Sammanträde med Styrelsen för beställd primärvård den 23 oktober 2015

1 (2) Föredragningslista Sammanträde med Styrelsen för beställd primärvård den 23 oktober 2015 Plats: Hotell Scandic Crown, Polhemsplatsen 3, Göteborg Tid: Kl. 11.00- cirka 16.00 (Obs!! Ändrad tid och plats) Inledande formalia Mötets öppnande Upprop Val av justerare, förslag Johan Wiktorsson Justeringsdatum Eventuella beslut om närvarorätt Eventuella beslut om yttranderätt Föregående mötesprotokoll 25 september. Beslutsärenden 1. Plan för intern kontroll (Bilaga a-b) Diarienummer PVB 33-2015, 156-2014 Föredragare kanslichef Hans Lilja 2. Gallring av e-post från äldre e-postsystem Lotus Notes. (Bilaga) Diarienummer PVB 151-2015 Föredragare kanslichef Hans Lilja 3. Antagande av SIMBAs plan För den Nära Vården (Bilaga a-c) Dnr PVB 152-2015 Ordförande 4. Flytt av Familjecentralen Norrby i Borås (Bilaga) Dnr PVB 159-2015 Föredragande primärvårdsdirektör Marie-Louise Gefvert 5. Förslag till verksamhetsbesök 2016 (Bilaga) Ordförande 6. Byte av styrelsens mötestid från 15 augusti till 30 juni Ordförande 7. Delegeringsärenden (Bilaga) Diarienummer PVB 30-2015 Postadress: Närhälsan Kansli Lillhagsparken 6 422 50 Hisings Backa Besöksadress: Lillhagsparken 6 Hisings Backa Telefon: Växel 010-435 80 00 Webbplats: www.narhalsan.se E-post: primarvarden@vgregion.se

Föredragningslista Styrelsen för beställd primärvård, 2015-10-23 2 (2) 8. Anmälningsärenden (Bilaga) Diarienummer PVB 30-2015 Informationsärenden A. Information om nya journalsystemet AsynjaVisph Föredragare IT-chef Benny Johansson B. Information om vårdöverenskommelser 2016 (Bilagor utsänds via e-post med kallelsen) Föredragande Per Nyström C. Ändrade öppethållandetider barnmorskemottagningen i Svenljunga Föredragande Marie-Louise Gefvert D. Ekonomisk rapport (Bilaga utsändes 19 oktober) Föredragande Per Nyström ekonomichef E. Rapport från HR Föredragande Ulrika Dahl Eriksson HR-chef F. Rapport från presidiet G. Inbjudningar a) Att fly från kriget i Syrien, 2/12 heldag Bohusläns museum. H. Ärendeplan (Bilaga) Föredraganden primärvårdsdirektör Marie-Louise Gefvert I. Rapport från verksamheten. Föredraganden primärvårdsdirektör Marie-Louise Gefvert Linn Brandström Ordförande Tänk på miljön Res gärna kollektivt (www.vasttrafik.se)

Västra Götalandsregionen 1 (2) Tjänsteutlåtande Datum 2015-10-01 Diarienummer PVB 33-2015, 156-2014 Kansliavdelningen Handläggare: Hans Lilja, kanslichef Telefon: 070-207 3614 E-post: hans.lilja@vgregion.se Till Styrelsen för beställd primärvård Plan för Intern kontroll 2015-2016 Förslag till beslut Styrelsen för beställd primärvård beslutar följande: 1. Styrelsen för beställd primärvård godkänner förslag till plan för intern kontroll 2015-2016 med tillhörande riskanalys samt organisation och rutiner för arbete med intern kontroll inom Närhälsan. Sammanfattning av ärendet Enligt Regionstyrelsens riktlinjer för intern kontroll (RS 1195-2012) ska varje styrelse/nämnd årligen anta en plan för uppföljning av den interna kontrollen samt upprätta en organisation och fastställa rutiner för arbetet. Ett förslag har utarbetats av en arbetsgrupp inom Närhälsan. Fördjupning av ärendet Samtliga nämnder och styrelser är enligt kommunallagen (6 Kap 7) ansvarig för att tillse att den interna kontrollen är tillräcklig. I regionstyrelsens riktlinjer (RS 1195-2012) definieras intern kontroll så här: Den interna kontrollen är en naturlig del i arbetet med styrning och ledning i verksamheten. Den interna kontrollen ska inom rimliga gränser säkerställa att målen med verksamheten kan nås och att detta sker på ett effektivt sätt. Att regler och riktlinjer följs och att rapportering och information i och om verksamheten är tillförlitlig samt att risker i verksamheten fångas upp och hanteras eller förebyggs. I Västra Götalandsregionens rutiner för arbetet med den interna kontrollen (RS 2218-2015) anges att alla nämnder och styrelser ska genomföra en riskanalys varje år och anta en plan för den interna kontrollen. Den interna kontrollen omfattar hela verksamheten och alla perspektiv. Arbetet med intern kontroll ska följa budget- och uppföljningsprocessen med fokus på helårs- och delårsrapporterna samt tas upp vid möten med företrädare för Närhälsan Kansli Lillhagsparken 6, 422 50 Hisings Backa, växel 010-435 80 00

Datum 2015-10-01 2 (2) Diarienummer PVB 33-2015 regionstyrelsen och verksamhetens tjänstemän samt presidie. Intern kontroll är en del av ledningssystemet för koncernen Västra Götalandsregionen. Beredning Förslag till plan för intern kontroll har förankrats i Närhälsans stab och förvaltningsledning. Närhälsan Marie-Louise Gefvert Primärvårdsdirektör Bilaga 1. Plan för intern kontroll 2015-2016, daterat 2015-07-28. Beslutet skickas till Diariet. Regionstyrelsen.

Stabschefsgruppen Plan för intern kontroll 2015-2016 Diarienummer PVB 156-2014 / PVV 367-2014 Datum 2015-07-28 Plan för intern kontroll 2015-2016 Intern kontroll Samtliga nämnder och styrelser är enligt kommunallagen (6 Kap 7) ansvarig för att tillse att den interna kontrollen är tillräcklig. I regionstyrelsens riktlinjer (RS 1195-2012) definieras intern kontroll så här: Den interna kontrollen är en naturlig del i arbetet med styrning och ledning i verksamheten. Den interna kontrollen ska inom rimliga gränser säkerställa att målen med verksamheten kan nås och att detta sker på ett effektivt sätt. Att regler och riktlinjer följs och att rapportering och information i och om verksamheten är tillförlitlig samt att risker i verksamheten fångas upp och hanteras eller förebyggs. I Västra Götalandsregionens rutiner för arbetet med den interna kontrollen (RS 2218-2015) anges att alla nämnder och styrelser ska genomföra en riskanalys varje år och anta en plan för den interna kontrollen. Den interna kontrollen omfattar hela verksamheten och alla perspektiv. Arbetet med intern kontroll ska följa budget- och uppföljningsprocessen med fokus på helårs- och delårsrapporterna samt tas upp vid möten med företrädare för regionstyrelsen och verksamhetens tjänstemän samt presidie. Intern kontroll är en del av ledningssystemet för koncernen Västra Götalandsregionen. Styrelse, förvaltningsledning, övriga chefer och medarbetare ska samarbeta för att mål och uppdrag uppnås inom följande kontrollområden; Ändamålsenlig och effektiv verksamhet Omfattar kontroll över verksamhetens ekonomi, prestationer, avtal och kvalité samt att säkerställa att fattade beslut verkställs och följs upp. Efterlevnad av lagstiftning och övrigt regelverk Omfattar kontroll över följsamhet till lagstiftningen, Regionfullmäktiges styrande dokument samt att interna riktlinjer och rutiner Tillförlitlig rapportering och uppföljning av verksamheten Omfattar kontroll av att redovisning av räkenskaper är rättvisande samt ändamålsenlig och tillförlitlig redovisning av prestationer avseende kvalité och kvantitet samt annan

(6) Kontrollplan 2015-2016 Stabschefsgruppen Datum 2015-07-28 relevant information om verksamheten. Verksamhetens chefer ska ha god tillgång och insikt av uppföljningens resultat. Kontrollmiljö Intern kontroll ska vara ett naturligt inslag i det vardagliga arbetet och är en del i Närhälsans ledningssystem. I detta dokument används begreppet kontrollmiljö. God säkerhetskultur syftar till att förebygga oönskade händelser och är avgörande för att riskförebyggande åtgärder utvecklas och genomförs. Säkerhetskultur handlar om personalens attityder till risker och riskhantering. Säkerhetskulturen är således en del av den interna kontrollen. Säkerhetskultur beskrivs i styrdokumentet Regional strategi för säkerhetsarbete 2013-2016 Kontrollåtgärder ingår i Närhälsans interna riktlinjer, rutiner och IT-stöd för att säkerställa kvalité, effektivitet, följsamhet till regelverk och tillförlitlighet i rapportering. Kontrollåtgärder genomförs också via intern och extern uppföljning. En förteckning över dessa kontroller finns i bilaga 2. Kontrollmiljön omfattar de lagar och författningar som styr verksamheten och de mål och uppdrag samt styrande dokument och andra förutsättningar som påverkar verksamheten. Nedan beskrivs översiktligt utgångspunkter för den interna kontrollen Lagar och författningar Närhälsan är en landstingskommunal förvaltning inom Västra Götalandsregionen och omfattas som sådan av bestämmelser i kommunallagen och övriga offentligrättsliga lagar och författningar. Förutom kommunallagen kan särskilt nämnas Förvaltningslagen, Offentlighets och sekretesslagen, Arkivlagen, Lagen om offentlig upphandling. Närhälsan är också en vårdorganisation och som sådan omfattas av ett flertal lagar och författningen av dessa kan nämnas Hälso- och sjukvårdslagen, Patientsäkerhetslagen, Patentlagen, Patientskadelagen, Lex Maria. Socialstyrelsen utfärdar föreskrifter och ger allmänna råd på bemyndigande från Regeringen, av dessa kan nämnas följande; - SOSFS 2011:9 om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete, - SOSFS 2008:14 om informationshantering och journalföring i hälso- och sjukvården. - SOSFS 2000:1 om läkemedelshantering i hälso- och sjukvården. - SOSFS 1997:14 om delegering av arbetsuppgifter inom hälso- och sjukvård och tandvård.

(6) Kontrollplan 2015-2016 Stabschefsgruppen Datum 2015-07-28 Av övriga lagar som reglerar Närhälsans verksamhet kan nämnas Lagen om anställningsskydd, Medbestämmandelagen, Miljöbalken, Personuppgiftslagen. Närhälsan omfattas av Lagen om Valfrihet genom att ingå i regionens vårdvalsmodell och omfattas då även av konkurrenslagstiftningen. Mål och uppdrag Närhälsan ingår som en politiskt styrd organisation inom Västra Götalandsregionen. Det är politikernas uppgift att besluta om verksamheternas inriktning, ekonomi, mål, och prioriteringar. Närhälsans förvaltning leds av två styrelser vars uppdrag framgår av respektive styrelses reglemente. Av dessa framgår bland annat att Primärvårdsstyrelsen ska ansvarar för att vårdenheterna (vårdcentralerna) och Rehabenheterna uppfyller de krav och villkor som anges i Krav och Kvalitetsboken för VG Primärvård och för Vårdval Rehab samt att verksamheten bedrivs effektivt och med hög kvalité. I reglementet anges också att styrelsen ska verka för att enheterna aktivt arbetar med att stärker sin marknadsposition. Styrelsen för beställd Primärvård ska verkställa de uppdrag som överenskommits med hälso- och sjukvårdsnämnderna samt bedriva den hälso- och sjukvård som åligger verksamheten. Styrelserna ska i övrig fullgöra de uppgifter som följer av lag och annan författning. De politiska målen för Närhälsan framgår av Västra Götalandsregionens årliga budget som fastställs av regionfullmäktige. Närhälsans mål anges i förvaltningens affärsplan. Övergripande styrdokument Krav och kvalitetsbok för VG Primärvård och Vårdval rehab samt överenskommelser med hälso- och sjukvårdsnämnderna utgör styrdokument för verksamhetens uppdrag. Västra Götalandsregionens styr- och inriktningsdokument är antagna av regionfullmäktige eller regionstyrelsen. De gäller samtliga förvaltningar och verksamheter och är grundläggande för verksamhetens uppdrag. Närhälsans interna styrdokument utgör stommen i förvaltningens ledningssystem. Som vägledning för vårdpersonal ingår medicinska riktlinjer och vårdrelaterade rutiner. Affärsplanen beskriver mål, strategier och nyckeltal. Den är en modell för verksamhetsstyrning som knyter samman de fyra perspektiven verksamhet, kund/patient, medarbetare och ekonomi. Affärsplanen är också ett verktyg för att följa upp, utvärdera och belöna.

(6) Kontrollplan 2015-2016 Stabschefsgruppen Datum 2015-07-28 Riktlinjer för beslutsfattande inom Närhälsan är styrdokument för organisationens ledning och styrning. Syftet är att beskriva ansvar på de olika chefsnivåerna samt vilka beslutsbefogenheter som är kopplade till detta ansvar. Till riktlinjer hör även styrelsernas delegeringsordningar från styrelse till tjänstemän. Samtliga styrdokument finns tillgängliga via Närhälsans intranät. Rapportering Verksamheternas redovisning av ekonomi, prestationer avseende kvalité och kvantitet och övriga mål och nyckeltal i affärsplanen finns tillgängliga via Närhälsans rapportverktyg NärAnalys. Verktyget utgör ett stöd för samtliga chefer på alla nivåer i uppföljning och analys av sin verksamhet. Rapportering sker även i samband med interna så kallade controllingrundor där riktade uppföljningar sker gemensamt med chefer och administrativ personal. Rapportering till regionstyrelsen sker enligt årlig plan i samband med delårs- och årsbokslut och i samband med möten med regionens revisorer och controllers. Övriga förutsättningar Vårdvalet en marknadsmodell enligt Lagen om valfrihet som innebär att verksamheten arbetar under konkurrens med andra vårdgivare. Närhälsan är en geografisk spridd organisation med ett hundratal enheter inom hela Västra Götalandsregionen, detta ställer stora krav på ledning och styrning samt information och kommunikation. Närhälsans verksamheter består förutom av vårdcentraler och rehabenheter av ett stort antal andra vårdenheter med särskilda uppdrag inom regionens hälso- och sjukvård. Ansvar för intern kontroll Enligt kommunallagen 6 kap 7 är varje nämnd/styrelse ansvarig för att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de lagar och föreskrifter som styr verksamheten. De ska också se till att upprätta en organisation och ta fram regler och rutiner för den interna kontrollen och tillse att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredställande sätt. Regionstyrelsen har det övergripande ansvaret för att förvissa sig om att den interna kontrollen är god och utvärderar årligen regionens samlade system för intern kontroll med utgångspunkt från verksamheternas ordinarie rapportering. Riskanalys Som grund för arbetet med att granska den interna kontrollen ska en riskanalys genomföras av kontrollmiljön. Denna syftar till att identifiera risker och sedan värdera och prioritera dessa utifrån verksamhetens mål, uppdrag och gällande regelverk.

(6) Kontrollplan 2015-2016 Stabschefsgruppen Datum 2015-07-28 Resultatet av genomförda riskanalyser inom exempelvis patientsäkerhet, arbetsmiljö, och säkerhet används som underlag. Riskanalysen ska genomföras årligen och fastställs av styrelserna i samband med budgetarbetet. De risker som bedöms som väsentliga ska bilda underlag för den årliga planen för granskning av den interna kontrollen. Riskanalys för 2014-2015 finns i bilaga 3. Plan för intern kontroll Plan för intern kontroll redovisar åtgärder för att säkerställa att kontrollmiljön är ändamålsenlig och funktionell. Av planen ska framgå vad i den interna kontrollen som ska granskas under året grundat på riskanalysen och när resultatet av respektive granskning och behov av åtgärder ska rapporteras. Kontrollplanen är en del av kvalitetssäkring av Närhälsans system för ledning och styrning. Kontrollplanen ska innehålla: - Risk som bedömts vara väsentlig och dess konsekvenser - Kontrollområde och kontroller som görs eller saknas. - Granskningsmetod för att säkerställa kontrollen - Ansvarig för granskning och rapportering - Rapportering, när och till vem. De kontroller som väljs ut ska vara möjliga att granska och utvärdera. Det är också viktigt att kontroller inte utförs i onödan utan kan ge ett mervärde för verksamheten. Kontrollplanen kan således innehålla en granskning av kontrollens värde Resultatet av genomförd granskning ska rapporteras till primärvårdsdirektör. Om granskningen visar på väsentliga brister i kontrollåtgärder ska en åtgärdsplan tas fram för att komma tillrätta med bristerna. Åtgärderna bör om möjligt integreras i den löpande operativa verksamheten. Resultatet av granskningen samt handlingsplan för åtgärder ska rapporteras till styrelsen. Uppföljning av åtgärderna ska göras till styrelsen minst en gång per år i samband med årsredovisningen. Rapportering kan också ske på begäran av Regionstyrelsen, regionens revisorer eller i samband med regional controlling. Kontrollplanen utgör underlag vid lokala och regionala controllingmöten, möte med regionens revisorer samt i rapportering till regionstyrelsen i samband med delårsbokslut/årsberättelse. Plan för intern kontroll för 2015-2016 finns i bilaga 1.

(6) Kontrollplan 2015-2016 Stabschefsgruppen Datum 2015-07-28 Modell för arbetet med riskanalys och plan för intern kontroll För arbetet med att ta fram riskanalys och plan för intern kontroll skapas en arbetsgrupp med kompetenser från samtliga stabsavdelningar samt verksamhet. Gruppens arbete samordnas av kanslichef som också utgör kontaktperson gentemot koncernkontoret. Gruppens uppdrag är att årligen inför arbetet med detaljbudget göra en förnyad riskanalys och utifrån resultatet av denna ta fram ett förslag till plan för intern kontroll nästkommande år. Arbetet ska ta hänsyn till förändringar i mål, uppdrag, gällande regelverk, resultat av lokala och regionala controllingrundor samt andra genomförda riskanalyser inom Närhälsan. Riskanalysen ska genomföras med beaktande av ett omvärldsperspektiv. Gruppen ska även arbeta för en god säkerhetskultur och kontrollmiljö. Beslut om riskanalys tas i styrelserna samband med budgetarbetet. Planen för intern kontroll ska fastställas av styrelsen i samband med detaljbudget. Planen ska därefter skickas till regionstyrelsen. Uppföljning av styrelsens plan för intern kontroll och handlingsplan för åtgärder efter genomförd granskning görs i samband med redovisning av delårs/årsbokslut. Löpande uppföljning av arbetet med intern kontroll sker genom ordinarie interna och regionala controllingmöten samt i möten med regionens revisorer. Primärvårdsdirektören har ytterst ansvar för genomförandet av granskningar i planen samt åtgärder vid brister i kontrollmiljön och säkerhetskulturen. Samordning av ansvar och beredning av granskning samt åtgärder sker i stabschefsgruppen. Behov av ekonomiska medel samt övriga resurser för granskning och åtgärder avsätts i detaljbudget. Bilagor: 1. Plan för intern kontroll 2015-2016 2. Förteckning av kontroller 3. Riskanalys 2014-2015

Plan för intern kontroll Bilaga 1 2015-2016 PVV 367-2014, PVB 156-2014 Stabschefsgruppen Datum 2015-07-28 Plan för intern kontroll 2015-2016 Risk Riktlinjer och rutiner för remisshantering följs inte Konsekvens Risk för vårdskada Försämrat förtroende hos patienter och samarbetspartners Kontrollområde Ändamålsenlig och effektiv verksamhet Kontrollmoment Anges i Riktlinjer för remisshantering 2014 10 11 Granskningsmetod Ansvar Rapportering Uppföljning via Medcontrol Kartläggning av lokala remissrutiner Samordnande chefsläkare Stab Förvaltningsledning Avvikelse rapporteras inte eller utreds inte i Medcontrol Medicinsk riktlinje eller rutin följs inte i samband med en vårdåtgärd Beslut som fattas av chefer på olika nivåer i Närhälsan genomförs inte Driftstörningar IToch telefonisystem samt bristande ITsupport påverkar patientverksamheten Risk för vårdskada Försämrad möjlighet till lärande Minskad möjlighet att följa upp och åtgärda risker Risk för vårdskada Åtgärd kan genomföras felaktigt Försämrat förtroende patient Kan innebära merarbete Försvagat ledarskap bristande styrning ineffektiv organisation risk att bryta mot regelverk och politiska mål Försämrad tillgänglighet Patientsäkerhet kan påverkas arbetsmiljöproblem mertid och merkostnad försämrat förtroende Tillförlitlig rapportering och uppföljning Ändamålsenlig och effektiv verksamhet Efterlevnad av lagstiftning och övriga regelverk Ändamålsenlig och effektiv verksamhet Antal avvikelser/årsarbetare Antal ärenden som inte är avslutade utifrån ledtid Medcontrol samt ärenden från IVO och övriga klagomål Återrapportering och uppföljning av beslut Uppföljning av händelser i USD (VGRIT;s ärendehanteringssystem) samt Medcontrol Uppföljning Medcontrol Uppföljning av ärenden i Medcontrol samt IVO Uppföljning av genomförande av beslut fattade på förvaltningsövergripande nivå under perioden aug 2014 aug 2015 Kartläggning av problem och uppföljning av driftstörningar och avvikelser Samordnande chefsläkare Samordnande chefsläkare Kanslichef IT chef Stab Förvaltningsledning Stab Stab Förvaltningsledning VGRIT Stab

Kontrollmiljö; Förteckning av kontroller BILAGA 2 2015-2016 PVV 367-2014, PVB 156-2014 Stabschefsgruppen Datum 2015-07-28 Interna kontroller Kontroll Riktlinje/ Rutin Kontrollmoment (VAD) Ansvarig Metod (HUR) Uppföljning område process HR Rekrytering Att innan anställning ta referenser från tidigare Anställande chef Kontakt med tidigare arbetsgivare Checklista i personalakt arbetsgivare och följa framtagen mall i VGR:s rekryteringsordning. HR Rekrytering Att innan anställning kontrollera legitimation för Anställande chef Kontakt med SoS Checklista i personalakt legitimerade befattningar HR Bisyssla I samband med anställning och därefter en gång per år i Ansvarig chef Blankett för bisyssla fylls i och Diariefört beslut. samband med utvecklingssamtalet dokumentera bisyssla skickas för beslut till HR chef som beslutar och kontrollerar att bisysslan inte strider mot gällande riktlinje HR Lönesättning Att regionen och Närhälsan lönepolitik följs vid lönesättning Ansvarig chef Kontakt med HR avdelningen vid lönesättning I samband med årlig lönerevision HR Personalkostnader Granska månadslön, övertid, jour, retroaktiv lön t.ex. är rimlig mot den anställdes befattning och arbetssituation HR Systematiskt arbetsmiljöarbete Att det systematiska arbetsmiljöarbetet genomförs på varje arbetsplats så att brister i arbetsmiljön upptäcks och åtgärdas. Ansvarig chef Respektive chef Följa dokumentet Förvaltnings kontroller i löneutbetalningsprocessen. Dokumentera i handlingsplan för arbetsmiljö. Vid ekonomisk genomgång I samverkans grupp där handlingsplanerna redovisas årligen. HR Köp av bemanningsperson al läkare Att innan läkarkonsult anlitas skall beslut ha fattats enligt rutin kring beställning av bemanningspersonal Respektive chef Att det finns beslut och att rutinen kring beställning av bemanningspersonal följs när bemanningsläkare anlitas. Vid genomgång av enhetens ekonomi Patientsäkerhet Läkemedelshantering Följsamhet till styrdokument Rutin för läkemedelshantering inom hälso och sjukvård i Västra Götalandsregionen, fastställd 2013 Närhälsan. Chefläkare Webb baserad kvalitetsrevision samt besök vid slumpvis utvalda enheter Förvaltningsledning.

(4) Förteckning kontroller Datum 2015-07-28 Patientsäkerhet Hygien Att basala basala hygienrutiner och klädregler mäts inom ramen för verksamheternas egenkontroll Genomförs årligen förslag på vart annat år. Chefläkare Nationell PPM mätning. Förvaltningsledning Journalutskrift Tid för utskrift av journaldiktat PV chef Logg kontroll genomförs av VGR IT, skickas till berörd PV chef månatligen. Avvikelser Mäta antalet registrerade avvikelser/årsarbetare. Chefläkare Årlig sammanställning av antal registrerade avvikelser i MedControl PRO/årsarbetare? Förvaltningsledning Patientsäkerhet Patientsäkerhet Patientsäkerhet Patientsäkerhet/ Följa utvecklingen av patientsäkerhetskulturen Chefläkare Nationell mätning Förvaltningsledning kultur Säkerhet Systematiskt Intern brandskyddskontroll Linjechef Egenkontroll enligt checklista minst Checklista i SBA pärmen /brand brandskyddsarbete (SBA) 2 ggr/år Säkerhet Loggranskning Kontroll av loggar i journalsystem mm. Linjechef 10 % av enhetens personal varje månad och 10 journaler/motsv. Rutin finns. Revision Säkerhet Behörigheter Skapande och återkallande av behörigheter i IT system. Skapande, förlängning och återkallande av uppdrag Säkerhet Säkerhet Säkerhet Ekonomi Ekonomi Handlingsplan Hot och våld Katastrofmedicinsk beredskapsplan/kris hanteringsplan Reservrutiner vid driftstörningar Avstämning balanskonto Bokföring och avskrivning av anläggningstillgångar Linjechef Enligt regionala rutiner Uppdrag följs upp. Ingen regelbunden uppföljning i nuläget av behörighetstilldelningar. Kontroll av att sådan plan finns framtagen Linjechef Framtagen mall används Ingen regelbunden uppföljning Kontroll av att sådan plan finns framtagen Linjechef Framtagen mall används Ingen regelbunden uppföljning Kontroll av att sådan rutin finns framtagen Linjechef Framtagen mall används Ingen regelbunden uppföljning Löpande avstämning av rapporter ur ekonomisystemet Handläggande Löpande Ekonomichef tjänsteman Att regler för avskrivning och gällande finanspolicy följs Handläggande Löpande Ekonomichef tjänsteman

(4) Förteckning kontroller Datum 2015-07-28 Ekonomi Del och årsbokslut Att lagar och anvisningar följs Redovisningschef Löpande Ekonomichef Ekonomi Verksamhets och Att uppföljning sker enligt anvisningar Verksamhetschef Löpande Ekonomichef ekonomiuppföljning Ekonomi God ekonomisk Verksamheten skall bedrivas kostnadseffektivt och Verksamhetschef Löpande Primärvårdsdirektör hushållning kostnaderna skall vara ändamålsenliga Ekonomi Budgetprocess Att lagar och anvisningar följs Chefscontroller Löpande Primärvårdsdirektör Redovisningschef Ekonomi Leverantörsfaktura/ Att aktuell attestförteckning finns upprättad och Internkontroll 3 gånger/år Ekonomichef utanordning/attest registrerad i fakturaportalen ansvarig Ekonomi Leverantrösfaktura/ Att attestreglemente efterlevs: Internkontroll Stickprov Ekonomichef utanordning/attest *Inte lämna ut lösenord *Ej attestera i beroendeställning *Ej attestera egna fakturor, ex mobil, utbildning etc ansvarig Ekonomi Leverantrösfaktura/ Att program och deltagarförteckning finns på konferenser Verksamheten Stickprov utanordning/attest m m Ekonomi Leverantrösfaktura/ Att rätt kontering av konto och motpart sker Verksamheten Löpande Ekonomichef utanordning/attest Ekonomi Leverantrösfaktura/ Att reglerna för momsredovisning följs Verksamheten Löpande Ekonomichef utanordning/attest Ekonomi Leverantrösfaktura/ Att leverantörsfakturor ankomstregistreras och registreras Regionservice Löpande Ekonomichef utanordning/attest på angivet kostnadsställe Ekonomi Leverantrösfaktura/ utanordning/attest Att från registrering av faktura skall det finnas en bruten betalningskedja Redovisningschef Löpande Ekonomichef Ekonomi Leverantrösfaktura/ utanordning/attest Kontroll av nya leverantörer via *Bolagsverket *Handelsregistret *Regionens avtalsregister Handläggande tjänsteman Ekonomi Investeringar Att korrekt investeringsbeslut föreligger Handläggande tjänsteman Ekonomi Investeringar Att kontering skett på investeringskonto Handläggande tjänsteman Ekonomi Investeringar Att alla investeringar som skall finansieras med internlån Redovisningsär finansierade ansvarig Ekonomi Investeringar Att rätt investeringar finns i anläggningsregistret Handläggande tjänsteman Ekonomi Investeringar Att beslut finns vid försäljning av anläggningstillgångar Handläggande tjänsteman Löpande Löpande Löpande Tertial Löpande Löpande Ekonomichef Ekonomichef Ekonomichef Ekonomichef Ekonomichef Ekonomichef

(4) Förteckning kontroller Datum 2015-07-28 Ekonomi Projekt Att det finns tydliga beslutsunderlag utifrån syfte och mål Verksamhetschef Löpande Ekonomichef Ekonomi Projekt Att beslutade projekt dokumenteras, följs upp både Verksamhetschef Löpande Ekonomichef gällande ekonomi och verksamhet samt återrapporteras Ekonomi Patientintäkter Redovisningar från mottagningar Regionservice Löpande Ekonomichef Ekonomi Intäkter Vårdvalsersättningar för vårdcentraler och Rehab, samt att Controller för Stickprov Ekonomichef överenskommelserna faktureras med rätt belopp respektive område Ekonomi Växelkassor Växelkassor hanteras enligt gällande regler Internkontroll Löpande Ekonomichef ansvarig Ekonomi Växelkassor Revision av växelkassor utförs Regionservice Minst 1 gång/år Ekonomichef Ekonomi Intäkter lab, Underlag från medicinsk service Ekonom Månadsvis Ekonomichef röntgen Ekonomi Externa konsulter Att F skattsedel finns om utbetalning skall göras via Respektive chef Löpande Ekonomichef faktura Om F skattsedel saknas, görs utbetalning via lön Ekonomi eller löneassistent Ekonomi Representation Att gällande regler för representation följs Respektive Stickprov Ekonomichef attestant Ekonomi Mobiltelefoner Att det finns ett aktuellt register över mobiltelefoner Ansvarig 2 gånger/år Ekonomichef tjänsteman IS/IT Ekonomi Mobiltelefoner Att gällande regler följs Ansvarig Stickprov Ekonomichef tjänsteman IS/IT Ekonomi Leasingbilar Att körjournaler finns till varje bil Ansvarig 2 gånger/år Ekonomichef tjänsteman vid verksamheten Ekonomi Bensinkort Att det finns ett aktuellt register över befintliga bensinkort Ansvarig 2 gånger/år Ekonomichef tjänsteman vid transportenheten Ekonomi Betalningar Att betalningar sker i enlighet med attest och Handläggande Löpande Ekonomichef utanordningsreglementet tjänsteman Ekonomi Betalningar Att register finns över personer som är behöriga till Handläggande Löpande Ekonomichef bankbetalningssystemet tjänsteman Ekonomi Jäv Finns VGR anställda i Bolagsverket till företag som levererar? Regionservice Stickprov Förvaltningarna Ekonomi Mutor Allmän kontroll *Leverantörer *Patient Handläggande tjänsteman Stickprov Ekonomichef

Riskanalys av den interna kontrollen Arbetsgruppen för Intern kontroll 2015-07-28 Dnr PVV 367-2014, PVB 156-2014, Riskanalys inför framtagande av plan för intern kontroll 2015-2016 1. Inledning a) Riktlinjer för intern kontroll (RS 1195-2012) Regionstyrelsen har fastställt riktlinjer som syftar till att säkerställa den interna kontrollen, enligt kommunallagen 6 kap 7. Enligt denna är varje nämnd/styrelse ansvarig för att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de lagar och föreskrifter som styr verksamheten. De ska också se till att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredställande sätt. Riktlinjerna gäller samtliga nämnder/styrelser samt bolag inom Västra Götalandsregionen. b) Riskanalys En strukturerad analys av risker i verksamheten ökar kvaliteten i det strategiska beslutfattandet genom att ändamålsenliga åtgärder kan genomföras för att öka verksamhetens möjligheter och förmåga att nå uppsatta mål och genomföra uppdrag. Riskanalysen ska också bidra till att öka riskmedvetenheten inom Närhälsan och bidra till en god säkerhetskultur. Riskanalysen ska fastställas av Närhälsans styrelser i samband med budgetarbetet. c) Plan för intern kontroll En intern kontrollplan syftar till att granska att den interna kontrollen fungerar tillfredställande baserat på resultatet av risk- och sårbarhetsanalysen. Planen ska beslutas av Närhälsans styrelser.

Rapport Risk- och sårbarhetsanalys februari 2015 2(7) d) Arbete med intern kontroll På uppdrag från primärvårdsdirektör har en arbetsgrupp har bildats med uppdrag att övergripande svara för att arbete med intern kontroll genomförs i enlighet med regionstyrelsens riktlinjer. Gruppen har även i uppdrag att genomföra riskanalys samt ta fram förslag till organisation samt anvisningar och riktlinjer för det interna kontrollarbetet och verka för att öka riskmedvetenheten hos chefer och övriga anställda. Arbetsgruppen består av följande personer; - Hans Lilja, kanslichef (uppdragsansvarig) - Bengt Hansson, säkerhetschef - Ingela Kempe, HR-konsult - Annika Andersson, redovisningschef - Karsten Holm, informatör - Carina Söderlund, utvecklingsledare chefsläkaravdelningen - Emma Harrysson, säkerhetssamordnare - Lotta Rinné Ljungqvist, vårdcentralchef - Anders Larsson, IT-strateg, IT-avdelningen

Rapport Risk- och sårbarhetsanalys februari 2015 3(7) 2. Resultat Arbetsgruppen har använt den mall som finns framtagen inom Västra Götalandsregionen. Riskanalysen har genomförts omfattande hela Närhälsans verksamhet och utgått från kriterierna i ledningssystem för God Vård vilket inneburit att patient- och verksamhetsperspektivet fått en mer framträdande roll än vid tidigare arbeten med riskanalyser i samband med det interna kontrollarbetet. Riskernas konsekvenser och sannolikhet har bedömts och poängsatts, se bilaga 1. De riskerna med högst poäng har därefter analyserats. Nedan förtecknade risker är de som fått riskvärde över 12. Beteckningar inom ( ) refererar till det underliggande analysmaterialet, detta biläggs inte utan utgör arbetsmaterial för framtida riskanalyser. Risk Oklara gränssnitt mellan Närhälsan och externa vårdgivare och andra vårdorganisationer inom VGR (R54) Konsekvensbeskrivning - fördröjd handläggningstid och vård, - risk för vårdskada, - försämrat förtroende från patienter och anhöriga - försvårar arbetet för vårdpersonal, - patient får inte den vård som behövs Patienten får inte den utredning eller behandling som behövs (R37) - risk för vårdskada, - försämrat förtroende från patienter och anhöriga Beslut som fattas av chefer på olika nivåer i Närhälsan genomförs inte. (R16) - svagt ledarskap, - bristande styrning och uppföljning, - ineffektiv organisation, - risk för att bryta mot lagar och författningar samt mål och riktlinjer Driftstörningar i IT- och telefonisystem påverkar patientverksamheten (R32) - försämrad tillgänglighet - patientsäkerheten kan påverkas - försämrat förtroende hos patienter - försämrat förtroende till Närhälsan hos personal och invånare - stress hos personal, - merkostnader och merarbete,

Rapport Risk- och sårbarhetsanalys februari 2015 4(7) Riktlinjer och rutiner för remisshantering följs inte (R56) Riktlinje eller rutin följs inte inför en åtgärd (R12) - Risk för vårdskada - Försämrat förtroende hos patienter och samarbetspartners - Risk för vårdskada - Åtgärd kan genomföras felaktig - Beslut kan fattas på felaktiga grunder, - Försämrat förtroende internt och externt - Kan innebära merarbete (svåra att hitta eller förstå). Bristande support vid IT-problem. (R72) - Arbetsmiljöproblem - kan påverka patientsäkerheten - mertid och merkostnad IT-system som behövs vid vård av patient är inte tillgängligt vid vårdtillfället (R73) Verksamhetens representation i förstudier, upphandlingar, utredningar eller liknande är otillräcklig eller saknas. (R76) - kan påverka patientsäkerheten - kan innebära bristande förtroende hos patienter - arbetsmiljöproblem - merarbete - Försämrad kvalité av tjänst eller produkt - Försvårar införande och önskade effekter - försämrat förtroende hos personal En avvikelse rapporteras inte eller utreds inte i MedControl, (R04) - Risk för vårdskada eller oönskad händelse upprepas - Försämrad möjlighet till lärande - Minskade möjligheter att följa upp och åtgärda risker

Rapport Risk- och sårbarhetsanalys februari 2015 5(7) 3. Fortsatt arbete Denna risk- och sårbarhetsanalys utgör utgångspunkten för framtagande av en plan för intern kontroll. Internkontrollplanens innehåll framgår ovan i avsnitt 1c ovan. Förslag till RSA samt intern kontrollplan 2015-2016 har förankrats i förvaltningsledning samt stab och tas upp för beslut i Närhälsans styrelser preliminärt i april 2015 i samband med beslut om internkontrollplan. RSA samt Intern kontrollplan används vid avstämning med regionens revisorer samt vid regionala controllingrundor. Bilagor 1. Bedömningsmatris för sannolikhet och konsekvens 2. Exempel på riskområden

Rapport Risk- och sårbarhetsanalys februari 2015 6(7) BILAGA 1 Värdering av risker Sannolikhet Kategori: Grad av sannolikhet: Exempel: Sannolik (4) Möjlig (3) Mindre sannolik (2) Osannolik (1) Konsekvens Det är mycket troligt att risken inträffar. Det är troligt att risken inträffar. Risken kan inträffa men det är inte troligt. Risken kan praktiskt taget inte inträffa. - Händelsen förväntas inträffa under nästan alla förhållanden - Händelsen kan inträffa när som helst - Händelsen kommer troligen att inträffa under de flesta förhållanden - Kan förväntas inträffa åtminstone under den kommande 12-månadersperioden - Händelsen skulle kunna inträffa vid enstaka tillfällen - Kan inträffa under de kommande 3-5 åren - Händelsen skulle endast kunna inträffa under exceptionella förhållanden - Händelsen har aldrig inträffat förr eller det finns endast enstaka kända fall av händelsen Kategori: Grad av konsekvens: Exempel: -Verksamhetens existens är ifrågasatt - Alvarlig förtroendeskada för verksamheten Allvarlig (4) Konsekvenserna om risken inträffar är så stora att de inte får inträffa - Händelser och problem som kräver kraftfulla åtgärder av ledning och regionstyrelsen Kännbar (3) Lindrig (2) Försumbar (1) Konsekvenserna om risken inträffar är av den arten att de betraktas som besvärande för intressenterna. Konsekvenserna om risken inträffar uppfattas som liten av intressenterna Konsekvensen av risken är obetydlig för intressenterna - Kortvarig men alvarlig förtroendeskada för verksamheten - Händelser och problem som kräver åtgärd från ledning och övriga linjechefer - Viss förtroendeskada för verksamheten - Händelser och problem hanteras inom ramen för den löpande verksamheten av respektive chef - Ingen förtroendeskada för verksamheten - Händelser och problem hanteras av mellanchefer och medarbetare Risken beräknas utifrån formeln Sannolikhet*Konsekvens=riskpoäng. Poängskala i analysarbetet 1 Risken har inte bedömts behöva analyseras 2 4 Låg risk ingen åtgärd 4 6 Uppmärksamhet 8 16 Åtgärd

Rapport Risk- och sårbarhetsanalys februari 2015 7(7) Bilaga 2 Riskområden, exempel Externa risker Omvärldsrisk, t.ex. beslut fattade av riksdag, befolkningsutveckling och kompetensförsörjning Finansiell risk, t.ex. skatt och statsbidrag, ersättningsnivåer Legala risker, t.ex. ny lagstiftning och avtalsbrott IT-baserade risker, t.ex. intrång av hackers och datavirus Avbrott i försörjning, t.ex. av el, vatten, värme Interna risker Verksamhetsrisk, t.ex. att fastställda mål inte uppnås eller att verksamheten inte bedrivs på ett kostnadseffektivt sätt Redovisningsrisk, t.ex. att räkenskaperna inte är rättvisande eller tillförlitliga IT-baserade risker, t.ex. införandet av ny teknik eller nya system Verksamheten inte efterlever lagar och gällande regelverk

Västra Götalandsregionen 1 (2) Tjänsteutlåtande Datum 2015-10-01 Diarienummer PVB 151-2015 Kansliavdelningen Handläggare: Hans Lilja Telefon: 070-2073614 E-post: hans.lilja@vgregion.se Till Styrelsen för beställd primärvård Gallring av e-post från äldre e-postsystem Lotus Notes Förslag till beslut Styrelsen för beställd primärvård beslutar följande: 1. Styrelsen för beställd primärvård beslutar att kvarvarande information i Västra Götalandsregionens avvecklade epost system (Lotus Notes) kan gallras (raderas) vid slutet av 2015 enligt Arkivnämndens gallringsbeslut 2011-09-28 för korrespondens av tillfällig eller ringa betydelse. Sammanfattning av ärendet I samband med övergång till nytt E-postsystem 2013 uppmanades e-postanvändarna att se till att e-post som enligt lag ska bevaras och/eller diarieföras tas omhand för arkivering. Trots flertalet påminnelser finns fortfarande ett stort antal e-postanvändare som inte har meddelat att de tagit hand om sin äldre e-post. Enligt gallringsbeslut från Arkivnämnden kan korrespondens av ringa betydelse för verksamheten gallras (raderas). Styrelsen föreslås fatta beslut om att tillämpa denna gallring för e-post från Lotus Notes. Fördjupad beskrivning av ärendet I slutet på 2013 bytte Västra Götalandsregion epostsystem från Lotus Notes till Microsoft Outlook. Det var upp till varje anställd att själv föra över sådan korrespondens som bedömdes viktigt att spara. Även epost av vikt för myndighetens ärenden eller av betydelse för verksamheten, som enligt lag ska bevaras och/eller diarieföras, skulle skrivas ut och tas om hand för arkivering. Efter att ha kontrollerat sin epost fick användarna välja att radera kvarvarande epost själv eller låta VGR IT göra det. Via fem personliga mailutskick under sommaren och hösten 2014 skickades påminnelse. Närhälsan Kansli Lillhagsparken 6, 422 50 Hisings Backa, växel 010-435 80 00

Datum 2015-10-01 2 (2) Diarienummer PVB 151-2015 När det gamla epostsystemet stängdes 2014-12-12 var det fortfarande ett stort antal epostanvändare som inte på något sätt svarat om de har gått igenom sina brevlådor eller om de godkänner att dessa raderas. Informationen i dessa brevlådor går inte längre att nå, men finns bevarad och kan med visst besvär plockas fram av VGR IT. Om ingen hade hört av sig till VGR IT om innehållet till slutet av 2015, var rekommendationen ifrån projektets styrgrupp att man med tanke på mängden information som gått ut kring att hantera sin gamla epost samt tiden som gått får anse att kvarvarande information har ringa betydelse och kan gallras (raderas) enligt regionens gallringsbeslut för korrespondens av tillfällig eller ringa betydelse (Arkivnämndens beslut 2011-09-28). Varje användare ansvarar för sin epost och att diarieföra den om den är att betrakta som en allmän handling före slutet av 2015. Övergripande beslut om hantering av allmänna handlingar ligger hos styrelsen. Projektet har därför föreslagit, med instämmande av regionjuristerna och Regionarkivet att styrelse fattar följande beslut om gallring. Närhälsan Marie-Louise Gefvert Primärvårdsdirektör Hans Lilja Kanslichef Beslutet skickas till Objektledare Åsa Holmlund IS-utvecklingsavdelning. Diariet.

Västra Götalandsregionen 1 (1) Tjänsteutlåtande Datum 2015-10-01 Diarienummer PVB 152-2015 Kansliavdelningen Handläggare: Hans Lilja Telefon: 070-2073614 E-post: Hans Lilja@vgregion.se Till Styrelsen för beställd primärvård Antagande av SIMBAs Plan för Den Nära Vården 2016-2017 Förslag till beslut Styrelsen för beställs primärvård beslutar följande: 1. Styrelsen för beställd primärvård antar SIMBAs plan För Den Nära Vården 2016-2017 daterad 2015-08-27. Sammanfattning av ärendet SIMBAs nya politiska samrådsgrupp tog ut inriktningen för samverkansarbetet under de kommande åren under en gemensam arbetsdag i mars. Utifrån den inriktning politikerna enades om har en ny plan för Den Nära Vården tagits fram som föreslås sträcka sig till och med den 31 december 2017. Planen antogs av SIMBAs politiska samrådsgrupp den 27 augusti har översänts till styrelsen för antagande. Närhälsan Marie-Louise Gefvert Primärvårdsdirektör Bilaga 1. SIMBAs plan För Den Nära Vården 2016-2017. 2. Beslut i SIMBA. Beslutet skickas till SIMBAs processledare Carina Vesterelve. Diariet. Närhälsan Kansli Lillhagsparken 6, 422 50 Hisings Backa, växel 010-435 80 00

Carina Westerelve Datum 2015-09-07 Processledare Mobil: 0700-82 36 07 carina.vesterelve@vgregion.se Till Hälso- och sjukvårdsnämnd Väster Primärvårdsstyrelsen Styrelsen för beställd primärvård Styrelsen för Kungälvs sjukhus och Frölunda specialistsjukhus Omsorgs- och arbetsmarknadsnämnden Ales kommun Sociala utskottet Kungälvs kommun Bildnings- och Sociala utskottet Stenungsunds kommun Socialnämnden Tjörns kommun Antagande av SIMBAs plan för Den Nära Vården 2016-2017 Ärende SIMBAs nya politiska samrådsgrupp tog ut inriktningen för samverkansarbetet under de kommande åren, under en gemensam arbetsdag i mars. Utifrån den inriktning politikerna enades om har en ny plan för Den Nära Vården tagits fram som föreslås sträcka sig till och med den 31 december 2017. Föreliggande plan antogs av SIMBAs politiska samrådsgrupp den 27 augusti och översänds nu till berörda nämnder och styrelser i kommunerna och regionen för antagande. Beslutsunderlag Planen för Den Nära Vården 2016-2017, antagen 2015-08-27 Bakgrund SIMBA bildades i mitten av 1990-talet och är en vårdsamverkansorganisation för Den Nära Vården i mellersta Bohuslän och Ale. Närvårdsamverkan är en funktion i SIMBA som omfattas av: Regionens hälso- och sjukvård: VG Primärvård, Vårdval Rehab, beställd Primärvård (all primärvårdsverksamhet utanför vårdcentralerna och rehab),

2(2) Kungälvs sjukhus, Barn- och ungdomshabiliteringen. Kommunal vård, omsorg, socialtjänst och elevhälsa i Ales-, Kungälvs- Stenungsunds- och Tjörns kommun. Västra Hälso- och sjukvårdsnämnden Närvårdsamverkan bygger på sammanhållna vårdprocesser mellan flera vårdgivare där den totala kvaliteten i samverkan kring patienten är det som ger mervärde för patienten. Patientens vård ska upplevas sömlös och vara oberoende av de organistoriska gränserna. Den Nära Vården kännetecknas av helhetssyn, kontinuitet, samverkan och ett hälsofrämjande förhållningssätt som syftar till att stärka individens hälsa och reducera framtida vård- och omsorgsbehov samt effektivt nyttja de gemensamma resurserna. I Västra Götalandsregionen infördes 1 oktober 2009 ett vårdvalssystem för primärvård, VG Primärvård. En närområdesgrupp(no-grupp), i enlighet med närområdesplanen, bildades för samverkan mellan olika vårdgivare i varje kommun. Syftet med närvårdsarbetet inom SIMBA är att ge stöd till arbetet i närområdesgrupperna i samverkansfrågor inom hela SIMBA-området. En handlingsplan kopplat till föreliggande Plan för Den Nära Vården kommer att utarbetats av SIMBAs Samordningsgrupp för följa upp målområdena i planen för Den Nära Vården. SIMBA Benny Strandberg Ordförande Politisk samrådsgruppen Ann Stokland Ordförande Samordningsgruppen

Den Nära Vården inom SIMBA området Tjörn, Stenungsund, Kungälv, Ale 2016 2017 2015-08-27 Politiskt antagen av SIMBAs samrådsgrupp 2015-08-27

Plan för Den Nära Vården 2016-2017 SIMBA SIMBA bildades i mitten av 1990-talet och är en samverkansorganisation för Den Nära Vården i mellersta Bohuslän och Ale. Arbetssättet i SIMBA utgår från huvudmännens samlade insats för att skapa en helhet genom gemensamt lärande. Detta gemensamma lärande har hämtat sitt synsätt från systemteoretisk grund och handlar om hur man i en pågående process skapar en lärande organisation. Avgörande för det systemiska lärandet är det systemiska ledarskapet. Närvårdsamverkan bygger på sammanhållna vårdprocesser mellan flera vård- och omsorgsgivare där den totala kvaliteten i samverkan kring individen är det som ger mervärde för individen. Patientens vård ska upplevas sömlös och vara oberoende av de organistoriska gränserna.. Den Nära Vården kännetecknas av helhetssyn, kontinuitet, samverkan och ett hälsofrämjande förhållningssätt som syftar till att stärka individens hälsa och reducera framtida vård- och omsorgsbehov samt effektivt nyttja de gemensamma resurserna. Våra invånare ska leva ett liv med god hälsa och livskvalitet utan att riskera förtida död eller onödigt lidande i sjukdom som kan behandlas. Med hälsa menar vi ett tillstånd av fysiskt, psykiskt och socialt välbefinnande och inte bara frånvaron av sjukdom och handikapp. Närvårdsamverkan är en funktion i SIMBA som omfattas av: Regionens hälso- och sjukvård: VG Primärvård, Vårdval Rehab, beställd Primärvård (all primärvårdsverksamhet utanför vårdcentralerna och rehab), Kungälvs sjukhus, Barn- och ungdomshabiliteringen. Kommunal vård, omsorg, socialtjänst och elevhälsa i Ales-, Kungälvs- Stenungsunds- och Tjörns kommun. Västra Hälso- och sjukvårdsnämnden Målgruppen är de individer och grupper i befolkningen som samtidigt och samordnat har behov av vård- stöd- och omsorgsinsatser från både kommunen och regionen. Grupper som särskilt ska uppmärksammas: Barn och unga vuxna med utsatt situation Äldre multisjuka och multisviktande Personer med psykisk ohälsa Personer med funktionsnedsättning Personer med behov av vård i livets slutskede I Västra Götalandsregionen används begreppet närsjukvård som ett samlat begrepp för den vård, oavsett driftsform, som ges för att tillgodose hälso- och sjukvårdsbehov som är: Tidigare planer för Den Nära Vården inom SIMBA-området: - Närsjukvårdsplan/Genomförandeplan för SIMBA-området, 2006-2008 - Närvårdsplan Den Nära Vården inom SIMBA-området, 2008-2010 - Närvårdsplan Den Nära Vården inom SIMBA-området, 2011-2014 - Närvårdsplan Den Nära Vården inom SIMBA-området, 2013-2015 Sida 2

vanligt förekommande i befolkningen ofta återkommande för individen samhällsekonomiskt och medicinskt rimligt att tillgodose lokalt Basen för närsjukvården utgörs av primärvården. Närvårdsamverkan Närvårdsamverkan sker på såväl politisk- och förvaltningsnivå som på konkret verksamhetsnivå. Samverkan på politisk och ledningsnivå skapar legitimitet och struktur. Närområdesgrupper (SIMBA NO-grupper) Närområdesgrupperna utgör basen för det medborgar- och individinriktade samverkansarbetet. Samverkan sker både på strategisk ledningsnivå och på operativ verksamhetsnivå. Varje kommun bildar ett närområde som det finns en närområdesgrupp i. I varje närområdesgrupp finns en samordningsgrupp med övergripande lednings- och samordningsansvar för närvårdsamverkan i närområdet. SIMBAs samordningsgrupp SIMBAs samordningsgrupp ansvarar för övergripande strategiska samverkansfrågor mellan vård- och omsorgsgivare. Samordningsgruppen har ansvaret att koordinera, följa upp, utveckla och fatta inriktningsbeslut i frågor som är gemensamma. Samordningsgruppen består av förvaltningschefer eller motsvarande från kommun och region samt representanter för privata vårdgivare inom vårdvalssystem som regleras av LOV. SIMBAs politiska samrådsgrupp SIMBA politiska samrådsgrupp har till uppgift att med ett utförar- och beställarperspektiv föra en regelbunden politisk dialog kring gemensamma närsjukvårdsfrågor. Även att skapa förutsättningar för politiskt samförstånd för att tillgodose medborgarnas och individernas behov av en väl fungerande närvårdsamverkan. Därutöver har SIMBA politiska samrådsgrupp till uppgift att följa upp resultaten av närvårdssamverkan utifrån fastställda målområden. SIMBAs politiska samrådsgrupp är sammansatt av ordförande och vice ordförande eller dess motsvarighet(er) i Västra Hälso och sjukvårdsnämnden, Primärvårdsstyrelsen, Styrelsen för beställd Primärvård, Styrelsen för Kungälvs sjukhus och Frölunda Specialistsjukhus, Omsorgs- och arbetsmarknadsnämnden samt Utbildningsnämnden Ale kommun, Sociala utskottet samt Utbildningsutskottet, Kungälv kommun, Bildningsoch socialt utskott Stenungsund kommun, Socialnämnden samt Barn- och utbildningsnämnden Tjörn kommun. Föreliggande plan för Den Nära Vården är politiskt beslutad i SIMBAs Politiska samrådsgrupp. Tidigare planer för Den Nära Vården inom SIMBA-området: - Närsjukvårdsplan/Genomförandeplan för SIMBA-området, 2006-2008 - Närvårdsplan Den Nära Vården inom SIMBA-området, 2008-2010 - Närvårdsplan Den Nära Vården inom SIMBA-området, 2011-2014 - Närvårdsplan Den Nära Vården inom SIMBA-området, 2013-2015 Sida 3

Planen är bearbetad i samordningsgruppen och politiskt förankrad i ingående vårdgivares respektive nämnder och styrelser. Genomförandet bör ske i linjeorganisationen där närområdesgrupperna utgör basen för den lokala samverkan och gemensamma arbetet för att nå målen. Planen för Den Nära Vården revideras senast den 15 december 2017. Tidigare planer för Den Nära Vården inom SIMBA-området: - Närsjukvårdsplan/Genomförandeplan för SIMBA-området, 2006-2008 - Närvårdsplan Den Nära Vården inom SIMBA-området, 2008-2010 - Närvårdsplan Den Nära Vården inom SIMBA-området, 2011-2014 - Närvårdsplan Den Nära Vården inom SIMBA-området, 2013-2015 Sida 4