Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund Detta möte: 2006-02-18--19 Föregående möte: 2006-01-28--29 vid protokollet vid ordförandeklubban justeras Christer Pettersson Mikael Leisjö Andreas Granander David Gustavsson mötessekreterare mötesordförande mötesordförande justerare

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2006-02-18--19 2(44) Dagordning 1. Formalia... 3 2. Diskussion: Inför riksmötet... 6 3. Diskussion: Sverox... 7 4. Beslut: Bidragshöjning... 8 5. Beslut: Hantering av riksmötesbeslut... 10 6. Beslut: Kanslianställningar... 12 7. Beslut: Kansliutveckling... 15 8. Beslut: Ratificering av per capsulam-beslut inför riksmötet... 17 9. Beslut: Ratificering av per capsulam-beslut om endast bidrag till ungdomsföreningar... 32 10. Beslut: Ratificering av per capsulam-beslut om föreningsdirektiv... 34 11. Beslut: Riktlinjer för offertunderlag inför upphandling av Sverox... 38 12. Rapporter... 40 Rapport: Förbundsordförande... 41 Rapport: Hemsidan... 43 Rapport: Vice ordförande... 44

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2006-02-18--19 3(44) 1. Formalia Mötet beslutade att 1... fastställa röstlängden. 2... förklara mötet beslutsmässigt. 3... välja Mikael Leisjö och Andreas Granander till mötesordförande. 4... välja Christer Pettersson till mötessekreterare. 5... välja David Gustavsson till justerare. 6... fastställa dagordningen. 7... fastställa adjungeringar. Handlingar i ärendet Röstlängd. Dagordningen (sidan 2). Adjungeringar.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2006-02-18--19 4(44) Röstlängd Närvarande under hela eller delar av mötet Andreas Granander Dan Sivnert David Gustavsson Marcus Clifford Mikael Leisjö Petra Malmgren Frånvarande Elin Gustafsson Karolina Staël Martin Kvist Mattias Emanuelsson Max Valentin Qla Zetterberg

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2006-02-18--19 5(44) Adjungerade Christer Chrisp Pettersson, funktionär Lars Molle Johansson, funktionär Personerna kan adjungeras som något av Gäst, med närvarorätt på mötet. Sakkunnig, med närvarorätt på mötet och yttranderätt i enskild fråga. Föredragande, med närvarorätt på mötet och yttrande- och yrkanderätt i enskild fråga. Funktionär, med närvaro- och yttranderätt på mötet.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2006-02-18--19 6(44) 2. Diskussion: Inför riksmötet Mötet diskuterade ärendet. Handlingar i ärendet Diskussionsunderlag: Inget.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2006-02-18--19 7(44) 3. Diskussion: Sverox Mötet diskuterade ärendet. Handlingar i ärendet Diskussionsunderlag: Inget.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2006-02-18--19 8(44) 4. Beslut: Bidragshöjning Mötet beslutade att 1... medlemsbidraget för 2006 höjs till 80 kr per bidragsberättigad medlem för de 1000 första medlemmarna, därefter 40 kr per bidragsberättigad medlem. Handlingar i ärendet Beslutsunderlag: Bidragshöjning

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2006-02-18--19 9(44) Beslutsunderlag: Bidragshöjning Av Lars Molle Johansson, Jag tror att vi behöver höja bidragsnivåerna ytterligare för att uppnå budgetmålet 10 570 000. Det förra beslutet baserades på ett lägre budgetutrymme, visserligen inte så mycket mindre, men ändå. Vi har under flera år misslyckats med att uppfylla bidragsdelen av förbundsbudgeten, varför vi bör försöka bättre till 2006. Jag baserar dessa beräkningar på en höjning från 1800 aktiva föreningar till 2000 aktiva föreningar samt från 85.000 till 100 000 ungdomsmedlemmar, vilket jag tror är en rimlig ökning för Sverok under 2006. Det är ju troligt att förbundet inte stagnerar och att höjda bidrag medverkar till att fler rapporterar. Under 2005 gav ungefär två tredjedelar av medlemskåren halva bidragen till sina föreningar. Jag har i dessa beräkningar räknat med att hälften är sådana medlemmar som ger sin föreningen halva bidraget. Om man jämför med 2005-bidragen så kostar 10-kronorshöjningen ungefär 750 000 extra. Det betyder att med en beräknad ökning med 15.000 ungdomsmedlemmar och 200 fler aktiva föreningar gör vi bara av med 7,4 miljoner. Hur ska vi öka detta till 10, 5 miljoner? Styrelsen borde fundera en gång till på att höja verksamhetsbidraget till 2500 (kostar ca 1 miljon till) eller till 60 kr per medlem (ytterligare en miljon) eller bägge åtgärderna. Det är ju lugnt att göra höjningarna på detta möte eftersom vi ändå inte kommer att betala ut några bidrag förrän långt efter riksmötet. Vi hinner alltså åtgärda höjningarna. 2000 föreningar x 2000 kr = 4 000 000 2000 föreningar x 2500 kr = 5 000 000 2000 föreningar x 3000 kr = 6 000 000 100 000 ungdomsmedlemmar x 40 kr = 3 000 000 då 50% av dem är 20-kronorsmedlemmar 100 000 ungdomsmedlemmar x 50 kr = 3 750 000 då 50% av dem är 25-kronorsmedlemmar 100 000 ungdomsmedlemmar x 60 kr = 4 500 000 då 50% av dem är 30-kronorsmedlemmar 100 000 ungdomsmedlemmar x 75 kr = 5 625 000 då 50% av dem är 37,5-kronorsmedlemmar Vi bör välja ut något alternativ som i slutändan landar på 10,5 miljoner, t ex 2500 kr per aktiv förening och 75 kr per ungdomsmedlem. Ett alternativ är förstås 3000 kr per förening och 60 kr per ungdomsmedlem, vilket också kostar 10,5 miljoner, men då stöttar vi småföreningarna mer än de större, vilket kan vara bra eller dåligt. Man ska inte se detta som en kostnad för förbundet utan snarare en sorts investering eftersom det faktiskt på så sätt genererar mer bidrag två år senare eftersom vi får mer a Ungdomsstyrelsen för större siffror. Jag yrkar att 1...bidragsnivåerna justeras så de bättre passar den föreslagna budgeten

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2006-02-18--19 10(44) 5. Beslut: Hantering av riksmötesbeslut Mötet beslutade att 1... riksmötet ej ska föreslås införa ett verkställande utskott för Sverok under 2006. 2... Sverok ej ska ersätta merkostnader för ombokningar för resa hem från riksmötet 2005. 3... två reserver från varje län ska bjudas in till riksmöte 2006 med kostnadstäckning som motsvarar ordinarie ombud. Handlingar i ärendet Beslutsunderlag: Hantering av riksmötesbeslut

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2006-02-18--19 11(44) Beslutsunderlag: Hantering av riksmötesbeslut Av Petra Malmgren, Riksmötet valde att remittera flera frågor till förbundsstyrelsen. Dessa har behandlats under året, men i en del fall har vi inte tagit formella beslut. Detta bör vi nu göra. Det gäller tre olika frågor som jag redogör för nedan. Införandet av ett Verkställande Utskott (VU) i Sverok Riksmötet beslutade att remittera motionen om verkställande utskott till förbundsstyrelsen. Denna fråga har vi inget formellt beslut i, men hela det arbete som Dan Sivnert, motionsställaren, har gjort i förbundsstyrelsen har varit ett bemötande av denna motion. Syftet med motionen har varit att förändra arbetssättet i Sverok. Detta är hela förbundsstyrelsen väl införstådd med och frågan kommer att hanteras även nästa år. Ett verkställande utskott är inte något vi utesluter, men frågan är ännu ej färdigbehandlad. Ersätta merkostnader vid ombokningar. Riksmötet slutade 6 timmar före tidsschemat förra riksmötet. En övrig fråga behandlade ifall förbundet skulle ersätta merkostnader ifall folk bokade om sina hemresor så de skulle slippa sitta och vänta så länge. Riksmötet valde att remittera frågan till förbundsstyrelsen. Denna fråga avgjordes redan på riksmötet, men inget formellt beslut finns. Närvaro på riksmötet - en demokrati- och framtidsfråga. Mötet beslutade att Förbundsstyrelsen ska se över möjligheten att betala för att fler skall kunna komma på riksmötet. Antingen reserver, inbjudna, unga lovande förmågor eller utlottade platser. Mitt förslag är 50 personer men absolut minimum 20. I yrkandet refereras det till mitt förslag, vilket då är personen som står bakom den övriga frågan. Att-satser brukar inte formuleras på det sättet, så det är lite otydligt ifall det vi ska göra är att se över möjligheterna att betala för att fler ska kunna komma på riksmötet eller ifall vi även måste följa förslagsställarens åsikt om vad som är en lägre gräns för antalet inbjudna gäster. Om det sistnämnda gäller borde första meningen vara formulerad på annat sätt, eftersom det då inte räcker med att se över möjligheterna. Detta har dock mindre betydelse eftersom vi enligt tidigare diskussion i styrelsen ska bjuda in reserver från alla län. Yrkande Att riksmötet ej ska föreslås införa ett verkställande utskott för Sverok under 2006. Att Sverok ej ska ersätta merkostnader för ombokningar för resa hem från riksmötet 2005. Att 1 reserv från varje län ska bjudas in till riksmötet.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2006-02-18--19 12(44) 6. Beslut: Kanslianställningar Mötet beslutade att 1... Kansliet förstärks för förenings- och medlemskontakt enligt anställningsformen överenskommen visstidsanställning med 8 timmar per vecka i 15 veckor från och med den 20 februari 2006 till och med den 4 juni 2006. 2... Lönen sätts till gällande löneavtals minimilön. 3... Arbetstiden kan fördelas på flera personer. 4... Personalansvarig ansvarar för anställningen. 5... Kanslichefen ansvarar för arbetsplanering och schemaläggning. Handlingar i ärendet Beslutsunderlag: Tillfällig anställning på förbundskansliet

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2006-02-18--19 13(44) Beslutsunderlag: Tillfällig anställning på förbundskansliet Av Christer Chrisp Pettersson, kanslichef, På styrelsemötet i oktober 2005 beslutade styrelsen att förstärka kansliet med 8 timmar per vecka för att göra rundringningar till föreningar, främst för att få in årsmötesrapporter och medlemslistor från alla föreningar. De har dock i praktiken främst sysslat med att få in årsmötesrapporter och göra ringkontroller. Under 2006 fick de dessutom uppdraget att under en helgdag ringa alla föreningar vars röster inte registrerades i riksmötesombudsvalets webbröstning. De visstidsanställda har under perioden kontaktat cirka 800 föreningar. Resultatet av detta arbete är att från och med vecka 42/2005 till och med vecka 06/2006 har 357 fler föreningar rapporterat verksamhet med tillsammans 45544 medlemmar. Totalt är det nu drygt 270 föreningar vi behöver få in medlemslistor ifrån och runt 1200 föreningar som fortfarande inte skickat in sin årsmötesrapport. Det finns bland dessa 1200 hela 310 föreningar som är avregistreringshotade för att de inte rapporterat något sedan 2003. Inför den senaste anställningsperioden var det cirka 300 föreningar som inte skickat in sin medlemslista och över 2100 föreningar som inte skickat in sin årsmötesrapport. För tillfället har totalt 1352 föreningar rapporterat verksamhet och minst fem medlemmar. Det är 54 % av alla föreningar. För 2004 hade förbundet ungefär lika många föreningar och hade 69 % av alla föreningar rapporterat, så vi ligger fortfarande långt efter. Medlemsmässigt ligger vi cirka 17000 medlemmar efter 2004. För att vi ska kunna komma närmare 2004 års resultat behöver vi fortsatt försträkning på kansliet, med personer som kvälls- och helgtid kan kontakta föreningar. Dock är tiden vardagar mellan 16-18 inte speciellt bra tid att ringa på eftersom det är svårt att få tag på folk, så min plan är att kontakten främst ska ske på helger eller möjligen vardagar efter 18. Jag anser att nivån med 8 timmar per vecka för att lyckas med detta uppdrag är för lite, men i och med att kansliet nu är förstärkt med en person i tre månader ändå kan räcka att fortsätta på samma nivå som tidigare. Jag föreslår att denna överenskomna visstidsanställning ska vara i 15 veckor från och med vecka 8 (20 februari 2006) till och med vecka 22 (4 juni 2006). Det innebär att dessa personer kommer vara behjälpliga under perioden då vi förbereder och granskar statsbidragsansökan för 2006 då det är extra viktigt att ha god kapacitet för att kontakta föreningar och medlemmar. Heltidslönen för de som tar detta arbete sätts till minimilön enligt gällande löne- och kollektivavtal. Den högsta totalkostnaden för detta blir (om allt arbete förläggs till helgtid) cirka 24 000 kr inklusive arbetsgivaravgifter och semesterersättning. Jag föreslår att 1... Kansliet förstärks för förenings- och medlemskontakt enligt anställningsformen överenskommen visstidsanställning med 8 timmar per vecka i 15 veckor från och med den 20 februari 2006 till och med den 4 juni 2006. 2... Lönen sätts till gällande löneavtals minimilön. 3... Arbetstiden kan fördelas på flera personer. 4... Personalansvarig ansvarar för anställningen.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2006-02-18--19 14(44) 5... Kanslichefen ansvarar för arbetsplanering och schemaläggning.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2006-02-18--19 15(44) 7. Beslut: Kansliutveckling Mötet beslutade att 1... Dan Sivnert förhandlar fram ett samverkansavtal med fack och arbetstagare Handlingar i ärendet Beslutsunderlag: Kansliutveckling

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2006-02-18--19 16(44) Beslutsunderlag: Kansliutveckling Av Dan Sivnert, Under en utbildning i arbetsgivaralliansens regi i Stockholm som jag och Christer Pettersson deltog på så presenterades samverkansavtal. I korthet går det ut på att arbetsgivaren förhandlar med facket om att införa ett sorts arbetsplats-möten där arbetstagarna får ett större ansvar för medbestämmandet. I praktiken innebär det att delar av de lagutrymmen som annars är gällande ersätts i och med detta avtal. Det kommer att underlätta förfarande vid förändringsarbeten och minska riskerna att vi gör formella fel. Jag yrkar att 1... Dan Sivnert förhandlar fram ett samverkansavtal med fack och arbetstagare

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2006-02-18--19 17(44) 8. Beslut: Ratificering av per capsulam-beslut inför riksmötet Mötet beslutade att 1... fastställa den ekonomiska berättelsen, verksamhetsberättelsen, verksamhetsplanen och budgeten. Handlingar i ärendet Beslutsunderlag: Om ekonomisk berättelse, verksamhetsberättelse, verksamhetsplan, budget Beslutsunderlag: Ekonomisk berättelse 2005 Beslutsunderlag: Verksamhetsberättelse 2005 Beslutsunderlag: Verksamhetsplan Beslutsunderlag: Budget

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2006-02-18--19 18(44) Beslutunderlag: Om ekonomisk berättesle, verksamhetsberättelse, verksamhetsplan, budget Av Petra Malgmren, Detta är en ratificering av per capsulam-beslutet samt de tillägg som gjordes i den ekonomiska berättelsen. Jag yrkar att 1... styrelsen fastställer den ekonomiska berättelsen, verksamhetsberättelsen, verksamhetsplanen och budgeten.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2006-02-18--19 19(44) Ekonomisk berättelse 2005 Se separat fil på hemsidan för siffror. Förbundets resultat för 2005 uppgår till drygt 6,1 miljoner kronor medan det budgeterade resultatet var knappt 1,5 miljoner kronor, vilket ger en skillnad på 4,6 miljoner kronor. Det är flera olika saker, som sammantaget medför detta höga resultat. Den enskilt största faktorn som påverkar är att mindre bidrag än budgeterat har betalats ut. Kommentarer kring detta och andra poster finns senare i den ekonomiska berättelsen. Även om detta höga resultat ej var planerat anser inte styrelsen att det är negativt. Det är tråkigt att inte all verksamhet som planerades för året har hunnit genomföras, men det mesta kommer ändå att genomföras senare. Samtidigt är det bra för Sverok att ha en buffert inför framtiden. Idag är Sverok mycket beroende av bidragen från Ungdomsstyrelsen. Vi vet inte hur dessa bidrag kommer att utvecklas de kommande åren och det finns en hel del som pekar på att de minskar i framtiden. Om problem gällande finansieringen uppstår i framtiden är förbundet initialt väl rustat för att hantera situationen. Vissa problem har uppstått gällande bokföringsrutinerna. Detta har dock ej lett till någon skada för förbundet och har ej heller påverkat sammanställningen av resultaträkningen eller upprättandet av balansrapporten. Nya rutiner för bokföring samt ekonomisk rapportering till styrelsen kommer att införas. Intäkter Sverok har, till skillnad från många av de andra ungdomsorganisationerna, främst en huvudsaklig inkomstkälla; våra statsbidrag. Skulle de minska så måste vår verksamhet minska i lika stor utsträckning. Vårt egna sparade kapital ger oss dock, utöver en god avkastning, ett betryggande handlingsutrymme om statsbidragen oväntat och drastiskt skulle minska. Under posten övrigt var det tänkt att annonsintäkter från Sverox skulle finnas, det har dock inte sålts några under året på grund av bristande intresse från annonsörer. Bidrag Mycket mindre bidrag har betalats ut än vad som budgeterats för. Enligt tidigare riksmötesbeslut sätts bidragsbudgeten alltid till minst hälften av statsbidragen. I början av året, när bidragsnivåerna sätts är det svårt att bedöma hur mycket bidrag föreningarna kommer att söka. Styrelsen tog före riksmötet 2005 beslut om att ändra bidragsnivåerna genom att endast ge fullt medlemsbidrag för föreningarnas första tusen medlemmar, och halverat medlemsbidrag för resterande medlemmar som förebyggande åtgärd inför Ungdomsstyrelsens eventuella införande av ett regressivt bidragssystem som också infördes i slutet av året. Styrelsen gör ett antagande om att många föreningar har väntat med att söka bidragen och att de kommer att söka under 2006. I slutet av året, för att bättre uppfylla budgeten och uppmuntra föreningarna att söka tidigt, infördes en snabbhetspremie på 1000 kronor som gavs till alla föreningar som hade rapporterat verksamhet och medlemmar under 2005 eller som gör det före den 31 mars 2006. Ekonomi Denna post inkluderar 99 311 kr som gäller tidigare år och som hamnat på 2005 pga. sen fakturering. Nedskrivningar Lån till distrikt har på revisorns begäran nedskrivits med cirka 385 000 kr. Detta innebär inte att dessa pengar är förlorade, men förbundet får ej räkna dem som en tillgång i balansräkningen. De

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2006-02-18--19 20(44) måste därför belasta årets resultat som en kostnad. Pengarna ska dock krävas in från låntagarna som planerat och kommer då att räknas som en intäkt. Folkbildning Folkbildningsarbetet som genomförts under året har i första hand varit möteskostnader. Framtagning av informationsmaterial och exempelstudiecirklar kommer att belasta nästa års budget. Pengar fanns avsatta för initiering av projekt för framtagning av internetbaserad studiecirkelrapportering. Kontakt har tagits med Studiefrämjandet för samarbete kring detta, men de har hittills valt att avvakta. Ekonomisk grundgaranti Tre distrikt har mottagit ekonomisk grundgaranti. Att budgeten har överskridits beror på att ett av distrikten oväntat inte fick några landstingsbidrag alls samt att en missbedömning gjordes under 2004 om hur grundgarantin skulle beräknas och detta fick korrigeras under 2005. Ideell samverkan Många arbetsgrupper har startats under året, men arbetet har inte kommit igång förrän sent på året, vilket gör att hela den budgeterade summan inte har behövts tas i anspråk. Medlemsundersökning Kostnaderna för medlemsundersökningen kommer att hamna på 2006 års utfall, även om stora delen av arbetet har gjorts under 2005. Framtidsarbete Framtidsmöten har inte hållits i planerad utsträckning. Alla kostnader för de genomförda framtidsmötena har ej bokförts under 2005. Nationella föreningar Detta arbete valde styrelsen att inkludera i arbetet med internetbaserat organisering. Internetbaserad organisering Pengar fanns avsatta för initiering av projekt. Arbetet inom internetbaserad organisering hann dock inte komma så långt utan kommer att fortsätta under 2006. Distriktsträffar Att denna post gått under budget beror på att kostnaderna för en av de genomförda träffarna ej finns med. Träffen som arrangerades av Sverok Svealand i början av året betalades till stora delar av dem, men de har ej fakturerat förbundet detta ännu. Dessa 30 000 kr kommer därför att hamna på 2006. Spelveckan Bidrag i samband med föreningsaktiviteter betalades ej ut under 2005. Dessutom var det färre föreningar än beräknat som deltog i Spelveckan. Marknadsföring Posten innehåller 105 278 kr för dubbelnumret av Sverox i samband med Spelveckan. Pressbevakning Budgeten för 2005 höjdes med 25 000 kr jämfört med tidigare år för att utöka tjänsten till att även inkludera webbaserad pressbevakning. Detta har genomförts, men kostnaderna för detta uppstår inte fullt ut förrän under 2006.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2006-02-18--19 21(44) Verksamhetsberättelse 2005 I denna verksamhetsberättelse hittar du en del av det som hänt Sveroks nationella organisationen, men detta är bara en del av det Sverok är och gör. Men den allra, allra största delen är den verksamhet som skedde i Sveroks drygt 2000 föreningar. Där sker spelande, där sker föreningsverksamheten som bygger spelhobbyn, medan det förbundet gör syftar till att stödja föreningsverksamheten och ge spelare bra förutsättningar att utöva sin hobby. 2005 i siffror Medlemsräkningen för 2004 slutfördes i september 2005 och landade på det medlemsantal som rapporterades till Ungdomsstyrelsen var 1819 verksamma föreningar med 85 226 medlemmar i åldern 7-25. Totalt hade förbundet 96 677 medlemmar under 2004. I början av 2005 fanns det 2 420 (1 991 för 2004) föreningar i Sverok. Under året registrerades 444 (626) nya föreningar och 16 föreningar återregistrerades. Det avregistrerades 383 (197) föreningar. Vid årets slut hade Sverok 2 514 (2 420) föreningar. För 2005 har hittills 1 352 föreningar rapporterat 72 901 (64 957 för 2004) medlemmar varav 65 120 (56 586) i åldern 7-25 år. Av medlemsantalet var 6 933 (6 954) tjejer och 65 951 (58 003) killar. Förbundet tar emot underlag från de föreningar som inte ännu rapporterat samt kompletteringar från resten av föreningarna ända fram till och med juli 2006, så siffrorna för 2005 kommer att uppdateras. Under 2005 betalade förbundet ut 6 162 380 (7 091 285) kr i direkta bidrag till föreningarna. Sveroks förbundsstyrelse 2005 Förbundsstyrelsen är representant för riksmötet och styr förbundet enligt riksmötets direktiv under den tid riksmötet inte är samlat. Styrelsen har sedan riksmötet haft nio protokollförda möten samt ett visionsmöte. Styrelsearbetet har varit uppdelat i olika ansvarsområden där styrelseledamöterna har haft eget budgetansvar inom sitt eget område. Sveroks förbundsstyrelse har sedan mars 2005 bestått av följande personer. Förbundsordförande Petra Malmgren, Linköping Vice ordförande Mikael Leisjö, Luleå Ledamot Marcus Clifford, Borås Ledamot Mattias Emanuelsson, Klippan Ledamot Andreas Granander, Skövde Ledamot Elin Gustafsson, Stockholm Ledamot David Gustavsson, Stockholm Ledamot Martin Kvist, Torsby/Katrineholm Ledamot Dan Sivnert, Lund Ledamot Karolina Staël, Göteborg Ledamot Max Valentin, Göteborg Ledamot Qla Zetterberg, Södertälje Förbundskansliet

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2006-02-18--19 22(44) Kanslilokalen I slutet av 2004 flyttade förbundskansliet till nya och bättre lokaler och under 2005 har nyinköp till bland annat mötesrummet gjorts. Förbundsstyrelsen, arbetsgrupper och distrikt har under året utnyttjat kansliet som möteslokal. Personal Under året utökades kanslipersonalen genom att ekonomiassistentens anställning utökades från halvtid till heltid från och med maj. Detta medförde att arbetsstyrkan på kansliet ökades från från tre heltidsanställda och en halvtidsanställda till fyra heltidsanställda. Arbetet på kansliet har fördelats på följande sätt: en heltidstjänst i form av en kanslichef som lett arbetet på kansliet. Kanslichefen har genom vår arbetsgivarorganisation Arbetsgivaralliansen fått delta i utbildningar. en heltidstjänst som är uppdelad i två lika stora arbetsroller, där den ena delen är som utvecklingschef där arbetet handlat om utvecklingsfrågor och den andra som kansliadministratör med huvudansvar för kontrollrutiner. en heltidstjänst i form av kansliadministratör som löpande fört in inkomna föreningsunderlag i medlemsdatabasen, utfört kontrollrutiner samt allmänna kansliuppgifter. en heltidstjänst i form av en ekonomiassistent som skött Sveroks löpande bokföring och även en del andra kansliuppgifter. Extra-personal har tagits in vid arbetstoppar och som en resurs vid granskningarna av föreningarnas rapporter. Föreningsstöd Föreningsbidrag i form av verksamhetsbidrag och medlemsbidrag har betalats ut. Bidragsnivåerna har legat på 2000 kronor i verksamhetsbidrag och 40 kronor i bidrag per medlem i åldern 7-25 år för föreningens första 1000 medlemmar, därefter 20 kronor per medlem i bidragsberättigad ålder. Under året har bidrag och granskning varit en stor fråga med upprinnelse i påstått bidragsfusk i tre av de organisationer som fått bidrag från Ungdomsstyrelsen. Sverok, som har ökat mycket i medlemsantal de senaste åren och får mest bidrag från Ungdomsstyrelsen, har till viss del också ifrågasatts. Inget organiserat fusk har dock förekommit i Sverok och förbundet arbetar hårt med granskning av underlagen från föreningarna för att kunna lämna in korrekta uppgifter i samband med statsbidragsansökan. Vid årskiftet, redan innan media uppmärksammade frågan skärpte Sverok kraven medlemslistor från alla föreningar ska lämnas in för att bidrag ska beviljas. Sverok har tidigare uppmärksammat myndigheterna på svårigheterna för underåriga att engagera sig i föreningslivet. Det handlar om att få tillgång till organisationsnummer, bankkonton med mera. Även i år har förbundet arbetat med denna fråga och även om en lösning ännu inte är i sikte har representanter för Utbildnings- och kulturdepartementet sagt att de jobbar med frågan och ämnet togs även upp i en utredning från Ungdomsstyrelsen. I kontakt med andra organisationer har vi förstått att det är många andra som också har dessa problem och genom LSU har vi tillsammans lyft den till den den utredning om föreningslivets rättsliga villkor som pågår. Gällande problem att skaffa föreningsbankkonton har Sverok under året även jobbat mot olika banker för att hitta lösningar. Bland annat har ett samarbete tagits fram med en bank inom Föreningssparbanken och flera föreningar har redan fått ett konto via den banken.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2006-02-18--19 23(44) Informationsmaterial för att hjälpa föreningarna i deras verksamhet har tagits fram och publicerats på hemsidan. Bland annat handlar det om information om hur man håller årsmöte, förtroendeposter i föreningen, olika fonder att söka finansiering från samt gamla och nya artiklar från Sverox. Organisationsutveckling Ideell samverkan Ideell samverkan handlar om att ta till vara på den glöd och det engagemang för spelhobbyn och Sverok som finns ute bland medlemmarna. Förbundet måste hitta former för att lyfta fram intresserade så att de också kan engagera sig på förbundsnivå. En arbetsgrupp för arbetsområdet har skapats. Gruppen har funderat kring arbetssätt för förbundet, skapat nya arbetsgrupper samt tagit fram en hemsida där Sverok presenterar olika möjligheter att bli förbundsaktiv ibland annat arbetsgrupper. Förbundsdatabas Utvecklingen av den nya webbaserade förbundsdatabasen har fortsätt, om än inte riktigt så snabbt som önskat. Planen att den skulle bli färdig att tas i bruk under 2005 har tyvärr fått revideras, men det beräknas bli färdig i början av 2006. Medlemsundersökning Medlemsundersökningen har initierats och frågorna som ska ställas till medlemmarna är färdiga. Ett företag har anlitats för att ta fram en databas för sammanställning av svaren och för analys av resultatet. Extra-personal kommer att anlitas under våren för att intervjua medlemmar. Samtalen kommer också kunna utgöra en del i förbundets granskning av medlemmarna. Framtidsarbetet I arbetet med att ta fram en ny vision för Sverok har flera framtidsmöten hållits för att hämta in idéer och tankar om vad Sverok bör göra och vad spelare behöver. Ett möte hölls med de distriktsaktiva på en distriktskonferens, ett arrangerades i samarbete med Sverok Övre Norrland i Piteå och ett arrangerades på Sverok SkuDs föreningsträff i Hässleholm. Förbundsstyrelsen har även hållit ett internt visionsmöte. Resultatet av dessa möten samt tidigare års visionsarbete har sammanställts och använts när en skrivargrupp tog fram ett utkast till förbundsstyrelsen, som sedan tog fram den slutgiltiga versionen. Folkbildning Mycket av arbetet med folkbildning detta år har handlat om att förbereda vägvalet om hur Sverok ska arbeta med folkbildning i framtiden. I slutet av året tog förbundsstyrelsen beslutet att föreslå riksmötet att Sverok ska bli en medlemsorganisation i Studiefrämjandet, det studieförbund förbundet sedan några år tillbaka har ett samarbetsavtal med. Framtagning av informationsmaterial till föreningarna har påbörjats. För att underlätta för föreningarna när de startar studiecirklar har arbete med att ta fram exempelstudiecirklar påbörjats. Aktuella studiecirklar för detta är sömnad, latexteknik, X och X och de beräknas bli färdiga under nästa år. Internetbaserad organisering En arbetsgrupp med representanter från internetbaserade föreningar har bildats och börjat arbeta. Sverok varit i kontakt med många andra organisationer som varit intresserade av internetbaserad organisering och berättat om hur det fungerar i vårt förbund och bland våra föreningar. Bland annat har Sverok-representanter hållit föredrag på Ideell arenas ledarskapskonferens, Hyresgästföreningens konferens samt för Ideell arenas IT-nätverk.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2006-02-18--19 24(44) Kommunikation En ny hemsida har efter tagits fram av hemsidegruppen. Den nya hemsidan är snyggare och lättare att hålla uppdaterad, har en bra informationsstruktur och erbjuder bra möjlighet för arrangemang att marknadsföra sig på hemsidan. Under hösten lades även en media-feed till på förstasidan, vilket möjliggör för intresserade att hålla sig uppdaterade gällande hur Sverok och spelhobbyn presenteras i media. Förbundstidningen Sverox har kommit ut förlängdes med sex nummer under året, varav ett dubbelnummer under spelveckan. Avtalet med redaktionen med tre nummer i väntan på den planerade upphandlingen. Både hemsidan och förbundstidningen används för att nå ut med aktuell information till förbundets medlemmar. Driftgruppen har skött den löpande driften och utvecklingen av förbundets serverpark. Ett nytt system har utvecklats vilket ska göra hostingtjänsterna mer lätttillgängliga för föreningarna. Spelveckan I årets spelvecka medverkade knappt hundra föreningar. Exempel på aktiviteter är öppet hus för speldemonstrationer, spelkonvent samt utställningar och föreläsningar på bibliotek. De deltagande föreningarna fick informationsmaterial och olika spel för demonstration som de sedan fick behålla. Inför spelveckan skickades allmänna pressmeddelanden ut till riks- och lokalmedia samt specialiserade regionala pressmeddelanden till lokaltidningar. Distriktarbete Förbundet har under året haft kontakt med alla distrikt och hjälpt till med råd och stöd. Informationsbrev till de distriktsaktiva har skickats ut för att hålla dem uppdaterade om vad som händer. I kontakten med landstingen har förbundet i viss mån hjälpt till, bland annat deltagit på möten och hjälpt till med skrivelser till landsting i samband med förslag på nya bidragsregler. Många av landstingen har svårt att förstå Sveroks verksamhet och ytterligare problem uppstår när Sverok som organisation inte riktigt stämmer överens med hur kommuner och landsting föreställer sig att föreningslivet fungerar. Sverok och föreningarna följer de regler som gäller på nationell nivå, medan landstingen ofta ställer högre krav. Detta medför tyvärr att våra distrikt inte kan få bidrag för alla sina medlemmar och även har svårigheter att ta reda på hur många medlemmar de har som verkligen är bidragsberättigade. När den nya förbundsdatabasen kommer detta bli lättare, men många medlemmar kommer fortfarande stå utanför systemet. Den distriktsutredning som riksmötet uppdrog åt förbundsstyrelsen att genomföra har under ledning av tidigare förbundsordförande Jon Nilsson påbörjats för att avslutas i början av 2006. Två större möten med representanter från distrikten, förbundet och tidigare aktiva har genomförts där olika problem och möjliga lösningar har diskuterats. Mindre möten med enskilda distriktare har hållits. Åsikter har även efterfrågats via Sveroks forum och e-postutskick till de förtroendevalda på distriktsnivå. Tre distriktsträffar har arrangerats under året, varav två i den nybildade arbetsgruppens regi. Med en arbetsgrupp skapas kontinuitet och mer kvalitativa slag då fler personer kan jobba med det under en längre tid. På varje träff har haft cirka 40 deltagare och genomförda utvärderingar visar att deltagarna har varit nöjda. Teman för slagen har varit introduktion, verksamhetsgrenar och arrangemang samt överlämning. Riksmöte