4.2 Ackreditering En person ska ansvara för ackrediteringen som sker i anslutning till tävlingshallen. Följande ska göras vid ackreditering: 5
Ta emot Bedömningsunderlag eller Omdömesunderlag (RegionÅttan) samt deltagarlistor från lagen och se till så att allt kommer in i tid. Se till att ackreditering sker i tid, senast 90 min före tävlingsstart till första poolen. Till alla efterföljande pooler gäller 60 min. På RegionÅttan gäller ackreditering senast 60 minuter före varje pools tävlingsstart. Dokument för att förenkla ackrediteringen finns på Gymnastikförbundet Syds hemsida, dokumentet är helt frivilligt att använda (bilaga 4). Ackrediteringsdokumentet (ev.) lämnas till TTK-representant tillsammans med deltagarlistorna direkt efter avslutad ackreditering. Bedömnings- eller omdömesunderlagen lämnas till domarna direkt efter avslutad ackreditering. 4.3 Sjukvård Arrangerande förening ansvarar för att det finns sjukvårdsansvarig på plats. Från och med 2018 ska alla skador som sker på våra regionstävlingar dokumenteras på en digital skaderapport. Sjukvårdsansvarig fyller i blankett som tillhandahålls av TTKrepresentant, ifylld blankett lämnas till densamma som registrerar skadan på internet. 4.4 Redskap Arrangerande förening ansvarar för att det finns redskapsfunktionärer på plats före, under och efter tävlingen. Se att samtliga redskap är enligt gällande Redskapsreglemente och i gott skick. Klicka här för direktlänk till sidan Vid RegionFyran så behövs det två hoppuppställningar under förträning, en utan och en med hoppbord, även önskvärt vid RegionFemman. På RegionSjuan och Åttan behövs en uppställning för överslag till liggande, se bilaga 5. Det är endast tillåtet för föreningarna att ta med egen trampett och/eller egen satsbräda. Medtaget redskap ska finnas tillgänglig under hela förträningen och tävlingen (gäller inte RegionÅttan, där gäller endast den egna poolen). Finns exempel på redskapsskiss (bilaga 6 A, B el. C). Ledarna ska fylla i denna för redskapsönskemål och lämna till redskapsansvarig under förträningen. 4.5 Musik Det ska finnas en funktionär som har ansvar för musiken och som sedan ansvarar under förträning och tävling. Denne tar emot musiken från lagen om skiva används, eller tar hand om i förväg inlämnad musik digitalt och sparar i startordning (RegionÅttan, se nedan). Har ni möjlighet så be gärna ledarna att skicka in sin musik före tävlingen och sedan spelar ni upp det från en dator kopplad till musikanläggningen. Det kan skickas på t ex mejl, eller så finns det olika lösningar på internet där filer kan laddas upp. Exempel är Google Drive eller Dropbox. Musikanläggningen ska vara av god kvalitet. 6
Om musik spelas i bakgrunden under förträning, välj passande låtar utan grov text. På RegionÅttan ordnar arrangören musik till alla lag när de kör redskap, dvs. en spellista med passande låtar. Friståendemusik lämnas fortfarande in. 4.6 Domare TTK Syd utser vilka som ska döma och står även för domararvode och körersättning. 4.2.1 Domarmöte Domarmöte hålls alltid före tävlingsstart och arrangören ska tillhandahålla ett rum för detta. Domarmötet startar enligt senaste tid för ackreditering, se punkt 4.2. 4.2.2 Domarservice Arrangerande förening ska stå för lunch till domarna. Vid heldagstävlingar se gärna till att det är ordentlig mat, t ex pastasallad. I domarrummet ska det finnas tillgång till fika. På domarborden i tävlingshallen kaffe/vatten och tilltugg. Det är trevligt om arrangerande förening väljer att lämna någon liten gåva som uppskattning till domarna efter avslutad tävling men det är ytterst valfritt. 4.2.3 Domarplacering Bord och stolar till 6 domare ska vara placerade centralt framför varje gren/redskap (3 st på RegionÅttan). Friståendedomarna placeras på läktaren. 4.2.4 Utrustning Arrangerande förening ska se till så att följande finns till domarna före tävlingsstart. I domarrummet: Uppdaterad startlista efter ev. strykningar Domarlappar i färg (röd, vit, blå och grön) (bilaga 7) Antal per färg: o fristående: 3 röda, 2 vita, 2 blå, 1 grön o matta: 3 röda, 2 vita, 3 blå, 1 grön o hopp: 3 röda, 2 vita, 3 blå, 1 grön o Det ska även finnas 1 rött ÖD-blad per lag och gren Miniräknare På domarborden: 1 röd och 1 grön flagga per domarbord 1 tidtagarur per domarbord RegionÅttan I domarrummet: Uppdaterad startlista efter ev. strykningar Feedbacklappar, 1 A4 per antal startande lag. Delas i tre delar (bilaga 8) På domarborden: 1 röd och 1 grön flagga per domarbord 1 tidtagarur till friståendedomarna 7
4.2.5 Lapplisor Vid varje domarbord ska det finnas 1-2 flickor/pojkar som kan hjälpa till att ta poängbladen från domarna till sekretariatet (gäller inte RegionÅttan). 5 RESULTATÅTERGIVNING OCH RAPPORTERING 5.1 Resultatredovisning Vid tävlingar där resultat ska redovisas (alla utom RegionÅttan) är det önskvärt att arrangerande förening ordnar en stor och tydlig resultattavla för att publiken ska kunna följa tävlingen. Duk och projektor finns att låna gratis på Gymnastikförbundet Syd, kontakta dem på syd@gymnastik.se för att boka. Dator står arrangerande förening själv för. Resultatmall (PowerPoint presentation) finns att använda (bilaga 9). För att ytterligare hjälpa publiken att följa resultatet så ska siffrorna föras in på Google Drive på internet. Då får publiken poängen direkt uppdaterad i sin smartphone (se instruktion i bilaga 10). På RegionÅttan ges ingen poängbedömning så ovanstående gäller inte på de tävlingarna. 5.2 Rapport efter tävling Skicka gärna ett litet kort reportage med några bilder till Gymnastikförbundet Syd syd@gymnastik.se efter tävlingens slut, som kan läggas ut på hemsidan. 6 BILAGOR Bilaga 1 A & B - PM Mallar Bilaga 2 Mall tränings-/tävlingsordning, endast för RegionÅttan Bilaga 3 Speaker hjälptext Bilaga 4 Ackrediteringsdokument Bilaga 5 Uppställning överslag till liggande Bilaga 6 A, B & C Redskapsskisser Bilaga 7 Domarlappar: poängblad och ÖD-blad Bilaga 8 Omdömesfeedback Bilaga 9 Resultatmall Bilaga 10 Google Drive instruktion 8