Bilaga AH01-A1: Scenarioövning

Transkript

1 ARRANGÖRSHANDBOKEN Bilaga AH01-A1: Scenarioövning VERSION Exempel: Scenarioövning inför Silva League 2012 i Jonsered Mål: Testa att organisationen är samtrimmad och att inga frågor hamnar mellan stolarna. Skapa mental förberedelse för vissa svåra problem som kan uppstå. Målgrupp: Funktionsansvariga och gruppansvariga. Material: Övrigt: Tävlingsregler, inbjudan och PM Inlevelse, Glatt humör och Sunt förnuft! 1. En klubb upptäcker tisdagen i tävlingsveckan att de anmält fel tjej i D21E men med rätt SI-bricka. Den rätta tjejen är rankad som nr 8. Den felaktiga 123. De skickar ett e-post meddelande till som innehåller förklaring av problemet. Dessutom önskemål om glutenfritt till måltid. Vem reagerar och vad görs? 2. Onsdagen i tävlingsveckan får tävlingsledaren ett mail från en lagledare som påstår att startlistan i H21 E är felaktig då inte hänsyn tagits till rätt seedning av löparna i detta heat. (Det visar sig att två löpare har kastats om.) Vilka äger frågan, vad görs och vad blir svaret? 3. Tv 4 ringer på onsdagskvällen och meddelar att de fått resurser över. De vill göra ett reportage från tävlingen för eftersändning. Vilka berörs? Vad får de för service? 4. Kl på torsdagskvällen ringer tävlingsledarens mobil och en lagledare undrar om det går bra att imorgon fredag få tillgång till 10 träningskartor för att träna efter lördagens tävling. De vill också disponera klubbstugan för omklädnad/dusch. Vad blir svaret vilka äger frågan? 5. En klubb som har ordnat sin förläggning i en klubblokal undrar var det finns möjlighet att äta frukost lördag morgon? Vad blir svaret?

2 6. En klubb har första start kl och vill ta bussen ut till Arenan för att sätta upp sitt klubbtält och ta en titt på arenan. Vad blir svaret? 7. Lastbil kör fast på åkern på fredag kväll vid utplacering av sekretariatsvagnar. Hur garderar vi oss? Vad gör vi om det ändå händer? 8. Deltagarna är på väg och närmar sig Jonsered på morgonen. Vem äger frågan om vägvisning? Var finns vägvisning? Från vilken tidpunkt är vägvisningen på plats? Vem tar hand om parkeringspengarna? Hur säkrar vi att alla som ska betala p-avgift gör det? Hur skyddar vi pengarna från att bli stulna? 9. Kl. 07:30 fredag anländer en buss med 50 personer till Jonsereds industriområde. Vad möts de av hur hanteras bussen? 10. Det kommer flera bilar som vill upp mot herrgården. Några säger sig vara VIP men har inget bevis för det. Dessutom är det 3 bilar med skogsmullebarn som ska till Torpet Freden. Hur hanterar vi VIP-parkeringen? Behöriga/obehöriga? Andra som ska ut i naturen? 11. Invigningen startar kl (Exakt) med flagghissning. Vem har fixat flaggstänger och flaggor? Vilka flaggor hissas. Var hissas flaggor? 12. Kl. 08:50 upptäcks det att startklockan vid en av starterna satts 3 minuter åt fel håll så att den går 6 minuter för sent. Första löpare ska strax gå in i fållan. Vad gör vi? 13. Vid infotältet får klubbarna en klubbpåse innehållande vad? Vilka har packat påsarna slutligt och vem har tillfört material till påsarna? Var finns påsarna före tävlingen och vem ansvarar? 14. I samband med uthämtningen anmäler lagledaren att en av deltagarna hostar mycket, är allmänt dålig, fryser och har också lite svårt att andas. Hur hanteras denna fråga? 15. Det är några minuter kvar till start. Vem har svarat för att kartorna tryckmässigt inte har några fel? Vem har packat kartorna i plastfickor? Vem har sorterat kartorna och hur?

3 Vem har säkerställt att varje löpare får rätt bana? 16. Några personer som åkt med tåget från Göteborg har blivit en timme försenade och kräver justerad starttid istället för sen start. Hur hanterar vi? Vad säger tävlingsreglerna? Vems är bollen? 17. Klockan är nu och första löpare springer iväg från starten. Hur är vägen till startpunkt markerad? Ansvarig? Hur är startpunkten markerad i terrängen? Vem är ansvarig för att den kommer på plats? 18. Den första löparen är på väg mot 1:a kontrollen. Vem har programmerat modulerna? Har någon kontrollerat så alla är rätt programmerade? Vem sätter ut enheterna? När sattes de ut? Hur och vem kollar att alla kontroller blivit utsatta? Får startchef och tävlingsledare klartecken när skogen är klar och i så fall av vem? Vem säkrar att inte kontroller eller stolpar till söndagens tävling finns ute på lördagen, eller kvar från lördag till söndag? 19. Speakern räknar nu med att få in första förvarning. Vem har fixat datorer och speakerprogram samt anslutit till nätverket? Vem har satt ut on-line kontroller och testat dessa? Vem/vilka sitter i speaker båset och hjälper speakern med nya bra tider?. 20. Första löpare kommer mot mål Vem har fixat förvarning? Vem har rullat ut kabeln? Vem har satt ut sista kontrollen? Vem har snitslat mot mål, färger? 21. Under tiden som lagledare väntar på första löpare i mål så känner de att de behöver lite värme i form av en kopp kaffe. Det är lite småkyligt. Var finns möjlighet att inhandla denna kopp? Vad finns det mer på Arenan som kan värma? 22. Första löparen har kommit till mål men då hon kommer till duschen så finns inget vatten. Dessutom verkar det som om någon gjort en glipa för att kunna titta in i damduschen. Hur säkrar vi tillgång till varmvatten? Hur skyddar vi deltagarna mot insyn?

4 23. Resultatgruppen anslår resultat då en tävlande upprört meddelar att min tid är felaktig. Jag hade 1.30 min bättre tid se här på min klocka! Vem äger frågan inledningsvis? Vad görs? 24. Strax före sin starttid kommer en deltagare rusande till tävlingsexpeditionen med andan i halsen och meddelar att han startar om ca 10 min och kan inte hitta SIpinnen. Vem äger frågan? Vilka funktioner/grupper berörs? Hur ser lösningen på problemet ut? 25. En markägare nära vägen till start ringer och berättar upprörd att hästar i deras hage blivit skrämda och kräver att löparna ska ta en annan väg. Vem gör vad? 26. Klockan är och plötsligt försvinner all el på Arenan. Vem äger frågan? Vad görs i resp. grupp? Någon grupp som drabbas extra hårt därför att detta inte förutsetts? 27. Ca ökar trafiken ut mot Jonsered av publik för att titta på. Var får dessa parkera och behöver de betala P-avgift? En taxi ska in till Jonsereds Herrgård och kräver att få köra ända fram. Hur hanterar vi? På väg tillbaka kör taxin på en löpare på väg till start utan att ta notis. Vem agerar? 28. En löpare startar först i H20 och går fram på Gå fram tid. Hans SI-pinne blir avprickad och vid check händer ingenting. Vad görs? Ansvar? 29. En person i serveringstältet känner röklukt och ser hur rök väller fram från en elanslutning. Vilka funktioner berörs? Vad görs? Vilken säkerhetsutrustning finns? 30. En trafikolycka inträffar i Jonsered. Det verkar inte som några orienterare är inblandade men det är svårt att få information. Vad gör vi? Vem tar bollen? 31. Elen är tillbaka sedan en timma. Löpare går i mål nu kommer en löpare på upploppet, ramlar och blir liggande. Vem äger frågan inledningsvis? Vad görs? Vilka informeras? När sjukvårdspersonal kommit på plats och gett 1:a hjälpen så konstateras att patienten måste hämtas med ambulans och att det är akut. Vilka berörs, vad görs?

5 32. I samband med olyckan ovan blir det en stor röra. Omhändertagande? Mm? 33. Det verkar som om en kontrollenhet slutat fungera, flera löpare som haft kontrollen har inte fått signal och reservstämplat. Några har fått felstämpling. Vem gör vad? 34. Rapport kommer att någon har sett en person ramla i kraftverksdammen. Vem gör vad? 35. Dagens tävling är nästan slut så när som för en löpare i D 20 som saknas. Klubbmedlemmarna står och huttrar och meddelar målpersonalen att Lisa minsann är rutinerad och de är mycket oroliga. Vad görs i de olika grupperna? Har ni hållit personalen kvar tills alla är i mål? Är din personal utrustad för att kunna hjälpa till med att leta? Hur länge avvaktar sekretariatet innan resultatlistor körs ut? 36. En sent uppdykande journalist som inte meddelat sig innan, kräver att få komma ut i skogen och ta bilder. Det planerade fototillfället i skogen är redan genomfört. Vad blir svaret? Vem behöver kontaktas innan spontant skogsbesök? 37. När en löpare stämplar ut så meddelar avläsaren Felstämplat Löparen hävdar dock att han minsann besökt alla kontroller och fått bekräftelse på stämpling vid alla kontroller. Hur hanteras denna löpare? Var sker kontrollen? Vilken teknik och material finns till förfogande för att utreda denna typ av frågor? 38. En löpare går fram vid tidstarten och har en GPS på armen med en display ca 3x5 cm och dessutom syns en karta på displayen. Någon åtgärd? Löparen efter är en H18 med glipa mellan byxa och strumpa vid knäet redan då benet är rakt. Någon åtgärd? 39. Föräldrar lämnar barn till barnpassningen. Vilket ansvar tar vi? Hur säkrar vi att barnen inte springer ut? Allergier? 40. En kontrollvakt hör plötsligt skrik i skogen och hör också skrik på hjälp. Han ser att några löpare samlas vid en punkt ca 100 m bort och beger sig skyndsamt dit. När han kommer fram ser han en tjej som håller sig för en arm som är

6 fullständigt nedblodad. Vem äger frågan inledningsvis? Hur är kontrollvakter utrustade/utbildade för att kunna hantera denna situation? Ansvar för information till kontrollvakterna? Hur går omhändertagandet vidare? 41. Prisutdelning. Finns program? Plats? Hur vet deltagarna hur många pris som delas ut per klass? Vem är prisutdelare? Vem har smyckat prisbordet och prisplatsen? Vem sekonderar och ropar upp deltagarna? Vem dokumenterar segrare m.fl.? Skall det spelas nationalhymn och i så fall för vilka deltagare? Fanfar? I så fall hur? Av vem? Vilka funktionärer finns på plats vid ceremonin? Blommor till vilka, vem fixar fram blommorna? 42. RFs dopingkontrollanter dyker upp för att kolla de tre bästa i varje klass. Hur kan vi hjälpa till? Lokaler? 43. Klockan är och en klubb med minibuss vill köra upp till arenan för att lasta. Var får de ilasta? Vem har ansvar? 44. Avslutning Avstädning Vem avstädar vilka områden? Vilka funktioner/grupper har städat av områdena från lördagen så det är rent och snyggt? När öppnade/är på plats, de olika verksamheterna på arenan? När området är klart vad görs då? Vem avtackar resp. grupp?övriga frågor. Resultat och radiotider på Internet? Transporter under tävlingen? Utdelning av info till grannar m.fl.? Inbjudan till sponsorer + VIP och vem tar hand om dessa på arenan? Tävlingsjuryn? Bankontrollant, KK och Tävlingskontrollant? Besökare från kommande arrangörer? Kuvert till lagledare, besökare, speciellt inbjudna? Sambandslista? Ledarstol, filt per klass? Vem fixar startlistor och PM i A3? Andra frågor? Källa: SM medel och Silva League Göteborg 2012