SVENSKA BASKETBOLLFÖRBUNDET Administrativa uppgifter Ungdomslandslagsledare 2016-06-12
Administrativa uppgifter Ungdomslandslagsledare Sida 1 av 11 Innehållsförteckning KALLELSER... 2 ICE LISTOR / KONTAKTUPPGIFTER... 3 RESOR... 3 BASKETHOTELL / RESULTATREDOVISNING... 4 SIDELINE... 4 SKADEJOURNAL... 5 DOPINGINFO... 5 FIBA LICENSER... 5 REDOVISNING/EKONOMI... 6 HEAD OF DELEGATION... 7 KOMMUNIKATION... 7 FÖRSÄKRINGSFRÅGOR... 7 AVRAPPORTERING OCH UTVÄRDERING... 8 MATERIAL... 8 STABSFÖRDELNING... 9 TRUPPLISTA... 9 VIKTIGA DATUM FÖR MÖTEN OCH KALLELSER/TRUPPLISTOR (KAN JUSTERAS UNDER ÅRET)... 10
Administrativa uppgifter Ungdomslandslagsledare Sida 2 av 11 Kallelser Skickas ut av ledaren som även tar emot spelarnas bekräftelser. Ledaren justerar kallelsen efter sitt lags förutsättningar samt fyller på med spelare i bokstavsordning efter förnamn. Läs igenom kallelsen noggrant innan den skickas ut. Kopiera in kallelsens text i e-mail meddelandet samt bifoga kallelsen som pdf fil. Kallelsen ska skickas enligt följande: Till: det aktuella landslagets ledarstab (coacher + fysios) Kopia: jonte.karlsson@basket.se; per.kallman@basket.se; lena.wallin-kantzy@basket.se; henrik.smedberg@basket.se; camilla.osth@basket.se; basket@basket.se; dimitrios.panagiotopoulos@basket.se; torbjorn.lyrstrom@basket.se; rapport@rf.se; giona.alari@gmail.com; anders.jacobsson@basket.se Hemlig kopia: till spelare, föräldrar (upp t.o.m. U18 lagen), klubbcoach, aktuella RIG & NIU tränare, eventuella ageneter. Nacka / Södertälje & BSBC / Valborg / Ängelholm / Mark & CI / Luleå & NSDBC Läger där flera lag samlas kallelsemall skapas centralt och skickas till ledare minst en vecka innan datumet då kallelsen ska skickas ut till spelarna. Övriga läger Vid läger som är unika för varje lag skapar ledaren kallelsen utifrån den kallelsemall som finns på basket.se/landslagsinfo under program och kallelser/för coacher. Questback Inför de gemensamma lägren ovan får spelarna fylla i ett frågeformulär. Via dessa samlar vi in kontaktinformation, ICE kontakter, information om ev skadesituation etc. De spelare som fyllt i ett formulär tidigare under landslagssäsongen fyller endast i delen kring skador. Informationen sammanställs och sparas centralt. Om svar saknas från spelare så kontaktas den ansvarige ledaren från centralt håll för att skicka ut en påminnelse till spelare. Om kontaktinfo etc. ändras för en spelare så ska det rapporteras till office@basket.se. Den skaderelaterade information som rapporteras in överses av Skadestyrgruppen, som avgör om det är lämpligt att spelaren deltar på det aktuella lägret enligt följande: 1. Skadestyrgruppen gör bedömning av spelare via personlig kontakt eller via delegering till annan, lokal, fysio. 2. Skadestyrgruppen meddelar landslagsansvarige som i sin tur meddelar landslagscoach om beslut kring spelarens deltagande. 3. Coachen meddelar aktuell spelare om beslut och kallar vid behov in reserv Skador som inträffar efter att questbacken är ifylld alternativt vid enskilda läger ska rapporteras av spelaren till lanslagscoach/fysio. Kommer info till coach ska den förmedlas omgående till landslagsfysion som kontaktar spelare och avgör om deltagande är lämpligt (med hjälp av skadestyrgruppen vid behov)
Administrativa uppgifter Ungdomslandslagsledare Sida 3 av 11 Hemmahosboende Används under vissa enskilda läger. Det innebär att spelare som bor på annan ort inkvarteras hos spelare som bor lokalt (vanligen vid läger i Stockholm). Ledare ansvarar för att se till att detta fungerar genom att ta in vilka familjer som har möjlighet att ta emot övernattande gäster och koordinera att alla har någonstans att bo. Deltagaravgifter För alla läger/turneringar för U18 och yngre tas en avgift på 100:- per dag ut. Undantag är vid hemmahosboende och under EM turnering då ingen avgift tas ut (däremot tas avgift för läger/turneringsdagar i anslutning till EM). Deltagaravgiften ska preciseras i kallelsen. Avstämning kommer att skickas ut från kansliet efter sista inbetalningsdag, dvs att allt är inbetalt eller vilka som saknas. Om någon saknas är det ledarens uppgift att jaga in betalning/få kvittot (OK elektroniskt) och meddela återkoppla med inbetalningsdag. Påminn gärna om ni inte fått avstämning/ok. RIG deltagaravgifter Deltagaravgifter tas inte ut för spelare som går på RIG. Dessa avgifter betalas direkt till SBBF via spelarens utbildningspott. ICE Listor / kontaktuppgifter Ledare ska se till att ha en lista med kontaktuppgifter till spelare, föräldrar och klubbcoach samt klubbfysio där det finns. Innan varje landslagsaktivitet ska ICE lista vara uppdaterad för de aktuella spelarna samt lagets ledare. Denna är mycket viktig då den ligger så att alla på förbundskansliet har tillgång till den, ifall något skulle hända under den aktuella aktiviteten. Se även till att alla i den aktuella ledarstaben har tillgång till denna lista. Observera att listan ska uppdateras under landslagsåret. Mall för ICE listan finns på www.basket.se/landslagsinfo under arkiv/dokument. Resor Gruppresor Gruppresor till turneringar och läger utomlands bokas centralt, i de allra flesta fall via Grand Travel Idrottsresor. Beroende på flygbolag etc kan villkoren vara olika för dessa resor avseende namnändringar etc. Vad som gäller vid varje resa kommuniceras till den ansvarige ledaren från SBBF centralt. Namnändringar sköts av den reseansvarige ledaren i respektive lag enligt instruktion för respektive resa. Viktigt att notera att regler/möjligheter för bagage kan variera. I vissa fall går det att boka på extrabagage (för t.ex. fysioväska) i förväg, men ibland måste det bokas/betalas på plats på flygplatsen. Anslutningsresor o Nacka/Södertälje/Norrköping/Ängelholm/Mark/Luleå För samordning och bokning av resor för läger då flera lag deltar ordnas resor centralt då samordning kan vara ekonomiskt fördelaktigt. Vid sena ändringar av deltagare som innebär en avbokning och eller bokning av resa måste ledaren kontakta ansvarig samordnare omgående (företrädesvis via telefonkontakt) eller lösa resan på egen hand. På de läger som en uttagning sker och spelare skickas hem tidigare bokar ledaren resan, via Grand Travel i första hand (se nedan info)
Administrativa uppgifter Ungdomslandslagsledare Sida 4 av 11 o Övriga läger Vid övriga, ej ovan nämnda, läger eller turneringar är det ledarens ansvar att boka resor för deltagare. Resor bokas i första hand via Grand Travel Idrottsresor. För att boka behöver man en resultatenhet (4-siffrig kod) som kostnaden ska läggas mot. Dessa koder kommuniceras ut centralt till respektive lags resebokare. Tänk på att: SBBFs resepolicy ALLTID är att resa så billigt som möjligt inom acceptabla ramar. Ju tidigare man kan boka innebär oftast bättre pris, ledare är ansvarig att resor bokas till ett skäligt pris. Var tydlig gentemot Grand Travel att ungdomspris kan bokas, det innebär att man behöver ha födelsedatum på spelare tillgängligt. Att be Grand Travel kolla tåg vs ungdomspris på flyg på de sträckor det finns. Resor till ev. sommarbostad som medför en merkostnad för förbundet står vi inte för. Ok om det går att ordna till samma pris som till ordinarie hemort. Flyghotell ska i möjligaste mån undvikas, övernattning i samband med sen ankomst/tidig avresa löses företrädesvis med hemmahosboende. Vid sena ändringar på kvällar eller helger måste ledaren boka direkt och göra ett utlägg för resan. Lokala resor Lokala resor ordnas och betalas av spelaren (och ledaren) själv. Kring Storstockholm räknas resor från Uppsala till Södertälje som lokala. Reseprofil För ledare som reser mycket i sitt uppdrag finns möjlighet att sätta upp en reseprofil hos Grand Travel där man lägger in eventuella bonuskort etc. Det underlättar vid bokning och ledarstaben kan komma överens om vilka resor som ledare bokar själv. Enskilda ledare kan även få tillgång till resebokningssystem där resor för sig själv kan bokas online. Även här behövs resultatenhet för bokning. Resor med egen bil Resor med egen bil för ledare är ok om resan blir totalt billigare än att man åker på annat vis. Då utgår milersättning. Försök att samåka/plocka upp andra på vägen så långt det går när det finns plats i bilen. För spelare som får skjuts av förälder utgår inte någon milersättning. Baskethotell / Resultatredovisning Ledare ansvarar för att rapportera slutresultat samt statistik (tydlig bild eller länk till webbsida) till info@basket.se OCH per.kallman@basket.se. Viktigt att resultatet skickas in omgående efter matchens slut. Om statistik saknas ska poänggörare och periodresultat meddelas. Sideline Sideline är ett system med två delar; Analyzer och XPS. Sideline Analyzer - Videoverktyg För att klippa matcher och sätta ihop videoanalys. Många ledare har tillgång till Analyzer via sin klubb, då kan man via den licensen få tillgång till landslagsservern genom kontakt med
Administrativa uppgifter Ungdomslandslagsledare Sida 5 av 11 sideline supporten. Alla landskamper som spelas ska laddas upp av ledaren på landslagsservern. Introduktionsfilm finns på Sideline s hemsida. Sideline XPS träningsdagbok Detta är det verktyg som spelare får tillgång till för att kunna skriva träningsdagbok. Det är ett hjälpmedel för staberna i kommunikationen med spelare och klubbledare kring träningsmängd och träningsinnehåll. Alla landslagsledare kan få tillgång till XPS för sitt lags spelare och en ledare har ett extra ansvar att se till att spelarna rapporterar. Dimman supportar spelare i frågor om hur och kan även hjälpa ledare att navigera. I XPS finns alla testresultat som spelaren gjort inom ll verksamheten. Skadejournal I ett samarbete med Artrokliniken finns en skadejournal där en av coacherna har ansvar för att föra in lagets schema samt att stämma av närvaro direkt efter varje aktivitet. Fysio har ansvar för att lägga in information om skador och sjukdomar. Dopinginfo Alla spelare från U16 och äldre som deltar i landslagsaktiviteter anses idrotta på hög tävlingsnivå och ska därmed ansöka om dispens om de behöver använda dopingklassade medel för medicinskt bruk. Information om doping och dispenser finns på: http://iof1.idrottonline.se/svenskabasketbollforbundet/tavling/antidoping/ Det är den enskilde spelarens ansvar att följa dopingreglementet. Det är mycket viktigt att rapport@rf.se alltid får kopia på kallelser till landslagsaktiviteter då vi omfattas av vistelserapportering under våra aktiviteter. FIBA Licenser För att administrera FIBA licenser använder vi oss av trupplistan för respektive lag. Det är därför viktigt att den är ifylld hela vägen fram till EM med 30 spelare rangordnade A-E senast i samband med att kallelse till Södertäljelägret skickas ut. Detta för att det centralt ska vara möjligt att förbereda för licensiering. 24 spelare per lag ska licensieras för att ha täckning ifall en eller flera tänkta spelare av någon anledning inte kan delta på EM. 24 och/eller 30 namnlistorna kan naturligtvis ändras under året fram till två veckor innan sista datum för att fastställa 24-mannalistan gentemot FIBA för respektive lag.
Administrativa uppgifter Ungdomslandslagsledare Sida 6 av 11 Spelare För att delta i EM behöver spelarna en FIBA spelarlicens. Arbetet med licenser sker i första hand centralt men landslagsledare kan bli inblandade i att driva in dokument från spelare och vara ett språkrör i hur viktiga dessa är för att spelaren ska kunna bli aktuell för spel i EM. För att kunna ansöka om en licens behövs följande dokument samlas in från alla spelare (som inte har en licens sedan tidigare): o Kopia på pass (Svenskt och eventuella utländska) Passet måste vara giltigt året ut det år som EM spelas. Samlas in vid Nacka och Södertäljelägret framför allt. o Passfoto, i första hand tar vi centralt bilder på spelarna vid Nacka och Södertäljelägret. o Personbevis (original med stämpel och signerat av myndighetsperson) samlas in vid Nacka/Södertäljelägret alternativt skickas in på anmodan. o För spelare som har haft annat medborgarskap, eller med utlandsfödda föräldrar behövs ytterligare dokument, t.ex. utdrag från Migrationsverket där det framgår när spelaren och/eller föräldrarna blivit svensk medborgare. Då krävs även att spelaren intygar att man väljer att representera Sverige (Chose to play form) Detta skickas in januari-april på anmodan. o Alla spelare och ledare behöver även årligen fylla i en Entry Form och en Data Protection Form för EM turneringen. Dessa delas ut eller skickas till aktuella spelare när de kommer från FIBA, och ska skickas in till förbundet. Normalt sett kommer dessa i mars. Coacher Alla coacher behöver ha en FIBA-licens för att delta på EM. Nya coacher måste skicka in ett digitalt passfoto, kopia på pass, samt uppgift om civil utbildningsnivå. Ansökan kan endast göras centralt från förbundet. Redovisning/Ekonomi Blanketter för redovisning av utlägg och milersättning/körjournal finns på www.basket.se/landslagsinfo under ekonomi och skickas till per.kallman@basket.se. Bra om resultatenhet och konto är ifyllt vid inskick, lista på vilka siffror som ska användas för respektive stab kommuniceras från centralt håll. Viktigt att namnge dokumenten på rätt sätt enligt exempel: Förnamn_Efternamn_Körjournal/Redovisning/Utlägg_projektets namn_151008 Den ledare som är ansvarig för utlägg kan beställa ett kreditkort genom SBBF om man vill. Ledaren är själv betalningsansvarig och fakturan kommer direkt till ledaren. Det är ledarens ansvar att redovisa utlägg till kansliet för att få ersättning. Blankett finns på landslagsinfo sidan. Ersättning för väntade utgifter kan betalas ut som förskott enligt överenskommelse vid behov. Arvode kommer betalas ut månadsvis med utbetalning i mitten av månaden efter respektive aktivitet. Landslagårets sista utbetalning sker efter att alla administrativa uppgifter är slutförda av respektive stab. Avvikelse gentemot 100% deltagande ska rapporteras till per.kallman@basket.se omgående.
Administrativa uppgifter Ungdomslandslagsledare Sida 7 av 11 Head of Delegation En ledare har ansvar att vara Head of Delegation (HoD) på plats (framför allt under EM) HoD är formellt högst ansvarig för truppen under turneringen/mästerskapet. I första hand handlar det under EM om att vara medveten om att matchläggningen kommer att justeras efter grundomgången, gå på technical meeting (dagen innan turneringsstart och på första vilodagen) samt eventuell representationsmiddag/aktivitet. Är även kontakt för LOC (Local Organizing Committee) på plats, t.ex. e-mail kontakt för utskick vid ändringar i schema mm. FIBAs specifikation på vad som väntas av en HoD finns på landslagsinfo, under Arkiv-dokument. Kommunikation Klubbcoach/Fysio kontakt Ledare har ansvar att hålla kontakt med klubbcoach för respektive spelare och även med fysio om det finns en specifik på klubbnivå under landslagsåret. Kontakten ska ske kontinuerligt, som minst innan och efter varje samling som spelaren deltar, från november till efter att en sista avlämning gjorts. Facebook Varje ungdomslandslag ska jobba med Facebooksidor. De ska döpas enligt följande: SBBF XUxx-xx/xx:or spelare för spelarna, staben, landslagsansvariga, fysträningsansvarig samt central idrottspsykolog. SBBF XUxx-xx/xx:or klubbcoacher för klubbcoacher, staben, landslagsansvariga, fysträningsansvarig samt central idrottspsykolog. Var observant på att klubbcoacherna ska vara i denna Facebookgrupp och ej i spelarnas. SBBF XUxx-xx/xx:or EM laget för spelarna som deltar i EM turneringen, staben, landslagsansvariga, fysträningsansvarig samt central idrottspsykolog. Basketlandslagen på Facebook Lägg upp matchinfo, slutresultat och länk till statistiken (om det finns) direkt efter match. Gärna video eller bild (mixa gärna). För att kunna administrera basketlandslagen sidan behöver ledaren behörighet. Kontakta elin.hernerfors@basket.se för hjälp med det. Instagram Vi använder vi oss av Instagram för extern kommunikation. Den aktuella ledaren kommer att få inloggningsuppgifter för att kunna dela via basketse s konto. Saknas detta, kontakta elin.hernerfors@basket.se Riktlinjer här är att hitta en lagom nivå och mix av bilder på och utanför plan. Försäkringsfrågor Info om vad som gäller för spelare och ledare finns på basket.se under Förbundet- Försäkringsinformation. För spelare rekommenderas en vårdkostnadsförsäkring. När skada sker under verksamhet har fysio huvudansvar för försäkringsfrågor i samband med det om inget annat överenskommes i stabens rollfördelning. Försäkringskortet ska alltid vara med.
Administrativa uppgifter Ungdomslandslagsledare Sida 8 av 11 Avrapportering och Utvärdering Efter varje landslagssamling ska avrapportering ske till office@basket.se OM något utöver det vanliga har skett. Dvs incidenter eller individer som har reagerat på något speciellt vis. Om ingen rapport har inkommit så förväntas allt ha flutit på som det ska under samlingen. Publik utvärdering kommer att genomföras via videoinspelning inklusive chattmöjlighet för frågor. Material Off court Till off court material räknas allt material som delas ut och spelare och ledare får behålla. För ledare som varit med tidigare fylls det på med något ytterligare plagg medan nya ledare får en hel uppsättning. För spelare finns ett begränsat antal uppsättningar, även här är antalet plagg beroende på tidigare deltagande i verksamheten. Efter att materialet lämnats ut är det ledarens ansvar att alla spelare som är med på EM har full uppsättning. Allt överblivet material ska lämnas åter till kansliet så snart som möjligt. On court On court är material som delas ut och samlas in efter varje landslagssamling. På varje väska finns det en etikett med vad som finns i väskan och antal. Om detta förändras ska en ny etikett användas. Ledare är ansvariga för att korrekt antal plagg kommer åter ner i väskan och att materialet är tvättat och klart till nästa samling (ansvar generellt från Valborgslägret till slutet av sommaren) Träningskläder Matchkläder Overaller Bollar Allt gemensamt on court material ska återlämnas senast 2 veckor efter avslutat landslagsår med namnlappar borttagna. Tvätt Stickan hjälper till med tvätt av on-court material. Ledare måste ta kontakt med Stickan i god tid för att arrangera detta. Ibland har han möjlighet att möta upp vid Arlanda. Meddela Stickan om ni vill ha ett annat antal av respektive plagg nedpackat till kommande aktivitet. Det finns möjlighet att förvara material mellan aktiviteter i SBBF:s förråd. Det är ledarens uppgift att arrangera hämtning och lämning med förbundspersonal. Namnlappar Under EM ska alla spelare ha sitt efternamn på ryggen. Dessa namnlappar beställs innan sommaren utefter den trupplista som skickas in den 4 maj till spelare i kategori A-C i den tänkte EM truppen. Ledare ansvarar för att när de får namnlapparna direkt kontrollera att de namn som kan bli aktuella för spel finns med och är rättstavade. Meddela omgående ifall något saknas eller ny spelare blir aktuell (även som reserv). Tänk på att det är viss leveranstid för att få fram kompletteringar, framför allt i Juli/Augusti. Namnlappar ska sys på av spelarna själva och tas bort efter avslutad EM turnering och återlämnas till kansliet.
Administrativa uppgifter Ungdomslandslagsledare Sida 9 av 11 Sjukvårdsväska Är i första hand fysios ansvar men ledare skall vara behjälplig vid behov. Framför allt om fysio byts mellan två läger. Detta gäller även vid behov av påfyllning av material det mesta finns i ett centrallager i SBBF:s lokaler i Idrottens Hus. Övrigt Tänk på att det under EM turneringen finns FIBA regler att följa när det gäller enhetliga strumpor och även skydd som används. Ledarstaben är ansvarig att informera spelarna om detta och en rekommendation är att tidigt bestämma att det t.ex. är vita strumpor som gäller för alla på matcher. Stabsfördelning Stabsfördelning är det dokument där alla aktiviteter finns med och ledare ska fylla i sin planerade närvaro. Utöver landslagets aktiviteter finns andra helger med, t.ex. Regionssamlingar, DLT, RM och USM. Dessa events ska täckas av ledarna för den aktuella åldersgruppen. Arvode utgår generellt för en ledare per stab på aktiviteter som inte är lagets egna läger/turneringar. För RM och USM utgår endast arvode i samband med final 4 Trupplista En trupplista ska kontinuerligt uppdateras av varje landslagsstab. Så snart det sker ändringar så ska en ny lista skickas till office@basket.se, som minst ska den skickas in ett par veckor innan varje kallelse ska gå ut. Senast 10 januari ska en trupplista ifylld för alla läger fram till och med EM vara ifylld för alla lag som deltar i EM. Tänk på att vara noggrann då benämningarna används för arbete med licenser, första namngivning av biljetter vid resor och laguppställningar, beställning av namnlappar etc. Viktigt att ändringar markeras med röd text i nya versioner av listan. Definitioner på de olika benämningarna A-F: A = 100% klar till sammankomsten B = Trolig upp till det antalet för sammankomsten C = Reserv till sammankomsten (max 4 st över maxantalet) D = 24-manna E = Reserv till 24-manna (max 6 st) F = "Långa listan"
Administrativa uppgifter Ungdomslandslagsledare Sida 10 av 11 Viktiga Datum för möten och kallelser/trupplistor (kan justeras under året) Datum Avser lag Vad 14 sep DU16 HU16 Trupplistor in 21 sep DU16 HU16 Kallelse Nackalägret 15 nov DU16 HU16 DU18 HU18 Trupplistor in 30 nov DU16 HU16 DU18 HU18 Kallelse Södertäljelägret 23 jan DU16 HU16 DU18 HU18 DU20 Lottning EM 2016, se fibaeurope.com HU20 28 dec DU16 HU16 DU18 HU18 12:30-15:00 Klubbcoachmöte Södertälje 31 dec Alla Utdrag ur belastningsregistret 1 feb Alla Uppdaterad trupplista Dec/Jan/feb DU16 HU16 DU18 HU18 Stabsmöten mars DU15 HU15 Stabsmöten 28 mar DU16 HU16 DU18 HU18 Trupplistor in 11 apr Alla Kallelse Valborgslägret 17 apr Fysios Landslagsfysiomöte 9 maj DU16 HU16 DU18 HU18 DU20 Trupplista med klar 24-manna lista till EM HU20 16 maj DU16 HU16 DU17 HU17 DU18 Kallelse Ängelholm & NM HU18 7 juni DU15 HU15 Kallelse Läger / CI 20 juni DU15 HU15 Kallelse Luleå / NSDBC Aug/sept Alla Landslagsutvärdering 4-6 nov Alla Landslagscoachmöte, Idrottens Hus 12-13 nov Fysios Landslagsfysiomöte, Idrottens Hus