sid 1 av 20 Plats och tid Asarumssalen, klockan 13:00 16.00 Ajournering klockan 15.00-15.25 Beslutande: Tobias Folkesson Ordförande (S) Susanne Olsson Vice Ordförande (S) Qristina Ribohn Ledamot (S) Charlotta M Sjöqvist Ledamot (M) Mona Wettergren Ledamot (SD) Bengt-Olof Björck Ledamot (S) Rickard Holmberg Ledamot (M) Linda Winnetoft Ledamot (S) Kenneth Svanberg Ledamot (L) Tjänstgörande ersättare: Närvarande ersättare: ersätter Anna Arlid (M) Carin Erlandsson (M) Artur Hulu (M) Sofi Wennerberg (MP) Sten Wijkander (S), Anna Syrén Appelqvist (S), Kristin Lundberg (L) Övriga: Förvaltningschef Patrik Håkansson Revisor Lars-Erik Johansson 48-50 Verksamhetschef Torsten Berg Revisor Kjell Thörnqvist 48-50 Verksamhetschef Martin Åsman Psykolog Petra Gagner 48-50 Sekreterare Madelaine Forsberg Sekreterare Erik Bergman Utses att justera: Linda Winnetoft Paragrafer: 48-64 Justeringsdatum: 2017-04-28 Sekreterare Ordförande Justerande Madelaine Forsberg Tobias Folkesson Linda Winnetoft
sid 2 av 20 Anslag/Bevis Organ: Nämnden för barn, ungdom och skola Sammanträdesdatum: Datum då anslaget sätts upp: 2017-04-28 Datum då anslaget tas ner: Förvaringsplats för Rådhuset protokollet: 2017-05-18 Underskrift:
sid 3 av 20 Innehållsförteckning 48 Godkännande av dagordning /...4 49 Val av protokolljusterare /...5 50 Föredragning /...6 51 Presentation av ny nämndssekreterare /...7 52 Besök av revisorer /...8 53 Barn och ungas psykiska ohälsa /...9 54 Ekonomisk lägesrapport per den 31 mars 2017 2016/1820...10 55 Resursfördelning läsåret 2017/2018 förskoleklass, fritidshem och grundskola 2017/1582......11 56 Skol- och förskoleorganisation - strategisk lokalutredning, lägesrapport /...12 57 Svar på förslag till Karlshamns - Använd befintliga lokaler i Åryd till förskoleverksamhet istället för att sätta upp moduler i Hällaryd 2017/823...13 58 Svar på revisionsrapport - Granskning av BUS-nämndens ledning och styrning 2017/809 14 59 Yttrande rörande Idrottspolitiskt program för Blekinge 2018-2022 2017/681...15 60 Förordnande av nya personuppgiftsombud 2017/1562...16 61 Information /...17 62 Beslutsuppföljning BUS-nämnden april 2017 2017/141...18 63 Anmälan av delegationsbeslut 2017/471...19 64 Meddelanden /...20
sid 4 av 20 48 Godkännande av dagordning / s beslut att godkänna dagordningen.
sid 5 av 20 49 Val av protokolljusterare / s beslut att utse Linda Winnetoft (S) till protokolljusterare och att justering sker 2017-04-28.
sid 6 av 20 50 Föredragning / s beslut att ta informationen till protokollet. Följande ärenden föredras av tjänstemän: - Barn och ungas psykiska ohälsa - Ekonomisk lägesrapport per den 31 mars 2017 - Resursfördelning läsåret 2017/2018 förskoleklass, fritidshem och grundskola - Skol- och förskoleorganisation strategisk lokalplanering, lägesrapport - Svar på förslag till Karlshamns Använd befintliga lokaler i Åryd till förskoleverksamhet istället för att sätta upp moduler i Hällaryd - Svar på revisionsrapport Granskning av BUS-nämndens ledning och styrning
sid 7 av 20 51 Presentation av ny nämndssekreterare / s beslut att hälsa Erik Bergman välkommen som ny nämndsekreterare i BUS-nämnden. Erik Bergman, som började sin anställning inom ledningsförvaltningen 2017-04- 24, är ny nämndssekreterare för BUS-nämnden från och med majsammanträdet.
sid 8 av 20 52 Besök av revisorer / s beslut att ta informationen till protokollet. Lars-Erik Johansson och Kjell Thörnqvist informerar om sitt uppdrag som Karlshamns s revisorer. I Karlshamns finns sju stycken förtroendevalda revisorer och de har delat upp ansvar för de olika nämnderna mellan sig. Revisorer som ansvarar för BUS-nämnden är Jan Andersson, Kjell Thörnqvist och Lisiana Nurhadi. Revisorerna är fullmäktiges och medborgarnas instrument för granskning och kontroll av den verksamhet som bedrivs inom en. Den övergripande uppgiften för ens revisorer är att granska att verksamheten följer fullmäktiges beslut och om verksamheten når de politiska målen inom de ekonomiska ramar som bestämts. Att vara revisor är ett förtroendeuppdrag vars syfte är att med oberoende, saklighet och integritet granska, bedöma och främja verksamheten. Revisorerna prövar om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den kontroll som görs inom nämnderna är tillräcklig. Revisorerna är enligt lag självständiga i förhållande till varandra, men strävar efter enighet och ett gemensamt arbete. Efter en gemensam riskbedömning upprättas en revisionsplanering. Som stöd i planeringen och för genomförande av granskningsinsatser anlitar ens revisorer sakkunnigt biträde från en revisionsfirma som genomför granskning och rapporterar till revisorerna. Revisorerna upprättar skrivelse till berörd nämnd med begäran om svar om vidtagna eller planerade åtgärder. Revisorernas samlade bedömning för året sammanställs i en revisionsberättelse.
sid 9 av 20 53 Barn och ungas psykiska ohälsa / s beslut att ta informationen till protokollet. Psykolog Petra Gagner, som arbetar inom förskola, grundskola, fritidshem och gymnasieskola, informerar om Stress en riskfaktor för psykisk ohälsa förutsättningar för lärande & utveckling. Presentationen publiceras i Netpublicator under BUS/BUS-nämnden/.
sid 10 av 20 54 Ekonomisk lägesrapport per den 31 mars 2017 2016/1820 s beslut att ta informationen till protokollet. Ekonomisk redovisning/lägesrapport för mars månad 2017 enligt bilaga. Prognosen pekar på en budget i balans. Förvaltningen kommer, när ny ekonom är på plats, att ha en dialog med berörda nämndsordförande om vilken typ av ekonomisk uppföljning som bör tas fram och hur ofta utöver de rapporter som ska lämnas in till fullmäktige. Resultatrapport per den siste april tas upp vid kommande nämndssammanträde. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Ekonomisk redovisning/lägesrapport för mars månad 2017 Beslutet skickas till Förvaltningschef Patrik Håkansson
sid 11 av 20 55 Resursfördelning läsåret 2017/2018 förskoleklass, fritidshem och grundskola 2017/1582 s beslut att fastställa fördelning av resurser till förskoleklass, fritidshem och grundskola för läsåret 2017/2018. Nämnden som skolhuvudman har enligt skollagen 2010:800 ansvar för att besluta om fördelning av resurser för verksamheten. Inför läsåret 2016/2017 beslutade nämnden om ett nytt resursfördelningssystem för grundskolan. Detta system har utvärderats och kompletterats med ett system för fördelning av resurser för förskoleklass och fritidshem enligt samma principer. Tidigare fördelades resursen till grundskolan utifrån jämna 20-grupper. Detta har i utvärdering visat sig skapa en ojämn fördelning, varför resurserna nu fördelas utifrån faktiska undervisningsgrupper fördelade utifrån nyckeltal. Resursfördelningen bygger också på enhetens behov och förutsättningar, vilka kartläggs i särskilt resurssamtal vilka också ska tillgodose kravet på fördelning utifrån socioekonomiska bakgrundsfaktorer. Tilldelning av resurser sker i tre delar i enlighet med skollagen. 1. Grundtilldelning utifrån timplanestyrd undervisning, krav på erbjuden tid i förskoleklass och krav på erbjuden tid i skolbarnomsorg. Tilldelningen garanterar att huvudmannen uppfyller de grundläggande kraven på erbjuden tid i utbildningen. 2. Tilldelning för att uppfylla kravet på extra anpassning och/eller särskilt stöd i utbildningen. Tilldelningen skapar förutsättningar för rektor att göra gruppdelningar, tillsätta speciallärare/specialpedagog eller resurssätta undervisningsgruppen utifrån elevernas behov. 3. Extra tilldelning av tilläggsresurs. Denna resurs tilldelas då utbildningen kräver extraordinära insatser för att organiseras. Efter tilldelad resurs utifrån resursfördelningssystemet kvarstår en "rörlig" resurs om ca fem tjänster som kan fördelas för de behov som uppstår under läsåret. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Resursfördelning
sid 12 av 20 56 Skol- och förskoleorganisation - strategisk lokalutredning, lägesrapport / s beslut att ta informationen till protokollet. Projektbyggaren har tagit fram plan för Mörrums skola studiebesök, arbetsgrupper m m och förslag hur politisk representation ska se ut i byggprojektet lyfts vid kommande nämndssammanträde.
sid 13 av 20 57 Svar på förslag till Karlshamns - Använd befintliga lokaler i Åryd till förskoleverksamhet istället för att sätta upp moduler i Hällaryd 2017/823 s beslut att utbildningsförvaltningen fortsätter upphandlingen av paviljong vid Hällaryds förskola enligt beslut i BUS-nämnden 2017-02-14, 20. Ett medborgarförslag, daterat 23 februari 2017, har inkommit till styrelsen som behandlat ärendet enligt delegationsbeslut. Enligt delegationsbeslut från fullmäktige Dnr: 2017/823 framgår: att förslaget uppfyller de av fullmäktige fastslagna kriterierna för behandling och överlämnas till nämnden för barn, ungdom och skola för handläggning och slutgiltigt ställningstagande. Förslagsställaren föreslår att Karlshamns, styrelsen, ska överväga att nyttja befintliga lokaler intill gamla skolan i Åryd innan beslut fattas om införskaffande av två moduler för förskoleverksamhet i Hällaryd. Förslagsställarens motivering till förslaget är att det blir en lång extra körsträcka för de familjer i Åryd som har sina arbetsplatser österut att lämna barnen i Hällaryd. Detta leder såväl till miljöproblem som minskad vilja att flytta till Åryd. Utbildningsförvaltningen har utrett ärendet och kommit fram till att det är större behov av utökning av antalet platser i förskolan i Hällaryd än i Åryd och att lokalen för avdelning Tigern, som idag är inrymd i gamla alhuset, har sagts upp av KABO och att ersättningslokal måste ordnas. Förskolechefen i Hällaryd/Åryd, fastighetskontorets fastighetsförvaltare och verksamhetschefen för förskolan har besökt den fastighet, det vill säga gamla lärarbostaden i Åryd, som förslagsställaren föreslagit. Vid besöket konstaterades bland annat att köket inte är godkänt för hantering av mat i förskolan, att toaletterna inte har plats till att inrymma skötbord, att fastighetens lokaler är i två plan och att kapprummet är för litet. Slutsatsen är att lokalerna inte är lämpliga för förskoleverksamhet. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Beslutet skickas till Förslagsställare Kommunkansli
sid 14 av 20 58 Svar på revisionsrapport - Granskning av BUS-nämndens ledning och styrning 2017/809 s beslut att ställa sig bakom förvaltningschefens svar på revisionsrapport granskning av BUSnämndens ledning och styrning. På uppdrag av Karlshamns s revisorer har PwC genomfört en granskning av BUS-nämndens ledning och styrning. BUS-nämnden gav 2017-03-14, BUS 37, förvaltningschefen i uppdrag att svara på revisionsrapporten. Revisionsfrågan som ska besvaras är: Är BUS-nämndens ledning och styrning ändamålsenlig och bedrivs den med tillräcklig intern kontroll? Följande åtta kontrollmål har granskats: 1. Rollfördelning 2. Verksamhetsplanering 3. Resursfördelning 4. Verksamhetens organisation 5. Systematiskt kvalitetsarbete 6. Rutiner för att arbeta i enlighet med reglementet för intern kontroll 7. Personalfrågor 8. Återkoppling och utvärdering av verksamhetens resultat Efter genomförd granskning gör PwC bedömningen att BUS-nämndens ledning och styrning inte helt är ändamålsenlig och inte helt bedrivs med en tillräcklig intern kontroll. Kontrollmål ett, fyra och åtta anses vara uppfyllda och dessa kommenteras ej i svaret. Övriga kontrollmål anses delvis uppfyllda och kommenteras tillsammans med bifogade underlag i svaret till revisionen. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Beslutet skickas till Karlshamns s revisorer
sid 15 av 20 59 Yttrande rörande Idrottspolitiskt program för Blekinge 2018-2022 2017/681 s beslut att godkänna folkhälso- och ANDT-strategens förslag till yttrande rörande Idrottspolitiskt program för Blekinge 2018-2022. Region Blekinge har tagit fram ett förslag till Idrottspolitiskt program för Blekinge 2018-2022 för att visa vilken roll idrotten har i samhället och dess möjligheter att utvecklas i regionen. Syftet med programmet är att främja samarbeten och skapa en plattform från vilken idrotten genom samhällsstöd och ideellt engagemang kan utvecklas. Region Blekinge har sänt förslaget på remiss till Blekinges samtliga er. Karlshamns s folkhälso- och ANDT-strateg har sammanställt ett gemensamt yttrande utifrån synpunkter som inhämtats från berörda verksamheter. I Inbjudan att lämna remissvar på Idrottspolitiskt program i Blekinge, 2018 2022, står det att det idrottspolitiska programmet har tagits fram i samverkan med Blekinges idrottsförbund, fritidsförvaltningarna och folkhälsostrategerna i Blekinges fem er samt Landstinget Blekinge och i dialog med idrottsföreningar. Om det med samverkan menas de dialogmöten som en vid ett par tillfällen deltog vid och som ägnades åt dialog kring idrottspolitiskt program i Blekinge, så anser vi att det inte kan ses som samverkan kring programmet. För att räknas som sådant borde det avsatts fler tillfällen och möjligheter att delge samt utbyta tankar och funderingar kring programmet. Detsamma gäller avsnittet gällande folkhälsa då även där ett par timmar avsattes för dialogmöte kring folkhälsoaspekterna. Karlshamns har i stort inga synpunkter på ett Regionalt idrottspolitiskt program för Blekinge, dock anser vi att ett idrottspolitiskt program för regionen borde vara ett utgångsprogram varifrån varje enskild kan utforma ett eget alt idrottspolitiskt program med detta som grund. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Kommungemensamt yttrande Beslutet skickas till ANDT-strateg Jenny Andersson Kommunkansliet
sid 16 av 20 60 Förordnande av nya personuppgiftsombud 2017/1562 s beslut att förordna jurist Annabel Cifuentes och nämndsekreterare/jurist Cecilia Bernhardsson till personuppgiftsombud. Personuppgiftslagen (1998:204) PuL föreskriver att behandling av personuppgifter som är helt eller delvis automatiserade ska anmälas till tillsynsmyndigheten, (Datainspektionen) innan sådan behandling genomförs. Om den personuppgiftsansvarige d v s styrelsen och nämnderna, har anmält till tillsynsmyndigheten att ett personuppgiftsombud utsetts och vem det är, behöver anmälan om behandling av personuppgifter inte göras. Personuppgiftsombudet ska bl a ha till uppgift att se till att den personuppgiftsansvarige, d v s styrelsen och nämnderna behandlar personuppgifter på ett lagligt och korrekt sätt. Samtliga nämnder förutom valnämnden beslutade 2011 att förordna Jens Odevall, administrativ chef till personuppgiftsombud. Jens Odevall har nu föreslagit att rollen som personuppgiftsombud ska flyttas över till ens jurister. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Beslutet skickas till Kommunkansliet
sid 17 av 20 61 Information / s beslut att ta informationen till protokollet. Reportage i P1 27 april angående Vingens yngrelag, grundsärskolan. Slutrapport Arbetsmiljöverkets nationella tillsyn av skolan 2013-2016 har kommit och finns publicerad under Meddelande. Rapporten kommer att lyftas vid kommande nämndssammanträde Utvärdering lovfritidshem kommer att ske i samband med sommaröppet senare i höst Rekrytering: - Ny personalstrateg Emma Aldén, efterträder Ylva Nordenmark Dahlberg - Ny ekonom Joakim Hörnell, efterträder Mikael Johnsson. Mikael börjar som avtalscontroller inom upphandlingsenheten - Camilla Johnsson har fått nyinrättad tjänst som administrativ handläggare och ska hantera bl a skolskjuts, skolplacering och barnomsorgsekonomi - Rekrytering av rektorer till Stenbacka-, Norrevång- och Korpadalsskolan nu inne i slutfasen Presidiet och förvaltningschefen har träffat nationell samordnare psykisk ohälsa tillsammans med socialen och landstinget Gruppen för samverkan barn och unga har nu startats upp igen i begränsad omfattning inledningsvis. Prioriterat område att utveckla samverkan inom är hemmasittare Underlag till Mål och budget 2018 ska lämnas in av förvaltningen till ekonomikontoret 26 april. Budgetdag 4 maj och dialogmöte 10 maj. FSO Fria förskolor har skickat skrivelse med anledning av genomförd tillsyn på föräldrakooperativet Tummetott vad gäller barnomsorgsavgift och al kö. Förvaltningen tar fram svar tillsammans med jurist En utökning av antal barn på vissa förskolor är aktuell under våren och riskbedömningar har genomförts tillsammans med personalen.
sid 18 av 20 62 Beslutsuppföljning BUS-nämnden april 2017 2017/141 s beslut att ta informationen till protokollet. BUS-nämndens beslutsuppföljning april 2017. Ett årshjul håller på att tas fram över BUSnämndens återkommande ärenden och processen för Kompass Karlshamn. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse BUS-nämndens beslutsuppföljning 2015-2018
sid 19 av 20 63 Anmälan av delegationsbeslut 2017/471 s beslut att förklara delegationsbesluten delgivna. Beslut fattade på delegation och vidaredelegation under perioden 2016-11-30 2017-04-19. Förvaltningen ser över uppföljning av anmälningar av utredning av omständigheter kring anmäld kränkning/diskriminering inom utbildningsförvaltningen så att nämnden kan få statistik och återkoppling på vad som har skett efter utredning. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Delegerade beslut, rapport
sid 20 av 20 64 Meddelanden / s beslut att ta meddelandena till protokollet. - Projektrapport för Arbetsmiljöverkets nationella tillsyn av skolan 2013-2016 - KF 37 Fyllnadsval av ledamot och ersättare i nämnden för barn, ungdom och skola Sofi Wennerberg (MP) och Veronica Blåder (MP) - KS 81 Nämndernas uppföljning av intern kontroll 2016 - KS 95 Sammanträdestider för styrelsen och dess arbetsutskott samt boksluts- och budgetdagar 2018 - KS 97 Upphandling av paviljong till Hällaryds förskola - Anvisningar till Mål och budget för 2018 och plan för 2019-2020 - KF 54 Ansvarsfrihet för nämnden för barn, ungdom och skola år 2016 - KF 80 Fyllnadsval av ersättare i nämnden för barn, ungdom och skola Lennart Eriksson (S) - KF 85 Entledigande från uppdrag som ersättare i nämnden för barn, ungdom och skola Ann-Chatrin Ljunglöf (S) - KF 90 Fyllnadsval av ersättare i nämnden för barn, ungdom och skola Artur Hulu (M) - Samrådshandlingar Helsingborg 15 och 16 Karlshamn, Hästaryd 1:2 Mörrum och Långasjönäs 1:46 Asarum - Kurs- och konferenserbjudanden