Inledning Dokumenthanteringsplaner är styrdokument för hur allmänna handlingar ska hanteras. Klassificeringen av allmänna handlingar är uppbyggd kring ett antal verksamhetsområden som är grunden för diariets serieindelning, och för arkiveringen. Verksamhetsområdena bygger i sin tur på de uppdrag universitet och högskolor har i enlighet med lagar och förordningar. Vid Linnéuniversitetet finns följande verksamhetsområden för klassificering av allmänna handlingar: - Styra verksamhet - Stödja verksamhet - Bedriva utbildning på grund- och avancerad nivå inklusive uppdragsutbildning - Bedriva utbildning på - Bedriva forskning - Samverka, informera och nyttiggöra externt I dokumenthanteringsplanen för verksamhetsområdet Stödja verksamhet anges vad som ska diarieföras i et W3D3 och vad som ska arkiveras på annat sätt. Planen omfattar alla kartlagda processer på området och innehåller uppgifter om process, handlingstyp, bevarande/gallring med eventuell gallringsfrist, om det ska bevaras på papper eller digitalt, vilka som används för registrering av olika slag, vilken enhet eller funktion som ansvarar för handlingarna, hur handlingarna hanteras och sorteras, och eventuell man ska vara uppmärksam på. En översikt av processerna finns i Linnéuniversitetets klassificeringsstruktur (fastställd av chefen för universitetsledningens 2013-12-18, dnr 2013/480 1.1). Den finns tillgänglig på Medarbetare, liksom gällande dokumenthanteringsplaner. Dokumenthanteringsplanerna kompletteras av mer detaljerade processkartläggningar där aktiviteter och delaktiviteter finns angivna inom respektive verksamhetsområde. Dessa finns tillgängliga hos arkiv- och registratorsfunktionen. I denna dokumenthanteringsplan för verksamhetsområdet Bedriva utbildning på klassificeras - inrätta, revidera och avveckla ämne på - inrätta, revidera och avveckla kurs på - bedriva doktorandutbildning - bedriva kurs - anta och registrera doktorand - hantera pågående doktorandstudier - examinera doktorand - tillhandahålla service för doktorander 1(16)
Innehållsförteckning 4.1.1 Inrätta, revidera och avveckla ämne och examen på... 5 Ansökan om inrättande av ämne... 5 Beslut om utseende av granskningsgrupp för ämne på... 5 Bedömningsunderlag för ämne på... 5 Beslut om inrättande av ämne... 5 Beslut om fastställande av allmän studieplan... 5 Allmän studieplan... 5 Registeruppgifter om etablering av ämne... 5 Ansökan om inrättande av ämnesinriktning... 5 Bedömningsunderlag om ämnesinriktning... 5 Beslut om inrättande av ämnesinriktning... 5 Beslut om fastställande av allmän studieplan (inriktningsstudieplan)... 5 Allmän studieplan (inriktningsstudieplan)... 5 Registeruppgifter om etablering av ämnesinriktning... 5 Ansökan om avveckling av ämne... 5 Beslut om avveckling av ämne... 5 Registeruppgifter om nedläggning av ämne... 5 Underlag inför beslut/avtal om inrättande av dubbel eller gemensam examen på... 5 Beslut/avtal om inrättande av dubbel eller gemensam examen på... 6 4.1.2 Inrätta, revidera och avveckla kurs på... 6 Beslut om fastställande av kursplan... 6 Kursplan... 6 Beslut om utseende av kursexaminator... 6 Beslut om utseende av kursansvarig... 6 Beslut om avveckling av kurs... 6 4.2.1 Bedriva doktorandutbildning... 6 Seminariedokumentation... 6 Underlag för avhandling eller uppsats... 6 Underlag inför köp av tjänst för utbildning på... 6 Avtal om köp av tjänst för utbildning på... 6 4.2.2 Bedriva kurs på... 7 Schema... 7 Bokningsuppgifter... 7 Studiehandledning... 7 2(16)
Föreläsningsanteckningar... 7 Lärarens examinationsuppgifter... 7 Övriga handlingar som kan uppstå under genomförande av kurs... 7 Kursvärdering... 7 Sammanställning av kursvärdering... 7 4.3.1 Anta och registrera doktorand... 8 Ansökan om antagning till utbildning på... 8 Bedömningsunderlag med förslag till antagning till utbildning på... 8 Avtal om finansiering av doktorandstudier... 8 Beslut om antagning till utbildning på... 8 Antagningsbesked till utbildning på... 8 Registreringsuppgifter för doktorand... 8 4.3.2 Hantera pågående doktorandstudier... 9 Beslut om utseende av handledare... 9 Beslut om byte av handledare... 9 Beslut om utseende av doktorandexaminator... 9 Beslut om byte av doktorandexaminator... 9 Beslut om fastställande av individuell studieplan... 9 Individuell studieplan... 9 Ansökan om byte av allmän studieplan... 9 Beslut om byte av allmän studieplan... 9 Dokumentation från handledning... 9 Ansökan om tillgodoräknande på... 9 Beslut om tillgodoräknande på... 10 Överklagande av beslut om tillgodoräknande på... 10 Yttrande om överklagande avseende tillgodoräknande på... 10 Beslut i överklagande avseende tillgodoräknande på... 10 Uppgift om tillgodoräknande på... 10 Utredning om indragning av... 10 Beslut om indragning av... 10 Överklagande av beslut om indragning av... 10 Yttrande om överklagande avseende indragning av... 10 Beslut i överklagande avseende indragning av... 11 Ansökan om att återfå... 11 Utredning om att återfå... 11 Beslut om att återfå... 11 Överklagande av avslag på att återfå... 11 Yttrande om överklagande avseende att återfå... 11 Beslut i överklagande avseende att återfå... 11 Anmälan om misstänkt fusk eller förseelse... 11 Yttrande från doktorand i disciplinärende... 11 3(16)
Kallelse till möte med disciplinnämnd... 11 Beslut om disciplinär åtgärd... 12 Anmälan om avbrott på... 12 Uppgift om avbrott på... 12 4.3.3 Examinera doktorand... 12 Examinationsuppgifter doktorand... 12 Rättningsprotokoll... 12 Resultat på prov... 12 Resultat på hel kurs... 12 Registrering av betyg... 12 Ändring och borttagning av betyg... 12 Kursbevis... 12 Beslut om avslag på att få ut kursbevis... 12 Överklagande av beslut om avslag på begäran om att få ut kursbevis... 12 Yttrande om överklagande avseende kursbevis... 12 Beslut i överklagande avseende kursbevis... 13 Uppgift om alla kurser klara... 13 Anmälan om licentiatseminarium... 13 Beslut om licentiatseminarium... 13 Uppgifter om licentiatseminarium... 13 Licentiatuppsats... 13 Anmälan om disputation... 13 Beslut om disputation... 13 Uppgifter om disputationen... 13 Doktorsavhandling... 14 Betygsprotokoll... 14 Betyg på uppsats eller avhandling... 14 Ansökan om examen... 14 Registrering av ansökan om examen... 14 Beslut om avslag på ansökan om examen... 14 Överklagande av beslut om avslag på ansökan om examen... 14 Yttrande om överklagande avseende examensbevis... 14 Beslut i överklagande avseende examensbevis... 14 Examensbevis... 14 4.4 Tillhandahålla service för doktorander... 15 Beslut om och dokumentation av introduktioner... 15 Handböcker för... 15 Beslut om och dokumentation av mentorsverksamhet på... 15 4(16)
4.1.1 Inrätta, revidera och avveckla ämne och examen på Ansökan om inrättande av ämne 4.1.1 Beslut om utseende av granskningsgrupp för ämne på 4.1.1 Bedömningsunderlag för ämne på 4.1.1 Beslut om inrättande av ämne 4.1.1 Beslut om fastställande av allmän studieplan 4.1.1-111 Bevaras Papper W3D3 Fakultet Ett ärende per inrättande. 4.1.1-121 Bevaras Papper W3D3 Fakultet 4.1.1-131 Bevaras Papper W3D3 Fakultet 4.1.1-141 Bevaras Papper W3D3 Fakultet 4.1.1-151 Bevaras Papper W3D3 Fakultet Ett ärende per allmän studieplan. 4.1.1 Allmän studieplan 4.1.1-152 Bevaras Papper W3D3 Fakultet 4.1.1 Registeruppgifter om etablering av ämne 4.1.1 Ansökan om inrättande av ämnesinriktning 4.1.1 Bedömningsunderlag om ämnesinriktning 4.1.1 Beslut om inrättande av ämnesinriktning 4.1.1 Beslut om fastställande av allmän studieplan (inriktningsstudieplan) 4.1.1 Allmän studieplan (inriktningsstudieplan) 4.1.1 Registeruppgifter om etablering av ämnesinriktning 4.1.1 Ansökan om avveckling av ämne 4.1.1 Beslut om avveckling av ämne 4.1.1 Registeruppgifter om nedläggning av ämne 4.1.1 Underlag inför beslut/avtal om inrättande av dubbel eller gemensam examen på 4.1.1-161 Bevaras Ladok Fakultet STUD 4.1.1-211 Bevaras Papper W3D3 Fakultet Ett ärende per inrättande av ämnesinriktning. 4.1.1-221 Bevaras Papper W3D3 Fakultet 4.1.1-231 Bevaras Papper W3D3 Fakultet 4.1.1-241 Bevaras Papper W3D3 Fakultet Ett ärende per inriktningsstudieplan. 4.1.1-242 Bevaras Papper W3D3 Fakultet 4.1.1-251 Bevaras Ladok Fakultet STUD 4.1.1-311 Bevaras Papper W3D3 Fakultet Ett ärende per ämnes- eller inriktningsavveckling. 4.1.1-321 Bevaras Papper W3D3 Fakultet 4.1.1-331 Bevaras Ladok Fakultet STUD 4.1.1-411 Bevaras Papper W3D3 Enligt beslutsoch delegationsordning Avser gemensam eller dubbel examen enligt HL 1 kap, 17. 5(16)
4.1.1 Inrätta, revidera och avveckla ämne och examen på 4.1.2 Inrätta, revidera och avveckla kurs på Beslut/avtal om inrättande av dubbel eller gemensam examen på Beslut om fastställande av kursplan 4.1.1-412 Bevaras Papper W3D3 Enligt beslutsoch delegationsordning 4.1.2-111 Bevaras Papper W3D3 Fakultet/ Avser gemensam eller dubbel examen enligt HL 1 kap, 17. Beslut eller avtal. Ett ärende per kursplan. 4.1.2 Kursplan 4.1.2-112 Bevaras Papper W3D3 Fakultet/ 4.1.2 Beslut om utseende av kursexaminator 4.1.2-121 Bevaras Papper W3D3 Fakultet Vanligtvis ett ärende för examinatorer inom ett ämne eller per eller fakultet om beslut fattas samlat. 4.1.2 Beslut om utseende av kursansvarig 4.1.2-131 Bevaras Papper W3D3 Fakultet/ 4.1.2 Beslut om avveckling av kurs 4.1.2-211 Bevaras Papper W3D3 Fakultet/ 4.2.1 Bedriva doktorandutbildning Seminariedokumentation 4.2.1-111 Bevaras Fakultet/ 4.2.1 Underlag för avhandling 4.2.1-211 Se bilaga 1. Se bilaga 1. Fakultet/ eller uppsats Doktorand 4.2.1 Underlag inför köp av tjänst för utbildning på 4.2.1 Avtal om köp av tjänst för utbildning på Vanligtvis ett ärende för kursansvariga inom ett ämne eller per eller fakultet om beslut fattas samlat. Sortering per forskarutbildningsämne och år. 4.2.1-311 Bevaras Papper W3D3 Institution Underlag för avtal och överenskommelser om inköp av personaltjänster utanför universitetet, som används inom utbildningen. Till exempel föreläsare, lärare, praktiker. 3.2.1-312 Bevaras Papper W3D3 Institution Avtal och överenskommelser om inköp av personaltjänster utanför universitetet, som används inom utbildningen. Till exempel föreläsare, lärare, praktiker. 6(16)
4.2.2 Bedriva kurs på Schema 4.2.2-111 Se bilaga 2. Se bilaga 2. Papper Kan hanteras i TimeEdit, Lärplattform Fakultet/ 4.2.2 Bokningsuppgifter 4.2.2-121 TimeEdit Fakultet/ 4.2.2 Studiehandledning 4.2.2-131 Bevaras Papper Kan hanteras i Lärplattform Institution 4.2.2 Föreläsningsanteckningar 4.2.2-141 Se bilaga 3. Se bilaga 3. Papper 4.2.2 Lärarens examinationsuppgifter 4.2.2 Övriga handlingar som kan uppstå under genomförande av kurs 4.2.2-151 Bevaras Papper 4.2.2-161 Gallras Vid inaktualitet 4.2.2 Kursvärdering 4.2.2-211 Gallras 2 år efter sammanställning 4.2.2 Sammanställning av kursvärdering Papper Kan hanteras i Lärplattform Kan hanteras i Lärplattform Institution Institution Institution Institution Arkivering i särskild serie. Sortering efter kurs, i kursakt. bevarande om studiehandledningar tillhandahålls i t ex lärplattform. Arkivering i särskild serie. Sortering efter kurs, i kursakt. bevarande om lärarens examinationsuppgifter tillhandahålls i t ex lärplattform. 4.2.2-221 Bevaras Papper Institution Arkivering i särskild serie. Sortering efter kurs, i kursakt. 7(16)
4.3.1 Anta och registrera doktorand Ansökan om antagning till utbildning på 4.3.1 Bedömningsunderlag med förslag till antagning till utbildning på 4.3.1 Avtal om finansiering av doktorandstudier 4.3.1 Beslut om antagning till utbildning på 4.3.1 Antagningsbesked till utbildning på 4.3.1 Registreringsuppgifter för doktorand 4.3.1-111 Bevaras Papper W3D3 Fakultet Ett antagningsärende per person som ska antas. Eventuellt doktorandanställningsärende registreras i PA-serien. Information om antagning kontra anställning, se bilaga 4. Av ärendemeningen i diariet ska det framgå vilken examen som är slutmål och om det gäller antagning till senare del. 4.3.1-121 Bevaras Papper W3D3 Fakultet Ingår i antagningsärende. Eventuellt doktorandanställningsärende registreras i PA-serien. 4.3.1-122 Bevaras Papper W3D3 Fakultet Ingår i antagningsärende. Eventuellt doktorandanställningsärende registreras i PA-serien. Information om antagning kontra anställning, se bilaga 4. 4.3.1-131 Bevaras Papper W3D3 Fakultet Ingår i antagningsärende. Eventuellt doktorandanställningsärende registreras i PA-serien. Information om antagning kontra anställning, se bilaga 4. 4.3.1-141 Bevaras Papper W3D3 Fakultet Ingår i antagningsärende. Eventuellt doktorandanställningsärende registreras i PA-serien. Information om antagning kontra anställning, se bilaga 4. Original skickas till den antagne, kopia bevaras i ärendet. 4.3.1-211 Bevaras Ladok Fakultet STUD 8(16)
4.3.2 Hantera pågående doktorandstudier Beslut om utseende av handledare 4.3.2 Beslut om byte av handledare 4.3.2 Beslut om utseende av doktorandexaminator 4.3.2 Beslut om byte av doktorandexaminator 4.3.2 Beslut om fastställande av individuell studieplan 4.3.2-111 Bevaras Papper W3D3 Fakultet Utseende av handledare i samband med antagning ingår i antagningsärende. 4.3.2-121 Bevaras Papper W3D3 Fakultet Ett ärende per doktorand och byte. 4.3.2-211 Bevaras Papper W3D3 Fakultet Utseende av examinator i samband med antagning ingår i antagningsärende. 4.3.2-221 Bevaras Papper W3D3 Fakultet Ett ärende per doktorand och byte. 4.3.2-311 Bevaras Papper W3D3 Fakultet/ 4.3.2 Individuell studieplan 4.3.2-312 Bevaras Papper W3D3 Fakultet/ 4.3.2 Ansökan om byte av allmän studieplan 4.3.2-411 Bevaras Papper W3D3 Fakultet/ 4.3.2 Beslut om byte av allmän studieplan 4.3.2 Dokumentation från handledning 4.3.2 Ansökan om tillgodoräknande på 4.3.2-412 Bevaras Papper W3D3 Ev. Ladok Fakultet/ 4.3.2-411 Gallras Vid inaktualitet Institution 4.3.2-511 Bevaras Papper W3D3 Fakultet/ Ett ärende per doktorand och individuell studieplan. Revidering innebär beslut om nytt fastställande. En doktorands reviderade individuella studieplaner klassificeras på samma sätt som den första. Gäller en doktorands övergång från äldre till senare gällande allmän studieplan i ämnet. Det rekommenderas att notering om vilken allmän studieplan doktoranden följer görs i Ladok. Gäller en doktorands övergång från äldre till senare gällande allmän studieplan i ämnet. Det rekommenderas att notering om vilken allmän studieplan doktoranden följer görs i Ladok. 9(16)
4.3.2 Hantera pågående doktorandstudier Beslut om tillgodoräknande på 4.3.2 Överklagande av beslut om tillgodoräknande på 4.3.2 Yttrande om överklagande avseende tillgodoräknande på 4.3.2 Beslut i överklagande avseende tillgodoräknande på 4.3.2 Uppgift om tillgodoräknande på 4.3.2 Utredning om indragning av 4.3.2 Beslut om indragning av 4.3.2 Överklagande av beslut om indragning av 4.3.2 Yttrande om överklagande avseende indragning av 4.3.2-521 Bevaras Papper W3D3 Fakultet/ 4.3.2-531 Bevaras Papper W3D3 Fakultet/ 4.3.2-532 Bevaras Papper W3D3 Fakultet/ 4.3.2-533 Bevaras Papper W3D3 Fakultet/ 4.3.2-541 Bevaras Ladok Fakultet/ 4.3.2-611 Bevaras Papper W3D3 Fakultet 4.3.2-621 Bevaras Papper W3D3 Fakultet 4.3.2-631 Bevaras Papper W3D3 Fakultet 4.3.2-632 Bevaras Papper W3D3 Fakultet Överklagande i samma ärende som tillgodoräknandet. Inkommer överklagande ska det i ärendemeningen läggas till inklusive överklagande. Överklagande i samma ärende som tillgodoräknandet. Inkommer överklagande ska det i ärendemeningen läggas till inklusive överklagande. Överklagandenämnden för högskolan (ÖNH) fattar beslut i överklagandeärendet. Indragning av för en doktorand blir ett ärende. Ansökan om att återfå bildar ett nytt ärende, men det ska korshänvisas mellan de båda ärendena. Överklagande i samma ärende som indragning av. Inkommer överklagande ska det i ärendemeningen läggas till inklusive överklagande. Överklagande i samma ärende som indragning av. Inkommer överklagande ska det i ärendemeningen läggas till inklusive överklagande. 10(16)
4.3.2 Hantera pågående doktorandstudier Beslut i överklagande avseende indragning av 4.3.2 Ansökan om att återfå 4.3.2 Utredning om att återfå 4.3.2 Beslut om att återfå 4.3.2 Överklagande av avslag på att återfå handledning och andra 4.3.2 Yttrande om överklagande avseende att återfå 4.3.2 Beslut i överklagande avseende att återfå 4.3.2 Anmälan om misstänkt fusk eller förseelse 4.3.2 Yttrande från doktorand i disciplinärende 4.3.2 Kallelse till möte med disciplinnämnd 4.3.2-633 Bevaras Papper W3D3 Fakultet 4.3.2-641 Bevaras Papper W3D3 Fakultet 4.3.2-651 Bevaras Papper W3D3 Fakultet 4.3.2-661 Bevaras Papper W3D3 Fakultet 4.3.2-671 Bevaras Papper W3D3 Fakultet 4.3.2-672 Bevaras Papper W3D3 Fakultet 4.3.2-673 Bevaras Papper W3D3 Fakultet Överklagandenämnden för högskolan (ÖNH) fattar beslut i överklagandeärendet. Indragning av för en doktorand bildar ett ärende. Ansökan om att återfå bildar ett nytt ärende, men hänvisning mellan ärendena ska göras. Överklagande i samma ärende som återfå handledning och andra. Inkommer överklagande ska det i ärendemeningen läggas till inklusive överklagande. Överklagande i samma ärende som återfå handledning och andra. Inkommer överklagande ska det i ärendemeningen läggas till inklusive överklagande. Överklagandenämnden för högskolan (ÖNH) fattar beslut i överklagandeärendet. 4.3.2-711 Bevaras Papper W3D3 Ett ärende per anmälan. 4.3.2-721 Bevaras Papper W3D3 4.3.2-722 Gallas Vid inaktualitet 11(16)
4.3.2 Hantera pågående doktorandstudier Beslut om disciplinär åtgärd 4.3.2 Anmälan om avbrott på 4.3.2 Uppgift om avbrott på 4.3.3 Examinera doktorand Examinationsuppgifter doktorand 4.3.2-731 Bevaras Papper W3D3 Ladok 4.3.2-811 Gallras 1 år efter registrering i Ladok Fakultet/ Vid avstängning dokumenteras tidsperiod för avstängning i Ladok. Anmälan om avbrott görs via blankett. 4.3.2-821 Ladok Fakultet/ STUD 4.3.3-111 Gallras Se bilaga 5. Fakultet Examinationsuppgifter kan vara av flera olika slag beroende av examinationsform, t ex inlämning av paper, rapporter. 4.3.3 Rättningsprotokoll 4.3.3-211 Bevaras Papper Institution Kursakt 4.3.3 Resultat på prov 4.3.3-311 Bevaras Ladok Institution 4.3.3 Resultat på hel kurs 4.3.3-312 Bevaras Ladok Institution 4.3.3 Registrering av betyg 4.3.3-411 Bevaras Ladok Institution 4.3.3 Ändring och borttagning 4.3.3-511 Bevaras Ladok Institution av betyg 4.3.3 Kursbevis 4.3.3-521 Kopia bevaras Papper Institution Kursbevis avser inte kursintyg som rutinmässigt tas ur Ladok. Sorteras efter kurs och termin/år för kursgivning. 4.3.3 Beslut om avslag på att få ut kursbevis 4.3.3 Överklagande av beslut om avslag på begäran om att få ut kursbevis 4.3.3 Yttrande om överklagande avseende kursbevis 4.3.3-531 Bevaras Papper W3D3 Institution Diarieförs endast vid avslag. Ansökan och beslut om avslag samt eventuellt överklagande skapar ett ärende. 4.3.3-541 Bevaras Papper W3D3 Institution Överklagande i samma ärende som avslag på att få ut kursbevis. Inkommer överklagande ska det i ärendemeningen läggas till inklusive överklagande. 4.3.3-542 Bevaras Papper W3D3 Institution Överklagande i samma ärende som avslag på att få ut kursbevis. Inkommer överklagande ska det i ärendemeningen läggas till inklusive överklagande. 12(16)
4.3.3 Examinera doktorand Beslut i överklagande avseende kursbevis 4.3.3 Uppgift om alla kurser klara 4.3.3 Anmälan om licentiatseminarium 4.3.3 Beslut om licentiatseminarium 4.3.3 Uppgifter om licentiatseminarium 4.3.3-543 Bevaras Papper W3D3 Institution Överklagandenämnden för högskolan (ÖNH) fattar beslut i överklagandeärendet. 4.3.3-551 Bevaras Ladok Institution Registreringsuppgift i Ladok. Om den registrerade uppgiften tas ut på papper kan den vid inaktualitet. 4.3.3-611 Bevaras Papper W3D3 Fakultet Ett ärende per licentiatseminarium. I ärendet ingår att föreslå/besluta om tid och plats för seminariet, föreslå/utse ordförande, opponent och betygsnämnd (om betygsnämnd används, se regler i respektive ämnes allmänna studieplan), samt betygsprotokoll. 4.3.3-621 Bevaras Papper W3D3 Fakultet 4.3.3-631 Bevaras Papper 4.3.3 Licentiatuppsats 4.3.3-641 Bevaras Papper DiVA Lnu:s webbplats DiVA Fakultet Doktorand Fakultet Doktorand Motsvarande spikning inför disputation. Uppsatsen publiceras tryckt, och om författaren vill, i fulltext i DiVA. 4.3.3 Anmälan om disputation 4.3.3-711 Bevaras Papper W3D3 Fakultet Ett ärende per disputation. I ärendet ingår att föreslå/ besluta om tid och plats för disputationen, föreslå/utse ordförande, opponent och betygsnämnd, samt betygsnämndsprotokoll. 4.3.3 Beslut om disputation 4.3.3-721 Bevaras Papper W3D3 Fakultet 4.3.3 Uppgifter om disputationen 4.3.3-731 Bevaras Papper DiVA Lnu:s webbplats UB:s anslagstavla Fakultet Doktorand Kallas även spikning. 13(16)
4.3.3 Examinera doktorand Doktorsavhandling 4.3.3-741 Bevaras Papper DiVA Fakultet Doktorand Uppgifter om doktorsavhandlingen publiceras i DiVA och på webbplatsen. Avhandlingen publiceras tryckt, och om författaren vill, i fulltext i DiVA. 4.3.3 Betygsprotokoll 4.3.3-811 Bevaras Papper W3D3 Fakultet Betygsprotokoll ingår i ärende om licentiatseminarium eller disputation. 4.3.3 Betyg på uppsats eller avhandling 4.3.3-821 Bevaras Ladok Fakultet/ 4.3.3 Ansökan om examen 4.3.3-911 Gallras 2 år efter beslut eller utfärdande STUD 4.3.3 Registrering av ansökan 4.3.3-912 Bevaras Ladok STUD om examen 4.3.3 Beslut om avslag på ansökan om examen 4.3.3 Överklagande av beslut om avslag på ansökan om examen 4.3.3 Yttrande om överklagande avseende examensbevis 4.3.3 Beslut i överklagande avseende examensbevis 4.3.3 Examensbevis 4.3.3-941 Kopia bevaras Sorteras efter personnummer. Levereras till centralarkiv efter verksametsårets slut. 4.3.3-921 Bevaras Papper W3D3 STUD Diarieförs endast vid avslag. Ansökan och beslut om avslag samt eventuellt överklagande skapar ett ärende. 4.3.3-931 Bevaras Papper W3D3 STUD Överklagande i samma ärende som avslag på att få ut examensbevis. Inkommer överklagande ska det i ärendemeningen läggas till inklusive överklagande. 4.3.3-932 Bevaras Papper W3D3 STUD Överklagande i samma ärende som avslag på att få ut examensbevis. Inkommer överklagande ska det i ärendemeningen läggas till inklusive överklagande. 4.3.3-933 Bevaras Papper W3D3 STUD Överklagandenämnden för högskolan (ÖNH) fattar beslut i överklagandeärendet. Papper STUD Sorteras efter personnummer. Levereras till centralarkiv efter verksamhetsårets slut. 14(16)
4.4 Tillhandahålla service för doktorander Beslut om och dokumentation av introduktioner 4.4 Handböcker för 4.4 Beslut om och dokumentation av mentorsverksamhet på 4.4-111 Bevaras Papper W3D3 (för beslut rörande introduktion) 4.4-211 Bevaras Papper 4.4-311 Bevaras Papper W3D3 (för beslut rörande mentorsverksamhet) Handläggande enhet Handläggande enhet Handläggande enhet Gäller introduktioner som inte ingår som del i poänggivande kurs inom utbildningen, t ex universitetsövergripande. Bilaga 1 Enligt RA-FS 1999:1: Gallras 10 år efter projektets avslutning (resultatredovisning, publicering och ekonomisk slutredovisning). Den projektansvarige kan föreslå att beslut fattas om förlängd gallringsfrist. Handlingar ska undantas gallring när de bedöms ha ett: Fortsatt inomvetenskapligt värde, Värde för annat forskningsområde, Vetenskapshistoriskt värde, Kulturhistoriskt värde, Personhistoriskt värde, Stort allmänt intresse. Enligt Management and Preservation of Scientific Records and Data ska undantag även göras för bio-bank-samlingar och dokumentation rörande work in progress inom humanioraområdet. Bilaga 2 Schema i : Utreds av universitetsarkivet efter analys av som hanterar scheman. Schema på papper: Scheman med rikt informationsinnehåll bevaras. Övriga scheman får vid inaktualitet. Gallras med stöd av RA-FS 1997:6. Med rikt informationsinnehåll menas scheman som ger en god inblick i hur undervisningen har bedrivits. Dessa scheman kan finnas för en kurs eller omfatta många kurser, t ex för en hel termin. Exempel på schema med magert informationsinnehåll är lokalbokningsschema. Schema som ska bevaras arkivläggs på papper i kursakt. Bilaga 3 Får om de bedöms ha endast tillfällig eller ringa betydelse. Handlingar som bedöms ha ett framtida värde bevaras. Vid bevarande på papper arkiveras handlingarna i särskild serie. Sortering efter kurs, i kursakt. bevarande om förläsningsanteckningar tillhandahålls i t ex lärplattform. Bilaga 4 En person som söker en utlyst doktorandanställning ansöker samtidigt om att bli antagen till utbildning på (med undantag för de fall där den sökande redan är antagen i det berörda ämnet på Lnu). Anställningsprocessen och antagningsprocessen hänger ihop, och besluten i de båda processerna bygger till stor del på samma underlag. Trots detta ska doktorandanställningsärendet diarieföras för sig (PA-ärende) och antagningsärendet ska diarieföras för sig (UF-ärende). Anledningen är att doktorandanställning inte alltid leder till antagningsbeslut, och antagning inte alltid är kopplat till en utlyst doktorandanställning. 15(16)
Antagning bildar ett ärende per antagen doktorand, oavsett vilken finansiering som är aktuell (doktorandanställning eller annan finansiering). I antagningsärendet ingår vanligtvis - Ansökan från den som föreslås bli antagen i form av ansökningsblankett, CV, forskningsplan, betyg/examensbevis, åberopade skrifter. Åberopade skrifter (uppsatser, artiklar och liknande) diarieförs inte i ärendet. ig handläggare förvarar åberopade skrifter till dess att gallring kan ske. - Beslutsunderlag (yttrande från beredande organ/grupp med utlåtande över behörighet, lämplighet, finansiering och övriga, förslag till beslut om antagning, utseende av examinatorer, handledare, eventuell tidavräkning) - Beslut om antagning - Antagningsbesked En utlyst doktorandanställning i ett visst ämne bildar ett ärende. I doktorandanställningsärendet ingår vanligtvis - Beslut om befattningsprofil och befattningsprofil - Annons rekrytering (ledigkungörelse) - Lista över sökande från e-rekryteringsverktyget ReachMee, och ansökningar som inte inkommit via ReachMee - Besked under rekryteringen som skickas till de sökande - Beslutsunderlag (yttrande från beredande organ/grupp med utlåtande över behörighet, lämplighet, finansiering och övriga, förslag till beslut om antagning, utseende av examinatorer, handledare, eventuell tidavräkning, och beslut om antagning) - Beslut om anställning Bilaga 5 Enligt RA-FS 2011:2: Examinationsuppgifter från student (inklusive doktorand) får återlämnas till student efter betygsättning om betyg registrerats i studieregister. Provsvar som inte har återlämnats får 2 år efter betygsättning. Om student begär omprövning av betyg bör provsvar bevaras i 2 år efter det att prövningen slutbehandlats. Arkivering av lärarens examinationsuppgifter beskrivs i 4.2.2 bedriva kurs. Förkortningar STUD Studerandeavdelningen Universitetsledningens 16(16)