Komponentavskrivning och investeringsanslag 19 KS

Komponentavskrivning och investeringsanslag 19 KS 2017.124 3

Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsen 2017-05-29 99 Komponentavskrivning och investeringsanslag (KS 2017.124) Beslut Kommunstyrelsen beslutar att från år 2017 helt tillämpa komponentavskrivning för nybyggda och ombyggda objekt samt för planerat underhåll på fastigheter. Kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige fastställer investeringsanslag på 33,7 miljoner kronor för fastighetsunderhåll år 2017. Ärendebeskrivning Vallentuna kommun arbetar för att införa komponentavskrivning och samtidigt åtgärda behovet av att förbättra underhållet av kommunens fastigheter. Revisorerna har granskat kommunens fastighetsunderhåll och i rapporten, daterad december 2015, anges att det är angeläget att det presenteras en uppdaterad underhållsplan i närtid. Revisorerna rekommenderar att kommunstyrelsen styr om nuvarande arbetssätt med för stor del akuta underhållsåtgärder till fördel för ökat planerat underhåll, vilket kommer leda till mer ändamålsenliga lokaler och stabilare hyresnivåer. Revisorerna råder kommunstyrelsen att lägga fast en tidplan för upparbetning av underhållsskulden. I rapporten framgår även rekommendationen att i underhållsplanen ha som mål 75 procent planerat underhåll och 25 procent löpande/akut felavhjälpande underhåll. Samhällsbyggnadsförvaltningen har tagit fram en tidsangiven underhållsplan. Behovet beräknas vara drygt 60 mnkr årligen under de närmaste fem åren. Förvaltningen beräknar att kunna utföra underhållsåtgärder för 45 mnkr under år 2017. Om dessa 45 mnkr bokförs enligt revisorernas rekommendationer innebär det att 33,7 mnkr bokförs som investering och 11,3 mnkr bokförs som drift. I årets driftbudget finns 24 mnkr avsatta för underhåll, i investeringsbudgeten finns inga pengar avsatta. Införande av komponentavskrivning innebär inledningsvis ett överskott i driftbudgeten. I takt med att det långtidsplanerade underhållet bokförs som investering kommer avskrivningskostnaderna successivt att öka för att sedan stabiliseras på samma nivå som dagens kostnader för det planerade underhållet. Samhällsbyggnadsförvaltningen föreslår att från år 2017 helt tillämpa komponentavskrivning för nybyggda och ombyggda objekt samt för planerat underhåll på fastigheter. För att utföra identifierade underhållsåtgärder under år 2017, äskas ett investeringsanslag om 33,7 mnkr för innevarande år. För kommande budgetperiod 2018-2020 kommer förvaltningen att begära ett årligt investeringsanslag på 45 mnkr för fastighetsunderhåll. Yrkanden Ordförande, Parisa Liljestrand (M) yrkar att kommunstyrelsen beslutar att från år 2017 helt tillämpa komponentavskrivning för nybyggda och ombyggda objekt samt för planerat underhåll på fastigheter. Kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige fastställer investeringsanslag på 33,7 miljoner kronor för fastighetsunderhåll år 2017. Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande 14

Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsen 2017-05-29 Beslutsgång Ordförande, Parisa Liljestrand (M) ställer proposition på sitt eget yrkande och finner att kommunstyrelsen beslutar i enlighet därmed. Beslutsunderlag 1. 49 Komponentavskrivning och investeringsanslag 2. Tjänsteskrivelse 2017-03-28 Expedieras till Akten Ekonomiavdelningen Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande 25

Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsens teknik- och fastighetsutskott 2017-04-12 49 Komponentavskrivning och investeringsanslag (KS 2017.124) Beslut Teknik- och fastighetsutskottet beslutar att föreslå att: Kommunstyrelsen beslutar att från år 2017 helt tillämpa komponentavskrivning för nybyggda och ombyggda objekt samt för planerat underhåll på fastigheter. Kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige fastställer investeringsanslag på 33,7 miljoner kronor för fastighetsunderhåll år 2017. Ärendebeskrivning Vallentuna kommun arbetar för att införa komponentavskrivning och samtidigt åtgärda behovet av att förbättra underhållet av kommunens fastigheter. Revisorerna har granskat kommunens fastighetsunderhåll och i rapporten, daterad december 2015, anges att det är angeläget att det presenteras en uppdaterad underhållsplan i närtid. Revisorerna rekommenderar att kommunstyrelsen styr om nuvarande arbetssätt med för stor del akuta underhållsåtgärder till fördel för ökat planerat underhåll, vilket kommer leda till mer ändamålsenliga lokaler och stabilare hyresnivåer. Revisorerna råder kommunstyrelsen att lägga fast en tidplan för upparbetning av underhållsskulden. I rapporten framgår även rekommendationen att i underhållsplanen ha som mål 75 procent planerat underhåll och 25 procent löpande/akut felavhjälpande underhåll. Samhällsbyggnadsförvaltningen har tagit fram en tidsangiven underhållsplan. Behovet beräknas vara drygt 60 mnkr årligen under de närmaste fem åren. Förvaltningen beräknar att kunna utföra underhållsåtgärder för 45 mnkr under år 2017. Om dessa 45 mnkr bokförs enligt revisorernas rekommendationer innebär det att 33,7 mnkr bokförs som investering och 11,3 mnkr bokförs som drift. I årets driftbudget finns 24 mnkr avsatta för underhåll, i investeringsbudgeten finns inga pengar avsatta. Införande av komponentavskrivning innebär inledningsvis ett överskott i driftbudgeten. I takt med att det långtidsplanerade underhållet bokförs som investering kommer avskrivningskostnaderna successivt att öka för att sedan stabiliseras på samma nivå som dagens kostnader för det planerade underhållet. Samhällsbyggnadsförvaltningen föreslår att från år 2017 helt tillämpa komponentavskrivning för nybyggda och ombyggda objekt samt för planerat underhåll på fastigheter. För att utföra identifierade underhållsåtgärder under år 2017, äskas ett investeringsanslag om 33,7 mnkr för innevarande år. För kommande budgetperiod 2018-2020 kommer förvaltningen att begära ett årligt investeringsanslag på 45 mnkr för fastighetsunderhåll. Yrkanden Elwe Nilsson (M), ordförande, yrkar att Teknik-och fastighetsutskottet föreslå att: Kommunstyrelsen beslutar att från år 2017 helt tillämpa komponentavskrivning för nybyggda och ombyggda objekt samt för planerat underhåll på fastigheter. Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande 16

Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsens teknik- och fastighetsutskott 2017-04-12 Kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige fastställer investeringsanslag på 33,7 miljoner kronor för fastighetsunderhåll år 2017. Beslutsgång Ordförande ställer proposition på Elwe Nilssons (M) yrkande och finner att utskottet beslutar i enlighet därmed. Beslutsunderlag 1. Tjänsteskrivelse 2017-03-28 Expedieras till Akten Ekonomiavdelningen Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande 27

TJÄNSTESKRIVELSE SAMHÄLLSBYGGNADSFÖRVALTNINGEN 2017-03-28 DNR KS 2017.124 BIRGIT REINBRAND SID 1/5 VERKSAMHETSCONTROLLER BIRGIT.REINBRAND@VALLENTUNA.SE KOMMUNSTYRELSEN Tjänsteskrivelse Komponentavskrivning och investeringsanslag Förslag till beslut Teknik- och fastighetsutskottet beslutar att föreslå att: - Kommunstyrelsen beslutar att från år 2017 helt tillämpa komponentavskrivning för nybyggda och ombyggda objekt samt för planerat underhåll på fastigheter. - Kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige fastställer investeringsanslag på 33,7 miljoner kronor för fastighetsunderhåll år 2017. Ärendet i korthet Vallentuna kommun arbetar för att införa komponentavskrivning och samtidigt åtgärda behovet av att förbättra underhållet av kommunens fastigheter. Revisorerna har granskat kommunens fastighetsunderhåll och i rapporten, daterad december 2015, anges att det är angeläget att det presenteras en uppdaterad underhållsplan i närtid. Revisorerna rekommenderar att kommunstyrelsen styr om nuvarande arbetssätt med för stor del akuta underhållsåtgärder till fördel för ökat planerat underhåll, vilket kommer leda till mer ändamålsenliga lokaler och stabilare hyresnivåer. Revisorerna råder kommunstyrelsen att lägga fast en tidplan för upparbetning av underhållsskulden. I rapporten framgår även rekommendationen att i underhållsplanen ha som mål 75 procent planerat underhåll och 25 procent löpande/akut felavhjälpande underhåll. Samhällsbyggnadsförvaltningen har tagit fram en tidsangiven underhållsplan. Behovet beräknas vara drygt 60 mnkr årligen under de närmaste fem åren. Förvaltningen beräknar att kunna utföra underhållsåtgärder för 45 mnkr under år 2017. Om dessa 45 mnkr bokförs enligt revisorernas rekommendationer innebär det att 33,7 mnkr bokförs som investering och 11,3 mnkr bokförs som drift. I årets driftbudget finns 24 mnkr avsatta för underhåll, i investeringsbudgeten finns inga pengar avsatta. Införande av komponentavskrivning innebär inledningsvis ett överskott i driftbudgeten. I takt med att det långtidsplanerade underhållet bokförs som investering kommer avskrivningskostnaderna successivt att öka för att sedan stabiliseras på samma nivå som dagens kostnader för det planerade underhållet. Samhällsbyggnadsförvaltningen föreslår att från år 2017 helt tillämpa SAMHÄLLSBYGGNADSFÖRVALTNINGEN TUNA TORG 1 186 86 VALLENTUNA TFN 08-587 850 00 FAX 08-587 850 88 SBF@VALLENTUNA.SE WWW.VALLENTUNA.SE 8

TJÄNSTESKRIVELSE SAMHÄLLSBYGGNADSFÖRVALTNINGEN 2017-03-28 DNR KS 2017.124 SID 2/5 komponentavskrivning för nybyggda och ombyggda objekt samt för planerat underhåll på fastigheter. För att utföra identifierade underhållsåtgärder under år 2017, äskas ett investeringsanslag om 33,7 mnkr för innevarande år. För kommande budgetperiod 2018-2020 kommer förvaltningen att begära ett årligt investeringsanslag på 45 mnkr för fastighetsunderhåll. Bakgrund Fastighetsunderhåll I Vallentuna kommun pågår ett arbete med att implementera komponentavskrivning enligt rekommendationen RKR 11:4 från Rådet för Kommunal Redovisning. Detta kommer medföra en mer rättvisande redovisning av investeringarna. Effekten blir att kommunen kan planera och utföra underhållet mer långsiktigt och därmed minska underhållsskulden. Det kommer leda till mer ändamålsenliga lokaler och stabilare hyresnivåer. Revisionen skrev i granskningen av årsredovisning 2015 Vi bedömer att årsredovisningen i allt väsentligt är upprättad enligt lag, normer och i övrigt god redovisningssed och att räkenskaperna är rättvisande, med undantag för eventuella fel som härrör sig från att kommunen inte tillämpar komponentavskrivning enligt RKRs rekommendation. Avvikelsen, att komponentavskrivning inte tillämpas, innebär att det finns betydande osäkerheter i redovisningen av materiella anläggningstillgångar och avskrivningar. Revisionen har genomfört en granskning av fastighetsunderhållet och i revisionsrapporten daterad december 2015 framgår tre rekommendationer, som har kommenterats av kommunen i ärendet KS 2015.508: 1. Revisionens rekommendation: Kommunstyrelsen är på väg att skapa tydligare styrning avseende eget ägda fastigheter. Vi bedömer att det är angeläget att det presenteras en uppdaterad underhållsplan i närtid. Vidare så är det vår bedömning att kommunstyrelsen styr om nuvarande arbetssätt med för stor del akuta underhållsåtgärder till fördel för ökat planerat underhåll. Vallentuna kommuns kommentar: Vi håller med om rekommendationen att det är angeläget med en uppdaterad underhållsplan. En undersökning av alla fastigheter är nyligen avslutad i syfte att få en ordentlig statusrapport gällande fastigheternas skick. Arbete pågår nu med att ta fram en uppdaterad underhållsplan. 2. Revisionens rekommendation: För att veta hur stort eftersatt underhåll är i kommunens fastigheter så rekommenderar vi kommunstyrelsen att grovt beräkna teknisk underhållsskuld. Vidare råder vi kommunstyrelsen att lägga fast en tidplan för upparbetning av skulden, så att kapitalförstöring i fastigheterna kan undvikas. Vallentuna kommuns kommentar: Vi håller med om rekommendationen att grovt räkna fram den tekniska underhållsskulden. I arbetet med att ta fram en uppdaterad underhållsplan ingår även att ta fram grovt beräknade kostnader för det planerade underhållet. En tidplan för upparbetning av skulden kommer också att utarbetas som ett naturligt nästa steg, där avvägningar kommer att behöva göras för att säkerställa finansiering. 9

TJÄNSTESKRIVELSE SAMHÄLLSBYGGNADSFÖRVALTNINGEN 2017-03-28 DNR KS 2017.124 SID 3/5 3. Revisionens rekommendation: Kommunstyrelsen arbetar med att ta fram en investeringspolicy i dagsläget. Vi rekommenderar kommunstyrelsen att samordna framtagandet av investeringspolicyn med en övergång till komponentavskrivning. Vallentuna kommuns kommentar: Vi håller med om rekommendationen att samordna framtagandet av investeringspolicyn med övergången till komponentavskrivningen. Kommunen kommer att påbörja arbetet inför en övergång till komponentavskrivning under 2016, för att vara helt genomfört 2018. Arbetet kommer att samordnas med framtagandet av investeringspolicyn. Ekonomiskt resultat fastighetsavdelningen Fastighetsavdelningen har sedan år 2013 lämnat ett negativt resultat. Trots de hyresjusteringar som har gjorts har de inte täckt de ökade driftkostnaderna. Förra året var underskottet 2,5 mnkr. Detta berodde på ökade kostnader för inhyrda lokaler, främst inhyrda paviljonger (6,0 mnkr), kostnader för skötsel och tillsyn (3,2 mnkr), främst inom säkerhetsområdet samt kostnader för det systematiska brandskyddsarbetet (SBA). Underskottet år 2016 har bland annat täckts av tidigare års överskott, vakanta tjänster samt lägre kapitalkostnader. Det samlade egna kapitalet för fastighetsavdelningen beräknas, efter det att överföringar från 2016 års resultat beslutats av Kommunfullmäktige, bli negativt med 0,7 mnkr. Komponentavskrivning Samhällsbyggnadsförvaltningen har tillsammans med kommunledningskontoret arbetat fram en beräkningsmodell för komponentavskrivning för innevarande restvärde på tidigare års investeringar samt för kommande nyproduktion, ombyggnad och komponentutbyte. Avskrivningstiden och viktningen är baserat på jämförelser med andra kommuner samt underlag som framkommit i dialog med nyckelpersoner inom förvaltningen. När ett nytt projekt påbörjas kommer viktningen att justeras beroende på dess karaktär. Från år 2016 har komponentavskrivning börjat tillämpas på investeringsprojekt som blev färdigställda under 2016. Även den akuta ombyggnaden på drygt 5 mnkr av förskolan Granåsa har komponentavskrivits. Tidigare års investeringsprojekt där restvärdet är över 5 mnkr är identifierade till 18 st. Dessa historiska projekt har separat viktats och åldersbestämts. 10

TJÄNSTESKRIVELSE SAMHÄLLSBYGGNADSFÖRVALTNINGEN 2017-03-28 DNR KS 2017.124 Sedan år 2010/2011 har fem investeringsprojekt belastats med utgift för marken. Marken är kommunens tillgång och skrivs inte av, utan tillgången är evig. Detta kommer att justeras i samband med att de historiska projekten börjar komponentavskrivas. SID 4/5 Planerat underhåll Kommunplanen för år 2017-2019, beslutad av kommunfullmäktige 2016-06-13, innehåller budget för renovering av ishallen under år 2017. Det innebär att kommunen i år börjar tillämpa komponentavskrivning på underhållet. I driftbudget för år 2017 finns 24 mnkr reserverat för underhållsåtgärder. I revisionens granskning rekommenderas kommunstyrelsen att i sin underhållsplan ha som mål 75 procent planerat underhåll och 25 procent löpande/akut felavhjälpande underhåll. Detta skulle medföra att 18 mnkr bör finansieras av investeringsbudgeten och 6 mnkr av driftbudgeten år 2017. En underhållsplan, fördelad på de olika komponenterna, har tagits fram och visar att underhållsbehovet beräknas närmare 60 mnkr årligen under de närmaste fem åren. Förvaltningen har beräknat att kunna utföra underhållsåtgärder för närmare 45 mnkr under år 2017. I nedanstående tabell framgår nuläget av den inventering som gjorts. År 2017 År 2018 År 2019 År 2020 Totalt belopp 45 mnkr 59 mnkr 62 mnkr 53 mnkr Komponent Markarbete Fasad Tak Inre ytskikt Installationer Exempel på åtgärder Dräneringar Grundarbeten Renovering lekplatser Asfalteringar Byte rutten fasad Ommålning fasad Byte fönster Ommålning fönster Putsning av socklar Omläggning av tak Vattenavrinningsåtgärder Plåtgarnering Byte golv, väggar i våtrum Belysningssystem Luftbehandling Storköksutrustning Styr och övervakning Brandlarm enligt försäkringskrav Byte låssystem Dräneringar Markarbeten Byte sand Byte rutten fasad Ommålning fasad Byte fönster Ommålning fönster Putsning av socklar Omläggning av tak Vattenavrinningsåtgärder Plåtgarnering Byte golv, väggar i våtrum Ommålning innerväggar Byte golv Energisparåtgärder Kylsystem Luftbehandling Storköksutrustning Styr och övervakning Brandlarm enligt försäkringskrav Byte låssystem Dräneringar Markarbeten Byte sand Byte rutten fasad Ommålning fasad Byte fönster Ommålning fönster Omläggning av tak Vattenavrinningsåtgärder Plåtgarnering Byte golv, väggar i våtrum Ommålning innerväggar Byte golv Energisparåtgärder Kylsystem Luftbehandling Storköksutrustning Brandlarm enligt försäkringskrav Byte låssystem Dräneringar Markarbeten Byte sand Byte rutten fasad Ommålning fasad Byte fönster Ommålning fönster Putsning av socklar Byte golv, väggar i våtrum Ommålning innerväggar Byte golv Energisparåtgärde r Luftbehandling Storköksutrustnin g Brandlarm enligt försäkringskrav Byte låssystem Utöver ovanstående planeras bullerdämpande åtgärder, sanering av asbest och PCB, åtgärder med anledning av revisionsbesiktningar med mera. 11

TJÄNSTESKRIVELSE SAMHÄLLSBYGGNADSFÖRVALTNINGEN 2017-03-28 DNR KS 2017.124 SID 5/5 Ekonomiska konsekvenser Om komponentavskrivning genomförs på de historiska projekten och på det budgeterade planerade underhållet i år beräknas driftresultatet för kommunen totalt bli 22,9 mnkr bättre på grund av lägre avskrivningar. Effekten fördelas med 4,9 mnkr för de historiska projekten och 18 mnkr för det planerade underhållet. För resultatenheten fastighetsavdelningen blir det 20,7 mnkr lägre driftkostnader. Effekten för de historiska projekten blir 2,7 mnkr och för planerat underhåll 18 mnkr. De olika beloppen för de historiska projekten mellan totalt kommunen och fastighetsavdelningen beror på att förvaltningarna betalar internränta och amortering enligt annuitetsmetoden. Samhällsbyggnadsförvaltningen beräknar att kunna utföra underhållsåtgärder för totalt 45 mnkr under år 2017, det vill säga 21 mnkr mer än det budgeterade underhållet. Med fördelning 75 procent investering och 25 procent drift, blir då 33,7 mnkr inom investeringsbudgeten och 11,3 mnkr inom driftbudgeten. För att genomföra detta under år 2017, skulle resultateffekten inklusive de historiska projekten bli positiv med totalt 17,6 mnkr för kommunen. Effekten för fastighetsavdelningen år 2017 blir 15,4 mnkr lägre driftskostnader inklusive de historiska projekten. För enbart planerat underhåll blir det 12,7 mnkr lägre än de budgeterade 24 mnkr. Detta överskott på driftbudgeten behövs för att finansiera kostnader för skötsel och tillsyn på fastigheter, ökade mediakostnader, inhyrning av oplanerade lokaler samt akut underhåll. Det senare förväntas minska allt eftersom att underhållsplanen uppdateras och genomförs. För att genomföra underhållsplanen med ett årligt behov på 60 mnkr kommer förvaltningen i årets kommunplaneprocess att äska en årlig investeringsbudget på 45 mnkr (75 procent av 60 mnkr) under perioden 2018-2020. I takt med att det planerade underhållet bokförs som investering kommer avskrivningarna för kommunen och kapitalkostnaderna för samhällsbyggnadsförvaltningen successivt att öka, för att sedan stabiliseras på samma nivå som dagens kostnader för det planerade underhållet. Handlingar 1. Tjänsteskrivelse 2017-03-28 Anna Holm Samhällsbyggnadschef Björn Sundblad Fastighetschef Ska expedieras till Akten Ekonomiavdelningen 12