2018-03-16 18-363 Sid 1 av 8 Handläggare: Sandra Bombas Till Titel: Chefsjurist Kommunstyrelsens arbetsutskott E-post: sandra.bombas@norrtalje.se Förslag till nya bestämmelser om ersättning till kommunala förtroendevalda i Norrtälje kommun från och med 2019, ERS 2019 Förslag till beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunfullmäktige besluta: Att anta kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till nya bestämmelser om ersättning till kommunala förtroendevalda i Norrtälje kommun från och med 2019 (ERS 2019). Att uppdra åt kommunstyrelsen att med utgångspunkt i den organisation som kommer att gälla från och med den 1 januari 2019 (efter valet) ta fram förslag på ersättningsnivåer i ERS 2019 i enlighet med principerna i ERS 2019. Att uppdra åt kommunstyrelsen att införa ett uppföljnings- och kontrollsystem i enlighet med principerna i val- och förtroendemannanämndens utredning. Sammanfattning av tjänsteutlåtandet Ärendet är fullständigt beskrivet i utredningen gällande nya ersättningsbestämmelser ERS 2019 (bilaga 2) Utredningen gjordes av val- och förtroendemannanämnden efter uppdrag från kommunfullmäktige att se över befintliga ersättningsbestämmelser. Den 10 oktober 2017 beslutade val- och förtroendemannanämnden om nya ersättningsbestämmelser i enlighet med utredningens förslag. I den politiska beredningen inför kommunstyrelsen har förslaget till beslut reviderats gällande differentierade arvoden för sammanträdesersättningar och grundarvoden. De nya ersättningsbestämmelserna anger endast principerna för framtagande av ersättningsnivåer till ERS 2019. Det ankommer på kommunstyrelsen att ta fram förslag på ersättningsnivåer i ERS 2019 utifrån den organisation som kommer att gälla från 1 januari 2019. I ERS 2019 föreslås ett par förändringar som kommer att medföra vissa generella kostnadsökningar (sett i 2017 års nivå och med 2017 års organisation som utgångspunkt) om inte andra poster i systemet samtidigt minskas i motsvarande mån, vilket inte föreslagits. Följande förändringar föreslås: Förändringar av restidsersättningen innebärande att en ytterligare nivå för restidsersättning införs (över 50 km) samt att restidsersättning införs för förrättningar (marginell kostnadsökning), se bilagd utredning avsnitt 6. En ny regel om ersättning till egenföretagare, se bilagd utredning kapitel 4. POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON TELEFAX E - POST Box 802, 761 28 Norrtälje Estunavägen 14 0176-710 00 0176-711 04 kontaktcenter@norrtalje.se norrtalje.se KONTAKTCENTER
2 (8) Höjning av ordföranden och vice ordföranden i revisionens arvoden från 10 % av kommunstyrelsens ordförandes arvode till 20 % av kommunstyrelsens ordförandes arvode. Detta skulle innebära en kostnadsökning om 93 600 kr/år exklusive sociala avgifter, se avsnitt 7.4. Nytt system för uppföljning och kontroll (kostnader inom ramen för ansvarig enhets löpande verksamhet), se bilagd utredning avsnitt 8. Bakgrund Norrtälje kommun har i dag ersättningsbestämmelser (ERS) som reglerar förtroendevaldas arvoden. Det har från politiskt håll framförts önskemål om att genomföra en översyn av dessa bestämmelser. Med anledning av detta fick val- och förtroendemannanämnden i uppdrag av kommunfullmäktige att revidera Norrtälje kommuns nuvarande ERS inför mandatperioden 2019-2022. Kommunstyrelsen har i sin tur fått uppdraget att besluta om direktiv för hur arbetet ska genomföras. Vid sammanträde den 20 mars 2017 ( 63) antog kommunstyrelsen direktiv för översyn av ersättningsbestämmelserna. Enligt de av kommunstyrelsen antagna riktlinjerna omfattar översynen följande särskilda frågor: 1. Utvärdering av nuvarande ersättningssystem. 2. Föreslå eventuell förändring av ersättningsbestämmelserna konstruktion. 3. Skapa förutsättningar för och föreslå en rättvis arvodering av förtroendevalda egenföretagare. 4. Utreda förhållandet mellan ersättningar till de ordinarie ledamöterna och till ersättarna. 5. Utgångspunkter för restidsersättning. 6. Beräkna den totala kostnaden för nya ersättningsbestämmelser och den beräknade framtida kostnadsutvecklingen. 7. Föreslå kontroll- och uppföljningssystem för att säkerställa att ersättningssystemet tillämpas på ett korrekt sätt. Den 10 oktober 2017 beslutade val- och förtroendemannanämnden om nya ersättningsbestämmelser i enlighet med förslaget till reviderade ersättningsbestämmelser. Som ERS är utformat idag föreligger ingen skillnad i arvoden och ersättningar för en ledamot i förhållande till en ersättare. I utredningen föreslogs att sammanträdesersättningen differentieras för att bättre avspegla skillnader i befogenhet och ansvar i respektive uppdrag. I den politiska beredningen av ärendet inför behandling i kommunstyrelsen har förslaget till beslut reviderats i förhållande till det beslut val- och förtroendemannanämnden fattade. Revideringen innebär att differentiering av arvoden i sin helhet tagits bort, dels mellan ledamöter och icke tjänstgörande ersättare, dels avseende grundarvodet för de olika uppdragen.
3 (8) Samberedning Ärendet har på tjänstemannanivå samberetts med ekonomienheten och med kanslienheten. Med anledning av den beslutade översynen anordnades ett lunchmöte med gruppledarna i de politiska partierna den 8 februari 2016 för att diskutera revideringen. På lunchmötet kom gruppledarna överens om att respektive parti skulle lämna in sin målbild för arbetet. Även den 24 augusti 2016 anordnades ett lunchmöte för att diskutera den kommande revideringen av ERS. De politiska partierna har också lämnat in skriftliga synpunkter inför revideringen. Även om huvuddelen av synpunkterna som framförs har varit av detaljkaraktär har, i några avseenden, synpunkter som tangerar de principiella utgångspunkterna för ERS emellertid framförts. Det är bl.a. Att systemet är transparent och lätt att förstå (S). Att en förtroendevald inte ska förlora ekonomiskt genom att närvara på sammanträden, inläsning av handlingar och andra uppgifter som följer med uppdraget (S). Att grundarvodet ligger på en nivå som gör det möjligt även för mindre partiers gruppledare att verka i sitt uppdrag (S). Titta på avvägningen mellan grundarvode och sammanträdesarvode (C). Att det demokratiska syftet med ersättningar till förtroendevalda är att alla ska ha någorlunda lika förutsättningar att engagera sig i det politiska arbetet i kommunen (C). Nytt system för barntillsyn, förslagsvis tillgång till barntillsyn istället för ersättning (MP). Bättre kontroll av att de förtroendevalda gör sitt jobb och närvarar på de utlysta mötena och är aktiva med synpunkter (M). Att erhålla ett ersättningssystem som underlättar för fritidspolitiker att fullgöra de uppdrag de utsetts till och som medger att alla partier som är representerade i Norrtälje kommunfullmäktige kan fullgöra sina uppdrag på likvärdiga villkor (V). Beskrivning av ärendet Ny kommunallag De grundläggande reglerna för förtroendevaldas ekonomiska förmåner finns intagna i kommunallagen. Den 1 januari 2018 trädde en ny kommunallag ikraft (SFS 2017:725). Reglerna om de förtroendevaldas ekonomiska förmåner är på ett principiellt plan oförändrade i den nya lagen jämfört med tidigare regler. Utvärdering av nuvarande ERS Norrtäljes nuvarande ERS följer i sina grunddrag en för svenska kommuner tämligen vanlig modell vilket naturligtvis delvis är ett resultat av lagstiftningen. ERS består av de två huvuddelarna arvode och ersättning för förlorade ekonomiska förmåner och ersättning för vissa kostnader. Nuvarande ERS uppfyller de krav lagstiftaren ställer på ersättningssystemet till de förtroendevalda enligt kommunallagen. Av ERS framgår att Norrtälje valt att, utöver de krav lagstiftningen ställer upp på ersättning för förlorade ekonomiska förmåner m.m., även på frivillig grund utge arvoden samt vissa andra ersättningar.
4 (8) De förtroendevaldas arvoden och ersättningar som frivilligt införts av kommunen har uppdelats i grundarvode och årsarvode samt på särskild sammanträdesersättning, förrättningsersättning, restidsersättning och reskostnadsersättning. Det har inte framförts någon egentlig kritik mot de grundläggande och principiella utgångspunkterna i ERS. Den sammanfattande bild som framträder är att nuvarande ERS på det stora hela fungerar bra. De synpunkter som framförs är främst av detaljkaraktär och rör vissa specifika frågeställningar såsom frågan om ersättning för förlorade ekonomiska förmåner (motsvarande lön) för egenföretagare och frågan om restidsersättning. Båda dessa frågor ingår i direktiven som särskilt specificerade delar av översynen av ERS. Sammantaget är nuvarande ERS på det stora hela väl fungerande och det har inte heller framförts några påtagliga invändningar mot systemets grundstruktur förutom att tydliga regler för uppföljning och kontroll bör fastställas och framgå av systemet. Systemet är relativt differentierat. Det är ett antal detaljsynpunkter som framförts av de politiska partierna. De mest framträdande av dessa synpunkter har avspeglat sig i direktiven genom att frågorna - att skapa förutsättningar för och föreslå en rättvis arvodering av förtroendevalda egenföretagare samt utgångspunkter för restidsersättning ska behandlas i särskild ordning. Se vidare bilagd utredning kapitel 2. Även ett klart och tydligt kontroll- och uppföljningssystem måste fastställas i eller samtidigt som nya ERS. Restidsersättning Rätt till restidsersättning är särskilt viktigt i en kommun som Norrtälje med tanke på dess geografiska storlek och med anledning av detta de, för vissa, långa avstånden till sammanträden och förrättningar (resa till förrättningar medför dock inte rätt till restidsersättning enligt nuvarande ERS). Ett flertal politiska partier har framfört synpunkter på restidsersättningen. Om ersättningarna ska vara likvärdiga oavsett var i kommunen en förtroendevald bor är det rimligt att ha ett system för ersättning för den tid som åtgår för resa. Redan på den grunden att hela kommunen är lika viktig och att alla invånare i kommunen har lika värde är det rimligt att utge ersättning för restid för att kunna fullgöra förtroendeuppdrag på likvärdiga villkor. Mot bakgrund av det ovan redovisade aspekterna på likvärdighet i möjligheterna att utföra sitt förtroendeuppdrag är det rimligt att införa en ytterligare nivå för restidsersättning. En ny nivå bör ha som utgångspunkt att avståndet överstiger 50 km och beräknas proportionellt i förhållande till övriga nivåer. Det bör alltså vara samma skillnad mellan nivån 30-50 km och över 50 km som det är mellan nivån 15-30 km och den nuvarande nivån över 30 km. Kostnaderna för en ny nivå enligt detta bör vara väldigt små i förhållande till ersättningssystemets totala kostnad då det endast kan antas beröra ett
5 (8) mindre antal förtroendevalda. Kostnaden sett i relation till likvärdigheten i utförandet av förtroendeuppdraget framstår däremot som synnerligen motiverad. Frågan om restidsersättning för de årsarvoderade ledamöterna framstår inte som lika självklar utifrån ett likvärdighetsperspektiv som restidsersättningen för icke årsarvoderade ledamöter och ersättare. Årsarvodering för förtroendevalda har mer karaktären av anställning än förhållandet för de grundarvoderade förtroendevalda. Årsarvoderade förväntas utföra sina uppdrag istället för anställning emedan grundarvoderade förtroendevalda förväntas utföra sina uppdrag parallellt med eventuell anställning. Inom ramen för anställningar utgår normalt sett inte restidsersättning för resa till och från arbetet. Beaktat detta talar det mesta för att inte införa restidsersättning för årsarvoderade Till följd av ovanstående föreslås en ytterligare nivå för restidsersättning för icke årsarvoderade förtroendevalda, från 50 km. Se vidare bilagd utredning avsnitt 6.2. Egenföretagare Ersättningsreglerna för egenföretagare bör ta sin utgångspunkt i relevant information från egenföretagaren själv om bedömt inkomstbortfall men samtidigt bör det krävas uppgiftsvidimering av t.ex. revisor. Som komplement till detta kan, för det fall uppgifterna framstår som osäkra, en koppling ske till försäkringskassans SGI system. En reglering skulle då kunna utformas enligt följande: Egen företagare som yrkar ersättning för förlorad arbetsinkomst i form av förlust av inkomst av rörelse ska en gång om året bifoga ett intyg från företagets revisor som visar att bedömt inkomstbortfall är rimligt. Arvodet från förtroendeuppdraget ska inte ingå i den beräknade inkomsten. I det fall osäkerhet ändå uppkommer om den rätta ersättningens storlek gäller ett tak som motsvarar nivån för högsta sjukpenninggrundande inkomst (SGI). Den högsta ersättningen per timme blir då 1/165 av 7,5 x prisbasbeloppet/12 (motsvarar 169,70 kr/tim enligt 2017 år nivå). Noterbart är att det i ERS även finns en begränsningsregel som innefattar ett maximalt belopp per timme och ett maximalt antal timmar per dag. Dessa maxgränser bör gälla även för egenföretagare. Revisionen Revisionens arvoden, framförallt ordföranden och vice ordförandens arvoden framstår som väl så låga i förhållande till den arbetsinsats som är förknippad med deras uppdrag. Revisorerna intar en oberoende ställning i förhållande till dem som de ska granska. Detta återspeglas i att revisorerna gemensamt kan sköta sin egen förvaltning, att budgetberedningen av revisorernas anslag kan ske genom särskild budgetberedning och att revisorerna själva kan lämna en redogörelse för förbrukningen av revisionsanslaget till fullmäktige.
6 (8) Revisorerna svarar för sin egen förvaltning. Det innebär att de gör framställning om budget, upprättar internbudget, upphandlar sakkunniga biträden, beslutar om att delta i utbildningsaktiviteter, beslutar i förekommande fall om jäv, sekretess med flera förvaltningsfrågor. Varje revisor är också självständig men enligt god revisionssed eftersträvar revisorerna att samverka, och att revisorerna därför oftast t.ex. behöver en sammankallande för att kalla och leda gruppen när den träffas gemensamt. Norrtälje kommun har valt att ha en ordförande och en vice ordförande i revisionen. Med ovan sagda taget i beaktande är det naturligtvis särskilt viktigt att revisorerna erhåller ett sådant arvode att det motsvarar deras arbetsinsats och stärker deras självständighet i förhållande till kommunen. En rimlig nivå är att höja arvodena för ordföranden och vice ordföranden i revisionens från 10 % av kommunstyrelsens ordförandes arvode till 20 % av kommunstyrelsens ordförandes arvode. Detta skulle innebära en kostnadsökning om 187 200 kr/år exklusive sociala avgifter. Kontroll- och uppföljningssystem För att uppnå ovanstående är det nödvändigt att det finns ett strukturerat arbetssätt och rutiner för uppgiftsinsamling, utbetalning, uppföljning och kontroll. Ett sådant system bör innehålla; rutiner för ansökan i de fall arvode/ersättning utgår efter ansökan och även rutiner för hantering av övriga beslutsunderlag såsom kvitton m.m., rutiner för kontroller i samband med attest och såväl i samband med som efter genomförda utbetalningar vilket innebär att det ska finnas en kontroll så att utbetalningar bygger på underlag som med rimlig grad av säkerhet avspeglar faktiska omständigheter, rutiner för kontroller i samband med attest och såväl i samband med som efter genomförda utbetalningar vilket innebär att det ska finnas en kontroll så att utbetalningar bygger på underlag som med rimlig grad av säkerhet avspeglar faktiska omständigheter, system för ordning av beslutsunderlag och verifikationer till gjorda utbetalningar så att det är möjligt att på ett enkelt sätt granska och göra stickprovskontroller avseende utbetalningar av arvoden och ersättningar, tydliga riktlinjer för beslutsfattande och delegation för det fall sådan situation föreligger, t.ex. när val- och förtroendemannanämnden beslutar om rätt till restidsersättning för resa från annan plats än bostaden, till uppföljnings- och kontrollsystemet bör också knytas en årlig sammanställning och rapportering för att få regelbunden statistik som kan utgöra underlag för framtida ställningstaganden rörande ERS, uppföljning av utbetalad sammanträdesersättning bör också ske särskilt för att därigenom ha ett underlag för bedömning av i vilken utsträckning respektive förtroendevald närvarar på de utlysta sammanträdena. Uppföljnings- och kontrollsystemet bör utformas integrerat i den verksamhet som får ansvaret för uppföljning och kontroll. För att åstadkomma detta bör kommunstyrelsekontoret ges i uppdrag att svara för uppföljning och kontroll i enlighet med ovan angivna kriterier.
7 (8) Koppling till gällande styrdokument Bestämmelser om ersättning till kommunala förtroendevalda i Norrtälje kommun. Lagkrav 4 kap. 12 18 kommunallagen (2017:725). Ekonomiska konsekvenser I förslaget till nya ersättningsbestämmelser föreslås ett par förändringar som kommer att medföra vissa generella kostnadsökningar om inte andra poster i systemet samtidigt minskas i motsvarande mån, och det är följande föreslagna förändringar med beräknade kostnadsökningar: Förändringar av restidsersättningen innebärande att en ytterligare nivå för restidsersättning införs (över 50 km) samt att restidsersättning införs för förrättningar (marginell kostnadsökning). Höjning av ordföranden och vice ordföranden i revisionens arvoden från 10 % av kommunstyrelsens ordförandes arvode till 20 % av kommunstyrelsens ordförandes arvode. Detta skulle innebära en kostnadsökning om 93 600 kr/år exklusive sociala avgifter, se avsnitt 7.4. Kostnader för uppföljning och kontroll (inom ramen för ansvarig enhets löpande verksamhet). Kostnaden tar sin utgångspunkt i nuvarande system och enligt 2017 års nivå. Med tanke på att ERS 2019 ska börja gälla först den 1 januari 2019 och att det är ett val hösten 2018 är det i princip meningslöst att nu fastställa nivåerna i ERS 2019 eftersom den totala kostnaden för ersättningarna avsevärt kan förändra sig efter valet och de förändringar av organisation och bemanning som valet kan leda till. Med ovanstående taget i beaktande är en rimligare väg fram att nu fastställa principerna i ERS 2019 men att uppdra åt kommunstyrelsen att med utgångspunkt i eventuella förändringar som föranleds av valet föreslå ersättningsnivåer efter valet hösten 2018. Konsekvensanalys/riskanalys Ej aktuellt i detta ärende Tidplaner ERS 2019 ska börja gälla från och med 1 januari 2019. Ulla-Marie Hellenberg Kommundirektör Kommunstyrelsekontoret Mikael Forssander Kanslichef Kommunstyrelsekontoret
8 (8) Bilagor Bilaga 1 - Bestämmelser om ersättning till kommunala förtroendevalda i Norrtälje kommun (kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag) (ERS 2019) Bilaga 2 - Utredning gällande nya ersättningsbestämmelser ERS 2019 Bilaga 3 -Tjänsteutlåtande till val- och förtroendemannanämnden 2017-10-10. Bilaga 4 - Protokoll från val- och förtroendemannanämndens sammanträde 2017-10-10. Bilaga 5 - Bestämmelser om ersättning till kommunala förtroendevalda i Norrtälje kommun enligt beslut i VFN (ERS 2019) Beslut skickas till Författningssamlingen Alla nämnder och förvaltningar Kommunkansliet Personalenheten Ekonomienheten Alla partigrupper