Ärende 17 Internkontroll 2018 kommunövergripande - upphandlingsenhetens verksamhet
Tjänsteskrivelse 1 (5) 2018-02-14 KS 2017.0045 Kommunfullmäktige Tillägg till Internkontrollplan kommunövergripande för Karlskoga kommun 2018 Sammanfattning Syftet med internkontrollen är att säkerställa att verksamheten bedrivs ändamålsenligt och kostnadseffektivt. Vidare syfte är att rapportering om ekonomi och verksamhet är tillförlitlig samt att tillämpliga lagar och föreskrifter följs. Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att kommunen har en god internkontroll. Vid kommunstyrelsens sammanträde den 21 november 2017, KS 214, föreslogs ytterligare ett internkontrollområde Upphandlingsenhetens verksamhet. Kommunfullmäktige beslutade den 12 december 2017, KF 183 att fastställa internkontrollområden för Karlskoga kommun 2018 där Upphandlingsenhetens verksamhet ingår som ett område. Nedan föreslås uppdragsbeskrivning för internkontrollområdet. På bifogad blankett Karlskoga kommuns övergripande internkontrollområden för 2018 beskriv de processer/rutiner som föreslås genomföras som internkontroll för området Upphandlingsenhetens verksamhet. Beslutsunderlag Kommunstyrelsens ledningskontors tjänsteskrivelse den 14 februari 2018 med bilaga Internkontrollplan för Karlskoga kommun 2018. Beskrivning av förslag Kommunstyrelsens ledningskontors förslag till processer/rutiner för genomförande av internkontrollområdet Upphandlingsenhetens verksamhet. Internkontrollen delas upp i två delar Upphandlingsenhetens uppdrag och Upphandlingsprocessen.
Tjänsteskrivelse 2 (5) 2018-02-14 KS 2017.0045 Upphandlingsenhetens uppdrag Karlskoga kommun ska bedriva en kostnadseffektiv verksamhet. Det förutsätter att alla frågor om konkurrensutsättning och upphandling hanteras professionellt och affärsmässigt. Upphandlingsenheten är både en strategisk resurs och en utförare för förvaltningarna i frågor som rör upphandling. Bland annat; Tillhandahålla kompetens och verktyg så att kommunen kan genomföra upphandlingar och inköp strategiskt på ett professionellt och affärsmässigt sätt. Genomföra upphandlingar både planerade, exempelvis ramavtal där avtalstiden är känd sedan tidigare och oplanerade, det vill säga när behov hastigt uppkommer ute i förvaltningarna. Sträva efter att utforma upphandlingar så att såväl mindre som större företag har möjlighet att lämna anbud och delta i konkurrensen. Beakta miljöhänsyn och sociala hänsyn om upphandlingens art motiverar detta. Enheten har också ett uppföljningsansvar, både ekonomiskt och avtalsmässigt. Utbilda och bistå den personal i kommunen som har sin uppgift att göra inköp. Svara på externa frågor angående upphandling och inköp Finns resurser, rutiner och systemstöd som möjliggör för upphandlingsenheten att uppfylla målsättning ovan? Upphandlingsprocessen med tillhörande förberedande- och beslutsprocesser. Finns system och rutiner för att säkerställa en rättssäker och effektiv process Internkontrollen ska visa vilka delar av upphandlingsprocessen som är styrda i lag och vilka delar som upphandlande myndighet kan påverka genom en effektiv projekthantering. Vidare ska visas vilka faktorer som kan påverka en upphandling både i positiv och i negativ riktning både avseende den goda affären samt oönskad tidsutdräkt och hur upphandlingsenheten arbetar för att minimera att dessa situationer uppstår. Som tillvägagångssätt föreslås granska fem upphandlingar från 2017 ur ovanstående perspektiv. Urvalet ska belysa olika typer av upphandlingar och deras respektive komplexitet.
Tjänsteskrivelse 3 (5) 2018-02-14 KS 2017.0045 Kommunstyrelsens ledningskontors förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att godkänna uppdragsbeskrivningen för internkontrollområdet Upphandlingsenhetens verksamhet. Karin Lindqvist Upphandlingschef Bilagor Karlskoga kommuns övergripande internkontrollområde för 2018, för området Upphandlingsenhetens verksamhet Riskanalys övergripande internkontrollområden för 2018 för området Upphandlingsenhetens verksamhet Beslutet expedieras till: samtliga nämnder kvalitetsstrateg ekonomichef ekonomicontroller
Tjänsteskrivelse KS 2017.0045 4 (5) 2018-02-14 Karlskoga kommuns övergripande internkontrollområden för 2018 Process/rutin Upphandlingsenhetens uppdrag Dokumentation finns Ja Nej X Kontroll Finns resurser, rutiner och systemstöd för att utföra det uppdrag som enheten har? Ansvarig för kontrollen Upphandlingschef Kontrollmetod Tillvägagångssätt kan vara: Redovisning av nuläge kontra uppdrag vilka rutiner och vilket stöd finns? Resultat rapporteras till Kommunstyrelsen Tidpunkt för rapportering December 2018 Intervju med några andra kommuner hur uppdragen genomförs där? Redovisa slutsatser och eventuella förslag till förändringar.
Tjänsteskrivelse KS 2017.0045 5 (5) 2018-02-14 Upphandlingsprocessen med tillhörande förberedande- och beslutsprocesser. Finns system och rutiner för att säkerställa en rättssäker och effektiv process? X Följande upphandlingar föreslås för granskning 2017-012 Profilprodukter och giveaways (vara) 2017-016 Förskolan Kartografen (byggentreprenad) 2017-027 Ärendehanteringssystem (IT-upphandling) 2017-031 Resebyråtjänster (länsupphandling) 2017-038 Elektroniska körjournaler (tjänst) Upphandlingschef Tillvägagångssätt för granskningen kan vara: Gå igenom upphandlingsprocesse rna och lyfta fram eventuella risker och där de är påverkbara ge förslag för att minimera att de ska uppstå igen Kommunstyrelsen December 2018
Bilaga Mall för risk- och väsentlighetsanalys 2018-02-14 Risk- och väsentlighetsanalys kommunövergripande internkontroll 2018 En risk- och väsentlighetsanalys identifierar och kartlägger vilka risker som utgör hot mot verksamheten. Med hot avses sådana händelser som medför att verksamheten bedrivs på ett sådant sätt att den inte uppnår sina mål och önskvärda resultat inom beslutade ekonomiska ramar. Arbetsgång 1. Identifiera de händelser som utgör hot mot att verksamheten inte uppnår sina mål eller inte är kostnadseffektiv, till exempel ineffektiva processer. Var så konkret som möjligt. 2. Bedöm sannolikheten för att de identifierade riskerna kan inträffa. Värdera på skalan 1-5. 1 = låg sannolikhet, 5 = hög/stor sannolikhet. 3. Vilka konsekvenser kan händelsen få för verksamheten om den inträffar? Värdera på skalan 1-5. 1 = låg konsekvens, 5 = stor/allvarlig konsekvens. 4. Räkna fram riskvärdet genom att multipliceras sannolikhetsvärdet med konsekvensvärdet. Välj ut de händelser som får högst riskvärde. Exempel Händelse Sannolikhet Konsekvens Riskvärde Nyckelpersoner på avdelningen 2 3 2x3=6 slutar Beslut om fattas inte i tid 3 3 3x3=9 Platserna inom räcker inte till 5 4 5x4=20 Välj ut de händelser som får högt/högst riskvärde. Besluta om åtgärder för dessa händelser. Åtgärder kan delas in på olika sätt. Vi föreslår fyra olika kategorier eliminera, begränsa, överföra och acceptera/ignorera risken. Eliminera risken man vidtar åtgärder/ändrar strategi som medför att risken försvinner. Åtgärder som innebär att uppdraget inte utförs får inte förekomma. Begränsa risken - åtgärder vidtas som innebär att sannolikheten och/eller konsekvensen av att en händelse inträffar minskar. Risken finns fortfarande kvar, men är inte längre lika sannolik och/eller konsekvenserna mildras om händelsen inträffar.
Bilaga Mall för risk- och väsentlighetsanalys 2018-02-14 Överföra risken - åtgärder vidtas som innebär att om risken inträffar flyttas effekterna effekten till någon annan. Acceptera/ignorera risken innebär att man inte vidtar några åtgärder, t.ex. om man bedömer att påverkan på verksamheten är minimal eller att kostnaderna vida överstiger nyttan för åtgärderna. Det kan även vara så att man bedömer att risken inte kan åtgärdas då den helt påverkas av yttre omständigheter som nämnden/verksamheten inte rår över.
Risk- och väsentlighetsanalys Bilaga till internkontrollplan 2018-02-14 Berörd nämnd, år: Kommunövergripande internkontrollområden 2018 Refnr Risker 2018 Identifiera vilka händelser som utgör hot mot att verksamheterna uppnår fastställda mål och önskade resultat. Var så konkret som möjligt och byt infallsvinkel. Sannolikhet (1-5) Hur sannolikt är det att händelsen inträffar? Värdera på skalan 1-5. 1 = låg sannolikhet 5 = hög/stor sannolikhet Konsekvens (1-5) Vilka konsekvenser kan händelsen få för verksamheten? Värdera på skalan 1-5. 1 = låg konsekvens 5 = stor/allvarlig konsekvens Riskvärde (S x K) Multiplicera värdet för sannolikheten med värdet för konsekvensen. Riskvärdet ligger i intervallet 1-25. Åtgärder 1 Risk att upphandlingsenheten inte uppfyller sitt 4 3 12 Begränsa risken åtagande? 2 Risk att upphandlingsprocesser ej håller tidplan? 3 3 9 Begränsa risken 3 4 5 6 7 Välj ut de händelser som har högst riskvärde. Besluta om åtgärder för dessa händelser. Kategorisera gärna åtgärderna enligt följande: - eliminera - begränsa - överföra - acceptera/ignorera 8 Nya rader läggs till genom att ställa markören i denna ruta och klicka på Tab-tangenten
Protokollsutdrag Sammanträdesdatum Kommunfullmäktige 2017-12-12 KF 183 KS 2017.0045 Internkontrollplan kommunövergripande 2018 Sammanfattning Syftet med internkontrollen är att säkerställa att verksamheten bedrivs ändamålsenligt och kostnadseffektivt. Vidare syfte är att rapportering om ekonomi och verksamhet är tillförlitlig samt att tillämpliga lagar och föreskrifter följs. Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att kommunen har en god internkontroll. Beslutsunderlag Kommunstyrelsens protokoll den 21 november 2017 214 Muntlig komplettering under sammanträde angående punkt 4 Kommunstyrelsens ledningskontors tjänsteskrivelse den 19 oktober 2017 Internkontrollplan för Karlskoga kommun 2018 Kommunfullmäktiges beslut Kommunfullmäktige beslutade att fastställa följande kommunövergripande internkontrollområden för Karlskoga kommun för 2018: 1. Finns system och rutiner i kommunen för att säkerställa att införandet av heltidsprojektet inte blir kostnadsdrivande? 2. Utföra en inköpsanalys i syfte att kartlägga kommunens inköp 3. Finskt förvaltningsområde 4. Upphandlingsenhetens verksamhet 5. Kommunstyrelsens ledningskontor får i uppdrag att senast i februari 2018 återkomma med uppdragsbeskrivning (kompletterad internkontrollplan) avseende punkt 4 Beslutet expedieras till Samtliga nämnder Kvalitetsstrateg Ekonomichef Ekonomicontroller Verksamhetsutvecklare finskt förvaltningsområde Upphandlingsenheten Justerande Utdragsbestyrkande