Kontosystem o bokföring Finns det startvärden (IBvärden) flyttas dessa ut på aktuella beräkningskonton Balanskontot och dubbel bokföring Kontobegrepp konto, kontoklasser, debet/kredit, saldo, avslutning, avläsning, utjämning etc Utgifter och inkomster i BR Bokslut kontomässig avslutning till RR/VF och BR/UB T EK S BASkontoplanens struktur och logik Avläsningsteknik och en utjämningskontering när resultatets belopp förs in i balansräkningen Beräkningskontonas öknings och minskningssidor ges av balanskontot Bokföring och kontosystem 1 Bokföring och kontosystem 2
Eget kapital har en mängd underkonton.... Löpande bokföring alltid debet = kredit annars... T S EK Aktiekapital T EK Eget kapital Om man använder beräkningskonton innebär dubbel bokföring att balansboxens plusposter registreras på beräkningskontonas ökningssidor och minusposterna på kontonas minskningssidor. S Resultat Ser man sedan till att varje affärshändelse registreras med samma belopp såväl till vänster (debet) på ett konto som till höger (kredit) på ett annat, kommer balansekvationens identitet att upprätthållas. Kostnad 1 Intäkt 1 Kostnad 2 Intäkt 2 Kravet på debet=kredit är således en konsekvens av balansekvationen och bokförs inte lika stora belopp i såväl debet som kredit, kommer T S EK! Bokföring och kontosystem 4
Det nystartade bussbolagets första år (T) Bussar (EK) Eget kapital kapital Ägarna tillskjuter kapital ( (A)) Ett lån tas upp och banken betalar ut pengarna ( (B )) Inköp av buss på kredit. Bussens inköpspris är 800 000 (C), den delbetalas under det första året med 400 000 (D) Löpande under året faktureras resor till kunder, dvs. resorna säljs på kredit. Resorna genomförs löpande under året (totalbelopp 1 (E)) Företaget erhåller fakturor för drivmedel, reparationer och annat löpande under året (totalbelopp 900 000 (F)) Diverse leverantörsfakturor betalas under året, dock inte alla (totalbelopp 800 000 (G )) Kunder betalar det mesta av vad som fakturerats, dock inte allt (totalbelopp 1 (H )) Bussen beräknas bli använd i 4 år och har vid bokslutet använts ett år (I) (T) Kundfordringar (T) Kassa / Bank (EK) Eget kapital resultat (S) Banklån (S) Leverantörsskulder (I) Försäljning resor Kontera dessa affärshändelser på lämpliga konton! Träna Tkontering och avläsning med bussbolagets första år (K) Diverse driftskostnader (K) Avskrivningar
Saldo, avslutning och avläsning Tkonton har genom sin bildmässighet pedagogiska poänger. Vill man använda sådana och bokföra manuellt träffar man på begreppen saldo, avslutning och avläsning. Kontosystemet avslutas genom att nettobeloppen på alla beräkningskonton läses av och förs (slutligen) till balanskontot (BR/UB). Exemplet visar enbart ett konto för bussar och ett för kassa. Bussar IB 0 800 UB 600 IB 0 100 200 1 100 UB 200 Kassa 200 400 800 Bussar 600 Kassa 200 BR/UB IB IB Avslutning av ett kontosystem... T Balanskonto (BR/UB) EK S = Eget kapital IB IB Eget kapital Resultatkonto (RR/VF) Kostnad Intäkt Kostnad Intäkt Maskinkontot har ett debetsaldo på 600 och kontot Kassa ett debetsaldo på 200. Dessa saldon läses av på beräkningskontona och flyttas till debet på BR/UBkontot. Denna avläsning görs helt automatiskt i datorbaserade bokföringsprogram. Vill man göra en debet/kreditkontering utjämnar man beräkningskontona. Debiteringen på BR/UB motsvaras då av en kreditering på respektive beräkningskonto. Beräkningskontonas bägge sidor summerar då till samma belopp (för Bussar: 600 och för Kassa: 200) Bokföring och kontosystem 8
(T) Bussar C 800 000 I 600 000 (EK) Eget kapital kapital A UB för ett år blir IB nästa år.... (EK) Eget kapital resultat K 900 000 J 1 L Bussar EK kap 200 IB (T) Kundfordringar E 1 H 1 (T) Kassa / Bank A D 400 000 B G 800 000 H 1 Vid manuell bokföring överförs intäkts och kostnadskontonas saldon till EKresultat post för post (JL). Resultaträkningen upprättas med utgångspunkt i kontot EKresultat. (S) Banklån B (S) Leverantörsskulder D 400 000 C 800 000 G 800 000 F 900 000 500 000 (I) Försäljning resor J 1 E 1 (K) Diverse driftskostnader F 900 000 K 900 000 (K) Avskrivningar I L IB 600 Kundfordringar IB 100 Kassa / bank IB 200 Balanskontot som UB T Bussar: UB 600 Kundford: UB 100 Kassa: UB 200 900 EK EK kapital: UB 100 S EK resultat: UB 100 Banklån: UB 200 Lev.skuld: UB 500 900 Årets resultat som UB blir Föregående års resultat som IB och ingår i EK kap Årets resultat som IB är alltid 0 eftersom inga intäkter eller kostnader ännu har bokförts EK res Banklån Lev.skuld 0 IB 200 IB 500 IB
periodiseringen som debet kredit... När det gäller rörelsetransaktioner är inkomsten alltid en debitering, medan skulden alternativt intäkten är en kreditering SKULD debet kredit INKOMST FÖRSÄLJNINGS VÄRDE INTÄKT kredit debet När det gäller rörelsetransaktioner är utgiften alltid en kreditering, medan tillgången alternativt kostnaden är en debitering TILLGÅNG UTGIFT kredit ANSKAFFNINGS VÄRDE KOSTNAD debet Att redovisningen bygger på inkomster och utgifter med periodisering till intäkter och kostnader är således kopplat till bokföringens krav på såväl debitering som kreditering. Detta debet/kreditkrav gäller dock inte bara rörelserelaterade transaktioner utan alla transaktioner! Begreppet dubbel bokföring syftar ursprungligen på fenomenet att man använder dubbla böcker, en grundbok och en huvudbok, men brukar även kopplas till den kontomässiga dubbelnoteringen i debet och kredit! BASkontoplanen Svensk standardkontoplan med 2 kontoklasser för balansräkning och 6 för resultaträkning. En klass för tillgångar (klass 1), en för eget kapital och skulder (klass 2), en för intäkter (klass 3), fyra för rörelsekostnader (klass 47) och en blandad klass för finansiella samt övriga intäkter och kostnader (klass 8). Dessa åtta kontoklasser hanterar företagets externredovisning. BASkontoplanen revideras löpande och finns i branschspecifika varianter Kontona har en fyrsiffrig kod (kontoklass, kontogrupp, konto och underkonto) och deras gruppering ges i princip av de finansiella rapporternas struktur Kontoplanen är anpassad för datorbaserad redovisning och utnyttjar s.k. avläsningsteknik. En avslutande s.k. utjämningstransaktion hanterar resultatkontonas införande i balanskontot Bokföring och kontosystem 12
BASplanens struktur och innehåll (kontogrupper) 10 Immateriella anläggningstillgångar 11 Byggnader och mark 12 Maskiner och inventarier 13 Finansiella anläggningstillgångar 14 Lager och pågående arbeten 15 Kundfordringar 16 Övriga kortfristiga fordringar 17 Förutbetalda kostnader och upplupna intäkter 18 Kortfristiga placeringar 19 Kassa och bank 20 Eget kapital 21 Obeskattade reserver 22 Avsättningar 23 Långfristiga skulder 24 Kortfristiga skulder t kunder o leverantörer 25 Skatteskulder 26 Moms o särskilda punktskatter 27 Personalens skatter och avgifter 28 Övriga kortfristiga skulder 29 Upplupna kostnader och förutbetalda intäkter 30 Rörelsens huvudintäkter 35 Fakturerade kostnader 36 Rörelsens sidointäkter 37 Intäktskorrigeringar 38 Aktiverat arbete för egen räkning 39 Övriga rörelseintäkter 40 Inköp av varor och material 46 Legoarbeten, underentreprenader 47 Reduktioner av inköpspriser 49 Lagerförändringar och förändring av pågående arbeten 50 Lokalkostnader 51 Fastighetskostnader 52 Hyra av anläggningstillgångar BASplanens kontogrupper 53 Energikostnader 54 Förbrukningsinventarier och förbrukningsmaterial 55 Reparation och underhåll 56 Kostnader för transportmedel 57 Frakter och transporter 58 Resekostnader 59 Reklam och PR 60 Övriga försäljningskostnader 61 Kontorsmaterial och trycksaker 62 Tele och post 63 Företagsförsäkringar och övriga riskkostnader 64 Förvaltningskostnader 65 Övriga externa tjänster 68 Inhyrd personal 69 Övriga externa kostnader 70 Löner till kollektivanställda 72 Löner till tjänstemän och företagsledare 73 Kostnadsersättningar och förmåner 74 Pensionskostnader 75 Sociala och andra avgifter 76 Övriga personalkostnader 77 Nedskrivningar och återföring av nedskrivningar 78 Avskrivningar enligt plan 79 Övriga rörelsekostnader 80 Resultat från aktier och andelar i koncernföretag 81 Resultat från andelar i intresseföretag 82 Resultat från övriga värdepapper och långfristiga fordringar 83 Övriga ränteintäkter och liknande resultatposter 84 Räntekostnader och liknande resultatposter 87 Extraordinära intäkter och kostnader 88 Bokslutsdispositioner 89 Skatter och årets resultat
BASplanen använder avläsningsteknik (1XXX) Bussar C 800 000 I (2XXX) Eget kapital övrigt A 1 2 3 4 5 6 7 8 600 000 (2099) Eget kapital Årets resultat J (1XXX) Kundfordringar E 1 H 1 (2XXX) Banklån B Vid vinst ser balans och resultatkontot ut som nedan. Debet och kredit är lika totalt men med ett debetsaldo på balanskontot och ett lika stort kreditsaldo på de sammanräknade resultatkontona. Med hjälp av en utjämningstransaktion (debet 8999 kredit 2099) förs Årets vinst in i eget kapital. De sammanräknade resultatkontona utjämnas (debet=kredit och saldot är noll) och balanskontot balanserar därmed: T = EK S! (1XXX) Kassa / Bank A D 400 000 B G 800 000 H 1 (2XXX) Leverantörsskulder D 400 000 C 800 000 G 800 000 F 900 000 500 000 1 2 48 3 (8) (6XXX) Diverse driftskostnader (3XXX) Försäljning resor F 900 000 E 1 900 000 1 (7XXX) Avskrivningar (8999) Årets resultat I J kredit 2099 debet 8999 Vid datorbaserad bokföring skrivs resultaträkningen ut automatiskt med utgångspunkt från samtliga konton i klass 38 och enbart resultatets belopp förs till EKresultat genom en enda utjämnande transaktion.
Att föra bok kronologiskt.... Att föra bok systematiskt.... Grundbok Ver nr Text Konto Kontonamn Debet Kredit 100 Betalning av skatter och avgifter 1920 Postgiro 0 687 550 100 Betalning av skatter och avgifter 1630 Avräkn skatter och avgift 687 550 736 100 100 Betalning av skatter och avgifter 2650 Moms redovisningskonto 422 000 0 100 Betalning av skatter och avgifter 2710 Personalens källskatt 200 480 0 100 Betalning av skatter och avgifter 2731 Avräkn sociala avgifter 103 620 0 100 Betalning av skatter och avgifter 8910 Årets skattekostnad 10 000 0 101 Löneutbetalning 1920 Postgiro 0 232 560 101 Löneutbetalning 2731 Avräkn sociala avgifter 0 147 860 101 Löneutbetalning 2710 Personalens källskatt 0 109 440 101 Löneutbetalning 7210 Lön tjänstemän 342 000 0 101 Löneutbetalning 7510 Arbetsgivaravgifter 147 860 0 102 Kontokortsfaktura 2440 Leverantörsskulder 0 2 000 102 Kontokortsfaktura 2890 Övr kortfr skulder 2 000 0 103 Inbetalning från kunder 1510 Kundfordringar 0 8 800 000 103 Inbetalning från kunder 1920 Postgiro 8 800 000 0 104 Varuinköp 2440 Leverantörsskulder 0 5 250 000 104 Varuinköp 2641 Ingående moms 1 050 000 0 104 Varuinköp 4010 Inköp materiel och varor 4 0 105 Nyemission 2081 Aktiekapital 0 1 500 000 105 Nyemission 2084 Överkursfond 0 2 500 000 105 Nyemission 1920 Postgiro 4 000 000 0 106 Betalning av leverantörsskulder 1920 Postgiro 0 4 857 750 106 Betalning av leverantörsskulder 2440 Leverantörsskulder 4 857 750 0 107 Bilomkostnader 2440 Leverantörsskulder 0 10 000 107 Bilomkostnader 2641 Ingående moms 2 000 0 107 Bilomkostnader 5690 Övr transportmedel 8 000 0 108 Inbetalning från kunder 1510 Kundfordringar 0 5 150 000 108 Inbetalning från kunder 1920 Postgiro 5 150 000 0 109 Överföring till momsredovisningsko 2650 Moms redovisningskonto 668 000 1 000 000 109 Överföring till momsredovisningsko 2641 Ingående moms 0 668 000 109 Överföring till momsredovisningsko 2611 Utg moms försäljning 25% 1 000 000 0 110 Utgående kundfakturor 3051 Försäljn varor 25% sv 0 6 000 000 110 Utgående kundfakturor 2611 Utg moms försäljning 25% 0 1 110 Utgående kundfakturor 1510 Kundfordringar 7 0 111 Reklamutskick 2440 Leverantörsskulder 0 84 000 111 Reklamutskick 2641 Ingående moms 14 000 0 111 Reklamutskick 5990 Övrig reklam 70 000 0 112 Betalning av skatter och avgifter 1630 Avräkn skatter och avgift 444 900 494 300 112 Betalning av skatter och avgifter 1920 Postgiro 0 444 900 112 Betalning av skatter och avgifter 2650 Moms redovisningskonto 112 000 0 112 Betalning av skatter och avgifter 2710 Personalens källskatt 209 440 0 112 Betalning av skatter och avgifter 2731 Avräkn sociala avgifter 112 860 0 112 Betalning av skatter och avgifter 8910 Årets skattekostnad 60 000 0 Huvudbok 2440 Leverantörsskulder Konto Ver nr Text Debet Kredit Saldo Ackumulerat 2440 40 Städning 0 7 000 7 000 1 859 750 2440 43 Varuinköp 0 4 700 000 4 700 000 6 559 750 2440 45 Städning 0 7 000 7 000 6 566 750 2440 46 Betalning av leverantörsskulder 5 280 750 0 5 280 750 1 286 000 2440 58 Bilomkostnader 0 10 000 10 000 1 296 000 2440 59 Städning 0 7 000 7 000 1 303 000 2440 61 Bilomkostnader 0 7 500 7 500 4 539 500 2440 63 Elräkning 0 10 000 10 000 4 549 500 2440 64 Inköp programvaror 0 12 000 12 000 4 561 500 2440 67 Varuinköp 0 4 850 000 4 850 000 9 411 500 2440 49 Bilomkostnader 0 8 750 8 750 9 420 250 2440 58 Kontorsmaterial 0 11 000 11 000 9 431 250 2440 59 Varuinköp 0 3 500 000 3 500 000 4 803 000 2440 60 Kontorsmaterial 0 3 000 3 000 4 806 000 2440 61 Trycksaker 0 50 000 50 000 4 856 000 2440 64 Betalning av leverantörsskulder 5 311 000 0 5 311 000 455 000 2440 65 Marknadsföring 0 45 000 45 000 410 000 2440 68 Inköp av M/I kassaskåp 0 50 000 50 000 360 000 2440 69 Inköp av M/I truckar 0 2 2 1 740 000 2440 71 Kreditnota 375 000 0 375 000 1 365 000 2440 72 Bilomkostnader 0 7 500 7 500 1 372 500 2440 80 Elräkning 0 10 000 10 000 1 382 500 2440 81 Inköp programvaror 0 12 000 12 000 1 394 500 2440 82 Varuinköp 0 4 850 000 4 850 000 6 244 500 2440 84 Inköp kontorsmaterial 0 8 000 8 000 6 252 500 2440 85 Varuinköp 0 5 650 000 5 650 000 11 902 500 2440 86 Betalning av leverantörsskulder 4 641 500 0 4 641 500 7 261 000 2440 89 Varuinköp från Ryssland 0 20 000 20 000 7 281 000 2440 97 Tullavgift och moms 0 9 500 9 500 7 290 500 2440 100 Bilomkostnader 0 8 750 8 750 7 299 250 2440 102 Städning 0 7 000 7 000 7 306 250 2440 103 Marknadföring 0 27 500 27 500 7 333 750 2440 104 Inköp dataprogram 0 8 000 8 000 7 341 750 2440 108 Inköp av M/I skrivare 0 20 000 20 000 7 361 750 2440 107 Städning 0 7 000 7 000 7 368 750 2440 109 Elräkning 0 45 000 45 000 7 413 750 2440 111 Varuinköp 0 5 300 000 5 300 000 12 713 750 2440 112 Bilomkostnader 0 7 500 7 500 12 721 250 2440 116 Platsannons 0 50 000 50 000 12 771 250 2440 120 Inköp av M/I distributionsbilar 0 3 250 000 3 250 000 16 021 250 2440 121 Betalning av leverantörsskulder 7 990 750 0 7 990 750 8 030 500