Malmö stad Utbildningsförvaltningen 1 (1) Datum 2013-01-17 Vår referens Bengt-Ivar Thomasson Direkttelefon 040-34 23 12 Tjänsteutlåtande Ärende: Ärende 9 Dnr 2011-503 Revidering av Riktlinjer för Ung i Sommar Utbildningsnämnden 2013-01-25 Initierare: Eva Ahlgren Målgruppen är sedan tidigare ungdomar 16-19 år folkbokförda i Malmö. Revideringen gäller bl a - En skillnad för ungdomen sedan förra året är att de kan ändra sitt val så länge ansökningstiden är öppen. - Ungdomarna måste ha giltig legitimation (för att få ut ersättningen). - Arbetsplatserna informeras om en introduktionsblankett med anledning av arbetsmiljön. - Samarbete med Bellevue gymnasium. - Förtydliganden i olika frågor som t ex hänvisningar till Malmös policy Utbildningsnämnden föreslås besluta att godkänna revideringen av Riktlinjer för Ung i Sommar. Eva Ahlgren Utbildningsdirektör tjsk ung i sommar.doc
UNG I SOMMAR Riktlinjer Malmö stad Utbildningsförvaltningen Praktikenheten Ung i Sommar
Ung i Sommar - Riktlinjer 1. UTGÅNGSPUNKTER 3 1.1 Uppdrag 3 1.2 Ramar 3 1.3 Ung i Sommars definition av praktik 3 2. UNG I SOMMARS ARBETE 4 2.1 Målgrupp 4 2.1.1 Ansökan till Ung i Sommar 4 2.2 Arbetsplatser 5 2.2.1 Avtal om praktik 5 2.2.2 Arbetsplatser med eller utan kollektivavtal 6 2.2.3 Arbetsmiljö 6 2.3 Fördelning av praktikplatser 6 2.3.1 Dispens från matchning 6 2.3.2 Ansökan om praktikplats för ungdom med särskilda behov 7 2.3.3 Bellevue gymnasium 7 2.3.4 Lediga listan 7 2.4 Om praktiken 8 2.4.1 Överenskommelse om praktik 8 2.4.2 Arbetstider och praktik på heltid/deltid 8 2.4.3 Ersättning 8 2.4.4 Försäkring 9 2.4.5 Praktikintyg 9 2.4.6 Service till ungdomar och arbetsplatser 9 2.4.7 Enkät till ungdomar och arbetsplatser 9 Senast uppdaterad 2013-01-16 2
1. UTGÅNGSPUNKTER Ung i Sommars uppdrag och ramar samt definition av praktik är viktiga utgångspunkter för verksamheten. Dessa definieras nedan. 1.1 Uppdrag Ung i Sommars uppdrag är att erbjuda fyra veckors sommarpraktik till ungdomar folkbokförda i Malmö, från det år de fyller 16 år till och med det år de fyller 19 år. Mål för antal ungdomar som ska erbjudas en praktikplats beslutas årligen av arbetsmarknads- och vuxenutbildningsutskottet via beredning av avdelningen för integration och arbetsmarknad. 1.2 Ramar Kommunallagen styr all kommunal verksamhet. Ung i Sommar är således skyldig att bland annat följa lagens bestämmelse om likabehandling i 2 kap. 2 som lyder enligt följande: Kommuner och landsting skall behandla sina medlemmar lika, om det inte finns sakliga skäl för något annat. Därtill beaktar verksamheten diskrimineringslagen samt Malmö stads övriga policys. Ung i Sommars arbete styrs även av offentlighetsprincipen. Ung i Sommar ska ge Malmöbor service av hög kvalité. Beslut ska fattas på objektiva grunder utifrån de riktlinjer som verksamheten har att förhålla sig till. Det ska vara tydligt hur Ung i Sommar arbetar. Ung i Sommar utvecklas kontinuerligt. Verksamhetens riktlinjer och arbetssätt bör därför årligen ses över. 1.3 Ung i Sommars definition av praktik Att praktisera genom Ung i Sommar innebär att aktivt delta i en verksamhets arbetsuppgifter. Syftet med praktiken är att Malmöungdomar ska få en uppfattning om arbetslivets innehåll samt tillgång till en meningsfull fritid. En praktikant ska inte ersätta befintlig personal på arbetsplatsen och inte heller lämnas ansvarig för någon del av verksamheten. Arbetsplatsen kan inte kräva några särskilda förkunskaper av en praktikant. Praktiken är till för ungdomen. Senast uppdaterad 2013-01-16 3
2. UNG I SOMMARS ARBETE Ung i Sommars arbete riktar sig till ungdomar folkbokförda i Malmö, från det år de fyller 16 år till och med det år de fyller 19 år. 2.1 Målgrupp Ansökan till Ung i Sommar är öppen för ungdomar, från det år de fyller 16 år till och med det år de fyller 19 år. Huvudregeln är att ungdomar som kan söka ska vara folkbokförda i Malmö. Ung i Sommar förbehåller sig rätten att göra undantag från huvudregeln när det föreligger sakliga skäl, exempelvis då en ungdom är skriven på annan ort till följd av familjehemsplacering av Malmö stad. I de fall en ungdom har uppgett folkbokföringsadress utanför Malmö, alternativt falsk folkbokföringsadress, kommer Ung i Sommar att avregistrera ansökan och ungdom har inte rätt att ta del av praktiken. 2.1.1 Ansökan till Ung i Sommar Ansökan sker via Malmö stads hemsida www.malmo.se/ungisommar. Ansökan är öppen cirka en månad under vårterminen, vanligtvis i skiftet februari - mars. Vid registrering gör ungdomen ett antal val: a) Praktikområde I ansökan kan ungdomen välja ett praktikområde av Förskola/fritidshem, Vård/omsorg eller Övrigt. För de som väljer kategorin Övrigt är det obligatoriskt att ytterligare fylla i ett till tre intresseområden då kategorin har skiftande arbetsområden. De ungdomar som söker praktikområde Förskola/fritidshem ska visa upp ett utdrag ur belastningsregistret (i enlighet med 2 kap 31 Skollagen 2010:800). Utdraget ska vara högst ett år gammalt. Ungdom har rätt att behålla originalet och praktikplatsen får ta en kopia eller göra en tjänsteanteckning för att styrka att lagen följts. Registerutdraget ska presenteras första dagen på arbetsplatsen för att ungdomen ska få påbörja sin praktik. b) Stadsdel I ansökan anger ungdomen i vilka av Malmös tio stadsdelar som personen kan tänka sig att praktisera. Vissa arbetsuppgifter kan dock innebära att praktiken i olika utsträckning är ambulerande, exempelvis parkskötsel. Ung i Sommar utgår från att ungdomen är beredd att ta sig till de i ansökan valda stadsdelarna. I ansökan finns även möjlighet att anmäla intresse för praktikplatser utanför Malmö. Ung i Sommar har ingen möjlighet att ersätta resekostnader. c) Period Praktiken är uppdelad i två perioder om fyra veckor. Datum för perioderna fastställs beroende på skolornas terminsslut och terminsstart. En ungdom kan söka praktik båda perioderna men dock enbart beviljas en praktikperiod. Under ansökningsperioden har ungdomen möjlighet att ändra sina val. Senast uppdaterad 2013-01-16 4
2.2 Arbetsplatser Alla arbetsplatser har möjlighet att göra en intresseanmälan för att ta emot praktikanter. I första hand vänder sig Ung i Sommar till arbetsplatser geografiskt förlagda i Malmö. Det finns dock inget hinder för Ung i Sommar att ta emot praktikplatser utanför kommunens gränser. I första hand strävar Ung i Sommar efter att erbjuda praktik på heltid, det vill säga 120/160 timmar, beroende på ungdomens födelseår. För arbetsplatser som inte kan erbjuda praktik på heltid se stycke 2.3.4 Lediga Listan. Alla praktikplatser kodas utifrån sitt verksamhetsområde. Inom Ung i Sommar finns kategorierna Förskola/fritidshem, Vård/omsorg samt Övrigt. Praktikplatser inom kategorin Övrigt specificeras sedan närmare utifrån uppsatta intresseområden. Därtill kodas praktikplatsen utifrån den stadsdel som besöksadressen tillhör. Ung i Sommar arbetar för att kunna erbjuda ungdomar bra praktikplatser. Ung i Sommar strävar efter att besöka så många nya arbetsplatser som möjligt innan de används som praktikplatser. Detta för att både Ung i Sommar och arbetsplatsen ska informeras om varandras verksamhet. I andra hand överförs denna information skriftligen och/eller muntligen. Ung i Sommar avgör vilket antal praktikplatser som är lämpligt för respektive arbetsplats. Faktorer som exempelvis beaktas är: tänkta arbetsuppgifter, verksamhetens storlek, möjligheten till handledning, vana av att ta emot praktikanter, antal anställda. Ung i Sommar gör en samlad bedömning om lämpligt antal. I de fall en arbetsplats anser sig kunna erbjuda fler praktikplatser förbehåller sig Ung i Sommar att stå fast vid sin bedömning om antal. Det är inte en rättighet för en arbetsplats att ta emot praktikanter. Ung i Sommar kommer i mån av tid besöka arbetsplatser under praktiktid för att träffa både handledare och ungdomar. Syftet är att säkerställa praktikplatsens kvalité samt att finnas tillgänglig för frågor som kan uppstå. 2.2.1 Avtal om praktik Ung i Sommar sluter ett avtal, Avtal om praktik, med arbetsplatserna där ömsesidiga åtaganden framgår. Ung i Sommar åtar sig att finnas tillgänglig med stöd och service till arbetsplatsen. Arbetsplatser som tar emot praktikanter via Ung i Sommar ansvarar för att beakta arbetsmiljölagens regler om systematiskt arbetsmiljöarbete. Arbetsplatsen ska även följa Ung i Sommars riktlinjer samt sköta administrationen kring praktiken. Ung i Sommar har rätt att avbryta praktiken om arbetsplatsen inte uppfyller sina åtaganden enligt författning och avtal samt Malmö stads riktlinjer. En arbetsplats kan kräva av praktikanten att den aktivt deltar i verksamheten, passar tider samt meddelar arbetsplatsen vid sjukdom/förhinder. Om praktikanten inte uppfyller dessa krav eller på annat sätt missköter sin praktik har arbetsplatsen rätt att i samråd med Ung i Sommar avbryta praktiken. Senast uppdaterad 2013-01-16 5
2.2.2 Arbetsplatser med eller utan kollektivavtal Ung i Sommar har interna rutiner för samarbete med arbetsmarknadens olika fackförbund. Alla kommunala praktikplatser förhandlas centralt med fackförbundet Kommunal. Övriga arbetsplatser med kollektivavtal stämmer i första hand av sina platser med respektive fackförbund. I de fall en arbetsplats saknar kollektivavtal bedömer Ung i Sommar om praktikplatsen ska användas. Information hämtas i första hand in genom uppgifter från Skatteverket. Därtill förhör sig Ung i Sommar i dialogen med arbetsplatsen om ytterligare faktorer, exempelvis antal anställda. Därefter gör Ung i Sommar en helhetsbedömning av arbetsplatsens lämplighet. 2.2.3 Arbetsmiljö En arbetsplats som tar emot en praktikant via Ung i Sommar ska följa arbetsmiljölagens regler om systematiskt arbetsmiljöarbete. Arbetsplatsen ska göra en riskbedömning av tänkta praktikuppgifter. Som stöd tillgodoser Ung i Sommar arbetsplatserna med Arbetsmiljöverkets folder Lilla guiden till systematiskt arbetsmiljöarbete, tillsammans med informationen Ung i Sommars tips om hur man gör en riskbedömning för praktikanter. Det är den som är ansvarig för arbetsmiljön på arbetsplatsen som ansvarar för att en riskbedömning görs. Det ska vara tydligt för praktikanten vilka uppgifter den får och inte får utföra, samt hur uppgifterna ska utföras. Uppstår arbetsskada ska praktikanten anmäla detta omgående till handledare. Handledare eller arbetsplatsen ska sedan kontakta Ung i Sommar för vidare åtgärder. (För mer information om praktikantens försäkring se avsnitt 2.4.4 Försäkring ). För att ytterligare se till att praktikanten får en bra introduktion på arbetsplatsen har Ung i Sommar tagit fram blanketten Introduktionsblankett för praktikant som finns tillgänglig på Ung i Sommars hemsida, tillsammans med ytterligare information om vad som kännetecknar en god arbetsmiljö för en praktikant. 2.3 Fördelning av praktikplatser Ung i Sommars praktikplatser tillsätts genom matchning. Matchning som tillsättningsmetod är Ung i Sommars huvudregel och grundar sig på kommunallagens bestämmelse om likabehandling. Konkret innebär matchning att det är de av ungdomen gjorda valen/önskemålen, i förhållande till praktikplatsens kodning som avgör vilken ungdom som matchas på vilken plats. Ung i Sommars datasystem Feriebas matchar plats och ungdom. Ung i Sommar tar inte ansvar för praktik som har skett på eget initiativ från ungdom eller arbetsplats. 2.3.1 Dispens från matchning För arbetsplatser kan dispens från huvudregeln om matchning ges i undantagsfall. Dispens kan ges när det föreligger sakliga skäl. Ung i Sommar förbehåller sig rätten gentemot arbetsplatserna att vid förfrågan om dispens göra en individuell bedömning om ett undantag är motiverat. Dispens kan exempelvis ges för politiskt prioriterade mål med särskild inriktning för Malmö stad, då det finns ett beslut i kommunfullmäktige och kommunstyrelsen. Senast uppdaterad 2013-01-16 6
2.3.2 Ansökan om praktikplats för ungdom med särskilda behov För ungdomar med särskilda behov ska blanketten Ansökan om praktikplats för ungdom med särskilda behov fyllas i. Med ungdom med särskilda behov menas ungdom med psykisk och/eller fysisk funktionsnedsättning, sjukdom, diagnos eller en svår social situation. Ansökan om praktikplats för ungdom med särskilda behov kan göras för ungdomar från det år de fyller 16 år till och med det år de fyller 19 år. Behörig att ansöka om praktikplats för ungdom med särskilda behov är socialsekreterare, studie- och yrkesvägledare, kurator, skolsköterska eller annan likvärdig befattning. Uppgiftslämnaren ansvarar för bedömningen om särskilda behov och Ung i Sommar ifrågasätter inte denna. Det är uppgiftslämnarens ansvar att ta fram en praktikplats till ungdomen, som därefter måste godkännas av Ung i Sommar. Ung i Sommar förhåller sig restriktiv till praktik hos familjemedlem och/eller släkting. Uppgiftslämnaren ska informera arbetsplatsen om eventuell problematik som bör kännas till innan ungdomen börjar sin praktik. Ung i Sommar har ingen möjlighet att bistå med eventuell introduktion och/eller uppföljning. För att Ung i Sommar ska behandla ansökan måste samtliga uppgifter fyllas i. Blanketten ska skrivas under av uppgiftslämnaren samt myndig ungdom eller om ungdom är omyndig, målsman. När ungdom eller målsman för ungdom skriver under blanketten lämnas samtycke till att den skickas till Ung i Sommar för behandling. Uppgiftslämnaren ansvarar för att informera om att uppgifter som kommer in till Ung i Sommar inte ska vara känsliga i sekretesshänseende. 2.3.3 Bellevue gymnasium Ansökan om praktikplats för ungdom med särskilda behov Ung i Sommar har ett särskilt samarbete sedan 2006 med Bellevue gymnasium, där samtliga ungdomar saknar fullständig behörighet till gymnasieskolan 1. Ansökan sker via blanketten Bellevue gymnasium - Ansökan om praktikplats för ungdom med särskilda behov. Ansökan avser ungdomar mellan 16-19 år men enbart de ungdomar som till höstterminen är nya elever på Bellevue gymnasium. Då ansvariga först vid vårterminens slut får kännedom om vilka dessa ungdomar är har ansökan inget sista datum. I övrigt följer ansökan villkoren i den mer allmänna blanketten Ansökan om praktikplats för ungdom med särskilda behov. 2.3.4 Lediga Listan Praktikplatser som Ung i Sommar inte lyckats tillsätta kan hamna på den så kallade Lediga Listan. En plats kan hamna på Lediga Listan exempelvis då det inte finns intresserade ungdomar inom vissa områden, eller då praktikplatsen meddelat att de inte kan erbjuda praktik på heltid. Syftet med Lediga Listan är att alla ungdomar som inte redan matchats till en praktikplats ska ha möjlighet att anmäla sitt intresse för dessa platser. Lediga Listans praktikplatser är dock enbart tillgängliga för de ungdomar som har ansökt till Ung i Sommar inom den givna ansökningstiden. Har en ungdom redan blivit erbjuden en praktikplats genom Ung i Sommar har hon/han inte möjlighet att ta del av platserna på Lediga Listan. Lediga Listan publiceras på Ung i Sommars hemsida www.malmo.se/ungisommar. Anmälan till platserna bygger på principen först till kvarn. Ung i Sommar tillsätter sedan platserna genom lottning. 1 Samarbetet mellan Ung i Sommar och Bellevue gymnasium startade 2006 då Ung i Sommar fick ett utökat uppdrag inom ramen för Malmö stads tidigare handlingsprogram Välfärd för alla (VFA). Uppdraget var att de ungdomar som saknar fullständig behörighet till gymnasieskolan skulle erbjudas praktikplats. Senast uppdaterad 2013-01-16 7
2.4 Om praktiken Upplysningar om en ungdom har matchats till en praktikplats lämnas av arbetsplatsen. 2.4.1 Överenskommelse om praktik En ungdom som praktiserar genom Ung i Sommar ska fylla i blanketten Överenskommelse om praktik. En överenskommelse mellan Ung i Sommar och ungdomen krävs för att Malmö stad ska kunna göra en utbetalning av praktikersättning. Blanketten Överenskommelse om praktik skickas av Ung i Sommar till arbetsplatsen och ska fyllas i av ungdomen omgående, för att sedan skickas tillbaka till Ung i Sommar. I Överenskommelse om praktik förtydligas praktikantens rätt till en god arbetsmiljö, exempelvis handledning, introduktion och genomgång av vilka arbetsuppgifter en ungdom får och inte får utföra. Praktikanten ska aktivt delta i praktikplatsens verksamhet, passa tider samt meddela arbetsplatsen vid sjukdom/förhinder. Om en ungdom inte uppfyller dessa krav eller på annat sätt missköter praktiken, har arbetsplatsen rätt att i samråd med Ung i Sommar avbryta praktiken. Ungdomen har då inte rätt till en ny praktikplats. Om arbetsplatsen brister i sitt ansvar gentemot praktikanten vad gäller handledning, arbetsmiljö eller om arbetsplatsen på grund av oförutsedda händelser är tvungen att stänga verksamheten, ska Ung i Sommar försöka hitta en ny praktikplats till ungdomen. 2.4.2 Arbetstider och praktik på heltid/deltid Praktik genom Ung i Sommar ska ske inom tidsramen klockan 06.00-20.00, måndag till fredag. Hur många timmar en ungdom får praktiksera genom Ung i Sommar beror på ungdomens födelseår. En ungdom som kommer att fylla/har fyllt 16 år får praktisera högst 6 timmar/dag, totalt högst 120 timmar under praktiken. Praktiserar den som ska fylla 16 år/en 16 årig ungdom mer än 120 timmar kan personen inte få ersättning från Ung i Sommar för överskjutande praktiserad tid. För den ungdom som ska fylla/har fyllt 17, 18 eller 19 år gäller högst 8 timmar praktik/dag, totalt högst 160 timmar under praktikperioden. Praktiserar ungdomen mer än 160 timmar har personen inte rätt att få ersättning från Ung i Sommar för överskjutande praktiserad tid. En praktikant har möjlighet att ta igen förlorad praktiktid enbart om arbetsplatsen har möjlighet till handledning. Med förlorad praktiktid avses ledighet, inte sjukdom eftersom ersättning för sjukdom utgår. En praktikant som får möjlighet att ta igen förlorad praktiktid ska göra detta inom Ung i Sommars tidsram, under en vardag, tidigast en vecka innan eller senast en vecka efter sommarens totala praktikperiod, samt att bestämmelsen om högst 6 eller 8 timmar/dag beroende på åldersgrupp ska följas. 2.4.3 Ersättning Ung i Sommar strävar efter att i första hand erbjuda ungdomar praktik på heltid (det vill säga högst 120/160 timmar beroende på födelseår). Ung i Sommar kan dock inte garantera att en ungdom får möjlighet att praktisera maximalt antal timmar. Ung i Sommars praktikanter får ersättning för varje praktiserad timme och ersättningsnivån är baserad på ungdomens födelseår. Ersättningsnivån fastställs årligen efter överläggningar mellan Malmö stad och Senast uppdaterad 2013-01-16 8
fackförbundet Kommunal. Ersättning betalas inte ut på förhand och praktiken ger inte heller rätt till semesterersättning. Vid sjukdom utgår ersättning till praktikanten. Första sjukdagen utgör karens och ersättningsnivån är därefter 80 procent. För ungdom som är sjuk mer än 7 dagar krävs läkarintyg. Ersättning för sjukdom utgår högst för 14 dagar. En ungdom kan inte ta igen förlorad praktiktid till följd av sjukdom. Det är den enskilde ungdomens ansvar att eventuellt fylla i blanketten Intyg om utbetalning av lön utan skatteavdrag. Har blankett inte kommit Ung i Sommar tillhanda drar Malmö stad skatt på praktikersättningen. Ung i Sommar skickar ut blanketten till arbetsplatsen som förmedlar denna vidare till praktikanten. Blanketten finns även att tillgå på Ung i Sommars hemsida samt på Skatteverkets hemsida (blankett SKV 4350). Intyg om utbetalning av lön utan skatteavdrag går att skicka in till Ung i Sommar även i efterhand. Det är även den enskilde ungdomens ansvar att se till att ha en giltig legitimation inför utbetalning av ersättning. De ungdomar som saknar de sista fyra siffrorna i personnumret måste vända sig till Skatteverket för att få ett samordningsnummer, annars kan utbetalning av ersättning inte ske. 2.4.4 Försäkringar Malmö stads ansvarsförsäkring omfattar Ung i Sommars verksamhet. Praktikanterna har även olycksfallsförsäkring. Rutiner för skadeanmälan finns upprättade hos Ung i Sommar. 2.4.5 Praktikintyg Efter avslutad praktik har handledaren möjlighet att fylla i ett praktikintyg till ungdomen. Ung i Sommar tillhandahåller intyget till arbetsplatserna. 2.4.6 Service till ungdomar och arbetsplatser Ung i Sommars främsta informationskanal är Malmö stads hemsida www.malmo.se/ungisommar. På hemsidan ska arbetsplatser och ungdomar finna all relevant information. Vill en ungdom eller arbetsplats komma i kontakt med Ung i Sommar finns verksamheten tillgänglig under telefontid, på särskilt växelnummer, merparten av året. Övrig tid kan ungdomen eller arbetsplatsen komma i kontakt med Ung i Sommar per telefon via Malmö stads centrala växel. Verksamheten är även tillgänglig hela året via e-postformulär på hemsidan alternativt e-postadress ungisommar@malmo.se. Ung i Sommar har ingen besökstid. 2.4.7 Enkät till ungdomar och arbetsplatser Ung i Sommar skickar årligen, via e-post, ut en enkät till de ungdomar och arbetsplatser som deltagit i sommarens praktik. Enkäten besvaras anonymt. Syftet med enkäten är att Ung i Sommar kan ta del av ungdomarnas och arbetsplatsernas åsikter om praktiken och skapa ett underlag för utvärdering av arbetet. Ung i Sommar arbetar kontinuerligt med att förbättra verksamheten. Resultatet av enkätundersökningen presenteras i Ung i Sommars verksamhetsrapport. Senast uppdaterad 2013-01-16 9