Ramar och kriterier Praktikantprogrammet 2017

Ramar och kriterier Praktikantprogrammet 2017 1 (11)

Praktikantprogrammet Ett program som möjliggör praktik för yngre personer Innehållsförteckning Praktikantprogrammet 2017... 3 Prioriterade områden för det svenska biståndet... 3 Länder och praktikperiod... 3 Organisationer som kan söka till programmet... 3 Direktförmedlande organisation... 3 Vidareförmedlande organisation... 4 Rekrytering av praktikanter... 4 Villkor för att få en praktikplats... 4 Villkor för sändande organisation... 4 Förberedelser och uppföljning... 5 Ekonomi och bidragsnivåer... 6 Bidrag för administration, seminarier och platsbesök... 7 Anvisningar för ansökan... 7 Samarbetsavtal / Letter of Intent... 7 Bedömning av ansökan... 8 Bedömningskriterier... 8 Giltighetskriterier direktförmedlande och vidareförmedlande organisationer... 8 Kvalitetskriterier ansökan 2017... 8 Besked om beslut... 9 Om ansökan beviljas... 9 Rapportering... 10 Ändringar och återbetalning... 10 2 (11)

Praktikantprogrammet 2017 Praktikantprogrammet är en del av det svenska biståndet och de som deltar i en praktik utgör en framtida resursbas av unga som förväntas kunna arbeta med globala frågor, både på hemmaplan och i internationella organisationer. Praktikanten förväntas få ett ökat intresse och ökad förståelse för utvecklingssamarbete och andra kulturer. Programmet bildar även en övergång mellan studier och arbetsliv genom att rusta praktikanten med nya erfarenheter och verktyg från en global kontext. Praktikantprogrammet lyder under Resultatstrategin för kapacitetsutveckling och utbyten 2014-2017 där det anges att Sida ska stödja program för yngre personer inom ramen för högskoleutbildning samt inom myndigheter, näringslivets och det civila samhällets organisationer. Erfarenheter från praktiken ska sedan återföras till biståndets aktörer i Sverige. Programmet ger därför unga mellan 20 och 30 år möjlighet till en praktikantplacering vid en organisation i ett låg- eller medelinkomstland. Prioriterade områden för det svenska biståndet Tre tematiska prioriteringar ska genomsyra det svenska biståndets inriktning och samtliga insatser ska relatera till dem. Prioriteringarna är demokrati och mänskliga rättigheter, miljö och klimat, samt jämställdhet och kvinnors roll i utvecklingen. Läs gärna mer på www.sida.se Länder och aktivitetsperiod Giltiga länder där praktiken får genomföras är de länder som finns med på OECD:s DAC-lista då ansökningsomgången öppnar. Aktivitetsperiod den period då projektet får uppbära kostnader: Datum för beviljande till sista möjliga rapporteringsdag, 15 oktober 2019. Praktikperiod den period då praktikanten ska genomföra sin praktik: Datum för beviljande till den 1 september 2019. Organisationer som kan söka till programmet Ni söker som antingen direktförmedlande eller vidareförmedlande organisation. Direktförmedlande organisation Sidas ramorganisationer och näringslivsorganisationer som är Sidas samarbetspartners inom det svenska utvecklingssamarbetet kan ansöka som direktförmedlande organisation. Som direktförmedlande organisation förmedlar ni själva praktikplaceringarna direkt till praktikanten, och söker därmed bidrag för praktikanterna för egen räkning. 3 (11)

Vidareförmedlande organisation Sidas ramorganisationer kan även söka som vidareförmedlande organisationer. Som ramorganisation kan ni söka praktikantschabloner som vidareförmedlas till andra organisationers räkning. Är ni inte en ramorganisation kan ni söka via den ramorganisation genom vilken ni söker andra Sida-finansierade projektbidrag. Det är då den aktuella ramorganisationen som sköter och administrerar ansökan till UHR. Den direktförmedlande och den vidareförmedlande organisationen är den som kommer att administrera bidraget från UHR och kallas i dessa fall för projektägare. Rekrytering av praktikanter Då syftet med programmet är att bredda den svenska resursbasen är er rekrytering av praktikanter av stor vikt. Resursbasen bör bestå av individer med olika kompetenser och med olika bakgrunder och detta ska beaktas i urvalet av ansökningar om en praktikplats. Blir er organisation beviljad medel ska ni verka för att nå olika målgrupper med information om praktik samt möjliga praktikantplaceringar. Den organisation som sänder ut praktikanterna, den sändande organisationen, ska upprätta rutiner för urvalet av praktikanter. Urvalsprocessen ska utföras på ett rättvist och transparent sätt och göras tillgänglig för alla parter som är involverade. Urvalsprocessen ska också vara fri från diskriminering. Urvalsprocessen ska även ske gemensamt med den organisation som tar emot praktikanten, här kallad den mottagande organisationen. Villkor för att få en praktikplats För att en praktikant ska få en praktikplats genom Praktikantprogrammet får praktikanten: inte tidigare ha deltagit i Praktikantprogrammet, fylla minst 20 år eller högst 30 år det år som praktikanten påbörjar sin praktikperiod, endast beviljas en praktikplats under förutsättning att praktikanten är svensk medborgare eller har permanent uppehållstillstånd i Sverige. Nordiska medborgare ska ha varit folkbokförda i Sverige under minst ett år vid tidpunkten för avresan, inte vara eller tidigare ha varit anställd av den projektägande eller sändande organisationen. Villkor för sändande organisation Den sändande organisationen ansvarar för att granska och kvalitetssäkra praktikantplaceringar. Praktikanten ska inte ersätta en ordinarie anställd utan lärandet ska stå i centrum och det är viktigt att praktikanten har en handledare under sin tid hos den mottagande organisationen. Praktikplatserna bör ha en tydlig koppling till utvecklingssamarbete och aktuella verksamhetsområden ska stödas av Sida. Praktikuppgifterna ska vara till nytta för 4 (11)

samtliga parter och ligga i linje med ordinarie verksamhet hos den mottagande organisationen. Sändande organisation ansvarar för: att ingen deltagaravgift eller andra utgifter med direkt koppling till praktikantplaceringen tas ut av praktikanter för att delta i programmet, att anordna praktikplats med placering under minst 20 veckor, varav minst 16 veckor hos den mottagande organisationen, att varje utsänd praktikant har en kontaktperson hos den sändande organisation som också ansvarar för att ge praktikanten ledning och stöd under hela praktikperioden, att den mottagande organisationen har kapacitet att ta emot en praktikant samt att de utser en handledare till praktikanten, att praktikanten inte ersätter lokal personal, att lärandet är fokus under praktikperioden, att intyg utfärdas till praktikanten efter avslutat praktikperiod. Inför varje praktikantplacering ska den sändande organisationen upprätta en dokumenterad plan i samråd med den mottagande organisationen. Planen ska innehålla: information om syfte och arbetsuppgifter samt intyg om att praktikanttjänstgöringen gäller för minst 16 veckor, en presentation av den mottagande organisationen som styrker att den har resurser att ta emot och handleda praktikanten, en plan för förberedelse, handledning, uppföljning samt en handlingsplan för riskoch krishantering. Sändande organisation ska även se till att praktikanten blir informerad om och accepterar de villkor och skyldigheter som ingår i överenskommelsen mellan sändande och mottagande organisation innan praktiken påbörjas. Förberedelser och uppföljning När urvalet av praktikanter har gjorts ska praktikanten gå en förberedelsekurs. Kursen bör innehålla en introduktion till: utvecklingssamarbete, den sändande och mottagande organisationen liksom presentation av handledare, planerade uppgifter under praktiken, kulturmöten, personlig hälsa och säkerhet, dokumentationsarbete, hur praktiken ska följas upp och utvärderas. Det är viktigt att varje sändande organisation noga förbereder sina praktikanter utifrån de förhållanden som gäller i respektive kontext. Sida Partnership Forum kan erbjuda kostnadsfria förberedelsekurser och återträffar för praktikanterna samt nätverksträffar 5 (11)

för handledare. Dessa är ett komplement till den sändande organisationens interna utbildning. Då praktiken hos den mottagande organisationen ska vara minst 16 veckor återstår 4 veckors praktik i Sverige. Hur dessa fördelas mellan tiden innan och efter praktikplaceringen avgör den sändande organisationen. När en praktikperiod avslutats ska efterarbete utföras hos den sändande organisationen. Erhållna kunskaper och erfarenheter ska återföras till aktörer i Sverige som kan ha nytta av dessa ur ett utvecklingssamarbetesperspektiv. Ekonomi och bidragsnivåer Bidraget beviljas i form av ett schablonbelopp på 89 600 SEK/praktikant, vilket motsvarar två prisbasbelopp. Bidraget ska användas för att täcka kostnader inom projektet. Ersättningsgilla kostnader är: Administrationskostnader hos projektägaren. Administrationskostnader är för- och efterarbete gällande praktikanterna, inklusive kostnader som inte är direkt relaterade till projektaktiviteterna men som uppstår för att hantera projektet (så som ekonomipersonal, ledning, juridisk stöd, IT, hyra och kontorsmaterial) och bidraget från UHR. Kostnader för revision av projektets slutrapportering ska också rymmas i bidraget och anges som administrationskostnader. Resekostnader I resekostnader ingår kostnader för försäkringar, material, resor till och från mottagarlandet sam inom landet, traktamente, vaccination och visum. Utrustning Om utrustning och varor köps in med finansiering från projektbudgeten ska dessa tillgångar kvarstå hos sändande organisation och får inte överlåtas till tredje part. För vidareförmedlande organisationer är det inte tillåtet att köpa in utrustning från projektets budget. Administrationskostnader hos den mottagande organisationen/ partnerorganisationen. För administrationskostnader hos den mottagande/sändande organisationen gäller samma som för projektägaren. Den del av bidraget som vidareförmedlas till mottagande organisation ska regleras genom ett avtal mellan Projektägaren och/eller den sändande/mottagande organisationen. UHR tillhandahåller mallen Avtal för vidareförmedling av medel som vi rekommenderar att ni använder. Mallen finns på svenska och engelska. 6 (11)

Avtalet med mottagande organisation och/eller den sändande organisationen ska undertecknas innan medel kan rekvireras och utbetalas från projektägaren. Bidrag för administration, seminarier och platsbesök Vidareförmedlande organisation har möjlighet att söka bidrag för att sköta administration, genomföra seminarier och platsbesök. Aktiviteterna är till för att administrera och kvalitetssäkra arbetet med Praktikantprogrammet genom samverkan med de sändande organisationerna. Bidrag för administration Administrationsbidraget baseras på: Ett fast belopp om 30 000 kronor per organisation som schabloner fördelas till, samt 3 procent av praktikantschablonen vilket motsvarar 2 670 kronor. Administrationsbidraget utgår till de projektägare som vidareförmedlar medel till minst tre sändande organisationer Bidrag för seminarier För att kunna söka bidrag till seminarier för de sändande organisationerna ska projektägaren vidareförmedla schabloner till minst tre sändande organisationer. Ett bidrag på 20 000 kronor per seminarium kan beviljas för högst två seminarier per ansökan. Bidrag för platsbesök För att kunna söka bidrag för platsbesök ska projektägaren vidareförmedla schabloner till minst tre sändande organisationer. Maxbeloppet är 30 000 kronor per vidareförmedlande organisation. Anvisningar för ansökan Ansökan öppnar 3 oktober och stänger kl. 12:00, den 27 oktober. Universitets- och högskolerådets allmänna villkor för bidrag inom Praktikantprogrammet ska godkännas av firmatecknare i samband med att ansökan skickas in. Länken till ansökningssystemet finns på vår hemsida Utbyten.se. I ansökan ska ni ange samtliga praktikantplaceringar och eventuella aktiviteter som ni ansöker om bidrag för. Samarbetsavtal/Letter of Intent Direktförmedlande organisationer ska bifoga ett Letter of Intent (LoI) från varje mottagande organisation till ansökan. Är samarbetsavtalet på annat språk än engelska eller svenska måste detta översättas innan det bifogas ansökan. Ett Letter of intent ska: 7 (11)

vara daterat, ange vilket projekt som samarbetet avser, ange den tid som praktikanterna kommer att vara hos den mottagande organisationen, ange hur många praktikanter som den mottagande organisationen kommer att ta emot, innehålla en kortare beskrivning av syftet med praktiken samt en arbetsbeskrivning, vara undertecknat av firmatecknare eller behörig företrädare för den mottagande organisationen. Bedömning av ansökan Bedömningen av inkomna ansökningar görs i två steg: Giltighet. Kvalitetsbedömning. Det är inte möjligt att skicka in kompletteringar till ansökan efter sista ansökningsdag. Bedömningskriterier Giltighetskriterier direktförmedlande och vidareförmedlande organisationer Ansökan har inkommit till UHR genom ansökningssystemet RAUK. Ansökan har inkommit till UHR senast sista ansökningsdag klockan 12:00. Sista ansökningsdag anges på utbyten.se Ansökan kommer från behörig organisation. Ansökan är komplett. För att ansökan ska vara komplett ska den uppfylla följande: Innehålla bifogat samarbetsavtal från de värd-/mottagande organisationer som finns med i ansökan. Vara från en behörig sökande, dvs vara från en av Sidas ramorganisationer eller en näringslivsorganisation som är Sidas samarbetspartner inom det svenska utvecklingssamarbetet. Ogiltig ansökan Ansökningar som inte uppfyller kriterierna för giltighet bedöms som ogiltiga och går inte vidare i bedömningsprocessen. Om en ansökan bedöms vara ogiltigt meddelas detta till kontaktpersonen samt firmatecknare. UHR:s beslut om bidrag kan inte överklagas enligt SFS 2012:811. Kvalitetskriterier ansökan 2017 Ansökan om bidrag inom Praktikantprogrammet bedöms utifrån följande: Direktförmedlande organisationer projektets relevans i förhållande till syfte och mål med programmet, projektets genomförbarhet och förmåga att uppnå förväntade resultat 8 (11)

- särskilt bedöms kvalitet på de planerade praktikantplaceringarna i förhållande till målen om att öka praktikantens engagemang, förmåga och kompetens att verka i globala sammanhang. sökande/sändande och mottagande organisations kapacitet att bedriva praktikantverksamhet - särskilt bedöms fullständigheten och kvaliteten på kapaciteten hos projektägaren och partnerorganisationen (sändande/ mottagande) avseende förankring, administration, kommunikation, rekrytering, förberedelser, handledning, uppföljningsrutiner samt riskmedvetenhet och riskhantering. Vidareförmedlande organisationer projektets relevans i förhållande till syfte och mål med programmet, projektets genomförbarhet och förmåga att uppnå förväntade resultat - särskilt bedöms kvalitet på de planerade aktiviteterna och kapaciteten att säkerställa praktikantplaceringar som bidrar till målen om att öka praktikantens engagemang, förmåga och kompetens att verka i globala sammanhang. sökande organisations kapacitet att säkerställa relevans för sändande organisationers praktikantverksamhet. - särskilt bedöms fullständigheten och kvaliteten på kapaciteten hos projektägaren och partnerorganisationerna (sändande) avseende förankring, administration, kommunikation, rekrytering, förberedelser, handledning, uppföljningsrutiner samt riskmedvetenhet och riskhantering. Besked om beslut Besked om beslut och tilldelning meddelas tidigast fyra veckor efter det att sista ansökningsdag har passerat. Inga förhandsbesked kommer att kunna ges. Om ansökan beviljas UHR skickar besked om beslut per e-post till kontaktperson/-er samt firmatecknare. I beslutsbrevet framgår beloppen på det bidrag som ni har beviljas. Beviljat bidrag betalas i ut till det plus- eller bankgironummer som har angetts i ansökan. Är ni en direktförmedlande organisation som beviljas bidrag ansvarar ni för att villkoren samt ramar och kriterier i Praktikantprogrammet efterföljs. Är ni en vidareförmedlande organisation är er roll att samordna arbetet gentemot de sändande organisationerna. Ni ska då: säkerställa att sändande organisationer följer Praktikantprogrammets ramar ansvara för ansöknings-, bedömnings-, urvals-, tilldelnings-, rapporterings- och återbetalningsprocesser gentemot sändande organisationer, ge individuellt projektstöd till sändande organisationer, på ett transparent sätt vidarebefordra aktuell information från UHR, genomföra kvalitetskontroller och uppföljning i Sverige och utomlands (vid behov) göra analyser och utveckla praktikantverksamheten för att nå högre måluppfyllelse inom programmet, om ni beviljats extramedel för seminarium: anordna seminarium/er för sändande organisationer kring aktuella frågor för att höja måluppfyllelsen inom programmet. 9 (11)

Rapportering En narrativ rapport och ekonomisk redogörelse med revisionsintyg ska vara UHR tillhanda senast den 15 oktober 2019. Slutrapporteringen sker online. Länken till rapportformuläret finns i ansökningssystemet för Praktikantprogrammet. Som projektägare ansvarar ni för att UHR:s deltagarenkät som finns i ansökningssystemet besvaras av respektive praktikant direkt efter avslutad praktikantplacering och att det samlade resultatet av enkäterna inkluderas i slutrapporten. Ekonomisk rapportering Svenska nationella redovisnings- och skatteregler ska följas. Endast kostnader avseende aktiviteter som inträffat under den avtalade aktivitetsperioden får tas med i den ekonomiska redovisningen. Rapporterade kostnader ska kunna härledas i bokföringen och vara dokumenterad så att det möjliggör uppföljning och revision. Originalkvitton, verifikationer och bokföring ska sparas i 5 år. Slutrapporten ska godkännas av firmatecknare eller motsvarande för projektägaren. Revision Projektägaren är ansvarig för att slutrapporteringen granskas av en oberoende auktoriserad revisor i enlighet med Internationell revisionsstandard (ISA), utfärdad av International Federation of Accountants (IFAC). Revisorn ska lämna en rapport i enlighet med ISA 800/805 om huruvida den ekonomiska rapporteringen, enligt revisorns uppfattning, i all väsentlighet, överensstämmer med den granskade organisationens redovisning och avtalad budget och UHR:s instruktion för rapportering. I revisionen ska det även ingå en granskning enligt särskild överenskommelse SNT 4400, som specificeras i Uppdragsbeskrivning för revision Praktikantprogrammet. Rapporten/intyget ska bifogas slutrapporten. I slutrapporten ska projektägaren redovisa hur mycket som har vidareförmedlats till andra parter. Projektägaren har ansvar att upprätta avtal med mottagande och sändande organisation där ekonomisk rapportering av vidareförmedlade medel regleras in enlighet med Praktikantprogrammets villkor samt ramar och kriterier. Eventuell kvarstående balans som utgör skillnaden mellan de till partnerorganisationen vidareförmedlade medlen och kostnaderna hos partnerorganisationen ska även det regleras i ett sådant avtal. Ändringar och återbetalning Väsentliga förändringar av projektet i förhållande till ansökan ska meddelas till UHR i förväg och godkännas skriftligen. Detta kan exempelvis vara förändrad tidsplan, förändringar i beslutad budget eller byte av sändande/mottagande organisation. 10 (11)

Endast ändringar som UHR bedömer inte påverkar projektets uppsatta syfte, mål och förväntade resultat kan komma att godkännas. Ej utnyttjade schabloner ska återbetalas till UHR. Medel som inte har utnyttjats, jämte ränta, ska återbetalas till UHR om summan överstiger 500 kronor. Återbetalning till UHR görs till bankgiro 955732-3. Ange projektets diarienummer, namnet på er organisation samt som referens 425 Praktikantprogrammet. Återbetalning ska endast ske på begäran av UHR efter bedömning av slutrapport. 11 (11)