Ny organisation 2013 Organisationsöversyn inom Barn- och ungdomsförvaltningen

Dnr BUN-2013-126 Dpl 01 sid 1 (13) BARN- OCH UNGDOMSFÖRVALTNINGEN Tjänsteyttrande 2013-04-15 Staffan Skoglund, staffan.skoglund@karlstad.se Ny organisation 2013 Dnr BUN-2013-126 Dpl 01 Ärende Ny organisation 2013 Organisationsöversyn inom Barn- och ungdomsförvaltningen 1. Utgångspunkter och motiv för förändring Sedan 2000 har förutsättningarna för skolverksamheten ändrats väsentligt. Det har utvecklats en skolmarknad där skolor med olika inriktningar har etablerats och där föräldrar och elever kan välja utifrån sina behov, intressen och förutsättningar. Skolmarknaden har medfört att elevernas rörlighet ökar och därmed inverkar det på förutsättningarna att planera för den kommunala verksamheten. Vidare har skolmarknaden medfört krav på ökad transparens i verksamheterna t.ex. genom olika former av resultatredovisning och jämförservice på karlstad.se. Skolverket pekar i rapporter på vikten av god information till vårdnadshavare och elever inför olika val. Barn- och ungdomsförvaltningen behöver skapa en ny och kraftfull organisation som bättre kan möta framtida utmaningar och som är handlingskraftig och flexibel. Den nya organisationen ska bidra till en ännu högre kvalitet och bättre måluppfyllelse i förskola och skola. Organisationen ska möta barn och elever där de är och ge dem förutsättningar att utvecklas så långt som möjligt. Den ska även skapa bättre förutsättningar för förskolechefers och rektorers pedagogiska ledarskap. Viktigt att notera i sammanhanget är att omorganisationen inte initierats som en del i ett besparingsarbete. Barn- och ungdomsförvaltningen förväntas vara effektiv och resurssnål på alla plan och ska även snabbt kunna göra förändringar och ställa om då yttre och inre förutsättningar förändras. Organisationen ska arbeta och uppfattas mer som en samlad förvaltning och som en tydligare del i en kommunövergripande helhet. Vidare ligger i kommunens strategiska plan ett antal uppdrag rörande organisations- Postadress: Barn- och ungdomsförvaltningen, Besöksadress: Webb: karlstad.se Tel: 054-540 00 00 E-post: barnochungdomsforvaltningen@karlstad.se Org.nr: 212000-1850 PlusGiro: 81 74-5 Bankgiro: 405-2213

Dnr BUN-2013-126 Dpl 01 sid 2 (13) förändringar med inriktning mot resurs- och kompetensoptimering och förmåga till snabba omställningar. Organisationsförslaget berör styrning och ledning, områdesindelningen, stödfunktion för utvecklingsarbete, ekonomistyrningen, stabsfunktionerna, särskilda verksamheter och stödfunktioner. Dessutom innehåller beslutsunderlaget förändringsförslag rörande elevhälsan, grundsärskolan, studie- och yrkesvägledningen, lokalförsörjningen och intern/extern kommunikation. 2. Organisation, styrning och ledning Barn- och ungdomsförvaltningen har varit organiserad på samma sätt sedan år 2000. Organisationen har granskats vid olika tillfällen och mindre justeringar har gjorts. Förskolans och skolans uppdrag har förändrats och nya och högre krav ställs från stat, kommun, elever och vårdnadshavare. Förslagen nedan rörande förändrade lednings- och stabsfunktioner är kostnadsneutrala, men vissa lednings- och stabstjänster får en något annorlunda utformning. Inga resurser förs från de pedagogiska verksamheterna till ledning eller administration. Kostnaderna för ledning och administration förblir därmed oförändrade. 2.1 Skolområden Barn- och ungdomsförvaltningen föreslår att det inrättas en mellannivå mellan skoldirektören och förskolechef/rektor samtidigt som förskolor och skolor indelas i nya skolområden. Förskolor och skolor bör delas in i tre volymmässigt lika stora och integrerade skolområden där enheterna naturligt hör samman och är så stora att ekonomisk och kompetensmässig bärkraft uppnås. De tre områdena benämns Syd, Väst, och Öst, och ska ledas av varsin skolområdeschef. SYD: Herrhagen/Norrstrands so, Gruvlyckan/Mariebergs so och Skattkärr/Väse so VÄST: Nors so, Hultsberg/Våxnäs so, Råtorps so, Skåre so och Stodene so. ÖST: Molkoms so, Ulvsby so, Kroppkärrs so, Kronoparkens so och Ruds so Skapandet av stora områden och en mellannivå ska leda till att arbetet med budget och effektivt nyttjande av medel underlättas. Det blir även lättare att anpassa verksamheterna till de faktiska förändringar som sker under budgetåret. Vidare ökar möjligheterna att uppträda som en sammanhållen förvaltning genom att man skapar gemensamma och likformiga lösningar, till exempel rutiner, dokumentationslösningar och blanketter,

Dnr BUN-2013-126 Dpl 01 sid 3 (13) webblösningar, informationssystem och så vidare. Även den ökade juridifieringen av förskola och skola har bidragit till att chefer efterlyser gemensamma lösningar för att säkerställa att rutiner, blanketter och beslut är korrekta i lagens mening. Skoldirektören är i dag chef för 67 rektorer, förskolechefer och andra tjänstemän vilket är för många för att kunna hålla en nära kontakt med de underställda och omöjliggör ett nära, utvecklande och stödjande ledarskap. Genom att införa mellannivån skapas en effektivare ledningsorganisation samtidigt som ledningsuppdraget för förskolechefer och rektorer renodlas genom att de tre skolområdena får varsin kökschef som tar över ledningsansvaret för måltidsverksamheten och den städning som drivs i egen regi. Skolområdescheferna tar över ledningsansvaret för förskolechefer, rektorer, skolekonomer, enhetsassistenter och kökschefer. På så sätt skapas väsentligt bättre förutsättningar för förskolechefer och rektorer att fokusera på det pedagogiska ledningsuppdraget. Förskolechefers och rektorers pedagogiska ledarskap anses av Skolverket vara en viktig framgångsfaktor för förskola och skola. Skoldirektören vill renodla chefskapet på enhetsnivå för att uppnå ett närmare och mer aktivt pedagogiskt ledarskap. Organisationen ska därför sträva efter att ingen chef ska vara både förskolechef och rektor. Skolområdeschefer finns inte benämnda i skolans styrdokument utan är en kommunal befattning. Uppdraget är kommunalt och skilt från det statliga. Skolområdeschefen får sitt uppdrag via barn- och ungdomsnämndens delegeringsordning och från skoldirektören. Skolområdescheferna får ett övergripande ansvar för ledning, administration, ekonomi, kommunövergripande utvecklingsansatser, effektivisering, samordning och resultatuppföljning inom sina respektive områden. De kan även ansvara för särskilda verksamheter och stödfunktioner och ska ingå i förvaltningens ledningsgrupp. Skolområdescheferna är inte operativt ansvariga för någon enhet, de är varken förskolechefer eller rektorer inom sitt skolområde. Skoldirektören kan tilldela skolområdescheferna särskilda utvecklingsuppdrag. a) Barn- och ungdomsförvaltningen inrättar en mellannivå mellan skoldirektören och förskolechef/rektor samtidigt som kommunen indelas i tre nya skolområden. b) De nya skolområdena ska ledas av skolområdeschefer. c) Skoldirektören får i uppdrag att anställa tre kökschefer för att leda måltidsverksamheten och den städning som drivs i egen regi i de tre skolområdena.

Dnr BUN-2013-126 Dpl 01 sid 4 (13) 2.2 Utvecklingsstöd Stödfunktion för utvecklingsarbete En nyckelroll i ledarskapet för den pedagogiska verksamheten är att man på sin förskola eller skola ska leda förskollärare, lärare, fritidspedagoger och arbetslag att tillsammans använda systematiska arbetssätt för att kunna bedöma i vilken utsträckning barnens och elevernas kunskaper växer och hur deras sociala utveckling går framåt. Ett gott pedagogiskt ledarskap är att visa på vilka verkliga förhållanden som finns mellan arbetsmetoder och lärande. Att systematiskt initiera och delta i arbete med att ta fram och analysera fakta, bekväma likaväl som obekväma, om varför elever lyckas eller inte, ska vara en prioriterad arbetsuppgift för förskolechefer och rektorer. Då kan arbetet bli baserat på reell, nära och aktuell kunskap. Barnoch ungdomsförvaltningens utvecklings- och förbättringsarbete måste utgå från denna kärna i det pedagogiska arbetet samt vila på vetenskaplig grund och beprövad erfarenhet. Det yttersta ansvaret för utvecklings- och kompetensutvecklingsinsatser som riktar sig till flera skolor/skolformer och inte inom förskolechefs eller rektors lokala ansvar, vilar på skoldirektör och skolområdeschefer. Utformning och genomförande av utvecklingsarbetet ska, om inte särskilda skäl eller omständigheter finns, organiseras och genomföras på enhetsnivå utifrån varje förskolas och skolas förutsättningar. Det är således förskolechefs eller rektors ansvar inom ramen för sitt ledarskap för den pedagogiska verksamheten. Särskilda skäl eller omständigheter kan exempelvis vara genomförande av nationella satsningar som matematiklyft eller lokalt initierade satsningar som OMTANKE. Det utmärkande för denna typ är att det kräver en gemensam modell eller struktur för genomförandet. Barn- och ungdomsförvaltningens arbete med och organisering av utvecklingsarbete kan i flera fall omfatta flera skolformer och skolområden. Oavsett om arbetet bedrivs inom det ordinarie linjearbetet eller i projektform ska uppdragsgivare och uppdrag var tydligt, och alltid kopplat till det ordinarie kvalitetsarbetet. De utvecklingsbehov som dessa processer leder fram till, vad gäller pedagogernas, förskolechefers och rektorers utvecklingsuppdrag, är direkt knutna till att förbättra förutsättningarna för lärande och för att utveckla verksamheten som organisation. För att stödja såväl det förvaltningsövergripande som det lokala (egeniniterade) utvecklings- och förändringsarbetet på förskolor och skolor, bör förvaltningen inrätta en generell stödfunktion för utvecklingsarbetet. På så sätt skapas nya och bättre möjligheter att genomföra aktiviteter och tillvarata lärdomar på individ-, grupp- och organisationsnivå. Att pedagogerna själva kan skapa och sprida kunskaper och erfarenheter stärker professionerna och därmed våra förutsättningar att vara fortsatt framgångsrika.

Dnr BUN-2013-126 Dpl 01 sid 5 (13) Stödfunktionen ska kunna fungera som stöd till direkta aktiviteter och tjänster som är förvaltnings- eller skolområdesövergripande som till exempel OMTANKE (arbete med digitala lärprocesser), NTA, Laboratoriet och Naturskolan, och även fungera som plattform och stöd för vårt arbete som lärande organisation. Utvecklingsstödet kan till exempel vara kurser för olika yrkeskategorier, ha funktioner/tjänster som stödjer lokala utvecklingsprojekt/utvecklingsarbeten som digitala mötesrum med mera. Stödfunktionen ska också kunna tillhandahålla redskap för analys i det lokala kvalitetsarbetet och information om erfarenheter, goda exempel, forskning och utveckling samt kompetensutveckling via webben. System och stöd för att dokumentera erfarenheter ska utvecklas. Förvaltningens planerade Forsknings- och utvecklingsprogram (FoU) samt olika former av karriärtjänster som till exempel utvecklingspedagoger, lärare som forskat (magister/lic/doktorerat) på avancerad nivå samt kommande förstelärare och lektorer är också viktiga delar i utformningen av ett utvecklingsstöd. Det generella utvecklingsstödet bör samlas i en funktion och ledas av en chef på del- eller heltid. Förutsättningar för och behov av utvecklingsarbete förändras ständigt. Funktionens årliga inriktning och uppdrag ska synliggöras i barn- och ungdomsförvaltningens verksamhetsplan. Funktionen bör dock prövas i sin helhet efter ett antal år. Verksamheten bör därför organiseras i projektform, benämnas funktion och ha ett tidsbegränsat uppdrag samt utvärderas 2016. Stödet är av strategisk karaktär och föreslås ligga direkt under skoldirektören och chefen bör ingå i ledningsgruppen. d) Skoldirektören får i uppdrag att inrätta en funktion för utvecklingsstöd. Funktionen ska ledas av en chef. Funktionen ska ledas av en chef. Funktionen är till att börja med treårig och ska utvärderas 2016. 2.3 Planerings- och samordningsavdelningen Barn- och ungdomsförvaltningen behöver en ny avdelning för ledning av särskilda verksamheter och stödfunktioner. De flesta av de tänkta stödfunktionerna finns redan och är utlagda på olika medarbetare på staben eller ute på områdena. Genom att organisera en sådan avdelning kan övriga avdelningars funktioner renodlas vilket ger en större tydlighet i stabsfunktionerna. Huvuduppgifter för Planerings- och samordningsavdelningen: Samordning av tillhandahållauppdraget Ledning av särskilda verksamheter - Klaraborgs specialpedagogiska område (KSPO) - Mångfald och integration - Kulturskolan Andra samordningsuppgifter till exempel:

Dnr BUN-2013-126 Dpl 01 sid 6 (13) - IT-förvaltning - Kommunikation - Interna styrdokument Barn- och ungdomsförvaltningen saknar en tydlighet om vilka frågor, aktiviteter och beslut som gäller kommunalt drivna förskolor och skolor samt vilka som gäller alla oavsett anordnare. Detta kan leda till missförstånd och felaktiga förväntningar. En ny organisation ska bygga på en tydligare renodling av förvaltningens tillhandahålla- och egenregiuppdrag. Utgångspunkten ska vara att samla och leda merparten av alla tillhandahållarfunktioner och arbetet med fristående förskolor och skolor i en sammanhållen avdelning: Planerings- och samordningsavdelningen. Tillhandahållauppdraget innefattar bland annat samverkan med och information och service till fristående förskolor och skolor och fristående pedagogisk omsorg. De särskilda verksamheterna har aktiviteter eller kan erbjuda tjänster som vänder sig till barn och elever oavsett huvudmannaskap samt stöd och tjänster på uppdragsbasis till fristående verksamheter. Mot den bakgrunden ska de särskilda verksamheterna som är tillgängliga för alla inordnas under Planerings- och samordningsavdelningen. Även kommunens rätt till insyn hos fristående skolor och fritidshem kan hanteras från Planerings- och samordningsavdelningen. Insyn kan t.ex. gälla hur verksamheten utvecklas kvalitativt och kvantitativt, allmänhetens intresse av information, skolpliktsbevakning, grad av måluppfyllelse och skolans ekonomiska stabilitet. Insynen är särskilt viktig för den kommunala verksamhetens planering. e) Skoldirektören får i uppdrag att inrätta en avdelning på staben för planering och samordning. Avdelningen ska ledas av en chef. f) Kulturskolan, Mångfald och integration samt KSPOs utredande och handledande personal organiseras under Planerings- och samordningsavdelningen. De ska ledas av enhetschefer. 2.4 Ekonomistyrning Skolområdeschefen kommer att vara ansvarig för skolområdets budget vilket medför att ekonomistyrning och uppföljning måste ses över. Ekonomistyrningsmodellen för resurstilldelningen ska: Vara tydlig Fördela huvuddelen (elevpeng/barnpeng) till enhetsnivå Hantera helt anslagsfinansierad verksamhet centralt Lägga kostnader för stödfunktioner på mellannivå som i sin tur finansieras med täckningsbidrag ur elevpeng/barnpeng

Dnr BUN-2013-126 Dpl 01 sid 7 (13) Vara lätt att följa i ekonomisystemet Ge skolområdeschefen möjlighet att styra områdets ekonomi Utgå från vårt viktade strukturtillägg. Barn- och ungdomsförvaltningen kommer att arbeta efter en modell som kortfattat innebär att det ekonomiska ansvaret ligger helt hierarkiskt i både ekonomisystemet och i delegeringsordningen. Skoldirektören utkräver ekonomiskt ansvar av skolområdescheferna och de i sin tur av sina förskolechefer och rektorer. Förskolechefer och rektorer svarar inför skolområdeschefen för att hålla budget. Modellen ska synliggöra den enskilda enhetens (förskolor och skolor) långsiktigt ekonomiska bärighet. Ekonomiavdelningen har det övergripande ansvaret för ekonomistyrningen. Cheferna har ett uppföljningsansvar för respektive enhet (förskolor och skolor). Till sin hjälp har de skolekonomer som kan stötta genom att tolka data, göra beräkningar, prognoser och så vidare. Ekonomichefen och controllern följer upp på alla nivåer. Ekonomichefen har regelbundna uppföljningar med skolområdescheferna och regelbundna uppföljningar (månadsrapport) görs av respektive chefs verksamhet på enhetsnivå tillsammans med skolekonomer. Vid större eller upprepade avvikelser kommer ekonomichef eller controller att kontakta berörd enhet samt informera skolområdeschefen. Det är sedan berörd enhetschef som efter samråd med skolområdeschefen vidtar nödvändiga åtgärder för en budget i balans. Varje månad får skoldirektören en aggregerad rapport där avvikelser kommenteras. Rapporten är underlag för rapport till nämnden. Skoldirektören föreslår att barn- och ungdomsförvaltningen får i uppdrag att se över förskolans och skolans ekonomistyrning och särskilt resursfördelningssystemet. Utredningen ska granska strukturtilläggets och stadsdelstilläggens utformning och omfattning, alltså hur stor del av elevbidraget som ska påverkas av viktade faktorer. Vidare ska utredningen behandla modellens tillförlitlighet för att synliggöra långsiktig bärkraft samt vilka förutsättningar som behövs för att ansvar ska kunna tas på respektive ansvarsnivå. Som en del i uppdraget ska förskolans resurstilldelningssystem behandlas. Tanken är att frångå systemet med ersättning per timme. 21 av 23 jämförbara kommuner rapporterar att de har ett enklare system där förskolan får ersättning per barn. En sådan förändring skulle leda till stora administrativa fördelar. Resursfördelningen kan konstrueras så att hänsyn tas både till barnens ålder och om de har en deltids- eller heltidsplats. g) Skoldirektören får i uppdrag att utreda och anpassa ekonomistyrningen till den nya ledningsorganisationen samt särskilt utreda resurstilldelningssystemet. Beslut om förändringar i resursfördelningssystem ska fattas av barn- och ungdomsnämnden.

Dnr BUN-2013-126 Dpl 01 sid 8 (13) 3. Delprojekten Parallellt med projektet Ny organisation 2013 har fem delprojekt arbetat med fördjupade studier av ett antal strategiska frågor: Lokaler Elevhälsa Grundsärskola SYV Kommunikation, internt och externt Här följer en redogörelse för ställningstaganden och förslag som gjorts utifrån delprojektens utredningar. 3.1. Lokaler Barn- och ungdomsförvaltningen har i strategisk plan ett uppdrag att se över lokalbehovet på kort och lång sikt i relation till nuvarande och kommande barn- och elevströmmar. Kartläggningen ska ge underlag till en lokalförsörjningsplan. Barn- och ungdomsförvaltningen måste snabbt kunna anpassa sig till förändrade lokalbehov när stadsdelar byggs eller fristående förskolor och skolor etablerar sig eller avslutar sin verksamhet. Barn- och ungdomsförvaltningen ska i arbetet även ta hänsyn till byggnaders skick och den arbetsmiljö de erbjuder. Barn- och ungdomsförvaltningen ska arbeta för att avveckla byggnader där arbetsmiljön är undermålig eller där verksamheten är så liten att den inte är långsiktigt ekonomiskt bärkraftig. (Delrapporten samt förslag till beslut kommer 10 april och ska behandlas på nämnden i april. Delprojekt Lokaler har efterhand avskiljts från Ny organisation 2013 och har istället knutits till arbetet med strategisk plan.) 3.2 Elevhälsa Karlstads kommun har under många år arbetat med utvecklings- och förbättringsarbete inom skola och utbildning inklusive elevhälsan. Nu avser barn- och ungdomsförvaltningen att prioritera ett arbete för att svara mot skollagens nya skrivningar om elevhälsa med intentionen att utarbeta en gemensam idé för elevhälsans arbete. Grund för arbetet är också kommunens strategiska plan för åren 2013-2015 där barn- och ungdomsförvaltningen har i uppdrag att skapa bättre förutsättningar för inkludering av elever i behov av särskilt stöd. Skoldirektören föreslår att rektor även fortsättningsvis ansvarar för anställning och arbetsledning av sitt/sina elevhälsoteam och är deras chef. (Psykologerna finns tills vidare under KSPO.) Det är på lokal nivå det är möjligt att göra de nödvändiga avvägningarna så att eleverna får tillgång till den elevhälsa de har rätt till och behöver. Särskilt tillgången till kurator på alla skolor behöver ses över. Skolområdescheferna ska vara ansvariga för att skolenheterna uppfyller lagens krav om tillgång till elevhälsans olika professioner och ska även stå som ansvarig för dimensioneringen.

Dnr BUN-2013-126 Dpl 01 sid 9 (13) Delegeringsordningen behöver ses över, idag framgår inte vem som i praktiken ska fatta sådana beslut. Elevhälsans dimensionering och arbete ska följas upp som en del i den framtida resultatdialogen. Skoldirektören föreslår att det inom barn- och ungdomsförvaltningen bildas en förvaltningsgemensam styrgrupp för elevhälsan med uppdrag att leda ett utvecklingsarbete mot samsyn, samordning och likvärdighet ur ett elevperspektiv. Gruppen bör bestå av företrädare för samtliga professioner inom elevhälsan. En rektor bör ingå i gruppen och vara dess ordförande. Gruppen ska arbeta med att ta fram gemensamma rutiner och förhållningssätt, kvalitetssystem och kompetensutvecklingsinsatser för respektive profession. Gruppen ska rapportera till Barn- och ungdomsförvaltningens ledningsgrupp och beslut som kommer ur gruppens arbete bör fattas av skoldirektören. Styrgruppens ledamöter får i uppdrag att leda arbetet i det egna yrkesspecifika nätverket. Deltagande i månadsvisa nätverksträffar föreslås bli obligatoriskt för alla anställda i elevhälsoteamen. Även KSPO:s psykologer och specialpedagoger ska omfattas av detta obligatorium. En idé vore att förlägga nätverksträffarna vid samma tidpunkt för att vid tillfälle lättare kunna mötas kring gemensamma angelägenheter. Skoldirektören föreslår att medel avsätts för de olika professionsrepresentanternas arbete. h) Skolområdescheferna får i uppdrag att ansvara för elevhälsans dimensionering och vara ansvariga för att skolenheterna uppfyller lagens krav om tillgång till elevhälsans olika professioner. KSPOs särskilda undervisningsgrupper Professor Mats Ekholm har utrett KSPO och de fem särskilda undervisningsgrupperna. Han riktar i sin rapport in sig på gruppernas lokalisering och ledarskapet för gruppernas personal och elever. Mats Ekholm anser att barn- och ungdomsförvaltningen bör lokalisera grupperna på skolor med motsvarande åldrar som i grupperna. Ekholm påpekar behovet av förstärkt inkludering tillsammans med elever utan särskilda behov. Skoldirektören föreslår att samtliga grupper (inklusive Intresseskolan) och deras personal 2014 eller 2015 integreras på för verksamheten lokalanpassade skolor med åldrar som motsvarar gruppens. Särskild hänsyn behöver tas till dessa elevers behov vid val av lokalisering inom skolenheten. Den lokale rektorn blir ansvarig fullt ut för gruppens elever och personal. Rektorn och personalen får pedagogiskt stöd från KSPO. Det är av stor vikt att placeringen i gruppen regelbundet och på ett tydligt sätt

Dnr BUN-2013-126 Dpl 01 sid 10 (13) omprövas. Modellen för finansiering av dessa grupper bör ses över inom ramen för den tidigare nämnda översynen av ekonomistyrningen. Vidare ska Intresseskolans verksamhet utvärderas utifrån styrdokumentens krav och elevernas resultat och trivsel. Granskningen ska ligga till grund för en bedömning rörande Intresseskolans framtida placering och inriktning. Förslag till beslut i) Skoldirektören får i uppdrag att förändra lokaliseringen av KSPO:s särskilda undervisningsgrupper så att inkludering av eleverna underlättas. j) KSPO:s organisering som centralt placerad verksamhet ska utredas 2016. 3.3. Grundsärskola Grundsärskolans verksamhet och organisering står inför stora utmaningar. De utvecklingsområden inom grundsärskolan som tangerar elevhälsans uppdrag och dess utmaningar ska dock redovisas inom ramen för elevhälsouppdraget. Dit hör frågor som hur barn- och ungdomsförvaltningen ska se på särskiljande alternativt inkluderande lösningar, och hur och vem/vilka som utreder rätt till mottagande i grundsärskola. Grundsärskolans verksamhet i Karlstads kommun organiseras i dag av en central enhet, KSPO. Den pedagogiska verksamheten bedrivs sedan i kommunens skolområden på ett antal skolor där den enskilde rektorn har det formella ansvaret för grundsärskolans elever/grupper. KSPO ansvarar för mottagande och inskrivning, tillhandahåller specialkompetenser, handledning och förvaltningsgemensamma resurser. KSPO ansvarar också för bildandet av och placering i olika undervisningsgrupper. Verksamhetschefen för KSPO tilldelas ekonomiska resurser enligt elevpengssystemet och har uppdraget att inom ramen för tilldelad budget finansiera personal för de elever och elevgrupper som finns inom grundsärskolan. Denna fördelning görs i dialog med berörda rektorer. Vissa ekonomiska resurser fördelas också ut för bland annat material, IT, kompetensutveckling med mera. Rektor ansvarar sedan för rekrytering av personal samt styrning och ledning av grundsärskolans verksamhet på sin skola. Grundsärskolans utredningar och beslut om mottagande i grundsärskola ska vara kvar hos KSPO. Enhetschefen för KSPO ska fatta beslut om en elev är berättigad till grundsärskola, fatta beslut om mottagande i grundsärskola och föreslå placering. Varje nytt skolområde får i uppdrag att driva grundsärskolegrupper för olika åldrar på lämpliga skolor. Grupperna bör ha sin placering i anslutning till en skola med motsvarande åldrar. Träningsskola bör erbjudas på 2-3 geografiskt strategiskt belägna skolor med anpassade lokaler och goda angöringsmöjligheter för skolskjuts.

Dnr BUN-2013-126 Dpl 01 sid 11 (13) Erbjuds träningsskola på fler ställen bör dessa utbudspunkter spridas geografiskt inom kommunen. Skoldirektören föreslår att lokal rektor för den skola där särskolegruppen finns ansvarar för bemanning och ledning. Elevbidraget till grundsärskolans elever ska gå direkt till den skola där eleven går. Eventuellt kan träningsskolan finansieras via elevbidrag i kombination med tilläggsbelopp. Verksamhetschefen för KSPO och ekonomichefen bör få i uppdrag att utreda ekonomistyrningen. 3.4. Studie- och yrkesvägledning Grunden till uppdraget att se över framtidens studie- och yrkesvägledningen inom barn- och ungdomsförvaltningen i Karlstads kommun är skollagens skärpta krav, texter i läroplanen samt Skolverkets Allmänna råd och kommentarer för studie- och yrkesorientering som talar om vilka krav staten har på arbetet med studie- och yrkesorientering. Syftet med vägledning är att ge eleverna det stöd de behöver för att kunna fatta ett väl underbyggt beslut om sina gymnasiestudier. Att kunna hantera övergångar mellan olika utbildningar samt övergångar mellan utbildning och arbetsmarknad är ett behov som ökar. Vägledningen ger en ökad självinsikt och ökade kunskaper om de alternativ eleverna har och vad dessa innebär för dem. Barn- och ungdomsförvaltningen behöver skapa bättre förutsättningar för likvärdighet i studie- och yrkesvägledningen och ett gemensamt kvalitetssäkringssystem. Vidare behöver samverkan initieras både internt, med gymnasieskolan i Karlstad/Hammarö samt med regionens studie- och yrkesvägledare. En gemensam organisation skulle underlätta omvärldsbevakning. Skoldirektören föreslår att studie- och yrkesvägledarna organiseras i en egen enhet under Planerings- och samordningsavdelningen. SYV-resursen kan samlas i sex heltidstjänster och en av vägledarna ska utses att leda det gemensamma utvecklingsarbetet. Medel ska avsättas för detta ledningsuppdrag. k) Skoldirektören får i uppdrag att organisera studie- och yrkesvägledarna i en egen enhet. 3.5 Kommunikation, intern och extern I rapporten om barn- och ungdomsförvaltningens kommunikation har flera områden identifierats som väl fungerande medan andra kräver åtgärder. Förvaltningen behöver arbeta förstärkt med den interna kommunikationen. Kommunens och barn- och ungdomsförvaltningens mål, vision och styrdokument ska vara kända och förankrade bland alla medarbetare. Idag finns en årsplan för PR-aktiviteter. I rapporten föreslås en årsplan som även omfattar kvalitativa undersökningar, inspektioner, förändringar och interna

Dnr BUN-2013-126 Dpl 01 sid 12 (13) projekt. I dag saknas en naturlig kanal för den interna informationen inom kommunikationsområdet. En mer regelbunden information av riktlinjer, planer för interna projekt, samt mediemätning bör ges via it s learning och under chefsmöten. Överlag bör kommunikationskanalerna förtydligas. En kartläggning av förvaltningens interna och externa kanaler pågår. Det finns behov av en utvärdering av nuvarande kampanjer inför skolstart och Öppet hus. I rapporten av delprojektet kommunikation föreslås att en referensgrupp startas kring PR- och marknadsföringsfrågor. Gruppen ska beröra frågor som kommunikation med föräldrar, hur förskolor och skolor ska profileras samt hur kampanjer ska förändras utifrån den föreslagna interna och externa utvärderingen. Rapporten lyfter även arbetet med kriskommunikation. Det finns kommunövergripande riktlinjer som behöver förankras i barn- och ungdomsförvaltningen. Skolområdena har idag egna krisledningsplaner men det saknas en central plan samt en rutin för arbetet med oförutsedda händelser. Fler ärenden inkommer vilket också kräver en planerad kommunikation. Arbetet med kommunikation fortsätter i ett särskilt uppdrag kring skolmarknad, PR och kommunalt drivna förskolor och skolor. 4. Utvärdering av organisationsöversynen Ny organisation 2013 innehåller att antal genomgripande förändringsförslag. Därför ska utredningsprocessen, vidtagna åtgärder samt utfall av förändringarna utvärderas under 2016. l) Skoldirektören får i uppdrag att låta utvärdera Ny organisation 2013 under 2016. 5. Beskrivning av arbetsprocess och av frågor som återstår Arbetet med att analysera och forma ett förslag till ny organisation för barnoch ungdomsförvaltningen påbörjades redan våren 2012. I bilagan Beskrivning av arbetsprocessen beskrivs hur arbetet organiserats och genomförts. Barn- och ungdomsförvaltningen behöver utöver de beslutspunkter som finns beskrivna arbeta vidare med bland annat att: Formulera ett dokument som beskriver organisation, roller och ansvar i den nya organisationen (O.R.A) Bemanna organisationen utifrån beslutet Forma en ny struktur för ledningsgrupper och chefsmöten Utreda framtida lokalisering för grundsärskola Förbereda övergången till central kö för förskolan Korrigera delegeringsordningen samt se över rutiner, riktlinjer och dokument/blanketter

Dnr BUN-2013-126 Dpl 01 sid 13 (13) Anpassa samverkanssystemet till den nya ledningsorganisationen Forma ett informationssystem för intern och extern kommunikation 6. Utredningsunderlag Här följer en förteckning över dokument som legat till grund för beslutstexten: 1. Ny organisation 2013 2. Beslut och sammanfattning 3. Delprojekt elevhälsa med projektledarens analys 4. Delprojekt KSPO, professor Mats Ekholm 5. Delprojekt grundsärskola, verksamhetschef Staffan Stråhle 6. Delprojekt grundsärskola med projektledarens analys 7. Delprojekt SYV, verksamhetschef Mats Brorsson 8. Delprojekt SYV med projektledarens analys 9. Delprojekt kommunikation, kommunikationsstrateg Gabriella Alström 10. Delprojekt kommunikation, sammanfattning, kommunikationsstrateg Gabriella Alström 11. Dokumentation av arbetet med Ny organisation 2013 från april -12 till och med mars -13 12. Pedagogisk konsekvensutredning för förskola och fritidshem Göran Isberg skoldirektör