Möte 2013-09-24 Erfarenhetsrapport från Lång-DM 2013-9-14



Relevanta dokument
Att skapa rätt förutsättningar

Tävlingsledningskurs Pass 4 Orienterande del

GÖTEBORGS ORIENTERINGSFÖRBUND

PM Albykampen 2011 Till minne av Claes Lundin Medeldistans (Långdistans för HD 12-16)

Tävlingsledningskurs Pass 4 Orienterande del

Norrlandsmästerskap i orientering, sprintdistans. 8 augusti i Ljusdal

PM Långhundradubbeln augusti 2014

Hej och tack för att Du ställer upp som funktionär på våra arrangemang!

Medeldistans lördag 24 augusti. Klasser med banlängder.

PM SILVA JUNIOR CUP LÅNG SAMT SUNDSVALLSTRÄFFEN LÅNGDISTANS

Bilaga 8 till Anvisningar 10MILA Skapad av Lars Gerhardsson Ändrad av EXEMPEL CHECKLISTA - ANSVARSFÖRDELNING. Revidering

PM Unionsmatchen 2013 Preliminärt tidsprogram

Sportidentutbildning

Haningeträffen 2007 x 2

PM STAFETT-DM 2012 Söndagen den 9:e september

Sportidentutbildning

Inbjudan till WUOC Tour

Tävlingsorganisation, Norra Rörumsdubbeln

Tävlingsledarkurs Pass 6 Tillämpad del

För anmälda enligt program ovan. Packning och städning görs innan tävlingen. Samma arena som på lördagens långdistans.

SÖNDAG 4 oktober 2015

Örebro City Sprint. DM Örebro Län. SM för Döva & hörselskadade. Välkommen till Sprint & Sprintstafett

PM söndagen den 20 augusti etapp 3 långdistans

Tävlingsorganisation, Ringsjö OK, DM långdistans

PM 10MILA-korten söndag 5 maj 2013

Program söndag. Före tävlingen. Frukost. Utcheckning logi Packning och grovstädning görs innan tävlingen. Till arenan. Söndag 18 september

PM för 2-dagars maj 2016

PM Vålådalens 3-dagars 1-3 juli 2016.

Så här går det till att tävla i orientering

54:e RODHENLOPPET med MTB-O. PM för

PM fredagen den 18 augusti etapp 1 medeldistans

Genomförande av tävlingen

INBJUDAN TILL VÅRSERIEN 2013 Samt deltävlingar i ungdomsserien

PM Elitseriefinalen och 25manna-korten 11 Oktober

Världens bästa klubb vinner. Inbjudan. 25manna Lördagen den 8 oktober

Detta löpar PM är indelat i 5 stycken. Tällberg Halvmarathon - Tällberg Kvartsmarathon - Tällberg Minimarathon Gemensam information Övrigt.

Direktanmälan Karta Lördag Söndag Förbjudna områden Kontrolldefinitioner Terräng Start lördag Start 1:

IT, kommunikation, media och marknadsföring

Att Tävla - en lathund för Tumba-Mälarhöjdens ungdomar och andra nybörjare

PM Stafett. Program söndag. Före tävlingen. Utcheckning logi. Till arenan. Avlysning. Informationsdisk

ÅSS race 6 oktober 2012

Tävlingscentrum (TC) Parkering. Öppna klasser/direktanmälan. Temperaturangivelser. Vallning. Terrängbeskrivning/spår.

OK Hällen 3-dagars augusti (mån-ons)

PM Attundadubbeln 13:e och 14:e augusti 2016

Gävle Ungdomscup MTB XC 2018

12-14 JULI Välkomna till Hallands 3-dagars!

SM LångDistans Muskö september 2015

TOLVTJÄRNSloppetR INBJUDAN / PM L Ö R D A G 1 8 A U G U S T I km H17-, D17- 20km F12-16, P12-16, H17-, D17- 8km F12-16, P12-16

PM Etapp 3 HD21E, Borås City Sprint

PM för ÖSTERÅKERSKAVLEN. Rak stafett för ungdomar/juniorer Lördagen den 24:e september 2016

Endags träningstävling i Basic!

PM Lerumsloppet lördag 29 april 2017

AMBJÖRNARP TRANEMO KOMMUN 4-6 AUG 2017

PM Skid-O SM Tävlingscenter/Arena

PM Lerumsloppet lördag 30 april 2016

PM Vålådalens 3-dagars 5-7 juli 2013.

Söndagen den 30 mars Ingår i Vårtrippeln med Nyköpingsnatten på fredagen, Nyköpingsorienteringen på lördagen och Måsenstafetten på söndagen

Inbjudan till Stockholms Distriktsmästerskap i Terränglöpning 2018

Sylvesterloppet Tävlings PM

PM för DM medel och lång Uppland + Stockholm

Örebro City Sprint 2017

PM till. söndagen den 16 juli

Sportbåtsklubben. Vi har mottagit Din anmälan och hälsar Dig välkommen till. Saltsjöloppet Dyvik Lördagen den 29 augusti

Sportidentutbildning

PM Elitsprint Tisdag 24 juli

GOF arrangörskonferens 2017 SVENSKORIENTERING.SE/GOTEBORG

Handledning för Stafett med OLA Version: Författare: Ingemar Gillgren

Bilaga AH01-A1: Scenarioövning

PM Vålådalens 3-dagars 3-5 juli 2015.

Sammanfattning Öppet Hus vecka 3 och 4

PM FÖR SNAPPHANETUREN 2017

Silva Junior Cup, deltävling #1 Sprint Lördagen den 17 Mars 2007 Tävlingscentrum: Telenor Arena Karlskrona OK ORION

Datum, tid (bara om det är halvdagstävling t ex) och tävlingsplats Vilka klasser (i freestyle resp. HtM) Domare Tävlingsavgift

Tuna Ting 2014, medel- och långdistans

CHECKLISTA för TÄVLINGSLEDARE. Tävling:...Datum...

Mobilnummer tävlingsledare Cathrine Mörk

Parkering. Tävlingscentrum. Efteranmälan. Nummerlappar. Provkörning av banorna. Banbeskrivning. Varvning / Mål

OK Nolaskogsarnas - Kom ihåg vid orienteringstävling ver

Tävlings utbud i framtiden

PROGRAM ETAPPERNA TOUREN. Etapp 1 - Arena Västmarken. - till andra upplagan av Tour de Medelpad. Etapp 2 och 3 - Arena Södra stadsberget SUNDSVALL

PM FÖR SNAPPHANETUREN 2018

Välkomna till Trelleborg triathlon 6/6 2015

Var: Ånga, 14 km nordöst om Nyköping, på väg 219 mellan Nyköping och Vagnhärad. Adress: Ånga Gård Nyköping.

MeOS på KM Handledning 1.0

Anmälan: Efteranmälan kan göras på tävlingsplatsen fram till en timma innan respektive start. Kontant betalning eller Swish vid efteranmälan.

Bestämmelser för DM-tävlingar i Stockholm Vid DM-tävlingar i/för Stockholm gäller * DM-värdighet * Plaketter/Hederspriser * Anmälan

PROGRAM ETAPPERNA TOUREN. Etapp 1 - Arena Västmarken. - till andra upplagan av Tour de Medelpad. Etapp 2 och 3 - Arena Södra stadsberget SUNDSVALL

Motionsorientering med Purple Pen, MeOS och Eventor på träning

Marstrandskajaker Melin Software

SM RULLSKIDOR UPPSALA MED UVK-RULLEN Lördagen 12 september Söndagen 13 september 2015

Preliminärt PM Smålandskavlen oktober i Tranås

Inbjudan till. Lördagen den 19 maj

Vi hoppas på en dag med många skratt, svett, kämpaglöd och framförallt mersmak!

Vädret Idag är prognosen att lördagen blir blöt och söndagen solig. Idag är prognosen att båda dagarna blir svala och molniga med lite nederbörd.

Istrum SK och IF Hagen hälsar er välkomna till

Vägvisning från E18 avfart 125, samt från LV252 vid infart mot Hallstahammar.

PM Bagheerastafetten

PM 25manna. Radio 25manna sänder under hela tävlingen på FM. Frekvensen kommer att anges på hemsidan och via speakern.

INBJUDAN TILL. Regler Varje etapp genomförs som en separat tävling. Sammanlagt resultat efter 5 etapper räknas de 3 bästa etapperna.

Transkript:

Möte 2013-09-24 Erfarenhetsrapport från Lång-DM 2013-9-14 Närvarande Lars, Maria, Jennie, Joakim, Martin L, Johan W, P-O, Johan B, Mats L, Ej närvarande Leif, Ola, Anette, Ingrid, Mattias, Martin E, Jan-Erik, Sara, Anders Kopia Till tävlingskontrollant, Lerum TL Mötesdata SAIK-stugan 20.00 21.30 1. Sammanfattning Tävlingen blev väldigt bra som lång-dm-tävling. Vi fick beröm för variationsrika banor, bra vägval och trevlig terräng. Pluspoäng för avståndet till parkeringen och minus till duschen. Servicen på arenan fick positiva omdömen särskilt uppskattades speakern. Inga missöden hände och alla oklarheter löstes löpande. 405 ordinarie anmälda, 51 efteranmälda och 249 anmälda till öppna klasser, totalt 705 anmälda. Av dessa startade 640 st och 601 fullföljde med godkänt. En 10-åring stämplade aldrig ut (eller i mål) men tog sista kontrollen, det långa upploppet fick honom förmodligen på andra tankar. Hela arrangemanget blev mycket lyckat, framförallt för att alla funktionärer var aktiva, närvarande och ansvarskännande i sina roller innan och under tävlingsdagen. En bidragande orsak var troligen det dubbla ledarskapet (ansvarig och coach) på samtliga större funktioner. En annan viktig faktor var förstås det vackra och soliga vädret både innan och under tävlingen. Speciellt funktionärerna i skogen verkade njuta av vädret. Ambitionen innan var att ha bra banor särskilt för ungdomar och seniora löpare. Vi tycker att vi lyckades väl med det. driva tävlingen på 50 funktionärer lyckades vi nästan med. Det var 54 personer under dagen och totalt 76 engagerade. ha en liten planeringsgrupp på 5-8 personer. Jobbet fungerade väl men gruppen borde varit kompletterad med sekreterare (alt vice tävlingschef) för att ge mötena bättre effektivitet. ha max 10 personer startade per minut för att inte choka organisationen. Med max 7 personer per startminut och fria starttider för öppna klasser (35%) lyckades vi väl med detta. prova egna sms-baserade radiokontroller. Testet föll väl ut och hjälpe oss. Bör införskaffas! ha fullgod service på arenan, dvs speaker, barnpassning, hamburgare, etc. Detta lyckades väl. ha full handskakning med Lerum. Arena, banor, material, markägare mm fungerade fullt ut och vi stöttade varandra där behov uppstod. Största bristerna var för få kartor i ÖM3, sen publicering på Map&Coach, ingen publicering i press, ingen musik på arenan, efteranmälan stängde alltför sent. Ekonomin blev något bättre än budget. In Anmälan 65.700 Tilläggsavg 3.300 Servering 15.700 Övrigt 3.800 Totalt 88.500 kr Ut Avgifter 23.100 Kartor mm 22.000 Servering 7.000 Övrigt 2.900 Totalt 55.000 kr (vinst enligt budget 30.600) Vinst 33.500 kr Förbättringsförslag listas på sista sidan. Erfarenhetsrapport_DM2013-09-14.doc Sida 1 av 8

2. Tävlingsinformation (Lars) Inbjudan och PM publicerades enligt plan, vi beslutade att komplettera med preliminära banlängder efter en del förfrågningar. Efteranmälan var öppen till 23.59 på torsdag, den borde ha stängt senast 18.00. Då vi kunde samordnat ha publicerat startlistor och PM på torsdag kväll, dvs minst 24 timmar före tävlingsstart. Vid utvärderingen kommenterades även att vi inte publicerat banorna på Map&Coach direkt efter tävlingen (det tog 2 veckor). 5 personer hörde av sig till tävlingsledningen. Några efteranmälda personer hörde oxå av sig innan tävlingen och undrade vilken starttid de hade, eftersom Eventor (felaktigt) anger antalet i startlistorna till samma antal som antalet anmälda. Lite strul uppstod när uppdatering skulle ske av Eventor bl.a. vid införandet av H85 klass. Tävlingsledaren borde alltid ha Eventorbehörighet. Senare när utvärderingsresultat hämtades behövdes oxå behörigheten. Ett särskilt funktionärs-pm togs fram. Detta innehöll telefonnummer till huvudfunktionärer, närtidplan (tim), trafikkarta, arenaskiss och mötesplatser för ambulans. Detta mailades ut en vecka innan tävlingen. Uppdatering skedde en gång innan tävlingen av telefonnummer och arenaskiss. 3. Tidplan (Lars) Tre tidplaner presenterades. En huvudtidplan om 6 månader, en dagplan om 2 veckors och en detaljerad timplan om 2 dagar, detta fungerade bra. Den detaljerade tidplanen presenterades i funktionärs-pm. En särskild bygg- och utsättartidplan utarbetades av Anders och Leif för fredagens aktiviteter. 4. Samverkan (Lars) Fungerade mycket väl med Länsstyrelse, Lerum SOK, markägare, tävlings- och ban-kontrollanter samt alla övriga funktioner. Vi fick bra stöd och synpunkter från alla. Lerums markägar- och jägarkontakter gjorde att mycket flöt väldigt smidigt, samt att vi fick låga kostnader. Däremot fungerade inte direktivet till tävlingsledaren. Oklart om GOF eller SAIK var uppdragsgivare. Saknade kunskap om ersättningsavtal med banläggare eller andra ekonomiska ramar och förväntningar. Beslut om reducerade banlängder kom ryktesvägen och sent. Diskussion om plast eller papper för kartorna borde inte varit ett beslut för tävlingsorganisationen. Likaså borde det vara klart hur kartpåtryck av kontrollanvisningar hanteras. Checklistor och anvisningar från SOFT, GOF och SAIK s fungerade bra. Mindre motstridigheter har kommenterats fortlöpande. Utpekad coach från SAIK-tk särskilt på tävlingsdagen uppskattades. 5. Bana och karta (Maria, Jennie) Planeringen fungerade generellt sett bra. Det hade underlättat om vi hade vetat att det fanns resurser för att revidera kartan tidigare, då kunde banläggningen blivit mer fokuserad. Det bör vara något man tar upp i ett tidigt stadium så banläggarna har fullt klart för sig vilken omfattning av revidering som är möjlig och när (vilket också kan avgöra vilka områden som kan användas). Bankontroll har skett med mycket beröm! Provlöpningen gav oxå flera positiva omdömen. Tävlingsdagen fungerade bra. Om det är viktigt med viltrapport så bör vi kanske ha en skylt vid målgång "viltrapport" så folk blir påminda om att de ska anmäla. 3 älgobservationer gjordes av utsättare. Erfarenhetsrapport_DM2013-09-14.doc Sida 2 av 8

En av våra huvudtankar med banläggningen var att DM är inte viktigast för eliten utan snarare för ungdomar och "mer seniora" löpare och vi försökte lägga tid och omtanke på dessa banor, något som verkade uppskattas. Upplägget med huvudbanläggare och banläggningscoach är en god tanke men det skapar också mycket merarbete då det hela tiden är en instans extra som banorna ska gå igenom. Dessutom fanns bankontrollanter och ungdomsbankontrollant. I framtiden bör SAIK satsa på att utbilda fler banläggare så fler har giltigt kort. En kort kurs i SAIK-stugan på ett par tillfällen med någon (extern) ledare skulle troligen sporra flera junior-elitlöpare i SAIK att delta. 6. Start (Sara) Jag tycker att allt fungerade jättebra inom startfunktionen. Även om jag kom med sent i planeringsfasen, så stötte vi inte på några problem. Tävlingsdagen var perfekt, framförallt så gjorde ju vädret allting väldigt enkelt. Något direkt samarbete med Lerum hade vi inte i starten. Eftersom kart- och klasslistan kom sent kunde vi inte färdigställa materialbeställning, särskilt av startbord förrän då. 7. Utsättning (Anders) Utsättning på fredag av pinnar och skärmar fungerade mycket bra. Lagom bemannat och alla tyckte att de hade haft en trevlig tur i skogen. Fungerade bra med svajpinnarna, endast 5 kontroller och sista kontrollen fick fixas på annat sätt. IP skogens bockar är allt för otympliga att frakta och bära ut i skogen. Bra med märkning av kontrollpunkten med stickorna, möjligen kompletterat med ljus tejp eller snitsel på toppen. Stickorna (1x3x40 cm) är ströläkt som man får gratis på brädgården. Viktigt att använda vitt trä (det gröna är tryckt och innehåller gifter) som inte ger miljöavtryck om man glömmer plocka in dessa. Den sköna vandringen i skogen och fikat efteråt uppskattades. 8. Vätska (Hans) Jag hade hand om en vätskekontroller i skogen. Väldigt trevlig funktion, speciellt som jag hade möjlighet att rapportera mellantider till speakern. Dock var det ganska tungt att bära 25 l vatten, så får kanske tänka på att placera vätskekontroller hyfsat nära bilväg. Planeringen fungerade bra förutom kommunikationen mellan materialbeställare och mig som var noll. Jag fixade materialet själv och handskakade först i efterhand med Ola. Processen skulle kunna förbättras genom att man vid beställning till SAIK s materialansvarige får reda på var och när olika material ska fås eller hämtas. 9. Sekretariat (Joakim) Hela sekretariatet fungerade väl. 50 hyrpinnar användes, några personer sprang på andra personers pinnar vilket justerades. Direktanmälan hamnade i motljus vilket gjorde att det var svårt att läsa på skärmarna. Tältöppning åt norr är starkt krav. Dessutom missade vi att i förväg ta fram info-tavla med lista över öppna banor så anmälningsalternativen var synliga. Trådlöst nät gick inte att få igång, switchen i datavagnen måste ha en utvändig antenn. Manuell inmatning av kodsiffror fungerade inte. Sent under tävlingen strulade båda skrivarna. Ingen löpare blev påverkad. Erfarenhetsrapport_DM2013-09-14.doc Sida 3 av 8

Prov med radiokontroller - ROC Radiokontroll, ROC Radio Online Control se beskrivning på olresultatet.se. Jag fixade en ROC med min egen utrustning till DM som jag även lånade ut till Lerum på söndagen. Vi använde den som förvarning vid sista-kontrollen och det fungerade väldigt smidigt. Jag lånade också en Raspberry Pi av Johan N som jag hade tänkt vi skulle ha som check vid starten men hans 3g-modem strulade så det blev tyvärr inte så. Till varje ROC går det att koppla valfritt antal kontrollenheter (mha en usb-hub) så för en tävling med online check vid starten, två radiokontroller och en förvarning skulle man behöva fyra ROCar. Då man har onlinecheck vid starten får man direkt veta vilka löpare som inte har startat (intressant ur speakersynpunkt) och kan dessutom se hur många löpare som är kvar i skogen efter sista start har gått. En stor fördel är också att man slipper dra långa kablar från förvarning till mål. Jag har testat systemet på min egen Raspberry Pi och det har fungerat mycket smidigt. Det jag noterade från DM var att installationen av 3g-modem kan vara krångligt att få till men när modemet väl fungerar är ROC-systemet stabilt och snabbt. En ROC kan kopplas till flera SIenheter. Några detaljer som skulle ge bättre tävling är: Fler SI-masterenheter behövs. Jag skrapade ihop allt jag kunde hitta (8 usb + 3 serie) på IP- Skogen men vi hade behövt fler. 3 direktanm., 2 utläsning, 2 mållinjen, 2 förvarning, 3-4 start samt 1-2/radio är önskvärt, dvs totalt 15 stycken. Lämpligen köper IP-skogen dessa. Vattentät låda inklusive ROC behövs. ROCen består av ett antal delar (Raspberry Pi, batteri, modem, usb-hub) som måste skyddas och hanteras praktiskt. Kablarna till SI-enheterna måste förstås kunna dras ut ur lådan. Vi behöver 1 förvarning, 1-2 start och 1-2 radio, dvs totalt 5 st. Lämpligen köper SAIK in detta. Sim-kort behövs. Till varje ROC behöver man ett 3g-modem med aktivt sim-kort. För att ROCen sedan ska kunna rapportera tider gäller det såklart att det finns 3g/2g-täckning där systemet ska användas. Runt Göteborg finns det täckning i princip överallt men just där vi hade DM hade Telia dålig täckning. Alla dom stora operatörerna har kontantkortslösningar så frågan är främst vilken eller vilka man ska välja. Lämpligen köper SAIK in detta. Eftersom det kan vara lite pill att administrera en ROC och eftersom den är förhållandevis billig tycker jag vi ska köpa in det till SAIK och inte föreslå ett inköp till IP-Skogen. Den totala summan per ROC är ca 2.000 kr (inkl. 3g-modem, usb-hub, Pi och låda) vilket kan jämföras med att hyra radiokontrollboxar från SportIdent för 1.000kr/box + frakt. 10. Speaker (Magnus) Speakern fungerade mycket bra, särskilt efter att vi fick löparna från sista kontrollen presenterade. Med så många löpare kan det stundtals vara behov av 2 personer för att följa med ordentligt. Vi saknade en kabel från dator till förstärkare varför ingen musik kunde köras. För material som hämtas med kort tidsmarginal behövs en mycket detaljerad materiallista. Trådlösa headsetet fungerade inte 100%, vi missade att felanmäla eftersom det var många aktiviteter igång. 11. Prisutdelning (Lars) Prisutdelning fungerade på ett utmärkt sätt. Speakern läste upp och utdelningen kunde ske med fullt fokus på löparna (från utdelare). En rutin som vi inte alls lyckats ta med var utlottning av priser till öppna klasser och kortklasser. Rätt genomfört borde man kunna hantera detta i förväg. En annan svårighet var införskaffandet av priser. Här gäller att tidigt skapa sponsorrelation så man ev kan få lämpliga priser innan tävlingen. DM-medaljerna hämtades dagen innan tävlingen men borde ha hämtats veckan innan. Eftersom flera medaljer var felgraverade behövde akututryckning ske, detta tog extra resurser på fredagen. Erfarenhetsrapport_DM2013-09-14.doc Sida 4 av 8

12. Arena (Leif, Ola) Vi tog fram arenaskiss och elplan, däremot togs ingen byggskiss eller skyltplan fram. Placeringen av mål och olika funktioner upplevdes mycket positivt. Användningen av de något mindre lättviktstälten upplevdes positivt av alla. Både servering och direktanmälan borde haft öppningen åt norr, nu blev det för ljus i tälten. Sjukvård skulle haft eget tält. Fredagens uppbyggnaden skedde löpande närvarande funktionärer informerades successivt om nästa byggsteg. Arbetet kunde förmodligen ha gjorts effektivare och mer motiverande om närvarande funktionärer hade fått en byggskiss innan byggdagen och/eller om man använt stakkäppar för de olika funktionernas placering. Samordning skedde med utsättning då flera personer först stolpade kontroller och sedan byggde TC. Vid toaletterna borde det funnits en skylt Toaletter även vid start, detta missades helt. Skylten viltrapportering saknades oxå. En extra skylt Dusch med pil ordnades. Lättviktstälten ger bra möjlighet att sätta upp skyltar i/på tälten med rep eller snitsel. Inga eller enbart korta toaköer noterades. 13. Servering (Anette) Tältet mycket bra, även material från IP skogen bra. Vatten och El fungerade mycket bra Tillräckligt med personal ev någon för mycket Kunde haft lite mer hembakade kakor Ej så bra förtjänst på grillningen. Olämpligt att ha tältöppningen åt söder, för mycket solsken på smörgåsarna. 14. Dusch (PO) Trots en chock inledningsvis blev det trots allt ganska lyckat. Hade någon rekat vid stranden innan hade vi nog aldrig påbörjat någon byggnation. Något annat alternativ fanns väl inte inom räckhåll förutom vatten i tankvagn. Hade man planerat med båt från början kunde man kunnat sätta pumpen på ett större vattendjup. Att få dra en längre tryckslang hade inte varit något problem. Denna ide var vi på gång under lördagen men det föll på att vår Boris inte fick ut sin båt som hade stark bottenkänning p g av det låga vattenståndet. Med intaget på stolpar flytande i ytan och en fyrkantig låda med en höjd på c:a 50 cm nergrävd i gyttjan nedanför säkrades vattnet. Utan detta hade vi inte haft en chans att få duschvatten utan att silarna sätts igen. IP-skogen bör skaffa ett flytande vattenintag som kan förankras med rep eller liknande. 15. Sjukvård (Lars) Första patienten anlände strax efter 9.00, skrubbsår på en cyklist som cyklat vält. Några mindre sår och blessyrer behandlades. Att dela tält med direktanmälan går inte, lättviktstälten är för små. Eget tält är önskvärt. Placeringen på arenan var bra. 16. Barnpassning (Jan-Erik) Utrustning och uppbyggnad enligt senaste åren har använts. Resultatet har blivit en komplett och varierad barnpassning som byggs upp med enkla medel. En checklista har tagits fram som vi rekommenderar ska integreras med SAIK s övriga checklistor för arrangemang och även bör in i SOFT s värt att veta listor. En del aspekter berör själva arenaplaceringen men de flesta är interna barnpassningsaspekter. Erfarenhetsrapport_DM2013-09-14.doc Sida 5 av 8

17. Miniknat (Mattias) Planeringen fungerade perfekt och vi fick allt underlag i form av karta, skärmar, SI-enheter, bord, tält etc. Den enda som glömdes bort var hanteringen av SI-pinnar för utlåning, detta löste vi med en uppsättning från direktanmälan (detta var ursprungsplanen om ej kommunicerad). Det behövdes ca 30 lånepinnar. Tävlingsdagen fungerade bra och det räckte med två ansvariga. Nu var det ca 50 startande. Vid en större tävling är nog tre lagom. Tips till kommande tävling. Förutom SI-pinnarna tycker jag man kan fundera på priser tidigare. Denna gång körde vi med festis och russin. Har man ätbara priser kan det samordnas med serveringen. Det är svårt att dimensionera och nu blev det mycket över. Hade underlättat om det kunnat säljas i serveringen. Eller så kanske man ska ha något annat än ätbart? Kan vara bra tillfälle för något företag som har reklamprylar? 18. Trafik (Martin) Fungerade utmärkt. Efter att alla hjulspår bildats i marken var vi 3 som drog runt hela parkeringen (4 funktionärer skulle själva springa, droppade av innan 10.00). 19. Material (Leif, Ola) Vid måndagens packning var inte ansvarig funktionär tillgänglig. efter förfrågan gick Hans C in, handskakningen blev dock inte fullständig. Översänd lista innehöll omotiverat mycket material. Flera bord och stolar togs bort, vilket på tävlingsdagen visade sig fungera utan problem. Detta skapade dock en onödig osäkerhet vid lastningen. Samtliga huvudfunktioners ansvariga deltog vid packningen, detta var mycket bra eftersom justeringar kunde beslutas direkt. Däremot ansåg IPskogens personal att flera funktionärer borde kommit tidigare. I framtiden bör listan innehålla en fördelning per funktion och/eller kärra. Genom att fördela och tala om vilken funktion som ska ha vilket material kan man få en säkrare uthämtning. Vid fredagens hämtning kom personal sent, delvis eftersom överenskomna tider inte var meddelad ansvarig materialkoordinator. Transporterna blev sena från Skatås varför vårt arbete startade senare än planerat. Ofta överskattar vi hur fort det går att packa och hämta material på IP-skogen. 20. Organisation (Lars) Planeringsteamet på 6 personer fungerade utmärkt. Mötena kunde dock ha blivit mer effektiva om en biträdande tävlingsledare eller sekreterare tillsatts. Flera huvudfunktionärer tillsattes mindre än 6 veckor innan tävlingen. Det fungerade mycket bra och överlämningen från planeringsteamet till genomförandeorganisation klarade vi utan bekymmer. Ev skulle vi ha tagit fram ytterliggare några dokument som skyltplan för att få ännu bättre övergång. Ambitionen att köra med 50 personer gick nästan, 54 funktionärer på tävlingsdagen och totalt 76 st. 21. Dokument och arkiv Publiceringen i Eventor hickade lite, tävlingsledaren (med vårt planeringsteam) skulle ha haft access. Arkivering i SAIK s intranät har inte heller skett i tid och omfattning som önskvärt och planerat. Fortsättningsvis bör Inbjudan, PM mm endast publiceras på en plats, vi använde både Eventor och SAIK s hemsida. De dokument vi tog fram/publicerade var: Översiktsplan, Budget, Samrådsansökan Lst, Plakettbeställning, Inbjudan, PM, Banlängder, Startlistor, Resultatlistor, Banor o Karta, Kartbeställning, Erfarenhetsrapport_DM2013-09-14.doc Sida 6 av 8

Arenaskiss, Elplan, Materiallista, Miniknatbana, Funktionärs-PM, Personallista, Tävlingsledarrapport, Bankontrollrapport, SISU-rapporter Vi tog inte fram följande dokument: Startskiss, Byggskiss, Skyltplan, Trafikplan, 22. Risker De aktiviteter som vi fokuserade på innan var parkering, elström och startplats. Det som vi fick lägga extra energi på var dusch, priser och plaketter, det senare nämndes aldrig innan tävlingen. Duschvattenintaget var pga Mjörns låga vattennivå ett problem med extra dyig botten. Plaketterna som egentligen kunde varit färdiga en vecka innan konstaterades vid hämtning på fredag att 8 av 12 guldplaketter var felgraverade. Anskaffning av priser var helt missade i planeringen. 23. Statistik Tävlingsplats Karta Floda norr Arena Hunsered, ängsmark Väder Soligt, +20 grader Parkering Gräsbevuxen åkeryta Ordinarie anmälda 405 Efteranmälda 51 Anmälan öppna Ordinarie start 10.00 Sista start 11.40 Starter/min (lottad) 249 Totalt anmälda 705 Startande 640 7 Starter/min (alla) 10 Fullföljt godkända 601 Antal klasser 57 Antal banor 31 Kontroller 105 Radiokontroll 1 Vätskeplatser 6 Öppna banor 9 Hyrbrickor 50 Nummerlappar Nej Kvar i skogen 1 Vätsk skog (L) 200 Till start 1 (m) 1.300 Till start 2 (m) N/A Till buss (m) 3.000 Till dusch (m) 600 Vätska mål (L) 50 Servering Ja Grill Ja Till bil-p (m) 300 Dusch Ute Miniknat Ja Sjukvård Ja Speaker Ja Parkerade bilar 310 Duschvatten Sjö Minikn.starter 50 Sportförsäljning Ja Prisutdelning Ja Barnpassning Ja Damtoa arena 4 Damtoa start 4 Damtoa dusch 1 Toa barnpass. 1 Högtalare 2 Herrtoa arena 3 Herrtoa start 3 Herrtoa dusch 0 Tält 7 Bord 19 Stolar 10 Elcentraler 4 Släpkärror 6 Kaffe (liter) Dricka Smörgåsar Bullar & kakor Hamburgare Funktionärer 76 Funk. tävl.dag 54 Planer.team 6 Planer.möten 7 SISU timmar 145 24. Lista över förbättringsförslag a. Tävlingsledardirektiv bör införas. En A4-sida där SAIK tekniska anger mål, omfattning, ansvar, regelverk, övergripande organisation, ekonomi, rapportering mm som önskas för tävlingen. b. Full behörighet i Eventor för tävlingsledare och/eller vice tävlingsledare. c. Eventor bör publicera antal personer i startlistan (idag publiceras antal anmälda personer). [Redan felrapporterat till Eventor.] d. Revideringsresurs måste tidigt knytas till banläggningen så man vet när och vad som kan hanteras vid ev förändringar i marken. e. Materialansvarig måste tidigt handskaka var och när olika material ska fås eller hämtas, och vem som ansvarar för anskaffandet. Erfarenhetsrapport_DM2013-09-14.doc Sida 7 av 8

f. Checklista för arena bör ange att tältöppning för servering och direktanmälan ska vara åt norr om möjligt. g. Radiokontroll bör införas som permanent stöd. IP-skogen bör köpa in 8 SI-masterenheter (får då 16 enheter). SAIK bör köpa in 5 lådor med ROC enhet, samt sim-kort till dessa. h. Datavagnen bör utrustas med yttre antenn till datanätet, alternativt med lämplig taklucka där switchen står så den kan lyftas ut. i. Detaljerad materiallista för hyra av högtalarsystem bör tas fram. Så inget missas eller att det blir för mycket (dyrt). j. Införa rutin för lottning av priser till öppna klasser mm i checklista, så detta sker i förväg när så är påkallat. k. Priser, särskilt via sponsring, och plaketter ska hämtas minst en vecka innan. Relation till sponsor bör etableras så tidigt som möjligt. Ange detta i checklista. l. IP-skogen bör skaffa ett flytande vattenintag med 90-graders vinkel, som kan förankras med rep eller liknande. m. Barnpassningens checklistor och instruktioner ska införlivas med SAIK s ordinarie regler. n. Manuell inmatning av brick-id borde fungera. o. Mall till infotavla över öppna klasser bör införas som en SAIK instruktion. Erfarenhetsrapport_DM2013-09-14.doc Sida 8 av 8