TeamFinland Explorer-finansiering Godtagbara kostnader och projektuppföljning Finansieringsvillkoren: De minimis-stöd för företag 30.8.2017 DM 1910984 Copyright Tekes
Ansvarig projektledare: Läs noggrant igenom finansieringsbeslutet och finansieringsvillkoren och eventuella särskilda villkor så att du kan agera i enlighet med dem. Gå igenom beslutet och villkoren med ekonomiförvaltningen/revisionsbyrån och skicka beslut och villkoren för kännedom också till revisorn Ge en fullmakt för rapportering och redovisning till de personer som kommer att sköta frågor om projektet i Tekes-nätservice Rådgivningstjänsten hjälper dig, tfn 029 505 5051 Anvisning för rapportering i nätservicen Sänd meddelande om godkännande av finansieringsbeslutet via Tekes nätservice Ordna projektbokföringen och uppföljningen av arbetstiden genast när projektet har inletts
Beakta följande genast när projektet startar Ta systemet för uppföljning av projektets kostnader direkt när projektet har startat Läs finansieringsbeslutet och de allmänna villkoren för finansieringen Den uppdaterade projektplanen utgör en del av finansieringsbeslutet och fungerar som grund för godkännandet av kostnaderna Avtal som ingåtts före beslutet, villkor om hävning (se de allmänna villkoren) Informera bokföraren/revisionsbyrån och revisorn om projektet Det är möjligt att göra motiverade förändringar under projektets gång Finansieringen ackumulerar inte Tekes de minimis-kvot, 150 000 euro
Projektbokföring Finansieringsmottagaren ska ordna sin bokföring så, att de kostnader som orsakas av projektet kan specificeras och deras koppling till bokföringen och kostnadsredovisningen kan verifieras. Projekthandlingarna och övrigt material (inkl. den personliga arbetstidsuppföljningen) som behövs för kontrollen och revisionen av projektet ska förvaras i minst tio år från den sista betalningsposten för projektet.
Allmänna redovisningsprinciper Den uppdaterade projektplanen utgör en del av finansieringsbeslutet och fungerar som grund för godkännandet av kostnaderna Den ansvariga projektledaren rapporterar om projektets framskridande och ansvarar för att de kostnader som redovisas hänför sig till projektet, är i enlighet med projektplanen och har uppkommit under den projektperiod som nämns i finansieringsbeslutet De godtagbara kostnaderna ska vara nettokostnader och exklusive moms och i finansieringsmottagarens bokföring Kostnaderna ska vara betalda i pengar innan de redovisas En kostnad som baserar sig på en beställning som gjorts före projektperioden kan inte riktas till projektet utom i fall där beställningen har en avbokningsmöjlighet som kopplats till projektstarten Verifikationerna behöver inte lämnas in. Tekes begär vid behov ytterligare information beträffande kostnaderna
Upphandlingsförfaranden När finansieringsmottagaren är en offentlig upphandlingsenhet eller om ett företag får stöd på över 50 % från Tekes och i form av annat offentligt stöd för sin upphandling, ska finansieringsmottagaren följa lagen om offentlig upphandling (1397/2016) Upphandlingen ska konkurrensutsättas som offentlig upphandling när dess totala värde exklusive moms. uppgår till 60 000 euro eller mer (Gränsen för konkurrensutsättning av upphandling som gjorts före den 1 januari 2017 är 30 000 euro) Om en offentlig upphandlingsenhet har gjort en upphandling i strid med bestämmelserna om upphandling är upphandlingen inte en godtagbar kostnad. För ett företag kan andelen bidrag för upphandling som inte har konkurrensutsatts uppgå till högst 50 % Anbudsförfarandet ska påvisas genom att till redovisningen bifoga en kopia av den upphandlingsannons som publicerats i HILMA (hankintailmoitukset.fi) eller presentera grunderna för direkt upphandling Mer information om lagen om offentlig upphandling finns på Tekes webbplats
Köpta tjänster Godkänns enligt projektplanen och faktureringen Ska anknyta till åtgärder för att skapa beredskap för internationalisering; kan innehålla bl.a. Insamling av information Ansökan om industriella rättigheter Kostnader som hänför sig till stora företags industriella rättigheter enligt EU-definitionen godkänns inte Köp av licenser med undantag för programvarulicenser Revisionen av projektet kan upptas som köpta tjänster Donationer och stipendier samt finansieringsmottagarens finansieringsandelar i ett projekt som verkställs i en av Tekes finansierad forskningsorganisation är inte godtagbara kostnader
Projektrevisorns revisionsrapport Granskningsrapporten kan vid projekt med högst fem köpta tjänster ersättas genom att till kostnadsredovisningen bifoga en kopia av fakturorna samt kontoutdrag, där det framgår att fakturan är betald. Om köpen är fler än 5 bifogas en formell granskningsrapport från en oberoende revisor till slutredovisningen. blankettmallen finns på Tekes webbplats Rapporten gäller projektets hela löptid och alla redovisade kostnader. Revisorn granskar särskilt att projektbokföringen har skett enligt finansieringsbeslutets allmänna villkor och att spårningskedjan är homogen behöver inte ta ställning till kostnader som omfattas av faktorn för Övriga kostnaderna kostnaden för granskningsrapporten kan godkännas för projektet Fakturakopia och betalningsverifikation ska bifogas redovisningen som skickas till Tekes
Rapportering i nätservicen Projektets framskridande rapporteras i Tekes nätservice. Rapporten består av delar som lämnas in som separata funktioner innehållsrapport om hur projektet framskrider kostnadsredovisning för de kostnader som hänförts till projektet såväl rapporten som redovisningen får endast skickas av den ansvarige ledaren Blanketterna finns på Tekes webbplats Instruktioner om rapportering hittar du på Tekes webbplats
Projektändringar Skriftlig ansökan om ändring inklusive motivering till Tekes i förväg De vanligaste projektändringarna: Ändringar i kostnadsslagen Ändringar av tidsplan Flyttning av rapporteringsdatum Byte av ansvarig projektledare Betydande ändringar i projektplanen Ändringar i bankkontouppgifterna Blankett för ansökan om ändring finns på Tekes webbsida http://www.tekes.fi/asiointi/lomakkeet/ Skickas till Tekes via den skyddade e-postanslutningen https://asiointi.tekes.fi/suojaposti