Delegationsordning för Stockholms Scoutdistrikt fastställd av distriktsstyrelsen 2018-02-13 Sammanfattning och bakgrund Det operativa arbetet i Stockholms Scoutdistrikt (nedan kallat distriktet) utgår från den av distriktsstämman beslutade verksamhetsplanen och budgeten. Styrelsen har det yttersta ansvaret för distriktets verksamhet men för att skapa förutsättningar för att genomföra sin uppgift har styrelsen skapat en praxis att delegera ansvar och befogenheter till olika funktioner i organisationen. Delegationsordningen är ett levande dokument och styrelsen fastställer därmed en delegationsordning minst en gång om året. 1/8
Sammanfattning och bakgrund... 1 1. Inledning... 3 2. Medlemmarnas forum... 3 2.1 Distriktsstämman... 3 2.2 Distriktets styrelse... 3 2.2.1 Styrelsens uppgifter (delvis stadgereglerade i 8.3) är att:... 3 2.2.2 DS består av, inklusive suppleanter... 3 2.2.3 Mötesform... 3 2.2.4 Samtliga styrelseledamöter förväntas... 4 3. Ansvarsfördelning inom distriktsstyrelsen... 5 3.1 Styrelsens AU... 5 3.2 Ordföranden... 5 3.3 Personalansvarig... 5 3.4 Ekonomiansvarig... 6 3.5 Distriktssekreterare... 6 3.6 Övrig ledamot... 6 3.7 Utvecklingsansvarig... 6 3.8 Arrangemangsansvarig... 7 3.9 Utbildningsansvarig... 7 3.10 Vässaröansvarig... 7 4.1 Kanslichef... 8 4.2 Verksamhetschef för Vässarö... 8 5.2.1 Arbetsgrupper på Vässarö... 8 2/8
1. Inledning Delegationsordningen syftar till att tydliggöra ansvarsfördelningen mellan distriktsstämma, styrelse, kansli och kanslichef samt verksamhetschef för Vässarö och övriga funktioner inom distriktet. Utgångspunkten för delegationsordningen är att: - all delegation utgår från beslut fattade av distriktsstämman, - styrelsen är ansvarig för och leder distriktet mellan distriktstämmorna, - kanslichefen leder distriktskansliets arbete, - verksamhetschefen för Vässarö leder arbetet med anläggningen. 2. Medlemmarnas forum 2.1 Distriktsstämman Distriktets högsta beslutande organ är distriktsstämman. Stämmans uppgifter är reglerade av förbundets stadgar 8.5-8.12. 2.2 Distriktets styrelse Mellan stämmorna ansvarar distriktets styrelse för beslut om inriktningen av distriktets arbete. Styrelsens arbete regleras av 3-10. Kanslichefen är som verkställande tjänsteman ständigt adjungerad till styrelsen. Styrelsen kan dessutom adjungera de som de finner lämpliga. 2.2.1 Styrelsens uppgifter (delvis stadgereglerade i 8.3) är att: 1. strategiskt leda distriktet och därmed ansvara för distriktets långsiktiga planering. 2. utarbeta och fastställa strategier, policys samt mål och riktlinjer för verksamheten. 3. besluta om övergripande projektplaner. 4. följa upp och granska resultat av verksamheten, inklusive ekonomin. 5. hålla fortlöpande kontakt med scoutkårerna. 6. fastställa tidpunkt och plats för distriktsstämman. 7. till distriktsstämman lägga förslag till verksamhetsplan och budget samt andra frågor som styrelsen finner angelägna. 8. fastställa attestordning för styrelsen utifrån förslag från DS AU. 2.2.2 DS består av, inklusive suppleanter Ordförande (DO) 2 personer, varav en personalansvarig Ekonomiansvarig Personalansvarig, suppleant Utbildningsansvarig Vässaröansvarig (en ledamot och en suppelant) Arrangemangsansvarig Utvecklingsansvarig Övrig ledamot (1 personer) 2.2.3 Mötesform DS möten hålls normalt en vardagkväll (18.30 ca 21.00, fika från 18.00) per månad under terminstid samt minst ett DS lång under en helg (vanligtvis i januari/september) per år. 3/8
2.2.4 Samtliga styrelseledamöter förväntas 1. Delta i DS-sammanträden, DST samt DS lång 2. Genomföra det löpande arbetet som fördelas på samtliga ledamöter inom styrelsen 3. Engagera sig i budgetarbetet samt den löpande ekonomiska uppföljningen 4. Upprätthålla kontakten med kårerna på det sätt som DS beslutar 5. Delta i planerandet av DST (ytterst ansvarig för att DST genomförs). Ta fram material inför stämman etc 6. Delta i förberedandet av och debatten kring ärenden inför Riksorganisationens årsmöte (motioner och propositioner) 7. Delta i förberedandet och genomförandet av distriktsträffar såsom, kårträffar och avtackningsarrangemang 8. Samverka med övriga i distriktsstyrelsen vid sektionsarbetet 4/8
3. Ansvarsfördelning inom distriktsstyrelsen Nedan beskrivs arbetsfördelningen inom styrelsen. Till funktionerna som först beskrivs har styrelsen delegerat befogenheter att fatta vissa beslut för styrelsens räkning. 3.1 Styrelsens AU DS AU består av ordföranden, ekonomiansvarig och personalansvarig. DS AU:s uppgifter är att: 1. Leda styrelsen 2. Besluta om frågor som normalt fattas av styrelsen men som på grund av omständigheter utom distriktets kontroll inte kan avvakta nästkommande styrelsemöte 3. Ansvara för kompetensutveckling för styrelsen så att styrelsen har verktygen att utföra ett bra arbete 4. På förlag från personalansvarig besluta om att inrätta, tillsätta och avveckla tjänster 5. På förslag från kanslichefen besluta om relevanta policys för personal- och kanslifrågor (lönepolicy, mångfaldspolicy, jämställdhetspolicy mm) 6. Förbereda attestordning för distriktet 7. Bereda ansökningar till Agneta Rundkvist minnesfond för tilldelningsbeslut i distriktsstyrelsen DS ska informeras om beslut fattade av DS AU vid nästkommande DS möte och separata protokoll läggas till handlingarna om beslut har fattats av DS AU. 3.2 Ordföranden Ordföranden är distriktets valda ledare. Ordförandens uppgift: 1. Är styrelsens och AU:s mötesordförande 2. Leder styrelsens verksamhet och ansvarar för att verksamhetsplan och aktivitetsplan genomförs 3. Ansvarar för ekonomi och budget rörande distriktsledningens kostnader 4. Representerar styrelsen och distriktet i olika sammanhang t ex kår- och distriktsevenemang samt jubileum etc 5. Träffar övriga landets DO/vDO på DO-konferenser och andra möten som -Riksorganisationen arrangerar 6. Träffar övriga DO/vDO i Stockholmsregionen 7. Ansvarar för att styrelsen är representerad på Riksorganisationens årsmöte 8. Ansvarar för kontakter med distriktets verksamhetsrevisorer Delat ordförandeskap medför delat ansvar av arbetsuppgifterna. Båda ordförande ges rätt att teckna distriktets firma. 3.3 Personalansvarig En av styrelsen utpekad ledamot utses till personalansvarig och är styrelsens yttersta kontakt med fast anställd personal vad gäller arbetsplats- och anställningsfrågor. Personalansvarigs uppgift: 5/8
1. Bereda underlag för beslut om att inrätta, tillsätta och avveckla tjänster, efter samråd med distriktsstyrelsens arbetsutskott 2. Stödjer kanslichefen och verksamhetschefen för Vässarö i övriga personalfrågor 3. Håller kontinuerlig kontakt med kanslipersonalen via kanslichefen 4. Förhandlar löner, diskuterar anställningsförmåner samt eventuella förändringar i kansliets personalgrupp tillsammans med kanslichefen 5. Ansvarar för att arbetsbeskrivningar finns och är uppdaterade 6. Tar hand om problem som kan förekomma på arbetsplatsen och följer kontinuerligt personalens situation 7. Håller koll på jämna födelsedagar, barnafödslar och annat lyckosamt som sker bland personalen och ser till att detta uppmärksammas Personalansvarig ges rätt att teckna distriktets firma. 3.4 Ekonomiansvarig En av ledamöterna i styrelsen utses till ekonomiansvarig. Ekonomiansvariges uppgift: 1. Leder styrelsens arbete med budget och bokslut så att det sker i tid och i enlighet med stadgan 2. Leder styrelsens arbete med löpande ekonomisk uppföljning 3. Tar fram underlag inför budget- och bokslutsmöten samt prognoser 4. Håller kontakt med kansliets personal som arbetar med ekonomi och redovisning 5. Ansvarar för kontakt med distriktets ekonomiska revisorer 6. Hålla sig uppdaterad med aktuella lagar och förordningar Ekonomiansvarig ges rätt att teckna distriktets firma. 3.5 Distriktssekreterare Kanslichefen adjungeras till DS som sekreterare. Distriktssekretarens uppgift: 1. Skapar kallelse och föredragningslista tillsammans med DO 2. Skriver protokoll för DS möten och ser till att de blir justerade, publicerade och arkiverade 3. Ser till att ärendebevakningen uppdateras 4. Skriver de handlingar som styrelsen upprättar tillsammans med styrelsen (t ex verksamhetsberättelse, distriktsstämmohandlingar m.m.) och ser till att de blir arkiverade 3.6 Övrig ledamot 1. Deltar i DS arbete med fokus på att stödja där behov finns 3.7 Utvecklingsansvarig 1. Deltar i DS arbete med extra tanke på rekryterings- och utvecklingsarbete 2. Håller sig informerad om Scouternas arbete med rekrytering, program och programutveckling 3. Sporra scoutkårer att utvecklas 4. Använda Scouternas vägar för att marknadsföra scouting i samhället 5. Informera nya kårer i distriktet om distriktets verksamhet 6/8
3.8 Arrangemangsansvarig 1. Deltar i DS arbete med extra tanke på arrangemang 2. Håller sig informerad om Scouternas och Skeppslagets arbete med arrangemang 3. Ser till att information och beslutsunderlag gällande distriktsarrangemangs kommer till DS samt att dessa genomförs. 4. Ansvarar för att upprätthålla kontakten mellan TOIS och styrelsen samt säkerställa att TOIS förslag till verksamhetsplan, aktivitetsplan och budget kommer till DS. a. TOIS TOIS ansvarar för distriktets tävlingar enligt verksamhetsplan och budget. Detta innebär tillsättning av tävlingsansvariga, stöd till tävlingsteam samt uppföljning och utveckling av tävlingarna. TOIS rapporterar till arrangemangssektionen. 5. Säkerställer att utmanarscout AUs förslag till verksamhetsplan, aktivitetsplan och budget samt information och beslutsunderlag gällande AUs arrangemang och verksamhet kommer till DS a. USC-AU USC-AU ansvarar för distriktets utmanarscoutverksamhet och att skapa arrangemang för utmanarscouter, t.ex. försmak och Ting samt ansvarar för att stötta distriktets utmanarscouter och utmanarscoutledare. 3.9 Utbildningsansvarig 1. Deltar i DS arbete med extra tanke på utbildning 2. Håller sig informerad om Scouternas folkhögskolas arbete med utbildning 3. Håller kontakt med anställd personal avseende kursverksamheten 4. Ansvarar för samverkan med övriga utbildningsansvariga i regionen 5. Ansvara för att genomföra de intresseutbildningar som efterfrågas av distriktets medlemmar 6. Ekonomiuppföljning och budgetering rörande utbildningsområdet 3.10 Vässaröansvarig 1. Deltar i DS arbete med extra tanke på Vässarö 2. Håller sig informerad om Scouternas arbete med anläggningar 3. Ser till att information och beslutsunderlag gällande Vässarö kommer till DS 4. Håller kontakt med anställd personal avseende Vässarö 5. Arbeta tillsammans med Vässarös olika kommittéer. 6. Vara lyhörd och arbeta tillsammans med Vässarös funktionärer. 7/8
4. Distriktets kansli, lägeranläggningen Vässarö samt fast anställd personal För att stödja styrelsen och kårerna har distriktet anställd personal som utgör ett distriktskansli. Distriktskansliet leds av anställd kanslichef. Distriktet äger och driver lägeranläggningen Vässarö. Anläggningen leds av anställd verksamhetschef för Vässarö (ö-chef). Målet med Vässarö är att: Bereda distriktets kårer och enskilda medlemmar tillgång till en prisvärd lägeranläggning med hög klass 4.1 Kanslichef Kanslichefen leder kansliorganisationens dagliga arbete. Kanslichefen är adjungerad till styrelsen. Kanslichefens uppgift är att: 1. stödja styrelsen i den strategiska ledningen av distriktet och vara sekreterare under styrelsens möten. 2. ansvara för löpande personalledning, personalfrågor och att leda kansliet. 3. företräda distriktet i arbetsgivarfrågor. 4. ta fram och föreslå policys för personalfrågor (lönepolicy, mångfaldspolicy, jämställdhetspolicy m.m.) till styrelsens AU. 5. i samråd med AU t i styrelsen inrätta, tillsätta och avveckla tjänster på kansliet. 6. företräda distriktet i interna och externa sammanhang. 7. inom ramen av gällande verksamhetsplan följa upp resultaten av det operativa arbetet samt vid behov återkoppla detta till styrelsen. 8. regelbundet rapportera till styrelsen om kansliets arbete. 9. ansvara för att kontakt hålls med distriktsanläggningarnas stugfogdar. Vid situationer med tillförordnad kanslichef kan styrelsens AU besluta om några av dessa uppgifter under begränsad tid istället ska åläggas ledamot i AU. 4.2 Verksamhetschef för Vässarö Anställd verksamhetschef, kallad Ö-chef, har ansvar för drift av Vässarö och leder tillsammans med Vässaröansvarig utvecklingen av anläggningen. Ö-chefen rapporterar till Vässaröansvarig gällande drift och utveckling av Vässarö. Uppdraget är att: Utveckla Vässarös verksamhet i enlighet med scoutkårernas önskemål 1. Ö-chefen assisteras i driften av Vässarö av anställd intendent och tillsynsman som rapporterar till ö-chefen gällande driften av Vässarö. Även andra visstidsanställda kan assistera i driften av Vässarö och står då under ö-chefens ansvar. 2. Anställd kanslipersonal som tjänstgör på Vässarölägrets kansli (Storgårn) leds under sommaren av Ö-chefen i den mån de utför arbetsuppgifter beträffande driften av Vässarö. 5.2.1 Arbetsgrupper på Vässarö Vässaröansvarig eller Ö-chef i samråd med Vässaröansvarig kan tillsätta arbetsgrupper med särskilda ansvarsområden, ex. för program eller båtar. 8/8