Valnämndens handlingar

Valnämndens handlingar 2018-05-07

Kallelse Sida Valnämnden 2018-05-07 1(2) Box 153 301 05 Halmstad 035-13 70 00 direkt@halmstad.se Plats: Stationsgatan 64 Sammanträdesdatum: 2018-05-07 Tid: 16:00 Ordförande: Christofer Lundholm Sekreterare: Christel Rehmark Kallade: Christofer Lundholm (M), Ordförande Ante Hultin (S), 1:e vice ordförande Anders Eriksson (M) Catrin Käldman (S) Ann-Mari Pettersson (MP) Bernt-Olof Bengtsson (S) Bertil Alhult (KD) Cassandra Bäckström (M) Patricio Fuentes-Orellana (V) Henrik Salomonsson (C) Homa Ebtedaei (S) Håkan Wallin (L) Bertil Andersson (S) Elisabeth Wetoft Petersson (KD) [Övriga kallade]

Föredragningslista Sida Valnämnden 2018-05-07 2(2) Ärenden Tid 1. VN 332 Val av protokollsjusterare 2. VN 333 Godkännande av dagordning 3. VN 2018/00012 Delegering röstmottagare 4. VN 2018/00019 Kvittens av försändelser 5. VN 2018/00020 Dataskyddsombud 6. VN 2018/00022 Revidering av delegationsordning för valnämnden 7. VN 2018/00005 Information - Information och annonsering - Utbildning valnämnden - Riskanalys handlingsplaner - Ekonomi 8. VN 344 Övriga frågor

VN 2018/00012 Ärende VN 2018/00012 Beslutsinstans: Ärendets ursprung: Valnämnden Delegering röstmottagare s förslag till beslut Röstmottagare förordnas enligt valkansliets förslag Sammanfattning av ärendet Efter utskick till röstmottagare, ordförande och vice ordförande i valdistrikten samt personer som arbetade under valen 2014 har valnämndens kansli fått in omkring 500 intresseanmälningar för att tjänstgöra som röstmottagare. Med utgångspunkt i faktorer som tidigare erfarenhet, ålder, kön, sysselsättning och språkkunskaper har nu nästan samtliga valdistrikt bemannats. Förordnanden är villkorade med att röstmottagen genomgår den obligatoriska utbildningen som innefattar Valmyndighetens webbaserade utbildning samt ett utbildningstillfälle som valnämndens kansli anordnar. Ärendets beredning s valkansli i samarbete valnämndens presidie Beskrivning av ärendet Bakgrund Valnämndens kansli har från mitten av februari 2018 arbetat med rekryteringen av röstmottagare till både förtidsröstningen och valdagen 2018. Valkansliet har även annonserat efter personal som vill arbeta i valet 2018 i servicekontorets nyhetsbrev, via intranätet i Halmstads kommun och på Halmstads kommuns hemsida. Dessutom kontaktades alla som arbetade under supervalåret 2014 och uppmanades att registrera sin intresseanmälan med e-legitimation på halmstad.jobbaival.se. Detta renderade i cirka 500 intresseanmälningar. Dessutom har vanlig post gått ut till alla de vilka inte hade registrerat sin e-postadress korrekt i valet 2014 samt de som bytt e-postadress. Detta elektroniska anmälningsförfarande har medfört att processen med att hantera intresseanmälningar effektiviserats avsevärt. Efter anmälningstidens utgång har samtliga intresseanmälningar gåtts igenom och kompletterande frågor har ställts via telefon och eller e-post. De urvalskriterier vi har använt oss av för att bemanna valdistrikten är i första hand tidigare erfarenhet. Utöver det har vi försökt skapa en så bra blandning som möjligt vad gäller ålder, kön, sysselsättning och språkkunskaper, vid sidan av att så långt som möjligt tillgodose röstmottagarnas egna önskemål. Då kommunen står inför en generationsväxling är det angeläget att få till en 035-13 70 00 direkt@halmstad.se www.halmstad.se Sida 1(3)

VN 2018/00012 kompetensöverföring från äldre till yngre. Även detta har valnämndens kansli haft i åtanke genom att per telefon fråga personer som tidigare har varit vice ordförande om de kan tänka sig att ställa upp som ordförande samt fråga erfarna röstmottagare om de kan tänka sig att tjänstgöra som vice ordförande och ha en mentorsliknande roll för den person som utses som ordförande. Efter 2018-04-10, som är sista datum för partierna att anmäla kandidater till valet, kommer de förordnade röstmottagarna även att ses över för att säkerställa att ingen av de röstmottagare som förordnats kommer att kandidera för ett parti. Valnämndens kansli har i rekryteringsprocessen betonat att det utgör ett hinder att stå med på ett partis lista, detta med anledning av vallagens skrivning om att vallokalerna inte ska ha någon anknytning till viss politisk sammanslutning. Analys och förslag Revidering av delegationsordningen under rubriken Beslut delegerande av valnämnden till förvaltningschef på sidan 2 enligt följande: Beslut avseende röstmottagare vid förtidsröstning, institutionsröstning och valdagen. Som delegat föreslås förvaltningschefen, med rätt att vidaredelegera uppgiften. Ändringen skrivs in den nu gällande delegationsordningen för valnämnden (VN 2017/00020). Förvaltningschefen har rätt att via vidaredelegation uppdra åt annan anställd inom servicekontoret att besluta i dennes ställe. Sådana beslut ska fortlöpande anmälas till förvaltningschefen, som sedan anmäles till nämnden enligt ordinarie rutin för redovisning av delegationsärenden. Vallagen: 3 kap. 4 För varje valdistrikt ska det utses minst fyra röstmottagare, varav en ordförande och en ersättare för ordföranden. Lag (2014:301). 3 kap. 5 Röstmottagare förordnas av valnämnden. Röstmottagare hos en utlandsmyndighet förordnas dock av myndighetens chef. Om valnämnden har beslutat att röstmottagning ska äga rum på ett sjukhus, en kriminalvårdsanstalt, ett häkte eller någon liknande inrättning, får nämnden överlåta åt den som är chef för inrättningen att förordna röstmottagare där. Som röstmottagare får endast den förordnas som har fått sådan utbildning som behövs för uppdraget. Lag (2014:301 3 kap. 6 På varje röstmottagningsställe ska det finnas så många röstmottagare som behövs för att röstmottagningen ska kunna genomföras. Vid röstmottagning i en vallokal ska minst tre av röstmottagarna vara närvarande. En av dessa ska vara ordföranden eller ordförandens ersättare. 035-13 70 00 direkt@halmstad.se www.halmstad.se Sida 2(3)

VN 2018/00012 Vid röstmottagning i en röstningslokal ska minst två röstmottagare vara närvarande. Lag (2014:301). Konsekvenser av förslaget Den nu gällande delegationsordningen för valnämnden (VN 2017/00020) kompletteras med ändringar enligt nämndens beslut. Information om beslutet Kommunstyrelsen informeras om beslutet Carl Westman, förvaltningschef Johnny Dahlin, valkanslichef 035-13 70 00 direkt@halmstad.se www.halmstad.se Sida 3(3)

VN 2018/00019 Ärende VN 2018/00019 Beslutsinstans: Ärendets ursprung: Valnämnden Kvittens av försändelser s förslag till beslut Valnämnden beslutar att godkänna valkansliets förslag Sammanfattning av ärendet Valnämnden fastställer vilka tjänstemän som tilldelas behörighet att kvittera ut värdeförsändelser från Posten till valnämnden under riksdags-, landstings- och kommunval 22 augusti - 9 september 2018 och under EU-valet 2019. Datum för EU-valet är ej fastställt utan beräknas genomföras den 26 maj 2019. Beslut om datum tas formellt av Europeiska rådet i juni 2018. Valkansliet föreslår valnämnden att godkänna förslaget. Ärendets beredning Ärendet har beretts av Valkansliet tillsammans med valnämndens presidium och kommunjurist. Beskrivning av ärendet Bakgrund Under perioden för förtidsröstning under riksdags-, landstings- och kommunval 22 augusti - 9 september 2018 och under EU-valet som troligtvis kommer att genomföras 8 maj - 26 maj 2019 kommer det brevröster från utlandet, förtidsröster från andra kommuner och andra värdeförsändelser som måste kvitteras ut hos Posten av säkerhetsskäl. Analys och förslag Förslag på behöriga tjänstemän som ska ha fullmakt hos Posten för att hämta värdeförsändelser. Johnny Dahlin, Valkanslichef Anna Andersson, valkanslist Klas-Göran Karlsson, valkanslist 035-13 70 00 direkt@halmstad.se www.halmstad.se Sida 1(2)

VN 2018/00019 Carl Westman, förvaltningschef Johnny Dahlin, Valkanslichef 035-13 70 00 direkt@halmstad.se www.halmstad.se Sida 2(2)

VN 2018/00020 Ärende VN 2018/00020 Beslutsinstans: Ärendets ursprung: Valnämnden Dataskyddsombud s förslag till beslut 1. Valnämnden uppdrar åt kommunstyrelsen att utse dataskyddsombud för valnämndens personuppgiftsansvar. 2. Nämnden/styrelsen entledigar tidigare utsett personuppgiftsombud från sitt uppdrag, eftersom personuppgiftslagen upphör. Sammanfattning av ärendet Den 25 maj 2018 träder den nya dataskyddslagstiftningen/the General Data Protection Regulation (GDPR) i kraft i Sverige. Varje nämnd och styrelse får nu en roll som personuppgiftsansvariga (PUA). Den personuppgiftsansvarige ska genomföra lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa och kunna visa att behandlingen utförs i enlighet med GDPR. Åtgärder ska även ses över och uppdateras vid behov. Den personuppgiftsansvarig ska utnämna ett dataskyddsombud. Dataskyddsombudets uppgifter är reglerade i GDPR. Uppgifterna kommer huvudsakligen bestå av att informera och ge råd till den personuppgiftsansvarige och anställda om deras skyldigheter, vara kontaktperson för registrerade utifrån deras rättigheter och att övervaka efterlevnaden av GDPR. Ärendets beredning Ärendet har arbetats fram i överenskommelse med kommunledningsförvaltningen. Detta är en del i de kommunkoncernsgemensamma processerna som pågått sedan februari 2017 och som syftar till att ge stöd så att varje nämnd och styrelse kan leva upp till sitt personuppgiftsansvar enligt GDPR den 25 maj 2018. Beskrivning av ärendet Bakgrund Den 25 maj 2018 träder den nya dataskyddslagstiftningen i kraft i Sverige. I grunden är det en EUförordning som på engelska heter "The General Data Protection Regulation" (GDPR). Denna förordning måste Sverige, liksom alla övriga EU-länder, anpassa sig till. EU-förordningen påverkar även den svenska lagstiftningen, som nu därför har gjorts om. Tidigare fanns en personuppgiftslag (PUL). Den ersätts nu med en ny lag som heter dataskyddslagen. Dessa nyheter påverkar all hantering av personuppgifter i offentlig och privat verksamhet i hela Sverige. Personuppgifter är all slags information som kan knytas till en fysisk person. En del av personuppgifterna kan dessutom vara extra känsliga. 035-13 70 00 direkt@halmstad.se www.halmstad.se Sida 1(4)

VN 2018/00020 Ett av syftena med dataskyddsförordningen är att skydda människors grundläggande rättigheter och friheter. Särskilt deras rätt till skydd av personuppgifter. Det handlar helt enkelt om att stärka allas rätt till ett privatliv och ett familjeliv. GDPR syftar också till att skapa en enhetlig och likvärdig nivå för skyddet av personuppgifter inom EU. Den syftar också till en anpassning till det nya moderna digitala samhället. Den nya dataskyddsförordningen vilar på grundprinciper som handlar om att öka skyddet och säkerheten kring allas personuppgifter. I Halmstads kommun hanteras människors personuppgifter i omfattande volym och på olika sätt. Därför kommer den nya lagstiftningen också att påverka majoriteten av alla medarbetare inom Halmstads kommunkoncern. Medarbetarnas dagliga arbete med personuppgifter påverkar kommuninvånarnas förtroende för kommunen. Om kommunens medarbetare inte kan hantera andra människors personuppgifter enligt den nya lagregleringen på korrekt sätt, riskerar tilliten till kommunens verksamhet att påverkas. Varje nämnd och styrelse är personuppgiftsansvariga (PUA), ett uppdrag som regleras i artikel 24 i GDPR. Den personuppgiftsansvarige ska genomföra lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa och kunna visa att behandlingen utförs i enlighet med GDPR. Åtgärder ska även ses över och uppdateras vid behov. Den personuppgiftsansvarig ska utnämna ett dataskyddsombud om behandlingen genomförs av en myndighet eller ett offentligt organ. Om den personuppgiftsansvarige är en myndighet eller ett offentligt organ, får ett enda dataskyddsombud utnämnas för flera sådana myndigheter eller organ, enligt artikel 37 i GDPR. En kommun kan därmed utse ett gemensamt ombud för samtliga nämnder och styrelser inom kommunen om det är lämpligt, enligt förtydligande från Sveriges Kommuner och Landsting (SKL). Artikel 39 i GDPR styr dataskyddsombudets uppgifter. Dataskyddsombudet ska ha minst följande uppgifter: A. Att informera och ge råd till den personuppgiftsansvarige eller personuppgiftsbiträdet och de anställda som behandlar om deras skyldigheter enligt denna förordning och andra av unionens eller medlemsstaternas dataskyddsbestämmelser. B. Att övervaka efterlevnaden av denna förordning, av andra av unionens eller medlemsstaternas dataskyddsbestämmelser och av den personuppgiftsansvariges strategi för skydd av personuppgifter, inbegripet ansvarstilldelning, information till och utbildning av personal som deltar i behandling och tillhörande granskning. C. Att på begäran ge råd vad gäller konsekvensbedömningen avseende dataskydd och övervaka genomförandet av den enligt artikel 35. D. Att samarbeta med tillsynsmyndigheten. E. Att fungera som kontaktpunkt för tillsynsmyndigheten i frågor som rör behandling, inbegripet det förhandssamråd som avses i artikel 36, och vid behov samråda i alla andra frågor. Den registrerade får kontakta dataskyddsombudet med avseende på alla frågor som rör behandlingen av dennes personuppgifter och utövandet av dennes rättigheter enligt GDPR. I artikel 38 i GDPR regleras dataskyddsombudets ställning. Där framgår exempelvis att den personuppgiftsansvarige ska säkerställa att dataskyddsombudet på ett korrekt sätt och i god tid deltar i alla frågor som rör skyddet av personuppgifter. Dataskyddsombudet får inte avsättas eller bli föremål för sanktioner av den personuppgiftsansvarige för att ha utfört sina uppgifter. Dataskyddsombudet ska rapportera direkt till den personuppgiftsansvariges högsta förvaltningsnivå. Dataskyddsombudet är även kontaktperson för Datainspektionen. 035-13 70 00 direkt@halmstad.se www.halmstad.se Sida 2(4)

VN 2018/00020 Det är den personuppgiftsansvariga nämnden/styrelsen som ansvarar för att dataskyddslagstiftningens regler följs. Det är alltså inte ombudet som ansvarar för att reglerna följs, utan organisationen. Analys och förslag Dataskyddsombud är en helt ny tjänst som tillkommer med anledning av att dataskyddslagen/gdpr träder ikraft. Dataskyddsombudet ersätter personuppgiftsombudet i nuvarande personuppgiftslag (PUL). GDPR beskriver och styr på ett tydligt och detaljerat sätt vad dataskyddsombudet uppdrag och uppgifter är. Denna detaljstyrning av uppdraget och uppgifterna direkt i lagtexten, begränsar det kommunala handlingsutrymmet vid utformning av tjänsten. Det operativa verkställandet och det vardagliga arbetet kommer emellertid att formeras i samverkan mellan dataskyddsombudet och nämnden/styrelsen. Ändringen skrivs in den nu gällande delegationsordningen för valnämnden (VN 2017/00020). Konsekvenser av förslaget Vilka konsekvenser får GDPR för medarbetare i Halmstads kommunkoncern? Den allra enklaste sammanfattningen kan göras så här: Medarbetare får inte samla in eller ha tillgång till fler personuppgifter än nödvändigt. Medarbetare får enbart behandla personuppgifter för ett visst, i förväg bestämt ändamål. Medarbetare måste se till att hen har stöd i lagen för uppgifterna. Medarbetare måste skilja på hantering av vanliga personuppgifter kontra känsliga personuppgifter. Medarbetare måste fortsättningsvis hantera andras personuppgifter på bara ett ställe, under så kort tid som möjligt, med korrekt rättsligt grund och med större säkerhetsmedvetenhet. Medarbetare måste omgående göra en anmälan om det uppstår en personuppgiftsincident. Dataskyddsombudet ska ha en övervakande roll och följa upp att regelverket följs av den personuppgiftsansvariga organisationen. Ombudet ska fungera som intern rådgivare som ger stöd för den personuppgiftsansvariga. Det är dock inte ombudet som ska fungera som projektledare eller som har ansvaret för att ta initiativ, utan rollen liknar mer en revisor eller en controller som löpande granskar verksamheten och kommer med förslag om åtgärder samt rapporterar brister. Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) rekommenderar att förvaltningar/bolag har andra tjänstepersoner som har tydligt uppdrag att internt ansvara för genomförande av dataskyddsarbetet. Inrättande av en funktion som dataskyddsombud medför ekonomiska konsekvenser för den personuppgiftsansvariga. Den totala kostnaden för dataskyddsombud kommer att fördelas via den fördelningsnyckel avdelningen för ekonomi och styrning vid kommunledningsförvaltningen har för dylika ändamål. Dataskyddsombudet kommer att ha sin anställning på kommunledningsförvaltningen, som därmed hanterar arbetsgivaransvaret kopplat till funktionen. Med GDPR får Datainspektionen som tillsynsmyndigheten i Sverige, möjlighet att utdöma så kallade sanktionsavgifter. Avgifter som kan utdömas och riktas mot de personuppgiftsansvariga (dvs. nämnden/styrelsen) om GDPR inte följs. Sanktionsavgifterna införs för att helt enkelt förstärka att GDPR verkställs och efterlevs. I förslaget till den svenska dataskyddslagen föreslås att en kommunal förvaltning kan få betala upp till 5 eller 10 miljoner kronor i administrativa sanktioner. För ett kommunalt bolag kan avgifterna uppgå till maximalt 20 miljoner EUR eller 4 procent av den globala 035-13 70 00 direkt@halmstad.se www.halmstad.se Sida 3(4)

VN 2018/00020 årsomsättningen. Det är Datainspektionen som ska säkerställa att sanktionsavgifterna i varje enskilt fall är effektivt, proportionellt och avskräckande. Ärendets beslutsgång Ärendet har beretts av kommunledningsförvaltningen. Information om beslutet Kommunstyrelsen informeras om beslutet Carl Westman, förvaltningschef Johnny Dahlin, valkanslichef 035-13 70 00 direkt@halmstad.se www.halmstad.se Sida 4(4)

VN 2018/00022 Ärende VN 2018/00022 Beslutsinstans: Ärendets ursprung: Valnämnden Revidering av delegationsordning för valnämnden s förslag till beslut Valnämnden beslutar om revidering av delegationsordningen för valnämnden enligt bilaga 1. Sammanfattning av ärendet har gjort en uppdatering och förtydligande av delegationsordningen. Beskrivning av ärendet Analys och förslag Revidering av delegationsordningen under rubriken Beslut delegerande av valnämnden till förvaltningschef på sidan 2 enligt följande: Att besluta om avslag, rättelse eller radering efter begäran av den registrerade i ärende baserade på EU:s dataskyddsförordning/dataskyddslagen. Som delegat föreslås förvaltningschefen, med rätt att vidaredelegera uppgiften. Beslut avseende röstmottagare vid förtidsröstning, institutionsröstning och valdagen Ändringarna skrivs in den nu gällande delegationsordningen för valnämnden (VN 2017/00020) och finns markerade i bilaga 1. Förvaltningschefen har rätt att via vidaredelegation uppdra åt annan anställd inom servicekontoret att besluta i dennes ställe. Sådana beslut ska fortlöpande anmälas till förvaltningschefen, som sedan anmäles till nämnden enligt ordinarie rutin för redovisning av delegationsärenden. 035-13 70 00 direkt@halmstad.se www.halmstad.se Sida 1(2)

VN 2018/00022 Konsekvenser av förslaget Den nu gällande delegationsordningen för valnämnden (VN 2017/00020) kompletteras med ändringar enligt nämndens beslut. Beslutsunderlag 1. Delegationsordning 2018-2019 Information om beslutet Kommunstyrelsen informeras om beslutet Carl Westman, förvaltningschef Johnny Dahlin, valkanslichef 035-13 70 00 direkt@halmstad.se www.halmstad.se Sida 2(2)

Bilaga Delegationsordning 2018-2019 Inledning Kommunallagen anger hur delegering ska ske. Delegationsbeslut anmäls enligt kommentarer nedan. Nämnden anger vilka beslut förvaltningschefen har rätt att vidaredelegera till annan. Denna delegering kan endast ske i ett steg dvs förvaltningschefen delegerar direkt till namngiven person eller tydlig tjänstebeteckning. Vidaredelegationen kompletteras med instruktioner hur beslut skall fattas. Beslut som fattats med stöd av vidaredelegering anmäles till förvaltningschef enligt instruktion. Nämnden kan inte delegera följande: - Ärenden som avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet - Framställan eller yttranden till fullmäktige, yttranden när nämndens eller fullmäktiges beslut har överklagats - Delegation kan när som helst återkallas. Beslut delegerade av valnämnden till förtroendemän Ärende Delegat Kan vidaredelegeras Anmälan Beslut i brådskande ärende då nämndens beslut inte kan avvaktas Beslut om utbildning och tjänsteresor för nämndens ledamöter (exklusive ordförande) och förvaltningschef Beslut om utbildning och tjänsteresor för ordförande Ordförande Nej Nästkommande nämnd Ordförande Nej Nästkommande nämnd Vice ordförande Nej Nästkommande nämnd Beslut delegerade av valnämnden till förvaltningschef Ärende Delegat Kan vidaredelegeras Anmälan Överklagande domstolsbeslut, inhibition Förvaltningschef Ja Nästkommande nämnd Beslut att inte lämna ut allmän handling Förvaltningschef Ja Nästkommande nämnd Beslut i ekonomiärenden Förvaltningschef Ja Ingen anmälan Presidium upp till 100 000 kr, Valkanslichef upp till 50 000 kr

*Besluta om avslag, rättelse eller radering efter begäran i ärende baserade på EU:s dataskyddsförordning/dataskyddslagen *Beslut avseende röstmottagare vid förtidsröstning, institutionsröstning och valdagen *Förändring i delegationsordningen. Förvaltningschef Ja Förvaltningschef Ja Nästkommande nämnd Nästkommande nämnd