Arrangörsinformation Tävling trupp GF Syd Trupptävlingskommittén Syd
1. Anmälan Alla lag ska senast 6 veckor före tävlingsdatum ha anmält sig på Gymnastikförbundet Syds hemsida. Efter det går det att göra en efteranmälan och den ska göras senast 5 veckor före tävlingsdatum. Trupptävlingskommittén Syd (TTK Syd) har rätt att stoppa efteranmälan om vi anser att vi inte kan ta emot fler. 2. Handlingar Handlingar för arrangör finns att hämta på Gymnastikförbundet Syds hemsida - Till tävlingsarrangörer Klicka här för direktlänk till sidan - Se vilka bilagor som finns sist i detta dokument 3. Trupptävlingskommittén Trupptävlingskommittén assisterar med 1-2 personer som är behjälpliga i sekretariatet, den eller dessa får arvode för detta av TTK Syd. TTKrepresentanterna har med sig dator med program för generalprotokoll. Arrangerande förening ska stå för lunch till TTK, samt kaffe/vatten och frukt på bordet. 4. Lottning av startordning/information Senast 4 veckor före tävlingen får ni som arrangörsförening via mail från TTK Syd tillgång till den lottade startordningen, ni får då också alla anmälda lags mailadresser och mailadresser till alla de som ska döma. Samtidigt får ni också då information om hur upplägget bör se ut samt vem/vilka från TTK Syd som kommer vara er behjälpliga under tävlingen. 5. Tävlingens genomförande Arrangören ansvarar för tävlingens upplägg i samråd med TTK Syd. Tänk på att om det finns olika klasser (flickor, pojkar, mixed) så måste en klass köra sin gren för sig och den andre klassen kör med alla sina lag före eller efter, man får alltså inte blanda pojkar, flickor och mixed. Se till så att det finns tid för domare och funktionärer att äta (minst 30 min) och att det är ordentlig mat vid heldagstävlingar, t ex. pastasallad. Domarna ska helst inte döma mer än 3 h i sträck, därefter bör det finnas en paus. Före och efter tävling ska det vara defilering. På Basstegen ska det vara en avslutning efter varje pool för diplomutdelning. Här är det trevlig om man ropar upp deltagande lag ett i taget i startordning då de får gå fram och ta emot diplomen, och applåder. Vid tävling där vi redovisar poäng är det ytterst viktigt att alla poäng redovisas innan prisutdelningen startar, samt att domarna har skrivit på generalprotokollen. 6. PM Mall för PM ska användas och finns på Gymnastikförbundet Syds hemsida. Det finns två mallar, en för Basstegen och en för Mellan- & Fortsättningsstegen. (Bilaga 1 A & B). Senast 3 veckor före tävling ska PM skickas till TTK för godkännande, det mailas till Marie Lindström på 630530ml01@gmail.com. Efter godkännande av TTK Syd, senast 2 veckor före tävling, ska ni maila ut PM och Träningstider/Tävlingsordning samt en vägbeskrivning till tävlingshallen. Detta ska gå till alla anmälda föreningar, till ttksyd@post.gymnastik.se samt syd@gymnastik.se
7. Träningstider- och Tävlingsordning Förutom PM ska ni också ta fram ett dokument med förträningstider och tävlingsordning. Använd gärna Excel och flikarna längst ner så att det blir ett gemensamt dokument. Förträningen bör inte starta för tidigt, ca 8.30-9.00 är lagom. Är tävlingen uppdelad på för- och eftermiddag (alltså olika pooler/lag på fm och em.) så ska förträningen ligga direkt före respektive tävlingsstart. På Basstegen så kör man gemensam förträning med ca 8-10 lag i 15 minuter per gren i Matta och Hopp. Alla lag får också vardera 1 minut på friståendeytan, utan musik, för att känna av placering på golvet. På Mellan- & Fortsättningsstegen så får 2 lag tillsammans förträna 5 minuter per gren i Trampett & Tumbling, förutom på Mästerskapen Syd 2 där två lag tillsammans förtränar 10 minuter. Alla lag får också vardera 1 minut på friståendeytan, utan musik, för att känna av placering på golvet. Tänk på att om Mästerskapen Syd 1 och 2 arrangeras under samma dag så ska 2:an förläggas på förmiddagen och 1:an på eftermiddagen. Vid tävlingen kan ni beräkna ca 3,5 minuter per framträdande. Ange inte starttider för alla startande lag utan bara för själva tävlingsstarten. Tänk också på att skriva varje uppgift i en ny cell, t ex. startnumret i en cell, föreningens namn i nästa cell och om det är flickor, pojkar eller mixed i nästa cell. På Basstegen vid tävling utan fristående (Stjärntruppen 1) kör lagen matta och hopp direkt efter varandra i en följd. Räkna då ca 4,5 minuter per framträdande. 8. Redskap Arrangerande förening ansvarar för att det finns redskapsfunktionärer på plats. Läs igenom Redskapsreglementet för att se vad som gäller med redskapen. Klicka här för direktlänk till sidan Vid Mästerskapen Syd 2 så behövs det två hoppuppställningar. Det är endast tillåtet för föreningarna att ta med egen trampett och/eller egen satsbräda, inga andra redskap. Om man tar med egen trampett/satsbräda ska den finnas tillgänglig under hela förträningen och tävlingen (gäller inte Basstegen). Finns exempel på redskapsskiss (bilaga 2 A el. B). Ledarna ska fylla i denna för redskapsönskemål och lämna till redskapsansvarig under förträningen. 9. Domare TTK Syd utser vilka som ska döma och står även för domararvode och körersättning. Arrangerande förening ska stå för lunch till domarna, se även punkt 5, samt kaffe/vatten och frukt på domarborden. Domarmöte hålls alltid före tävlingsstart och arrangören ska tillhandahålla ett rum för detta. Domarmötet startar enligt senaste tid för ackreditering, se punkt 10. Bord och stolar till 5 domare ska vara placerade vid varje gren/redskap (3 st på Basstegen).
Arrangerande förening ska se till så att följande finns till domarna före tävlingsstart. I domarrummet: Basstegen Uppdaterad startlista efter ev. strykningar Feedbacklappar, 1 A4 per antal startande lag. Delas i tre delar (bilaga 4) Mellan- & Fortsättningsstegen Uppdaterad startlista efter ev. strykningar Domarlappar i färg (röd, vit, blå och grön) Antal poängblad per lag: fristående: 3 röda, 2 vita, 2 blå, 1 grön matta: 3 röda, 2 vita, 3 blå, 1 grön hopp: 3 röda, 2 vita, 3 blå, 1 grön Sedan ska det även finnas 1 rött ÖD-blad per lag och gren (bilaga 4) Miniräknare På domarborden: Basstegen 1 röd och 1 grön flagga per domarbord Mellan- & Fortsättningsstegen 1 röd och 1 grön flagga per domarbord 1 tidtagarur per domarbord Vid varje domarbord ska det finnas 1-2 flickor/pojkar som kan hjälpa till att ta poängbladen från domarna till sekretariatet (inte Basstegen). Det är trevligt om arrangerande förening väljer att lämna någon liten gåva som uppskattning till domarna efter avslutad tävling men det är ytterst valfritt. 10. Funktionärer Föreningen står för funktionärer till tävlingen, se till så att ni har tillräckligt många och dela upp ansvaret så att det inte är en person som håller i allt. Det ska alltid finnas en tävlingsledare som har övergripande ansvar. En person ska ansvara för ackrediteringen, dvs. ta emot: Omdömesunderlag (Basstegen) eller Bedömningsunderlag (Mellan- & fortsättningsstegen) samt deltagarlistor från föreningarna och se till så att allt kommer in i tid. Dokumenten ska sedan omgående ges till domarna. På Basstegen gäller ackreditering senast 60 minuter före varje pools tävlingsstart. På Mellan- & Fortsättningsstegen, vid tävling med fristående, gäller ackreditering senast 90 min före tävlingsstart till första poolen. Till alla efterföljande pooler gäller 60 min. Vid tävling utan fristående gäller 60 minuter före tävlingsstart i alla pooler. Dokument för att förenkla ackrediteringen finns på Gymnastikförbundet Syds hemsida, dokumentet är helt frivilligt att använda (bilaga 5). Speaker ska finnas under tävlingen och förutom att referera tävlingen har speakern i uppgift att styra den schemalagda förträningen. En hjälptext med information om vad som bedöms i de olika poängen (C, D & E) finns i bilaga 6 som speakern gärna får använda sig av och prata om vid tillfälle under tävlingens gång. 11. Tävlingsjury Vid varje tävling ska en tävlingsjury finnas och den består av överdomare i respektive gren, en TTK Syd representant samt föreningens tävlingsledare.
12. Inträde Som arrangörsförening har ni rätt att ta inträde 50 kr om ni kan garantera sittplatser, i annat fall är det lämpligt att reducera priset. Om ni har dåligt med läktarplatser så meddela gärna det i PM, så att alla är förberedda på det. 13. Resultatåtergivning Vid tävlingar där resultat ska redovisas är det önskvärt att arrangerande förening ordnar en stor och tydlig resultattavla för att publiken ska kunna följa tävlingen. Duk och projektor finns att låna gratis på Gymnastikförbundet Syd, kontakta dem på syd@gymnastik.se för att boka. Dator står arrangerande förening själv för. Resultatmall (PowerPoint presentation) finns att använda (bilaga 7) För att ytterligare hjälpa publiken att följa resultatet så ska siffrorna föras in på Google Drive på internet. Då får publiken poängen direkt uppdaterad i sin smartphone (se instruktion i bilaga 8). På Basstegen ges ingen poängbedömning så ovanstående gäller inte på de tävlingarna. 14. Kiosk Om arrangerande förening vill så får man lov att ha en kiosk i anslutning till tävlingen där alla intäkter går till föreningen. 15. Medaljer/Diplom TTK Syd står för medaljer/diplom och tar med sig dessa till tävling. Arrangören har rätt att dela ut ytterligare priser utöver medaljerna. Inga medaljer på Basstegen men alla får diplom. 16. Hallhyra Gymnastikförbundet Syd står för eventuella hallkostnader med upp till max 3000 kr. Underlag och faktura skickas till ttksyd@post.gymnastik.se. 17. Sjukvård Arrangerande förening ansvarar för att det finns sjukvårdsansvarig på plats. 18. Musik Musikanläggningen ska vara av god kvalitet. Se till så att ni har en funktionär som har ansvar för musiken. Denne tar emot musiken från lagen (Basstegen, se nedan) och som sedan ansvarar under förträning och tävling. På Basstegen ordnar arrangören musik till alla lag när de kör redskap, dvs. en spellista med passande låtar. Friståendemusik lämnas fortfarande in. Har ni möjlighet får ni gärna be om att ledarna skickar in sin musik före tävlingen och sedan spelar upp det från en dator kopplad till musikanläggningen. Det kan skickas på t ex mejl, eller så finns det olika lösningar på internet där filer kan laddas upp. Exempel är Google Drive eller Dropbox. Om musik spelas i bakgrunden under förträning, välj passande musik utan grov text. 19. Press Vi ser gärna att ni kontaktar er lokala press för att informera om att ni har tävlingar alternativt skriver ett eget reportage och skickar in.
20. Rapport efter tävlingen Skicka gärna ett litet kort reportage med några bilder till Gymnastikförbundet Syd syd@gymnastik.se efter tävlingens slut, som kan läggas ut på hemsidan. Bilagor: Bilaga 1 A & B - Bilaga 2 A & B - Bilaga 3 - Bilaga 4 - Bilaga 5 - Bilaga 6 - Bilaga 7 - Bilaga 8 - PM Mallar Redskapsskiss Omdömesfeedback Domarlappar: poängblad och ÖD-blad Ackrediteringsdokument Speaker bedömningsinformation Resultatmall Google Drive instruktion Bilagorna hämtas på Gymnastikförbundet Syds hemsida enligt länk: Klicka här för direktlänk till sidan