www.pwc.se Revisionsrapport Dokumentation av redovisningssystemet Göran Persson Lingman Certifierad kommunal revisor Granskning avseende tillämpning av redovisningslagens krav på dokumentation Marks kommun Mars 2017
Innehållsförteckning 1. Sammanfattande resultat... 2 2. Inledning... 3 2.1. Bakgrund och krav på dokumentationen... 3 2.2. Revisionsfrågan... 4 2.3. Avgränsning... 4 2.4. Metod... 4 3. Granskningsresultat... 5 3.1. Finns dokumentation som upprättats utifrån redovisningslagens krav (systemdokumentation).... 5 3.2. Finns det en översikt som skapar förståelse och beskrivs olika delar i redovisningen.... 6 3.3. Finns beskrivning av vilka IT-system som hanterar redovisningsinformation och de samband som finns mellan dessa (informationsflöden).... 6 3.4. Finns beskrivningar av verifieringskedjor.... 7 3.5. Finns beskrivning av kodplanen och hur koder används för sammanställning av t ex balans- och resultaträkningen.... 8 3.6. Är avstämningsrutiner och rutiner för rättelse av fel dokumenterade.... 8 3.7. Beskrivs automatiska bokföringshändelser... 9 3.8. Är Arkivplanen/dokumenthanteringsplanen aktuell avseende redovisningsinformationen.... 9 3.9. Det finns ansvariga för att i praktiken arbeta med systemdokumentationen (innefattar hantering av räkenskapsinformation).... 10 Bilaga 1. Visuell bild över resultatet... 12 Bilaga 2. Exempel på bokföringstyper som beskrivs. Marks kommun... 13 Bilaga 3. Exempel verifieringskedjan löner... 14 Bilaga 4. Innehåll handbok kring redovisningen... 15 Bilaga 5. Exempel: På beskrivning av hantering av fel i dokumentationen. 18 Bilaga 6. Ansvar och tidplan... 19 Bilaga 7. Exempel avstämningar i ekonmihandboken... 20 1
1. Sammanfattande resultat Vi har gjort en revision avseende efterlevnaden av redovisningslagens krav på systemdokumentation. Den revisionsfråga vi ställde var: Finns en tillfredsställande dokumentation av redovisningen enligt redovisningslagens krav (systemdokumentation). Vår sammanfattande bedömning är att utifrån de kontroller vi gjort är resultatet är tillfredsställande. Detta grundar vi bland annat på att dokumentationen är upprättad på ett samlat sätt utifrån lagstiftarens intentioner vilket bland annat gör det möjligt att spara dokumentationen årligen. Det finns översiktliga beskrivningar av redovisningen. Det finns även fördjupande beskrivningar avseende hantering av inbetalningar och utbetalningar med mera. Avstämningsrutiner och hantering av fel beskrivs. Det finns beskrivningar av kodplanen. Det finns en ansvarig som arbetar med att underhålla dokumentationen och det pågår ständiga förbättringar. Vi har noterat att det finns behov av att ytterligare beskriva vilken redovisningsinformation som hanteras av olika IT-system samt hur systemen påverkar redovisningen (informationsflöden och behandlingsregler). Det finns behov av att kartlägga och dokumentera olika verifieringskedjor i ökad grad t ex hur koder används i olika rapporter. Mer kring våra bedömningar och rekommendationer lämnas under varje avsnitt i rapporten. 2
2. Inledning 2.1. Bakgrund och krav på dokumentationen Av den kommunala redovisningslagens 2:1 och 2:7 anges att kommuner skall upprätta sådana beskrivningar över bokföringssystemets organisation och uppbyggnad som behövs för att ge en överblick över systemet (systemdokumentation). Det ska vara möjligt att utan svårighet kunna följa och förstå de enskilda bokföringsposternas behandling. Det ska finnas möjlighet att få en enkel och tydlig beskrivning av bokföringens olika samband. Exempel på beskrivningar (dokumentation) är till exempel verifieringskedjor som syftar till att förstå vad som är det underlag som styrker redovisningsposten och hur man hittar från olika rapporter till underlaget. Detta omfattar till exempel hur olika koder används för att skapa resultat och balansräkning (kodplanen). Andra beskrivningar är behandlingsregler som syftar till att förstå hur IT-systemen påverkar redovisningen. Vilka IT-system som hanterar bokföring och hur ofta huvudboken uppdateras bör framgå. Var i kommunen sker grundredovisning, till exempel en kassa vid simhallen. Annat som omnämns är till exempel vilka verifikationsnummerserier som används. Enligt både redovisningslagen och arkivlagen krävs att det fastställs vilka olika typer av handlingar och uppgifter som ska sparas och gallras. Detta sker normalt genom att upprätta och fastställa en dokumenthanteringsplan som bland annat omfattar alla typer av handlingar/ uppgifter som berör bokföringens alla delar. Ett krav är att dokumentationen ska sparas och följa redovisningsåret 1. I RKR 23 Bokföring, finns ytterligare uttolkning av vad som är god redovisningssed avseende dokumentation av redovisningssystemet. Ett syfte med lagen är att beskrivningar ska kunna stödja externa intressenter (till exempel revisorer, skattemyndigheten, medborgare). Givetvis är beskrivningen viktig för den interna kontrollen avseende hanteringen av redovisningen. Syftet med denna granskning är att bedöma om redovisningen finns beskriven enligt den kommunala redovisningslagen. Detta innefattar om det finns en aktuell uppdaterad dokumenthanteringsplan/arkivplan avseende den räkenskapsinformation som hanteras. 1 Detta är vår samlade dokumentation för redovisningsåret 2016. Dokumentationen är räkenskapsinformation och ska sparas i minst 10 år. 3
2.2. Revisionsfrågan Granskningens revisionsfråga Finns en tillfredsställande dokumentation av redovisningen enligt redovisningslagens krav (systemdokumentation). Revisionskriterier är bland annat den kommunala redovisningslagen, uttalanden och rekommendationer från Rådet för kommunal redovisning samt arkivlagen. För att besvara de övergripande revisionsfrågorna har vi eftersökt om det finns dokumentation inom nedanstående områden. Finns dokumentation som upprättats utifrån redovisningslagens krav (systemdokumentation enligt kap 2 7 som är samlad och upprättad på ett sätt som gör att den kan sparas årligen). Finns det en översikt som skapar förståelse för redovisningshanteringen och beskrivs olika delar i redovisningen. Finns beskrivning av vilka IT-system som hanterar redovisningsinformation och de samband som finns mellan dessa (informationsflöden). Finns beskrivningar av verifieringskedjor. Finns en beskrivning av kodplanen. Är avstämningsrutiner och rutiner för rättelse av fel dokumenterade. Beskrivs automatiska bokföringshändelser. Är Arkivplanen/dokumenthanteringsplanen aktuell avseende redovisningsinformationen. Det finns ansvariga för att arbeta med systemdokumentationen. 2.3. Avgränsning Granskningen har avgränsats till våra ställda kontrollfrågor. Underlaget har stämts av mot våra cirka 25 kontrollfrågor 2 (indikatorer för avstämning mot lagens 2:7). Granskningsobjektet är främst kommunstyrelsen men övriga nämnder berörs av granskningen. 2.4. Metod Granskningen har skett genom analys av den dokumentation som på olika sätt beskriver redovisningen. Intervjuer har skett med redovisningschefen, systemförvaltare och kommunens arkivarier. Underlag från dokumentstudier och intervjuer har därefter stämts av mot de omnämnda indikatorerna i vårt granskningsprogram 3. Se bedömning från granskningsprogrammet i bilaga 1. 2 Det finns frågeställningar kring en god status på dokumentationen som vi inte berört. Inte eftersökt. 3 Indikatorer för övergripande avstämning avseende efterlevnad av redovisningslagens 2:7. Ett för ändamålet framtaget granskningsprogram 4
3. Granskningsresultat 3.1. Finns dokumentation som upprättats utifrån redovisningslagens krav (systemdokumentation). Kontrollfrågan syftar till att bedöma att dokumentationen finns samlad och upprättad på ett sätt som gör att dokumentationen kan sparas och utgöra dokumentation för redovisningsåret. Iakttagelser Dokumentationen är upprättad utifrån de intentioner som finns i redovisningslagen (systemdokumentation kap 2 7). Det är ett sammanhållet dokument som ger möjlighet att spara dokumentationen årligen. Varje sparas årets dokumentation i enlighet med lagens krav. Syften och arbetssätt kring hur dokumentationen ska underhållas finns beskrivet i dokumentet. 4 Det finns även en ekonomihandbok på kommunens intranät som på olika sätt beskriver kommunens hantering av redovisningen. Exempel har bifogats. Se bilaga 4. Våra kommenterar och rekommendationer Vår bedömning är att det finns en dokumentation som är skriven utifrån redovisningslagens krav. Syften och arbetssätt kring underhåll m.m. beskrivs vilket är positivt. Avseende den omnämnda ekonomihandboken finns i vår mening dokumentation som skulle förstärka systemdokumentationen 5 ytterligare t ex beskrivningar av avstämningar och hantering av fel. En rekommendation är att ansvariga överväger att se över detta. 4 Den årliga uppdateringen sker enligt följande tidplan. Sista arbetsdagen i oktober: Uppdateringar från systemsansvariga kommunledningskontoret tillhanda. Om någon förändring av dokumentationen inte är aktuell skall systemansvarig skicka en bekräftelse på att den senaste dokumentationen fortfarande gäller. Senast sista arbetsdagen i november: Årets sista uppdatering fastställs av kommunledningskontoret. 5 Den dokumentation som skrivs utifrån redovisningslagens krav och som ska sparar årligen 5
3.2. Finns det en översikt som skapar förståelse och beskrivs olika delar i redovisningen. Inom avsnittet har följande kontrollerats. Finns en övergripande beskrivning som ger förståelse för redovisningen. Framgår var i organisationen det sker bokföring, var det sker grundbokföring till exempel kassaapparater, handkassor. Framgår vilka verifikationsnummerserier som används. Beskrivs vilka olika typer av bokföring som finns till exempel ankomstregistrering av en faktura, definitivbokföring av faktura, hantering av inbetalningar inom vård och omsorg. Iakttagelser Det finns beskrivningar kring vilket ekonomisystem som används. Det finns beskrivningar avseende var det sker grundbokföring via olika kassor (försäljningskassor 6, tillfälliga försäljningskassor vid särskilda arrangemang, handkassor, hushållskassor på boenden). Beskrivningar kring hur fel rättas finns. Strukturen för olika verifikationsnummerserier beskrivs. Vidare innehåller dokumentationen beskrivning av olika delar i redovisningen (bokföringstyper), t ex hantering av inbetalningar, leverantörsfakturor, löner, föreningsbidrag, utbetalningar inom individ och familjeomsorgen. Hanteringen visualiseras med en övergripande bild. Våra kommenterar och rekommendationer Enligt vår bedömning finns i huvudsak en översiktlig beskrivning av redovisningen. Det finns även fördjupande beskrivningar avseende hantering av inbetalningar och utbetalningar med mera. 3.3. Finns beskrivning av vilka IT-system som hanterar redovisningsinformation och de samband som finns mellan dessa (informationsflöden). Finns beskrivning som visar olika IT-system som hanterar redovisningsunderlag och vilken redovisningsinformation som hanteras mellan (samband) de inblandade systemen. Framgår i vilken frekvens information överförs mellan de olika systemen. Framgår det i dokumentationen vilken redovisningsinformation som hanteras av ett IT-system. Vilken redovisningsinformation som läggs in i systemet och vilken redovisningsinformation tas ut (indata, utdata som exempelvis är den information som överförs till andra system och underlag som används för avstämning). Iakttagelser I dokumentationen finns beskrivningar som visar samband mellan olika system som hanterar redovisningsinformation. Vilken information som hanteras beskrivs. Dokumentet innehåller även en övergripande bild som ger information över informationsflödet. 6 T ex Badhuset Kaskad 6
Det har framkommit att det finns behov att tydliggöra hur ofta som uppgifter uppdaterar grundredovisningen och huvudboken. Våra kommentarer och rekommendationer Enligt vår bedömning är den beskrivning som finns kring informationsflöden till stor del tillfredsställande. En rekommendation till förbättring är att de system som används omnämns. Därefter att det tydliggörs vilken information som hanteras i systemen. (In och utdata). Det är bra om det framgår på ett tydligare sätt hur ofta informationen överförs till huvudboken. Vi rekommenderar att detta tydliggörs. 3.4. Finns beskrivningar av verifieringskedjor. Verifieringskedjan syftar till att förstå hur man hittar till det underlag som styrker händelsen (kap 2 4). Från resultatet och balansräkningen och omvänt. Om det finns glapp i verifieringskedjan krävs kompletterande dokumentation så att verifieringskedjan säkerställs. De dokument/information som krävs för att hitta till olika underlag är räkenskapsinformation. Iakttagelser Det finns upprättade beskrivningar av verifieringskedjor i dokumentationen. Beskrivningar har upprättats i anslutning till olika bokföringstyper. Se exempel hantering av löner i bilaga 2. Det har framkommit att det i beskrivningar av verifieringskedjor finns behov att i ytterligare grad tydliggöra de handlingar som ska betraktas vara verifikat enligt 2 kap 4 i lagen om kommunal redovisning. Våra kommentarer och rekommendationer Verifieringskedjor beskrivs till stor del i dokumentationen vilket är positivt men enligt vår bedömning finns dock ett förbättringsbehov inom detta område. Det finns ett behov att i ökad grad tydliggöra vad som är de underlag som är verifikation enligt 2:4 samt hur olika koder i redovisningen används i olika rapporter 7. Se även 3.5 kodplanen. I avsnitt 3.5 kodplanen har vi noterat att det finns behov att tydliggöra sambandet mellan olika redovisningsrapporter och de koder/konton som används. 7 Balansräkning, resultaträkning, kassaflödesanalys m.m. 7
3.5. Finns beskrivning av kodplanen och hur koder används för sammanställning av t ex balans- och resultaträkningen. Inom avsnittet har vi eftersökt om det finns beskrivningar kring syften med olika koddelar, till exempel framgår hur koder används för att knyta kostnader och intäkter till det politiska ansvaret. Framgår vilka olika koder som används för att göra urval till olika rader i balansräkning, resultaträkning, kassaflödesrapport. Finns beskrivningar hur indirekta koder skapas (bokföring på ett kodnummer genererar andra nummer med automatik, till exempel via koden skapas indirekt verksamhet, ansvar). Beskrivs hur interna poster separeras från externa. Iakttagelser Det finns en kodplan där syfte med olika koder framgår. Det har framkommit ett behov att i ökad grad förstå hur huvudbokens koder hänger samman med olika rapporter (en del av verifieringskedjan). Våra kommentarer och rekommendationer Enligt vår bedömning finns en tillfredsställande beskrivning av olika koder som används. Vi rekommenderar dock att sambandet mellan olika koder och olika rapporter 8 tydliggörs i ökad grad (som en del i verifieringskedjan). 3.6. Är avstämningsrutiner och rutiner för rättelse av fel dokumenterade. Är avstämningsrutiner och hantering av fel dokumenterade. Framgår det på vilket sätt det sker olika avstämningar, till exempel hur den sidoordnade bokföringen och huvudboken stäms av. Finns beskrivningar hur avstämningsunderlagen hanteras och förvaras? Finns det dokumenterade rättelserutiner, till exempel hur löneuppgifter som blivit fel/eller varit fel men som uppdaterats i redovisningssystemet. Iakttagelser Systemdokumentationen innehåller beskrivningar av hur olika fel rättas. Till exempel finns beskrivningar kring hur rättelser av löner ska hanteras. Det finns generella beskrivning kring hur fel rättas finns. I dokumentationens beskrivning kring olika bokföringstyper finns beskrivningar av olika avstämningar. Vi har noterat att olika avstämningar och rutiner kring rättelser även beskrivs i ekonomihandboken. Våra kommentarer och rekommendationer Enligt vår bedömning finns till stor del tillfredsställande beskrivningar avseende rättelse och avstämningsrutiner 9. Ett krav avseende beskrivning av avstämningar 8 Balansräkning, Resultaträkning, Kassaflödesanalys m fl. 9 Detta innebär att det dokumentationen kommer att sparas årligen. 8
bör vara att det ska vara tydligt kring vad som stäms av, hur resultatet dokumenteras och var underlaget förvaras. Se även vår rekommendation i avsnitt 3.1 kring att ekonomihandbokens beskrivningar kan förstärka dokumentationen ytterligare. 3.7. Beskrivs automatiska bokföringshändelser Finns beskrivning som visar vad som ändras av systemen, till exempel beräkning av fördelningar, periodiseringar, pålägg, omdateringar? Är det identifierat vilken behandlingshistorik som är räkenskapsinformation (behandlingsregler, behandlingshistorik). Iakttagelser Hur systemen hanterar olika redovisningsposter med automatik finns till delar beskrivet, till exempel finns en hänvisning till det regelverk som skapar nya transaktioner exempelvis PO-pålägg och fördelning enligt momsnycklar. Det finns beskrivet vad som blir resultatet då fel inträffar vid kontroller avseende om det är rätt konterat utifrån uppsatta regler (styruppgifter för kodkontroll felhantering). Våra kommentarer och rekommendationer Vi kan konstatera att det till delar finns beskrivningar via hänvisningar till styrande tabeller. Vår rekommendation är att det specificeras ytterligare vad de olika styrande tabellerna gör och vad som eventuellt loggas i samband med olika automatiska händelser. 3.8. Är Arkivplanen/dokumenthanteringsplanen aktuell avseende redovisningsinformationen. Är den arkivplan/dokumenthanteringsplan som finns tillfredsställande (aktuell och heltäckande) avseende det som ska hanteras som räkenskapsinformation. Som stöd för en god intern kontroll av redovisningsinformation. Redovisningslagen ställer krav på räkenskapsinformation. Arkivlagen ställer krav på alla handlingar, t ex som stöd för offentlighetsprincipen. Iakttagelser Det finns dokumenthanteringsplaner som omfattar olika typer av information som hanteras inom redovisningen. Kommunstyrelsen dokumenthanteringsplan 10 har nyligen reviderats. Det förs diskussioner kring att i ökad grad enbart hantera informationen digitalt via ett s.k. e-arkiv. I samband med detta kommer även dokumenthanteringsplanerna att påverkas t ex vilken redovisningsinformation kommer enbart att hanteras elektroniskt. 10 Den är den plan som innehåller det mesta av den information som berör redovisningen. Att observera är att revideringen av planen inte fastställts av KS. (Revideringen har skett nyligen) 9
Våra kommentarer och rekommendationer Enligt vår bedömning är statusen på dokumentationen kring redovisningsinformation till stor del tillfredsställande. I avsnitt 3.4 har vi noterat att det finns behov att se över beskrivningar av verifieringskedjor. Detta kan innebära att mer räkenskapsinformation identifieras (t ex underlag enlig 2:4 samt information som krävs för att det ska vara möjligt att hitta till underlagen 11 ). Vi rekommenderar att det tydliggörs vad som är definierat som räkenskapsinformation i dokumenthanteringsplanen, t ex via en egen kolumn som markerar detta. 3.9. Det finns ansvariga för att i praktiken arbeta med systemdokumentationen (innefattar hantering av räkenskapsinformation). Är det tydligt vem som formellt har ansvaret för att upprätta och underhålla dokumentationen. Detta omfattar även att ansvara för att underhålla arkivplanen. Säkerställs att de som har ansvar att arbeta med dokumentationen har kunskap. Pågår förbättringsarbete eller har förbättringar initierats och eller har förbättringar genomförts under senaste året? Iakttagelser I systemdokumentationen finns intaget vad som ska gälla kring ansvar och tidplaner avseende systemdokumentationen. Se bilaga 6. Kommunstyrelsen är kommunens arkivmyndighet. Det praktiska arkivarbetet utförs av kommunarkivets personal som leds av kommunledningskontoret. Arkivmyndigheten utövar genom kommunarkivet tillsyn över att kommunens myndigheter fullgör sina skyldigheter beträffande arkivbildning och arkivvård enligt Arkivlagen. Detta säkerställs bl.a. genom de dokumenthanteringsplaner som varje förvaltning/nämnd antar och som först granskas av kommunarkivet. Detta ska stödja att alla nämnder har enhetlig bevarande och gallringsfrister på ekonomiska handlingar. Det finns ett samarbete mellan arkivexpertis och redovisningsansvariga. Våra kommentarer och rekommendationer Vi kan konstatera att det finns en ansvarig för att arbeta med att dokumentationen underhålls och förbättras. Ansvaret finns även beskrivet i dokumentationen. 11 Denna information kan behöva sparas som räkenskapsinformation. 10
2017-04-20 Göran Persson-Lingman Projektledare Fredrik Carlsson Uppdragsledare 11
Bilaga 1. Visuell bild över resultatet I den sammantagna bedömningen ingår även en kontrollfråga om dokumentationen som finns är upprättad på ett sätt som gör att dokumentationen kan sparas och utgöra dokumentation för redovisningsåret samt om detta sker 12. Grafiken kan tolkas enlig nedan Tillfredställande/eller i allt väsentligt tillfredställande, Viktigt att bibehålla och fortsätta med ständiga förbättringar Till stor del är resultatet tillfredställande, men det finns utrymme att förbättra. Till delar är resultatet tillfredställande. Det finns förbättringsbehov. Otillfredsställande. Beskrivningar saknas, Stort behov att förbättra 12 Systemdokumentation enligt redovisningslagen ska sparas efter varje redovisningsår. Dokumentationen är räkenskapsinformation. 12
Bilaga 2. Exempel på bokföringstyper som beskrivs. Marks kommun. Exempel/Beskrivningen nedan kommer från den dokumentation som sparas årligen. Systemdokumentation enligt 2:7 13
Bilaga 3. Exempel verifieringskedjan löner Exempel/Beskrivningen nedan kommer från den dokumentation som sparas årligen. Systemdokumentation enligt 2:7 LÖNER Hur man följer bokföringen från underlag till grundbokföring Verifikationsnummer sätts efter transaktionstyp 181ÅÅMMDD. Bokföringsfilen vid lönekörning skapar ett gemensamt verifikationsnummer. Detta görs en gång per månad. Personalomkostnadspålägg beräknas i redovisningen, se avsnitt 3.5.1.5. Led i verifieringskedjan Identifieringstecken 1/ (verifikation = räkenskapsinformation) Verifikationsnummer Bokföringsfilen vid lönekörning skapar ett gemensamt verifikationsnummer. Detta görs en gång per månad. Löneposter bokförs med kostnadskontering konto 5XXXXX samt avräkningar mot källskatt, avdrag ex personalförening mm bokas mot fordrings- och skuld-konto. Detta motbokas mot upplupna löner, konto 2919XX. I samband med inläsning till grund- och huvudbok skapas po-pålägget med automatkodning. Posterna får samma gemensamma verifikationsnummer med ny bearbetningstyp. 181ÅÅMMDD(transaktionstyp 181) (Transaktionstyp 181 och bearbetningstyp 300-309) 150030000-150049999 (transaktionstyp 150) Vid faktisk utbetalning skapas en dagbokföringspost som bortbokar upplupna löner, konto 2919XX. 2/ Grundbok Verifikationsnummer 14
Bilaga 4. Innehåll handbok kring redovisningen. Exempel/Beskrivningen nedan kommer den ekonomihandbok som finns tillgänglig på intranätet. 15
16
Exempel/Beskrivningen nedan kommer den ekonomihandbok som finns tillgänglig på intranätet. 17
Bilaga 5. Exempel: På beskrivning av hantering av fel i dokumentationen. Exempel/Beskrivningen nedan kommer från den dokumentation som sparas årligen. Systemdokumentation enligt 2:7 18
Bilaga 6. Ansvar och tidplan Exempel/Beskrivningen nedan kommer från den dokumentation som sparas årligen. Systemdokumentation enligt 2:7 Ansvar för uppdateringar I samband med årsbokslutet skall året version av systemdokumentationen fastställas av kommunledningskontoret. Dokumentationen skall dock uppdateras löpande under året vid större förändringar, vilket innebär att det för varje år kan finnas flera versioner av dokumentationen (numreras i löpnummer). Ansvar för dessa uppdateringar ligger, vad avser verksamhetssystem/försystem på systemansvariga för respektive system och i övrigt på kommunledningskontoret. Tidplan för årlig uppdatering Den årliga uppdateringen sker enligt följande tidplan. Sista arbetsdagen i oktober: Uppdateringar från systemansvariga kommunledningskontoret tillhanda. Om någon förändring av dokumentationen inte är aktuell skall systemansvarig skicka en bekräftelse på att den senaste dokumentationen fortfarande gäller. Senast sista arbetsdagen i november: Årets sista uppdatering fastställs av kommunledningskontoret. 19
Bilaga 7. Exempel avstämningar i ekonmihandboken Exempel/Beskrivningen nedan kommer den ekonomihandbok som finns tillgänglig på intranätet. Avstämning av tillgångar/skulder Samtliga tillgångs- och skuldkonton ska stämmas av per 31 december. Avstämningen ska dokumenteras och specificeras dels på avstämningsblankett, dels i ekonomisystemets processtöd. Av specifikationen ska det i en förklarande text klart framgå vad saldot består av. Specifikationen ska också innehålla en bekräftelse på att de poster som ingår i saldot är riktiga. En sådan bekräftelse kan ske exempelvis genom att bifoga en kopia på en reskontra (eller annan intern underlag) eller på en leverantörsfaktura. Konton med saldo = noll ska inte rapporteras. Blankett ska skrivas under och tillsammans med underlaget skickas in till lön- och ekonomiservice, enligt separat tidplan. Blankett och underlag ska skrivas ut på arkivbeständigt papper. Instruktion till processtödet Du som är avstämningsansvarig för ett eller flera konton får ett mejl när processen startar (du bör då gå in och ändra statuskod till pågår för att undvika mejl varje dag). I menyn i redovisning och reskontra väljer du processtöd/aktivitetsuppföljning. Tryck på knappen Uppföljning längst ner till höger. Då får du upp de huvudbokskonton som ingår i processen. Tryck på knappen Mina poster längst ner till vänster, då får du fram de konton/kontgrupper som du ansvarar för. Avstämningen görs på bifogade avstämningsblankett och underlag till denna. Både blanketten och underlaget skall bifogas genom att klicka i fältet Objekt och infoga avstämningsblanketten med underlag som skannats in (eller sparar, om det redan finns i digitalt format). När avstämningen är klar ändrar du statuskoden i processtödet till Färdig. Avstämningsblankett med underlag ska också skickas in enligt instruktion ovan. Godkännande av avstämning Avstämningen i ska godkännas innan den skickas in till lön- och ekonomiservice. Detta sker i processtödet av utsedda godkännare. Den granskning av bokslutet som godkännandet av balansposter innebär kan ge upphov till revideringar av nämndens resultat. Även senare granskningar/behandlingar kan innebära att det resultat som nämnderna redovisat revideras, exempelvis genom att intäkts- eller kostnadsposter flyttas mellan nämnder. Det är först när kommunfullmäktige godkänt delårsrapporten som den ska ses som slutlig. Koncerninterna fordringar/skulder samt intäkter/kostnader Uppgifter för koncerninterna fordringar/skulder och kostnader/intäkter mellan förvaltningar och bolag tas fram centralt av kommunledningskontoret och jämförs med de uppgifter som redovisas av bolagen. Interna fordringar/skulder mellan kommunens förvaltningar får inte finnas kvar i bokslutet. 20