KLUBB-INBJUDAN Höstsimiaden 2015

Transkript

1 KLUBB-INBJUDAN Höstsimiaden 2015 Arrangör: SK Ägir Plats: Storsjöbadet, Östersund Bassäng: 25 m, 6 banor, inomhus och eltidtagning Tävlingsdatum: oktober 2015 Höstsimiaden är vår egen hemmatävling för yngre simmare och vi kommer få besök av andra klubbar från regionen, t.ex. Sundsvall, Härnösand, Njurunda och Sollefteå m.fl. Har du varit med på några Utmanartävlingar redan och känner att du kanske vill prova på din första riktiga tävling kan detta vara rätt tillfälle. Pass Dag Start Insim Pass 1 Lördag 14:00 12:30-13:45 Pass 2 Söndag :00-08:45 Pass 3 Söndag :00-13:45 Åldersklasserna: 12 år födda år födda år födda år o yngre födda 2006 och yngre Nybörjare födda Lagkapper genomförs som öppna lagkapper i åldrarna 2003 och yngre samt 2005 och yngre. Varje lagkappslag får innehålla max 2 killar men valfritt antal tjejer. Fullständig information om tävlingen se inbjudan på SK Ägirs hemsida. Extralopp Under tävlingarna kommer vi erbjuda de simmare som vill att simma extralopp. Vem som hellst kan simma ett extralopp oavsett ålder. Extraloppen kommer gå sist under pass 1 och 2 samt först under pass 3.

2 Klubbanmälan: Anmälan till tävlingen gör du direkt till din simtränare i samband med någon träning eller via mail till patrik@skagir.se Vi behöver din anmälan senast onsdag den 11 november. Avgifter: I och med att Höstsimiaden är vår egen tävling så har vi ingen egenavgift för denna tävling. Dock förutsätter vi att ni som är föräldrar till våra simmande barn hjälper till under tävlingen på ett eller annat sätt. Vi behöver hjälp med allt från funktionärer runt simbassängen till föräldrar som hänger upp resultatlistor, säljer lotter, kopierar heatlistor, håller snyggt och rent i samhallen under tävlingen, bygga läktare, dela ut medaljer och 0-priser mm (se detaljerad lista nedan). Med andra ord finns det arbetsuppgifter för alla så att vår tävling blir en riktigt lyckad tillställning. Anmälan om vilken arbetsuppgift ni kan hjälpa till med under tävlingarna samt under vilka pass mailar ni enklast till niklas.f.eriksson@gmail.com. Mat: Genom att det inte är någon egenavgift för tävlingen ingår det heller ingen mat för simmarna. Dock finns det möjlighet att köpa lunch och middag på Scandic Östersund Syd. Kostnaden för lunch är 90 kr/måltid och för middag 100 kr/måltid. För att Scandic Östersund Syd ska kunna planera hur många måltider de ska förbereda behöver vi få in intresseanmälan för mat av er innan tävlingen. Anmälan om mat mailar ni till patrik@skagir.se. Betalningen av luncher och middagar sker direkt till Scandic Östersund Syd i samband med att ni äter er måltid. Tränare: Ansvarig tränare under Höstsimiaden kommer vara Patrik Axenbo. Han kommer också ha övriga tränare i klubben till sin hjälp Frågor och funderingar besvaras av: Hjälpa till under tävlingen: Tävlingstekniska frågor: Niklas Fagrell Eriksson Patrik Axenbo tel E-post: niklas.f.eriksson@gmail.com E-post: patrik@skagir.se

3 Grenordning Höstsimiaden 2015 Pass 1 - Lördag 21 nov - första start kl. 14:00 Pass 2 - Söndag 22 nov - första star kl. 09:00 Pass 3 - Söndag 22 nov - första star kl. 14: fjäril Pojkar rygg Pojkar 2006 och senare 43 4x50 frisim Öppen 2005 och senare fjäril Flickor rygg Flickor 2006 och senare 44 4x100 frisim Öppen 2003 och senare frisim Pojkar bröst Pojkar Nybörjare frisim Pojkar 2006 och senare frisim Flickor bröst Flickor Nybörjare frisim Flickor 2006 och senare 5 25 bröst Pojkar 2006 och senare frisim Pojkar fjäril Pojkar Nybörjare 6 25 bröst Flickor 2006 och senare frisim Flickor fjäril Flickor Nybörjare 7 25 frisim Pojkar Nybörjare frisim Pojkar frisim Pojkar frisim Flickor Nybörjare frisim Flickor frisim Flickor fjäril Pojkar frisim Pojkar medley Pojkar fjäril Flickor frisim Flickor medley Flickor frisim Pojkar bröst Pojkar 2006 och senare bröst Pojkar frisim Flickor bröst Flickor 2006 och senare bröst Flickor medley Pojkar frisim Pojkar Nybörjare fjäril Pojkar 2006 och senare medley Flickor frisim Flickor Nybörjare fjäril Flickor 2006 och senare frisim Pojkar 2006 och senare bröst Pojkar rygg Pojkar Nybörjare frisim Flickor 2006 och senare bröst Flickor rygg Flickor Nybörjare bröst Pojkar Nybörjare rygg Pojkar medley Pojkar bröst Flickor Nybörjare rygg Flickor medley Flickor rygg Pojkar fjäril Pojkar bröst Pojkar rygg Flickor fjäril Flickor bröst Flickor x100 medley Öppen 2003 och senare 42 4x50 medley Öppen 2005 och senare rygg Pojkar rygg Flickor 2004

4 Organisationskiss för en simtävling, t.ex. Höstsimiaden 2015 Nedan följer ett antal arbetsområden som behöver bemannas inför en simtävling. Som ni ser så är det många olika arbetsuppgifter och i stort sett varje arbetsuppgift behöver fler personer än den som är ansvarig för uppgiften. Utöver detta vädjar jag till alla föräldrar att hjälpa till att plocka ihop och städa efter att sista passet är avslutat så att det inte blir som jag varit med om många gånger förr att alla tycker de gjort sitt då tävlingen är över och åker hem och att jag då står själv och i bästa fall har någon enstaka tapper själ som hjälper mig med det sista (som brukar vara vår tidanläggning) och vi i bästa fall hinner hem till någon gång strax före kl. 22:00. För frågor och erbjudande om att hjälpa till, vänligen kontakta mig, Niklas Fagrell Eriksson, hellst via E-post: niklas.f.eriksson@gmail.com. Det går också bra att ringa på Tävlingschef (vem???) - Ser till att det finns funktionsansvarig (en eller flera personer) till alla poster - Ansvarar för att vi har en speaker - Ansvarar för att vi har en tävlingsledare (Niklas FE har varit i kontakt med Tom Sandgren som ställer upp) - Följer upp med alla funktionsansvariga att planeringen flyter på som det ska - Resurs under tävlingsdagarna att rycka in där det behövs. - Beställa medaljer till tävlingen obs inte bra med gravyr utan ska det stå något på baksidan av medaljen så i så fall på en klisterlapp. Detta för att medaljer som inte går åt ska kunna återanvändas (faktureringen ska gå till MNSF) Ansvarig för sekretariatet/tidtagningen (Niklas Fagrell Eriksson) - Före tävlingen o Skapar GRODAN-tävling o Lägger upp tävlingen på Livetiming o Kollar upp så att tidanläggningen fungerar som den ska o Vid behov ta kontakt med t.ex. Sundsvall för hjälp med utrustning och hyra av tidanläggning (Niklas FE har varit i kontakt med Peter Hedlund som ställer upp) o Lägga upp tävlingen i Octostatistik för anmälan o Ta emot anmälningar o Fixa brevfack till klubbarna o Fixa blanketter för Efteranmälan, Strykningar, Laguppställningar samt Diskningsprotokoll o Se till att Startlistor hamnar på Livetiming och på Ägirs hemsida o Ställa iordning tidanläggningen fredag kväll + lördag förmiddag o Fixa bredbandskabel från kansliet till simhallen o Att handdukar kommer upp från kansliet fredag kväll för att täcka kablar - Under tävlingen o Ta emot och lägga in efteranmälningar i GRODAN o Ta emot och ta bort strykningar ur GRODAN o Ta emot och lägga in lagkappslag i GRODAN o Se till att startlistor uppdateras och heatlistor skapas på Livetiming

5 o Ta tid för varje heat o Se till att resultat hamnar på Livetiming - Efter tävlingen o Lägga ut resultat på hemsidan o Skicka in resultat till Svenska Simförbundet o Plocka ihop och städa efter tävlingen Ansvara för kopiering av startlistor inför varje pass (vem???) - Kolla upp kopiator innan tävlingen - Kolla upp så det finns papper - Kolla upp så det finns reservtoner om det börjar ta slut - Hämta startlista i sekretariatet ca 1 tim innan varje pass startar - Kopiera upp varje startlista i 50 ex (är ca sidor/pass) - Sätta in ca 25 ex i blå block till alla funktionärer - Lämna ca 25 ex till försäljning (hos lotteriansvarig) Uppsättning av heatlistor och resultat (Vem???) - Kolla upp lämplig plats där heatlistor och resultat kan tejpas upp - Se till att de finns tejp - Ca 1 timme före varje pass ska starta hämta heatlista i sekretariatet för uppsättning - Efter att varje gren är klar tejpa upp resultatet för grenen - Efter att varje gren är klar lämna resultatlista till ansvarig för prisutdelningen - Efter att varje gren är klar lämna resultatlista till ansvarig för 0-priser Ansvarig för Inbjudan, Grenordning och PM till tävlingarna (Niklas Fagrell Eriksson) - Kontakt med ansvarig för boende och mat vad som ska stå i inbjudan - Skapa Inbjudan - Skapa Grenordning och stämma av den med Ägirs huvudtränare innan inbjudan skickas ut - Skicka ut inbjudan till klubbar inom MNSF och Norska klubbar - Lägga ut Inbjudan och Grenordning på Ägirs hemsida samtidigt som den skickas ut till klubbarna - Inbjudan ska helst skickas ut 3 månader innan tävlingen - Skapa PM till tävlingen och stämma av den med Tävlingschefen - Skicka ut PM till anmälda klubbar måndag innan tävlingen - Lägga ut PM på Ägirs hemsida måndag innan tävlingen Ansvarig för tävlingsfunktionärer runt bassängen för alla passen (vem???) - Ha kontakt med tävlingsledaren inför tävlingen - Utse starter - Bemanna alla tävlingsfunktionärer på alla pass - Se till att det finns reserver - Vid behov ta kontakt med andra klubbar att vi behöver hjälp utbyte mot 1 mat/pass (ej boende) - Se till så att det finns någon som är sjukvårdskunnig på plats under tävlingarna - Skicka lista på funktionärer för alla pass till tävlingsledaren innan tävlingen

6 - Skicka information till alla funktionärer om vilka tider som gäller under helgen, inklusive vilken tid de ska vara på Storsjöbadet för avprickning samt viken tid det är funktionärssamling inför varje pass - Kolla upp funktionärströjor så att detta finns till alla funktionärer (tror vi skaffade nya blå för ett år sedan men vet inte om de fått tryck ännu) - Kolla så att stoppur finns och fungerar - Kolla så att blå blocken finns till alla funktionärer - Se till att det finns visselpipor - Se till så att det finns plats att hålla möte med alla funktionärer innan och efter varje pass - Se till att det finns plats att hålla lagledarmöte innan pass 1 - Organisera inmarsch av funktionärerna tillsammans med ansvarig för inramningen till varje simpass - Se till att erhålla Diskningsprotokoll från Sekretariatet - Se till att Funktionärslådan från kansliet kommer upp till Storsjöbadet fredag kväll (en stor trälåda med diverse saker i) Ansvara för funktionärsfika och tränarfika (vem???) - Utse plats där funktionärsfika kan ske - Utse plats där ledarfika kan ske - Se till att det finns fika för funktionärerna till pausen under simpasset - Se till att det finns fika för tränarna under simpasset - Se till att det finns vattenflaska till funktionärerna inför passen (typ för egen påfyllning av t.ex. Arlaflaskor om vi har sådana kvar) Kontakter med kommunen om att boka Storsjöbadet och försöka få rabatt på hyran av Storsjöbadet. (vem???) - Boka Storsjöbadet, vi behöver hyra badet 1/2 lördagen (from kl. 12:00) och hela söndagen - 25m bassängen + undervisningsbassängen - Vi skulle behöva komma in fredag kväll för att ställa i ordning allt med läktare och tidanläggningen - Ta reda på vilka tider som är ordinarie tider så vi vet och kan hålla oss utanför extra debiteringa av övertid mm - Förmedla information som kommit fram till ansvarig mot Storsjöbadet under tävlingarna Ansvarig mot Storsjöbadet gällande kontakter av bl.a. band för skåpen, högtalare mm (vem???) - Ta reda på information som kommit fram från ansvarig för bokningen av Storsjöbadet i samband med att det blivit klart - Klargör vad som gäller omklädningsskåp och hur nyckelbrickorna ska hanteras - Klargör vad som gäller städning av olika slag under tävlingen - Kolla upp så att Storsjöbadets högtalarsystem fungerar inkl headset till speakern - Tillsammans med Storsjöbadet kolla av att alla simlinor fungerar (minst 2 veckor innan)

7 Ansvarig för grovstädning under och efter simpassen så det ser fräscht ut (vem???) - Kolla över toaletterna regelbundet om inte Storsjöbadet gör detta - Städar av läktaren efter varje pass Ansvarig för byggnation av läktaren och tidtagningsbryggan (vem???) - Boka läktare som vi får låna - Hämta läktare och montera upp den fredag kväll - Hämta tidtagningsplattorna från kansliet fredag kväll - Hämta sektionerna för att bygga sekretariatspodiet fredag kväll - Ansvara att det finns bord (3 st) till sekretariatet och ställa upp dessa fredag kväll - Hämta scoreboarden och sätta upp den fredag kväll - Att hinkar kommer upp från kansliet och placeras vid startpallarna - Att funktionärerna vid kortsidorna får varsin stol - Att det finns en handduk vid varje stol bakom startpallarna så att tidtagaren/tävlande kan torka av startpallen från vatten vid behov - Att simlinorna läggs i vattnet fredag kväll stäm av med Storsjöbadet om någon lina måste läggas i under lördag förmiddag för att reningen av bassängen ska fungera - Kolla av med Storsjöbadet innan varje pass startar att vattencirkulationen är avstängd - Sätta upp ryggsimslinorna och tjuvstartslinan lördag förmiddag finns i källaren på kansliet (kolla upp dessa i god tid innan tävlingen). - Se till att träningsklockorna i simhallen är avstängda under tävlingen Ansvarig för sponsorer (vem???) - Se till att utskick om att vi behöver grensponsorer görs via KanslietOnLine till alla som finns med där - Ta emot intresseanmälan för grensponsorer - Se till så att ansvarig för sekretariatet får information om vilka som köper grenar - Organisera tiggning av 0-priser - Organisera tiggning av lotteripriser Ansvarig för inramningen av tävlingen (vem???) - Se till att prispallen och flaggor kommer upp från kansliet och ställs i ordning i simhallen under fredags kvällen - Organisera inmarsch av funktionärer inför alla pass inkl musik - Organisera musik under insimmet - Ordna inmarsch av finalheaten till varje gren, inkl musik - Se till att någon sjunger Sveriges Nationalsång inför första passet Ansvarig för boende och mat (Nicki Eby) - Kontakter med Scandic för att bestämma avgifter för boende och mat - Samordna klubbarnas bokningar av mat och boende - Ha kontakt med ansvarig för funktionärerna hur många funktionärer som ska äta mat respektive måltid

8 Ansvarig för lotterier (vem???) - Ha kontakt med ansvarig för sponsorer om vilka priser vi kan ha till lotterier - Ordna lotteriringar (tro det finns 2-3 stycken på kansliet) - Fixa bord att lägga upp lotteripriserna på - Fixa med växel till lotteriet - Sälja 1 lottring/tävlingsdag alternativt ha flera igång samtidigt - Bestämma lottpris utifrån värde på priserna - Fixa färdig vinstlista alternativ lottdragning då lotterna är slut - Ha kontakt med ansvarig för tryckning av heatlistor - Sälja heatlistor för 10 kr/styck under varje pass - Lämna över pengarna efter tävlingen till klubbens kassör (Joackim) Ansvarig för 0-priser (vem???) - 0-priser delas ut till alla som får 0 som hundradel i sin sluttid - Planera plats dör 0-priserna kan delas ut - Fixa borde att lägga upp 0-priserna på - Erhålla resultatlista från ansvarig för att sätta upp resultaten - Dela ut pris till de som ska ha 0-pris och bocka av dem Ansvarig för medaljprisutdelningarna (vem???) - Erhålla medaljerna från Tävlingschefen - Erhålla resultatlista från ansvarig för att sätta upp resultaten - Dela ut medaljerna - Notera vilka som inte får sin medalj = inte dyker upp till prisutdelningen så dessa kan få sina medaljer i efterskott då de efterfrågar medaljerna (vi skickar inga efter tävlingen) Ansvarig mot media (vem???) - Ta reda på mailadresser till aktuella medier (minst till LT, ÖP, Z-sport oc Radio Jämtland) - Skicka ut information om tävlingarna till media ca 2 veckor innan - Om media kommer på tävlingen hjälpa dem att hitta rätt - Under tävlingen ta bilder som kan skickas till media efter tävlingen - Efter tävlingen skriva ihop ett reportage och skicka det med bilder och resultat till media enligt listan ovan. Viktigt att detta görs under söndag kväll direkt efter tävlingen Försäljning/beställning av SK Ägirs profilkläder (vem???) - Planera en bra plats - Ordna bord att lägga upp saker på - Ta emot beställningar - Sälja befintligt material - Efter tävlingen lämna över kontanter till kassören (Joakim)