Handlingar Årsmöte 27 februari 2016 Röstånga Gästgivaregård Sida 1 av 19
Innehållsförteckning Föredragningslista... 3 Verksamhetsberättelse... 5 Klubbens ekonomiska förvaltning... 9 Revisionsberättelse... 15 Styrelsens förslag till verksamhetsplan för 2016... 16 Styrelsens förslag till budget 2016... 17 Styrelsens förslag till årsmötet... 18 Inkomna motioner... 18 Valberedningens förslag till årsmötet... 19 Sida 2 av 19
FÖREDRAGNINGSLISTA HYLLINGE MOTORSÄLLSKAP Årsmöte 2016 Verksamhetsåret 2015-01-01 2015-12-31 1 Årsmötets öppnande. 2 Fastställande av röstlängd för årsmötet. 3 Fråga om årsmötet är i laga ordning utlyst. 4 Fastställande av föredragningslista. 5 Val av ordförande och sekreterare för årsmötet. 6 Val av två justeringsmän, att jämte ordförande justera årsmötesprotokollet. 7 Val av två rösträknare. 8 Styrelsens verksamhetsberättelse för det gångna verksamhetsåret. 9 Styrelsens förvaltningsberättelse (resultat- och balansräkning) för det gångna räkenskapsåret. 10 Revisorernas berättelse över styrelsens förvaltning under det gångna verksamhets-/räkenskapsåret. 11 Fastställande av resultat- och balansräkning. 12 Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen för det gångna räkenskapsåret. 13 Fastställande av medlemsavgifter för 2017. 14 Fastställande av: a) verksamhetsplan för 2016. b) budget för 2016. c) styrelsearvode för 2016. d) revisorsarvode för 2016. e) traktamenten och reseersättningar vid klubbens uppdrag för 2016. 15 Behandling av styrelsens förslag och i rätt tid inkomna motioner. Sida 3 av 19
16 Val av: a) Klubbordförande för en tid av 1 år. Avg. Emma Malmros b) 3st styrelseledamöter för en tid av 2 år. Avg. Bruno Friberg, Bengt Johansson och Mikael Karlstedt c) 3st styrelsesuppleanter för en tid av 1 år. Avg. Bo Bergkvist, Bo Friberg och Kent Bengtsson. d) 1st klubbkassör för en tid av 1 år. Avg. Irene Eriksdotter. e) 1st kassör för en tid av 1 år. Avg. Olle Liljekvist. f) 3st klubbmästare för en tid av 1 år. Avg. Bruno Friberg, Bo Friberg, Olle Liljekvist g) 1 st. ledamot i valberedningen för en tid av 2 år Avg. Viktor Ranggren h) 1 st. ledamot i valberedningen för en tid av 1 år Avg. Tomas Olsson i) Ombud till SDF-möten och andra möten där klubben representeras genom ombud. alternativt ge styrelsen i uppdrag att välja ombud. 17 Meddelande om tid och plats för årsmötet 2017. 18 Årsmötets avslutande. A) Utmärkelser och prisutdelningar. B) Avtackningar. Sida 4 av 19
VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2015 Styrelsen för Hyllinge Motorsällskap avger härmed följande berättelse över klubbens verksamhet och förvaltning under tiden 1 januari 2015 31 december 2015. KLUBBENS OMFATTNING 2015 Klubben hade per 2015-12-31 totalt 653 st. medlemmar, varav 180 st. ständiga, 7 st. heders och 58 st. ungdomar. STYRELSENS SAMMANSÄTTNING 2015 Ordförande: Emma Malmros Ledamot: Magnus Berg Ledamot: Bruno Friberg Ledamot: Jörgen Olsson Ledamot: Per-Henrik Ekholm Ledamot: Mikael Karlstedt Ledamot: Bengt Johansson 1:e suppleant: Bo Bergkvist 2:e suppleant: Bo Friberg 3:e suppleant: Kent Bengtsson Permanent adjungerade: Klubbkassör: Irene Eriksdotter Kassör Olle Liljekvist REVISORER 2015 Revisor: Lennart Hoffert VALBEREDNING 2015 Ordförande: Tomas Olsson Ledamot: Fredrik Nässlander Ledamot: Viktor Ranggren SPORTGRENSANSVARIGA 2015 Racing: Styrelsen Rally: Per-Henrik Ekholm Rallycross: Martin Cruce Roadracing: Jonas Persson Virtuell Bilsport: Kevin Olsson Sida 5 av 19
TÄVLINGSLEDARE 2015 Racing: Martin Fredriksson Racing - klubb: Angelica Haraldsson Racing - långlopp: Rallycross: Martin Cruce Roadracing: Jonas Persson FÖRTROENDEVALDA KONTAKTPERSONER 2015 Medlemsregistrator: Jamina Loxly Klubbmästare: Bruno Friberg Bo Friberg Olle Liljekvist Press & Media: Emma Malmros Kontaktperson, Mc: Jonas Persson Kontaktperson, Bil: Styrelsen Kontaktperson, Banfunktionärer: Mikael Andersson Licensfrågor, Mc: Jonas Persson Licensfrågor, Bil: Claes-Göran Elofsson Säkerhetsfrågor: Viktor Ranggren Magnus Berg Hemsidesansvarig: Jörgen Olsson Utbildningsansvarig, Mc: Styrelsen Utbildningsansvarig, Bil: Styrelsen Uppvaktningar: Claes-Göran Elofsson Miljöansvarig: Fredrik Nässlander Radioutrustning: Kent Bengtsson Kontaktperson sjukvård: Göran Claesson Ungdomsansvarig: Styrelsen Sida 6 av 19
SAMMANTRÄDEN Klubbens årsmöte avhölls den 28/2 2015. Styrelsen har haft 12 st. protokollförda styrelsemöten, samt ett antal telefonmöten och kontakter via e-post. Utskott och kommittéer har sammanträtt i den omfattning som respektive arrangemang krävt. REPRESENTATION Klubben har varit väl representerad i styrelser, utskott, arrangörs- och förarföreningar, m.m., både inom distriktet och centralt, för såväl bil som mc. Funktionärer från HMS har tjänstgjort på andra klubbars arrangemang. MEDLEMSINFORMATION Under året har kallelse till luciamöte och kallelse till årsmöte sänts ut till medlemmarna. Dessutom har fortlöpande information och styrelseprotokoll publicerats på klubbens hemsida. MEDLEMSTRÄFFAR Under året har vi haft två medlemsträffar. En hölls på Helsingborgs idrottsmuseum och en hos Brink Motorsport. KLUBBENS VERKSAMHET Klubbens verksamhet har under året varit mycket framgångsrik i alla avseenden. Med många sportsliga framgångar, både på elitnivå och på anspråkslös klubbnivå. Ett ambitiöst tävlingsprogram har genomförts, med finalen i STCC som organisationsmässigt varit bland de absolut bästa i landet. Vi har även anlitats av utomstående arrangörer, som till exempel STCC i Skövde, Autoropa. Flertalet kurser och utbildningar har klubbens funktionärer deltagit i. Styrelsearbetet har varit effektivt och alla beslut har under året fattats i full enighet. E-post har blivit en allt större del i styrelsens kommunikation. Styrelsen vill till alla önska ett gott och framgångsrikt kommande motorsportsår, samtidigt som vi tackar alla för stora och berömvärda insatser under det gångna året. Sida 7 av 19
TÄVLINGSVERKSAMHET 2015 Racing Under året som gått har klubben arrangerat premiären i Skövde och finalen i STCC med utmärkta resultat av både funktionärer och tävlande. Org. kommittén Racing KM-tävlingar Bil Inga KM tävlingar har körts under året. Org. kommittén Klubbracing Roadracing Inga tävlingar har körts under året. Träningar Under året har 4st träningstillfällen avverkats för bil och 2 st för Mc. Träningskommittén Styrelsen vill tacka alla organisationskommittéer, klubbens alla duktiga funktionärer, de tävlande, Motorbanan Ring Knutstorp AB, övriga medarbetare, sponsorer och övriga samarbetspartners för utmärkta insatser och stöd under 2015. Sida 8 av 19
RESULTATRÄKNING Not 2015-01-01 2014-01-01 2015-12-31 2014-12-31 Medlemsavgifter 150 700 142 440 Tävlingsintäkter 3 351 340 756 890 Brand, ambulans 4 1 115 536 1 317 944 Övriga intäkter 5 310 608 223 114 Summa rörelsens intäkter 1 928 184 2 440 388 Rörelsens kostnader: Tävlingskostnader 3-321 445-540 305 Kanslikostnader -11 487-22 131 Brand, ambulans 4-869 235-934 464 Utbildning o konferenser -68 909-72 332 Medlemskostnader och medlemsvård -145 971-183 498 Administrativa och övriga kostnader 5-476 101-393 820 Avskrivningar av materiella och immateriella anläggningstillgångar 1-58 732-61 232 Summa rörelsens kostnader 1 951 880 2 207 752 Rörelseresultat -23 696 232 636 Resultat från finansiella poster Övriga ränteintäkter 8 610 4 876 Övriga räntekostnader -19-11 Resultat efter finansiella poster -15 105 237 501 Resultat före skatt -15 105 237 501 Skatt 0 0 ÅRETS RESULTAT -15 105 237 501 Sida 9 av 19
BALANSRÄKNING Not 2015-12-31 2014-12-31 TILLGÅNGAR Anläggningstillgångar Materiella anläggningstillgångar Inventarier, verktyg och installationer 2 81 400 140 132 Summa anläggningstillgångar 81 400 140 132 Omsättningstillgångar Kortfristiga fordringar Kundfordringar 67 088 45 164 Förutbetalda kostnader och upplupna intäkter 37 169 60 838 Övriga fordringar 0 0 Kassa och bank 1 694 450 1 634 923 Summa omsättningstillgångar 1 798 707 1 740 925 SUMMA TILLGÅNGAR 1 880 107 1 881 057 Sida 10 av 19
Not 2015-12-31 2014-12-31 EGET KAPITAL OCH SKULDER Eget kapital Fritt eget kapital Balanserad vinst 1 777 548 1 540 047 Årets resultat -15 105 237 501 Summa eget kapital 1 762 443 1 777 548 Kortfristiga skulder Leverantörsskulder 7 089 8 649 Övriga skulder 89 369 66 558 Upplupna kostnader och förutbetalda intäkter 21 206 28 302 Summa kortfristiga skulder 117 664 103 509 SUMMA EGET KAPITAL OCH SKULDER 1 880 107 1 881 057 Ställda säkerheter och ansvarsförbindelser 2015-12-31 2014-12-31 Ställda säkerheter Ansvarsförbindelser Inga Inga Sida 11 av 19
Noter med redovisningsprinciper och bokslutskommentarer Belopp i kr om inget annant anges ALLMÄNNA UPPLYSNINGAR Värderingsprinciper Tillgångar, avsättningar och skulder har värderats till anskaffningsvärden om inget annat anges nedan. Fordringar Fordringar har efter individuell värdering upptagits till belopp varmed de beräknas inflyta. Avskrivningsprinciper för anläggningstillgångar Avskrivningar enligt plan baseras på ursprungliga anskaffningsvärden och beräknad ekonomisk livslängd. Not 1 Avskrivningar av materiella och immateriella anläggningstillgångar 2015-01-01 2014-01-01 2015-12-31 2014-12-31 Inventarier, verktyg och installationer -58 732-61 232 Not 2 Inventarier, verktyg och installationer 2015-12-31 2014-12-31 Ackumulerade anskaffningsvärde Vid årets början 1 096 260 1 050 765 Nyanskaffningar 0 45 495 Avyttringar och utrangeringar 0 0 1 096 260 1 096 260 Ackumulerande avskrivningar enligt plan Vid årets början -956 128-894 896 Avyttringar och utrangeringar 0 20 Årets avskrivning enligt plan -58 732-61 232-1 014 860-956 128 Utgående planenligt restvärde 81 400 140 132 Sida 12 av 19
Not 3 Tävlingsresultat 2015-12-31 2014-12-31 Roadracing -14 095-600 Klubbtävling vår -13 525 0 Klubbtävling höst 3 504-22 189 Långlopp bil vår 0 25 957 Träning kväll och dag -13 124-38 196 Långlopp bil höst 0 35 149 Revival 0 84 493 STCC vår 0 67 213 STCC höst 67 135 64 758 29 895 216 585 Not 4 Brand ambulans 2015-12-31 2014-12-31 Resultat före avskrivning Brand 32 819 72 865 Ambulans 213 482 310 645 246 301 383 510 Not 5 Övriga kostnader och intäkter 2015-12-31 2015-12-31 Intäkter Kostnader Ferrari 60 000-31 675 Uthyrning funktionärer 115 500-71 938 Radio Headset 5 250-7 600 Underhåll o lokalkostnad 2 500-61 706 Övriga kostnader 127 358-273 182 Ungdomsfond 0-30 000 Summa 310 608-476 101 Sida 13 av 19
Sida 14 av 19
Sida 15 av 19
FÖRSLAG TILL VERKSAMHETSPLAN FÖR 2016. Tävlingar Att genomföra tilldelade mästerskapstävlingar i racing och klubbmästerskap Tränings- och tävlingstillfällen Att med utgångspunkt från, med banägaren framförhandlat avtal, avisera träning och tävlingar Utbildning Att utveckla/stimulera funktionärsutbildningen i klubben. Klubbens fordon Att underhålla och förbättra de fordon som tillhör klubben. Styrelsemöten Att i möjligaste mån förlägga styrelsemöten till första veckan i månaden. Klubbmöten Att endast kalla till klubbmöten när viktig information skall ges till medlemmarna, vara engagerande och intressanta och att samla fler deltagare än förutvarande år. Klubbinformation Att utveckla klubbens hemsida. Miljö Att under verksamhetsåret vidareutveckla miljöarbetet enligt RF s, SBF s och SVEMO s normer. Sida 16 av 19
HMS Slag Budget 2016 Medlem 138 000 Lokalinventarier o underhåll - 68 400 Brand 22 701 Ambulans 190 854 Utbildning - 65 000 Ungdomsfond - 30 000 KM Höst - 40 670 Träningsdagar - 16 880 Uppvaktning - 25 000 Klubbmöte o klubblad - 128 000 STCC Höst 54 000 Övrigt - 99 500 Kansli - 13 700 RR 44 120 SEC 9 920 ER Cup Vår 24 390 Radio Headset - 40 030 Uthyrning funktionärer 51 000 Funktionärsvård - 25 000 Totalt - 17 195 Sida 17 av 19
STYRELSENS FÖRSLAG TILL ÅRSMÖTET 2016. Styrelsens förslag 1. Att bibehålla nuvarande nivå för 2017 Ungdom t.o.m. 24 år 100 kr Ordinarie medlem 400 kr Familj 600 kr Ständig medlem 3,500 kr Styrelsens förslag 2. Att bibehålla nivåerna på alla arvoden för verksamhetsåret 2016. 0 kr Styrelsens förslag 3. Att följa SBF och SVEMO s nivåer på reseersättningar & traktamenten för verksamhetsåret 2016. MOTIONER TILL ÅRSMÖTET 2016. Vill se mer bankörning med (vanliga) vägreggade bilar. Hälsningar Kjell Christensen. Svar på motionen. Då vi är en SBF-ansluten förening finns det tämligen små möjligheter för att köra med vanliga vägregistrerade bilar som inte uppfyller minimistandard enligt tekniska reglementen, dock jobbar styrelsen på möjligheten att köra Time Attack. Time Attack kan köras med standardbilar på en bansträckning som hastighetsbegränsas med hjälp av till exempel koner. Sida 18 av 19
VALBEREDNINGENS FÖRSLAG TILL HMS ÅRSMÖTE 2016 PRESIDIUM PÅ ÅRSMÖTET Ordförande: Ola Ohlson Protokollsekreterare: Östen Carlsson 2 st. justeringsmän: Förslag lämnas av årsmötet 2 st. rösträknare: Förslag lämnas av årsmötet STYRELSE 2016 Ordförande: Emma Malmros 1 år Omval Ledamot: Per-Henrik Ekholm 2 år 1 år kvar Ledamot: Jörgen Olsson 2 år 1 år kvar Ledamot: Magnus Berg 2 år 1 år kvar Ledamot: Bengt Johansson 2 år Omval Ledamot: Bruno Friberg 2 år Omval Ledamot: Mikael Karlstedt 2 år Omval 1:e suppleant Kent Bengtsson 1 år Omval 2:e suppleant Martin Fredriksson 1 år Nyval 3:e suppleant: Mikael Karlsson 1 år Nyval KLUBBKASSÖR 2016 Klubbkassör: Irene Eriksdotter 1 år Omval KASSÖR 2016 Olle Liljekvist 1 år Omval REVISORER 2016 Revisor: Lennart Hoffert 2 år 1 år kvar Revisorsuppleant: Utses av Revisor 1 år val VALBEREDNING 2016 Ordförande: Fredrik Nässlander 3 år 2 år kvar Ledamot: Viktor Ranggren 2 år Omval Ledamot: Tomas Olsson 1 år Omval Klubbmästare 2016 Vakant Vakant Vakant 1 år 1 år 1 år SPORTGRENSANSVARIGA 2016 Enligt val, förrättat vid klubbens Luciamöte 2015-12-13. FÖRTROENDEVALDA KONTAKTPERSONER 2016 Enligt val, förrättat vid klubbens Luciamöte 2015-12-13. TÄVLINGSFUNKTIONÄRER 2016 Enligt utnämningar i respektive sportgrens organisationskommitté Sida 19 av 19