2008-03-14 Ärendelista Sid nr 24 ns öppnande...2 25 Val av ordförande för stämman...2 26 Upprättande och godkännande av röstlängd...2 27 Val av en eller två protokolljusterare...3 28 Godkännande av dagordning...3 29 Prövning om stämman blivit behörigen sammankallad...3 30 Framläggande av årsredovisning, revisionsberättelse och lekmannarevisorns granskningsrapport...4 31 Fastställande av resultat- och balansräkning...5 32 om dispositioner av bolagets vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen...6 33 om ansvarsfrihet för styrelseledamöterna och verkställande direktören...7 34 Val av ledamöter och suppleanter...8 35 Val av revisorer...9 36 Styrelsearvoden för Stadsbackenkoncernen 2007...10 37 Nya ägardirektiv information...12 38 Övriga frågor...12 39 Avslutning...12
2008-03-14 1 Tid Kl. 10.00 11.00 Plats Scandic Nord, Värdshusbacken 6 Styrelseledamöter Hans Stenberg Ordförande Cathrine Edström Vice ordförande Hans Lennart Wormbs Hans Almén Magnus Svensson Annicka Burman Ersättare Lars Holmgren Ersättare Ägarrepresentant Anders Lidén Stadsbacken AB Magnus Svensson SCA Transforest AB Revisor Göran Ohlsson Revisor, Öhrlings Pricewaterhouse- Coopers Tjänstemän Håkan O Hedlund VD Anders Lidén VD, Stadsbacken AB, sekreterare Protokollet omfar 24 39 Justeras Hans Stenberg Ordförande Anders Lidén Sekreterare/justerare Stadsbacken AB Magnus Svensson Justerare SCA Transforest AB
2008-03-14 2 24 ns öppnande Ordförande hälsar alla välkomna och förklarar därmed årsstämman öppnad. 25 Val av ordförande för stämman utse Hans Stenberg som ordförande. 26 Upprättande och godkännande av röstlängd Ordförande upprättar följande förteckning över bolagets aktieägare: Aktieägare Antal aktier Antal röster Stadsbacken AB 51 000 51 000 SCA Transforest AB 9 000 9 000 Summa 60 000 60 000 Stämman godkänner förteckningen, som upptar samtliga aktier i bolaget, som röstlängd. Fullmakter från ägarna överlämnas och bifogas protokollet.
2008-03-14 3 27 Val av en eller två protokolljusterare utse Anders Lidén som sekreterare och justerare och Magnus Svensson som justerare. 28 Godkännande av dagordning godkänna utsänd dagordning. 29 Prövning om stämman blivit behörigen sammankallad Stämman konstaterar den sammankallats i behörig ordning.
2008-03-14 4 SHAB dnr 3/08 043 30 Framläggande av årsredovisning, revisionsberättelse och lekmannarevisorns granskningsrapport med godkännande lägga årsredovisningar, revisionsberättelse och granskningsrapport till handlingarna. Bolaget har under året 2007 bedrivit hamnadministration, bogserbåtsoch hamnterminalverksamheter. Bolaget hyr hamnanläggningarna från kommunen och har även ansvarat för och utfört underhållsarbeten på dessa. Fr.o.m 2008-01-01 ägs Sundsvalls Hamn AB till 85 % av Sundsvalls kommun genom Stadsbacken AB och till 15 % av SCA Transforest AB. Den operativa verksamheten (stuveriet) övertas fr.o.m. 2008-01-01 av Interforest Terminal Sundsvall, en avdelning inom SCA Transforest AB, och verksamheten i oljehamnen övertas av Sundsvall Oljehamn AB, ett helägt kommunalt bolag. Sundsvalls Hamn AB fortsätter ha ansvaret för hamndriften (infrastrukturen) i Tunadalshamnen. Överläggning VD informerade om de negativa effekterna av nedläggningen av Wifstavarv. Detta har delvis kompenserats av en i övrigt positiv volymutveckling. sunderlag Årsredovisning Sundsvalls Hamn AB för räkenskapsåret 2007-01-01 2007-12-31 Sammanträdesprotokoll SHAB 2008-02-01, 16 Bokslutsrapport 2007 Granskningsrapport för år 2007, från lekmannarevisor, daterad 2008-02-15 Revisionsrapport för 2007, Sundsvalls Hamn AB
2008-03-14 5 SHAB dnr 3/08 043 31 Fastställande av resultat- och balansräkning fastställa förslaget till resultat- och balansräkning. Auktoriserade revisorn, Göran Ohlsson, Öhrlings Pricewaterhouse- Coopers, har tillstyrkt resultat- och balansräkningarna fastställs. sunderlag Årsredovisning Sundsvalls Hamn AB för räkenskapsåret 2007-01-01 2007-12-31
2008-03-14 6 SHAB dnr 3/08 043 32 om dispositioner av bolagets vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen fastställa förslaget till disposition av 2007 års resultat, till aktieägarna dela ut 10 000 000 kronor, samt i ny räkning överföra 14 810 971 kronor. Auktoriserade revisorn, Göran Ohlsson, Öhrlings PricewaterhouseCoopers, har tillstyrkt bolagets resultat disponeras enligt styrelsens förslag. sunderlag Årsredovisning Sundsvalls Hamn AB för räkenskapsåret 2007-01-01 2007-12-31
2008-03-14 7 33 om ansvarsfrihet för styrelseledamöterna och verkställande direktören bevilja ansvarsfrihet åt styrelsens ledamöter och verkställande direktören. Auktoriserade revisorn har tillstyrkt styrelsens ledamöter och verkställande direktören beviljas ansvarsfrihet för räkenskapsåret. sunderlag Auktoriserade revisorns revisionsberättelse 2008-03-10
2008-03-14 8 34 Val av ledamöter och suppleanter som ledamöter i Sundsvall Hamn AB utse Hans Stenberg, ordförande, Cathrine Edström, vice ordförande, Hans Lennart Wormbs, Hans Almén och Magnus Svensson, som suppleanter utse Annicka Burman, Lars Holmgren och Rolf Johannesson Antecknas inga ledamöter eller suppleanter har utgått ur styrelsen. sunderlag Utdrag ur kommunfullmäktiges protokoll 2007-10-29, 230
2008-03-14 9 35 Val av revisorer utse ÖhrlingsPricewaterhouseCoopers till revisionsfirma med auktoriserade revisorn Göran Ohlsson som huvudansvarig, till lekmannarevisor utse Bo Byström med Göte Stenlund som suppleant. Enligt kommunfullmäktiges protokoll 2007-03-26 är Bo Byström utsedd till lekmannarevisor, med Göte Stenlund som lekmannarevisorsuppleant, för innevarande mandatperiod. Som auktoriserad revisor är Öhrlings PricewaterhouseCoopers, med Göran Ohlsson som huvudansvarig, utsedd enligt avtal med Sundsvalls Hamn AB, även för år 2008. sunderlag Utdrag ur kommunfullmäktiges sammanträdesprotokoll 2007-03-26, 103
2008-03-14 10 36 Styrelsearvoden för Stadsbackenkoncernen 2008 följa de arvodesbestämmelser som gäller för kommunens förtroendevalda och som Arvodeskommittén beslutar om. Stämman har årligen fastställa arvoden för bolagets styrelse. Grundbeloppet för år 2008 har beslutats till 47 000 SEK. Arvodesgrupper Bolagen indelas i arvodeshänseende i grupper enligt följande Grupp 1 Grupp 2 Grupp 3 Grupp 4 Stadsbacken AB Sundsvall Energi AB, Mitthem AB Sundsvall Ven AB, Sundsvalls kommuns Industrifastighetsutveckling AB, Sundsvall Arena AB Sundsvall Elnät AB, Korstaverkets Förvaltnings AB Övriga Arvode utgår ej i vilande bolag. Styrelsearvoden Ordinarie ledamöter Fast årsarvode Procent Fr.o.m. 2008-04-01, kr Grupp 1 4,4 % 24 816 Grupp 2 4,0 % 22 560 Grupp 3 2,0 % 11 280 Grupp 4 1,0 % 5 640
2008-03-14 11 Sammanträdesarvode Grupp 1 4 1 055 Sammanträdesarvode utgår för protokollfört sammanträde, konferens, studiebesök, studieresa, kurs eller liknande som rör bolaget och som har ett direkt samband med uppdraget som styrelseledamot i bolaget. Sammanträdesarvode utgår ej till hel- eller deltidsarvoderade förtroendevalda i kommunen, med en sysselsättningsgrad av 40 % eller mer. Vid sammanträde under samma dygn utgår endast ett sammanträdesarvode. Sammanträdesarvode utgår ej till anställda i kommunen eller kommunala bolag om styrelseuppdraget sammanhänger med anställningen. Ordförandearvoden Fast årsarvode Procent Fr.o.m. 2008-04-01, kr Grupp 1 22 % 124 080 Grupp 2 20 % 112 800 Grupp 3 10 % 56 400 Grupp 4 5 % 28 200 Fast årsarvode för ordförande utgår i stället för motsvarande för styrelseledamot. Ordförandearvode utgår ej till hel- eller deltidsarvoderade förtroendevalda eller till anställda i kommunen eller kommunala bolag om uppdraget inräknats vid bestämning av ordinarie arvode eller lön. Noteras Arvodeskommittén fade sitt beslut för innevarande år 2008-03-25, 1. sunderlag Underlag för beslutet är Styrelsearvoden för Stadsbackenkoncernen 2007, daterad 2007-04-04. Skrivelsen är här reviderad med ovanstående belopp enligt 2008
2008-03-14 12 37 Nya ägardirektiv information lägga informationen till handlingarna Ägarrepresentanten, tillika Stadsbacken AB:s VD, informerar om uppdraget formulera nya ägardirektiven till samtliga dotterbolag d.v.s. även för Sundsvall Hamn AB. För Sundsvalls Hamn AB:s del ska detta ske i samråd med SCA Transforest AB. sunderlag Muntlig information av Anders Lidén, VD, Stadsbacken AB 38 Övriga frågor Stadsbacken AB:s VD tackade styrelsen och VD med personal för goda insatser under 2007 och hoppas på ett forts gott samarbete 2008. 39 Avslutning Ordförande tackar alla deltagare för visat intresse och förklarar därmed stämman avslutad.