Rutin Diarienr: Ej tillämpligt 1(11) Fastställandedatum: 2017-12-21 Giltigt t.o.m.: datum Upprättare: Ulrika E Weglin Fastställare: Christian Lundback Politisk ledning Region Gävleborg - stödfunktioner Innehåll 1. Inledning... 1 2. Tjänstemannastöd... 2 2.1. Tjänstemannastöd för politiska organ... 2 2.2. Ansvar för politiska organ... 2 2.3. Sekreterarens övergripande ansvar... 2 2.4. Tjänstemäns deltagande/närvaro vid politiska sammanträden ( grundbemanning )... 3 2.5. Regionfullmäktige... 3 2.6. Regionfullmäktiges sekretariat... 4 2.7. Regionstyrelsens sekretariat... 4 3. Beredskap... 4 3.1. Driftstörningar i ärendehanteringssystemet Platina... 4 3.2. Driftsäkerhet... 4 4. Ärenden... 5 4.1. Processbeskrivning och dokumenthantering... 5 4.2. Ärendeberedning... 5 4.3. Ansvar och ärendekvalitet... 5 5. Beredningsprocessen... 6 5.1. Gemensam samordning av ärendehantering... 6 5.2. Regionstyrelsens och nämndernas beredning... 6 5.3. Regionfullmäktiges beredning... 7 5.4. Ärendehantering motion, medborgarförslag, interpellation och fråga... 7 6. Information... 9 7. Uppföljning... 10 8. Samrådsorgan... 10 8.1. Regionalt kommunsamråd... 10 8.2. Kollektivtrafiksamråd... 10 8.3. Samråd integration... 11 9. Bilagor... 11 9.1. Beskrivning av ärendeprocessen... 11 9.2. Förteckning över sekreterarfunktionen i regionfullmäktige, regionstyrelse, nämnder m.m.... 11 9.3. Mall för tjänsteskrivelse... 11 9.4. Checklista för regionfullmäktiges sekretariat... 11 1. Inledning Dokumentet innehåller beskrivningar om vilket tjänstmannastöd om ska finnas för de politiska organ som är verksamma från 1 januari 2017.
Rutin 2(11) 2. Tjänstemannastöd 2.1. Tjänstemannastöd för politiska organ Kansliavdelningens tjänstemannastöd till Region Gävleborgs politiska organ omfattar sekreterarfunktion för sammanträden och samordning av ärendeprocessen samt uppföljning av denna. Stödet omfattar även administrativa åtgärder kopplade till rådens dagliga arbete för såväl majoritet som opposition. Stödet ges av administrativa assistenter. Servicenivån ska vara likartad. 2.2. Ansvar för politiska organ Kanslienhetens ansvar Regionfullmäktige med beredningar Regionstyrelse med utskott Hälso- och sjukvårdsnämnd Hållbarhetsnämnd Kultur- och kompetensnämnd Gemensam nämnd för FoU Välfärd, Hjälpmedel, RegNet och HelGe Pensionärsråd Förvaltningarnas ansvar Företagshälsovårdsnämnd Patientnämnd Bolagets ansvar (Folktandvården AB och Movexum AB) Bolagets styrelse 2.3. Sekreterarens övergripande ansvar För varje politiskt organ finns en ansvarig sekreterare. Sekreterarens ansvar kan se olika ut beroende på vilket organ det gäller. En gemensam förutsättning är att sekreteraren är ansvarig för planering och samordning av sammanträdet samt för kallelse och protokoll ansvara för att planera och kalla till beredningsmöten bidra till att ärendeberedningen inför mötena fungerar väl genom beredningsprocessen säkerställa att underlagen som skickas ut i en kallelse är väl beredda, tydliga och korrekta vid behov diarieföra och distribuera protokollsutdrag ansvara för att sammanträdeslokaler är bokade och förberedda utbilda förvaltningens tjänstemän i att skriva tjänsteskrivelser hålla sig uppdaterad om förvaltningens verksamhet och organisation
Rutin 3(11) 2.4. Tjänstemäns deltagande/närvaro vid politiska sammanträden ( grundbemanning ) Regionfullmäktige Regiondirektör, kanslidirektör, kommunikationsdirektör, RF-sekreterare, RF-sekretariat, personal från IT för webbsändning. När budget beslutas närvarar ekonomidirektör. Regionstyrelsen Regiondirektör, kanslidirektör, kommunikationsdirektör, regionstyrelsens sekreterare. Nämnderna Förvaltningschef och nämndens sekreterare. Utvecklingsutskottet Regiondirektören, förvaltningscheferna för hållbarhetsförvaltningen och kultur och kompetensförvaltningen, utskottets sekreterare. Fastighets-, teknik- och miljöutskottet Ekonomidirektören och utskottets sekreterare. Personalutskottet HR-direktören och utskottets sekreterare. Hälsovalsutskottet Chefen för hälsovalskontoret och utskottets sekreterare. Rådsberedning Regiondirektör, biträdande regiondirektörer, kanslidirektör, kommunikationsdirektör, regionstyrelsens sekreterare. Oppositionsberedning Föredragande tjänstemän. Förutom den angivna grundbemanningen kallas ansvariga tjänstemän för att föredra aktuella ärenden. Jurist ska vara tillgänglig vid sammanträde med regionstyrelse, nämnd och utskott. 2.5. Regionfullmäktige För arbetet med regionfullmäktige finns ett team bestående av RF- sekreterare och RF-sekretariat. Teamet utgör stöd till fullmäktiges presidium i genomförandet av sammanträden och aktiviteter som: Regionfullmäktige
Rutin 4(11) Presidieträff Presidieträff RF RS presidium Demokratiberedning Gruppledarträff Länspresidieträff Möten med regionfullmäktiges revisorer Valberedning För teamets ansvarsfördelning finns det en särskild checklista som det hänvisas till under punkt 9 - bilagor. 2.6. Regionfullmäktiges sekretariat RF-sekretariat utgör administrativt tjänstemannastöd till fullmäktiges ledamöter. Utöver det samordnas beredning av motioner, medborgarförslag, interpellationer och frågor. Sekretariatet ansvarar även för förteckning över regionens samtliga ledamöter och ersättare i systemet Troman. 2.7. Regionstyrelsens sekretariat RS-sekretariat utgör administrativt tjänstemannastöd till regionstyrelsens och hälso- och sjukvårdsnämndens sekreterare. 3. Beredskap Reservrutiner finns för att hantera sammanträden i de fall frånvaro eller bortfall av IT-funktioner inträffar. 3.1. Driftstörningar i ärendehanteringssystemet Platina Helt bortfall Inga handlingar har hunnit tas ut och kan inte tas fram på annat sätt sammanträdet ställs in! Delvis bortfall Kallelse/ärendelista finns i pappersform eller handlingarna har tidigare skickats och finns tillgängligt sammanträdet genomförs efter bästa förmåga! 3.2. Driftsäkerhet För fullmäktige, nämnder och utskott ska det finnas rutin och beredskap, för att hantera frånvaro som skapar problem i verksamheten, så att beredning och sammanträden så långt som möjligt kan genomföras som planerat. Förteckning över sekreterarfunktionen i regionfullmäktige, regionstyrelse, nämnder m.m. se bilaga 9.1.
Rutin 5(11) 4. Ärenden Hantering av ärenden sker i ärende- och dokumenthanteringssystemet Platina. För varje ärende ska det skrivas en tjänsteskrivelse enligt fastställd mall. Mallen är uppbyggd av fasta rubriker och stödjande text. Hänvisning till mallen finns under punkt 9 bilagor. 4.1. Processbeskrivning och dokumenthantering Det finns en beskrivning av ärendeprocesserna kopplade till de politiska organen som det hänvisas till under punkt 9 bilagor. Varje enskilt ärendes process dokumenteras i ärende- och dokumenthanteringssystemet Platinas möteshanteringsmodul. För årligen återkommande ärenden i nämnder, utskott och fullmäktige ska det föras en förteckning i syfte att underlätta ärendeplaneringen. Sekreteraren ansvarar för att hålla förteckningen uppdaterad. En dokumenthanteringsplan ska finnas och ajourhållas. 4.2. Ärendeberedning Syftet med ärendeberedningen är att säkerställa att beslutsunderlag (tjänsteskrivelse, handlingar etc.) är väl beredda, tydliga och korrekta i respektive ärende. Ärendeberedningen sker i tre steg tjänstemannaberedning, politisk beredning och slutavstämning av kallelsen. Nämndsekreteraren/RF sekreterare samordnar, sammankallar och skickar ut handlingar till de olika beredningstillfällena. För samordning/samplanering av ärenden finns rådsberednings-beredningen och nämndsekreterarnas ärendeplanering/samordning. 4.3. Ansvar och ärendekvalitet Förvaltningschef/funktionsansvarig/utskottsansvarig tjänsteman är ansvarig för beredningen av sina ärenden inklusive erforderligt fackligt samråd med FSAM och CESAM. Sakkunnig kan vid behov kallas till en beredning eller ett ärendeplaneringsmöte i syfte att säkerställa ärendets kvalitet och/eller process. Handläggaren ansvarar för att kvalitetssäkra de ekonomiska och juridiska perspektiven i ärendeskrivningen med budgetansvarig och jurist.
Rutin 6(11) 5. Beredningsprocessen 5.1. Gemensam samordning av ärendehantering 1. Tjänstemannaberedning (torsdagsmöte) Regiondirektör, biträdande regiondirektörer, kanslidirektör, kommunikationsdirektör, HR-direktör, ekonomidirektör och regionstyrelsens nämndsekreterare träffas för att förbereda kommande rådsberedning, nämnder och utskott. 2. Nämndsekreterarnas äredeplanering/samordning (måndagsmöte) Nämndsekreterarna träffas för att stämma av aktuella och kommande ärenden som ska behandlas i regionfullmäktige/regionstyrelse/nämnd. I ärendeplaneringen utformas förslag till tidplan för behandling av respektive ärende i berörda instanser. 5.2. Regionstyrelsens och nämndernas beredning 1. Tjänstemannaberedning Regionstyrelsens, nämndernas och utskottens tjänstemannaberedning säkerställer att samtliga aktuella ärenden är inplanerade, att erforderliga underlag etc. är klara för politisk beredning. Medverkan i de olika instansernas tjänstmannaberedning fastställs av respektive förvaltningschef (nämnd) och kanslidirektören (regionstyrelsen). 2. Politisk beredning Den politiska beredningen fastställer den aktuella föredragningslistan och förslag till beslut i respektive ärende. 1. Rådsberedningen (majoritetens regionråd) och presidieberedningen (RS:s presidium) utgör politisk beredning för regionstyrelsen. 2. Hälso- och sjukvårdsnämndens, hållbarhetsnämndens och kultur- och kompetensnämndens politiska beredningar utgörs av vardera 5 ledamöter ur respektive nämnd med företrädare för både majoritet och opposition. 3. Slutavstämning av kallelsen Slutavstämning av kallelsen sker 1-2 dagar innan kallelsen ska distribueras till ledamöter och ersättare i den aktuella instansen. Vid slutavstämningen ska beslutsunderlag (tjänsteskrivelser, handlingar etc.) vara färdiga för politisk behandling. Ansvariga är kanslidirektör (regionstyrelsen), förvaltningschef (nämnd) och ansvarig för utskott.
Rutin 7(11) 5.3. Regionfullmäktiges beredning 1. RF-avstämning Varje måndag träffas RF-teamet för en avstämning av läget när det gäller ärenden, information, utbildning och praktiska detaljer etc. Avstämning sker löpande med regionstyrelsens sekreterare i varje ärende som ska behandlas i regionfullmäktige. 2. Presidieträff Fullmäktiges presidium träffar RF-teamet och kanslidirektör innan kallelsen skickas, för att fastställa kungörelse/föredragningslista, gå igenom interpellationer, frågor, motioner och medborgarförslag. Praktisk genomgång av sammanträdesdetaljer. 3. Gruppledarträff Partiernas gruppledare träffar fullmäktiges presidium och RF- teamet i anslutning till presidieträffen. Vid träffen diskuteras erfarenheterna från senaste sammanträdet, det kommande sammanträdet och innehåll i kommande utbildningsaktiviteter. 4. Slutavstämning RF-teamet träffas dagen innan kallelsen ska skickas och gör en slutkontroll av materialet. Eventuella slutjusteringar/kompletteringar görs. Ansvarig är RF-sekreterare. 5. Interpellations- och frågesvar Svar på interpellationer och frågor distribueras till ledamöterna 1-2 arbetsdagar innan sammanträdet. 5.4. Ärendehantering motion, medborgarförslag, interpellation och fråga Motion 1. Motion lämnas till fullmäktiges sekretariat eller till diariet. De behöver inte vara underskrivna. Motionen kan lämnas via e-post från partiets politiska sekreterare men kan också lämnas in som fysiskt brev. Den får endast lämnas in av: a. ordinarie ledamot i regionfullmäktige och, b. ersättare i regionfullmäktige under ett av regionfullmäktiges sammanträden då de tjänstgör. 2. Fullmäktiges sekretariat kontaktar diariet som diarieför. Därefter skickas motionen ut via mail enligt distributionslista för kännedom till bl.a. fullmäktiges ledamöter och ersättare, politiska sekreterare samt berörda tjänstemän. 3. Motionen anmäls vid nästkommande fullmäktigesammanträde och överlämnas för beredning till styrelse eller nämnd.
Rutin 8(11) 4. När protokollet är justerat skickas motionen till kontaktpersonen på berörd förvaltning. a.fullmäktiges sekretariat ser till att kontaktpersonen blir utsedd till handläggare på ärendet i platina (får då full behörighet). 5. Förvaltningen skriver svaret i platina i mallen tjänsteskrivelse. Innan svaret lämnas till politiken via fullmäktiges sekretariat ska det vara förankrat hos förvaltningschef. 6. Politiken behandlar förslaget i nämnden/regionstyrelsen och därefter regionfullmäktige. Medborgarförslag 1. Medborgare i Gävleborgs län har rätt att lämna in medborgarförslag. Det sker genom att ett formulär på hemsidan fylls i och sedan skrivs ut och undertecknas av förslagsställaren. Förslaget skickas eller lämnas in till regionens diarium där det diarieförs. 2. Medborgarförslaget anmäls vid nästkommande fullmäktigesammanträde och överlämnas för beredning eller beslut i styrelse eller nämnd. 3. När protokollet är justerat skickas medborgarförslaget till kontaktpersonen på berörd förvaltning. a. Fullmäktiges sekretariat ser till att kontaktpersonen blir utsedd till handläggare på ärendet i platina (får då full behörighet). b. Kontaktpersonen på förvaltningen skickar ett brev till förslagsställaren där den vidare handläggningen framgår. 4. Förvaltningen skriver svaret i platina i mallen tjänsteskrivelse. Innan svaret lämnas till politiken via fullmäktiges sekretariat så ska det vara förankrat hos förvaltningschef. 5. Förslagsställaren har rätt att närvara vid sammanträde då beslut tas. 6. Politiken behandlar förslaget i nämnden/regionstyrelsen och i vissa fall regionfullmäktige. Interpellation 1. Interpellation lämnas till fullmäktiges sekretariat eller till diariet. Den behöver inte vara underskriven. Interpellationen kan skickas med e-post eller lämnas in som fysiskt brev. Interpellationer ska vara fullmäktiges sekretariat tillhanda senast 15 arbetsdagar innan fullmäktiges sammanträde. En förteckning över gällande stoppdatum finns upprättad hos RF-sekretariatet. De får endast lämnas in av: a. ordinarie ledamot i regionfullmäktige och b. ersättare i regionfullmäktige under ett av regionfullmäktiges sammanträden då de tjänstgör. 2. Fullmäktiges sekretariat kontaktar diariet och ordnar med diarieföring. Därefter skickas interpellationen ut via mail enligt distributionslista för kännedom till bl.a. fullmäktiges ledamöter och ersättare, politiska sekreterare samt berörda tjänstemän.
Rutin 9(11) 3. Fullmäktiges sekretariat fördelar interpellationen till berörd förvaltning och skickar den via mail till förvaltningens kontaktperson för beredning. a. Förslag till svar ska vara fullmäktiges sekretariat tillhanda senast 7 arbetsdagar innan fullmäktiges sammanträde för överlämning till politiken. Svaret ska då vara förankrat hos förvaltningschef. b. Förvaltningen skriver svaret i platina i mallen svar på interpellation. 4. Fullmäktiges sekretariat mailar svaret till interpellanten så snart det är godkänt av politiken, dock senast 2 arbetsdagar före fullmäktiges sammanträde. 5. Interpellationen behandlas i regionfullmäktige. Fråga 1. En fråga lämnas in till fullmäktiges sekretariat eller till diariet. Den behöver inte vara underskriven. Frågan kan skickas in via e-post eller lämnas in som fysiskt brev. Frågan ska vara fullmäktiges sekretariat tillhanda senast 3 arbetsdagar innan fullmäktiges sammanträde. Får endast lämnas in av: a. ordinarie ledamot i regionfullmäktige och b. ersättare i regionfullmäktige under ett av regionfullmäktiges sammanträden då de tjänstgör. 2. Fullmäktiges sekretariat kontaktar diariet som diarieför. Därefter skickas frågan ut via mail enligt distributionslista för kännedom till bl.a. fullmäktiges ledamöter och ersättare, politiska sekreterare samt berörda tjänstemän. 3. Fullmäktiges sekretariat fördelar frågan till berörd förvaltning och skickar den via mail till förvaltningens kontaktperson för beredning. a. Förslag till svar ska vara fullmäktiges sekretariat tillhanda senast 2 arbetsdagar innan fullmäktiges sammanträde för överlämning till politiken. Svaret ska då vara förankrat hos förvaltningschef. b. Förvaltningen skriver svaret i platina i mallen svar på fråga. 4. Fullmäktiges sekretariat mailar svaret till frågeställaren så snart det är godkänt av politiken, dock senast 1 arbetsdag före fullmäktiges sammanträde. 5. Frågan behandlas i regionfullmäktige. 6. Information Sekreteraren för regionstyrelsen respektive regionfullmäktige ansvarar för att berörda chefer informeras genom mail om vad som beslutats under sammanträdet. Informationen sker genom ett protokollreferat. Protokollreferatet publiceras på Plexus. Informationen lämnas i omedelbar anslutning till sammanträdets avslutande. Syftet är att berörda chefer ska kunna förbereda sig för genomförande av beslut och kommunikation.
Rutin 10(11) Justerade protokoll publiceras på www.regiongavleborg.se. 7. Uppföljning Sekreteraren följer upp beslut tagna i styrelsen, nämnder, utskott och regionfullmäktige, som innebär åtgärder/uppdrag/verksamhetsförändringar, löpande sex månader efter fattat beslut genom särskild blankett som skickas till verksamheten. Resultatet återrapporteras till aktuellt beslutsforum. 8. Samrådsorgan Kanslidirektören ansvarar för framtagande av årsplanering för regionalt kommunsamråd, kollektivtrafiksamråd och samråd integration. 8.1. Regionalt kommunsamråd Regionalt kommunsamråd genomförs fyra gånger per år. Värdorganisation är regionstyrelsen. Kanslidirektören för minnesanteckningar och samordnar beredning. Två av samråden utgör ägarsamråd för Samordningsförbundet. Deltagare Regionsstyrelsens presidium Regionråd i majoritet Kommunstyrelsens ordförande och oppositionsföreträdare Landshövdingen 8.2. Kollektivtrafiksamråd Samrådet genomförs två gånger per år. Värdorganisation är Hållbarhetsnämnden. Samrådets datum anpassas till processerna nedan: Eventuella effektiviseringar i trafiken inför budgetarbete Arbete med årsplan Kollektivtrafiksamrådet bereds av Region Gävleborgs Hållbarhetsnämnds presidium och ansvarig tjänsteman. Deltagare Regionstyrelsens ordförande Hållbarhetsnämndens presidium Ansvarig politiker i respektive kommun. Ansvarig förvaltningschef i respektive organisation Sakkunnig tjänsteman från respektive organisation
Rutin 11(11) 8.3. Samråd integration Samråd integration genomförs två gånger per år. Beredning av samråden sker genom ansvariga tjänstemän för Integration Gävleborg på Länsstyrelsen Gävleborg och Region Gävleborg. Värdskapet är delat mellan organisationerna. Deltagare Regionstyrelsens presidium Ansvarig politiker i respektive kommun Ansvariga förvaltningschefer i respektive organisation Sakkunnig tjänsteman Länsstyrelsen Gävleborgs län Särskilt kallade (enligt överenskommelse på kommunsamråd 2016-09-30) Polismyndigheten Migrationsverket Arbetsförmedlingen Högskolan i Gävle 9. Bilagor 9.1. Beskrivning av ärendeprocessen Kommer att finnas i platina dokumentsök samt länk till sida på plexus. Dokument-id i platina 01-268104. 9.2. Förteckning över sekreterarfunktionen i regionfullmäktige, regionstyrelse, nämnder m.m. Kommer att finnas i platina dokumentsök samt länk till sida på plexus. Dokument-id i platina 01-264097. 9.3. Mall för tjänsteskrivelse Kommer att finnas i platina dokumentsök samt länk till sida på plexus. Dokument-id i platina 01-268107. 9.4. Checklista för regionfullmäktiges sekretariat Kommer att finnas i platina dokumentsök samt länk till sida på plexus. Dokument-id i platina 01-268117.