-3, ON 2018-12-18 08:30 Kallelse till Vård- och omsorgsnämndens sammanträde serie A 2018-12-18 Kl. 08:30 cirka 16.30 i Domsalen
1, ON 2018-12-18 08:30 ON: 394/2... TJÄNSTESKRIVELSE 1 2018-12-14 Diarienr 394-2018 Handläggare Mona Jonsson Ekonomichef Förslag till Vård- och omsorgsnämnden Månadsuppföljning till och med november 2018 Vård- och omsorgsnämnden tilldelas varje år en ekonomisk budgetram för sin verksamhet. För att följa upp att verksamheten håller sin budget presenterar Vård- och omsorgsförvaltningen vid varje nämndsammanträde en uppföljning av det ekonomiska läget. Efter att nämnden godkänt månadsrapporten skickas den vidare till Kommunstyrelsen. Vård- och omsorgsförvaltningen har upprättat en månadsrapport till och med november 2018 som nämnden behöver ta ställning till. Det periodiserade resultatet per november är 8,3 miljoner kronor i underskott och 2017 var det periodiserade resultatet 6,6 miljoner kronor i överskott för samma period. Prognosen som förvaltningen lämnar per november är 7,0 miljoner kronor i underskott. Förslag till beslut Vård- och omsorgsnämndens månadsrapport till och med november 2018 godkänns. Underlag för beslut Vård- och omsorgsförvaltningens tjänsteskrivelse 2018-12-14 Månadsrapport till och med november 2018 Kommentarer till månadsrapport till och med november 2018 Besparingar per november 2018 VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN Lars Liljedahl Förvaltningschef Mona Jonsson Ekonomichef Beslutet skickas till Kommunstyrelsen Ekonomichef
1, ON 2018-12-18 08:30 ON: 394/2... TJÄNSTESKRIVELSE 2 2018-12-14 Diarienr 394-2018 Månadsrapporten med tillhörande kommentarer och besparingar ska skickas med beslutet.
2, ON 2018-12-18 08:30 ON: 1088/2... TJÄNSTESKRIVELSE 1 2018-12-06 Diarienr 1088-2018 Handläggare Mona Jonsson Ekonomichef Förslag till Vård- och omsorgsnämnden Vård- och omsorgsnämndens detaljbudget för 2019 Kommunfullmäktige fastställde den 22 november 2018 en budgetram på 1 512 miljoner kronor för Vård- och omsorgsnämnden år 2019. Vård- och omsorgsförvaltningen har utifrån denna budgetram tagit fram ett förslag till detaljbudget som visar budgetens fördelning mellan nämndens olika verksamheter. Förslag till beslut Vård- och omsorgsförvaltningens förslag till detaljbudget för år 2019 fastställs. Underlag för beslut Vård- och omsorgsförvaltningens tjänsteskrivelse 2018-12-06 Vård- och omsorgsnämndens detaljbudget för 2019 Bakgrund Kommunfullmäktige fastställde i november 2018 en budgetram på 1 512 miljoner kronor (mnkr) för Vård- och omsorgsnämnden år 2019. År 2018 var nämndens budgetram 1 407 mnkr. Nedan redovisas hur Vård- och omsorgsnämndens budgetram har förändrats från år 2018 till år 2019. Uppräkning av löner: 33 mnkr Uppräkning av övriga kostnader: 2 mnkr Demografi (fler äldre): 21 mnkr Äskanden till följd av lagändringar: 15 mnkr Verksamhetsförändringar: 47 mnkr Besparingar: -13 mnkr Vård- och omsorgsförvaltningen har utifrån budgetramen 2019 utarbetat ett förslag till detaljbudget som visar budgetens fördelning mellan nämndens olika verksamheter. Detaljbudgeten för 2019 baseras i grunden på resultatet för perioden januari-oktober 2018. Resultatet har räknats om till ett preliminärt helårsresultat som har räknats upp med 2,4 procent. Därefter har förvaltningen gjort justeringar mellan olika verksamheters uppskattade behov inför 2019. I förslaget till detaljbudget finns det beskrivet vilka förändringar som förvaltningen har gjort jämfört med prognosen för resultatet år 2018.
2, ON 2018-12-18 08:30 ON: 1088/2... TJÄNSTESKRIVELSE 2 2018-12-06 Diarienr 1088-2018 VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN Lars Liljedahl Förvaltningschef Mona Jonsson Ekonomichef Beslutet skickas till Kommunstyrelsen Ekonomichef
3, ON 2018-12-18 08:30 ON: 1777/2... TJÄNSTESKRIVELSE 1 2018-12-06 Diarienr 1777-2018 Handläggare Åsa Trolle Enhetschef Förslag till Vård- och omsorgsnämnden Yttrande över förslag till digitaliseringsstrategi för Östersunds kommun år 2018 2022 IT-enheten har tagit fram ett förslag till digitaliseringsstrategi för Östersunds kommun som de nu vill att Vård- och omsorgsnämnden ska yttra sig över. IT-enheten vill ha nämndens yttrande senast den 31 december. Digitaliseringsstrategin kommer att ersätta den vision och e-strategi för Östersunds kommun som fastställdes av Kommunstyrelsen i februari 2015. Förslag till beslut Vård- och omsorgsnämnden antar förvaltningens förslag daterat den 6 december 2018 till sitt yttrande över Digitaliseringsstrategi Östersunds kommun 2018 2022. Underlag för beslut Vård- och omsorgsförvaltningens tjänsteskrivelse 2018-12-06 Digitaliseringsstrategi för Östersunds kommun år 2018 2022 Bakgrund IT-enheten har tagit fram ett förslag till strategi för hur kommunens digitaliseringsarbete ska utvecklas under perioden 2018 2022. Vård- och omsorgsnämnden har tillsammans med övriga nämnder och styrelser getts möjlighet att lämna synpunkter på den föreslagna strategin. Remissvaren kommer att arbetas in i det slutliga förslaget som sedan går till Kommunfullmäktige för beslut under 2019. Yttrande Ett antal strategiska utvecklingsområden har identifierats i strategin och Vård- och omsorgsnämnden instämmer i att just dessa utvecklingsområden är särskilt viktiga. Nämnden lämnar sina synpunkter i kursiv stil under respektive utvecklingsområde nedan. Öka ledningens och medarbetarnas digitala kompetens Den digitala kompetensen måste öka hos både ledning och medarbetare. Här krävs flexibilitet, lyhördhet och tid utifrån verksamheternas skiftande digitala bakgrund och mognad. Från utbildarens sida måste det finnas en pedagogisk kunskap som gör att mottagarna lättare kan ta till sig det som
3, ON 2018-12-18 08:30 ON: 1777/2... TJÄNSTESKRIVELSE 2 2018-12-06 Diarienr 1777-2018 förmedlas. Det är även viktigt med en tydlig plan som omfattar alla delar av organisationen. Anpassa kommunens processer till ett digitalt arbetssätt Processer och arbetssätt måste anpassas för att bli mer digitala och fungera mot en allt mer digitaliserad omvärld. Det är viktigt att anpassningen av kommunens processer alltid sker med utgångspunkt i medborgarnas behov. Vård- och omsorgsnämnden vill särskilt belysa vikten av att alla medborgare på ett enkelt sätt ska kunna ta del av beslutsprotokoll och/eller andra styrande dokument. I ett demokratiperspektiv är det viktigt att vi gör anpassningar som passar alla medborgare även de som inte är särskilt digitala idag. Det måste finnas en tydlighet och medvetenhet i hela organisationen så att alla medarbetare förstår vikten och värdet av digitalisering. Skapa infrastruktur för digitalisering Kommunen måste ha en väl utbyggd infrastruktur för att möta medborgarnas och verksamheternas krav kopplat till digitalisering. Här vill Vård- och omsorgsnämnden poängtera att kommunen även måste ta hänsyn till de medborgare som inte är digitala. I rapporten Pensionärer och internet 2014, av Olle Finndahl från 2015, menar man att det är betydligt fler pensionärerna som har tillgång till internet än som verkligen använder det. Detta kan i sig grunda sig i äldres (över 65 år) attityder gentemot ny teknik. Ny teknik anses inte tjäna ett användbart syfte, som i sin tur beror på att utvecklare inte har tagit hänsyn till dem. Statistiska Centralbyråns befolkningsprognos visar att andelen äldre människor (över 65 år) förväntas öka med 30 procent mellan åren 2010 och 2050. Det betyder att cirka 25 procent av befolkningen kommer att vara 65 år eller äldre år 2050 (Folkhälsomyndigheten, 2014). En undersökning som Kantar Sifo gjorde 2017 visar dessutom att var fjärde synskadad medlem i Synskadades Riksförbund aldrig har använt internet. Det behöver därför finnas en infrastruktur som tar hand om dessa medborgare också. En motsatt trend är att fler och fler kliver av digitaliseringståget och väljer bort framförallt sociala medier, men även andra digitala delar. Sist men inte minst är det viktigt att ta hänsyn till både de hårda och de mjuka infrastrukturdelarna. Den hårda infrastrukturen handlar framförallt om att alla arbetsplatser behöver en stabil och snabb internetuppkoppling. Mjuk infrastruktur kan handla om till exempel kommunikation via textmed-
3, ON 2018-12-18 08:30 ON: 1777/2... TJÄNSTESKRIVELSE 3 2018-12-06 Diarienr 1777-2018 delanden (sms), fotodelnings- och multimediaappar (exempelvis Snapchat) samt ändamålsenliga och kompatibla verksamhetssystem/programvaror som kan prata med varandra. Det är viktigt att infrastrukturen är under ständig utveckling/anpassning utifrån både omvärldsfaktorer och medborgares olika behov. Öka säkerheten vid digital informationshantering I takt med att allt fler tjänster erbjuds digitalt höjs också kraven på säkerhet i de system och tjänster som Östersunds kommun använder. De system Östersunds kommun använder måste därför vara anpassade till de krav verksamheten ställer både på säkerhet och på effektivitet. Idag är inte e-posten ett säkert alternativ till kommunikation. Det behövs i första hand arbetas med säkerheten vad gäller de grundsystem som används i kommunen. Säkerheten behöver även tillgodoses ur ett medborgarperspektiv, exempelvis genom att ha Journal på nätet. Det är viktigt att medarbetarnas eventuellt ökade arbetsbelastning tas i beaktande när IT-säkerheten ska förbättras. Öka publiceringen av öppna data Med den ökade digitaliseringen kommer också större möjligheter att publicera öppna data (PSI-data). Vård- och omsorgsnämnden håller med om att detta är en angelägen utvecklingsmöjlighet. En ökad tillgång till öppna data är eftersträvansvärd och önskvärd. Samtidigt behöver medborgares enskilda data vara så skyddade att de aldrig kan komma i orätta händer. Detta handlar ytterst om lagstiftning, men sannolikt även om lokala avvägningar där integritet och öppenhet är två storheter som behöver balanseras. Övriga synpunkter Det är viktigt att tänka på den digitala skillnaden mellan till exempel en 25- åring och en 75-åring. Synsättet är olika, och om information ska vara tillgänglig så måste den presenteras på ett sådant sätt att alla hittar den och förstår den. Blir det för krångligt kommer 75-åringen troligen att logga ut. Generellt saknar strategin kopplingar till medborgarbehovet, vilket behöver lyftas fram på ett tydligare sätt. Digitaliseringens utgångspunkt är att effektivisera och underlätta för verksamheterna. Utvecklingen av digitala tjänster, och arbetet med att säkerställa IT-säkerheten, måste ske i samverkan mellan tjänstepersoner med sakkunskap inom IT och baspersonal med sakkunskap om kommunens olika verksamheter.
3, ON 2018-12-18 08:30 ON: 1777/2... TJÄNSTESKRIVELSE 4 VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN 2018-12-06 Diarienr 1777-2018 Lars Liljedahl Vård- och omsorgschef Åsa Trolle Enhetschef Teknik och service Beslutet skickas till Projektledare på IT-enheten
4, ON 2018-12-18 08:30 ON: 1536/2... TJÄNSTESKRIVELSE 1 2018-10-01 Diarienr 1536-2018 Handläggare Hanna Hirvelä Nämndsekreterare Förslag till Vård- och omsorgsnämnden Uppdatering av riktlinjer för extraordinära bidrag till föreningar inom Vård- och omsorgsnämndens verksamhetsområde Vård- och omsorgsnämndens delar varje år ut bidrag till pensionärsföreningar och föreningar för personer med funktionsnedsättning. Nämnden satsar på hälsofrämjande och förebyggande insatser, och föreningsbidragen är en del av den satsningen. I november 2017 uppdaterade Vård- och omsorgsnämnden sina riktlinjer föreningsbidrag. Men då gjordes inga ändringar för de extraordinära bidragen. Vård- och omsorgsförvaltningen har nu sett över riktlinjerna för dessa bidrag och föreslår några ändringar. Förvaltningen har hämtat in synpunkter från kommunens pensionärsråd och tillgänglighetsråd. Ändringarna förtydligar vad de extraordinära bidragen ska gå till och vad föreningar ska uppfylla för att kunna få bidraget. Förslag till beslut 1. Vård- och omsorgsnämnden godkänner de uppdaterade riktlinjerna för bidrag till föreningar inom nämndens verksamhetsområde. 2. De uppdaterade riktlinjerna för bidrag till föreningar inom Vård- och omsorgsnämndens verksamhetsområde börjar gälla från och med den 1 januari 2019. Underlag för beslut Vård- och omsorgsförvaltningens tjänsteskrivelse 2018-10-01 Riktlinjer för bidrag till föreningar inom Vård- och omsorgsnämndens verksamhetsområde, 2018-12-11 Bakgrund Vård- och omsorgsnämnden har enligt reglementet ansvar för att fördela bidrag till föreningar och organisationer inom nämndens verksamhetsområde, det vill säga till pensionärsföreningar och föreningar för personer med funktionsnedsättning. Bidragen ska vara ett stöd till föreningar som riktar sig till kommunens invånare och som kompletterar nämndens egen verksamhet. Vård- och omsorgsnämnden satsar på hälsofrämjande och förebyggande insatser, och föreningsbidragen är en del av den satsningen. Föreningar som beviljas bidrag ordnar aktiviteter för personer inom nämndens målgrupper.
4, ON 2018-12-18 08:30 ON: 1536/2... TJÄNSTESKRIVELSE 2 2018-10-01 Diarienr 1536-2018 Sociala- och fysiska aktiviteter av olika slag förebygger ohälsa, vilket främjar personers självständighet och oberoende. Vård- och omsorgsnämnden beslutar årligen om fördelningen av föreningsbidrag inom ramen för de medel som fastställts i budgeten. De riktlinjer som används idag antogs av Vård- och omsorgsnämnden i november 2017. Omvärldsbevakning Vård- och omsorgsförvaltningen har tittat på hur andra kommuner hanterar bidrag som liknar nämndens extraordinära bidrag. Små kommuner har inget liknande bidrag, och de större kommuner som har det har ett maxbelopp på hur mycket som kan betalas ut. Förvaltningen har försökt plocka det bästa från olika kommuner och samtidigt tagit hänsyn till Vård- och omsorgsnämndens ekonomi och hälsofrämjande arbete. Förslag till nya riktlinjer för extraordinära bidrag Föreningar i Östersunds kommun kan få extraordinära bidrag till: Deltagande i specialligor, eller liknande idrottsarrangemang, för personer med funktionsnedsättning Extraordinära aktiviteter som inte återkommer med jämna mellanrum, och som inte ryms inom föreningens ordinarie verksamhet. Det är upp till Vård- och omsorgsnämnden att bedöma vilka aktiviteter som ska beviljas bidrag och inte. Nämnden bedömer även hur mycket bidrag de vill ge till olika aktiviteter. Östersunds kommun står som mest för 50 procent av kostnaden för aktiviteten. Det är dock möjligt att tillgodoräkna ideell arbetstid som en utgift. Föreningar bör ansöka om extraordinära bidrag elektroniskt via en e-tjänst på kommunens hemsida för att handläggningen ska gå så fort som möjligt. Ansökan ska ha kommit in till kommunen senast 3 månader innan aktiviteten/arrangemanget äger rum. Det är nödvändigt för att föreningen ska hinna få ett beslut innan aktiviteten/arrangemanget äger rum. Föreningar kan inte ansöka om extraordinära bidrag i efterskott. Synpunkter från pensionärsrådet och tillgänglighetrådet Kommunens pensionärsråd och tillgänglighetsråd har fått information om de föreslagna förändringarna i riktlinjerna kring de extraordinära bidragen. Råden hade inga synpunkter på förändringarna.
4, ON 2018-12-18 08:30 ON: 1536/2... TJÄNSTESKRIVELSE 3 VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN 2018-10-01 Diarienr 1536-2018 Lars Liljedahl, Förvaltningschef Hanna Hirvelä Nämndsekreterare Beslutet skickas till Kundcenter Föreningar som ansökte om bidrag 2018 De uppdaterade riktlinjerna för bidrag ska skickas med beslutet.
5, ON 2018-12-18 08:30 ON: 1895/2... TJÄNSTESKRIVELSE 1 2018-12-03 Diarienr 01895-2018 Handläggare Hanna Hirvelä Nämndsekreterare Förslag till Vård- och omsorgsnämnden Ändring av sammanträdestider 2019 för Vård- och omsorgsnämnden I oktober fastställde Vård- och omsorgsnämnden datumen för sina sammanträden under 2019. Nu har förvaltningen upptäckt att sammanträdet den 25 september krockar med Socialchefsdagarna i Umeå. Vård- och omsorgsnämnden vill även ha ett gemensamt sammanträde med Social- och arbetsmarknadsnämnden under 2019. Det kan bli i september om båda nämnderna har sina möten den 23 september. Förslag till beslut Vård- och omsorgsnämnden ändrar datumet för sitt sammanträde i september 2019 från den 25 till den 23 september. Underlag för beslut Vård- och omsorgsförvaltningens tjänsteskrivelse 2018-12-03 VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN Lars Liljedahl Förvaltningschef Hanna Hirvelä Nämndsekreterare Beslutet skickas till Vård- och omsorgsförvaltningen Vård- och omsorgsnämndens ledamöter Webbansvarig kommunikatör
6, ON 2018-12-18 08:30 ON: 1896/2... TJÄNSTESKRIVELSE 1 2018-12-03 Diarienr 01896-2018 Handläggare Ulrika Paulsson Förslag till Vård- och omsorgsnämnden Uppdatering av upphandlingsdokument för upphandling av hemtjänst och hemsjukvård enligt lagen om valfrihetssystem (LOV) Vård- och omsorgsnämnden behöver uppdatera upphandlingsdokument för valfrihetssystemet inom hemtjänst och hemsjukvård. Orsaken är förändrad lagstiftning som gäller tillståndspliktig verksamhet men också ökade krav på upphandling av samhällsviktig verksamhet. De viktigaste förändringarna innebär: Att leverantörer som utför hemtjänst enligt socialtjänstlagen behöver tillstånd från Inspektionen för vård och omsorg (IVO) för att få bedriva verksamhet. Lagen träder i kraft den 1 januari 2019. Att villkoren för hävning av avtal överensstämmer med ny lagstiftning om tillståndsplikt. Att villkoren för force majeur blir tydligare för leverantörer av personlig omvårdnad, delegerad hemsjukvård och hemsjukvård. Vård- och omsorgsnämnden behöver ta ställning till om upphandlingsdokumentet ska ändras enligt förvaltningens förslag. Förslag till beslut 1. Vård- och omsorgsnämnden godkänner förändringarna i upphandlingsdokument för utförare av hemtjänst och hemsjukvård, enligt lagen om valfrihetssystem. 2. Det nya upphandlingsdokumentet, enligt lagen om valfrihetssystem, för hemtjänst och hemsjukvård, gäller från och med den 1 januari 2019. 3. Vård- och omsorgsförvaltningen får ett uppdrag att teckna tillägg till kontrakt med nuvarande leverantörer. Motivering till beslutet: Förändrad lagstiftning gör att upphandlingsdokumentet behöver uppdateras. Underlag för beslut Vård- och omsorgsförvaltningens tjänsteskrivelse 2018-12-03
6, ON 2018-12-18 08:30 ON: 1896/2... TJÄNSTESKRIVELSE 2 2018-12-03 Diarienr 01896-2018 Bakgrund Vård- och omsorgsnämnden i Östersunds kommun införde valfrihetssystem 2010. Systemet omfattade då servicetjänster och portionsmat. Den 1 januari 2014 utökades valfrihetssystemet till att även gälla hemtjänst och hemsjukvård. Sedan den förra uppdateringen av upphandlingsdokumentet gjordes har det kommit nya lagar och riktlinjer som påverkar innehållet i dokumentet. Nedan beskrivs vilka förändringar som gör att upphandlingsdokumentet nu behöver uppdateras. Tillståndspliktig verksamhet från 1 januari 2019 I juni 2018 antog Riksdagen propositionen Ökade tillståndskrav och särskilda regler för upphandling inom välfärden (prop. 2017/18:158). Riksdagen har beslutat att införa nya regler som gäller vilka verksamheter som behöver tillstånd samt vilka krav som ska gälla för att få behålla sitt tillstånd. Från den 1 januari 2019 behöver även följande verksamheter tillstånd från Inspektionen för vård och omsorg (IVO): Hemtjänst enligt socialtjänstlagen Ledsagarservice enligt LSS Biträde av kontaktperson enligt LSS Avlösarservice i hemmet enligt LSS Riksdagen har beslutat att alla nya ansökningar ska medföra en avgift, och regeringen har beslutat att beloppet kommer att vara 30 000 kronor för en ny ansökan och 21 000 kronor för att ansöka om att ändra i ett tillstånd. Avgifterna är inte momsbelagda. Det är leverantören som ansvarar för och bekostar sin ansökan om tillstånd. Det uppdaterade upphandlingsdokumentet ställer krav på leverantören att bifoga tillstånd från IVO i samband med ansökan om att få bli utförare. Klausulen som gäller hävning uppdateras också med anledning av den nya lagstiftningen som gäller tillståndsplikt. Samhällsviktig verksamhet Samhällsviktig verksamhet som bedrivs i offentlig regi är i hög grad beroende av externa leverantörer av varor, tjänster och byggentreprenader. Kommuner och landsting behöver därför beakta behovet av krisberedskap i sina upphandlingar.
6, ON 2018-12-18 08:30 ON: 1896/2... TJÄNSTESKRIVELSE 3 2018-12-03 Diarienr 01896-2018 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, Upphandlingsmyndigheten och Sveriges Kommuner och Landsting har därför tagit fram en vägledning till kommuner och landsting som upphandlar varor och tjänster till samhällsviktig verksamhet. Det finns allmänna rättsregler om force majeure. För att tydliggöra parternas ansvar är det lämpligt att man väljer att ta in en klausul avseende force majeure i avtalet. På detta sätt har myndigheten kontroll över vilka händelser som enligt avtalet ska utgöra force majeure. I offentlig upphandling utformas avtalsvillkoren av ena parten, vilket ställer ännu högre krav på tydlighet. Det uppdaterade upphandlingsdokumentet innehåller en tydligare beskrivning om när force majeure kan åberopas. Tillägg till kontrakt med nuvarande leverantörer Vård- och omsorgsnämnden behöver teckna tillägg till pågående kontrakt med samtliga leverantörer inom valfrihetssystemet, innan den 1 januari 2019. Ändringar i upphandlingsdokumentet Nuvarande lydelse - Tillägg 1.3.3 Tillståndspliktig verksamhet Från den 1 januari 2019 behöver leverantörer tillstånd från Inspektionen för vård och omsorg (IVO). Ett avtal med kommunen förutsätter ett godkänt tillstånd från IVO. Den sökande svarar själv för att söka och bekosta tillståndet. Den sökande ska uppvisa godkänt tillstånd från Inspektionen från vård och omsorg, för att bedriva den verksamhet som de ansökt om. Tillstånd bifogas ansökan. Nuvarande lydelse 1.11.4 Extraordinära händelser och höjd beredskap Leverantören ska ingå i kommunens organisation för extraordinära händelser och vidtaga de åtgärder som följer av ledningsoch informationsplanen, bilaga 23.Det kan avse såväl katastrofer i fredstid, som höjd beredskap vid kriser och krigsfara respektive händelser vid enskild enhet. När extraordinär händelse inträffar ska leverantören snarast ta kontakt med vård- och omsorgsförvaltningens säkerhetssamordnare. Ny lydelse 1.11.4 Extraordinära händelser och höjd beredskap Leverantören ska ingå i kommunens organisation för extraordinära händelser och vidtaga de åtgärder som följer av lednings- och informationsplanen, bilaga 23.Det kan avse kris och katastrofer i fredstid, såväl som höjd beredskap vid kriser, krigsfara och krig respektive händelser vid enskild enhet. När extraordinär händelse inträffar ska leverantören snarast ta kontakt med vård- och omsorgsförvaltningens säkerhetssamordnare. Utförare av enbart servicetjänster, ledsagning och avlösning i hemmet omfattas inte av kravet.
6, ON 2018-12-18 08:30 ON: 1896/2... TJÄNSTESKRIVELSE 4 2018-12-03 Diarienr 01896-2018 Nuvarande lydelse 1.11.5 Befrielsegrund (Force majeure) Varje omständighet som part inte kan råda över såsom krig, mobilisering, arbetskonflikt och andra händelser som kan definieras som Force majeure utgör befrielsegrunder om de inträffar efter kontraktsdagen och kontraktets fullgörande därigenom förhindras. Giltig befrielsegrund föreligger inte: vid strejk, blockad eller annan form av arbetskonflikt till följd av att part inte fullgjort sina skyldigheter enligt lag eller kollektivavtal. Ny lydelse 1.11.5 Befrielsegrund (Force majeure) Befrielsegrund för leverantören gäller endast vid krig, om leverantörens ledningsorganisation påverkas i den omfattning att denne inte kan fullgöra avtalet. Utförare av enbart servicetjänster, ledsagning och avlösning i hemmet omfattas inte av kravet. vid händelser som kan hänföras till parternas organisation eller verksamhet såsom personalbrist, strömavbrott, brand, transportförsening, fel eller försening av leverans från annan leverantör eller därmed jämförliga förhållanden. Nuvarande lydelse 1.11.7 Sanktioner och hävning Vård- och omsorgsnämnden eller leverantör får häva ingånget kontrakt eller utkräva sanktioner, om motparten inte fullgör sina åtaganden, trots uppmaning om detta och kontraktsbrottet är av väsentlig betydelse. Hävning eller sanktioner kommer att utkrävas om inte leverantören lever upp till ställda kvalitetskrav och övriga krav på leverantören, enligt upphandlingsdokumentet, se bilaga utvärderingskriterier och sanktioner. Ny lydelse 1.11.7 Sanktioner och hävning Vård- och omsorgsnämnden eller leverantör får häva ingånget kontrakt eller utkräva sanktioner, om motparten inte fullgör sina åtaganden, trots uppmaning om detta och kontraktsbrottet är av väsentlig betydelse. Hävning eller sanktioner kommer att utkrävas om inte leverantören lever upp till ställda kvalitetskrav och övriga krav på leverantören, enligt upphandlingsdokumentet, se bilaga Utvärderingskriterier och sanktioner. Om IVO drar in leverantörens tillstånd att bedriva verksamhet häver kommunen avtalet omedelbart. När upphandlingsdokumentet träder i kraft Det nya upphandlingsdokumentet börjar gälla den 1 januari 2019. För befintliga leverantörer gäller också de nya kraven men så kallade övergångsbestämmelser hos IVO medger att leverantörer som redan bedriver en verksamhet får fortsätta bedriva den i väntan på beslut från IVO. Det gäller endast om leverantören ansökt om tillstånd hos IVO senast den 1 mars 2019.
6, ON 2018-12-18 08:30 ON: 1896/2... TJÄNSTESKRIVELSE 5 VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN 2018-12-03 Diarienr 01896-2018 Lars Liljedahl Förvaltningschef Ulrika Paulsson Handläggare Beslutet skickas till Alla utförare inom valfrihetssystemet för hemtjänst och hemsjukvård Hälsofrämjande enheten Nattorganisationen Myndighetsenheten Förvaltningssamverkansgruppen Tjänsteskrivelsen ska skickas med beslutet.
7, ON 2018-12-18 08:30 ON: 1894/2... TJÄNSTESKRIVELSE 1 2018-12-03 Diarienr 01894-2018 Handläggare Ulrika Paulsson Förslag till Vård- och omsorgsnämnden Bygga särskilt boende för äldre på Solliden Befolkningsprognoserna visar att antalet äldre personer över 85 år ökar i kommunen. Vård- och omsorgsnämnden beslutade den 16 november 2016 att anta ett program för bostadsplanering för åren 2016 2028. Bland strategierna i programmet ingår det att bygga 300 lägenheter inom särskilt boende för äldre, vilket nämnden bestämde skulle påbörjas snarast. 300 lägenheter täcker ändå inte behovet. Om en lika stor andel av befolkningen skulle ha behov av särskilt boende om 10 år, skulle kommunen behöva tillföra cirka 400 lägenheter till 2028. Men nämnden bedömer att det pågående hälsofrämjande arbetet bör minska behovet av särskilt boende. Vård- och omsorgsnämnden har sedan tidigare fått i uppdrag av Kommunstyrelsen att upphandla ett hyresavtal för särskilt boende. Upphandlingen pågår och kan som mest ge upp till 100 lägenheter inom särskilt boende. Då kvarstår behovet av minst 200 lägenheter, vilket går att lösa genom att kommunen bygger i egen regi på kommunal mark. Kommunfullmäktige har beslutat att avsätta 15 miljoner kronor i sin investeringsbudget för 2019. Pengarna ska användas till detaljprojektering av särskilt boende inom Sollidenområdet. Det återstår att avsätta pengar i investeringsbudgeten för att bygga husen. Förslag till beslut 1. Vård- och omsorgsnämnden föreslår att Kommunfullmäktige beslutar att kommunen ska bygga ett särskilt boende inom Sollidenområdet och avsätta medel i investeringsbudgeten för 2020 2023. 2. Vård- och omsorgsnämnden föreslår att Kommunstyrelsen ger Vård- och omsorgsnämnden i uppdrag att påbörja detaljprojekteringen av Sollidenområdet under 2019. Underlag för beslut Vård- och omsorgsförvaltningens tjänsteskrivelse 2018-12-03 Följebrev kostnadsbedömning, Solliden SÄBO, Sweco 2018-11-05 Ritningar, Sweco 2018-11-05
7, ON 2018-12-18 08:30 ON: 1894/2... TJÄNSTESKRIVELSE 2 2018-12-03 Diarienr 01894-2018 Bakgrund Statistiska centralbyråns befolkningsprognoser för hela landet visar att gruppen som är 85 år och äldre kommer att öka med 50 procent mellan 2020 och 2050. Förvaltningen bedömer att det också gäller i Östersunds kommun. Även om Vård- och omsorgsnämndens hälsofrämjande åtgärder ger positiva effekter, kommer det att finnas ett stort och växande behov av särskilt boende under de kommande decennierna. Kommunen ansvarar för att inrätta särskilda boendeformer för service och omvårdnad för äldre människor som behöver särskilt stöd. I de fall kommunen inte kan verkställa besluten om särskilt boende riskerar kommunen att få betala höga viten. Befintliga särskilda boenden finns placerade inom hela kommunen och i alla stadsdelar, men är inte fördelade utifrån antalet äldre i de olika områdena. De tre senaste tillskotten byggdes i Torvalla. Vid medborgardialoger har det kommit fram att medborgarna vill fortsätta att bo i det område de tidigare bott. Antalet äldre som bor i de centrala delarna av kommunen är stort. Vård- och omsorgsnämnden bedömer därför att det är i de centrala delarna som det nu är lämpligt att bygga särskilt boende. Antalet lägenheter inom särskilt boende i Lit och Brunflo med omnejd motsvarar mer än väl efterfrågan. Hur ska behovet av särskilt boende lösas fram till 2028? För att möta behovet av särskilt boende från den växande andelen äldre behöver kommunen arbeta på flera olika plan: 1. Upphandling av hyresobjekt för särskilt boende Det finns behov av att bygga ett nytt boende i centrala Östersund, där kommunen inte disponerar mark i tillräcklig omfattning. Kommunstyrelsen har därför gett Vård- och omsorgsnämnden ett uppdrag att påbörja en upphandling som gäller hyra av fastighet som är anpassad för särskilt boende. 2. Kommunen bygger i egen regi, på kommunal mark Det upphandlade objektet kan som mest ge 100 lägenheter inom särskilt boende. Då kvarstår behovet av minst 200 lägenheter, vilket går att lösa genom att kommunen bygger i egen regi, på kommunal mark.
7, ON 2018-12-18 08:30 ON: 1894/2... TJÄNSTESKRIVELSE 3 2018-12-03 Diarienr 01894-2018 Val av tomt Vård- och omsorgsförvaltningen har under flera år samarbetat med Kommunledningsförvaltningen, Samhällsbyggnad och Teknisk förvaltning för att hitta lämpliga tomter att bygga särskilda boenden på. Flera av de tomter som har diskuterats har inte varit aktuella då de inte har legat centralt, eller det inte har varit möjligt att bygga ett stort antal lägenheter där. I de centrala stadsdelarna ökar antalet äldre. De äldre vill fortsätta att bo i det område där de redan bor. Det kom fram vid de medborgardialoger som Vård- och omsorgsnämnden har haft. Vård- och omsorgsförvaltningen har nu anvisats mark på Sollidenområdet som tillåter tillräckligt stora byggnader för att möta resterande behov av särskilt boende. Områdets struktur passar väl in för ändamålet och det finns befintliga lokaler och verksamheter som kan samnyttjas. Området kan erbjuda en stadsnära, bilfri miljö med god kollektivtrafik och möjlighet att bygga många lägenheter i högre hus. Kommunfullmäktige beslutade om medel i investeringsbudgeten för att genomföra en förstudie under 2018. Förstudien är nu slutförd och konsulterna har tagit fram en kostnadskalkyl för nyproduktion av totalt 192 lägenheter inom Sollidenområdet. Lägenheterna ska kunna vara färdiga innan 2028. Kommunfullmäktige har beslutat att avsätta 15 miljoner kronor i investeringsbudgeten för 2019 till detaljprojektering av ett särskilt boende inom Sollidenområdet. Beskrivning av Sollidenprojektet Uppförande av ett nytt särskilt boende skulle kunna gå till enligt följande: Nyproduktion av 96 lägenheter samt storkök och restaurang i hus 1 = etapp 1 i Swecos följebrev Nyproduktion av 96 lägenheter i hus 2 = etapp 3 i Swecos följebrev Renovering av 50 befintliga lägenheter inom de särskilda boendena Mobacka och Tallbacka = etapp 2 i Swecos följebrev För att göra det möjligt att renovera Tallbacka och Mobacka måste de som bor där (tillsammans med hela verksamheten) flytta till något av de nyproducerade husen. Kostnaden för renoveringen är en del av fastighetsunderhållet, men den ingår i bifogad kalkyl.
7, ON 2018-12-18 08:30 ON: 1894/2... TJÄNSTESKRIVELSE 4 2018-12-03 Diarienr 01894-2018 Hela projektet skapar även förutsättningar för att klara eventuella evakueringar eller utfasningar av andra särskilda boenden som har behov av mer omfattande renoveringar eller är kostsamma att driva. Andra särskilda boenden kan vid en utfasning användas för annan kommunal verksamhet, eller återlämnas till hyresvärden för att användas som vanliga bostäder. Bygga som ett sammanhållet projekt Med ett sammanhållet projekt menas att hus 1 och 2 blir färdiga inom en period av högst två år. Fördelar Säkra medborgarnas behov av särskilt boende Minskad totalkostnad för hela projektet på 10 30 miljoner kronor (mnkr) Möjliggöra evakuering av andra boenden som ska renoveras eller behöver fasas ut Alla markarbeten sker under en sammanhållen period Nackdelar Stora investeringar på kort tid Många lägenheter blir klara samtidigt, vilket eventuellt kan leda till överkapacitet Bygga i etapper Genom att bygga i etapper kan hus 1 färdigställas till 2022, medan hus 2 påbörjas först 2023 efter en ny avstämning av behovsutvecklingen. Att bygga i etapper, som är utsträckta över tid, är inget problem om bägge etapperna verkligen fullföljs enligt plan. Att bygga ett hus och sedan välja att stoppa processen bedöms bli både dyrare och ge sämre kvalitet. Fördelar Minskad risk för tillfällig överkapacitet av lägenheter Belastningen på investeringsbudgeten fördelas över fler år Nackdelar Mark- och sprängningsarbeten kan inte genomföras i etapper Försämrad boendemiljö och arbetsmiljö under en längre tid Ökad totalkostnad för hela projektet (bedöms bli 10 30 mnkr dyrare) Minskad efterfrågan på lägenheter i befintliga boenden inom Solliden, på grund av byggarbetsplats och/eller orenoverade lägenheter Risk att hela projektet ej genomförs, vilket kan leda till brist på lägenheter inom särskilt boende Minskad möjlighet till renovering/utfasning av andra objekt
7, ON 2018-12-18 08:30 ON: 1894/2... TJÄNSTESKRIVELSE 5 2018-12-03 Diarienr 01894-2018 Kostnader för uppförandet Bifogad kalkyl ( Följebrev kostnadsbedömning ) bygger på att samtliga delprojekt blir genomförda, och att bygget av de två nya husen genomförs som ett sammanhållet projekt. Enligt kalkylen beräknas den totala kostnaden till 580 miljoner kronor. I den kostnaden ingår 192 nyproducerade lägenheter, restaurang, storkök, bisättningsrum, lokaler för mötesplats och daglig verksamhet samt renovering av Mobacka och Tallbacka. Den kalkylerade totalkostnaden beräknas stiga med 10 30 miljoner kronor om bygget delas upp i etapper. Kostnaden per nyproducerad lägenhet bedöms bli lägre än de senaste två särskilda boendena som kommunen har byggt. Det beror bland annat på: Att det byggs fler lägenheter på samma tomt i ett större samlat projekt (resurserna nyttjas effektivt under hela byggprocessen) Mindre lägenhetsyta Verksamheten som kommer att bedrivas i husen blir resurseffektiv, liksom driften av fastigheterna Samnyttjande av befintlig infrastruktur (exempelvis cykelvägar, sophantering, kollektivtrafik, elnät, vatten och avlopp med mera) inom området Samtliga kostnader presenteras i Följebrev kostnadsbedömning, Solliden SÄBO, Sweco 2018-11-05. Mervärden Sollidenprojektet utgår från de tre hållbarhetsdimensionerna: Bild från Östersunds översiktsplan 2040. De senaste särskilda boendena som kommunen byggde var två hus på Skogsbruksvägen i Torvalla. Sollidenprojektets mervärden jämfört med Skogsbruksvägen beskrivs i tabellen nedanför.
7, ON 2018-12-18 08:30 ON: 1894/2... TJÄNSTESKRIVELSE 6 2018-12-03 Diarienr 01894-2018 Sollidenprojektets mervärden jämfört med Skogsbruksvägen Social/miljömässig och ekonomisk hållbarhet Sweden Green Building Krav på miljöbyggnad enligt Council fastigheten uppnår miljöbyggnad guld Solceller, mycket trämaterial, termiskt klimat (komfortabelt inomhusklimat) med mera Fastigheten har ett läge med god tillgång till gång- och cykelvägar samt kollektivtrafik Social hållbarhet Ökad tillgänglighet Arbetslokaler för daglig verksamhet Mötesplats Restaurang Ekonomisk hållbarhet Sopsug Kostnadsbesparande utifrån personaleffektivitet och främjar god boende- och arbetsmiljö Resurseffektiv verksamhet och drift av fastigheterna Renovering av Mobacka och Nya krav som gäller samhällsviktig verksamhet Krav på förvaring av avlidna Arbetsmiljö/resurseffektivitet/ vårdhygien Tallbacka möjliggörs Nödvatten Reservkraft Kylrum/Bisättningsrum Kommunen har ansvar för att ta hand om de som avlider i ett särskilt boende. Kommunen ansvarar för att den avlidne transporteras och förvaras på ett betryggande sätt till dess att stoftet kan överlämnas till anhöriga för kistläggning. Fler äldre inom särskilt boende ökar behovet av kylrum. Grovtvättstuga enligt gällande hygienkrav Tvättstuga och förvaring av personalkläder enligt gällande hygienkrav Källarplan för logistik (varuleveranser, sjuktransporter, bårbilar med mera) Storkök
7, ON 2018-12-18 08:30 ON: 1894/2... TJÄNSTESKRIVELSE 7 2018-12-03 Diarienr 01894-2018 Vård- och omsorgsförvaltningens bedömning Sammanfattningsvis ser Vård- och omsorgsförvaltningen att Sollidenprojektet är nödvändigt då antalet äldre ökar kraftigt under de kommande åren. De mervärden som Sollidenprojektet ger, med bland annat en mötesplats för medborgare och arbetslokaler för daglig verksamhet, ligger helt i linje med Vård- och omsorgsnämndens hälsofrämjande strategier. Det hälsofrämjande arbetet är en förutsättning för att minska medborgarnas behov av särskilt boende. Vård- och omsorgsförvaltningen föreslår att det byggs 192 lägenheter i ett sammanhållet projekt på Solliden, och att befintliga boenden renoveras enligt förslag. Det skulle möta behovet av särskilt boende hos den växande andelen äldre medborgare på ett kostnadseffektivt sätt. Vård- och omsorgsnämnden behöver nu fatta ett beslut om att föreslå till Kommunfullmäktige att det ska byggas ett nytt särskilt boende inom Sollidenområdet, och att det ska avsättas medel i investeringsbudgeten för 2020 2023. VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN Lars Liljedahl Förvaltningschef Ulrika Paulsson Handläggare Beslutet skickas till Kommunfullmäktige
8, ON 2018-12-18 08:30 ON: 115/2... TJÄNSTESKRIVELSE 1 2018-12-11 Diarienr 115-2018 Förslag till Vård- och omsorgsnämnden Anmälan av delegationsbeslut, serie A Följande delegationsbeslut anmäls: Ekonomiärenden 1. p. 22 Utseende av nya beslutsattestanter 2018. Diarienr 487-2018. Personalärenden Anställning 2. p. 24-26 Anställning av personal inom Vård- och p. 77 omsorgsförvaltningen och beslut om ersättning till kontaktpersoner under november 2018. Personalärenden Uppsägning, avskedande m.m. 3. p. 27 Överenskommelser med två ansällda om anställningarnas upphörande. växel
9, ON 2018-12-18 08:30 ON: 116/2... TJÄNSTESKRIVELSE 1 2018-12-11 Diarienr 116-2018 Förslag till Vård- och omsorgsnämnden Meddelanden, serie A Följande meddelanden anmäls: 1. Mötesanteckningar från: - Boenderåd vid det särskilda boendet Häradsgården, 2018-11-12 - Besöksråd vid mötesplatsen i Valla, 2018-11-13 - Boenderåd vid det särskilda boendet Myran, 2018-11-22 - Besöksråd vid mötesplatsen i Torvalla, 2018-11-23 2. Kommunfullmäktiges protokoll 2018-11-22 198, Översyn av kommunens nämndorganisation inför mandatperioden 2019-2022 - revidering 3. Kommunfullmäktiges protokoll 2018-11-22 203, Motion - Konsekvensanalys av förslaget om vinstförbud i välfärden 4. Kommunfullmäktiges protokoll 2018-11-22 205, Budget 2019 och flerårsplan 2020-2021 för Östersunds kommun 5. Kommunstyrelsens protokoll 2018-11-06 280, Kommunövergripande månadsrapporter 2018 6. Kommunstyrelsens protokoll 2018-11-06 298, Klassificeringsstruktur för dokumenthantering 7. Sammanfattning av kvalitetsgranskning vid Förenade Cares hemtjänst, diarienr 195-2018 8. Sammanfattning av kvalitetsgranskning vid det särskilda boendet Slåttergården, diarienr 195-2018 växel