Protokoll fört vid LAG/styrelsemöte 8 juni 2017 Tid: Torsdagen den 8 juni 2017, kl. 10.00 15.00 mötet ajourneras för lunch mellan 12.00-13.00 Plats: Hotel Rogge, Strängnäs kommun Närvarande: Offentlig Privat Ideell Tommy Björkdal Torbjörn Gårdestig Leif Skeppstedt Lars Wigström Bam Björling Cenneth Åhlund Björn Ekengren Annelie Allard Lucie Bernhardsson Gunilla Malm 50-58a. Tomas Jönsson Göran Nygren 56-62 Lars-Olof Lundkvist Lena Stensgård Samt adjungerade Emma Dahlin och Caroline Bergvall från Leader Södermanlands kansli. 50. Mötets öppnande Ordförande Tommy Björkdal förklarar mötet för öppnat. 51. Val av sekreterare för mötet Till sekreterare väljs Emma Dahlin. 52. Val av justerare Björn Ekengren väljs att jämte ordförande justera protokollet. 53. Fastställande av dagordningen Dagordningen godkändes med följande förändringar: att under punkten 57. Personal lägga till /avgående ledamöter. 54. Föregående protokoll LAG beslutar att lägga protokollen från beslutsmötena den 20 april 2017 samt 4 maj 2017 till handlingarna. 55. Rapporter a) Idéer på gång Projektidéer som är på gång gicks igenom samt statusen på de olika projektidéerna. Leader Södermanland Protokoll, LAG-möte 2017-06-08 1
b) Pågående projekt 2016-4025 Service & Liv på landet! Projektledare Caroline Bergvall presenterar projektets hittills genomförda aktiviteter. Projektet har startats upp med återkommande kontakter med projektets samarbetspartner tillika process-genomförare vid stormötena Studieförbundet Vuxenskolan. Även det tilltänkta Kommunnätverket har påbörjats hittills har kommunerna Katrineholm, Flen, Vingåker samtalat och fått information kring projektet. Resterande kommuner har inplanerade möten innan midsommar. Projektets stormöten kommer att dra igång under hösten 2017, vissa stormöten kommer att arrangeras på kvällstid andra heldagar på exempelvis en lördag eller söndag. Detta beror på att de olika orterna har kommit olika långt i att utvecklingsarbete och behöver således olika mycket stöttning och tid på sig för att arbeta fram sina handlingsplaner. Vidare har Carolin skapa en Facebook-profil för projektet då inbjudningarna kommer att gå ut digital både via e-postadresslistor men också via Facebook-annonsering. LAGs ledamöter kommer självklart också att bjudas in till samtliga stormöten. 2016-4554 Hässelbymuseet Steg 2 Emma rapporterar om att projektet arbetar på med sitt genomförande, ett uppföljningsmöte är inbokat innan midsommar för att gå igenom ansökan om delutbetalning. 2016-943 Idécentrum Kafjärden Emma rapporterar om att projektet tidigare i veckan fått sitt formella beslut från Jordbruksverket som utökningen av budget. Beslutet är kommunicerat med projektet som blev väldigt glada över beskedet. Projektet har slutdatum 2017-08-30 och kommer kontaktas av kansliet för att gå igenom slutredovisningen. 2016-2207 Skebo i hjärtat av Sörmland Emma rapporterar att projektet har gått in i sin slutfas nu där ett möte om slutredovisningen hölls i förra veckan, projektets sluttid är 2017-08-31. Projektet har inkommit med en förfrågan om att omfördela mellan sina kostnader i befintlig budgetram, frågan bollas med Jordbruksverket för att undersöka hur omfördelningen kan gå till. 2017-975 Ekeby bygdeutveckling Emma rapporterar att projektet inte är färdig handlagt på Leaderkontoret ännu då vi fortfarande inväntar ett par kompletteringar från projektsökande. Vice ordförande Bam Björling väljs att överta styrelsemötet under 55 c) c) Arbetsgrupper och delegationer Arbetsgrupp information och kommunikation: Arbetsgruppen presenterade det nya informationsbroschyren som presenterades för LAGs ledamöter, Bam och Björn E presenterar materialet och tankar kring det. Arbetsgruppen har haft som intention att ta fram ett material som ska vara informationsrikt men också väcka nyfikenhet hos potentiel- Leader Södermanland Protokoll, LAG-möte 2017-06-08 2
la projektsökande samt att broschyren bör vara mindre formell än den tidigare. En PR-byrå är upphandlad för att vara behjälpliga i framtagandet, upphandlingen gick till en PR-byrå i Eskilstuna astory. LAG ledamöterna ställde sig positiva till materialet som presenterades. LAG beslutar att ge arbetsgruppen fortsatt förtroende att arbeta fram det färdiga förslaget till informationsmaterial. Vidare beslutar LAG att att utöka arbetsgrupp med Gunilla Malm och Göran Nygren då två ledamöter avgått ur styrelsen. Informationsarbetet behöver också gå in på om broschyren ska finnas i utskriftsbart format, hemsidan behöver uppdateras med det nya texterna samt undersöka vilka sociala medier vi ska finnas på. Arbetsgrupp ekonomiskt utskott: Vid LAGs beslutsmöte den 4 maj 2017 tillsattes ett ekonomiskt utskott dit Lars Wigström och Annelie Allard valdes att ingå, arbetsgruppen har ännu inte hunnit starta upp sitt arbete. LAG förtydligar arbetsgruppens uppdrag med att vara behjälpiga vid årsredovisning, framtagandet av budget samt fördjupade kunskaper kring den löpande verksamheten, budgeten och den ekonomiska redovisning. LAG beslutar att arbetsgruppen ytterligare får i uppdrag att till styrelsemötet den 15 september ta fram ett förslag på vad de extra pengar ärvda från Leader Inlandet ska användas till samt hur de ska bokföras. Arbetsgrupp projektpresentationer: Vid LAGs beslutsmöte den 20 april tillsattes en arbetsgrupp för att se över projektpresentationer vid LAGs beslutsmöten och hur dessa kan gå till bestående av Anna J, Lena S och Tomas O. Arbetsgruppen har inte hunnit påbörja sitt arbetet ännu. Ordförande Tommy Björkdal beslutas återta att leda förhandlingarna av styrelsemötet. d) LUS Ordförande Tommy Björkdal rapporterar om den Nationella Leaderträffen i Sollefteå som hölls den 16 17 maj. Temat för träffen var entreprenörskap och nätverksträffen innehöll flera intressanta programpunkter bland annat en bussresa till Resele. LUS har valt en ny ordförande för föreningen vid årsstämman den 15 maj vilken hölls i samband med den Nationella Leaderträffen. Den nya ordförande är Lovisa Carneland från URnära Ideell Förening. Vidare rapporterar Tommy om att handläggningstiderna för projektbeslut hos Jordbruksverket är cirka 4-5 månader. Jordbruksverket nyrekryterar handläggare för att komma ikapp med sina processer. Det pågår också en översyn för att förenkla de handläggningsrutiner som finns och utbildning hålls för Leaderkontoren både på plats runt om i Sverige men också via LYNC. Leader Södermanland Protokoll, LAG-möte 2017-06-08 3
e) Ekonomiska rapporter LAG/styrelsen har genom skriftliga rapporter haft möjlighet att ta del av upprättade ekonomiska rapporter för perioden april 2017. 25 april erhöll Leader Södermanland Ideell förening 790 829 kronor från Leader Inlandet. 56. Uppföljning av fattade beslut De sedan tidigare fattade besluten av LAG/styrelsen gick genom enligt den lista som upprättats. LAG beslutar ge i uppdrag till ordförande Tommy Björkdal och projektutvecklare Emma Dahlin att inventera och uppdatera listan för att den ska bli aktuell samt att arbetet ska presenteras på nästkommande LAG-möte 15 september. LAG beslutar också om uppdrag till presidiet att vid deras sammanträde på måndag den 12 juni precisera ett uppdrag till avrapportering från Björn gällande arbetsmiljö-uppdraget på kansliet samt att meddela Björn så snart uppdraget är formulerat. 57. Personal/avgående ledamöter Personal Verksamhetsledare Birgit Andersson, har den 31 2017 maj valt att avsluta sin tjänst hos Leader Södermanland, hennes sista arbetsdag blir fredagen den 9 juni 2017 då semester och eventuell komp.-tid tas ut därefter. Ordförande Tommy kommer att avtacka Birgit för sitt arbete samt diskutera överlämningar etc på kansliet med blommor och eventuellt tårta. Projektutvecklare Emma Dahlin, har idag 8 juni 2017meddelat styrelsen begäran om tjänstledighet för politiska uppdrag under förutsättning att Kommunfullmäktige i Flen beslutar så den 21 september 2017. Tjänstledighetsperioden gäller från och med 21 september 2017 till och med mandatperiodens slut, 2018-12-31. LAG godkänner begäran om tjänstledigheten. Presidiet kommer ta tag i rekryteringsprocessen för de båda tjänsterna vid deras sammanträden måndagen den 12 juni. Caroline kommer eventuellt erbjudas heltidstjänst. Presidiet ska se över vilka arbetsuppgifter som kan vara aktuella att ta över. Förslag till personer att rekrytera mottages tacksamt av presidiet. Presidiet rapporterar till styrelsen via minnesanteckningar som skickas ut via e-posten. Avgående ledamöter Magnus Svensson, Annlouise Olsson, Birgitta Blanck, Maria Printz har avsagt sig sina platser i LAG/styrelsen. Björn Ekengren meddelar att han kommer avgå ur styrelsen på av att han avslutar sin tjänst hos Katrineholms kommun den 10 augusti 2017. Leader Södermanland Protokoll, LAG-möte 2017-06-08 4
LAG beslutar att avteckningen kommer ske i och med den två dagars träff som LAG/styrelsen har inbokad till den 14-15 september. De avgående ledamöterna kommer då bjudas in till middagen. Om de avgående ledamöterna inte har möjlighet att delta kommer de avtackas med blomsterbud. 58. Projektbeslut LAG fattade beslut om två (2) ansökningar om projektstöd inom Leader. Beslut i varje enskilt ärende enligt nedan. Leader Södermanland Protokoll, LAG-möte 2017-06-08 5
a) 2017-576 Follökna tillgängligt för alla Projekt: Follökna tillgängligt för alla Journalnummer: 2017-576 Projektägare: Vängården Follökna Organisationsnummer: 818501-0991 Fond: Landsbygdsfonden Insatsområde: Besöksnäring/turism Projekttyp/åtgärd: Projektstöd genomförande Projektperiod: 2017-02-07 2020-03-31 Sökt stöd: 1 420 837 kronor Poängbedömning (samlad poäng ): 0p Projektbeskrivning : LAG/Styrelsen behandlade projektansökan vid beslutsmötet 2017-04-20 då beslutades om återremiss till projektet för ytterligare förtydliganden samt justeringar i projektet budget. Projektsökande Vängården Follökna inkom den 29 maj med komplettering till projektansökan utifrån LAG/styrelsen ställda frågor. På beslutsmötet 2017-06-08 togs projektet upp återigen för slutlig bedömning. Projektet syftar till att utveckla möjligheter till personer med funktionsnedsättningar att utföra fysisk aktivitet med inriktning på motions- och idrottsaktiviteter, rekreation, natur och kulturupplevelser samt erbjuda föreningar möjlighet till aktiviteter som tränings och tävlingsverksamhet. I projektet skapa en samlingsplats för samvaro och aktiviteter för alla oavsett härkomst handikapp eller religiös inriktning. LAG är beslutsmässig, ingen ledamot anmälde jäv. LAG beslutar att avslå projekten då det inte uppfyller de ställda villkoren. Beslutsmotivering : LAG anser att projektansökan inte uppfyller de två grundläggande villkoren i urvalsprocessen. Projektansökan saknar tydlighet i syfte och mål samt att budgeten inte ger underlag för att kunna bedöma rimligheten. Vidare anser inte LAG att projektbeskrivning eller budget ger underlag för att bedöma verksamhetens långsiktiga hållbarhet. Tommy Björkdal Björn Ekengren Emma Dahlin ordförande justerare sekreterare Leader Södermanland Protokoll, LAG-möte 2017-06-08 6
b) 2017-2348 Makerspace Kungsör Projekt: Makerspace Kungsör Journalnummer: 2017-2348 Projektägare: List Västra Mälardalen Organisationsnummer: 802449-1220 Fond: Landsbygdsfonden Insatsområde: Ungdomar Projekttyp: Projektstöd genomförande Projektperiod: 2017-05-09 2017-12-01 Projektets beslutade budget: Faktisk Projektstöd: 33 058 kronor (67 %) LAG-pott: 16 283 kronor (33 %) Totalt: 49 341 kronor Resurs Privat/ideell: 100 000 kronor Motivering val av stödnivå: LAG/styrelsen beslutade om att stödnivån för projektet är 100 % enligt ovanstående fördelning av projektets totala finansiering. Projektet är till nytta för allmänheten då projektets syfte är att undersöka om ett Makerspace kan förverkligas. Poängbedömning (samlad poäng ): 420 p Projektbeskrivning : Förstudie skall undersöka realismen i att starta ett Makerspace MS i ett glesbefolkat område. Förstudiens frågeställningar är: Finns det tillräcklig många intresserad? Vad tycker Kommunen och lokala företagare? Skulle ett MS i glesbygd kunna organiseras annorlunda än i storstan? Sponsorer och bidrag snarare än Crowdfunding? Skulle kommunen kunna tillhandahålla lokaler till ett subventionerat pris? LAG är beslutsmässig, ingen ledamot anmälde jäv. LAG beslutar att tillstyrka projektet 2017-2348 Makerspace Kungsör. Beslutsmotivering : LAG/styrelsen anser att projektet ska beviljas i landsbygdsfonden då projektet bidrar till hållbar landsbygdsutveckling i allmänhet samt att nyttan av projektet tillfaller landsbygden och de personer som finns i projektets område. Projektet passar väl in i Leader Södermanlands insatsområde: ungdomar, projektets insatser stimulerar nytänkande, ökad delaktighet samt ger möjligheter Leader Södermanland Protokoll, LAG-möte 2017-06-08 7
till idéutveckling och innovation. Projekt och insatser engagerar ungdomar och ökar utbud av nya aktiviteter. Projektet skapar bra förutsättningar för att ta reda på om Makerspace är gångbart på en mindre ort vidare tycker LAG också att projektet är nytänkande och ger utrymme för kreativitet och nya nätverk. Kontaktperson från LAG: Lars Wigström Tommy Björkdal Björn Ekengren Emma Dahlin ordförande justerare sekreterare Leader Södermanland Protokoll, LAG-möte 2017-06-08 8
59. Projektidéer a) Kulturnyheter i Södermanland Projektidén diskuteras inte på grund av tidsbrist. b) Samverkan Hela Sörmland ska leva Projektet syftar till att främja samverkan och samarbete lokalt mellan hembygdsföreningar och företag som leder till nya affärsmöjligheter, tillväxt och utveckling för deltagande bygdegårdsföreningar och företag. LAG anser att projektidén är intressant och är en viktig strategi till förändring inför framtiden. LAG ser med spänning fram emot projektet och tycker det finns nytänkande i projektidén i och med att systematisera paketeringar och nå ut till nya målgrupper. Vidare är LAG positiva till att samtliga av leaderområdet kommuner ska ingå i projektet, LAG poängterar dock att det är viktigt att projektägaren tydligt beskriver underifrånperspektivet. c) Vilja och Kraft Projektidén diskuteras inte på grund av tidsbrist. 60. Nästa LAG-möte & presidiemöte Nästkommande LAG/styrelsemöte har planerats till den 15 september 2017, i Nykvarns kommun, tid och plats meddelas senare. Nästkommande presidiemöte är inplanerat till måndagen den 12 juni, i Katrineholm. 61. Övriga frågor Inga övriga frågor. 62. Avslutning Ordförande Tommy Björkdal tackar för visat intresse, förklarar mötet som ett heldagsmöte som ska arvoderas därefter, slutligen avslutar han mötet. Tommy Björkdal Björn Ekengren Emma Dahlin ordförande justerare sekreterare Leader Södermanland Protokoll, LAG-möte 2017-06-08 9