Servicenämnden 2018-03-22 1-19 Plats och tid Folkets hus, kl. 13.30-16.45 Beslutande Harald Lagerstedt (C) Lennart Johansson (S) Peter Sjöholm (M) Karl Johan Wiktorp (L) Christer Andersson (S) Olle Hällnäs (SD) Johan Carlsson (C) Kent Andersson (S) Darek Nilsson (M) 19-28 Stig Gesterling (-) 29-30 Ersättare inte tjänstgörande Övriga deltagare Utses att justera Stig Gesterling (-) 19-28 John Nilsson, t f förvaltningschef Kristian Helgesson, avd chef kost och städ 22 Katarina Lindh, avd chef fastighet 23-26 Håkan Axelsson, avd chef it-avd 27-28 Daniel Leon, enhetschef 28 Carlos Paredes, Kommunal Lennart Johansson (S) Justeringens plats och tid Sekreterare Elisabeth Eriksson Paragraf 19-30 Ordförande Harald Lagerstedt (C) Justerande Lennart Johansson (S)
Servicenämnden 2018-03-22 2 Svn 19 Dnr Ändring av dagordning Beslut Servicenämnden beslutar 1. godkänna ändringen i dagordningen. Ärende 7, Information om konkurrensutsättning av Södertulls kök utgår. Ärendet har tagits upp som ett beslutsärende i 18.
Servicenämnden 2018-03-22 3 Svn 20 Dnr SVN 2017/0023 Intern kontroll 2017, återrapportering Beslut Servicenämnden beslutar 1. anta återrapporteringen av intern kontroll 2017. I enlighet med beslut i servicenämnd har följande kontrollområden granskats: RVA (16p är Kontrollområde max) Förebygga och förhindra bisysslor som kan anses vara arbetshindrande, förtroendeskadliga eller konkurrerande med kommunens verksamheter 9 Alla nyanställda på serviceförvaltningen har gått den kommungemensamma introduktionsdagen 9 Korttidssjukfrånvaro 12 Förhindra att arbetstagare utsätts för kränkande särbehandling, trakasserier eller mobbing 12 God ekonomisk hushållning - digitala beställningar (kost och städ) 9 Informationssäkerhet 12 Backup återläsning 12 Trafiksäkerhet 9 Förvaltning av kommunens fastigheter - beställningsprocessen 9 Många ärenden till kronofogden på SER 9 Uppföljning och återrapportering sker till servicenämnden årsvis. Återrapportering redovisas sammanställt med riskområden, kontrollområden, åtgärder, process- och kontrollansvarig. Återrapporteringen finns sammanställd i bilagan Internkontroll - återrapportering_2017 Beslutsunderlag Arbetsutskottet den 12 mars 2018, 14 Serviceförvaltningens beslutsförslag den 5 mars 2018. Internkontroll - återrapportering_2017
Servicenämnden 2018-03-22 4 Övervägande Inga överväganden har inkommit. Summering av 2017 års internkontroll. Följande internkontrollpunkter bedöms helt uppfyllda och värde uppnåtts och kommer inte följas upp i internkontrollen 2018: Alla nyanställda på serviceförvaltningen har gått den kommungemensamma introduktionsdagen God ekonomisk hushållning - digitala beställningar (kost och städ) Backup återläsning Trafiksäkerhet återrapportering av besiktning genomförd De punkter som inte är helt uppfyllda 2017 följs upp i internkontrollen 2018, plus ett par punkter som är uppfyllda, men som anses viktiga att följa fortsatt. Protokollsutdrag: Verksamhetsutvecklare Controller serviceförvaltningen
Servicenämnden 2018-03-22 5 Svn 21 Dnr SVN 2018/0018 Intern kontroll 2018 Beslut Servicenämnden beslutar 1. följande kontrollområden skall undersökas under 2018 förutom punkten om bisysslor: - Kronofogden antal ärenden till Kronofogden på SER. (Prioritering 9 av 16) - Livsmedelssäkerhet (Prioritering 9 av 16) - Trafiksäkerhet (Prioritering 9 av 16) - Förebygga och förhindra bisysslor som kan anses vara arbetshindrande, förtroendeskadliga eller konkurrerande med kommunens verksamheter (Prioritering 9 av 16) - Korttidssjukfrånvaro. (Prioritering 12 av 16) - Förhindra att arbetstagare utsätts för kränkande särbehandling, trakasserier eller mobbing. (Prioritering 12 av 16) - Skyddsronder (Prioritering 12 av 16) - Beställningsprocessen fastighetsavdelningen (Prioritering 9 av 16) - Informationssäkerhet (Prioritering 12 av 16). Nämnderna har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom respektive förvaltning. Inom förvaltningens verksamhetsområde ansvarar förvaltningschefen, eller av honom/henne utsedd, för att konkreta regler och anvisningar är utformade så att en god intern kontroll kan upprätthållas. Inom detta ansvar ligger att vederbörande skall leda arbetet med att åstadkomma och upprätta en god internkontroll. Kommunfullmäktige har beslutat om övergripande riktlinjer för internkontroll. Serviceförvaltningen har följt riktlinjerna och processen kring att ta fram plan för internkontroll. Planen för internkontroll består av identifiering av kontrollområden, riskoch väsentlighetsanalys, kontrollansansvarig för respektive kontrollområde samt uppföljning/återrapportering. Risk- och väsentlighetsanalysen (RVA) består dels av en risk inventering dels av en prioritering (bedömning av väsentlighetsgrad och sannolikhet på en skala 1 4). De olika delkomponenterna multipliceras med varandra och ger då en slutsiffra mellan 1 16.
Servicenämnden 2018-03-22 6 Intervallet 9 16 tas med i nämndens internkontrollplan. För processer som får 12 poäng och högre bör direkta förbättringsåtgärder sättas in för att minimera risken. Ett riskområde är en process med en väsentlig risk någonstans i flödet. Processen kan omfatta flera verksamheter. Ett kontrollområde identifierar vad inom riskområdet som är kritisk och behöver undersökas. Uppföljning och återrapportering sker till servicenämnden årsvis. Återrapportering redovisas sammanställt med riskområden, kontrollområden, åtgärder, process- och kontrollansvarig. Beslutsunderlag Arbetsutskottet den 12 mars 2018, 15. Serviceförvaltningens beslutsförslag den 5 mars 2018. Intern kontroll 2018. Övervägande Inga synpunkter har inkommit från andra förvaltningar. Protokollsutdrag: Verksamhetsutvecklare Controller serviceförvaltningen
Servicenämnden 2018-03-22 7 Svn 22 Dnr SVN 2017/0074 Motion från Olle Hällnäs (SD) om kostpolicy kring matfetter Beslut Servicenämnden beslutar föreslå kommunfullmäktige 1. avstyrka motion angående att ta bort margarinbaserade matfetter i måltiderna. Karl Johan Wiktorp (L) deltar inte i beslutet. Reservation Olle Hällnäs (SD) lämnar blank reservation mot beslutet. Förslag till beslut på sammanträdet Harald Lagerstedt (C) föreslår att servicenämnden avstyrker motionen enligt arbetsutskottets förslag. Olle Hällnäs (SD) föreslår att servicenämnden tillstyrker motionen. Beslutsordning Ordföranden ställer förslagen mot varandra och konstaterar att servicenämnden beslutar avstyrka motionen enligt arbetsutskottets förslag. I motion till Varbergs kommunfullmäktige föreslår Olle Hällnäs (SD) att byta ut margarinbaserat matfett som används i kommunens kök till vegetabiliska oljor eller smör. I Varbergs kommun utgår man ifrån den av kommunfullmäktige gemensamt beslutade kostpolicyn. Kostpolicyn pekar på att vi skall använda Livsmedelsverket som grund för våra livsmedelsval. Kostråden från Livsmedelsverket bygger på den samlade forskningen, där olika typer av studier ingår om vilka matvanor som är hälsosamma. För att förklara hur människors hälsa påverkas av hur de äter, vilken slags mat de äter och vilka näringsämnen de får i sig utgår forskarna från olika typer av studier. För att studier ska få ligga till grund för rekommendationer krävs att de är välgjorda, det vill säga uppfyller vissa kvalitetskriterier.
Servicenämnden 2018-03-22 8 När flera studier av bra kvalitet pekar åt samma håll finns det bevis för ett visst samband. En enskild studie räcker inte för att förklara ett samband eller ligga till grund för en rekommendation. Eftersom många sjukdomar som beror på vad man ätit utvecklas långsamt behövs så kallade observationsstudier. I en sådan studie följer man hur många människor äter och mår under lång tid utan att man påverkar deras matvanor. (Livsmedelsverkets hemsida). Forskningen har tagit många kliv framåt de senaste decennierna tack vare resultat från många olika forskningsfält. Från såväl stora befolkningsstudier som experimentella studier i laboratorier, vet vi i dag att en hälsosam livsstil där bra matvanor ingår, leder till förbättrad livskvalitet och minskad risk för cancer och annan ohälsa. (Cancerfonden) Den 1 juli 2011 trädde en ny skollag i kraft med krav på att skolmåltiderna inte bara ska vara kostnadsfria utan även näringsriktiga. Det är lunchmåltiden som skolinspektionen vid en inspektion begär näringsvärdesberäknad. Det innebär att skollunchen bör ge i genomsnitt cirka 30 procent av elevernas rekommenderade energi- och näringsintag. Skolinspektionen har tillsynsansvaret och utgår från Livsmedelsverkets svenska näringsrekommendationer. Svenska barn får i sig för lite fleromättat fett men mer mättat fett än rekommenderat, därför är det viktigt att skollunchen har bra fettkvalitet. Med bra fettkvalitet menas ett högre innehåll av omättat fett (särskilt fleromättat fett) och ett lägre innehåll av mättat fett (Bra mat i förskolan, s 18). För att minska innehållet av mättat fett rekommenderar Livsmedelsverket bland annat lättmjölk, lättfil och lättyoghurt i stället för fetare mjölksorter. Smörgåsfett ska ha en bra fettkvalitet som gärna uppfyller kraven för nyckelhålsmärkning. Varbergs kommun har idag ett politiskt beslut att mellanmjölk ska serveras som måltidsdryck i förskola och skola. I övrigt följer vi Livsmedelverkets rekommendationer och serverar lättfil, lättyoghurt och ett margarin med bra fettsammansättning. På förskolorna använder vi ett margarin med 70% fett och i skolan ett med 40% fett. Båda med en från Livsmedelsverket rekommenderad fettsammansättning. Serviceförvaltningen förser barn- och utbildningsförvaltningen med 4 veckors näringsvärdesberäknad skollunch som inkluderar; en varm rätt, salladsbuffé samt 1 glas mellanmjölk, hårt bröd och lättmargarin. I tillagningen används mejeriprodukter ex. grädde, fet mjölk samt bregott för att nå en god smak. Detta innebär att det inte finns utrymme för mer mättat fett i måltiderna då beräkningarna redan i dag visar för höga värden av mättat fett. Förslagen på livsmedelsval från Livsmedelsverket är framtagna som ett stöd i planering och tillagning av näringsriktiga skolmåltider. För att de ska vara
Servicenämnden 2018-03-22 9 enkla att följa har barns matvanor och preferenser vägts in i valet av livsmedel. Det är möjligt att uppfylla näringsrekommendationerna även på andra sätt och det står varje verksamhet fritt att använda råden i den utsträckning man vill. Eftersom olika livsmedel kan vara källor till samma näringsämne hänger livsmedelsvalen ihop med varandra. För att öka möjligheten för elever och barn i Varberg att äta nyttigare använder skolhälsovården och BVC de råd som finns på 1177.se. se nedan. Det är i stort samma råd som från Livsmedelsverket och Smart modellen i vår kostpolicy. Både Livsmedelsverket och 1177.se har många råd om vad som är lämpliga livsmedel, i stort kan de sammanfattas med att man ska äta mycket grönt, magra produkter helst Nyckelhålsmärkta, nyttiga fetter i form av olja och nyckelhålsmärkta margariner, mycket fiber, begränsad mängt salt, socker och charkvaror samt minska mängden kött. Både Livsmedelsverket och 1177.se pekar också på vikten att röra sig dagligen. Beslutsunderlag Arbetsutskottet den 12 mars 2018, 16. Serviceförvaltningens beslutsförslag den 28 februari 2018. Begäran om yttrande Motion från Olle Hällnäs (SD) om kostpolicy kring matfetter. Protokollsutdrag: Kommunfullmäktige Avd chef kost och städ
Servicenämnden 2018-03-22 10 Svn 23 Dnr SVN 2018/0017 Lokalanpassning simstadion Beslut Servicenämnden beslutar 1. anvisa 200 tkr från investeringskonto från 32190 myndighetskrav fastighet avseende lokalanpassningar på simstadion. Simstadion kommer att ha en viktig roll under många månader om året när Håstens simhall rivs. Verksamheten kommer att evakueras till simstadion under perioden apr/maj-sept/okt under åren 2018-2020. Då anläggningen idag är sliten och i behov av upprustning så kommer åtgärdsval och förstudie att påbörjas för att kunna utreda och förstudera lämpliga insatser på simstadion när ny simhall står klar i Varberg, runt 2021. När fler badgäster och mer verksamhet allokeras till simstadion så ökar behovet av en god arbetsmiljö för personal. Ytor för beredning av det som säljs i kiosk och servering är idag inte optimala, varken ytmässigt eller ergonomiskt. Översyn har gjorts och resulterat i vissa punktinsatser som behöver göras för att klara verksamheten under evakueringstiden och minska risken för arbetsskador kopplat till ergonomi m m. Skiss på föreslagna insatser ses i åtgärdsvalet. Serviceförvaltningen har medverkat i framtagande av lösningar tillsammans med chef och medarbetare inom badverksamheten. Beslutsunderlag Arbetsutskottet den 12 mars 2018, 17 Serviceförvaltningens beslutsförslag den 28 februari 2018. Kultur- och fritidsnämnden den 28 februari 2018, 16. Åtgärdsval lokalanpassning simstadion Övervägande Serviceförvaltningen bedömer att finansieringen av begärd anpassning ryms inom regelverket för investeringskonto 321 90 myndighetskrav fastighet. Kapitalisering av begärd anpassning regleras genom höjd hyra mot kultur- och fritidsnämnden. Investeringen redovisas som komponent 9 med en avskrivningstid 10 år. Protokollsutdrag: Kultur- och fritidsnämnden Avd chef fastighetsavd
Servicenämnden 2018-03-22 11 Svn 24 Dnr SVN 2018/0020 Investering Mariedalsskolan Beslut Servicenämnden beslutar 1. hemställa hos kommunfullmäktige om investeringsutrymme om 42 mkr för lokaler Mariedalskolan 2. anvisa 1 mkr från investeringskonto från 32220 anpassning fastighet avseende lokalanpassning Bockstenskolan respektive Almers skola. 3. restvärdet på 6 mkr på den del av byggnaden som rivs kommer att belasta fastighetsavdelningens resultat 2018. Serviceförvaltningen har sedan 1994 genomfört utredningar och åtgärder i Mariedalskolan för att upprätthålla byggnadernas status och möjliggöra för barn- och utbildningsförvaltningen att kunna hyra ändamålsenliga lokaler. Under 2017 har luftrenare installerats och provtagningar i inomhusluften genomförts. Bedömningen är att delar av huvudbyggnaden, enligt bilaga, behöver åtgärdas eller ersättas för att möjliggöra fortsatt skolverksamhet. Serviceförvaltningen har utrett tre alternativ: Åtgärda befintliga lokaler genom ventilation, nytt undertak, dränering m.m. Hyresökning 3.2 mkr/år Riva delar av huvudbyggnaden och ersätta med inhyrda modulbyggnader. Hyresökning 6.2 mkr/år Riva delar av huvudbyggnaden och ersätta med inköpta modulbyggnader. Hyresökning 2.7 mkr/år Serviceförvaltningen anser att det lämpligaste alternativet är att riva delar av huvudbyggnaden och ersätta med köpta modulbyggnader. Att åtgärda befintliga lokaler med ventilation, nytt undertak och dränering bedöms inte kunna garantera att inomhusmiljön kommer kunna uppfylla gällande krav. Åtgärderna riskerar därför vara förgäves och inte tillräckliga. I valet mellan hyra eller köpa paviljonger bedöms ett köp vara det mest fördelaktiga då hyrestiden är längre än fem år och modulerna därefter har ett restvärde, alternativt kan användas på annan plats i kommunen. Alternativen innebär att rivning och förberedande markarbeten utförs under hösten och vintern 2018 och att verksamheten kan återupptas vårterminen 2019.
Servicenämnden 2018-03-22 12 Barn-och utbildningsförvaltningen föreslår att verksamheten under höstterminen 2018 temporärt flyttas till Bockstensskolan respektive Almers skola. Risk- och konsekvensanalys har genomförts och visar på att detta är genomförbart och det bästa alternativet. Restvärdet som uppstår vid rivning av byggnaden om 6 mkr kommer att belasta fastighetsavdelningens resultat 2018. Underskottet kommer finansieras i en förhöjd hyra till barn- och utbildningsförvaltningen under hyrestiden för lokalerna. Beslutsunderlag Arbetsutskottet den 12 mars 2018, 18. Serviceförvaltningens beslutsförslag den 9 mars 2018. Risk och konsekvensanalys Bakgrund och alternativ för åtgärdande av Mariedalsskolan Övervägande Då Mariedalskolan under flertalet år har utretts och utredas, utan att inomhusmiljön har förbättrats, bedöms en åtgärd behöva sättas in för att säkerställa att skolan kan användas för avsett ändamål och med en inomhusmiljö som är acceptabel för elever och personal. Barn- och utbildningsnämndens behovsanalys för behov av grundskoleplatser i stadsområdet visar på ett behov om 550 ytterligare platser från och med läsåret 2024-2025, samt ytterligare 700 platser från och med 2030. Analysen utgår ifrån befolkningsprognos och utbyggnadsplan och förändringar i utfall av dessa påverkar behovet tidsmässigt. Utifrån det ökande behovet och den angelägna situationen på Mariedalsskolan, bedömer Samhällsutvecklingskontoret att köp av modulbyggnader bör ske då de kan finnas behov av lokaler även efter att permanenta lösningar för Mariedalsskolan har tillskapats. För att möjliggöra flytt till Bockstensskolan respektive Almers skola behöver lokalanpassningar ske. Serviceförvaltningen bedömer att anpassningarna totalt uppgår till 1mkr och hanteras separat som en hyresgästanpassning. Kostnaderna för hyresgästanpassningen bekostas via hyran av hyresgästen, i detta fallet barn-och utbildningsnämnden. Serviceförvaltningen bedömer att finansieringen av begärd anpassning ryms inom regelverket för investeringskonto 32220 Anpassning fastighet. Kapitalisering av begärd anpassning regleras genom höjd hyra mot barnoch utbildningsnämnden. Investeringen redovisas som komponent 9 med en avskrivningstid 10 år. Protokollsutdrag: Kommunfullmäktige Avd chef fastighetsavd
Servicenämnden 2018-03-22 13 Svn 25 Dnr SVN 2018/0002 Renodling av fastigheter, information Förvaltningen informerar om att Tvillinghusen säljs till Varbergs Fastighets AB den 1 april, samt att Södertull säljs till Varbergs bostad den 1 juni. Varbergs bostad säljer Limabacka förskola till Varbergs kommun.
Servicenämnden 2018-03-22 14 Svn 26 Dnr SVN 2018/0002 Information om ombyggnad ABW Förvaltningen lämnar nulägesrappport avseende ombyggnad ABW.
Servicenämnden 2018-03-22 15 Svn 27 Dnr SVN 2018/0013 Revidering av servicenämndens delegeringsförteckning Beslut Servicenämnden beslutar 1. komplettera servicenämndens delegeringsförteckning under rubriken Antagande av anbud, tecknande av avtal avseende undertecknande av Personuppgiftsbiträdesavtal. I samband med den nya lagstiftningen GDPR (Dataskyddsförordningen) kommer kommunen att teckna och uppdatera flera så kallade personuppgiftsbiträdesavtal med de leverantörer som digitalt hanterar personuppgifter i tjänster åt verksamheterna. För att underlätta hanteringen har kommunstyrelsen föreslagit en ändring av respektive nämnds delegeringsförteckning. Beslutsunderlag Arbetsutskottet den 12 mars 2018, 22. Serviceförvaltningens beslutsförslag den 2 mars 2018. Övervägande För att följa den nya lagstiftningen krävs en ändring i delegeringsförteckningen för att särskilt hantera personuppgiftsbiträdesavtal. I servicenämndens delegeringsförteckning hanteras tecknande av avtal under rubriken 2.3.1. Förslaget är att ett tillägg görs under denna rubrik med en underrubrik 2.3.1.1 Tecknande av PUB-avtal (personuppgiftsbiträdesavtal) enligt följande: Roll Typ av Pubavtal Delegaten i ursprungsbeslutet Tecknande av personuppgiftsbiträdesavtal i samband med tecknande av avtal om inköp eller försäljning av varor/tjänster Förvaltningschef Tecknande av personuppgiftsbiträdesavtal som inte sker i samband med annat avtal
Servicenämnden 2018-03-22 16 Protokollsutdrag: Tf serviceförvaltningschef Avdelningschefer på serviceförvaltningen
Servicenämnden 2018-03-22 17 Svn 28 Dnr SVN 2018/0002 Förvaltningen informerar Information om problem med telefonin på grund av byte av hårdvara. Stig Gesterling (-) frågar om stadshus A och Malmgatan. Förvaltningen svarar. Information om Varberg direkt, bland annat statistik.
Servicenämnden 2018-03-22 18 Svn 29 Dnr SVN 2018/0003 Månadsrapport februari Beslut Servicenämnden tar del av månadsrapport för februari och beslutar 1. lägga den till handlingarna. Servicenämnden redovisar per februari ett resultat som avviker positivt med 1,8 mkr. Intäkterna avviker positivt med 3,8 mkr mot budget vilket till största delen beror på anpassningsärenden som fastighetsavdelningen har debiterat kund. Verksamhetskostnaderna ökar i samma grad. Mediakostnader och årsförsäkring för fastigheterna belastar verksamhetskostnaderna negativt med cirka 2,6 mkr. Övriga verksamheter avviker positivt i samma utsträckning. Avskrivningar och ränta avviker positivt med 1,5 mkr beroende på att projekt och investeringsavslut blivit försenade. Enligt den nya rutinen kommer investeringar aktiveras löpande under året och serviceförvaltningen blir då debiterade avskrivningar och ränta efter hand och inte som förut, förrän nästkommande år. Beslutsunderlag Arbetsutskottet den 12 mars 2018, 24. Månadsrapport februari
Servicenämnden 2018-03-22 19 Svn 30 Dnr Meddelanden BUN 7 Intern kontroll av anställda i andra förvaltningar SVN 2018/0021-1 Ks 31 - Revidering av fastighetsinvesteringsprocessen SVN 2017/0049-6 Ks 34 Överlåtelse av Tvillinghusen SVN 2018/0022-1 Ks 40 Handlingsplan för långsiktig inkludering 2017-2022 SVN 2018/0023-1