Uppförandekod och affärsetiska riktlinjer Com Hem Holding AB Utfärdad av Koncernens chefsjurist Datum 2 november 2015 Version Version 1.0 Denna Uppförandekod och affärsetiska riktlinjer har den 2 november 2015 antagits av styrelsen i Com Hem Holding AB (publ), nedan kallat Com Hem eller Bolaget och gäller samtliga bolag inom koncernen. SID 1(10)
Innehållsförteckning VD-ord... 3 INLEDNING... 4 VÅRA MÅL OCH KÄRNVÄRDEN... 4 INTERAKTION MED VÅRA INTRESSENTER... 5 Våra kunder... 5 Kundernas integritet... 5 Att skydda barnen... 5 Våra medarbetare... 6 Arbetsmiljö... 6 Ersättning... 6 Intressekonflikter... 6 Transaktioner med närstående... 6 Bolagets tillgångar... 6 Leverantörer och samarbetspartners... 7 Affärsetik... 7 Rättvis konkurrens... 7 Arbete mot korruption... 7 Gåvor och representation... 7 Penningtvätt... 7 Våra aktieägare och långivare... 8 Finansiell rapportering... 8 Insiderhandel... 8 Interaktion med samhället... 8 Mediarelationer... 8 Miljö... 9 EFTERLEVNAD AV KODEN... 9 VERSION 1.0, 2 NOVEMBER 2015 PAGE 2(10)
VD-ord Bästa medarbetare, Com Hem är ett kommunikationsbolag med ett viktigt uppdrag att helt och hållet fokusera på vad kunderna vill ha och behöver. Vi arbetar dagligen för att göra kundernas liv lite bättre, lite enklare. Com Hem har sedan starten 1983 spelat en viktig roll i Sveriges digitalisering. I dagsläget är cirka 40 procent av de svenska hushållen anslutna till Com Hems nätverk, vilket gör oss till en viktig motor för den digitala utvecklingen. Med storlek följer ansvar, vår ambition är att vara en positiv kraft i att utveckla och dra nytta av de digitala möjligheterna i Sverige. Vi har för avsikt att fortsätta att investera i vår infrastruktur och våra tjänster för att säkerställa att vi uppnår de främsta tänkbara fördelarna för svenska hushåll, småföretag och samhället i stort. Och det yttersta måttet på framgång är nöjda kunder. Vad vi gör är viktigt. Hur vi gör det är ännu viktigare. Alla våra intressenter ska kunna känna sig 100 % trygga med att Com Hem är ett bolag, en leverantör och en arbetsgivare som inte bara följer lagar och regler, utan även tillämpar högsta möjliga standarder vad gäller etik och styrning av verksamheten. Syftet med den här Koden är att skapa ett ramverk för dessa standarder. Den lägger grunden till en gemensam förståelse för hur vi agerar i vårt bolag. Som anställd på Com Hem har du ett ansvar för att ta del av, förstå och följa Koden. Koden gäller också för de samarbetspartners vi omger oss med konsulter, leverantörer och andra. Våra medarbetare som ansvarar för de externa relationerna, har också ett ansvar för att de vi samarbetar med förstår och följer Koden. Vi vill göra Com Hem till ett så bra bolag som det någonsin kan bli. Visionen är att ha Sveriges mest nöjda kunder inom bredband, tv och telefoni. Den visionen ska vi nå genom att vara mycket bra på det vi gör, samtidigt som vi driver en hållbar och ansvarstagande verksamhet. Koden har granskats och godkänts av styrelsen i Com Hem Holding AB (publ). Stockholm den 2 november 2015 Anders Nilsson Verkställande direktör VERSION 1.0, 2 NOVEMBER 2015 PAGE 3(10)
INLEDNING Uppförandekoden och de affärsetiska riktlinjerna ( Koden ) beskriver vår företagskultur och hur vi bedriver verksamheten inom de bolag som ingår i Com Hem Holding AB ( Com Hem eller Bolaget ). Vi arbetar dedikerat för att skapa värde för aktieägarna och för att bygga långsiktiga relationer med anställda, kunder, leverantörer och andra intressenter i samhället. Det arbetet utgår från våra kärnvärden: Personlig, Pålitlig och På. Vår Kod utgör ett ramverk för vårt sätt att omsätta dessa kärnvärden i praktiken, och ger vägledning när det gäller hur vi förväntas bete oss i det löpande arbetet. Den förklarar också vad du som anställd kan förvänta dig av Com Hem, och vad som förväntas av dig när du representerar Bolaget. På Com Hem strävar vi efter att bedriva verksamheten på ett lönsamt, effektivt och konkurrenskraftigt sätt, samtidigt som vi säkerställer att vi följer lagar, regler och förordningar och högsta möjliga standarder i fråga om etik och styrning av verksamheten. Lönsamhet och konkurrenskraft är förutsättningar för tillväxt och, på lång sikt, för vår förmåga att bidra till en hållbar utveckling socialt, finansiellt och miljömässigt. Koden är uppbyggd kring hur vi uppför oss vid kontakterna med våra olika intressenter som kunder, medarbetare, leverantörer, aktieägare, samarbetspartners och samhället i stort, vilket ytterligare förklaras och definieras i de följande avsnitten i detta dokument. VÅRA MÅL OCH KÄRNVÄRDEN På Com Hem har vi en tydlig vision att ha Sveriges mest nöjda kunder inom bredband, tv och telefoni. Att förbättra vår kundupplevelse är vår högsta prioritet. Vi ska ha kundernas bästa i åtanke i allt vi gör. Detta mål och fokus på löpande förbättringar är själva kärnan i vår verksamhet. Våra värden uttrycker vilka vi är, hur vi gör saker och ting och säkerställer att vi når vår vision. De ska vara vår vägledning och vårt filter i allt vi gör. Alla kärnvärden åtföljs av en eller ett par meningar som beskriver vad vi vill uppnå. Utöver det har samtliga avdelningar formulerat kompletterande riktlinjer som beskriver hur detta ska genomföras på bästa sätt inom varje enskild del av Bolaget. Riktlinjerna ska vara utgångspunkten för det löpande arbetet, planeringen och strategin för varje avdelning, liksom för personliga mål. Nedan följer Bolagets värden och vad de innebär för oss: Personlig På Com Hem ska vi alltid vara personliga när vi träffar kunder, och inte uppfattas som ett stort bolag som säljer tjänster till anonyma kunder. Vi erbjuder lösningar som är anpassade till våra kunders behov. Pålitlig Vi måste försäkra oss om att våra tjänster alltid fungerar som de ska. Det är grunden för en bra relation med kunderna. Därför tar vi alltid ansvar för det vi gör, och hur våra handlingar påverkar kunderna, verksamheten och våra medarbetare. VERSION 1.0, 2 NOVEMBER 2015 PAGE 4(10)
På Vi drivs av att utmana oss själva, det finns i vår DNA. Vi nöjer oss inte bara med att ge mervärde genom att leverera snabbare bredband och smarta DTV-tjänster. Vi är engagerade i våra kunder, och vi anpassar oss snabbt till deras föränderliga behov och är stolta över de kontinuerliga förbättringar vi åstadkommer inom våra olika tjänster. INTERAKTION MED VÅRA INTRESSENTER Våra kunder Kundernas integritet Vår vision, att ha Sveriges mest nöjda kunder inom bredband, tv och telefoni, handlar inte bara om att erbjuda den bästa kundupplevelsen i fråga om kvalitet, service och kunderbjudanden. Det handlar också om att vi i hela organisationen och tillsammans med våra leverantörer och samarbetspartners säkerställer att vi alltid håller hårt på våra kunders integritet. Våra kunder lever i dag till stor del sina liv uppkopplade. De sköter en stor del av sin ekonomi, sina köp och sina sociala relationer via internet varav mycket är känslig information. Därför måste Com Hem som leverantör av bredbandstjänster säkerställa att vi skyddar våra kunders personuppgifter och deras integritet. Vi måste i alla lägen vidta åtgärder för att förhindra obehörig åtkomst till personuppgifter, och enbart lämna dessa vidare när lagen så kräver. Com Hems Integritetspolicy, som finns tillgänglig på vår kundsajt www.comhem.se, utgör en integrerad del av våra kundavtal och beskriver hur vi behandlar våra kunders personuppgifter. Denna policy bygger på personuppgiftslagen (1998:204), lagen om elektronisk kommunikation (2003:389), samt därtill hänförliga föreskrifter och allmänna råd. Att skydda barnen Barn och ungdomar är aktiva användare av våra tjänster. Com Hem har gått med som aktiv medlem i det nationella svenska initiativet Surfa Lugnt. Initiativet har som mål att inspirera ungdomar och vuxna att träffas både i den digitala vardagen och i den fysiska världen genom att utbilda dem hur de surfar säkert. Vidare har Com Hem beslutat att blockera samtliga webbplatser enligt den lista över webbplatser som innehåller barnpornografiskt material och som publiceras av den svenska polisen. Listan distribueras till samtliga telekomoperatörer i Sverige och är frivillig att följa. Genom DTV-tjänsten TiVo erbjuder vi också möjligheten att begränsa åtkomsten till material som är olämpligt för barn. Det går bara att få åtkomst till vuxenfilmer genom köp eller tilläggsprenumerationer och det går att aktivera en föräldrakod på material som våra kunder inte vill att deras barn ska få tillgång till. För att ytterligare minska exponeringen av vuxenfilm visas enbart titeln utan någon bild i TiVo. Även när det gäller marknadsföring är vi medvetna om behovet av att särskilt skydda barn. VERSION 1.0, 2 NOVEMBER 2015 PAGE 5(10)
Våra medarbetare Com Hem strävar efter att vara en av de mest attraktiva arbetsgivarna i Sverige genom att locka till sig, utveckla och behålla de mest kvalificerade och motiverade medarbetarna. För att nå det målet arbetar Com Hem ständigt för att främja jämlika möjligheter i de riktlinjer och rutiner som tillämpas i Bolaget. Samtliga tjänster i Bolaget ska tillsättas med kunnig och kompetent personal oavsett ras, hudfärg, nationalitet, etniskt ursprung, ålder, religion, politisk inriktning, kön, sexuell läggning, civilstånd, funktionsnedsättning eller annan status. Alla medarbetare ska, närhelst det är möjligt, erbjudas intressanta karriärmöjligheter inom Bolaget. Närhelst det är möjligt ska lediga tjänster, annonseras ut på Bolagets intranät och lediga tjänster tillsättas internt. Arbetsmiljö En bra arbetsmiljö främjar välmående och effektivitet, och stödjer därmed Com Hems affärsmål. En bra arbetsmiljö är inte bara trygg och säker, i allra bästa fall leder den också till personlig utveckling och arbetsglädje. Bolaget tolererar inte arbetsförhållanden eller behandling av medarbetarna som strider mot internationell lag och praxis. Ersättning Com Hem ska betala skäliga löner, och våra ersättningar ska grunda sig på helt objektiva kriterier, det vill säga kvalifikationer, kompetens och erfarenhet. Frågor om ras, hudfärg, nationalitet, etniskt ursprung, ålder, religion, politisk inriktning, kön, sexuell läggning, civilstånd, funktionsnedsättning eller annan status får inte påverka ersättningen. Samtliga beslut avseende ersättningar ska godkännas av två organisatoriska nivåer över berörd medarbetare, genom den så kallade farfarsprincipen. Intressekonflikter På Com Hem förväntas du som anställd i alla lägen agera i Com Hems bästa intresse, använda sunt förnuft och inte låta dig påverkas av privata intressen eller splittrad lojalitet. Samtliga medarbetare, konsulter och övriga som arbetar för Com Hem måste undvika intressen eller situationer som står i strid mot, eller som kan antas stå i strid mot, deras professionella åtaganden. Potentiella intressekonflikter ska omedelbart meddelas till närmaste chef, alternativt direkt till koncernens chefsjurist. Transaktioner med närstående Som anställd på Com Hem förväntas du undvika externa aktiviteter, ekonomiska intressen eller relationer som kan utgöra en möjlig intressekonflikt. Samtliga anställda måste meddela om en sådan intressekonflikt föreligger till sin närmaste chef. Transaktioner med närstående är inte tillåtna såvida de inte i varje enskilt fall har blivit godkända av finansdirektören (CFO) eller Ersättningsutskottet, beroende på situationen. Bolagets tillgångar Com Hems tillgångar både materiella och immateriella tillgångar är avsedda för användning i verksamheten och i enlighet med interna principer. Bolagets tillgångar får inte användas för egen vinning, i bedrägerisyfte eller på annat otillbörligt sätt. VERSION 1.0, 2 NOVEMBER 2015 PAGE 6(10)
Leverantörer och samarbetspartners Com Hem strävar efter att bygga upp långsiktiga relationer med leverantörer och samarbetspartners, grundat på sunda affärsuppgörelser och så transparenta diskussioner som möjligt ur ett kommersiellt perspektiv. Com Hem förväntar sig att samtliga leverantörer tillämpar de tio principerna i FNs Global Compact, som stipulerar krav hänförliga till arbetsmiljö, mänskliga rättigheter, miljö, samt arbete mot korruption. Våra relationer med och krav på våra leverantörer regleras ytterligare i vår inköpspolicy. Affärsetik Våra medarbetare ska alltid agera ansvarsfullt och i förenlighet med tillämpliga lagar, bestämmelser och god affärspraxis. Samtliga medarbetare, oavsett ställning, ska uppträda ärligt, etiskt och med integritet vid utförandet av all affärsverksamhet för Bolagets räkning. Rättvis konkurrens Com Hem tror på fri och rättvis konkurrens och följer rådande konkurrenslagstiftning. Överenskommelser eller uppgörelser mellan konkurrenter som undergräver konkurrensen, såsom priskarteller, uppdelning av kunder eller geografiska marknader, riggade bud eller otillbörligt utnyttjande av en dominerande ställning är strängt förbjudet. Arbete mot korruption Mutor och varje annan form av korruption i affärsverksamheten är strängt förbjuden. Varken Com Hem eller någon som agerar å Com Hems vägnar får ta emot, godkänna, utlova, erbjuda eller möjliggöra några betalningar, gåvor eller andra förmåner som kan påverka, eller kan uppfattas som att de påverkar, affärsbeslut eller beslut av myndigheter. Det är också förbjudet att bidra med ekonomiska medel till en tredje part på ett sätt som utgör vårdslös finansiering av muta. Försiktighetsåtgärder bör vidtas för att säkerställa att pengar som betalas till tredje parter, exempelvis agenter, säljare eller konsulter, inte används för korruption. Com Hems affärsetik regleras ytterligare i vår antikorruptionspolicy. Gåvor och representation Gåvor, måltider eller underhållning får bara erbjudas eller accepteras av våra medarbetare om de har en rimlig koppling till en legitim affärsrelation. Inga medarbetare på Com Hem eller andra personer som agerar å Com Hems vägnar får ge bort, erbjuda eller ta emot gåvor eller förmåner av något slag som skulle kunna påverka, eller framstå som om de påverkar, ett beslut hänförligt till verksamheten. Som anställd bör du läsa och följa våra riktlinjer avseende gåvor, nöjen och representation, där det finns ytterligare information gällande beloppsgränser med mera. Penningtvätt Penningtvätt innebär alla former av arrangemang där intäkterna från brottslig verksamhet sker förtäckt eller för att framstå som lagenlig. Com Hem ska alltid vidta skäliga åtgärder för att identifiera och bedöma våra samarbetspartners integritet, och säkerställa att de bedriver en legitim verksamhet. VERSION 1.0, 2 NOVEMBER 2015 PAGE 7(10)
Våra aktieägare och långivare I egenskap av aktiebolag, och med skuldinstrument emitterade på finansmarknaden, är det av yttersta vikt att Com Hem alltid kommunicerar med marknaden på ett öppet och transparent sätt i enlighet med tillämpliga lagar och regler. Målet för kommunikationen med våra aktieägare är att säkerställa en korrekt värdering av Com Hem på finansmarknaderna. All extern kommunikation ska samordnas och hanteras av Kommunikationsavdelningen i nära samarbete med VD, CFO och styrelsen, beroende på situationen. Inga andra medarbetare får publicera eller på annat sätt offentliggöra icke-publik information om Bolaget. I Com Hems informationspolicy finns ytterligare riktlinjer för all intern och extern kommunikation. Finansiell rapportering För att redovisa den finansiella informationen på ett korrekt och fullständigt sätt följer Com Hem noggrant gällande redovisningsprinciper och standarder i enlighet med IFRS. De finansiella rapporternas oberoende är av yttersta vikt för att kunna upprätthålla våra aktieägares och övriga externa intressenters förtroende för Com Hem. Samtliga medarbetare som är delaktiga i att upprätta Com Hems finansiella rapporter, offentliga rapporter eller annan kommunikation, är ansvariga för att säkerställa att den information som lämnas är fullständig, rättvisande, korrekt, lämnas i rätt tid och är begriplig. Insiderhandel Insiderinformation får inte användas för handel med vår aktie, och får inte heller, direkt eller indirekt, lämnas ut till tredje part, vilket inkluderar vänner och familjemedlemmar. Insiderinformation definieras som information som inte är offentlig, och som rimligtvis kan antas påverka priset på Com Hem-aktien. Våra regler avseende handel med Com Hem-aktien regleras ytterligare i vår insynspolicy. Interaktion med samhället Ända sedan starten 1983 har Com Hem spelat en viktig roll i digitaliseringen av Sverige. I dagsläget är cirka 40 procent av de svenska hushållen anslutna till Com Hems nätverk, vilket gör oss till en viktig motor för den digitala utvecklingen. Med storlek följer ansvar. Vår ambition är att vara en positiv kraft i att utveckla och dra nytta av de digitala möjligheterna i Sverige. Vi har för avsikt att fortsätta att investera i vår infrastruktur och våra tjänster för att säkerställa att vi uppnår de bästa tänkbara fördelarna för svenska hushåll, småföretag och samhället i stort. Tillgång till digital kommunikation har blivit en demokrati- och medborgarrättsfråga. Com Hem deltar i ett antal olika projekt för att säkerställa att alla kan dra fördel av digitaliseringen av Sverige. Det är viktigt att grupper som har svårt att anpassa sig till den digitala livsstilen får möjlighet att dra nytta av de nya möjligheterna. Com Hem arbetar för att förhindra digitala klassklyftor i landet. Mediarelationer Com Hem ska upprätthålla goda relationer med media för att stödja vårt anseende och varumärke. Com Hem ska säkerställa en korrekt framställning i medierna genom att alltid eftersträva att tillhandahålla korrekt och relevant information. För att kunna förmedla samstämmiga och korrekta budskap till medierna ska samtliga frågor från journalister hänvisas till kommunikationsavdelningen/presschefen. VERSION 1.0, 2 NOVEMBER 2015 PAGE 8(10)
Miljö Com Hems verksamhet har en begränsad negativ effekt på miljön. Tvärtom, genom att ge access till digital kommunikation bidrar vi exempelvis till att människor reser mindre. Vi anser dock att vi som bolag bör arbeta aktivt för att säkerställa att den miljöpåverkan vi orsakar i vår verksamhet är så begränsad som möjligt. Vårt miljöfokus är: Att möjliggöra en ansvarsfull avfallshantering eller återvinning av konsumentutrustning Att säkerställa en ansvarsfull avfallshantering av nätverksutrustning Att minska energianvändningen på våra kontor och i andra lokaler Att återvinna och ha en ansvarstagande sophantering på alla våra kontor Att ha tak för koldioxidutsläpp för alla våra företagsbilar Mer information om hur vi arbetar med ovanstående områden och de framsteg vi gör återfinns i den senaste årsredovisningen. EFTERLEVNAD AV KODEN Samtliga medarbetare på Com Hem är ansvariga för att förstå och följa Koden. Com Hem kommer inte att godkänna några undantag från Koden. Styrelsen och ledningen har ytterligare ett ansvar för att främja en företagskultur i enlighet med Koden. Frågor om otillbörligt uppträdande måste omedelbart hanteras, med respekt och omsorg. Att inte följa Kodens principer betraktas som allvarligt, och måste omedelbart åtgärdas. Brott mot Koden kan bli föremål för disciplinära åtgärder innefattande en varning, ersättningsskyldighet avseende eventuell skada eller förlust för Bolaget, avsked, vidtagande av civilrättsliga åtgärder eller åtal. Om du som anställd eller konsult hos Com Hem misstänker brott mot Koden uppmanas du att berätta om dina misstankar. För ytterligare information om hur du rapporterar sådana misstankar, sekretessaspekter och vad som händer när en fråga väl har rapporterats, se vår visselblåsarpolicy. Alla anmälningar om potentiella brott mot Koden som görs i god tro kommer att utredas av Bolaget eller med relevant externt stöd, utan risk för repressalier. VERSION 1.0, 2 NOVEMBER 2015 PAGE 9(10)
Jag bekräftar härmed att jag har tagit emot, läst och förstått denna Uppförandekod och de affärsetiska riktlinjerna för Com Hem, och att jag kommer att följa Koden. Underskrift: Datum: VERSION 1.0, 2 NOVEMBER 2015 PAGE 10(10)