Datum SÄS diarienummer Sida 2013-02-14 99-2013:E120 1 (8) Handläggare Ekonomistaben Månadsrapport för Januari 2013
Innehållsförteckning Månadsrapport för januari 2013 1 Sammanfattande kommentar och analys om verksamhetens utveckling...3 1.1 Produktion...3 1.2 Tillgänglighet...3 1.3 Personal...3 2 Ekonomiskt resultat och analys...5 2.1 Intäkter...5 2.2 Kostnader...6 2.3 Åtgärder vid ekonomisk obalans...7
Månadsrapport för, januari 2013 1 Sammanfattande kommentar och analys om verksamhetens utveckling Sjukhusets fokus för 2013 är fortsatt optimera flöden, vilket i huvudsak handlar om att använda och ta tillvara resurser på bästa sätt. Totalt har antalet individer med vårdkontakt i januari ökat med 3 731 stycken (15,8 procent) för hela SÄS jämfört med föregående år. SÄS fortsätter att erbjuda en mycket god tillgänglighet och vård i rimlig tid. 188 patienter har totalt väntat längre än vårdgarantigränserna. Resultatet för januari är 26,4 mnkr, vilket är 21,2 mnkr sämre än budget. Prognosen för sjukhuset sätts till minus 93,3 mnkr. Prognosen förutsätter ett fullt genomslag av de åtgärder som planerats och som ska genomföras inom ramen för sjukhusets åtgärdsprogram. 1.1 Produktion Antalet individer med vårdkontakt har ökat med 3 731 stycken (15,8 procent) för SÄS jämfört med januari föregående år. Förklaringen till den stora ökningen beror på att SÄS från och med 2013 har tagit över ansvaret för barn- och ungdomsmottagningarna från primärvården. Om dessa exkluderas är ökningen 1,5 procent. Psykiatrin har minskat med 2,6 procent. För den slutna vården har antalet utskrivna patienter ökat med 109 stycken (4,0 procent) och antalet vårddagar har ökat med 251 stycken (1,8 procent). Medelvårdtiden ligger totalt på 5,18 dagar vilket är en minskning med 2,2 procent jämfört med 2012. Medelvårdtiden för somatisk vård ligger på 5,08 dagar och medelvårdtiden för psykiatrisk vård ligger på 7,42 dagar. Prestationerna i öppenvården har ökat med totalt 2 983 besök (+7,2 procent). Exkluderas BUM som är ny verksamhet för SÄS är ökningen 1 178 besök (2,8 procent). Under januari har antalet besök på AVC uppgått till 4 213 stycken vilket är en ökning med 40 stycken (1,0 procent). Av dessa har 1 552 blivit inskrivna till slutenvården (+11 procent). 1.2 Tillgänglighet Den sista januari hade totalt 188 patienter väntat längre än vårdgarantigränserna varav 152 till mottagning (98 PvV) och 36 (11 PvV) till behandling vilket är 92 fler väntande än samma tidpunkt föregående år. Måluppfyllelsen för 30, 60 respektive 90 dagar per januari beskrivs i följande tabell: 30 dagar 60 dagar 90 dagar Behandlin g 66% 87% 98% Mottagning 61% 86% 99% 1.3 Personal Antal anställda SÄS har per den siste januari 3519 tillsvidareanställda, 366 visstidsanställda och 285 timanställda. Jämfört med samma månad föregående år innebär det en ökning av antalet tillsvidareanställda (69), en minskning av antalet visstidsanställda (11) samt en minskning av antalet timanställda (32). Ökningen av antalet tillsvidareanställda ses framförallt inom kategorierna läkare (33), sjuksköterskor (26), rehabilitering och förebyggande (20) samt 3 (8)
Månadsrapport för, januari 2013 läkarsekreterare (13) medan en minskning ses inom kategorierna undersköterskor (20) samt lab/sjukhustekniker/bma (11). Ökningen av antalet tillsvidareanställda är framförallt hänförlig till sammanslagningen Barnkliniken och Primärvårdens Barn- och ungdomsmottagningarna (52) som trädde i kraft vid årsskiftet 2012/2013. Till följd av 2011 års översyn av antalet fastställda vårdplatser kopplat till vård och ekonomi i balans ökades antalet årsarbetare 51 på åtta av sjukhusets kliniker. Utöver ökningen av antalet tillsvidareanställda kopplat till sammanslagningen med primärvårdens BUM-mottagningar (52) ses bara en ökning med 17 tillsvidareanställda, vilket beror på att tillsättningen av de 51 årsarbetarna pågick under hela första hälften av 2012. Minskningen av antalet visstidsanställda ses inom alla kategorier förutom lab/sjukhustekniker/bma (5) och läkare (3). Minskningen av visstidsanställda stämmer med det tidigare beslutet om att utöka antalet tillsvidareanställda genom att identifiera blivande s.k 2-åringar och erbjuda dessa en tillsvidareanställning. Rekrytering av sommarvikarier har i januari påbörjats. Rekryteringen sker i dialog med varje chef, detta för att säkerställa att ingen ökning av personalkostnaderna sker. Visstidsanställningar i form av vikariat minskar generellt men samtidigt syns en ökning av den allmänna visstiden och då speciellt hos arbetstagare som fyllt 67 år. För att säkra kommande pensionsavgångar, den långsiktiga kompetensförsörjningen samt minska dyra bemanningslösningar har flera strategiska rekryteringar genomförts under 2012 av främst läkare, läkarsekreterare och barnmorskor. Utförd tid Ackumulerat januari ses jämfört med samma månad föregående år en ökning av den utförda tiden med 12000 timmar. Ökningen av den utförda tiden förklaras dels av den integrerade verksamheten till Barnkliniken och dels av en utökad nettoårsarbetstid. Sett över flera års tid ses en generell ökning av den utförda tiden. Utförd tid (exkl jour) januari - december 550 000 500 000 450 000 400 000 350 000 300 000 Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec 2010 2011 2012 2013 Övertid Jämfört med samma månad föregående år ses en minskning av mertid (9,4%), enkel övertid (10,9%) och en ökning av kvalificerad övertid (5,8%) samt övrig övertid (104,5%) (huvudsakligen poänglöner). Ökningen av kvalificerad övertid är framförallt kopplad till en ansträngd månad vad gäller influensa och calici vilket inneburit högt patienttryck, öppnande av extra vårdplatser samt hög sjukfrånvaro hos medarbetare. 4 (8)
Månadsrapport för, januari 2013 Sjukfrånvaro Sjukfrånvaron för januari månad ligger på 6,29%, vilket är oförändrat från december. Den totala sjukfrånvaron ligger utifrån ett rullande 12-värde på 5,43%, vilket är en ökning från 5,37%. Ökningen beror bl a på en ökande korttidssjukfrånvaro. Bemanningsföretag Enligt sjukhusets åtgärdsplan ska användningen av bemanningsföretag minska. Det är enbart Anestesikliniken som använt sjuksköterskor från bemanningsföretag. På läkarsidan är det främst Akutkliniken, Bild- och laboratoriemedicin, Barn- och ungdomskliniken samt Barnoch ungdomspsykiatriska kliniken som använt bemanningsföretag. Vuxenpsykiatriska kliniken kommer inte från och med 2013 att använda bemanningsföretag i enlighet med regionalt beslut. 2 Ekonomiskt resultat och analys Resultatet för januari 2013 är -26,4 mnkr, vilket är 21,2 mnkr sämre än budget och en försämring gentemot samma period förra året med 4,1 mnkr. Utfall t.o.m. 12-01 Budget t.o.m 13-01 Utfall t.o.m. 13-01 Avvikelse 13-01 Utfall t.o.m 12-12 Budget t.o.m 13-12 Prognos per 13-01 Avvikelse budget/ prognos Patientavgifter 3 699 3 846 4 375 529 47 339 46 147 0-46 147 Såld vård enligt avtal 227 978 234 397 233 136-1 261 2 754 263 2 804 335 0-2 804 335 Såld vård asyl 1 300 1 833 1 400-433 20 862 22 000 0-22 000 Övrig såld vård 1 163 1 833 1 380-453 24 809 22 000 0-22 000 Försäljning av medicinsk service 8 152 8 016 8 144 128 95 264 96 196 0-96 196 Övriga intäkter 7 431 5 009 6 349 1 340 186 648 93 938 0-93 938 Verksamhetens intäkter 249 722 254 935 254 784-151 3 129 185 3 084 616 0-3 084 616 Personalkostnader -162 974-168 659-173 626-4 967-1 935 998-1 987 263 0 1 987 263 Köpt vård -5 122-4 943-3 811 1 132-81 796-59 320 0 59 320 Bemanningsföretag -4 455 0-1 540-1 540-75 535 0 0 Läkemedel -28 958-29 306-28 824 482-328 150-351 671 0 351 671 Sjukvårdsmaterial -11 009-10 132-11 090-958 -123 292-121 466 0 121 466 Lokal och fastighetskostnader -23 217-20 602-21 286-684 -294 664-247 218 0 247 218 Avskrivningar -5 127-5 000-5 737-737 -64 157-60 000 0 60 000 Regionservice abonnemang -7 665-6 118-6 090 28-81 610-73 411 73 411 Regionservice övriga kostnader -6 600-5 030-5 008 22-65 307-60 325 60 325 Bild- och laboratorietjänster -1 710-2 888-1 407 1 481-42 341-34 643 34 643 Läkemedelsnära tjänster -1 180-718 -769-51 -9 861-8 616 8 616 Övriga kostnader -13 304-14 039-21 395-7 356-169 382-168 458 168 458 Verksamhetens kostnader -271 321-267 435-280 583-13 148-3 272 093-3 172 391 0 3 172 391 Finansnetto -678-458 -604-146 -7 536-5 500 5 500 Balanspost 0 7 773 0-7 773 0-93 275-93 275 0 Resultat -22 277-5 184-26 403-21 219-150 444-186 550-93 275 93 275 2.1 Intäkter Intäkterna för januari är 254,8 mnkr, vilket är en ökning med 5,1 mnkr jämfört med januari 2012. Intäkterna är totalt sett i nivå med vad som budgeterats. Såld vård enligt avtal understiger budgeterad nivå med motsvarande 1,3 mnkr, men kommer att justeras. Övriga intäkter överstiger budgeterad nivå med 1,3 mnkr och är främst 5 (8)
Månadsrapport för, januari 2013 balansposter från 2012 där vi bland annat balanserat förutbetalda statliga medel inom psykiatrin. 2.2 Kostnader Kostnaderna för januari är 281,2 mnkr, vilket är en ökning mot samma period med 9,2 mnkr (3,41 %). Personalkostnader 173,6 mnkr Personalkostnaderna är 5 mnkr högre än budgeterat. Jämfört mot föregående år har kostnaden ökat med 10,7 mnkr, vilket motsvarar en ökning på 6,54 procent. I ökningen ingår en organisationsförändring där Södra Älvsborgs sjukhus övertagit ansvaret för Barn- och ungdomsmottagningar från Primärvården. Exklusive organisationsförändring har ökningen mot föregående år varit 5 %. Kostnaden för jour har ökat med 1,8 mnkr mot föregående år och överstiger budgeterad nivå med 1,3 mnkr. Det är främst ett minskat ledighetsuttag som påverkar kostnadsökningen. Kostnaden för OB ligger något under vad som budgeterats, men har ökat med 0,8 mnkr mot föregående år. Ökningen är främst ett resultat av ökad bemanning och att december 2012 innehöll fler helgdagar än december 2011. Likaså ses en ökad kostnad för övertid mot föregående år med motsvarande 0,8 mnkr. Ökningen beror på hög sjukfrånvaro på grund av influensa och calici samt öppnandet av extra vårdplatser. Köpt vård 3,8 mnkr Kostnaderna för köpt vård understiger budget med 1,1 mnkr och har minskat med 1,3 mnkr mot föregående år. Övrig köpt vård har minskat med 0,8 mnkr beroende på vidarefakturering av kostnader för plastikkirurgi från 2012 som utfördes först 2013 till beställare (0,5 mnkr) Resterande minskning beror på minskade kostnader för rehabiliteringsvistelser. Bemanningsföretag 1,5 mnkr Kostnaderna för bemanningsföretag har minskat med 2,9 mnkr jämfört med föregående år. Kostnaderna är inte budgeterade enligt regional anvisning. Kostnadsminskningen sker främst bland köpta läkartjänster, vilket ligger i linje med vad som planerats för Vuxenpsykiatriska kliniken och Akutkliniken. Läkemedel 28,8 mnkr Kostnaderna för läkemedel är i nivå med föregående års utfall och är 0,5 mkr lägre än budget. Utfallet kan justeras något för receptläkemedel för de barn- och ungdomsmottagningar som sjukhuset övertog från Primärvården vid årsskiftet med ca 0,3 mnkr. Likaså understeg kostnader för de solidariskt finansierade läkemedlen budget med 0,3 mnkr vilket bidrar till den positiva avvikelsen. Sjukvårdsmaterial 11,1 mnkr Kostnaderna för sjukvårdsmaterial är i princip i nivå med utfallet föregående år. Kostnaderna överstiger dock budgeten med 1 mnkr. Det är framför allt implantaten som har störst budgetavvikelse, 0,6 mnkr. Även behandlingshjälpmedel inom ART avviker med 0,5 mnkr. Lokal och fastighetskostnader 21,3 mnkr Kostnaderna överstiger budget med 0,6 mnkr. I budgeten ingår en reducerad hyra i enlighet med sjukhusets åtgärdsprogram. Jämfört med föregående år har kostnaderna minskat med 1,9 mnkr och är en effekt av regionens nya hyresmodell. 6 (8)
Månadsrapport för, januari 2013 Avskrivningar 5,7 mnkr Kostnader för avskrivningar för januari ligger 0,7 mnkr över budget samt ökar med 0,6 mnkr jämfört med föregående år. Detta förklaras av stora projekt såsom VU2010+, Hälsocentrum Skene, utrustning i samband med ombyggnation på AVC samt flera ambulansinköp. Regionservice abonnemang 6,1 mkr Kostnaden ligger på budgeterad nivå och är 1,6 mnkr lägre än föregående år. Minskningen beror främst på VGRITs omorganisation. Regionservice övriga kostnader 5 mnkr Kostnaden ligger på budgeterad nivå och är 1,6 mnkr lägre än föregående år. Minskningen beror främst på VGRITs omorganisation Bild och laboratoriemedicin 1,4 mnkr Kostnaderna för bild- och laboratoriemedicin understiger vad som budgeterats med 1,4 mnkr och är 0,3 mnkr lägre än samma period föregående år. Avvikelsen mot budget kommer att korrigeras då all fakturering inte har skett för januari månad. Läkemedelsnära tjänster 0,7 mnkr Kostnader för läkemedelsnära tjänster är 0,1 mnkr högre än budget men är 0,4 mnkr lägre än samma period föregående år. Fakturering av läkemedel från apoteket via Marknadsplatsen har i januari varit instabil, varför det i nuläget är svårt att fastställa korrekt resultat. Övriga kostnader 21,4 mnkr Kostnaden överstiger vad som budgeterats med motsvarande 7,4 mnkr. Kostnaden innebär också en ökning med 8,1 mnkr jämfört med samma period föregående år. Budgetavvikelsen förklaras helt av ankomstregistrerade fakturor som inte är attesterade, vilket i sig kan påverka andra konton. Kostnadsökningen mot föregående år beror främst på VGRIT som första kvartalet 2012 tillhörde Regionservice. Andra faktorer är att fakturor som avser hela 2013 inte periodiserats. Finansnetto 0,6 mnkr Kostnaderna för finansnettot är 0,6 mnkr, vilket är 0,1 mnkr lägre än samma period föregående år, vilket beror på lägre räntekostnader. Balanspost Posten beskriver sjukhusets förväntade resultat 2013 om den nu beslutade åtgärdsplanen får fullt genomslag. 2.3 Åtgärder vid ekonomisk obalans Sjukhuset har ett antal åtgärder som ska genomföras inom ramen för fastställt åtgärdsprogram. Dessa är värderade till 92 mnkr innevarande år med en helårseffekt om 123 mnkr. Per januari kan de effekter av åtgärdsplanen summeras till 4,9 mnkr. 7 (8)
Månadsrapport för, januari 2013 Åtgärder/uppdrag Måltal Effekt Prognos 2013 Vårdplatsreduktioner och sammanslagningar 1 002 100 1 002 Byte av telefonleverantör 454 0 454 Översyn PC-täthet 1 000 150 1 000 Sommarstängning 24 vpl 8 v 2 000 0 2 000 Konferens/kongress 1 000 0 1 000 Catering 500 0 500 Optimera flöden 35 000 0 15 000 Bemanningsföretag 35 400 2 915 25 400 Psykiatrins utbudspunkter 750 0 750 Köpt vård Valfrihet 14 000 1 175 14 000 Primärjour Skene 3 000 0 3 000 Kliniksammanslagningar 2 500 185 2 000 Reduktion specialistvårdskostnader 3 000 0 3 000 Intäktskrav BLM 4 000 107 4 000 Minskade lokalkostnader 500 0 500 Utnyttjande av lokalytor för icke vårdverksamhet, 1 000 0 500 administration m m Icke vårdkritiska kostnader 5 000 0 5 000 Upphandling APO-dos 1 000 0 1 000 Förbrukningsmaterial, material och varor 1 950 0 1 950 Övriga tjänster 550 200 550 Resefria möten 1 000 31 1 000 Serviceavtal, hemtagning eller ökat innehåll till samma 2 000 0 1 500 kostnadsnivå Enhetlig nattersättning 2 000 0 2 000 Läkemedel 5 000 0 5 000 Summa 123 606 4 863 92 106 8 (8)
Sida 1(4) Rapport Datum 2013-02-05 Diarienummer 283-2011:L133 Ekonomistab Handläggare Olof Johansson Telefon 033 616 10 00 E-post sas@vgregion.se Till sjukhusdirektören Intern kontroll, december 2012 Bakgrund Styrelsen har fastställd en plan för intern kontroll 2012. Enligt planen ska genomförda aktiviteter redovisas till styrelsen i maj, oktober och januari. Här presenteras sålunda de aktiviteter och granskningar som gjorts fram till december månad 2012. En del av granskningarna följer den fastställda planen medan andra är gjorda på förekommen anledning. Ej från början planerade aktiviteter är bedrägliga leverantörer, tolkkostnader och attest. Budget och uppföljning Fram till augusti har prognosen varit minus130 mnkr. I delårsbokslutet för augusti ändrades prognosen till minus150 mnkr. Denna prognos har därefter inte ändrats. Resultatet för helåret blev minus150,6 mnkr. Med tanke på den kalkylerade obalans (minus 237 mnkr) som fanns inför 2012 så måste detta resultat ses som en framgång. Med den kravbild som finns på sjukhuset från ägaren så kan det däremot inte anses tillfredställande. För att undvika försämrad prognos under året så bör åtgärder vidtas med marginal. Det kan innebära ett risktillägg där man helt enkelt utgår ifrån att en viss andel av planeringen inte ger effekt. Exempelvis kan en kalkylerad prognos på minus130 innebära ett påslag på 20 procent och då automatiskt fås ett påslag på 26 mnkr på prognosen och därmed måste ytterligare åtgärder läggas till. I tidigare rapportering har risken lyfts med att inte adressera hela underskottet organisatoriskt utan en del liggande centralt med manuella rutiner som följd då den standardiserade automatiserade uppföljningen inte går att använda. Då finns inte heller den vanliga självklara kopplingen till linjen det vill säga ett chefsansvar vid avvikelse. En annan risk som kan uppstå vid användning av centrala balansposter är att vissa verksamheter genererar underskott. Detta riskerar att urgröpa effekten av åtgärdsplanen. På samma sätt går andra med överskott vilket ger en falsk bild av läget. En slutsats kan vara att underskottet för sjukhuset ska vara i POSTADRESS: 501 82 Borås BESÖKSADRESS: SÖDRA ÄLVSBORGS SJUKHUS Borås, Brämhultsvägen 53 SÖDRA ÄLVSBORGS SJUKHUS Skene, Varbergsvägen 50 TELEFON: SÖDRA ÄLVSBORGS SJUKHUS Borås, vx 033-616 10 00 SÖDRA ÄLVSBORGS SJUKHUS Skene, vx 0320-77 80 00 HEMSIDA: www.vgregion.se/sas E-POST: sas@vgregion.se
Sida 2(4) Datum 2013-02-05 Diarienummer 283-2011:L133 verksamheten för en ökad pedagogisk effekt. Det skulle antagligen också leda till en högre krismedvetenhet bland sjukhusets medarbetare. Sjukhuset står nu med sitt sjunde år med underskott. Det blir mer och mer angeläget att åtgärda ovan nämnda problematik. Den sk ostyveln som inte ska användas bör starkt övervägas. Att inte öka trycket på respektive verksamhet skapar falsk trygghet hos chefer. Det är endast chefer som har möjlighet att minska kostnader. Inköp Månatlig uppföljning av leverantörstrohet i Regionservice/Inköps databas har pågått under 2012 i verksamheterna. Det enskilt största området som bidrar till en leverantörsotrohet är bemanningsläkare vilket motsvarar 30 procent av sjukhusets bristande leverantörstrohet. Där är 62 procent av kostnaderna på avtal. Störst andel av detta är inom psykiatrin. Orsaken är problem för leverantörerna att leverera både i tid och med rättkvalitet. Det största området som bidrar till leverantörstrohet är sjukvårdsmaterial där utfallet är 95 procent. Leverantörstroheten för 2012 är 75,4 procent. Sjukhusets mål var att nå 90 procent. Viktigt att nämna i sammanhanget är att de inköpskostnader som är föremål för mätning är endast de som går via extern faktura. Dessa utgör en mindre del av sjukhusets kostnader. Inkluderas andra inköpskanaler och kostnader, främst då sådant som passerar Regionservice uppnås och passeras 90 procent. En svårighet med att mäta på detta område är att det att regionen är avtalslös på vissa områden vilket systematiskt inte går att avläsa. Detta blir en falsk otrohet ur förvaltningens perspektiv. Kontroll av nya leverantörer Inga stickprover har gjorts. Marknadsplatsens införande Marknadsplatsen är regionens nya beställningssystem som införts av E- handelsprojektet. I spåren av införandet är det fortfarande stora problem med de ekonomiska sambanden. Fakturor fattas i bokföringen och oklarheter finns i hur systemet fungerar och vad attestanter ska göra. Detta påverkar också säkerheten i avgivna prognoser även om sjukhuset försöker kompensera för detta i beräkningsarbetet.
Sida 3(4) Datum 2013-02-05 Diarienummer 283-2011:L133 Kontroll av internetbetalningar Hittills bara två vilka har rapporterats tidigare. Mobiltelefoner Dåvarande telefonväxeln skötte registerhållningen av sjukhusets mobiltelefoner. Denna verksamhet återfinns nu hos Regionservice och något register förs inte längre. Lämpligen tas kontakt med Regionservice för att återställa rutinen. TV-Inköp Sjukhuset har efter interna diskussioner bytt leverantör av TV-apparater. Utrustandet av T-huset innebär ett inköp av 144 stycken. Bedrägliga leverantörer Två leverantörers försök till bedrägerier under hösten har fortfarande inte lett till rättsligt efterspel. Även om det kanske är för tidigt att säga att ärendet är avklarat så verkar det som sjukhusets kraftiga reaktion på dessa varit framgångsrikt. Tolkkostnader Granskning har gjorts på 78 fakturor från Stockholms tolkförmedling. Leverantören varierar i hur man debiterar tiden mellan olika kunder och tillfällen på sjukhuset. För närvarande har VGR inget avtal med tolkförmedlingar vilket gör det svårt att fastsälla vad som är korrekt fakturering. Ekonomienheten har tagit kontakt med leverantören och påtalat inkonsekvent fakturering. Företaget har sagt att de har fakturerat fel, en del krediteringar har gjorts men det som återstår nu är att ta fram en förteckning med våra kundnummer så alla fakturor kan kontrolleras.
Sida 4(4) Datum 2013-02-05 Diarienummer 283-2011:L133 Attestregler Genomgång är gjord av attestregelverket i Marknadsplatsen och cirka 300 attestregler har inte hanterats korrekt av E-handelsprojektet. Attestregler som är korrekt registrerade i ekonomisystemet av förvaltningen har inte lästs över till Marknadsplatsen. Risken för att oegentlighet skall ha skett är sannolikt mycket liten men däremot försvåras det dagliga arbetet i verksamheten med beställningar samt att onödigt dubbelarbete uppstår i administrativa funktioner. Ekonomistab Bengtåke Johansson Ekonomichef
Sida 1(1) Missiv Datum 2013-02-05 Diarienummer 283-2011:L133 Ekonomistab Handläggare Bengtåke Johansson Telefon 033 616 10 00 E-post sas@vgregion.se Till styrelsen för Intern kontroll 2013 för Förvaltningen har arbetat fram en plan för intern kontroll 2013. Uppföljningen av 2012 års plan har rapporterats till styrelsen vid tre tillfällen. Den ordningen föreslås gälla även under 2013. Styrelsen för föreslås besluta att fastställa planen för intern kontroll vid 2013, samt att ge sjukhusdirektören uppdraget att till styrelsen rapportera om intern kontroll i maj, oktober och februari. Thomas Wallén Sjukhusdirektör Bengtåke Johansson Ekonomichef POSTADRESS: 501 82 Borås BESÖKSADRESS: SÄS Borås, Brämhultsvägen 53 SÄS Skene, Varbergsvägen 50 TELEFON: SÄS Borås, vx 033-616 10 00 SÄS Skene, vx 0320-77 80 00 HEMSIDA: www.vgregion.se/sas E-POST: sas@vgregion.se
Sida 1(2) Tjänsteutlåtande Datum 2013-02-05 Diarienummer 283-2011:L133 Ekonomistab Handläggare Olof Johansson Telefon 033 616 10 00 E-post sas@vgregion.se Till sjukhusdirektören Intern kontroll 2013 Bakgrund Enligt kommunallagens sjätte kapitel skall nämnderna var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De skall också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Detsamma gäller när vården av en kommunal angelägenhet har lämnats över till någon annan. En vanlig övergripande definition av Intern kontroll som bl.a. används av Revisionsenheten i VGR är den process som tillämpas för att uppnå målen: effektiv verksamhet efterlevnad av föreskrifter och beslut tillförlitlig återrapportering av verksamhetens resultat Enkelt uttryck är att intern kontroll handlar om ordning och reda. I SOU (Statens offentliga utredningar) anges att syftet med kontrollen är att säkra en effektiv förvaltning och att undgå allvarliga fel. En god intern kontroll kan således bidra till ändamålsenligheten stärks och att verksamheten med medborgarnas bästa för ögonen bedrivs effektivt och säkert. Intern kontroll kan förebygga att oegentligheter och avvikelser sker samt är också ett sätt att skydda medarbetarna. Nedan anges de planerade aktiviteterna för 2013. I bilagor finns handlingsplaner för intern kontroll. Regionens prioriterade mål och uppdrag För att öka möjligheten till fokusering på olika utvecklingsområden, mål och uppdrag som ges till sjukhuset kommer från och med 2013 regionens prioriterade mål och uppdrag att hanteras inom ramen för arbetet med intern kontroll. Praktiskt innebär detta att måluppfyllelse kommer att rapporteras POSTADRESS: 501 82 Borås BESÖKSADRESS: SÖDRA ÄLVSBORGS SJUKHUS Borås, Brämhultsvägen 53 SÖDRA ÄLVSBORGS SJUKHUS Skene, Varbergsvägen 50 TELEFON: SÖDRA ÄLVSBORGS SJUKHUS Borås, vx 033-616 10 00 SÖDRA ÄLVSBORGS SJUKHUS Skene, vx 0320-77 80 00 HEMSIDA: www.vgregion.se/sas E-POST: sas@vgregion.se
Sida 2(2) Datum 2013-02-05 Diarienummer 283-2011:L133 till styrelsen vid de tidpunkter internkontrollplanen behandlas. I bilaga finns mål och uppdrag dokumenterade tillsammans med rapporttidpunkter och ansvariga tjänstemän. Budget och uppföljning Årets uppföljning och prognos. Reflektion över arbetet med underskottsproblematiken görs löpande med tillhörande prognosvärdering. Inköp Leverantörstrohet följs i enlighet med 2012. God ekonomisk hushållning Granskning av förtroendekänsliga poster. Stickprov på konto 4391 som avser utlägg som personal gör själva och där bokföringen görs i lönesystemet. Underlagen går till Löneservice (Regionservice) vilket också innebär en viss granskning av deras arbete. Stickprov på konto 4631 som personalrepresentation. Rutiner hos ambulansen Inventering av vilka rutiner Ambulansverksamheten har för att följa däck och bränsleförbrukning på respektive bil. Bevakning av ekonomiservice hos Regionservice Fortsatt uppsamling av synpunkter av deras leverans. De genomför återigen chefsbyte och omorganisation. Marknadsplatsen Systemets brister avseende fakturering och redovisning och tillhörande brist på användarvänlighet är noterade. Påverkan på god redovisningssed och prognossäkerhet följs löpande upp. Attest Stickprov på leverantörsfakturor avseende attest av egna kostnader t.ex. resor och mobiltelefon. Kontroll av internetbankbetalningar Alla internetbanksbetalningar kontrolleras då detta inte är en ordinarie betalningsväg. Ekonomistab Bengtåke Johansson Ekonomichef
Bilaga Internkontrollplan: Prioriterade mål och uppdrag Ekonomi Kansli HR
Västra Götalandsregionen 2013-02-21 VAD HUR ANSVAR HANDLÄGGARE NÄR REGIONENS PRIORITERADE MÅL OCH UPPDRAG Internkontrollplan - regionens prioriterade mål 1 Alla verksamheter som Västra Götalandsregionen bedriver i Martti Valkonen 9 april, 9 sept samt årsredov. egen regi eller finansierar ska ingå i tillgänglighetsdatabasen Invånarnas psykiska välbefinnande ska öka Peter Häyhänen Agneta Olofsson 9 april, 9 sept samt årsredov. Andelen överviktiga och feta barn ska vara lägst i Sverige Antalet självskador och självmordsförsök ska minska Suzanne Guregård, Peter Häyhänen Suzanne Guregård Bengt-Arne Andersson BUP, Agneta Olofsson Bengt-Arne Andersson 9 april, 9 sept samt årsredov. 9 april, 9 sept samt årsredov. Antalet resta mil i tjänsten ska minska Martti Valkonen MariAnn Pettersson 9 april, 9 sept samt årsredov. Användningen av miljö- och hälsofarliga kemikalier i den Martti Valkonen MariAnn Pettersson 9 april, 9 sept samt årsredov. egna verksamheten ska fasas ut Alla verksamheter ska arbeta systematiskt med Martti Valkonen MariAnn Pettersson 9 april, 9 sept samt årsredov. miljöledningssystem Antalet standardiserade och genomförda vårdprocesser ska öka Peter Häyhänen 9 april, 9 sept samt årsredov. Förekomsten av vårdrelaterade infektioner inom Peter Häyhänen Hans Ahrne 9 april, 9 sept samt årsredov. slutenvården ska minska Förekomsten av riskfyllda läkemedelskombinationer ska Lars Rex 9 april, 9 sept samt årsredov. minska Patientens delaktighet i vården ska öka Peter Häyhänen 9 april, 9 sept samt årsredov. Allt utvecklingsarbete inom hälso- och sjukvården ska innehålla ett normkritiskt perspektiv Alla patienter ska erbjudas vård inom de fastställda garantitiderna Mer av den nära vården ska erbjudas patienten i hemmet genom ökad samverkan mellan kommunal och regional vård Peter Häyhänen Peter Häyhänen, Bengtåke Johansson Suzanne Guregård 9 april, 9 sept samt årsredov. 9 april, 9 sept samt årsredov. 9 april, 9 sept samt årsredov. Måltalen för väntetider på akutmottagningar ska uppnås Maria Dalemar Marie Gardtman 9 april, 9 sept samt årsredov. Överbeläggningarna ska minska på samtliga sjukhus Lars Rex 9 april, 9 sept samt årsredov.
Västra Götalandsregionen 2013-02-21 Västra Götalandsregionen ska klara sin egen kompetensförsörjning Löneskillnaderna mellan män och kvinnor ska minska Heltid ska vara norm vid tillsvidareanställning Alla verksamheter ska ha kostnadskontroll och redovisa ekonomisk balans Alla verksamheter ska öka sin produktivitet och effektivitet Utförarstyrelserna ska i dialog med beställarna säkerställa att effektiviseringskravet inte hanteras som ett generellt sparbeting som fördelas jämnt över hela organisationen. Internkontrollplan - regionens prioriterade mål 2 Agneta Hallberg Hansson Agneta Hallberg Hansson Agneta Hallberg Hansson Bengtåke Johansson Bengtåke Johansson Bengtåke Johansson 9 april, 9 sept samt årsredov. 9 april, 9 sept samt årsredov. 9 april, 9 sept samt årsredov. 9 april, 9 sept samt årsredov. 9 april, 9 sept samt årsredov. 9 april, 9 sept samt årsredov.
Västra Götalandsregionen 2013-02-05 Internkontrollplan - ekonomi 1 Rutin/system Kontrollmoment Ansvarig tjänsteman Kontrollansvar Frekvens Avvikelser rapporteras till Styrdokument God ekonomisk Verksamheten skall bedrivas Samtliga chefer Ekonomichef Löpande Sjukhusdirektör Kommunallag (1991:900) 8 kap hushållning kostnadseffektivt och kostnaderna Hela staben skall vara ändamålsenliga. Men även dimensionering av verksamheten samt ek balans Del- och årsbokslut Att lagar och anvisningar Redovisningschef Ekonomichef Löpande Sjukhusdirektör Lag om kommunal redovisning (1997:614) följs Bokföringslag (1999:1078) Budget Att lagar och anvisningar Budgetchef/ControllercEkonomichef Löpande Sjukhusdirektör Kommunallag (1991:900) 8 kap följs Controllers Regionala anvisningar Ekonomihandboken www.intrasas.vgregion.se/ekonomienhet Verksamhets- och Att uppföljning sker enligt Chefscontroller Ekonomichef Löpande Ekonomichef Lag om kommunal redovisning (1997:614) ekonomiuppföljning anvisningar Controller Controllerchef Regionala anvisningar Interna anvisningar Försäljnings- Kontrollera att försäljning inte sker Utsedd tjänsteman Redovisningschef Stickprov Ekonomichef verksamhet utan synnerliga skäl (Samtliga inom staben) Att försäljning inte är konkurrens- Utsedd tjänsteman Redovisningschef Stickprov Ekonomichef Konkurrenslagen (2008:579) begränsande (Samtliga inom staben) Inköp Avtalstrohet Attestant Inköpscontroller och Löpande Ekonomichef Lagen om offentlig upphandling (2007:1091) Att inköp föregås av upphandling, controllers Regionservice, inköp skall anlitas Jäv Finns VGR-anställda i Bolagsverket Utsedd tjänsteman Redovisningschef Stickprov Ekonomichef Brottsbalken (1962:700) 17 kap 7 till företag som levererar? Mutor Allmän kontroll Utsedd tjänsteman Redovisningschef Löpande Ekonomichef Brottsbalken (1962:700) 20 kap 2 * Leverantörer Kanslichef * Patient sida 1 av 7
Västra Götalandsregionen 2013-02-05 Internkontrollplan - ekonomi 2 Rutin/system Kontrollmoment Ansvarig tjänsteman Kontrollansvar Frekvens Avvikelser rapporteras till Styrdokument Avstämning Månatlig avstämning av saldon för Utsedd tjänsteman Utsedd tjänsteman Månatligen Redovisningschef Lag om kommunal redovisning (1997:614) balanskonto att säkerställa rättvisande bild. Bokföring och av- Att regler för avskrivning Utsedd tjänsteman Redovisningschef Löpande Ekonomichef Lag om kommunal redovisning (1997:614) skrivning av anlägg- och gällande finanspolicy Bokföringslag (1999:1078) ningstillgångar följs Investeringar Att korrekt investeringsbeslut Controllers Budgetchef Löpande Ekonomichef föreligger Att kontering skett på invest- Ekonomiassistent Utsedd tjänsteman Löpande Redovisningschef eringskonto Att alla investeringar Redovisningschef Budgetchef Årligen Ekonomichef som skall finansieras med internlån är finansierade Att rätt investeringar Ekonomiassistent Utsedd tjänsteman Löpande Redovisningschef finns i anläggningsregistret Att beslut finns vid försäljning Handläggande Budgetchef Löpande Ekonomichef av anläggningstillgångar tjänsteman sida 2 av 7
Västra Götalandsregionen 2013-02-05 Internkontrollplan - ekonomi 3 Rutin/system Kontrollmoment Ansvarig tjänsteman Kontrollansvar Frekvens Avvikelser rapporteras till Styrdokument Betalningar Att betalningar sker i enlighet Utsedd tjänsteman Redovisningschef Löpande Ekonomichef Attest- och utanordningsreglemente med attest- och utanordnings- för Västra Götaland. reglemente www.intra.vgregion.se/ekonomisidorna Att register finns över personer Utsedd tjänsteman Redovisningschef Löpande Ekonomichef som är behöriga till bankbetalningssystemet. Leverantörsfaktura/ Att aktuell attestförteckning Utsedd tjänsteman Redovisningschef Löpande Ekonomichef Attest- och utanordningsreglemente utanordning/attest finns upprättad och registrerad för Västra Götaland. i fakturaportalen. www.intra.vgregion.se/ekonomisidorna Uppläggning av ny attestant Ekonomihandboken www.intrasas.vgregion.se/ekonomienhet Att attestreglemente efterlevs: Utsedd tjänsteman Redovisningschef Stickprov Ekonomichef Attest- och utanordningsreglemente * Inte lämna ut lösenord och controllers för Västra Götaland. * Ej attestera i beroendeställning Ekonomiassistent www.intra.vgregion.se/ekonomisidorna * Ej attestera egna fakturor, ex mobil, utbildning etc Att program och deltagarförteckning Ekonomiassistent Utsedd tjänsteman Löpande Redovisningschef Lag om kommunal redovisning (1997:614) finns på konferenser mm Att rätt kontering av Ekonomiassistent Utsedd tjänsteman Stickprov Redovisningschef Regionala riktlinjer på konto och motpart sker www.intrasas.vgregion.se/ekonomienhet www.intra.vgregion.se/ekonomisidorna Att reglerna för moms- Ekonomiassistent Utsedd tjänsteman Löpande Redovisningschef Momsavsnitt med bilagor redovisning följs www.intra.vgregion.se/ekonomisidorna www.skatteverket.se Mervärdesskattelag 1994:200 Att leverantörsfakturor ankomst- Ekonomiassistent Redovisningschef Löpande Ekonomichef Bokföringslag 1999:1078 registreras och registreras på Mervärdesskattelag 1994:200 angivet ansvar Att från registrering av faktura Utsedd tjänsteman Redovisningschef Löpande Ekonomichef Attest- och utanordningsreglemente skall det finnas en bruten för Västra Götaland. betalningskedja www.intra.vgregion.se/ekonomisidorna Kontroll av nya leverantörer via Utsedd tjänsteman Redovisningschef Löpande Ekonomichef Tillämpningsanvisningar till attest- och * Bolagsverket utanordningsreglemente för VGR * Handelsregistret www.intra.vgregion.se/ekonomisidorna * Regionens avtalsregister sida 3 av 7
Västra Götalandsregionen 2013-02-05 Internkontrollplan - ekonomi 4 Rutin/system Kontrollmoment Ansvarig tjänsteman Kontrollansvar Frekvens Avvikelser rapporteras till Styrdokument Projekt Att det finns tydliga Verksamhetschef Controllers Löpande Redovisningschef/ Ekonomiriktlinje nr 6 2008 Kostnadsställe beslutsunderlag utifrån Controllerchef för projekt syfte och mål Ekonomiriktlinje nr 10 2008 Projekt www.intrasas.vgregion.se/ekonomienhet Att beslutade projekt Verksamhetschef Controllers Löpande Redovisningschef/ Metodbeskrivning - kliniska prövningar av dokumenteras, följs upp Controllerchef läkemedel både gällande ekonomi och www.intrasas.vgregion.se/sjukvårdsstrategiskverksamhet samt stab/kliniska prövningar återrapporteras Projektredovisning, regelverk www.intra.vgregion.se/ekonomisidorna sida 4 av 7
Västra Götalandsregionen 2013-02-05 Internkontrollplan - ekonomi 5 Rutin/system Kontrollmoment Ansvarig tjänsteman Kontrollansvar Frekvens Avvikelser rapporteras till Styrdokument Patientintäkter Redovisningar från Ekonomiassistent Utsedd tjänsteman Löpande Redovisningschef Patientavgiftshandboken Öppen vård klinikernas öppenvårds- www.intra.vgregion.se/regionkansliet/hälsomottagningar och sjukvårdsavdelningen/kanslienhet Patientintäkter Filöverföring från klinikerna, Ekonomiassistent Utsedd tjänsteman Stickprov Redovisningschef sluten vård angående patientfakturering Intäkter Underlag från SURF, manuella Ekonomiassistent Utsedd tjänsteman Stickprov Redovisningschef Riksavtalet för utomlänsvård Såld vård faktureringsunderlag samt Vård av personer från andra länder. faktueringsunderlag från vård- www.skl.se databas. Intäkter lab, röntgen Underlag från medicinsk Ekonomiassistent Utsedd tjänsteman Månadsvis Redovisningschef service Handkassor Handkassor hanteras enligt Ekonomiassistent Utsedd tjänsteman Löpande Redovisningschef Ekonomihandboken gällande regler www.intrasas.vgregion.se/ekonomienhet Revision av handkassor Ekonomiassistent Utsedd tjänsteman Min 1 gång/år Redovisningschef Ekonomihandboken www.intrasas.vgregion.se/ekonomienhet Växelkassor Växelkassor hanteras Ekonomiassistent Utsedd tjänsteman Löpande Redovisningschef Patientavgiftshandboken enligt gällande regler www.intra.vgregion.se/regionkansliet/hälsooch sjukvårdsavdelningen/kanslienhet Ekonomihandboken www.intrasas.vgregion.se/ekonomienhet Revision av växelkassor utförs Ekonomiassistent Utsedd tjänsteman Min 1 gång/år Redovisningschef Ekonomihandboken www.intrasas.vgregion.se/ekonomienhet sida 5 av 7
Västra Götalandsregionen 2013-02-05 Rutin/system Kontrollmoment Ansvarig tjänsteman Kontrollansvar Frekvens Internkontrollplan - ekonomi 6 Avvikelser rapporteras till Styrdokument Externa konsulter Att F-skattsedel finns om ut- Respektive chef Utsedd tjänsteman Löpande Redovisningschef Ekonomihandboken betalning skall göras via faktura Ekonomiassistent www.intrasas.vgregion.se/ekonomienhet Om F-skattsedel saknas, görs www.skatteverket.se/skatter utbetalning via lön Socialavgiftslag (2000:980) 2 kap 5 Representation Att gällande regler för Attestant Utsedd tjänsteman Stickprov Redovisningschef Ekonomihandboken representation följs www.intrasas.vgregion.se/ekonomienhet www.skatteverket.se/skatter/traktamenten Inkomstskattelagen (1999:1229) Mobiltelefoner Att det finns ett aktuellt Ansvarig tjänsteman Utsedd tjänsteman Löpande Redovisningschef Ekonomihandboken register över mobiltelefoner vid telefonväxeln www.intrasas.vgregion.se/ekonomienhet Att gällande regler följs Utsedd tjänsteman Redovisningschef Stickprov Ekonomichef Ekonomihandboken www.intrasas.vgregion.se/ekonomienhet Möbelförråd Att lagerredovisning finns Chef för lokalavd Utsedd tjänsteman Stickprov Redovisningschef Borås/Skene sida 6 av 7
Västra Götalandsregionen 2013-02-05 Rutin/system Kontrollmoment Ansvarig tjänsteman Kontrollansvar Frekvens Internkontrollplan - ekonomi 7 Avvikelser rapporteras till Styrdokument Leasade och ägda Att förteckning finns upprättad Ansvarig tjänsteman Utsedd tjänsteman 2 gånger /år Redovisningschef Ekonomihandboken bilar över leasade och ägda bilar. vid transportenheten www.intrasas.vgregion.se/ekonomienhet eller verksamhet där bilar finns Att körjournaler finns till varje bil Ansvarig tjänsteman Utsedd tjänsteman 2 gånger /år Redovisningschef Ekonomihandboken vid verksamheten www.intrasas.vgregion.se/ekonomienhet Bensinkort Att det finns ett aktuellt Ansvarig tjänsteman Utsedd tjänsteman 2 gånger/år Redovisningschef Riktlinje för kontokort och inköpskort register över befintliga vid transportenheten www.intra.vgregion.se/ekonomisidorna/ bensinkort ekonomihandbok sida 7 av 7
Västra Götalandsregionen 2013-02-05 Internkontrollplan - kansli 1 Rutin/system Kontrollmoment Ansvarig tjänsteman Kontrollansvar Frekvens Avvikelser rapporteras till Styrdokument Organisation Att alla skrivelser diarieförs Handläggande Kanslichef Löpande Kanslichef Lokal dokumentplan, dnr 142-2005:L105 tjänsteman Att det finns tydliga Handläggande Kanslichef Löpande Kanslichef Riktlinje för ärendeberedning, dnr 39-2005:D 013 Postöppning beslutsunderlag tjänsteman Ärendeberedning Delegationsordning Att beslut fattas av behörig Handläggande Kanslichef Löpande Sjukhusdirektör Delegationsordning, dnr 607-2007:L115 medarbetare tjänsteman Att beslut dokumenteras och Handläggande Kanslichef Löpande Sjukhusdirektör Riktlinje för ärendeberedning, dnr 39-2005:D 013 diarieförs tjänsteman Att lokaldokumentplan följs Handläggande tjänsteman Kanslichef Löpande Kanslichef Lokal dokumentplan, dnr 142-2005:L105 sida 1 av 1
Västra Götalandsregionen 2013-02-05 Internkontrollplan - personal 1 Rutin/system Kontrollmoment Ansvarig tjänsteman Kontrollansvar Frekvens Avvikelser rapporteras till Styrdokument/källa Arbetsmiljö Att lagar, avtal och riktlinjer följs HR-specialist HR-chef Stickprov Personalchef Arbetsmiljölagen samt gällande regelverk VGR. Anställningar som upphör Attesterad/signerad bevakningslista HR-specialist HR-chef Stickprov Personalchef Förvaltningskontroll i löneutbetalningsprocessen, RSK 622-2010 Arbetad ATL-tid Attesterad/signerad övertidsjournal HR-specialist HR-chef Stickprov Förhandlingschef Förvaltningskontroll i löneutbetalningsprocessen, RSK 622-2010 Arbetad ATL-tid Kontroll av intjänad ATL-tid HR-specialist HR-chef En gång/år Personalchef/ förhandlingschef Avgång Att avgång HR-specialist HR-chef Löpande Personalchef rapporterats/uppsägningshandling finns Arbetstidslagen (ATL) Allmänna bestämmelser (AB) Bemanningsföretag Att upphandlade avtal efterlevs. HR-specialist HR-chef Stickprov Personalchef/ Regionens ramavtal. förhandlingschef Bisyssla Inhämta uppgifter om bisyssla Kontrollera att bisysslan ej HR-specialist HR-chef Stickprov Sjukhusdirektör Riktlinjer avseende bisysslor för anställda inom VGR (RSK32-2004) strider mot gällande avtal Frånvaro som upphör Attesterad/signerad bevakningslista HR-specialist HR-chef Stickprov Personalchef Förvaltningskontroll i löneutbetalningsprocessen, RSK 622-2010 Förmåner Att regelverket följs HR-specialist HR-chef Stickprov Personalchef/ förhandlingschef Riktlinjer avseende förmåner i tjänsten (d.nr. 392-2010:P105) Heroma Ingående och utgående saldo för komp- och flextid Intjänad och uttagen komp- och flextid Att registrering i Heroma (som t ex etiketter, BAS, kodning) utförs på ett korrekt sätt. Attesterad/signerad tjänstgöringsuppgift Attesterad/signerad tjänstgöringsuppgift HR-specialist HR-chef Stickprov Personalchef/ förhandlingschef HR-specialist HR-chef Stickprov Personalchef/ förhandlingschef HR-specialist HR-chef Stickprov Personalchef/ förhandlingschef Likabehandling Att lagar, avtal och riktlinjer följs HR-specialist HR-chef Personalchef/ förhandlingschef Lön utbetalas på rätt Attesterad/signerad HR-specialist HR-chef Stickprov Personalchef/ ansvar och med utanordningslista förhandlingschef rimliga belopp Gällande regelverk för VGR. Förvaltningskontroll i löneutbetalningsprocessen, RSK 622-2010 Förvaltningskontroll i löneutbetalningsprocessen, RSK 622-2010 Kollektivavtal om flexibel arbetstid dnr 22-2010:P130 Diskrimineringslagarna samt gällande regelverk VGR. Förvaltningskontroll i löneutbetalningsprocessen, RSK 622-2010 sida 1 av 2
Västra Götalandsregionen 2013-02-05 Internkontrollplan - personal 2 Rutin/system Kontrollmoment Ansvarig tjänsteman Kontrollansvar Frekvens Avvikelser rapporteras till Styrdokument/källa Löneglidning Löneutveckling i revision ställs mot den totala löneutvecklingen under kalenderåret HR-specialist HR-chef En gång/år Personalchef/ förhandlingschef Ny riktlinje inom kort Rutin/system Kontrollmoment Ansvarig tjänsteman Kontrollansvar Frekvens Avvikelser rapporteras till Styrdokument/källa Lönetillägg Omfattningen av utbetalda HR-specialist HR-chef En gång/år Personalchef Ny riktlinje inom kort lönetillägg Rekrytering Att beslut finns HR-specialist HR-chef Löpande Personalchef/ förhandlingschef Rekrytering Att lagar, avtal och PA-riktlinjer följs HR-specialist HR-chef Löpande Personalchef/ förhandlingschef Resor Att reseavtal och anvisningar HR-specialist HR-chef Stickprov Personalchef/ Ekonomihandboken följs förhandlingschef Resor Att gällande regler för traktamente och andra ersättningar HR-specialist HR-chef Stickprov Personalchef/ förhandlingschef Inkomstskattelagen (1999:1229) Regionens recepolicy Färdtidsersättning enligt AB Uttag av minst 20 semdgr samt kvarvarande dagar mer än 40, som bör tas ut före årsskiftet Attesterad/signerad semesterlista HR-specialist HR-chef Stickprov Personalchef Förvaltningskontroll i löneutbetalningsprocessen, RSK 622-2010 Uttag av minst 20 semdgr samt kvarvarande dagar mer än 40, som bör tas ut före årsskiftet Kontroll av uttagna semesterdagar. HR-specialist HR-chef En gång/år Personalchef Semesterlagen (1977:480) Allmänna bestämmelser (AB) sida 2 av 2
Sida 1(1) Missiv Datum 2013-02-04 Diarienummer 5-2013:L131 Kanslienhet Handläggare Henrik Hermansson Telefon 033 616 10 00 E-post sas@vgregion.se Till styrelsen för Delegeringsordning för Delegationsordningen för har funnits i dess nuvarande form sedan ett flertal år. Upprepade revideringar har genomförts. Med utgångspunkt från en regional mall har nu ordningen arbetats om. En bland flera förändringar är att nu tala om delegeringsordning istället för delegationsordning. I bilaga finns förvaltningschefens vidaredelegering som följer av styrelsens delegeringsordning. Styrelsen för föreslås härmed besluta att fastställa delegeringsordning för att gälla från och med den 1 april 2013. Thomas Wallén Sjukhusdirektör Maria Bohlin Kommunikationschef POSTADRESS: 501 82 Borås BESÖKSADRESS: SÖDRA ÄLVSBORGS SJUKHUS Borås, Brämhultsvägen 53 SÖDRA ÄLVSBORGS SJUKHUS Skene, Varbergsvägen 50 TELEFON: SÖDRA ÄLVSBORGS SJUKHUS Borås, vx 033-616 10 00 SÖDRA ÄLVSBORGS SJUKHUS Skene, vx 0320-77 80 00 HEMSIDA: www.vgregion.se/sas E-POST: sas@vgregion.se
Klinik/Enhet/Verksamhet/Process Kanslienhet Dokumentansvarig funktion Henrik Hermansson RIKTLINJE Datum Diarienummer Sida 2013-02-04 5-2013:L115 1 (7) Fastställd av styrelsen för 2013-02-20 Delegeringsordning för Styrelsen vid är i kommunalrättslig bemärkelse en nämnd. De lagliga förutsättningarna för delegering finns i 6 kap. 33-38 kommunallagen. Det som från nämnden delegeras i kommunalrättslig mening är rätten att fatta vissa beslut. Varje nämnd ska ha en aktuell delegeringsordning. Det är lämpligt att årligen se över och besluta om delegeringsordning. Valår är det lämpligt att den nya nämnden beslutar om delegeringsordningen. Förvaltningschefen ansvarar vanligen för att ta fram underlag till nämnden. Delegeringsordning för kompletteras av förvaltningschefens vidaredelegeringar. Det är förvaltningschefen som beslutar om vidaredelegation på de punkter där nämnden/styrelsen har angivit att vidaredelegering kan ske. Detta dokument består av tre huvuddelar - Förutsättningar för delegering - Delegering av beslutanderätt vid för - Instruktion till delegat Förutsättningar för delegering Nämnddelegering En nämnd får uppdra åt ett utskott, åt en ledamot eller ersättare eller åt en anställd i Västra Götalandsregionen att besluta på nämndens vägnar. Delegering kan avse en hel ärendegrupp eller ett enskilt ärende. Delegeringsförbud Det går inte att delegera beslutanderätten till anställd och förtroendevald i förening så kallad blandad delegering, det går inte heller att delegera beslutanderätten till ett presidium och vissa ärenden får inte delegeras. Ärenden som inte får delegeras av nämnden: Ärenden avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet Dokumentbenämning Delegeringsordning för Södra Älvsborg Sjukhus
Klinik/Enhet/Verksamhet/Process Kanslienhet Dokumentansvarig funktion Henrik Hermansson RIKTLINJE Datum Diarienummer Sida 2013-02-04 5-2013:L115 2 (7) Fastställd av styrelsen för 2013-02-20 Framställningar eller yttranden till fullmäktige Yttranden med anledning av att beslut av nämnden i dess helhet eller av fullmäktige har överklagats Ärenden som rör myndighetsutövning mot enskilda, om de är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt Ärenden som har väckts genom medborgarförslag och som överlåtits till nämnden Vissa ärenden som anges i särskilda föreskrifter Anmälningsskyldighet Nämnden har det yttersta ansvaret för verksamheten. Beslut som fattas med stöd av delegering ska därför anmälas till nämnden. Det är nämnden som bestämmer hur anmälan ska ske. Brådskande ärenden En nämnd får uppdra åt ordföranden eller en annan ledamot som nämnden har utsett att besluta på nämndens vägnar i ärenden som är så brådskande, att nämndens avgörande inte kan avvaktas. Sådana beslut ska anmälas vid nämndens nästa sammanträde. Vidaredelegering Om en nämnd uppdrar åt en förvaltningschef inom nämndens verksamhetsområde att fatta beslut, får nämnden överlåta åt förvaltningschefen att i sin tur vidaredelegera beslutanderätten, dvs. förvaltningschefen uppdrar åt en annan anställd att besluta i stället. En delegering kan vidaredelegeras endast i ett led. Nämnden bestämmer hur anmälan ska ske. Återkallelse av delegering Nämnden kan när som helst återkalla en delegering eller föregripa ett beslut i ett visst ärende genom att ta över ärendet från delegaten och själv fatta beslut. Både nämnden och förvaltningschefen som fått rätt att vidaredelegera ett beslut kan återkalla vidaredelegeringen eller föregripa ett beslut som vidaredelegeras genom att själv fatta beslut i ärendet. Dokumentbenämning Delegeringsordning för Södra Älvsborg Sjukhus
Klinik/Enhet/Verksamhet/Process Kanslienhet Dokumentansvarig funktion Henrik Hermansson RIKTLINJE Datum Diarienummer Sida 2013-02-04 5-2013:L115 3 (7) Fastställd av styrelsen för 2013-02-20 Delegeringsbeslut eller verkställighetsbeslut Kommunallagen skiljer mellan beslut som delegeras (delegeringsbeslut) och beslut som innebär ren verkställighet. Gränsdragning mellan delegering och ren verkställighet är emellertid inte helt klart. Några skillnader kan dock uppmärksammas. Delegeringsbeslut Delegering innebär att överföra beslutanderätten från en nämnd till en delegat (= den person som på nämndens vägnar har fått rätt att besluta i visst ärende). Ett delegeringsbeslut kännetecknas att det finns alternativa lösningar och att vissa överväganden och bedömningar måste göras av beslutsfattaren innan beslut fattas. Beslut som fattas med stöd av delegering är juridiskt sett ett nämndbeslut och kan inte ändras av nämnden. Ett beslut som fattas med stöd av delegering kan laglighetsprövas. Det innebär att delegatens beslut kan överklagas i allmän förvaltningsdomstol på samma sätt som nämndens beslut. Verkställighetsbeslut Verkställighetsbeslut kännetecknas av att utrymme saknas för alternativa lösningar eller självständiga bedömningar. Verkställighetsbeslut är beslut av rutinmässig art som regelmässigt fattas av de anställda i kraft av deras tjänsteanställning. Verkställighetsbeslut grundar sig på tillämpning av tidigare beslut, policy och riktlinjer, lagstiftning, regel i avtal och arbetsbeskrivningar. Verkställighetsbeslut kan inte överklagas i allmän förvaltningsdomstol enligt kommunallagens bestämmelser. Verkställighetsbeslut behöver inte anmälas. Anmälan av beslut till styrelsen för Samtliga delegeringsbeslut vid sjukhuset, oavsett om de är vidaredelegerade av förvaltningschefen eller ej, ska anmälas. Vid styrelsens möten finns alltid punkten anmälningsärenden. Till den lista som redovisas vid denna punkt läggs förteckningar över beslut inom ekonomi- respektive personalområdet samt enskilda delegeringsbeslut. Styrelsens sekreterare ansvarar för att rutinen upprätthålls. Dokumentbenämning Delegeringsordning för Södra Älvsborg Sjukhus