Demokrati- och mångfaldsberedningen Lilla Edets kommun 2017-06-10 Slutrapport Sammanfattning Uppdraget är nu efter två år genomfört och klart. I arbetet med att utveckla former för dialog och deltagande har ett 30-tal idéer diskuterats och prioriterats inför denna slutrapport. Omvärldsorientering har varit ett viktigt arbetssätt för att lyckas i uppdraget. Vi har dels besökt Grästorp, Ale och Orust kommuner samt tagit del av ett stort antal kommuners underlag på deras hemsidor., Även underlag och seminarier med SKL och MUCF har varit till stor nytta. Vi har i flera dialoger med fullmäktiges presidium diskuterat ett 10-tal idéer och därmed bidragit till att utveckla nya arbetssätt i kommunfullmäktige för att bättre möta kommuninvånarna. Resultatet av vårt arbete är nedan uppdelat i flera områden för att göra det tydligare vilka möjligheter som finns och var. Flera områden kräver ytterligare utredningar och i vissa fall behöver det tillsättas resurser för att lyckas med eventuell implementering. Se vidare sidan 7 under beredningens förslag till fortsatt arbete. Uppdrag och direktiv Demokrati- och mångfaldsberedningens uppdrag är att utveckla former för samverkan och deltagande genom dialog med de människor som lever och verkar i och tillsammans med Lilla Edets kommun. Med de mänskliga rättigheterna i beaktande och med ett mångfaldsperspektiv samt förståelse för hur diskriminering motverkas ska beredningen ta fram förslag på verktyg som kommunstyrelsen, nämnder och styrelser kan använda sig av i arbetet med att utveckla de demokratiska processerna. Direktiv till demokrati- och mångfaldsberedningen: Utveckla former för samverkan, dialog och deltagande med invånarna i den politiska processen. Utgångspunkten är att stärka den kommunala demokratin och främja jämställdhet, mångfald och likvärdiga villkor i samhället. I samverkan med fullmäktiges presidium utveckla nya arbetssätt i fullmäktige för att möta invånarna Omvärldsorientera sig, bevaka och utveckla arbetet inom beredningen arbetsområde. 1
Invånardialog Demokrati- och mångfaldsberedning har tagit fram ett förslag till Policy för invånardialog. Invånardialog innebär att representanter för kommunen på olika sätt möter kommunens invånare. Det kan ske i personliga möten, vid utställningar eller via elektroniska formulär. Syftet med policyn är att se till så att arbetet med invånardialoger görs på ett strukturerat och genomtänkt sätt, där fokus ligger på att lyssna och sätta invånarna i centrum. Invånardialog ger människor möjlighet att påverka en fråga oavsett om de berörs eller inte. En gemensam nämnare för lyckad invånardialog är att det ska röra frågor som går att påverka, d v s frågor som rör framtiden och som ännu inte är beslutade. Enligt förslaget är det kommunstyrelsen och nämnderna som ska fatta beslut om att genomföra invånardialog inom sina respektive sakområden. Politiker representerar kommunen vid alla dialogmöten. Fortlöpande återkoppling ska alltid göras till dem som deltagit i invånardialogen. Enligt förslaget ska tjänstepersonernas huvudsakliga roll vara att ansvara för det praktiska arrangemanget och presentera fakta när så behövs. Kommunledningsförvaltningens bedömning är att förslag till policy för invånardialog är en del i ett arbete som behöver göras för att kunna genomföra invånardialoger. Innan policyn kan antas bör den kompletteras med förslag till organisation- och styrprinciper. Fortsatt arbete med implementering av policyn; Ksau beslut 15/3 2017 - Organisations- och styrprinciper tas fram - Beslut Ks och kf i oktober 2017 - Utbildning av politiker och tjänstepersoner under hösten 2017 Information till föreningar och rådgivande organ Medborgarpanel Som ett bra komplement till invånardialoger som genomförs inför enstaka beslut kan en fast medborgarpanel inrättas. Medborgarpanel är en form att involvera medborgare i frågor där politiker vill öka bredden i insamlingen av åsikter och ge fler möjlighet att påverka. En medborgarpanel kan initieras på lite olika sätt. Beredningen föreslår att invånare bjuds in slumpmässigt att delta i kommunens medborgarpanel. Vore bra med en panel för ungdomar och en för övriga. Frågorna skickas ut via mail eller sms och svaren sammanställs inför beslut samt redovisa för deltagarna i panelen. 2
Mötesplatser I SKL:s olika verktyg för invånardialog finns olika förslag till mötesplatser. Rådgivande organ finns redan i kommunen och beredningen tror detta arbetssätt kan utvecklas. Rådgivande organ representerar olika grupper i samhället och fungerar som stöd till kommunala verksamheter och nämnder. De rådgivande organen ökar också medborgarnas inflytande på de beslut som fattas och fungerar samtidigt som informationskällor och rådgivare till kommunens verksamheter och nämnder. De kan ta del av och påverka kommande beslut inom sina intresseområden. Kommunens rådgivande organ idag är Rådet för personer med funktionsnedsättning och Kommunala pensionärsrådet. Dessa råd vänder sig delvis till samma grupper och bör kunna slås samman. Beredningen ser gärna att fler råd inrättas då de kan fungera som bra mötesplatser för fler grupper i vår kommun. Syften, direktiv och regler bör då vara likvärdiga. Här exempel på råd som finns i andra kommuner och bör fungera bra hos oss; Ungdomsråd Integrationsråd Föreningsråd Näringslivsråd (ersätter dagens Företagscentrum) Upplevelseråd Landsbygdsråd Brottsförebygganderåd Verksamhetsråd grundskola Beredningen har mer information om syfte, direktiv m.m. från dessa kommuner. Ungas delaktighet och inflytande En egen arbetsgrupp har genomfört en förstudie hur det framtida arbetet med ungas engagemang kan organiseras samt vad det bör innehålla. Arbetsgrupp som träffat elevråd, berörda tjänstepersoner, andra kommuner och föreningar. Vi har även tagit del av bra material från MUCF, SKL, Sveriges ungdomsråd och Ungdomsstyrelsen. Vi har kommit fram till flera idéer som bör vara intressant att prova; ungdomsforum (årligt möte med politiker) ungdomsråd medborgarpanel ungdom medborgarförslag ungdom bidrag till egna idéer Bäst vore att det genomförs en fördjupad förstudie där ungdomar, berörda tjänstepersoner och föreningar ingår för att ta fram policy och strategi för ungas delaktighet och inflytande. Ansvarig för arbetet bör vara en Ungdomsstrateg/samordnare som även blir ansvarig för implementering och framtida samordning. 3
Integration Integrationsarbetet är splittrat idag eftersom det saknas en förvaltningsövergripande funktion i dessa frågor. Externa aktörer har efterlyst ett forum för samverkan och erfarenhetsutbyte. Migrationsfrågorna tenderar att variera i tid och omfattning medan integration är en fortlöpande process mot etablering av det goda samhället oavsett antalet nyinflyttade. Därför behövs ett råd som träffas regelbundet. I ett Integrationsråds uppgifter kan ingå att; följa utvecklingen på migrations- och integrationsområdet genom rapporter till kommunstyrelsen verka för att integrationsaspekter och diskrimineringsgrunder av betydelse beaktas i kommunens verksamheter samla och sprida relevant integrations- och migrationsfakta ta initiativ till program, projekt och andra aktiviteter som kan främja integrationsarbetet samt finna vägar till finansiering av detsamma Tertial 1 2017; Kommunfullmäktige har antagit en strategi för ett mångfaldssamhälle och ett program för mångfaldssamhälle kommer att antas under året. Kommunledningsförvaltningen kommer att stödja förvaltningarna i införandefasen avseende program för mångfaldssamhälle Jämställdhet En jämställdhetsstrategi antogs av Kommunfullmäktige 11 februari 2015 och utgår från de nationella jämställdhetspolitiska målen och ett Jämställt Västra Götaland 2014-2017. Strategin ska vara ett stöd för verksamheterna i arbetet med att uppfylla kommunfullmäktiges mål. Strategin fastställer den övergripande inriktningen för Lilla Edets kommun som servicegivare gentemot medborgarna i kommunen. I strategin framgår att Lilla Edets kommun ska ge kommuninvånarna en likvärdig verksamhet, service och bemötande, en likvärdig myndighetsutövning och en likvärdig fördelning av resurser oavsett kön. Kommunens nämnder och förvaltningar ska integrera jämställdhet i verksamhetens arbete gentemot brukare och medborgare i kommunen. Några nämnder har brutit ner målen men det finns en svårighet att arbeta med det övergripande målet då det är ett av väldigt många perspektiv som förvaltningarna ska arbeta utifrån. Strategin har utvärderats av konsulter där det framgår att strategin behöver brytas ner till konkreta mål i ett program. Information och utbildningar behövs samt viktigt att alla förvaltningar drar åt samma håll i arbetet med att målen ska uppfyllas. Arbetet skulle bli mer framgångsrikt med en processledare som leder arbetet. Det är också nödvändigt att politiken framhåller vikten av jämställdhetsarbetet under en längre period Tertial 1 2017; Arbetet med att revidera kommunens jämställdhetsstrategi beräknas påbörjas under hösten och färdigställas innan årets slut. Kommunledningsförvaltningen kommer att stödja förvaltningarna med Informations- och utbildningsinsatser angående den nya reviderade strategin samt ge allmänt stöd till nämnder/förvaltningar. 4
Kommunfullmäktiges arbetsformer Beredningen har i diskussion med fullmäktiges presidium hittat några delar som kan förbättras i fullmäktiges arbetssätt; Webb-sändningar av fullmäktiges möten Allmänhetens frågestund. Dock viktigt med bra ämnesinriktning. Fullmäktigemöten på olika platser i kommunen. Tillgänglighetsanpassning viktig. Politiska resonemang tidigt inför kommande viktiga beslut. Mer information i dagordning och på hemsida för att locka fler medborgare till fullmäktige Referat från kommunfullmäktiges möten Avstämning med gruppledare efter sammanträden. Kommunfullmäktiges presidium ansvarar för planering och genomförande av dessa idéer. KKiK 13, 14 och 15. Kommunfullmäktiges mål beredningen berörs av. Kommunens Kvalitet i Korthet är ett verktyg för att ta fram information som ger förtroendevalda en god kunskap om kommunens kvalitet över tid samt ger en övergripande bild vid jämförelser med andra kommuner. Resultatet är tänkt att ge stöd till de förtroendevalda i dialogen med invånarna om kommunens verksamhet och utveckla den interna verksamheten ur ett invånarperspektiv. KKiK använder cirka 40 mått för att mäta kommunens kvalitet och effektivitet. Vi har fortfarande mycket att lära för att kunna använda detta verktyg på ett bra sätt i arbetet att utveckla vår kommunala service. 13, Hur god är kommunens webbinformation till medborgarna? Information till medborgarna har fått en allt större betydelse inom den offentliga sektorn. Fler söker information via internet och medborgare förväntar sig att information ska vara lättillgänglig, begriplig och att svar på de vanligaste frågorna enkelt kan hittas på webbplatsen. Resultat i 2016 års mätning visar på förbättrat resultat och vi ligger över medel för riket samt bra till jämfört med kommuner i området. Vi har i våra diskussioner med kommunikationsavdelningen hittat två förändringar som skulle förbättra vårt resultat ytterligare; Servicedeklarationer införs för alla verksamheter för att tydligt visa vad man ansvarar för och vad invånarna kan förvänta sig av kommunens tjänster. Det skall också finns angivet vad kommunen förväntar sig av den som nyttjar tjänsten. Införande av e-tjänster skulle vara uppskattat av invånare och effektivisera administrationen. 14, Hur väl möjliggör kommunen för invånarna att delta i kommunens utveckling? Ger en samlad bild av en kommuns satsning på att skapa former av kommunikation och dialog med invånarna som hur man kan vara delaktiga och påverka kommunens utveckling och om det har använts någon invånardialog för att fånga in synpunkter. Ju fler möjligheter det finns för kommunikation och dialog, desto bättre blir resultatet i undersökningen. Resultatet visar kommunens ambitioner när det gäller att öppna upp gentemot invånarna. Resultat i 2016 års mätning visar på förbättrat resultat och vi ligger strax under medel för riket. Vi har i våra diskussioner hittat en nyhet förutom det vi skriver i policyn för invånardialog och som vi tror skulle förbättra vårt resultat ytterligare; Som ett bra komplement till det välkomstpaket som alla nyinflyttade får bör vi bjuda in till introduktion av nya invånare, både svenskar och nyanlända. Information, fika och rundtur. 5
15, Hur väl upplever medborgarna att de har insyn och inflytande över kommunens verksamhet? Statistiska Centralbyrån erbjuder kommuner att delta i en medborgarundersökning. I undersökningens del avseende Nöjd-Inflytande-Index erhålls ett helhetsbetyg på hur invånarna upplever sina möjligheter till insyn och inflytande i kommunen. Mätningen görs med tre specifika frågor som ska spegla den övergripande uppfattningen vad gäller inflytande utifrån kontakt, information, påverkan samt förtroende. Svarsfrekvensen i mått 15 varierar beroende på att varje kommun själva beslutar om vilka år de ska delta i medborgarundersökningen. Lilla Edets kommun deltog inte i 2015 och 2016 års undersökning. Undersökningen 2014 har dåligt resultat som ligger långt under medel. Flera kommuner genomför undersökningen var annat år och det bör gälla även för oss. Omvärldsbevakning Mycket intressant och lärorikt har beredningens uppdrag varit att omvärldsorientera sig, bevaka och utveckla arbetet inom beredningen arbetsområde. Fortsatt arbete med omvärldsorientering bör vara viktigt för att lyckas utveckla kommunen åt rätt håll. En framtidsgrupp bör inrättas och med uppdrag ansvara för kommunens övergripande omvärldsbevakning och däri följa demokratiutvecklingen. Bör även kunna ta fram rapporter i områden som handlar om övergripande och långsiktiga utvecklingsfrågor. Fira framgång Vi behöver bli bättre på att fira framgångar bland invånare, företagare och kommunala verksamheter. Idag finns ett antal priser, miljöpris, ungdomspris, kulturpris, kulturstipendium och årets företagare, som delas ut vid olika tillfällen. Det bör finnas plats för fler priser, exempelvis; Det goda samhället, för berömvärda insatser för främjande av ett inkluderande samhälle med social medkänsla och tillit. Pedagogiskt pris, som en uppmuntran samt för att förstärka goda insatser och sprida kunskaper om framstående pedagogisk verksamhet. Det skulle stärka vi-känslan i kommunen om samtliga priser delas ut vid samma tillfälle och vid en tillställning där alla kan vara med och bli en del av firandet. Miljö- och familjedag 6 juni bör kunna utökas till en heldagsfest med prisutdelningar, nationaldagsfirande, underhållning m.m. Ett gemensamt upplevelseråd behövs för att samordna och planera dagen. Förutom ovanstående priser blir det viktigt att lära oss fira alla de framgångar som sker under året, både i stort som i smått. Här har alla ett ansvar att se och lyfte fram det som kan firas -mål vi når, vuxna eller ungas personliga framgångar, idrottsprestationer, företag och föreningar som utvecklas m.m. 6
Kommunikation Viktigt att politiker och tjänstepersoner har möjlighet att komma ut med bra och rättvisande information till våra invånare. Dagens helsidesannonser bör kunna ersättas med en hushållstidning som även kan innehålla intressanta reportage m.m. Alternativt kan ett nyhetsblad vara som då kan komma ut oftare. Det finns positiva erfarenheter från andra kommuner som har tidning eller nyhetsblad. Hemsidan är i stort bra men kan behöva granskas av en fokusgrupp med intresserade invånare för att se om något går att förbättra eller förtydliga. Exempelvis hur man hittar ansvarig tjänsteperson eller politiker. Det kan också finnas behov att på ett enkelt och tydligt sätt ställa frågor till ansvarig politiker. Det finns idag möjlighet att lämna synpunkter på kommunens service eller tjänster, positiva såväl som negativa. Dock finns ingen sammanställning synlig vilka synpunkter som kommit in eller vilka svar som lämnats. Beredningen önskar att det införs en öppen synpunktshantering och som också tydligt visar att vi vill ha in förslag på hur vi kan skapa en ännu bättre och trivsammare kommun att bo i. Beredningens förslag till fortsatt arbete för att starta upp följande; 1. Introduktion av nya invånare, både svenskar och nyanlända. Information, fika och rundtur i kommunen 2. Kommunens dag med nationaldagsfirande, prisutdelningar m.m. 3. Hushållstidning eller nyhetsblad 4. Kommunens hemsida utvärderas 5. Öppen synpunktshantering 6. Ungdomsstrateg/samordnare 7. Förstudie Ungas delaktighet och inflytande 8. Policy och strategi för ungas delaktighet och inflytande 9. Framtidsgrupp 10. Medborgarpanel 11. Nya rådgivande organ 12. KKiK används mer i målstyrning och utveckling 13. Servicedeklarationer 14. Kommunfullmäktiges arbetssätt för att på ett bättre sätt möta invånare 15. E-tjänster 16. Processledare för jämställdhetsarbetet 17. Invånardialog, Ksau beslut 15/3 2017 - Organisations- och styrprinciper tas fram - Beslut Ks och kf i oktober 2017 - Utbildning av politiker och tjänstepersoner under hösten 2017 18. SCB Medborgarundersökning genomförs 2017 7
Ulf Wetterlund, ordförande i Demokrati- och mångfaldsberedningen 8