Sammanträdesprotokoll

Sammanträdesprotokoll BILDNINGSSTYRELSEN Plats och tid Beslutande Övriga deltagande Bildningsförvaltningens kansli, Kungsgatan 32, tisdag 8 maj klockan 14:00-16:30 Mikael Westberg (S) ordf Maria Andersson (S) Ulf Bengtsson (S) Lars Stålberg (KL) Henrik Väyrynen (S) Åsa Lövgren (S) Hans Blixt (S) ersättare för Kennet Mattsson (S) Göran Edström (S) Mikael Moen (V) Lillebil Lundkvist (MP) ersättare för Linus Fransson (MP) Måna Hesselrud (M) Helena Mårtens Fjällman (M) Inger Mattsson (C) Lea Malmivirta (C) David Larsson (SD) ersättare för Börje Laakso (SD) Björn Hansson, bildningschef Johanna Johansson, förvaltningsekonom Anna Kastberg, sekreterare Ing-Marie Pettersson Jensen, resultatenhetschef kultur och fritid Bengt Albertsson, resultatenhetschef grundskola Georgios Nielsen, enhetschef fritid Inger Bergh Lundberg (S) icke beslutande Utses att justera Justeringens plats och tid Underskrifter Lea Malmivirta (C) med Lars Stålberg (C) som ersättare Bildningsförvaltningens kansli, Kungsgatan 32 Fredag 11 maj klockan 13:00 Sekreterare Paragrafer 41-54 Ordförande Justerande Sammanträde Bildningsstyrelsen ANSLAG Datum 2018-05-08 Anslag sätts upp 2018-05-11 Anslag tas ner 2018-06-02 Protokollets förvaring Förvaltnings kansliet Anna Kastberg sekreterare

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 2 ÄRENDELISTA 41 Fastställande av dagordning 3 42 Återrapport efter tillsyn i Karlbo 4 43 Rapport från verksamheten 5 44 Ekonomisk rapport samt årsprognos 7 45 Ansökan om investeringsbudget för plangräsklippare 9 46 Ansökan om investeringsbudget för utrustning till El- och Energiprogrammet 10 47 Ändrad inriktning på verksamheten Blå villan och Qlturhuset 11 48 Ingen antagning till Estetiska programmet läsåret 2018/19 13 49 Val av ersättare till bildningsstyrelsens arbetsutskott 14 50 Dataskyddsombud bildningsstyrelsen 15 51 Delgivningar 17 52 Redovisning av delegationsbeslut 18 53 Rapporter 19 54 Övriga frågor 20

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 3 41 Fastställande av dagordning Dagordningen fastställdes utan några förändringar.

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 4 42 Återrapport efter tillsyn i Karlbo Anna Ericsson, rektor och Sofia Pettersson, biträdande rektor, återrapporterar från tillsynsbesök Karlbo 1. Se över skolgruppspersonalens arbetsuppgifter 2. Översyn av rutiner för kränkningsärenden, åtgärder samt resultat gås igenom. Bildningsstyrelsens beslut - Bildningsstyrelsen godkänner rapporten.

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 5 43 Rapport från verksamheten Erica Erixon, chef Avesta resurs, rapporterar om elever med resursbehov, vilka kostnader finns för en normal klass. Vad innehåller en normal klass? - Barn med annat modersmål - Barn med ADHD/ADD - Barn med AST - Språkstörning - Barn med LOS/Dyslexi - Barn med trasiga hemförhållanden Erica informerar om vilka resursbehov som krävs för olika diagnoser. Det är en utmaning. Assistent fungerar bra om hjälpen ges i klass, läraren håller i lärandet och uppföljningen om eleven är mestadels utanför klass, är assistent inte det optimala för den eleven. Liten grupp kan vara bra om dedikerade och kunniga lärare amt övrig personal håller i lärandet. Samarbetet med ordinarie skola så att kunskapsnivån håller en likvärdig nivå. Fortbilda alla lärare m föreläsningar typ så lyckas du i klassrummet eller med längre insatser typ specialpedagogik 7,5p ger mycket liten effekt. Fortbildning typ läslyftet och mattelyftet samt adekvat anledning, hjälp på plats ger effekt Kostnader behöver ses ur ett samhällsekonomiskt perspektiv över tid Samarbete över förvaltningar som myndigheter en da vägen till framgång för riktigt problematiska fall. Kommande: - Liten grupp Krylbo - Särskola 1-6 flyttas till Krylbo - Domkraft för lägre åldrar

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 6 43 (forts) Kenneth Linder och Karin Higberg Sörensdotter, föreståndare Kulturskolan, rapporterar om Kulturskolan och vilket utbud som finns, bla grafisk verkstad. Man talar även om vilka effekter som kan komma i och med att en tjänst dras in. Man räknar med att flytta in i nya lokaler på Prästgatan 7 under hösten. Årets Avesta Art öppnar 19 maj 16 sep. I utställningen berörs och gestaltas begreppen illusion/allusion och dess mångbottnade innebörder via olika perspektiv. Ing-Marie Pettersson Jensen, resultatenhetschef kultur och fritid, rapporterar om intresset för Karlfeldtsgården och att de är på gång att skriva avtal. Man kommer att ha öppet 6 dagar i veckan under sommaren. Bibliotekets filial stänger under vecka 21 pga systemuppdatering. Öppnar åter 28 maj. Man kommer att få hålla stängt i biblioteket i Krylbo på grund av ombyggnation. Jonas Pettersson, ansvarig för fritidsgårdar, informerar om aktiviteter på fritidsgårdar och hur grupperna fungerar. Jonas berättade hur verksamheten ska se ut på Qlturhuset efter beslut om förändring av åldersgrupper och det ges möjlighet till frågor. Bengt Albertsson, resultatenhetschef grundskola, informerar kring vad som händer med modulen vid skogsbo och hur planerna ser ut för Klockarskolan. Det kommer att göras vissa justeringar. Projektering påbörjas för idrottshallen i Skogsbo under hösten. Eva Södergård, resultatenhetschef kost, rapporterar om ombyggnation av kök vid Älvnäs. Bildningsstyrelsens beslut - Bildningsstyrelsen godkänner rapporterna.

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 7 44 Ekonomisk rapport samt årsprognos Dnr Bs 2018-000266 042 Ekonomi Bildningsstyrelsen har efter april ett läge på -2 780 tkr varav: Övergripande verksamheter Kultur & Fritid Utbildning & Arbetsmarknad Förskola Grundskola Kost 391 tkr 66 tkr -269 tkr 426 tkr -3 145 tkr -249 tkr Ekonomiskt läge Bildningsstyrelsen har inte en budget i balans vilket innebär att både besparingsplaner och åtgärdsplaner tagits fram. Åtgärdsplanen redovisas nedan. Övergripande verksamheter samt styrelse: 1 391 tkr. På grund av det ekonomiska läge styrelsen befinner sig i är förvaltningschefens buffert låst och beräknas användas för att täcka underskott framförallt grundskolans verksamhet. Övergripande verksamhet räknar med ett överskott på 2 100 tkr vid årets slut. Resultatenhet Kultur & Fritid: 66 tkr, Kultur Fritid räknar med resultat på 0 tkr vid årets slut. Prognosen förutsätter att besparings- och åtgärdsplaner får full effekt 2018. Utbildning och Arbetsmarknad visar ett underskott efter april med -269 tkr. Resultatet för gymnasieskolan beräknas bli 0 tkr vid årets slut. Överskottet genereras om besparings- och åtgärdsplaner får full effekt 2018. Resultatenhet Förskola har ett resultat efter april på 426 tkr. Överskottet beror på att genomförd avgiftskontroll av föräldraavgifterna beräknas generera ökade intäkter. Prognos 400 tkr. Kostverksamheten: -249 tkr, beräknar 0 tkr vid årets slut. Resultatenhet Grundskola har ett resultat på -3 145 tkr i redovisningen efter april månad. Underskottet beror på att tillräckliga medel saknas för elever i behov av särskilt stöd vilka ökat i samma takt som elevantalet. Antalet elever med resursbehov är mycket stort. Ekonomiskt är behovet över 10 miljoner kronor i dagsläget. Prognos -7000 tkr.

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 8 44 (forts) Årsprognos Bildningsstyrelsen prognostiserar, efter april ett underskott om -4 500 tkr vid årets slut om åtgärder inte vidtas. Stor osäkerhet råder dock kring prognosen då kriterierna för statsbidraget för en likvärdig skola ännu inte är klara. En besparings- och åtgärdsplan har tagits fram som redovisas nedan. Om åtgärder och besparingar får beräknad effekt räknar bildningsstyrelsen med ett underskott vid årets slut på -1 600 tkr. Då styrelsen går mot ett underskott, då en del åtgärder inte får effekt under 2018 kommer budgetgrupp initieras av ordförande. Investeringar Investeringar i Mål & Budget inre och yttre miljöer är beslutade och påbörjade. Personal Timanställda Antalet arbetade timmar för timanställda för perioden april17- mars18 är 107220 vilket är lägre än motsvarande period förra året. Övertid Antalet rapporterade övertidstimmar för perioden maj 17-april 18 var 4769, högre än motsvarande period förra året. Men längre än årets första månader. En utredning om övertiden är avslutad. Utredningen visar på vilka enheter övertid förekommer samt delvis varför den uppstår. Sjuktal Antalet sjukdagar per månad i mars var 2,4 varav korttidssjukskrivningar var 0,9. Högre än samma månad året före. En enhet ingår i ett pilotprojekt som handlar om att arbeta förebyggande för att undvika sjukdomar och därmed sjukfrånvaro. Bildningsstyrelsen beslut - Bildningsstyrelsen godkänner ekonomisk rapport samt årsprognos.

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 9 45 Ansökan om investeringsbudget för plangräsklippare Dnr Bs 2018-000243 829 Georgios Nielsen, enhetschef fritid ansöker om investeringsbudget för inköp av en plangräsklippare. Bedömningen är att planklippare måste bytas nu då man enligt intervallet borde bytt för 5 år sedan. Beredning - Bildningsstyrelsens arbetsutskott 25 april 2018 Arbetsutskottets förslag - Bildningsstyrelsen godkänner investeringsbudget för plangräsklippare. Bildningsstyrelsen beslut - Bildningsstyrelsen godkänner investeringsbudget för plangräsklippare.

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 10 46 Ansökan om investeringsbudget för utrustning till El- och Energiprogrammet Dnr Bs 2018-000240 612 Rolf Engman, rektor vid karlfeldtgymnasiet, ansöker om investeringsbudget för utrustning till el- och energiprogrammet. Beredning - Bildningsstyrelsens arbetsutskott 25 april 2018. Arbetsutskottets förslag - Bildningsstyrelsen godkänner investeringsbudget för utrustning till el och energiprogrammet. Bildningsstyrelsen beslut - Att godkänna investeringsbudget för utrustning till El- och Energiprogrammet.

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 11 47 Ändrad inriktning på verksamheten Blå villan och Qlturhuset Dnr Bs2018-000239 816 Ing-Marie Pettersson Jensen, resultatenhetschef kultur och fritid, anför följande: Kultur och fritid är ålagda besparingar för 2018 genom en minskad ram. En del av besparingarna måste tas från fritidsgårds- och ungdomsgårdsverksamheten. För att klara dessa besparingar måste verksamhetens inriktning i Blå villan och ungdomshuset Qlturhuset förändras. Förslaget innebär att fritidsgården i Blå villan läggs ner medan fritidsklubben blir kvar. Fritidsgårdsverksamheten utvidgas i Q och målgruppen för verksamhet snävas in till unga upp till och med 20 år. I övrigt blir verksamheten oförändrad. Förslaget innebär att antalet fritidsgårdar minskar med en, men kompenseras för Avestaungdomarnas del med att Qulturhuset ändrar inriktning. Personalen minskas och får generellt mindre möjlighet till att bedriva alla de aktiviteter som nu genomförs då tiden för planering och inköp minskar. Möjligheterna att bedriva sommar- och lovaktiviteter inom den ekonomiska ramen minskar, men kompenseras 2018 och som det ser ut nu även 2019 av statsbidrag. För ungdomar i åldersgruppen 20-25 år stängs verksamheten. Detta påverkar till stor del arbetslösa ungdomar varav en hel del nyanlända som främst använder Qlturhuset som träffpunkt men som också deltar i en del aktiviteter som genomförs där. Beredning - Bildningsstyrelsen arbetsutskott 25 april Arbetsutskottets förslag - Att fritidsgårdsverksamheten vid Blå villan stängs från och med den 1 augusti 2018. - Att Qlturhuset blir en fritidsgård och ungdomsgård för unga 13-20 år från och med den 1 augusti 2018. - Att verksamheten vid Qlturhuset avvecklas för ungdomar 21-25 år under hösten 2018.

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 12 47 (forts) Bildningsstyrelsen beslut - Att fritidsgårdsverksamheten vid Blå villan stängs från och med den 1 augusti 2018. - Att Qlturhuset blir en fritidsgård och ungdomsgård för unga 13-20 år från och med den 1 augusti 2018. - Att verksamheten vid Qlturhuset avvecklas för ungdomar 21-25 år under hösten 2018.

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 13 48 Ingen antagning till Estetiska programmet läsåret 2018/19 Dnr Bs2018-000246 612 Ulf Peterson, resultatenhetschef utbildnings och arbetsmarknad, anför följande: Det estetiska programmet har under en tid legat lågt i ansökningssiffror för sökande till Karlfeldtgymnasiet. Man har under den tiden hittat lösningar i verksamheten som varit rimliga ur både ekonomiskt och pedagogiskt perspektiv. Det estetiska programmet är ett av de program som minskat mest ur ett nationellt perspektiv mellan 2011 och 2015. Den allmänna elevminskningen i svensk gymnasieskola är under den tidsperioden 8%. Det estetiska programmet har minskat antalet elever, i Sveriges gymnasieskolor, med 31 % under samma period. Den minskningen visar sig alltså också på Karlfeldtgymnasiet. Här under redovisas hur många elever som sökt till programmet i år före omvalsperioden: Estetiska programmets inriktningar - Bild: 11 har sökt, 2 elever sökt i första hand och är behöriga, 1 behörig elev har sökt i 3:e hand, 8 är ej behöriga. Prognos: 2 elever. - Estetik och media: 8 elever har sökt, 5 elever är behöriga varav 2 sökt i första hand övriga behöriga har sökt i 2:a hand (1 elev) och 5:e hand (2 elever), övriga obehöriga har mycket låg meritpoäng. Prognos: 2 elever. - Musik: 6 elever har sökt, 4 elever behöriga varav 2 elever sökt i 1:a hand och 2 elever i 3:e hand. En behörig elev har aviserat omval till SA Prognos: 1-2 elever. Prognos programmet totalt: 5-6 elever läsåret 2018/2019. Beredning - Bildningsstyrelsens arbetsutskott 25 april 2018. Arbetsutskottets förslag - Att ingen antagning av elever görs till det Estetiska programmet 2018/19. Bildningsstyrelsens beslut - Att ingen antagning av elever görs till det Estetiska programmet 2018/19.

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 14 49 Val av ersättare till bildningsstyrelsens arbetsutskott Mikael Moen föreslås till ersättare efter Isa Susanne Kenving. Bildningsstyrelsens beslut - Mikael Moen (V) utses som ersättare i bildningsstyrelsen arbetsutskott 2018 efter Isa- Susanne Kenving (V).

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 15 50 Dataskyddsombud bildningsstyrelsen Dnr Bs 2018-000258 600 Björn Hansson, förvaltningschef anför följande: Bakgrund Kommunfullmäktige beslutade den 5 februari 2018, paragraf 9, att utse Hedemoras kommunjurist, Ann-Christine Östlund Bäckehag, till dataskyddsombud från och med 1 januari 2018 för Avesta kommuns kommunstyrelse, nämnder och kommunala bolag. SKL:s vägledning om dataskyddsombud Sveriges Kommuner och Landsting, SKL, har gett ut en vägledning för kommunernas arbete med nya dataskyddsförordningen som införs den 25 maj 2018. Där framgår det följande om utseende av dataskyddsombud: Kommuner, landsting och regioner och deras självständiga nämnder är myndigheter och måste utse dataskyddsombud. Det är varje självständig nämnd som är personuppgiftsansvarig för behandlingar inom sitt verksamhetsområde och som ansvarar för att utse ett ombud. Bestämmelsen omfattar även kommunalförbund och gemensamma nämnder. Även andra aktörer såsom privat, kommunala eller landstingsägda bolag vars verksamhet medför särskilt riskfyllda behandlingar ska utse ett dataskyddsombud. Enligt förordning (art. 37.1) är exempel på riskfylld behandling, regelbunden och systematisk övervakning av registrerade i stor skala eller omfattande behandling av känsliga personuppgifter.. SKL:s vägledning om kontaktpersoner Sedan tidigare har Avesta kommun utsedda kontaktpersoner för respektive nämnd/bolag till dåvarande personuppgiftsansvarige. SKL:s vägledning är följande för det fortsatta arbetet: En av de största förändringarna med de nya reglerna är att ombudets kontrollerande och rådgivande funktion för organisationen renodlas. Det innebär samtidigt att organisationen självständigt måste bedriva ett aktivt dataskyddsarbete som inte leds av dataskyddsombudet. Organisationens arbete ska följas upp av ombudet, men det är en rekommendation att varje organisation parallellt med dataskyddsombudet även utser någon i ledningsposition som har ett övergripande ansvar för genomförandet av det interna dataskyddsarbetet inom förvaltningen, antingen övergripande eller per nämnd.

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 16 50 (forts) Konsekvenser för Avesta kommun SKL:s vägledning innebär att kommunstyrelsen, omsorgsstyrelsen, bildningsstyrelsen, Västmanland-Dalarna miljö- och byggnadsnämnd, valnämnden, Gamla Byn AB/Avesta Industristad AB och Avesta Vatten och Avfall AB måste ta egna självständiga beslut om att i god tid innan den 25 maj 2018 utse Ann-Christine Östlund Bäckehag, till dataskyddsombud. Hon ska nämligen senast detta datum meddela Dataskyddsinspektionen Justerat beslut kommuniceras till kommunsekreterare, Anders Kilström, före den 25 maj 2018. Förslag till beslut - att bildningsstyrelsen utser Hedemora kommuns kommunjurist, Ann-Christine Östlund Bäckehag, till dataskyddsombud för bildningsstyrelsens verksamhet från och med den 25 maj 2018 Bildningsstyrelsen beslut - att bildningsstyrelsen utser Hedemora kommuns kommunjurist, Ann-Christine Östlund Bäckehag, till dataskyddsombud för bildningsstyrelsens verksamhet från och med den 25 maj 2018

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 17 51 Delgivningar 1. Kommunfullmäktige 2018-04-23 55, Årsredovisning Avesta kommun 2017 inkl koncernen. 2. Kommunfullmäktige 2018-04-25 63, Redovisning av remitterade motioner och medborgarförslag vars beredning inte slutförts. 3. Kommunfullmäktige 2018-04-23 58, Fyllnadsval efter Thomas Hedberg (V) t o m 2018. Bildningsstyrelsen beslut - Bildningsstyrelsen har tagit del av delgivningar.

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 18 52 Redovisning av delegationsbeslut 1. Nr 12-16 /2018 Enhetschef Fritid Bildningsstyrelsens beslut - Bildningsstyrelsen har tagit del av redovisningen av delegationsbeslut.

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 19 53 Rapporter Mikael Westberg informerar om beslutade goodwillmedel. - En välgörenhetsgala i Avesta parken skall anordnas av Solveig Hagelin. - Jubileum för Sportparken 4 år. - Konsert med körer från Kuusamo och Avesta vid kulturskolans orkestersal.

Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 20 54 Övriga frågor Maria Andersson informerar om lördagens jubileum av sportparken 4 år. Mikael Westberg informerar om ändrad tid för nästa styrelsemöte 13 juni i Verket som startar med fika 12:15, därefter guidad visning av Avesta Art.