Bilaga VIII a Mall för Europa direkt-kontorets årlig kommunikationsplan MALL FÖR ÅRLIG KOMMUNIKATIONSPLAN FÖR 2019 OCH 2020 1 Denna mall har utarbetats i informationssyfte. Ett webbaserat rapporteringsverktyg kommer att finnas där den årliga kommunikationsplanen för 2019 och 2020 kommer att kunna laddas upp. SAMMANFATTNING MOTPART: EUROPA DIREKT-KONTOR: RAMAVTAL OM PARTNERSKAP NUMMER: BESKRIVNING AV DEN ÅRLIGA KOMMUNIKATIONSPLANEN Kommunikationsplanerna för 2019 och 2020 och motsvarande budgetar kommer att bedömas mot bakgrund av följande tilldelningskriterier: 1. Effektiviteten hos 2019/2020 års kommunikationsplaner 25 poäng. 2. Den årliga kommunikationsplanens överensstämmelse med den treåriga strategin för uppsökande verksamhet och med 2019/2020 års kommunikationsprioriteringar för Europeiska kommissionens representation och Europaparlamentets informationskontor 25 poäng. 3. Relevansen och genomförbarheten hos respektive inslag i den årliga kommunikationsplanen 40 poäng. 4. Effektiviteten hos de metoder som används för att genomföra den årliga kommunikationsplanen, i synnerhet de personalresurser och ekonomiska resurser som används för att uppnå målen 10 poäng. Ska sändas in på motpartens officiella brevpapper.
Redogör för den årliga kommunikationsplanen i enlighet med bilaga 1 till ramavtalet om partnerskap. Redogör för den allmänna strategin samt för årsspecifika mål och huvudteman som ska behandlas och välj de inslag i kommunikationsplanen som du vill genomföra. Grundläggande informationsverksamhet och Anordnande av evenemang är obligatoriska inslag, medan övriga är valfria. Du kan välja Anordnande av evenemang och Deltagande i evenemang flera gånger, övriga inslag kan endast väljas en gång. Grundläggande informationsverksamhet Anordnande av evenemang 1. målgrupp, samt dess kommunikationsbehov, 2. en heltäckande medieplan, inklusive tv, tidningar, radio, internet och sociala medier, beroende på typ av evenemang, 3. typ av evenemang samt dess syfte och innehåll, inklusive program, datum och plats, 4. förväntat utfall/inverkan på målgruppen. Upprepa lika många gånger som detta inslag är valt Deltagande i evenemang 1. en beskrivning av evenemanget, samt skälen till att kontoret deltar, 2. målgruppen för evenemanget och kontorets monter, samt målgruppens kommunikationsbehov, 3. mediebevakning: sociala medier, internet och tv, tidningar och/eller radio (om tillämpligt), 4. syftet med och innehållet i kontorets presentation på evenemanget, 5. förväntat utfall/inverkan på målgruppen. Upprepa lika många gånger som detta inslag är valt Publikationer 1. målgrupp, samt dess kommunikationsbehov, 2. typ av publikation samt dess budskap och innehåll, 3. Distributionskanaler och kvantitet, 4. förväntat 2
utfall/inverkan på målgruppen. Informationsmaterial 1. målgrupp, samt dess kommunikationsbehov, 2. beskrivning av materialet, 3. Distributionskanaler och kvantitet, 4. förväntat utfall/inverkan på målgruppen. Audiovisuellt och annat elektroniskt material 1. målgrupp, samt dess kommunikationsbehov, 2. materialets budskap och innehåll, samt preliminär text, 3. distributionskanaler, 4. förväntat utfall/inverkan på målgruppen. Elektroniskt nyhetsbrev 1. målgrupp, samt dess kommunikationsbehov, 2. budskap, innehåll och frekvens, 3. distributionskanaler, 4. förväntat utfall/inverkan på målgruppen. Besökskontor Det ska finnas en fysisk lokal som ger ett tydligt mervärde. Du ska kunna uppvisa att besökskontoret kommer att 1. vara placerat på en central plats med potential att dra till sig många besökare, 2. vara åtskilt från värdorganisationens besökskontor eller motsvarande, och vara tydligt skyltat som ett besökskontor för Europa direkt, 3. vara öppet för allmänheten minst 20 h/vecka. Besökskontoret kan vara stängt i högst sex veckor per år, 4. ha särskild personal som endast tar emot besökare till besökskontoret. Till uppgifterna hör även att registrera alla besökare och syftet med besöket, vilket ska ske helt åtskilt från värdorganisationens besökare. Denna information ska lämnas till Europeiska 3
kommissionens representation i Sverige varje månad. Besökskontoret ska 1. ha en skylt med öppettider och namn på kontorets anställda, 2. vara tillgängligt för allmänheten, 3. vara tydligt skyltat, 4. ha plats för att ta emot besökare och ställa ut EU-relaterat material. PLANERAT START- OCH SLUTDATUM 2 Startdatum 1 januari 20.. Slutdatum 31 december 20.. 3 BUDGET Preliminär budget Bilaga 1 (mall i bilaga VIII b till ramavtal om partnerskap) Ansökan ska åtföljas av en detaljerad och balanserad preliminär budget där kostnader och bidrag anges i euro. Sökanden från länder som inte ingår i eurozonen får använda den månadskurs som offentliggörs på kommissionens webbplats: www.ec.europa.eu/budget/inforeuro/. Namn Befattning Underskrift Officiell stämpel Enligt budgetförordningen för Europeiska unionens allmänna budget får inga bidrag beviljas i efterhand för åtgärder som redan avslutats. Om sökanden motiverar varför en åtgärd måste börja genomföras innan bidragsavtalet undertecknats eller beslutet om att bevilja bidrag meddelats kan kommissionen i vissa undantagsfall godkänna andra bidragsberättigande kostnader om de inte uppkommit innan ansökan lämnades in, eller i fråga om administrationsbidrag, innan bidragsmottagarens räkenskapsår började löpa. 4
Datum och ort 5