Formpipe kundträff 2015 Platina som ECM plattform för digital samverkan inom forskningsfinansiering Torulf Lind IT strateg Vetenskapsrådet torulf.lind@vr.se Peter Borg Systemförvaltare Vetenskapsrådet peter.borg@vr.se
Vetenskapsrådet en del av forskningssystemet Finansierar forskning för ca 5,6 miljarder per år av högsta vetenskapliga kvalitet inom bl.a. ämnesområdena medicin och hälsa, natur- och teknikvetenskap, humaniora och samhällsvetenskap Har ett övergripande ansvar för nationell forskningsinfrastruktur Genomför analyser och ger råd till regeringen Verkar för internationellt forskningssamarbete Samordnar och utvecklar kommunikation om forskningens betydelse, resultat och villkor Har ca 180 anställda
Ett klassiskt behov av förändring Föråldrade system för ansökningshantering Vraps (Vetenskapsrådet) Fraps (Formas) Klara (Forte) baserade på utgångna teknologier VB6 mm med flera pappersbaserade processteg och ineffektiv manuell hantering.
Kravbilden Ett gemensamt, framtidssäkrat ansökningssystem för Vetenskapsrådet, Forte och Formas Stöd för samtliga myndigheters kärnprocess (ansökningshantering) Förenkla för forskarna Automatisering och helt digitaliserat Standardprodukter där detta är möjligt Flexibelt, konfigurerbart, påbyggbart Skalbart flera myndigheter ska enkelt kunna ansluta sig till samverkan
Utmaning 1 Komplex kärnprocess Designa formulär Översikt Forskningsfinansiering: Uppdrag från regeringen Kontrakt Diarieföring Medelsförvaltare Publikationshantering Organisationskonto Ändrade villkor Utlysning Ansökan Granskning Beslut Utbetalning Återrapportering Agresso Avtalsmodul
Harmonisering av begrepp och processer VR Utlysning Granskning Beredningsgrupp Förvaltande organisation Forte Utlysning Skissansökan Granskning Prioriteringskommitté Beslutsadmin. Medelsförvaltare Formas Utlysning Granskning Beredningsgrupp Förvaltande organisation gemensam process och definition enskild funktion fick bli gemensam avvikande processer fick harmoniseras ena benämningar av samma begrepp
Utmaning 2 Samverkan Myndigheterna saknade tidigare erfarenhet av digital samverkan Oerfarna beställare Initialt saknades etablerad projektmodell Prioriteringsutmaningen Entusiasmen saknades dock inte
Några principer för samverkan Ett system lokala konfigurationer Ett gemensamt beslutsforum med samtliga objektägare Majoritetsbeslut med centrala objektägaren som utslagsgivande Kostnadsfördelning baseras på antal ärenden per år Tillkommande organisationer kan efter godkännande erhålla Prisma som tjänst 6 månaders uppsägning
Planerad förvaltningsorganisation GD GD GD GD gruppen Lokala Objektägare Central Objektägare Objektägare IT Styrgrupp Lokala Förvaltningsledare Central Förvaltningsledare Förvaltningsledare IT Förvaltningsledningsmöte Objektspecialister 1:a linjens support 2:a linjens support Systemutvecklare
Utmaning 3 Förändring av arbetssätt Utökad automatisering av handläggning Integration mot Agresso Nya roller såsom organisationskontoansvarig och prefekt i systemet Strukturerad inmatning av bl.a. forskares publikationslistor
Förankring av det nya arbetssättet Informationsmöten Externt (SUHF, grants offices m.fl.) Internt (personalmöten, användargrupper ) Utbildning blended learning E learning Klassrumsutbildning Särskilda arbetsgrupper Forskar CV Organisationskonto Granskning Återrapportering Införa objektspecialister Kompromisser Stort informationsbehov vid lärosätena, uppskattat Dyrt att införa, svårt med timing, dyrt att uppdatera Vissa arbetsgrupper är nödvändiga, andra blir ineffektiva, bättre med objektsspecialister där detta går Med mandat att ta beslut, fortfarande under införande Delar av CV:t tilläts lämnas in i pdf för att blidka vissa forskargrupper
Lösningsarkitektur Prisma Portal Ansökningsportal Portal VR Platina Platina ECM Forte Platina Platina Integrationsmodul Formas Platina Platina En gemensam portal Separata Platinainstanser för respektive myndighet Integration mot respektive myndighets ekonomisystem Skalbart! Agresso Agresso Agresso
Prisma Portalen Startsida
Prisma Portalen Forskarens överblick
Prisma Portalen Granskning
Projektförlopp Fler finansiärer visar intresse Formas ansluter till projektet Avtal skrivs med Sigma VR och Forte initierar samverkan Vi behöver ett nytt IT system, kravspecifikation påbörjas Förväntningar Ytterligare förseningar, leveransorganisationen görs om Förseningar, uppdragsledaren byts ut Utvecklingsgrupper inte synkade 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 Prel. Karolinska Institutet, Naturvårdsverket, Etikprövningsnämnderna Prel. Registerbaserad forskning Intrimning av systemet börjar ge effekt, beröm från vissa användargrupper Prestandastörningar i stora utlysningen, missnöjda användare, styrgrupp byts ut Lansering, mindre utlysningar, omfattande barnsjukdomar
Nästa steg Optimering av systemet Förenkla ytterligare för forskarna Integration med andra forskningsinformationssystem Förbättrad SwePub integration SweCRIS Utökning av samverkan Karolinska Institutet Naturvårdsverket Regionala Etikprövningsnämnderna Ansökningsportal registerforskning Nationell samordning av kliniska studier
Formpipe kundträff 2015 Tack för oss! Torulf Lind IT strateg Vetenskapsrådet torulf.lind@vr.se Peter Borg Systemförvaltare Vetenskapsrådet peter.borg@vr.se