Koncernkontoret Koncernstab-HR

Koncernkontoret Koncernstab-HR Therese Lindholm Arbetsrättsjurist Therese.gotberg@skane.se RIKTLINJER Datum 2017-11-27 Dnr 1703937 1 (13) Riktlinjer för personalomställning Innehållsförteckning 1 Inledning... 3 2 Bakgrund... 3 3 Personalomställning - definition och ansvar... 3 3.1 Definition... 3 3.2 Ansvar m.m... 3 4 Anställningstrygghet... 4 5 Förändring av verksamhet... 4 5.1 Samverkan... 4 5.2 Riskbedömning enligt arbetsmiljölagen... 5 5.3 Personalomställningsplan... 5 6 Hantering av övertalighet... 6 6.1 Förflyttning... 6 6.2 Administrativ rutin vid övertalighet... 7 6.3 Omplacering... 7 6.4 Lediga anställningar... 8 7 Förtydligande av olika delar i personalomställningsplanen... 8 7.1 Begränsningar i rätten att anställa... 8 7.2 Tidig lokal omställning... 8 7.3 Avgångsvederlag... 9 7.4 Särskild avtalspension (SAP)... 9 8 Stimulansåtgärder... 9 8.1 Coachning... 9 8.2 Reseersättning och restid... 10 8.3 Frivillig personalrörlighet... 10 Postadress: 291 89 Kristianstad Organisationsnummer: 23 21 00-0255 Telefon (växel): 044-309 30 00 Fax: 044-309 32 98 Internet: skane.se

2 (13) 8.4 Omställningsavtal (KOM-KL)... 10 9 Hantering vid uppsägning på grund av arbetsbrist... 11 10 Upphandling... 12 11 Verksamhetsövergång 6 b LAS... 12 12 Övriga dokument av betydelse... 13

3 (13) 1 Inledning Syftet med denna riktlinje är att klargöra gällande rättigheter och skyldigheter, beskriva personalpolitiska principer, åtgärder och verktyg som finns för personalomställningsarbetet. Såväl arbetsrättsliga utgångspunkter som tänkbara individuella lösningar finns beskrivna. Riktlinjen ska vara till stöd vid omställningsarbete. Personalomställning i ska så långt möjligt bygga på åtgärder som harmonierar med det långsiktiga målet att utveckla till en attraktiv och utvecklande arbetsplats som erbjuder meningsfulla, spännande och utvecklande arbeten. Medarbetarna ska mötas med respekt och vara delaktiga i det ständiga förändringsarbetet. 2 Bakgrund När bildades togs gemensamma riktlinjer för personalomställning fram hos de tidigare huvudmännen. Sedan dess har riktlinjerna reviderats år 1999, 2003 och 2012. År 2017 har bland annat reglerna om företrädesrätt och turordning i Allmänna Bestämmelser ( AB ) 17 ändrats. Förändringarna gäller från och med 1 januari 2017 för samtliga anställda med undantag för läkare där förändringarna gäller från och med den 1 juni 2017. Vidare har ändringar och tillägg skett i Omställningsavtalet (KOM-KL) på så sätt att det har tillförts två nya bilagor om tidig lokal omställning (TLO-KL). De överenskomna ändringarna ska tillämpas under en försöksperiod på 3 år, 2017-2019. Det är därför åter dags att uppdatera de personalpolitiska riktlinjerna för personalomställning. 3 Personalomställning - definition och ansvar 3.1 Definition Med personalomställning avses de åtgärder som vidtas för att anpassa antalet medarbetare samt deras kompetens till verksamhetens behov till exempel genom stadigvarande förflyttning enligt AB 6, omplacering eller minskning av antalet medarbetare. 3.2 Ansvar m.m. Ansvaret för det operativa personalomställningsarbetet ligger inom respektive berörd förvaltning och följer linjeansvaret. I ett helhetsperspektiv är Region Skåne en organisation och en arbetsgivare varför samarbete måste ske mellan förvaltningarna.

4 (13) HR-funktionen inom respektive förvaltning utgör en viktig resurs i arbetet. Ett nära samarbete mellan HR, chefer och berörda medarbetare är nödvändigt för att omställningen ska kunna genomföras på bästa sätt. Beslut fattade enligt dessa riktlinjer utgör verkställighet. 4 Anställningstrygghet Vid övertalighet ska agera med verksamhetens bästa för ögonen och försöka finna möjligheter för övertalig personal på en arbetsplats att få nya arbetsuppgifter på en annan arbetsplats inom. Åtgärder av avvecklings- eller omställningskaraktär ska så långt som möjligt bygga på medarbetarnas egna idéer och ha kompetensutvecklingsinriktning eller annan utvecklingskaraktär. Som framgår ovan är, i ett helhetsperspektiv, en organisation och en arbetsgivare. Det innebär att när övertalighet uppstår eller verksamheten förändras måste medarbetare vara flexibla och beredda att byta arbetsuppgifter och/eller arbetsplats. Utgångspunkten är att det är den medarbetare som är direkt berörd av förändringen, t ex vars arbetsuppgifter försvinner, som blir föremål för personalomställningsåtgärder. I samband med en övertalighetssituation ska en plan för personalomställningen tas fram, se punkten 5.3 nedan. 5 Förändring av verksamhet 5.1 Samverkan Inflytande och delaktighet för alla medarbetare ska genomsyra det personalpolitiska arbetet. En förutsättning för engagemang och delaktighet är tillit till och dialog med medarbetarna. Det är därför en självklarhet för s ledning och chefer på alla nivåer att genomföra samverkan med personal och fackliga organisationer kring allt förändringsarbete. Då tillförs processerna ett mervärde som resulterar i bättre förutsättningar för förändringarnas genomförande, för verksamheten och för organisationen. Ett modernt ledarskap präglas av ansvarstagande och engagemang i samverkansfrågor. Ett trovärdigt beteende hos chefer och ledare på alla nivåer i vår organisation är att ge tydliga förutsättningar och tydlig information till medarbetare

5 (13) och fackliga organisationer om förestående förändringar. Initiativ till dessa kontakter och diskussioner ska tas av arbetsgivaren i ett tidigt skede. Behandling av organisationsförändring i samverkansgrupp ersätter förhandling/-ar enligt 11 MBL. Om samverkansavtal inte föreligger måste förhandling enligt 11 lagen om medbestämmande i arbetslivet, fortsättningsvis MBL (och eventuellt 14 MBL) genomföras med de fackliga organisationer som har kollektivavtal med arbetsgivaren angående organisationsförändringen. 5.2 Riskbedömning enligt arbetsmiljölagen Av 8 arbetsmiljöverkets föreskrifter (AFS 2001:1) om systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) framgår att när ändringar i verksamheten planeras, ska arbetsgivaren bedöma om ändringarna medför risker för ohälsa eller olycksfall som kan behöva åtgärdas. Vid neddragning av personal ska konsekvensanalysen i huvudsak omfatta hur neddragningen med hänsyn till risken för ohälsa påverkar kvarvarande personal i fråga om arbetsmängd och arbetsuppgifternas innehåll. Skyddsombud ska ges möjlighet att medverka när riskbedömning och handlingsplan görs. Förekommande riskbedömningar ingår i samverkan och samverkanssystemet ger möjlighet att anpassa samverkan för att hitta ändamålsenliga arbetsformer, t.ex. kan särskilda arbetsgrupper skapas. 5.3 Personalomställningsplan I samband med en övertalighetssituation ska en personalomställningsplan tas fram. I en övertalighetssituation är det viktigt att ha en plan för hanteringen så att behovet av kompetensförsörjning på kort och lång sikt beaktas. Personalomställningsplanen ska ange övergripande principer för personalomställningsarbetet, vilka ekonomiska och personella stödresurser som kan bli aktuella, arbetsmiljöåtgärder samt plan för information och samverkan under omställningsprocessen. Det ska också framgå inom vilken tid åtgärderna ska vara genomförda och avslutade. Det är viktigt att arbetet genomförs med tydlighet, kvalitet och snabbhet. Ovisshet är till nackdel både för verksamheten och för den enskilde medarbetaren. Omställningsplanen ska sedan hållas aktuell, följas upp och vid behov revideras. Om en övertalighetssituation i det enskilda fallet rör ett fåtal medarbetare där förflyttningsmöjligheter eller andra lösningar finns behöver någon skriftlig personalomställningsplan inte tas fram; dock ska arbetsgivaren ha en plan för hantering av övertaligheten. I personalomställningsplanen ska följande frågor analyseras:

6 (13) Kan övertaligheten lösas med naturlig avgång (beslut om begränsningar i rätten att anställa, avslut av tidsbegränsade anställningar, ålderspensionering)? Hur bedöms förutsättningarna för stadigvarande förflyttning enligt AB 6 inom i första hand verksamheten, i andra hand förvaltningen och i tredje hand inom? Kan övertaligheten lösas genom tidig lokal omställning enligt Region Skånes handlingsplan för TLO-KL? Hur bedöms förutsättningarna för omplacering enligt LAS för övertaliga medarbetare? Kan övertaligheten lösas med tidiga omställningsåtgärder (särskild avtalspension, kompetensutveckling, avgångsvederlag)? Bedöms övertaligheten bli såpass omfattande och permanent att uppsägningar p.g.a. arbetsbrist kommer att behöva tillgripas? - Fastställ turordning och undersök möjligheter att tillämpa KOM-KL 3 b. Om det bedöms bli aktuellt med uppsägning på grund av arbetsbrist: Planera in informationsträffar med Omställningsfonden. Fonden kan komma ut och informera chefer och medarbetare om omställningsavtalet och det aktiva omställningsarbetet. Planera för att ställa om verksamheten snabbt så att berörda medarbetare så långt möjligt kan delta i aktivt omställningsarbete under uppsägningstiden. Detta underlättar omställningsarbetet och medför också minskade kostnader för. Uppfyll gällande lag- och avtalskrav vid uppsägning på grund av arbetsbrist. Flera av dessa frågor behandlas vidare i punkten 6 och 7 nedan. 6 Hantering av övertalighet Övertalighetsfrågor hanteras i första hand av den egna verksamheten, i andra hand inom den egna förvaltningen där övertaligheten finns och i tredje hand inom. 6.1 Förflyttning Av AB framgår att arbetsgivaren har rätt att förflytta medarbetare. Förflyttning enligt AB kan endast ske inom ramen för anställningsavtalet. Om det finns medarbetare som önskar förflyttning, och detta är i enlighet med arbetsgivarens behov, ska detta alternativ övervägas i första hand. Om medarbetaren motsätter sig stadigvarande förflyttning måste det föreligga vägande skäl. En organisationsförändring är i allmänhet sådant vägande skäl. Eftersom förflyttningen sker inom ramen för anställningsavtalet kan arbetsuppgifter och arbetsvillkor inte skilja sig alltför mycket från innehållet i

7 (13) anställningsavtalet. Det anses dock rimligt att arbetsuppgifterna fortlöpande förändras om förändringarna har ett naturligt samband med hur verksamheten utvecklas. Förflyttning av enskild medarbetare ska förhandlas enligt 11 MBL. Det är viktigt att inte förväxla detta förfarande med omplacering enligt 7 lagen om anställningsskydd, fortsättningsvis LAS. En omplacering enligt LAS behöver inte, till skillnad från förflyttning enligt AB, falla inom ramen för anställningsavtalet. 6.2 Administrativ rutin vid övertalighet Övertalighet hanteras i första hand av den egna verksamheten eller förvaltningen. Vid eventuella beslut om att begränsa rätten att anställa eller vid övertalighet som inte går att lösa inom förvaltningen har en särskild administrativ rutin skapats. Rutinen kan utifrån förvaltningens bedömning - komma att användas dels vid övertalighet för frivillig personalrörlighet dels för behovet att se utanför förvaltningsgränserna och tillvarata kompetens vid övertalighet. Den administrativa rutinen vid övertalighet ersätter inte omplaceringsskyldigheten enligt LAS utan kan utgöra ett komplement i steget innan omplacering enligt LAS blir aktuell. Vid omplacering enligt LAS finns en särskild omplaceringsrutin. I de fall det är fråga om uppgifter som flyttas från en förvaltning till en annan ska övertaligheten försöka lösas genom samarbete mellan avlämnande och mottagande förvaltning. 6.3 Omplacering Saknas möjlighet till förflyttning av medarbetare ska det, innan uppsägning sker, alltid först prövas om det finns möjlighet att omplacera de berörda medarbetarna till annat arbete inom. Om det finns möjlighet till att undvika uppsägning föreligger inte saklig grund för uppsägning (7 st 2 LAS). Förutsättningarna för denna lagstadgade omplaceringsskyldighet är dels att det finns en ledig befattning, dels att medarbetaren har kvalifikationer för att klara det nya arbetet. Det är först när omplaceringsmöjligheter saknas som man har en arbetsbristsituation enligt 7 LAS och går vidare till och turordnar enligt 22 LAS. Denna princip har slagits fast i AD 2009:50. Omplaceringsskyldigheten innebär inte någon skyldighet att inrätta en ny tjänst. Den innebär i princip inte heller någon rätt för medarbetaren att behålla samma anställningsvillkor, t ex lön som tidigare. Omplacering förutsätts kunna ske utan att någon annan medarbetare friställs och utan att någon ny tjänst tillskapas.

8 (13) I samband med omplacering av medarbetare är det viktigt att varje enskild individs kompetens klarläggs. Detta både för att öka möjligheterna till omplacering och för att varje medarbetare ska ha rätt kompetens för arbetsuppgifterna. Om samtliga medarbetare får skäligt erbjudande om ny tjänst behöver inte turordning genomföras. Istället sägs de medarbetare upp som inte accepterar erbjudandet. Uppsägningsgrunden är arbetsbrist. Det är viktigt att det görs helt klart för medarbetaren att uppsägning kan ske om erbjudandet inte antas. En medarbetare som sägs upp på grund av arbetsbrist i detta skede får inte företrädesrätt. En förutsättning är att medarbetaren fått ett skäligt erbjudande om omplacering vilket får avgöras från fall till fall. Se gällande omplaceringsrutin med tillhörande dokument. För det fall samtliga övertaliga medarbetare inte får skäliga omplaceringserbjudanden måste turordning ske. Vid omplacering till en annan anställning utanför anställningsavtalet och då överenskommelser träffats om lägre lön än tidigare ska ett tillägg utges till medarbetaren. Tillägget utgörs av mellanskillnaden mellan den gamla och den nya lönen under tolv månader. Tillägget ska därefter minskas under de kommande tolv månaderna. Bestämmelsen finns intagen i kollektivavtalet HÖK, centrala och lokala protokollsanteckningar. Vid stadigvarande förflyttning tillämpas inte denna reglering. 6.4 Lediga anställningar Av s rekryteringsprocess framgår när annonsering ska ske av ledig tjänst. s utannonserade tjänster är ett sätt för förvaltningarna att få tillgång till information om vilka förflyttnings- och omplaceringsmöjligheter som finns. Se vidare gällande omplaceringsrutin med tillhörande dokument. Notera att vad gäller omplacering enligt LAS samt förflyttning enligt AB 6 är en organisation och en arbetsgivare. 7 Förtydligande av olika delar i personalomställningsplanen 7.1 Begränsningar i rätten att anställa Med hänsyn tagen till storlek av övertaligheten, vilka yrkesgrupper och vilka geografiska områden och förvaltningar som berörs av problemen, kan beslut innebärande begränsningar av rätten att anställa fattas. 7.2 Tidig lokal omställning Undersök möjligheterna till tidig lokal omställning enligt s handlingsplan för TLO-KL.

9 (13) 7.3 Avgångsvederlag Om övertalighet har uppstått inom en verksamhet kan förvaltningen besluta om avgångsvederlag för högst det antal månader som motsvarar uppsägningstiden från arbetsgivarens sida. Vid övertalighet kan förvaltningen besluta om avgångsvederlag som uppgår till högst det antal månader som motsvarar uppsägningstiden vid uppsägning från arbetsgivarens sida. När medarbetaren uppfyller kvalifikationskraven i omställningsavtalet ska överenskommelser som innebär att anställningen avslutas normalt träffas på ett sådant sätt att omställningsavtalet gäller, vilket innebär att förutsättningarna i 3 mom. 1 b) KOM-KL eller TLO-KL måste vara uppfyllda. Överenskommelser som inte uppfyller kraven i 3 mom. 1 b) KOM-KL eller för tidig lokal omställning ska användas med försiktighet. 7.4 Särskild avtalspension (SAP) Vilka regler som gäller vid särskild avtalspension framgår av gällande kollektivavtal, riktlinjer för särskild avtalspension i 1 samt vid var tid gällande vägledning för pensionshanering i 2. För medarbetare som fyllt 61 år finns även överenskommelsen om särskild ersättning till äldre arbetstagare som kan bli aktuell istället för SAP (se mer angående detta under punkten 8.4 nedan). 8 Stimulansåtgärder 8.1 Coachning Medarbetare som definierats som övertaliga och som inte väntas få fortsatt anställning på förvaltningen, men som kommer att ha kvar sin anställning i Region Skåne, kan erbjudas en extern eller intern personlig rådgivare. Tillgång till rådgivare avgörs utifrån individens behov och rådgivaren tillhandahålls av den förvaltning som har personalansvaret för den berörda medarbetaren. Arbetsgivaren ska upprätta en individuell handlingsplan tillsammans 1 Dnr RS/060128, RS-beslut 2006-05-23 23 2 Vidare finns regler om särskild avtalspension i vid var tid gällande Förhandlings- och arbetsordning för förhandlings- och avtalsfrågor inom personalområdet.

10 (13) med medarbetaren och rådgivaren. Medarbetare som inte kan få fortsatt anställning inom och som omfattas av omställningsavtalet, får rådgivare och individuell handlingsplan samt möjlighet till coachning genom Omställningsfonden. 8.2 Reseersättning och restid När en medarbetare i samband med övertalighet förflyttas enligt AB 6 eller omplaceras enligt LAS till annan ort kan han eller hon erbjudas reseersättning, som motsvarar kostnaden för det billigaste färdsättet under högst ett år. Väljer man att köra bil räcker ersättningen till högst sex månader. Medarbetare som förflyttas eller omplaceras till annan ort får använda högst 45 minuter av den dagliga arbetstiden för arbetsresor till och från arbetet under högst sex månader. Förutsättningar för tillämpning av ovanstående är följande: att antingen restiden eller sträckan mellan bostaden och den nya arbetsplatsen är längre än till den gamla; att den anställde inte på något annat sätt kommer i ett gynnsammare läge avseende arbetsresorna efter omplaceringen/förflyttningen. Reseersättningen är skattepliktig inkomst. 8.3 Frivillig personalrörlighet Frivillig personalrörlighet på den anställdes eget initiativ ska stimuleras inom personalkategorier där risk för övertalighet föreligger. Det innebär: att ledighet för att pröva annat arbete prövas välvilligt, att ersättning för resor till och från arbetet, motsvarande kostnaden för det billigaste och/eller lämpligaste färdsättet, ges under en begränsad tid om tjänstgöring sker på annan ort inom s organisation, att ledighet för utbildning med lön kan bli aktuell under en begränsad tid om utbildningen bedöms ge medarbetaren sådan kompetens att han eller hon kan få en ny befattning inom. 8.4 Omställningsavtal (KOM-KL) Aktivt omställningsarbete och ekonomiska förmåner För att stödja och underlätta för medarbetare i samband med omställning finns Omställningsavtalet KOM-KL som ger möjlighet till aktivt omställningsarbete och

11 (13) ekonomiska förmåner. Omställningsfonden ansvarar bl a för det aktiva omställningsarbetet. Omställningsavtalet gäller för tillsvidareanställd personal som uppfyller vissa kvalifikationskrav. Bl a krävs att medarbetaren haft en sammanhängande anställning med minst 40 procent sysselsättningsgrad sedan minst ett år vid uppsägningstidpunkten och sägs upp på grund av arbetsbrist, eller ingår i en fastställd turordning vid uppsägning på grund av arbetsbrist och avgår efter en överenskommelse med arbetsgivaren. Omställningsavtalet innehåller ett aktivt omställningsarbete som syftar till att stödja och hjälpa medarbetaren till ett nytt arbete genom att komplettera den allmänna arbetsmarknadspolitikens omställningsinsatser. Utöver det aktiva omställningsarbetet finns ekonomiska omställningsförmåner som ger medarbetaren en ekonomisk trygghet i omställningen, bl a särskild och kompletterande omställningsersättning. De ekonomiska förmånerna administreras av Omställningsfonden, men de faktiska kostnaderna betalas av. Särskild ersättning till äldre För tillsvidareanställd personal som sägs upp på grund av arbetsbrist och uppfyller vissa kvalifikationskrav, bl.a. att medarbetaren haft en sammanhängande anställning hos kommunal arbetsgivare sedan minst tio år och fyllt 61 år vid uppsägningstidpunkten finns ett avtal om särskild ersättning (Överenskommelse om Särskild ersättning till äldre arbetstagare som efter uppsägning är arbetslös och inte längre har rätt till ersättning från arbetslöshetsförsäkringen). Syftet med avtalet är att ge en ekonomisk trygghet om medarbetaren väljer att inte längre stå till arbetsmarknadens förfogande. En medarbetare som uppfyller kvalifikationskraven och som väljer att inte längre stå till arbetsmarknadens förfogande när alla ersättningsdagar i arbetslöshetsförsäkringen har förbrukats, eller skulle ha förbrukats om medarbetaren hade omfattats av försäkringen, har rätt till särskild ersättning. På samma sätt som för de ekonomiska omställningsförmånerna i omställningsavtalet administreras ersättningen till äldre av Omställningsfonden, men de faktiska kostnaderna betalas av. 9 Hantering vid uppsägning på grund av arbetsbrist Om det - efter bedömning av möjliga personalomställningsåtgärder - bedöms bli aktuellt med uppsägning på grund av arbetsbrist blir bestämmelserna i LAS och AB om turordning m.m. tillämpliga.

12 (13) 10 Upphandling När reglerna om offentlig upphandling så medger ska upphandlingsunderlag innehålla så långtgående krav på övertagande av personal som möjligt. Om regionen bedömer att en offentlig upphandling kan komma att medföra att en verksamhetsövergång äger rum, bör detta anges i förfrågningsunderlaget. För att anbudsgivare ska kunna lämna anbud under rätt förutsättningar, är det viktigt att de erinras om att 6 b LAS som reglerar verksamhetsövergång kan bli tillämplig. Anbudsgivare ska informeras om möjligheten att gå med i den arbetsgivarorganisation som är part i de landstingskommunala avtalen. En allmän utgångspunkt i samband med överlåtelse av verksamhet alternativt upphandling, är att bara tecknar avtal med entreprenörer som är kvalitativt och ekonomiskt seriösa och att de kan fullgöra åtaganden som betalning av löner, arbetsgivaravgifter, skatter och avgifter. 11 Verksamhetsövergång 6 b LAS Oavsett på vilket sätt en verksamhet överlåts från till annan part, behöver frågan om verksamhetsövergång enligt 6 b LAS prövas arbetsrättsligt. Se vid var tid gällande cirkulär från SKL, för närvarande cirkulär 15:11 med bilagor för ytterligare information om vilka regler som gäller i samband med övergång av verksamhet. Observera att en medarbetare som omfattats av en verksamhetsövergång enligt 6 b LAS och som har motsatt sig en övergång av anställningen till en ny arbetsgivare, trots att medarbetaren skäligen borde ha godtagit en övergång, inte omfattas av omställningsavtalet eller den särskilda ersättningen till äldre om han eller hon sägs upp på grund av arbetsbrist inom ett år från övergången. Lagstiftningen innehåller särskilda regler för övergång av personal i samband med verksamhetsövergång. I samband med bildandet av träffades särskilda överenskommelser om så kallad Skånetid.

13 (13) 12 Övriga dokument av betydelse Andra dokument som har betydelse för omställningsarbetet är bland andra nedanstående. Nedanstående dokument bedöms inte utgöra grund för politiskt ställningstagande utan är en del av den kommande verkställigheten med det undantag som framgår nedan. Administrativ rutin vid övertalighet Omplaceringsrutin Handlingsplan för tidig lokal omställning enligt TLO-KL Vägledning i samband med resor i tjänsten Vägledning för pensionshantering i Förhandlings- och arbetsordning i personalfrågor Överenskommelse om Skånetid Rutin vid uppsägning enligt BEA Regler i samband med uppsägning på grund av arbetsbrist Riktlinjer för särskild avtalspension i (antagen av Regionstyrelsen 2006-05-23, dnr RS/060128)