Tieto Forum - 360 dagar Digitaliseringsresan Daniel Brandell, digitaliseringsstrateg Tieto Sweden daniel.brandell@tieto.com
Digitaliseringsresan Digitalisering vad innebär det? Digitaliseringens nytta Hur får man fart på digitaliseringsresan? 2
Digitalisering vad innebär det? Digital utveckling Användarnas och myndigheternas digitala mognad
Fram till år 2007 fanns det fler stjärnor i universum än lagrade informationsbitar på jorden Public
Digitalisering flera resor Datoriseringsresan Stordatorer Minidatorer Persondatorer Informationsresan (Digitalisering version 1) Text Ljud Bild Mobildatorer Nätverksresan Datorer Information Människor Sensorer Datorer finns överallt All information kan lagras digitalt och kopieras nästan gratis Allt kan kommunicera digitalt Behövs människan? Automatiseringsresan Algoritmer Program System... Medveten IT? Singulariteten? 1970 1980 1990 2000 2010 2020 2030 5
Fler digitaliseringsresor Tur och retur 6
Vår egen digitala mognad 7
Digitala livsstilar Påverkaren Informationalisten Kommunikatören Funktionalisten Nätverkaren 8
Myndigheters och kommuners digitala mognad Effektivisering Ökad servicenivå Bättre beslut Nya uppdrag Automatisering av interna processer Integration mellan myndigheter Självbetjäning Ökad återkoppling Snabbare handläggning Snabbare uppföljning Ökade insikter Myndigheter får nya åtaganden 9
Myndigheter och kommuners digitala mognad Sverige 5:a 2014 7:a 2015 8:e 2016 https://digital-agenda-data.eu 10
Digitaliseringens nytta De strategiska målen inom offentlig sektor Den digitala teknikens inneboende värden Utmaningar och möjligheter
De strategiska målen Regeringens styrdokument Med medborgaren i centrum (2012) Regeringens strategi för en digitalt samverkande statsförvaltning. Digital först (2014) Regeringens avsiktsförklaring för digital förnyelse av det offentliga Sverige tillsammans med Sveriges Kommuner och Landsting. Digital agenda för Sverige (2011) 12
Digitaliseringens strategiska mål Samhällets förväntade värden från myndigheter Delaktiga Enhetliga Tillförlitliga Effektiva Har ett värde i rätt sammanhang Tillgänglighet Enkelhet Kvalitet Kostnadseffektivt Aktiviteter som skapar värde Gör det lätt att hitta och använda information och tjänster Utgå från användarnas behov Använd gemensamma standarder Underlätta innovation Involvera externa aktörer Automatisera verksamhetsprocesser Digitala instrument som används för att skapa värde Digital Information Digitala Tjänster Digital Infrastruktur Digitala Kanaler 13
Utmaning: Digitalisering utan hästhuvud, som dessutom är hållbar Innovation anno 1899 (Uriah Smith) La Jamais Contente Nådde 100 km/h 1899 Thanksgiving Day 23/11 2016, Los Angeles 14
Utmaningar för den offentliga digitala resan Förstå livshändelser och hela processer o o Behovsdriven utveckling, se helheten och inte bara enskilda e-tjänster Användaren i centrum tillgänglighet, involvera, nya sätt att interagera på Samverkan o o Inom myndigheten eller kommunen Med andra myndigheter eller externa aktörer Hantera förändringar o o Förändringsledning Agera rörligt och nytänkande Nyttorealisering o Vad ger nytta? Hur följer vi upp effekt? 15
Fler utmaningar och möjligheter Särskilda utmaningar Ökad användning kan leda till ökade kostnader Ökad effektivitet kan leda till sämre kvalitet Win-win - Lågt hängande frukter? Ökad grad av självservice ökar servicegraden och minskar det interna arbetsbehovet Hitta processer vars inre effektivitet inte påverkar kvaliteten negativt 16
Att få fart på digitaliseringsresan Hållbara förändringar Behovsdrivna förändringar Från strategi till handling
Behovsdriven förändring Agil förändring Hållbar förändring Förvaltning med ständiga förbättringar Ny teknik Billigare teknik Mer användbar teknik Tidiga brukare Innovation Samarbete Rörlighet Ny verksamhet Nya produkter/tjänster Nya uppdrag Mainstreamanvändare Automatisering Skalbarhet Optimering Kärnverksamhet Eftersläntrare Arv Utveckling Konsolidering 18
Behovsdriven förändring Behov Förstå intressenternas förväntningar Ny kontext (Varför digitalisering?) Förmåga Definiera den digitala förmågan som behövs för att möta förväntan Önskad digital position (Vad innebär det för oss?) Möjliggörare Hantera möjliggörare för att realisera förmågan Handlingsplan (Hur når vi dit, riktning och hastighet) 19
Från strategi till handling Digital vision Verksamhetens framtida digitala förmåga och position illustreras i en strategisk karta Digital handlingsplan Strategiska fokusområden med milstolpar Konsekvensanalys Styrande principer för samordning av strategin M1 Milstolpenamn Övergripande beskrivning (bakgrund och syfte) Varför existerar denna milstolpe? Sponsor: Leveransdatum Resultat och leveranskriterier Vad kommer att levereras från milstolpen IT-lösningar, processer, Vilka kvalitets- och leveranskriterier fastställer när milstolpen är klar? Konsekvenser Vilka effekter kommer att realiseras från milstolpen? Vilken påverkan kommer milstolpen att ge/ha på Verksamhetens intressenter Arbetssätt och processer Nuvarande organisation och kompetenser IT-system Kostnader Tidsplan och resurser Övergripande aktivitetsplan och resursestimat Aktivitet 1 - resursbehov Aktivitet A Aktivitet B Aktivitet C Aktivitet D Aktivitet E Beroenden Projektinvesteringar Livscykelkostnader Vilka beroenden har milstolpen till andra milstolpar, osäkerheter 20
Organisationens önskvärda digitala position och väg framåt 2015 2016 2017 2018 2019 Utveckla ledarskap och medarbetarskap för digital utveckling Implementerad portföljstyrning Morgondagens ledare och org. Digital inspektör Digitalt forum Intelligenta ärenden Automatiserade ärenden Modell för informationsstyrning Ett alltid tillgängligt myndighet i dialog och samverkan Information, vår viktiga resurs Digitala ärendeprocesser 21
Verktyg för att realisera den digitala handlingsplanen M1 Milstolpenamn Övergripande beskrivning (bakgrund och syfte) Varför existerar denna milstolpe? Sponsor: Leveransdatum Resultat och leveranskriterier Vad kommer att levereras från milstolpen IT-lösningar, processer, Vilka kvalitets- och leveranskriterier fastställer när milstolpen är klar? Konsekvenser Vilka effekter kommer att realiseras från milstolpen? Vilken påverkan kommer milstolpen att ge/ha på Verksamhetens intressenter Arbetssätt och processer Nuvarande organisation och kompetenser IT-system Projektinvesteringar Kostnader Livscykelkostnader Tidsplan och resurser Övergripande aktivitetsplan och resursestimat Aktivitet 1 - resursbehov Aktivitet A Aktivitet B Aktivitet C Beroenden Aktivitet D Aktivitet E Vilka beroenden har milstolpen till andra milstolpar, osäkerheter 22
Uthållig förändringsmodell Förbered Genomför Förstärk Definiera förändringsstrategin Förbered förändringen Definiera och säkerställ ledarskapet i organisationen Ta fram förändringsplan Genomför aktiviteter Samla in och analysera feedback Identifiera gap & hantera motstånd Genomför aktiviteter för att förbättra 23
Till sist... Digitaliseringsresan några punkter att ta med... Digitaliseringen drivs av flera pågående teknikresor Som individer har vi till stor del digitaliserat vår vardag men i olika omfattning och på skilda sätt Digitaliseringen skapar möjligheter men också förväntan på förändringar inom offentlig förvaltning Förändringarna måste ledas och styras utifrån verksamhetens och dess intressenters behov Digitaliserade processer kräver ökad samverkan mellan myndigheter mfl aktörer 24
Daniel Brandell Tieto daniel.brandell@tieto.com