samordnad AMS Arbetsmiljö Miljö Säkerhet Övergripande Dokumenthantering Uppgiftsfördelning Ansvar Ansvar Ansvar Beslutsordning dokument Rutiner Rutiner Organisation Organisation Organisation Stödsystem för ledningssystem Upprätta dokument Hantera överenskommelser Osv.. Osv.. Osv.. Dokumentinformation inkl kodning Ändra dokument Hantera uppgiftsförelningar Hantering av känsliga dokument Gallra dokument Distribution
Riktlinje Riktlinje för överordnat ledningssystem för arbete med arbetsmiljö, miljö och av 207XXXX 2070 av 2 I..2 Syfte Syftet med dessa riktlinjer är att beskriva och reglera ett överordnat styrsystem för att hantera arbetsmiljö, miljö och, med särskild inriktning mot att hantera de uppgifter som överlappar mellan de olika områdena. Riktlinjen avser den hantering som sker vid Medicinska fakultetens verksamheter i Malmö som en del av det samordnade arbetet med arbetsmiljö, miljö och säkerhet. Terminologi Nedan angivna termer och begrepp används i denna riktlinje med den angivna betydelsen. Arbetsmiljö Ledningssystem Miljö Säkerhet Uppgiftsområde sjukdom, ohälsa eller andra fysiska eller psykologiska skador på anställda, studenter samt andraparts personer såsom externa tekniker och andra besökare En uppsättning av policys, riktlinjer, processer och rutiner som en organisation använder för att uppfylla definierade mål eller behov sjukdom, ohälsa hos tredje part, såsom boende i omgivning kring berörd verksamhet, samt skada på flora, fauna och ekosystem förlust av utrustning, material och andra ekonomiska värden, information samt i övrigt mot andra förluster som kan påverka verksamheten negativt Avser en uppsättning arbetsuppgifter där uppgifterna har en gemensam nämnare i vad uppgifterna syftar till att uppnå Omfattning Det överordnade ledningssystemet omfattar samtligt arbete som berör arbetsmiljö, miljöeller som utförs av CRC Service. Ledningssystemet tillämpas även för sådana uppgifter som överlåtits till CRC Service att utföras från annan verksamhet och i motsvarande omfattning verksamhetens arbete med överlåtna uppgifter. Uppbyggnad Det överordnade ledningssystemet för arbetsuppgifter inom arbetsmiljö, miljö och säkerhet består av styrande dokument som reglerar hantering av ansvars och befogenhetsfördelning 046222 00 00 04039 0 04
Riktlinje Riktlinje för överordnat ledningssystem för arbete med arbetsmiljö, miljö och av 207XXXX 2070 2 av 2 I..2 berörda uppgifter samt arbetet med underliggande ledningssystem och deras relation och överlappning med varandra. I figur nedan framgår hierarkin av ledningssystemen samt vilka aspekter inom ett uppgiftsområde som ingår i ledningssystemet. Det överordnade ledningssystemet innehåller även gemensamma styrningar för hantering av dokumentationen som berör de olika arbetsområdena. Figur Hierarkisk uppbyggnad av ledningssystemen Ansvars och befogenhetsfördelning Fördelning av uppgifter, befogenheter och ansvar sker enligt de regler som framgår av för samordnad hantering av arbetsmiljö, miljö och (Dkod I..). Beslutsordning ska finnas upprättad över vilken eller vilka personer som kan besluta om fastställande om dokument. Sådan beslutsordning beslutas ordförande i husstyrelsen för Clinical Research Centre. 046222 00 00 04039 0 04
för samordnad hantering av arbetsmiljö, miljö, och av 207XXXX 2070 av 3 I.. Samordning av arbetsmiljö, miljö och Denna policy avser verksamheter som bedrivs i lokaler som är upplåtna till Medicinska fakultetens verksamheter på sjukhusområdet i Malmö. Arbete med arbetsmiljö, miljö, och säkerhetsuppgiftsområdena ska bedrivas samordnat, både avseende uppgifternas art och berörda verksamheter. Syftet med denna samordning är att arbetet ska bedrivas ändamålsenligt, effektivt och målinriktat, samt i den omfattning som krävs för att med god marginal uppfylla gällande krav. Arbete med uppgifterna bedrivs i första hand av befintlig driftorganisation. Arbetet med uppgifterna sker i den omfattning som överenskommits med berörda verksamheter eller där uppgifter på annat sätt överförts till driftorganisationen. För varje uppgiftsområde regleras arbetet i nödvändig omfattning genom områdesspecifik policy. Externa och interna styrningar Arbete med uppgiftsområdena samt samordningen av desamma regleras genom externa krav. Dessa krav består dels av sådana som regleras genom lagstiftning eller andra för organisationen externa krav, till exempel från bidragsgivare, försäkringsgivare eller motsvarande. Dels består kraven av inom Lunds universitet upprättade policys, föreskrifter och riktlinjer. För varje uppgiftsområde ska det finnas upprättas en sammanställning över vilka externa och interna styrningar som påverkar området. Mål För varje uppgiftsområde ska det upprättas handlingsplan med lokala mål för dessas arbeten, samt sådana mål som gäller den samordnade hanteringen. Lokal handlingsplan med mål ska baseras på av universitetsledningen utfärdade mål samt av sådana mål som lokal identifierats ha potential att förbättra arbetet med uppgiftsområdena. Sådan lokal handlingsplan som nämns ovan ska upprättas för perioder om 4 år. För hantering av arbetsmiljö, miljö och finns ett överordnat ledningssystem upprättat, under vilket arbetet med de olika uppgiftsområdena bedrivs i därför specifikt utformade ledningssystem. 046222 00 00 04039 0 04
för samordnad hantering av arbetsmiljö, miljö, och av 207XXXX 2070 2 av 3 I.. Områdesspecifika ledningssystem ska i den mån som är möjligt vara baserade på tillämpbar ISOstandard. Arbetsmiljöarbetet ska vara inriktat på att skapa en arbetssituation där det finns arbetsglädje, trygghet, utveckling och delaktighet, samt som förebygger såväl fysiska som psykisk ohälsa för så väl anställda som studenter. Miljöarbetet ska vara inriktat på att skapa en hållbar utveckling, där verksamhetens negativa påverkan på omgivande miljö och samhälle undviks genom förbyggande arbete och ständiga förbättringar. Säkerhetsarbetet ska vara inriktat på att ska en trygg arbetsplats, där skadekostnader och allvarliga störningar för verksamheten minimera genom förebyggande arbete. Ansvars och befogenhetsfördelning Fördelning av uppgifter, befogenheter och ansvar sker i första hand genom upprättade arbetsoch delegationsordningar från universitetsförvaltningen samt från dekanus för Medicinska fakulteten. Fördelning av uppgifter, befogenheter och ansvar kan fördelas i andra hand, från ursprunglig mottagare, genom överenskommelser. Sådana överenskommelser ska vara likalydande för verksamheter av samma typ. Uppgifter som hänför sig till det sociala och organisatoriska arbetsmiljöarbetet ska inte överföras som en del av den samordnade hanteringen. Sådana överenskommelser fråntar inte uppgiftsutdelarna dennas grundläggande ansvar att se till att uppgifterna blir utförda på ett tillfredställande sätt. samt övergripande mål för samordnad hantering av arbetsmiljö, miljö, och beslutas av husstyrelsen för Clinical Research Centre. beslut ska beakta i lagstiftning och intern föreskrifter framlagda krav på samordning samt behov och önskemål från verksamheterna och mottagare av delegation från dekanus. avseende hantering av uppgiftsområde beslutas av ordförande i husstyrelsen för Clinical Research Centre. Handlingsplan med tillhörande mål för uppgiftsområde beslutas av ordförande i husstyrelsen i Clinical Research Centre. Ordförande får fördela denna beslutsrätt vidare till annan lämplig befattningshavare. 046222 00 00 04039 0 04
för samordnad hantering av arbetsmiljö, miljö, och av 207XXXX 2070 3 av 3 I.. Resurstilldelning Resurser för en samordnad hantering av arbetsmiljö, miljö och ska tillföras serviceorganisationen som en del av det årliga budgetarbetet. Terminologi Arbetsmiljöuppgifter Miljöuppgifter Säkerhetsuppgifter Uppgiftsområde sjukdom, ohälsa eller andra fysiska eller psykologiska skador på anställda, studenter samt andraparts personer såsom externa tekniker och andra besökare sjukdom, ohälsa hos tredje part, såsom boende i omgivning kring berörd verksamhet, samt skada på flora, fauna och ekosystem förlust av utrustning, material och andra ekonomiska värden, information samt i övrigt mot andra förluster som kan påverka verksamheten negativt Avser en uppsättning arbetsuppgifter där uppgifterna har en gemensam nämnare i vad uppgifterna syftar till att uppnå 046222 00 00 04039 0 04
Dokumenthantering inom samordnad hantering av arbetsmiljö, miljö och av Ordförande, Husstyrelsen för CRC 207XXXX 2070 av 3 II.. Syfte Syftet med denna policy för dokumenthantering är att säkerställa att dokument som berör det samordnade arbetet med arbetsmiljö, miljö eller säkerhet hanteras på ett sätt så att informationen är tillgänglig, tillförlitlig samt i den mån som krävs skyddad mot obehörig tillgång. Detta innebär att dokumenthanteringen ska hantera hur dokumenten blir granskade och godkända, samt att ingående informationen hålls aktuell. Som en del av dokumenthanteringen beskrivs därför hur dokumentet upprättas, distribueras, förvaras, revideras och gallras samt hur likartade och överlappande dokument inom olika ledningssystem hanteras. Regleringar för dokumenthanteringen utformade baserat på dokumentationskraven i ISO 900, ISO 400 och ISO 27000. Kraven är följda för att kunna överföra upprättad dokumentation vid införandet av ett sådant system utan att uppdatera samtliga dokument vid övergången. n avser den hantering som sker vid Medicinska fakultetens verksamheter i Malmö som en del av det samordnade arbetet med arbetsmiljö, miljö och säkerhet. Terminologi Inom denna policy används nedanstående termer med angiven innebörd. Fastställare Styrande dokument Redovisande dokument Den funktion som upprättar, publicerar och distribuerar dokumentet, samt ser till att dokumentet hålls uppdaterat Den funktion som beslutar om fastställandet och införandet eller utgallring av ett dokument Dokument där syftet är att reglera hur en viss företeelse, process eller uppgift Dokument där syftet är att återge viss information eller data samt eventuell tillhörande analys av densamma Dokumentlivscykel Dokumentets olika tillstånd från upprättande, via distribution, ändring samt slutligen gallring, samt information om dessa steg Fastställande av dokument Styrande dokument ska fastställas enligt gällande rutiner i samband med att ett dokument upprättas första gången eller innehållet ändras. 046222 00 00 04039 0 04
Dokumenthantering inom samordnad hantering av arbetsmiljö, miljö och av Ordförande, Husstyrelsen för CRC 207XXXX 2070 2 av 3 II.. Befattning eller person som har rätt att fastställa visst dokument framgår av beslutsordning som en del av det överordnade ledningssystemet för arbetsmiljö, miljö och. Redovisande dokument färdigställs endast och fastställs inte. Upprättande av dokument Upprättande av nya styrande dokument sker efter begäran av verksamheterna, eller på eget initiativ av ansvarig handläggare för dokument inom arbetsmiljö, miljö eller säkerhets. Upprättade styrande dokument ska granskas enligt gällande rutin inför fastställande. Under granskningen ska särskilt kontrolleras för dokumentet: det föreligger ett konkret behov och inga liknande dokument existerar, innehållet överensstämmer med hur verksamheten är organiserad och bedrivs, om endast en del av den totala verksamheten berörs, ska avgränsningar framgå tydligt, dokumentet är tydligt utformat, hänvisningar och övriga referenser till annat material är korrekt, överensstämmer med överordnade dokument samt centrala styrdokument, dokumentet är upprättat med innehåll enligt tillämpar mall och med lämplig layout samt dokumenthuvud och liknande dokumentinformation är komplett ifylld. Upprättande av redovisande dokument sker enligt behov som framgår av process och rutinbeskrivningar inom ledningssystemen. Vid upprättande av redovisande dokument ska dokumentet kontrolleras avseende: innehållet överensstämmer med vad som framkommit under den process eller rutin som alstrat ingående information, dokumentet är tydligt utformat, hänvisningar och övriga referenser till annat material är korrekt, dokumentet är upprättat med innehåll enligt tillämpar mall och med lämplig layout samt dokumenthuvud och dokumentinformation är komplett ifylld. Ändring av dokument Styrande dokumentets aktualitet ska kontrolleras kontinuerligt, dock minst en gång per år. Kontroll av dokumentets aktualitet ska även kontrolleras om det förekommer indikationer eller händelser som visar på att innehållet inte är aktuellt. Verksamheter kan begära att ett dokument ska uppdateras hos den dokumentansvarige. Kontroll och ändring av dokument sker enligt gällande rutin, varvid särskilt ska kontrolleras att dokumentet: ändrat innehåll i dokumentet stämmer med gällande förhållande och andra styrningar, 046222 00 00 04039 0 04
Dokumenthantering inom samordnad hantering av arbetsmiljö, miljö och av Ordförande, Husstyrelsen för CRC 207XXXX 2070 3 av 3 II.. fastställs av person med samma behörighet enligt fastställandeordning som fastställde de ursprungliga dokumentet samt att dokumenthuvud och dokumentinformation är uppdaterad. Distribution av dokument tillser att upprättade samt ändrade dokument distribueras i den omfattning och med de metoder som anges för dokumenttypen i tillämpbar rutin. ansvarar för att vid behov diarieföra dokumentet enligt vad som framgår av Lunds universitets dokumenthanteringsplan. Inaktuella dokument Styrande dokument som inte längre är i användning ska gallras, alternativt ersättas med nya aktuella dokument. Gallring av dokument beslutas av behörig persona enligt fastställandeordning. Gallrat dokument ska arkiveras i 5 år, innan slutlig gallring sker. Beslut om gallring samt hanteringen av gallringen följer gällande rutin. Gallring avser inte dokument som är diariefört i Lunds universitet diarium enligt gällande dokumenthanteringsplan. Förvaring Förvaring av dokument ska i första hand ske elektroniskt i därför avsett stödsystem. I de fall dokument förvaras analogt ska detta ske samlat och ordnat, samt på ett sådant sätt att dokumentet lätt kan hämtas fram för läsning. Distribution Distribution av dokument ska i första hand ske elektroniskt. I andra fall ska dokumentet distribueras på enklaste och lämpligaste sätt med hänsyn till dokumentets innehåll och omfattning. Dokument får endast distribueras i den omfattning och till de mottagare som har rätt att ta dela av ett dokument med hänsyn till dokumentets innehåll och eventuell säkerhetsklassning. 046222 00 00 04039 0 04