Revisionsrapport Granskning av årsredovisning Barn- och ungdomsnämnden Halmstads kommun 2009-04-07 Leif Johansson Carl-Magnus Stensson Bo Thörn
Innehållsförteckning 1 Sammanfattande synpunkter...1 2 Inledning...2 3 Verksamhetsberättelse...2 4 Årets resultat...3 5 Budgetuppföljning...5 6 Investeringar...5 7 Balansposter...7 8 Internkontrollplan...7 9 Nyckeltal...8 10 Framtiden...9
1 Sammanfattande synpunkter Vi bedömer att årsredovisningen i all väsentlighet redogör för utfallet av verksamheten och den ekonomiska ställningen. Årsredovisningen uppfyller i allt väsentligt kraven på rättvisande räkenskaper och är upprättad enligt god redovisningssed. Barn- och ungdomsnämndens resultat för 2008 uppgår till 1,5 mkr fördelat på Grundskola/barnomsorg med 1,6 mkr och Kulturskola -0,1 mkr. I verksamhetsberättelsen lämnar barn- och ungdomsnämndens en informativ beskrivning av verksamheten under året och för förändringar och tendenser som kommer att påverka utvecklingen de närmaste åren. De olika skolområdena samt övriga verksamheter redogör för det ekonomiska resultatet i förhållande till budget. Via gemensamma frågeställningar redogörs för orsakerna till över- /underskott och eventuellt vidtagna åtgärder. Vidare lämnas kommentarer till hur kostnader/intäkter har förändrats mellan åren. Kvaliteten på analyser och kommentarer varierar men vi ser positivt på den tillämpade modellen. I verksamhetsberättelsen lämnar barn- och ungdomsnämndens en informativ beskrivning av verksamheten under året och för förändringar och tendenser som kommer att påverka utvecklingen de närmaste åren. Gemensamma rubriker för de olika områdena gör årsberättelsen överskådlig. Redovisningen från respektive skolområde utgår från nämndens tre prioriterade målområden. Skolområdena redovisar på väsentligt olika sätt genomförandet. För att kunna beskriva och bedöma måluppfyllelsen behöver nämndens i sin årsredovisning göra en tydligare koppling mellan verksamhet och målen. I ett gemensamt avsnitt anges verksamhetsmått och nyckeltal. Dessa kommenteras. Nyckeltalen är dock inte ställda i relation till budget eller till mål. Nämnden har inte presenterat några val av kvalitetsmått för medborgarperspektivet. Nämndens insatser med jämställdhet presenteras i sammanfattning samt för respektive skolområde. I kommentarerna finns en analyserande ansats av resultat av insatserna. Överlag ser vi det som värdefullt med olika relationstal/verksamhetsmått, vilka vi ser kan vara ett bra instrument i diskussionen om god ekonomisk hushållning ur ett verksamhetsperspektiv. Vår bedömning är att det är väsentligt att nämnden och förvaltningen arbetar aktivt med framtidsfrågor som beskrivs i verksamhetsberättelsen såsom barn- och elevantal, rekryteringsbehov, fristående grundskolor, tendenser i samhället m.m. 1
2 Inledning Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers har på uppdrag av Halmstads kommuns revisorer granskat Barn- och ungdomsnämndens verksamhetsberättelse (årsredovisning) för 2008. Förutom en obligatorisk granskning av kommunens årsredovisning har revisorerna beslutat att även mer specifikt granska några utvalda nämnders redovisningar. För 2008 har således bl a Barn- och ungdomsnämnden valts ut. Nämnden ansvarar för förskola, grundskola och kulturskola. Revisorerna har bl a till uppgift att pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen som görs inom nämnden är tillräcklig. 3 Verksamhetsberättelse Från år 2005 har det skett förändring av lagstiftningen kring kommunal förvaltningsberättelse. Den nya lagstiftningen markerar målen som utgångspunkt för utvärdering, samt att en tydlig koppling ska finnas mellan resursåtgång och verksamhetsresultat (kvalitet och prestationer). Lag om kommunal redovisning anger Förvaltningsberättelsen skall innehålla en utvärdering av om målen för en god ekonomisk hushållning har uppnåtts (4 kap 5, se även prop 2003/04:105). Enligt stadskontorets anvisningar för bokslut 2008 skall underlaget till årsredovisningen bland annat bestå av kortfattad beskrivning av verksamheten ur ett medborgarperspektiv, en beskrivning av målen för nämndens verksamhet samt hur de har uppfyllts och jämställdhetsfrågor. Nämnderna ska särskilt lyfta fram medborgarperspektivet, kvalitetsmått för medborgarperspektivet samt kommenterar dessa. Vidare ska nyckeltalen kommenteras genom att de kopplas till budgeterade mål. Barn- och ungdomsnämndens verksamhetsberättelse omfattar ett inledande avsnitt för hela nämndens verksamhet samt var sitt avsnitt för de fem skolområdena, Kärnhuset, KomTek, Kulturskolan samt en miljöredovisning. Nämndens inledande avsnitt innehåller information om det ekonomiska utfallet, hur framtiden påverkan nämndens verksamhet, verksamhetsmått och nyckeltal för barnomsorg och grundskola samt kostnader för drift och investeringar. Avsnitten från skolområdena har gemensamma rubriker som dels 2
sammanfattar verksamheten under året med verksamhetsmått och summerande analyser dels redovisar de ekonomiska resultaten. I verksamhetsberättelsen lämnar barn- och ungdomsnämndens en informativ beskrivning av verksamheten under året och för förändringar och tendenser som kommer att påverka utvecklingen de närmaste åren. Gemensamma rubriker för de olika områdena gör årsberättelsen överskådlig. Det ekonomiska resultatet analyseras genom att orsaker till avvikelser anges, i förhållande till budget och till förra årets resultat. I nämndens beskrivning av verksamheten går det att utläsa förutsättningar i verksamheten för medborgare och konsekvenser för dem. Nämnden har dock inte uttryckligen presenterar några val av kvalitetsmått för medborgarperspektivet. I det gemensamma avsnittet verksamhetsmått och nyckeltal lämnas beskrivande uppgifter och en del jämförande nyckeltal. Utvecklingen över de tre senaste åren redovisas. Nyckeltalen är dock inte ställda i relation till budget eller till mål. Sådana finns framtagna men redovisas inte i verksamhetsberättelsen. Nämndens ekonomiska resultat kommenteras och ställs i relation till händelser och verksamheten under året. Redovisningen från respektive skolområde utgår från nämndens tre prioriterade målområden. Skolområdena redovisar på väsentligt olika sätt genomförandet av uppföljningsuppdragen och beskrivningen av insatser kommenterar på olika sätt. För att kunna beskriva och bedöma måluppfyllelsen behöver nämndens i sin årsredovisning göra en tydligare koppling mellan verksamhet och målen. Nämndens insatser med jämställdhet presenteras i sammanfattning samt för respektive skolområde. I kommentarerna finns en analyserande ansats av resultat av insatserna. 4 Årets resultat Barn- och ungdomsnämndens resultat, är liksom budget, fördelat på två verksamheter: dels verksamhet 641: Grundskola/Barnomsorg och dels verksamhet 649: Kulturskolan. Utfallet för grundskola/barnomsorg i förhållande till budget blev ett överskott på 1 579 tkr. Kulturskolan visar ett mindre underskott gentemot budget på 115 tkr. Totalt för Barnoch ungdomsnämnden redovisas således ett överskott i förhållande till budget på 1 464 tkr enligt nedan (mkr): 3
Verksamhet Bokslut Budget Utfall Avvikelse 2007 2008 2008 2008 Grundskola/barnomsorg 1 166,1 1 248,8 1 247,2 1,6 Kulturskola 16,9 16,9 17,0-0,1 Summa: 1 183,0 1 1265,7 1 264,2 1,5 Verksamhetens intäkter översteg budget med 15,6 mkr och 2007 års intäkter med 5 mkr. Avvikelsen jämfört med 2007 utgörs av högre intäkter för det s k Lärarlyftet (4 mkr) och högre stadsbidrag med 1 mkr. Verksamhetens kostnader var 14,1 mkr högre än budgeterat och 86 mkr högre än 2007. Underskott jämfört med budget redovisas för lönekostnader (-2,9 mkr), lokalkostnader (-1,9 mkr) och övriga kostnader (-9,3 mkr). Lönekostnaderna har ökat med 5% från 2007 och utgörs både av löneökningar och ökat antal anställda. Antalet barn i förskolan har ökat mer än budgeterat. Den genomsnittliga personaltätheten är för närvarande 5,7 barn per årsarbetare vilket är en försämring jämfört med 2007. Lokalkostnadernas ökning är ca 11% och beror huvudsakligen på högre hyra för de nyrenoverade lokalerna på Österled-, Brunnsåker- och Gullbrandstorpsskolan. Bland övriga kostnader har inköp av livsmedel och köpta måltidsportioner ökat knappt 12%. Även kostnaderna för skolskjutsar har ökat, ca 8 mkr, beroende på det nya avtalet med Hallandstrafiken som haft fullt genomslag under hela 2008. De olika skolområdena samt övriga verksamheter redogör för det ekonomiska resultatet i förhållande till budget. Via gemensamma frågeställningar redogörs för orsakerna till över- /underskott och eventuellt vidtagna åtgärder. Vidare lämnas kommentarer till hur kostnader/intäkter har förändrats mellan åren. Kvaliteten på analyser och kommentarer varierar men vi ser positivt på den tillämpade modellen. 4
5 Budgetuppföljning När det gäller kommunens ekonomiska kontroll är budgetföljsamhet och prognossäkerhet två viktiga aspekter. Vi har tagit del av de ekonomiska prognoser som redovisats till Kommunstyrelsen. Nedan redovisas prognoserna för Barn- och ungdomsnämnden, som en jämförelse finns även redovisade prognoser för motsvarande tidpunkt 2006 och 2007. 10 5 0-5 -10 m ars april m aj juni aug s ept ok t nov dec bok s l m k r 08-2 -2-1,4-0,4-0,4-0,6-0,9-0,3 0 1,5 m k r 07-0,2-5,2-5,1-5,6-6,6-6,7-6,6-4,1-2,5-0,7 m k r 06 3,2-1,3-2,7-0,6-2,9 5,8 6 5,8 7,4 4,7 I stort sett har årets prognoser förutom i december avvikit negativt mot budget (+/- 0). Under första delen av året gjordes en bedömning om underskott om 2,0 mkr vilket förklarades av beräknat underskott när det gäller lärarlyftet om 1,9 mkr. Under året har bedömningen avseende resultatet förbättrats med anledning av ökade barnomsorgsintäkter och särskilda bidrag, lägre centrala kostnader samt datakostnader. Det prognostiserade resultatet under september/oktober avviker ifrån trenden under året. Osäkerhet angående intäkterna under slutet av året kan tillviss del ha bidragit till försvårandet av prognosarbetet samt kostnader till fristående förskolor och skolor. Procentuellt sett är avvikelsen liten. 6 Investeringar Barn och ungdomsnämndens investeringsbudget för 2008 inklusive ombudgetering från 2007 uppgick till 17,5 mkr. Totalt investerades för 16 mkr, 92 procent av budget (2007 82%). Nedan presenteras fördelning mellan olika kostnadsbärare, tkr. 5
Budget 2008 Ombudget från 2007 Budget 2008 ink ombudget från 2007 Utfall Avvikelser % avvikelse Österledskolans ombyggnation 0 795 795 686 109 86% Brunnsåkers ombyggnation 3 000 1 324 4 324 3 601 723 83% Årligt anslag inventarier 4 250 570 4 820 4 823-3 100% Datautrustning 3 600 0 3 600 3 696-96 103% Inventarier till nya förskolor 3 000 240 3 240 2 533 707 78% Inventarier till Gullbrandstorpskolan 500 0 500 504-4 101% Kulturskolan 200 5 205 208-3 101% Summa 14 550 2 934 17 484 16 051 1 433 92% Ombyggnationer av Österledskolan som pågick under 2007 är nu klar, en restpost om 0,1 mkr är ej förbrukad. Om- och tillbyggnadsarbete av Brunnsåkerskolan har pågått sedan 2007 och är nu i stort sett klar, årets investering uppgår till 3,6 mkr. Resterande budget motsvarande 0,7 mkr är inte förbrukad och kommer att användas under 2009. Investeringar i inventarier till nya förskolor uppgick till 2,5 mkr en avvikelse om 0,7 mkr. Överskottet beror på att alla planerade avdelningar inte startats under året. Anslag för datautrustning har utökats med 1,4 mkr till att totalt omfatta 3,6 mkr. Större investeringar under året har gjorts på Fyllingeskolan, Österledskolan, Nyhemskolan och Slottsjordskolan. Förvaltningen ser att ytterligare ett flertal datorer behövs reinvesteras då förskolor uppgraderas successivt i takt med att nätet byggs ut. Gullbrandstorpskolan har byggts om och inventarier om 0,5 mkr har belastat året. Kärnhuset har köpt in ett system för inspelning av videofilm för 0,15 mkr under året. Vi kan konstatera att investeringsavvikelsen under 2008 uppgår till en avvikelse om 8 % jämfört med 18 %, 2007. Vi ser positivt på att nämndens investeringsnivå i förhållande till budget under 2008 är bättre än under 2007. Vi ser vidare positivt på att nämnden valt att utöka investeringsanslaget för datorer, då detta område tidigare varit eftersatt. Vi har i likhet med tidigare år inte tagit del av förvaltningens inventarieförteckningar då aktuell lista inte kunde presenteras vid granskningstillfället. För att upprätthålla en god kontroll på inventarierna bör en årlig genomgång ske. En övergång till datorisering av inventarieförteckningar kommer att införas under 2009. 6
7 Balansposter Vi har granskat att alla balansposter i balansräkningen har stämts av mot specifikationer samt de underlag som fanns till specifikationerna. Vi bedömer att nämndens balansräkning i allt väsentligt ger en rättvisande bild av tillgångar och skulder. Posterna i balansräkningen har i samtliga fall styrkts med specifikationer och vi bedömer att bokslutsmaterialet håller en god kvalitet. 8 Internkontrollplan Barn- och ungdomsnämnden har för 2008 antagit en plan avseende intern kontroll. I likhet med tidigare år är planen uppdelad på ekonomi (15 kontrollåtgärder), personal (8) och verksamhetsutveckling (21 vissa dock kontroll endast vart tredje år). Vi har tagit del av den slutrapport som redovisats för Barn- och ungdomsnämnden. Rapporten lämnar kortfattade uppgifter om vidtagna kontrollåtgärder, frekvens och bedömning av efterlevnad. Flertalet rutiner fungerar på ett ändamålsenligt sätt men vissa avvikelser redovisas. Brister finns inom följande områden, representation, cafe verksamhet, matkuponger, inköp, anställningsavtal och rehab. I redovisning till nämnden görs även en jämförelse med 2007 års kontroller. Det framkommer bl.a. att det skett en försämring av caféverksamhet, ej kontroll av bruttovinstmarginal (ekonomi) samt antal elever som går på specialavdelningar (verksamhetsutveckling). Inom personalområdet har kontrollen av efterlevnaden av LAS, anställningsavtal och anmälan av delegationsbeslut ej utförts pga. hög arbetsbelastning och sjukfrånvaro. Nämndens internkontrollplan har en hög ambitionsnivå, jämfört med 2007 har nämnden tagit bort ett par kontrollmål. Liksom tidigare år kan vi konstatera att vissa kontroller inte genomförts pga. tidsbrist. Vår bedömning är att redovisad slutrapport är ändamålsenlig och håller god kvalitet 7
9 Nyckeltal I dokumentet Verksamhetsberättelse med bokslut 2008 finns ett särskilt avsnitt som presenterar uppgifter i form av olika verksamhetsmått och nyckeltal. Uppgifterna anges för 2008 samt 2007 och 2006. Som ytterligare upplysning anges förändring mellan 2008 och 2007 Måtten presenteras under rubrikerna: Antal barn/elever Antal årsarbetare Antal barn per personal Kostnader Skolskjutsar Skolmåltider Elevhälsa. Under varje rubrik finns en kortfattad kommentar som lämnar kompletterande upplysningar. Några av de centralt angivna uppgifterna redovisas även för de olika skolområdena i respektive verksamhetsberättelse. Revisionell bedömning. Vi ser det som positivt att respektive mått redovisas under en treårsperiod. Vi rekommenderar att även budgeterat mått/nyckeltal anges. Kommentarerna ger ett bra komplement till uppgifterna. På sina håll kan det vara värdefullt om de utvecklas ytterligare. Kulturskolans verksamhet redovisar endast viss statistik och inte någon form av relationstal, något som vi anser vore värdefullt. Precis som vi angivit tidigare år krävs det en upplysning t ex om varför skillnaden är så stor mellan nettokostnad/plats i förskolan 1-5 år i kommunal regi (91,5 tkr) gentemot i friskola (76,4 tkr). En skillnad om 15,1 tkr per/plats. När det gäller bruttokostnad/elev i år F-9 i kommunal regi (74,6 tkr) gentemot i friskola (63 tkr) är skillnaden 11,6 tkr en differens som har utökats under 2008. De uppgifter som anges för hela förvaltningen bör även återfinnas på respektive område vilket inte alltid sker. Vi föreslår att denna redovisning kommenteras och blir föremål för närmare analys. Det kan lämpligen ske någon form av jämförelse mellan kommunen totalt sett och hur respektive område ligger till. 8
Det finns ingen rekommendation eller praxis om vilka nyckeltal som skall redovisas, men vi vill ändå föreslå att kostnad/portion lyfts fram och i anslutning till detta även serverade portioner. Överlag ser vi det som värdefullt med olika tal/mått, vilka vi ser kan vara ett bra instrument i diskussionen om god ekonomisk hushållning ur ett verksamhetsperspektiv. 10 Framtiden I verksamhetsberättelsen beskriver förvaltningen hur framtiden kommer att påverka nämnden i några olika framtidsfrågor enligt nedan: -Förändringar inom utbildningsområdet. Ny skollag presenteras 2009, lärarlegitimation planerar att införas 2010, översyn av läroplanerna pågår m m. -Tendenser gällande barn- och elevantal. Antalet barn i förskolan fortsätter att öka medan antalet elever i grundskolan minskar t o m 2010 för att återigen öka fr o m 2011. -Rekryteringsbehov Ökande efterfrågan på barnomsorgsplatser innebär behov av att rekrytera förskollärare. -Fristående grundskolor. Inför hösten 2009 finns intresse från en ny fristående grundskola med år 6-9 att starta. -Tendenser i samhället. Tendenser i samhället gällande ungdomskriminalitet oroar. Vi ser det som väldigt viktigt att nämnden fokuserar på långsiktiga utmaningar. En viktig del i det långsiktiga arbetet är att skapa kontakter och samarbete med såväl externa aktörer som interna inom organisationen. 9