Södermalms stadsdelsförvaltning Staben Tjänsteutlåtande Sida 1 (7) 2016-02-22 Handläggare Eva-Lena Eirefelt Telefon: 08-508 12 192 Till Södermalms stadsdelsnämnd 2016-03-17 Verksamheter på entreprenad och upphandlingsprocesser Svar på skrivelse från Filip Solsjö med flera (M), Anne-Lie Elfvén med flera (L), Fredrik Lindstål (C) och Leif Kroon (KD) Förvaltningens förslag till beslut Nämnden godkänner och överlämnar förvaltningens tjänsteutlåtande som svar på skrivelsen. Margareta Östrand Stadsdelsdirektör Södermalms stadsdelsförvaltning Staben Medborgarplatsen 25 Box 4270 102 66 Stockholm Telefon 08-508 12 192 Växel 08-508 12 000 eva-lena.eirefelt@stockholm.se stockholm.se Sammanfattning Nämnden har gett förvaltningen i uppdrag att bereda en skrivelse från Filip Solsjö m.fl. (M), Anne-Lie Elfvén m.fl. (L), Fredrik Lindstål (C), och Leif Kroon (KD) kring verksamheter på entreprenad och upphandlingsprocesser. Verksamheter och enheter som till dagens datum återgått till egen regi är Hammarbyhamnens service- och gruppbostäder och Söders korttidshem. Södermalms assistans återgår i egen regi den 1 maj 2016. Förvaltningen listar pågående avtal och redovisar delar av Stockholms stads program för upphandling och inköp som beslutades av kommunsfullmäktige den 8 februari 2016.
Sida 2 (7) Bakgrund Vid sammanträdet den 22 oktober uppdrog nämnden till förvaltningen att bereda en skrivelse från Filip Solsjö m.fl. (M), Anne-Lie Elfvén m.fl. (L), Fredrik Lindstål (C), och Leif Kroon (KD) kring verksamheter på entreprenad och upphandlingsprocesser. I skrivelsen lämnas följande uppdrag: - Vilka verksamheter och enheter som till dags dato återgått till egen regi. - Vilka verksamheter och enheter som för närvarande är på entreprenad vars kontrakt löper ut eller kommer upp till beslut om förlängning under hösten 2015 och under våren 2016. - Vilka förberedelser som sker inför dessa avslut eller förlängningsbeslut. - Vilka kostnadsjämförelser som görs inför prövning och beslut om återtagande i egen regi eller upphandling. - Vilka konsekvensanalyser som görs inför prövning och beslut om återtagande i egen regi eller upphandling. - Om eventuella kostnadsjämförelser och konsekvensanalyser öppet redovisas. Vilka krav som kommer att ställas vid upphandlingsprocesser av verksamheter och enheter. - Om kollektivavtal kommer att vara ett krav vid upphandlingsprocesser av verksamheter och enheter. Ärendets beredning Ärendet har beretts i staben i samarbete med sociala avdelningen och avdelningen för äldreomsorg. Ärendet har behandlats i förvaltningsgruppen den 8 mars, i pensionärsrådet den 7 mars och i rådet för funktionshindersfrågor den 8 mars 2016.
Sida 3 (7) Förvaltningens synpunkter och förslag På nämnden den 22 oktober 2015 redovisade förvaltningen en sammanställning över de avtal som löper ut under 2015 och 2016 samt när nämnden behöver fatta beslut. Nedan följer en uppdaterad sammanställning. Verksamhetens namn Avtalsperiod (fr.o.m. - t.o.m.) Förberedelser Vintertullens vård och 150201 170131 (pågår) mars 2016 Hornskrokens vård- och inkl pensionat Hornskroken (KÖV) 150201 170131 (pågår) mars 2016 Sensus Stockholm-Gotland öppen daglig verksamhet för personer med synskada 141001 160930 (pågår) mars 2016 fatta beslut om förlängning alternativt återta driften i egen regi Dagverksamhet för personer med demenssjukdomar (Grindstugan, Guldägget, Magda och Pärlan) 141001 170831 (pågår) november 2016 fatta beslut om förlängning alternativt återta driften i egen regi Parkdrift Södermalm 151001 170930 december 2016 fatta beslut om förlängning alternativt återta driften i egen regi Bergsunds vård- och 151001 170930 (pågår) december 2016 rekommendera KS fatta beslut om ny upphandling alternativt
Sida 4 (7) Verksamhetens namn Avtalsperiod (fr.o.m. - t.o.m.) Förberedelser Vindragarens vård- och Magdalenagårdens vård- och Guldbröllopshemmets vårdoch Tellus och Tanto fritidscenter (KÖV) 151001 170930 (pågår) 151101 171030 (pågår) 151101 171030 (pågår) 150101 171231 (pågår) KS fattade i mars 2015 på rekommendation av nämnden beslut om att bevilja nämnden att säga upp avtalet med Micasa Fastigheter AB. De äldre kommer att erbjudas möjlighet att välja annat boende. januari 2017 januari 2017 Kostentreprenad för särskilda boenden Äppelgården och Stora Blecktornet dagliga verksamheter Sjöstadsgårdens vård- och Sofiagårdens vård- och 160201-180131 (pågår) 160201 180131 (pågår) 141101 161031 (pågår) 161101 181031 (SDN 151119 rekommenderat KS att förlängning) 141101 161031 (pågår) 161101 181031 (SDN 151119 rekommenderat KS att förlängning)
Sida 5 (7) Verksamhetens namn Avtalsperiod (fr.o.m. - t.o.m.) Förberedelser Danvikstull och Hammarby dagliga verksamheter Fritidsverksamheten Maria Ungdomsklubb Södermalms gruppbostäder och Teckentullens dagliga verksamhet Reimersholme och Tantolunden grupp- och servicebostäder Södermalms assistans 150401 190331 (pågår) 2016-01-01 2019-12-31 110101 141231 (avslutad) 150101 161231 (pågår) (Ny upphandling, beslut sdn 160204) 150201-170131 (pågår) (Ny upphandling, inkl egen regianbud, beslut sdn 160204) 140501 160430 (pågår) (Övergår i egen regi 160501, beslut sdn 150611) Verksamheter och enheter som till dagens datum återgått till egen regi är Hammarbyhamnens service- och gruppbostäder och Söders korttidshem. Södermalms assistans återgår i egen regi den 1 maj 2016. Vid avslut eller förlängningsbeslut tittar förvaltningen på de avtalsuppföljningar som är gjorda. Det kontrolleras så att åtaganden och mervärden i anbudet är uppfyllda och som bas används stadens mall för uppföljning. I avtalsuppföljningen tittar förvaltningen bland annat på resultatet i brukarundersökningarna och på individuppföljningar. Den löpande verksamhetsuppföljningen som görs används också. Vid avslut där det blir övertagande i egen regi hanteras det som en verksamhetsövergång. Verksamheterna är kostnadsneutrala och får samma ersättning oavsett om den drivs på entreprenad eller i egen regi. Beslutet om att återta en verksamhet i egen regi eller göra en upphandling är politiskt och inget som förvaltningen analyserar. Förutom de handlingar som omfattas av upphandlingssekretessen är alla handlingar som hanteras offentliga. Värt att notera är att upphandlingsprocessen inom offentlig verksamhet till stora delar är styrd av lagar och förordningar.
Sida 6 (7) På kommunstyrelsen den 27 januari 2016 fattades beslut om Stockholms stads program för upphandling och inköp. Stadens upphandlingar ska, i enlighet med det nya programmet, kännetecknas av hög kvalitet, god ekonomisk hushållning och effektiv användning av stadens gemensamma resurser. Väl genomförda upphandlingar och inköp ökar nyttan för medborgarna och bidrar till ett resurseffektivt samhälle. Stadens leverantörer ska inte få konkurrensfördelar genom bristande anställningsvillkor för sina anställda. I de fall leverantörer inte är kollektivavtalsanslutna ska staden, så långt det är ändamålsenligt och möjligt enligt lag, ställa krav på särskilda kontraktsvillkor i nivå med svenska kollektivavtal. Stadens upphandlingar ska genomföras på ett kvalitativt och affärsmässigt sätt och ingångna avtal ska följas. Deltagandet i stadens upphandling ska underlättas för alla anbudsgivare, och även möjliggöra för små- och medelstora företag samt idéburen sektor att delta. Vidare ska staden genom innovationsupphandling utveckla stadens verksamheter. Oseriösa leverantörers deltagande i stadens upphandlingar ska motverkas. Utgångspunkten vid all upphandling är höga krav på kvalitet. De krav som ställs i en upphandling ska syfta till att uppnå kommunfullmäktiges och den egna nämndens/bolagsstyrelsens mål för verksamhetsområdet. För att säkerställa kvaliteten i de varor och tjänster som upphandlas ska staden ställa krav på den tekniska och yrkesmässiga förmågan och kapaciteten samt tydliga kvalitetskriterier kopplade till varan eller tjänsten. För att uppnå god kvalitet vid upphandling av verksamhet ska staden även ställa relevanta krav på bemanning, utbildningsnivå, kompetens och goda arbetsvillkor för personalen. För den goda kvaliteten är det nödvändigt att de anställdas rättigheter värnas. Vidare ska privata utförare bedriva ett aktivt arbete med att informera personal om rättigheter och skyldigheter, syftande till att värna arbetstagares psykiska och fysiska arbetsmiljö. Stadens ambition är att ta tillvara leverantörers potential att utveckla verksamheten. För att nå detta mål ska höga krav på kvalitet, i regel, ta sig uttryck i tydliga beskrivningar om vad som ska uppnås men inte hur det ska uppnås. När avtal tecknas med den vinnande anbudsgivaren ska det noga regleras att parterna ska samverka för att följa upp kontraktet och upprätthålla en hög kvalitet. Staden ska vara och uppfattas som en attraktiv kund för leverantörer vilket bidrar till att staden får bra anbud och bästa möjliga affärsvillkor. Stadens agerande på marknaden ska bidra till en långsiktigt sund konkurrens. De krav som ställs på en huvudleverantör ska som
Sida 7 (7) huvudregel också gälla för dess underleverantörer. Stadens upphandlingar ska föregås av en behovs- och marknadsanalys och en väl avvägd upphandlingsstrategi. En viktig del av affärsmässigheten är en effektiv uppföljning av ingångna avtal. Utgångspunkten för avtalsförvaltning ska alltid vara att avtal ska hållas och att de sanktioner som finns i avtalet ska tillämpas. Den som ansvarar för en upphandling ska också se till att berörda fackliga organisationer får information samt möjlighet att yttra sig i enlighet med gällande lagstiftning och kollektivavtal. Ur ett demokratiperspektiv är det viktigt att de förtroendevalda ges insyn och inflytande över upphandlingsprocessen. Därför ska förvaltning och nämnd hitta former för hur informationsutbytet under processen ska ske. Förvaltningen föreslår att nämnden godkänner och överlämnar detta tjänsteutlåtande som svar på skrivelsen. Bilaga 1. Skrivelse om verksamheter på entreprenad och upphandlingsprocesser från Filip Solsjö m.fl. (M), Anne-Lie Elfvén m.fl. (L), Fredrik Lindstål (C), och Leif Kroon (KD)