Kvalitetsutmärkelsen 2017 Sid 1
En individ lär så länge hon lever En organisation lever så länge den lär (Per Albinsson, fil. dr.) Sid 2
Stadens program för kvalitetsutveckling Stadens program för kvalitetsutveckling ska fungera som en gemensam plattform för utvecklingen av kvalitetsarbetet i staden. Detta innebär att samtliga nämnder och styrelser i staden ska arbeta utifrån programmet. Sid 3
Utgångspunkter för stadens kvalitetsarbete Stockholmarna ska ges möjlighet till delaktighet och kunna påverka och utöva inflytande över kvalitetsutvecklingen i stadens verksamheter. För att ge likvärdiga förutsättningar ska olika former för dialog med stockholmarna finnas och ständigt utvecklas. Sid 4
Ett gott bemötande, professionalitet och respekt för individen är ett självklart förhållningssätt för alla medarbetare inom såväl stadens egna som enskilt drivna verksamheter. Sid 5
Stadens medarbetare har ett ansvar och ska ges förutsättningar att arbeta med kvalitetsutveckling inom sitt område. En viktig kvalitetsfaktor är att tillvarata professionernas kunnande och yrkesetik. Ledningen på alla nivåer ska prioritera det systematiska kvalitetsarbetet, där resultat för stockholmarna står i centrum. SIDAN 6
Alla nämnder och styrelser ska dela med sig och använda sig av goda exempel i syfte att utveckla verksamheten. Arbetet med uppföljning och analys ska bidra till nöjda brukare av stadens tjänster, professionernas lärande och verksamheternas utveckling. Sid 7
Kvalitetsutmärkelsens syfte Ett utvecklingsverktyg för dialog och lärande Stimulerar och stödjer enheter att utveckla sin verksamhet. Lyfter och sprider goda exempel Sid 8
Stadens styrning enligt ILS K o m p l e t t e r a n d e s t y r d o k u m e n t Stadens vision KF:s inriktningsmål KF:s mål för verksamhetsområdet KF:s indikatorer / aktiviteter Nämndspecifika mål Nämndens indikatorer/aktiviteter Enhetens mål, förväntat resultat, arbetssätt, resursanvändning Enhetens resultat, uppföljning, utveckling
Hur går det till? Gör en anmälan Tar fram ett bidrag Får en genomlysning Får återkoppling Ger dialog och lärande Sid 10
Vilka bedömer? Examinatorer: personer med god kännedom om olika verksamheter och erfarenhet av utvecklingsarbete. De får en särskild utbildning för uppdraget. Domarkommitté: förvaltningsoch bolagschefer samt representanter utifrån. Stadsdirektören är ordförande. Sid 11
Klasser Förskola Skola Äldreomsorg, inklusive myndighetsutövning Socialtjänst samt stöd och service till personer med funktionsnedsättning, inklusive myndighetsutövning Andra verksamheter, såsom administrativa och tekniska verksamheter, stadens bolag, kultur och idrott Sid 12
Bedömningen utgår ifrån bidrag och platsbesök Brukarnas/kundernas inflytande Chef/ledarskap Medarbetarskap, delaktighet Värdegrund/förhållningssätt Mål förväntat resultat Arbetssätt Resursanvändning Uppföljning Resultat analys Utveckling Systematik Tillämpning Resultat Sid 13
Systematiskt kvalitetsarbete - en röd tråd att hålla sig i hela året för en planering som vägleder det dagliga arbetet och en uppföljning som utvecklar verksamheten Sid 14
Tävlingsbidraget Inledning Beskriv vilken typ av verksamhet ni bedriver Ange lagar, förordningar och styrdokument av speciell betydelse för er verksamhet Beskriv er brukar-/kundgrupp Ange ungefärligt antal brukare/kunder Beskriv er organisations- och ledningsstruktur Beskriv verksamhetens medarbetare (kategorier, utbildning) Sid 15
Brukare/kunder 1. Beskriv hur ni arbetar med bemötandefrågor och förstärker en kultur där brukarna/kunderna är i centrum. 2. Beskriv hur ni gör brukarna/kunderna delaktiga. 3. Redovisa kortfattat resultaten från era brukarundersökningar/ kunddialoger. Redogör också för er analys av resultaten och hur ni arbetar med resultaten. Sid 16
Chef- och ledarskap 4. Beskriv din ledarskapsidé och hur du gör den känd och förankrad i organisationen. 5. Redogör för hur du som ledare utvärderar och utvecklar ditt ledarskap. 6. Beskriv hur du som chef/ledare försäkrar dig om att medarbetarna är införstådda med verksamhetens syfte och mål och ser sin del i måluppfyllelsen. Sid 17
7. Beskriv hur du som chef/ledare skapar förutsättningar för och tar vara på engagemanget hos medarbetarna. 8. Beskriv hur du som chef/ledare skapar möjligheter för lärande i organisationen och hur ni arbetar med kompetensutveckling utifrån identifierade behov. Sid 18
Medarbetare 9. Beskriv vilken värdegrund/gemensamma förhållningssätt ni har i er verksamhet. Beskriv hur den/de förankras och levandegörs i organisationen. 10. Ge exempel på hur ni arbetar med frågor kring jämställdhet och mångfald. Sid 19
Medarbetare forts. 11. Verksamhetsutveckling är allas ansvar. Beskriv hur ni arbetar för ett aktivt medarbetarskap. 12. Redovisa kortfattat resultaten från den senaste medarbetarundersökningen. Redogör också för er analys och hur ni arbetar med resultaten. Fackförvaltning Stadsdelsförvaltning Bolag Sid 20
Resultat och analys 13. Redovisa kortfattat era resultat från 2016 års uppföljningar. Redogör också för er analys av resultaten och hur ni arbetar med att ta tillvara resultaten. 14. Redovisa ert prognostiserade ekonomiska resultat i förhållande till budget för innevarande år samt de tre senaste årens resultat. Redogör också för er analys av resultaten och vilka trender ni kan se. (Det krävs inga detaljerade siffror.) Sid 21
Från mål till uppföljning 15. Beskriv processen, det vill säga hur det gick till när ni tog fram årets verksamhetsplan och vilka överväganden ni gjorde när ni bestämde era mål. 16. Beskriv era mål. Under varje mål ska ni beskriva förväntat resultat (vad är det ni vill uppnå?), arbetssätt (hur arbetar ni för att nå resultatet?) och hur avser ni att följa upp (hur tar ni reda på att ni nått förväntat resultat?). Om ni har många mål räcker det med att ni för ca 5 av dessa redogör för förväntat resultat, arbetssätt och hur ni avser att följa upp dem. Fokusera då på de mål som avser er kärnverksamhet. Däremot ska alla mål finnas omnämnda. 17. Beskriv hur er planering för årets uppföljning ser ut. Sid 22
Begreppen i ILS Mål Förväntat resultat Arbetssätt Resursanvändning Uppföljning Resultat och Utveckling Enheten konkretiserar nämndens mål genom egna mål. Kopplat till målen beskrivs vilka resultat som förväntas, det vill säga vad verksamheten vill uppnå (målbild/målvärde/effekt) avseende respektive mål under året. Enheterna ska ha ett tydligt arbetssätt som säkerställer ett effektivt resursutnyttjande och säkrar kvaliteten. Användningen av resurser ska vara effektiv för att nå enhetens mål. Med resursanvändning avses budget, lokaler, IT-stöd, kompetens hos medarbetarna etc. Enheterna ska ha metoder för att löpande följa upp sitt arbete. Uppföljningen ger underlag för beslut om åtgärder när data visar att valda arbetssätt riskerar att försvåra att målen nås. För all verksamhetsuppföljning och utveckling är det av yttersta vikt att regelbundet analysera sitt arbete och se i vad mån detta leder till en effektiv verksamhet med brukaren i fokus.
Vad vill vi uppnå? Rymmas inom budget Relatera till nämndmål Fånga syftet med verksamheten Tydligt mål Inga självklarheter Kommunicerat och förankrat Kunna formulera förväntat resultat Relatera till behov 4 varför SIDAN 24
Förväntat resultat Uppföljningsbartha en metod Formuleras på årsbasis, leda till förändring Förväntat resultat Svara upp mot målet Prioriterat utifrån analys Ha egen kontroll över Tydligt och konkret SIDAN 25
Resursanvändning 18. Beskriv hur ni använder verksamhetens resurser så effektivt som möjligt för att nå era mål. Med resurser avses, förutom tilldelad budget, till exempel medarbetarna och deras kompetens, samverkan, lokaler, material, energiförbrukning, IT-stöd och fordon. Sid 26
Utveckling 19. Beskriv hur ni utvecklar verksamheten utifrån era analyser av uppföljningar och resultat. 20. Beskriv hur ni arbetar med att identifiera och minimera risker och sårbarheter i er verksamhet. 21. Beskriv verksamhetens styrkor och svagheter samt era möjligheter och hot. Beskriv hur ni använder denna kunskap för att utveckla verksamheten. 22. Beskriv hur ni delar med er av era goda exempel. Beskriv också hur ni lär av andra och hur ni använder dessa kunskaper för att utveckla verksamheten. Sid 27
FAKTISKT MÅL FÖR FÖRVÄNTAT ARBETSSÄTT RESURS- UPPFÖLJNING UTVECKLING RESULTAT 2016 VERKSAMHETS RESULTAT ANVÄNDNING ANALYS ÅRET 2017 UNDER ÅRET Presentera de faktiska resultaten från förra året. Analysera dem utifrån det förväntade resultatet ni hade för året. Vilka mål har ni valt för verksamhetsåret, utifrån era analyser från föregående år. Beskriv det resultat ni förväntar er under året. När ni bestämde era mål för året vad såg ni då för resultat framför er? Vilken effekt vill ni uppnå? (Vad har ni för målvärde/målbild, vilket tillstånd ska uppnås? Kan även synliggöras med en indikator eller aktivitet.) Beskriv hur ni gör, vilka arbetssätt ni använder, för att se till/ säkerställa att verksamhetens förväntade resultat och mål för året ska uppfyllas. På vilket sätt används resurserna effektivt? Här handlar det alltså inte bara om en uppräkning av resurser utan hur ni använder dem så effektivt som möjligt Beskriv planeringen för er uppföljning och vilka metoder ni använder och hur ni dokumenterar er uppföljning. Beskriv hur ni följer upp respektive förväntat resultat/ mål Beskriv hur ni arbetar med att utveckla verksamheten utifrån era analyser av era uppföljningar och resultat. SIDAN 28
Skrivarstuga Den 30 mars kl. 14-16 och den 24 april kl. 14-16 Hantverkargatan 3 D Öppet hus där du kan ställa frågor och diskutera innehåll och upplägg i ert bidrag. Sid 29
Tidplan 2017 Februari, informationsmöten på Hantverkargatan 3D: 14/2 kl. 9-11, 16/2 kl. 14-16, 20/2 kl. 14-16, 22/2 kl. 9-11 Mars, meddela senast den 21mars om man har för avsikt att delta. Glöm ej avanmälan om ni ändrar er. April/maj, examinatorsutbildningar Maj, tävlingsbidrag in senast den 21 maj. Protokoll från nämnden senast sammanträdet i juni. Juni, bedömningslag formeras, tider bokas m.m. STADSLEDNINGSKONTORET SIDAN 30
Tidplan fortsättning Augusti-oktober, bedömningslagen arbetar, konsensusmöten och platsbesök Oktober, domarkommittén sammanträder Tisdag 28/11, utmärkelse- ceremonin December, återföringsbesök SIDAN 31
Vad har deltagandet gett er? Bättre samsyn och helhetssyn Utveckling av verksamheten med ökat brukarperspektiv Stolthet över vår verksamhet Vi har byggt upp vår verksamhet under de år vi deltagit i Kvalitetsutmärkelsen Synliggjort framgångsfaktorer, men också vad vi behöver arbeta mer med Ett verktyg för att genomlysa såväl ledarskap som strukturer och arbetssätt i verksamheten STADSLEDNINGSKONTORET SIDAN 32
Vad ger det mer Samtliga enheter erhåller ett bevis (diplom) på att de arbetar aktivt med kvalitetsutveckling. Prischeck till vinnarna och till hedersomnämnanden SIDAN 33
Vad har uppdraget som examinator gett mig? Personlig utveckling, kunskap om andra verksamheter i staden. Fördjupade kunskaper om systematiskt kvalitetsarbete Hjälp att tydligare se helheten vad gäller verksamhetsutveckling, hitta den röda tråden Kunskap och glädje Inspiration genom att träffa engagerade kollegor SIDAN 34
Vad ger det mer? Många erfarenheter från andra verksamheter som jag kan använda i min egen yrkesroll En möjlighet att få lyfta sig lite från vardagens uppgifter och höja blicken och ta del av andra verksamheter i vår fantastiska stad. Uppmärksamhet att arbeta som examinator visar att man vill utvecklas och bidra till utveckling av servicen till stockholmarna. Erhåller ett intyg på sin examinatorsinsats SIDAN 35
Förnyelsepriset Belönar förbättringar, förnyelse och nytänkande Sista ansökningsdag 22 september
Digitaliseringspriset Ett pris för stadens medarbetare och verksamheter. Delas ut i samband med Kvalitetsutmärkelsen Priset delas ut för initiativ som gör skillnad och skapar värde för boende i Stockholm, besökare eller företagare, genom att använda sig av digitalisering som katalysator. Priset kan delas ut till medarbetare eller verksamhet i staden. Den nya digitaliserade lösningen ska - skapa värde och nytta för målgrupperna här och nu, - utnyttja aktuell teknik, - leda till förbättrade arbetssätt - tjäna som inspiration för andra verksamheter i staden Anmälan görs till funktion.digital.utveckling@stockholm.se senast den 22 september Sid 37
Goda exempelmässan Vartannat år Nästa mässa 23 maj 2017 Sid 38
Syftet med mässan Sprida goda exempel på framgångsrika metoder och arbetssätt i stadens verksamheter. Är en del i ett kulturskapande arbete, som syftar till att det ska vara naturligt och självklart att lära av varandra. Kommunala och privata verksamheter kan lära av varandra och över gränserna för olika verksamhetsområden. Nätverkstillfälle möjlighet att knyta nya kontakter, hitta nya samverkansområden och samarbetspartners som kan öka måluppfyllelsen i den egna verksamheten. Stärka medarbetarnas upplevelse av att vara en del i Stockholms stad och att få en bättre inblick i stadens hela verksamhet. Sid 39
För mer information Anneli Ågren Ekholm, verksamhetsutvecklare tel. 508 29 417 anneli.agren.ekholm@stockholm.se Ingalill Elwin, processamordnare kvalitet tel. 508 29 573 ingalill.elwin@stockholm.se SIDAN 40
Mer information på www.stockholm.se/kvalitet SIDAN 41
Man lär inte av sina erfarenheter Man lär av de slutsatser man drar av sina erfarenheter (Argyris) SIDAN 42