ARKIVBESKRIVNING FÖR KULTUR- OCH UTBILDNINGSNÄMNDEN Vår beteckning: KUN/2018:10-004 Enligt offentlighets- och sekretesslagen och arkivlagen ska varje myndighet upprätta en beskrivning av myndighetens allmänna handlingar. Den här arkivbeskrivningen för kultur- och utbildningsnämnden ger en överblick över myndighetens organisation, arbetsuppgifter och hantering av allmänna handlingar. Tillkomstår: Kultur- och utbildningsnämnden inrättades 2015 i och med att kulturnämnden och barn- och utbildningsnämnden slogs samman till en nämnd. Till nämnden fördes även fritidsfrågor från fritids- och tekniska nämnden. Verksamhet: Kultur- och utbildningsnämnden ska fullgöra kommunens uppgifter inom det offentliga skolväsendet för barn, ungdomar och vuxna. Uppgifterna omfattar förskola, förskoleklass, fritidshem, grundskola, grundsärskola, gymnasieskola, gymnasiesärskola, kommunal vuxenutbildning, särskild utbildning för vuxna och utbildning i svenska för invandrare. Nämnden är tillstånds- och tillsynsmyndighet för verksamhet som anordnas av enskilda som anges i skollagen 2 kap. 7 och 26 kap. 4. Vidare ansvarar nämnden för öppen förskola, kommunens arbetsmarknadsfrågor samt verksamhet för ungdomars fritid. Kommunens uppgifter inom kultur- och fritidsområdet inklusive skyldigheter enligt lotterilagen fullgörs också av kulturoch utbildningsnämnden. Organisation: Kultur- och utbildningsnämnden består av sju ledamöter och sju ersättare valda av kommunfullmäktige. Nämndens verksamheter organiseras inom kultur- och utbildningsförvaltningen som leds av en kulturoch utbildningschef tillika förvaltningschef. Förvaltningen innefattar följande enheter: Förskola. I Vadstena finns tre kommunala förskolor: Solrosen, Gullvivan och Blanka. Annan pedagogisk verksamhet bedrivs i form av Öppna förskolan. Förskoleklass och grundskola. I tätorten finns Sankt Persskolan (F-3), Katarinaskolan (4-6) och Petrus Magni skola (7-9). Fritidshem finns på Sankt Persskolan, Katarinaskolan och på Dalsgården. Gymnasieskola. Vadstena kommun bedriver inte någon egen gymnasieverksamhet. Genom samverkansavtal med regionens övriga kommuner erbjuds gymnasieungdomar utbildning inom samtliga nationella gymnasieprogram. Elevhälsan är ett stöd till rektorer och förskolechefer i arbetet med elever som är i behov av olika former av stöd. Elevhälsan ansvarar även för skolhälsovården.
Vuxenutbildningen ger vägledning då det gäller olika utbildningsalternativ och möjligheter. Arbetsmarknadsavdelningen samordnar kommunens resurser för arbetsmarknads- och sysselsättningsåtgärder och samverkar med berörda parter. Avdelningen driver arbetsmarknadsenheten och Birgitta café och kiosk. Dessa platser erbjuder arbetsprövning, arbetsträning och rehabilitering för att ge deltagarna möjlighet till egen försörjning. Kulturskolan bedriver undervisning inom inriktningarna: Spela instrument eller sjunga, Bild & form, Dans samt Ljud- & ljusteknik. Biblioteken består av huvudbibliotek i Vadstena samt en filial i Borghamn. Fritidscentrum bedriver öppen verksamhet för framför allt barn och unga. Simhall och övriga idrotts- och fritidsanläggningar. Kultur- och utbildningsnämnden ansvarar för verksamheten i simhallen och i övriga kommunala anläggningar där det bedrivs någon form av idrottsoch fritidsaktiviteter. Nu gällande organisation framgår av organisationsschema, bilaga 1. Förändringar och historik: 1980 Skolstyrelsen, kulturnämnden och fritidsnämnden bildas i och med att Vadstena kommun återigen blir en egen kommun (Vadstena kommun blev 1974 sammanslagen med Motala kommun). 1992 Barn- och utbildningsnämnden inrättas och ersätter skolstyrelsen. Turist- och fritidsnämnden inrättas. Det förs fritidsfrågorna från fritidsnämnden som upphör i och med detta. 1995 Kulturcentrum bildas. På enheten finns bokbinderi, möbelrenovering, fotoavdelning och utställningsverkstad. Enheten arbetar även med kulturproduktion inom teater (Shakespeare på Gräsgården), kursverksamhet, projektledning inom kulturområdet samt produktion av trycksaker. 1998 Fritidsfrågorna förs över till barn- och utbildningsnämnden. 2003 Fritids- och tekniska nämnden inrättas. Dit förs nu fritidsfrågorna från barn- och utbildningsnämnden. Personalansvaret överförs från nämnderna till kommunstyrelsen. 2004 Musikskolan förs över från barn- och utbildningsnämnden till kulturnämnden. 2008 Kulturcentrums verksamhet läggs ner. Komvux i Vadstena upphör som organisatorisk enhet. 2011 Pedagogisk omsorg (dagbarnvårdare) upphör som omsorgsform i Vadtena. 2012 Vadstena Fritidscentrum startar sin verksamhet vid Stora Torget. 2013 Arbetsmarknadsavdelningen och flyktingmottagningen förs över från kommunstyrelsen till barn- och utbildningsnämnden. Meröppet införs på Vadstena Bibliotek, vilket innebär att biblioteket kan användas på tider då det inte är bemannat. 2014 Inom förskolan har tillfälliga lokaler tagits i anspråk då den tidigare förskolan Vitsippan har rivits och den nya förskolan Blanka är under uppförande. En spontanidrottsplats vid sim- och sporthallen står klar under september månad. 2015 Kultur- och utbildningsnämnden inrättas i och med att kulturnämnden och barn- och utbildningsnämnden slås samman till en nämnd. Till nämnden förs även fritidsfrågorna från fritids- och tekniska nämnden. Under 2015 uppförs den nya förskolan Blanka som från och med oktober kommer att ersätta den tidigare förskolan Vitsippan. Flyktingmottagningen förs tillbaka till kommunstyrelsen.
2016 Från och med 1 januari organiseras all grundskoleverksamhet i tätorten och lokalerna i Rogslösa skola lämnas. Hösten 2016 utvecklas musikskolan till en kulturskola. 2017 Motala kommun tar den 1 juli över huvudmannaskapet för undervisningen i de program som bedrivits vid Vadstenagymnasiet i Vadstena kommun. Under läsåret 2017/2018 drivs elevhemsboendet av Vadstena kommun. Arkivhandlingar: Kultur- och utbildningsnämndens viktigare handlingar utgörs av nämndens protokoll, diarieförda handlingar (till exempel tjänsteskrivelser, remisser, delegationsbeslut och avtal), klasslistor, betygskataloger, åtgärdsprogram med mera. En dokumenthanteringsplan, som omfattar de handlingstyper som förekommer inom kultur- och utbildningsnämndens verksamhetsområde, har upprättats. Förvaring: Handlingar i pågående ärenden förvaras vanligen i närarkiv på respektive enhet. För exakt förvaringsplats av förvaltningens olika handlingar hänvisas till dokumenthanteringsplanen. I dokumenthanteringsplanen anges när handlingarna sedan flyttas till kommunarkivet. Gallring av allmänna handlingar inom kultur- och utbildningsnämnden bestäms av den dokumenthanteringsplan som har utarbetats utifrån gällande lagstiftning inom respektive verksamhetsområde. Att gallra handlinar utan gallringsbeslut är inte tillåttet. Arkivansvar: Arkivansvariga: Nämnd/central administration samt elevhälsa Fritidscentrum och simhall Kjell Knutsson Kjell Knutsson Tf kultur- och utbildningschef Fritidschef Telefon 0143-151 60 Telefon: 0143-150 56 kjell.knutsson@vadstena.se kjell.knutsson@vadstena.se Bibliotek och Kulturskola Förskola Maria Jönsson Katarina Österdahl Kulturstrateg Förskolechef Telefon: 0143-150 30 Telefon: 0143-150 54 maria.jonsson@vadstena.se katarina.osterdahl@vadstena.se Grundskola F-6 och fritidshem Grundskola 7-9 Marie-Louise Mattisson Suzanne Stråkander Rockler Rektor Rektor Telefon: 0143-152 20 Telefon 0143-152 30 marie-louise.mattisson@vadstena.se suzanne.strakander-rockler@vadstena.se Vuxenutbildning, arbetsmarknadsavdelning, uppdragsutbildning, introduktionsprogram Magnus Carlsson Arbetsmarknadschef/rektor Telefon: 0143-151 67 magnus.carlsson@vadstena.se
Arkivredogörare: Nämnd/central administration, fritidscentrum, simhall Bibliotek Katarina Andersson Linda Bergström Förvaltningskoordinator Bibliotekarie Telefon 0143-152 01 Telefon: 0143-151 32 katarina.andersson@vadstena.se linda.bergstrom@vadstena.se Elevhälsan Sankt Persskolan Anna Helméus Annika Gäfvert Skolsköterska Skoladministratör Telefon: 0143-150 68, 152 33, 152 67 Telefon: 0143-152 03 anna.helmeus@vadstena.se annika.gafvert@vadstena.se Katarinaskolan Petrus Magni skola Anna Andersson Johan Parmbäck Biträdande rektor Biträdande rektor Telefon: 0143-152 50 Telefon 0143-152 31 anna.andersson@vadstena.se johan.parmback@vadstena.se Kulturskolan Förskoleadministration - centralt Clas Heinebäck Lena Karlsson Musiklärare/ledare Administratör Telefon: 0143-152 09 Telefon: 0143-150 33 clas.heineback@vadstena.se lena.karlsson@vadstena.se Förskoleadministration enhet. Specialpedagogiskt område Förskoleadministration enhet. Övrigt Maria Grundström Anki Holmertz Biträdande förskolechef Administratör Telefon: 076-118 30 57 Telefon: 0143-153 37 maria.grundstrom@vadstena.se anki.holmertz@vadstena.se Uppdragsutbildning, introduktionsprogram Vuxenutbildning Magnus Carlsson Anneli Turesson Arbetsmarknadschef/rektor Studievägledare för vuxenutbildning Telefon: 0143-151 67 Telefon: 0143-152 60 magnus.carlsson@vadstena.se x.x@vadstena.se Arbetsmarknadsavdelningen Dessie Forsén Arbetsledare Telefon: 0143-151 02 dessie.j.forsen@vadstena.se Arkivansvarig ansvarar för kontakterna mellan nämnd, personal och arkivmyndighet och för att bevaka arkivfrågor. Vidare ansvarar arkivansvarig för att verksamhetens arkivvård fungerar på ett tillfredsställande sätt efter arkivlagens och det kommunala arkivreglementets bestämmelser. Arkivredogöraren ansvarar för de praktiska arkivvårdande insatserna, bland annat arkivvård, gallringsåtgärder och leveranser samt kontakt med kommunarkivet. För handlingar som överlämnats från kultur- och utbildningsförvaltningen till kommunarkivet för slutförvaring ansvarar kommunstyrelsen. Kommunarkivarien kan svara på frågor om kommunarkivet.
Ansvar enligt personuppgiftslagen (PUL): Personuppgiftsombud för Vadstena kommun Kommunförbundet Sydarkivera Telefon: 0472-39 10 09 anders.danielsson@sydarkivera.se PUL-kontaktperson för kultur- och utbildningsnämnden Bo Gäfvert Sakkunnig/utredare Telefon: 0143-150 22 bo.gafvert@vadstena.se Uppdaterad 2018-01-09 av förvaltningskoordinator Katarina Andersson